RAMMEVERK FOR KLUBBUTVIKLING. Norges Bandyforbund

Transkript

1 RAMMEVERK FOR KLUBBUTVIKLING Norges Bandyforbund PR. 10.JUNI 2017

2 1. INTRODUKSJON HVA ER KLUBBUTVIKLING? HVA ER MÅLET MED DETTE RAMMEVERKET? HVORFOR KLUBBUTVIKLING? KLUBBUTVIKLING HOVEDMÅL STRATEGI FOR KLUBBUTVIKLING NIF KLUBBUTVIKLING 4 2. NBF KLUBBUTVIKLING RAMMEVERK INTRODUKSJON TIL RAMMEVERKET ANSVARSFORDELING INNENFOR RAMMEVERKET PROSESSELEMENTER I RAMMEVERKET PROSESSDETALJER KURS VERKTØYKASSEN MÅL OG RESULTAT FOR KLUBBUTVIKLING EFFEKTMÅL RESULTATMÅL SAMORDNING MELLOM ORGANISASJONSLEDD I NORSK IDRETT EVALUERING AV PROSESSER ÅRLIG GJENNOMGANG AV PROSESSER RUTINEKALENDER / ÅRSHJUL FOR KLUBBUTVIKLING 19

3 1. Introduksjon 1.1 Hva er klubbutvikling? Alle virkemidler som bidrar til at klubben utvikler seg fra dagens situasjon til en fremtidig bedret situasjon. Hvordan man finner frem til hva som er bedre for hver klubb, er en diskusjon som gjøres av medlemmene i klubben. Mange klubber tar til hjelp ressurser fra Norges Bandyforbund (NBF) og Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) for å enklere føre denne prosessen. En klubbutviklingsprosess er gjentakende: Den gjøres hele tiden ut i fra de samlede målene klubbene selv ønsker. Dette dokumentet definerer derfor ingen konkrete mål for hver klubb, men definerer prosessen, verktøyene og rutinene som brukes for at NBF skal kunne hjelpe klubbene finne, og oppnå, disse målene. 1.2 Hva er målet med dette rammeverket? NIF har utviklet en strategi for klubbutvikling samt retningslinjer for kompetanseområdet idrett og ledelse. Dette er grunnlaget NBF bruker for å forme sin strategi med henhold til klubbutvikling. NBF vil følge NIF sin strategi og retningslinjer så godt som mulig, samtidig som NBF vil ivareta egne erfaringer, med henhold til suksess, for måloppnåelse gjennom å tilføre noen endringer i klubbutviklingsprosessen. Videre har NBF et ønske om å omsette retningslinjene om samspill inn i det praktiske arbeidet. NBF har som visjon i å være «best på samspill», noe rammeverket gjenspeiler gjennom samarbeid mellom idrettene i NBF for å videreutvikle klubbutviklingsprosessen. NBF ønsker at idrettene i NBF bruker samme metode og prosess, og deltar i samme rutinene rundt rapportering, erfaringsutveksling og ressursdeling. Dette dokumentet har selv som mål å samle NBF og andre særforbund sine erfaringer med klubbutvikling inn i et rammeverk som a) sikrer kontinuitet og stabilitet for alle parter, b) skaper best mulig samarbeid mellom klubber og NBF rundt klubbutvikling, og c) skaper best mulig samarbeid mellom ulike særforbund rundt klubbutvikling. Rammeverket ønsker å definere prosesser som hjelper klubbutvikling, samt prosesser som kontinuerlig evaluerer disse klubbutviklingsprosessene og rammeverket i seg selv. Evalueringene av selve rammeverket vil utvikle suksesskriterier ut i fra målene a-c. 1.3 Hvorfor klubbutvikling? Klubbutvikling er strategisk viktig for NBF, ettersom medlemsmassen er direkte knyttet til klubbene, og klubbutvikling har som mål å forbedre klubbene med henhold til å oppnå medlemmenes og klubbene sine mål. Her er en helhetlig utvikling av alle funksjoner innenfor NBFs idretter viktig. NBF skal derfor sikre en god klubbutvikling på alle nivå. Prosessene som er skissert i rammeverket er avgrenset til implementering av klubbutvikling basert på NIF sin klubbutviklingsstrategi (se 1.6). Men det er viktig at dette arbeidet skal

4 iverksettes og behandles som grunnleggende arbeid overfor klubbene, og ikke som en isolert prosess. Klubbutviklingsprosessen skal fungere som en overordnet sammenfatning av all aktivitet rettet mot klubben. Klubbene skal således få et konsekvent og gjennomtenkt fundament å forholde seg til med henhold til all aktivitet de driver. Klubbutvikling vil derfor være en del av det grunnleggende arbeidet for å oppnå mål satt i NBFs strategiplan/virksomhetsplan, og det vil være en del av rutinene i rammeverket å forme klubbutviklingsprosessene for å oppnå NBF sine mål for strategi/virksomhets periode. Rammeverket inneholder derfor ikke ambisjoner og mål. Disse vil variere fra periode til periode. Rammeverket inneholder i stedet prosesser som kan brukes i alle sammenhenger uavhengig av hvilke ambisjoner og mål NBF har, prosesser som brukes for å oppnå de ulike målene man setter seg. Rammeverket inneholder også rutiner for å styre prosessene med henhold til de periodiske målene i NBF og klubbene. 1.4 Klubbutvikling hovedmål Hovedmålet til klubbutvikling er å utvikle medlemsklubber i NBF for og enklere nå NBF sine mål satt i NBFs strategiplan/virksomhetsplan definert av NBF sitt Forbundsting. 1.5 Strategi for klubbutvikling Dette rammeverket definerer prosessen NBF ønsker å bruke for klubbutvikling, og blir derfor en del av strategien i klubbutvikling. Rammeverket baserer seg på NIF sin klubbutviklingsstrategi. NBF støtter klubbutvikling gjennom alle ansatte og tillitsvalgte samt utviklingskonsulenter (UK) og klubbveiledere (KV) som er spesifisert i rammeverket. Alle klubbveiledere skal ha god kjennskap til NBF sin klubbutviklingsstrategi, og derunder dette rammeverket. 1.6 NIF Klubbutvikling NIF har definert klubbutvikling som «alt som gjøres for at idrettslaget utvikler seg fra dagens situasjon til en ønsket og bedre framtidig situasjon». Videre skal Kompetanseseksjonen i NIF «ha ansvar for felles rammer og retningslinjer for kurs, prosesser og verktøy [...]. Utvikling og oppfølging av fellestilbudene innen klubbutvikling skjer i samarbeid mellom NIF/idrettskretsene og særforbundene. Fellestilbudene skal være slik at de kan ivareta ulike typer klubber med deres behov og interesser. Det er derfor laget noen premisser som skal gjelde for klubbutviklingen». Alle klubbveiledere skal ha god forståelse for NIF sin klubbutviklingsstrategi, med de premisser og retningslinjer som gis. Mer om strategier, verktøy og retningslinjer for NIF klubbutvikling finnes her: Det som er relevant for å sammenligne med NBF sitt rammeverk gjennomgås i neste avsnitt.

5 NIFs klubbutviklingsmodell inneholder prosessene som vist under.

6 2. NBF klubbutvikling rammeverk 2.1 Introduksjon til rammeverket NBF baserer rammeverket for klubbutvikling på NIFs klubbutviklingsmodell med noen strategiske endringer. NIFs klubbutviklingsmodell inneholder prosessene som vist i 1.6. NBF har lagt til aktiviteten «klubbkontakt», som en uformell prat rundt klubbutvikling med et eller flere klubbmedlem(mer), samt endret definisjonen av klubbesøk slik at et klubbesøk kan avholdes alle steder i prosessen og oppfølgingen. Se tabell og forklaringer under:

7 Tiltakets navn Klubbkontakt Klubbesøk Startmøte Oppfølging Virksomhetsplan Forklaring En uformell kontakt med klubben, oftest gjennom et medlem. Gjelder også oppfølgingskontakt. Et formelt/avtalt møte med klubbledelse (eller medlem), oftest i klubbens egne lokaler. Et strukturert innledende møte med klubb som del av NIF klubbutviklingsprosess. Et strukturert oppfølgende møte med klubb som del av NIF klubbutviklingsprosess. NIF prosess for virksomhetsplan. Dette tiltaket har flere tiltaksdeler. NBF sine endringer i strategi og arbeidsmetode gjelder hovedsakelig klubbesøk og mellomledd fra klubbesøk til startmøte. NBF følger en arbeidsmetode der vi kan iverksette handlingsplaner tilsvarende dem fra startmøte allerede ved klubbesøk, samt at vi stiller krav til klubben for at vi skal starte og/eller fortsette arbeidet sammen med klubben. Kravene vi stiller har som formål å sørge for at klubber er klare for klubbutvikling før vi setter i gang prosessen, samt at de ikke får feil oppfølging. Metoden setter også krav til klubbveilederen (KV) i forhold til hvordan og hva som skal rapporteres, og hvilken arbeidsmetode som skal benyttes.

8 Et eksempel på en klubbutviklingsprosess i NBF kan være: 1. Klubbkontakt med ansatt eller tillitsvalgt der klubbmedlem uttrykker bekymring. 2. Enkel rapportering til NBF (e-post til [email protected]) og aktivitetsoversikt (AO) for utviklingskonsulent. 3. E-post, samt påfølgende telefonkontakt med forklaring på hva NBF kan tilby mht. klubbutvikling. 4. Oppfylte krav fra klubben for klubbesøk. 5. Klubbesøk som inkluderer et mini-startmøte. 6. Rapportering til NBF via Fronter og SportsAdmin (SA). 7. Klubbesøk som inkluderer et minioppfølgingsmøte. 8. Rapportering til NBF via Fronter og SA. 9. Oppfylte krav fra klubben for startmøte. 10. NIF startmøte. 11. Rapportering via SA og Fronter. 12. NIF oppfølgingsmøte. 13. Rapportering via SA og Fronter. 14. Klubbesøk. 15. Rapportering via SA og Fronter. 16. Virksomhetsplan. 17.??? 18. Profitt!!!!!!

9 Et eksempel på en klubbutviklingsprosess i NBF ved opprettelse av klubb kan være: Settes inn mai 2017

10 2.2 Ansvarsfordeling innenfor rammeverket Roller i NBF: Fagansvarlig for klubbutvikling: Ansvarlig for å overse prosjektarbeid i sin helhet, koordinere arbeidet, koordinere samarbeid, og sikre at rutiner blir fulgt. Ansvarlig for at informasjon videreformidles til riktig rolle, samt oppfølging av informasjonsinnsamling (rapporter o.l.). Krav: Må ha gjennomgått klubbveilederkurs. Klubbveileder: Ansvarlig for å iverksette og følge opp klubbutviklingsprosesser i klubber. Eks Jon Erik Eriksen, Jostein Sjaatil, Vegard Munthe, Andre Hagen og Torgeir Ådland. Krav: Bør ha gjennomgått klubbveilederkurs. Evaluerer: Ansvarlig for evaluering av klubbutviklingsprosessene og rammeverket. Roller utenfor NBF: Kompetansekoordinator NIF: Ansvarlig for å ha oversikt over all klubbutviklingsarbeid i Norge. Eks Torkell Seppola. Kompetansekoordinator Idrettskrets (IK): Ansvarlig for å ha oversikt over all klubbutviklingsarbeid i kretsen. Eks Oslo/Akershus Kate Hege Nielsen. Kontaktpersoner i samarbeidende forbund. Support SportsAdmin. Support Fronter. Support filområder. Support regneark. 2.3 Prosesselementer i rammeverket Klubbutviklingsprosessen kan initieres av en klubb eller av NBF. Prosessen initieres av klubben f.eks. ved spørsmål eller interesseinnmelding til NBF (SF, krets/region). Prosessen initieres av NBF ved forespørsler til klubb fra utviklingskonsulent (UK) eller klubbveileder (KV).

11 En klubbutviklingsprosess skal kun initieres ved uttrykt ønske om klubbutvikling fra klubbmedlem, og skal da rapporteres som Klubbkontakt. Klubbutviklingsprosessen initieres oftest av klubb etter at de har lest allment tilgjengelig informasjon om klubbutvikling. Annet: Hjemmesider, maler, innlegg i brosjyrer/bøker, nettreklame, o.l. Spørsmål eller interessemelding rundt klubbutvikling skal alltid følges opp som Klubbkontakt av en KV eller UK. Klubbkontakt må skje enten via telefon eller direkte møte. E-post anses ikke som klubbkontakt, selv om e-post kan brukes for å forberede for telefonkontakt eller møte. Deler av prosessen aktivt utført av UK og/eller KV: 1. Klubbkontakt: Oftest første kontakt: Kontakt fra klubb, eller telefon fra NBF/NIF. 2. Klubbesøk: Klubbutvikler initierer arbeidsmetoden. 3. Startmøte. 4. Oppfølgingsmøte. 5. Virksomhetsplan. (Notat til rammeverkutvikler: Lag og inkluder pil-diagram som viser hvordan klubbkontakt leder til klubbesøk, og hvordan klubbesøk kan lede til startmøte eller nytt klubbesøk (og mulig verktøy/kurs/andre tiltak), osv.) De ulike delene i prosessen leder til en rapport og et nytt kontakttidspunkt. Tabellen under viser en oversikt over prosessen. Hvert tiltak blir så forklart i detalj i egne avsnitt.

12 Tabell: Oppsummering klubbutviklingstiltak Tiltakets navn Rapportering Krav til klubb Utføres av Krav til utfører Klubbkontakt E-post til g.no med detaljer om klubb og hva samtalen har bestått i. Forklare når de ønsker kontakt. UK/Ansatt /Tillitsvalg t Ingen. Klubbesøk Rapportering i SA (hvordan?) Møtereferat. Deltakerliste. Situasjonsanalyse. Arbeidsforslag fremdrift (Verktøy/Kurs/SM/OM/And re tiltak som skolebesøk, Velkommen til innebandy, osv). Ha oversikt over antall medlemmer før møte. UK og/eller KV Sette ny dato for neste kontakt. Liste av klubbkrav som må oppfylles før neste møte. Mini-startmøte rapport(?) Alt materiale legges i egen dropbox mappe med klubbnavn. Startmøte Rapporteringsskjema i SA. Rapporteringsskjema til NBF i dropbox. Forberede liste over lag og hvor mange har trenerutdanning. Minst 8 engasjerte personer deltar. KV (og UK) Oppfølging av startmøte (NIF oppfølgingsmøte) Virksomhetsplan Rapporteringsskjema i SA. Rapporteringsskjema til NBF i dropbox.?? KV (og UK) KV med spisskomp etanse

13 2.4 Prosessdetaljer Klubbkontakt Klubbkontakt er en uformell kontakt med klubben, oftest gjennom et medlem. Klubbkontakt kan skje på arrangement, ved annen aktivitet som kurs o.l., samt ved direktekontakt på telefon. E-post anerkjennes ikke som klubbkontakt, så hvis UK eller KV blir kontaktet via e-post, må man ta kontakt tilbake via telefon eller møte for å definere det som klubbkontakt. Man kan selvsagt bruke e-post for å avtale dette. Årsaken til at e-post ikke anerkjennes er fordi sjansen for lite engasjement fra e-postsender er tilstede, og telefonkontakt eller møte vil føre til mer seriøsitet i samtalene. Rapport: Enkel rapport med møtedetaljer (kontaktnavn, tidspunkt, og evt. samtalepunkter), samt avtale tid eller tidsperiode hvor klubbesøk skal/kan gjennomføres. Rapport sendes som e- post til [email protected]. (Vi må legge ved eksempelrapport og se litt på hva vi trenger her på lang sikt) Oppsummering: Utfører: UK/Ansatt/Tillitsvalgt Kompetansekrav til utfører: Ingen kompetansekrav. Krav til møtedeltagere før møtet: Ingen krav. Krav til klubb på møte: Informasjon om når klubben ønsker oppfølging og evt. hvem. Rapport: E-post til [email protected] Klubbesøk Klubbesøk er møte med klubbledelse, oftest i klubbens egne lokaler. Under klubbesøk gjennomføres aktiv analyse av klubben og klubbsituasjonen. Klubbesøk utføres av KV og følger NIF arbeidsmetode for klubbesøk. Hensikt med klubbesøket er å skape en direkte og personlig relasjon til klubber, samt lytte til klubben og gjøre en grov kartlegging for å avdekke hva som er den aktuelle

14 klubbens viktigste behov og utfordringer. I slutten av klubbesøket gis i tillegg hensiktsmessig informasjon om klubbutvikling. Når du veileder klubben på aktuelle tiltak og muligheter til kompetanseutvikling, må dette skje i forhold til de behovene som de signaliserer. NIF sin mal for klubbesøk finnes her: pptx. Et NBF klubbesøk kan også inneholde analyse av klubbens ståsted med møtedeltagerne ved bruk at startmøteprosessen. Dette kalles for et mini-startmøtet. Klubbesøket vil da også resultere i aktivitetsplan. Rapport: Rapport skal leveres i SportsAdmin (SA) og i dropbox. Rapport skal inneholde kontaktinformasjon, deltakerliste, samt avtale tid eller tidsperiode hvor neste kontakt skal/kan gjennomføres. Rapport skal også inneholde situasjonsanalyse, samt evt. tiltak/aktiviteter som skal vurderes eller gjennomføres. Hvordan dette skal rapporteres må diskuteres i Dette gjelder det som foreløpig blir kalt for mini-startmøte. Vi må finne en metode for å registrere dette enkelt i rapporter slik at det er tydelig for andre hva som er blir gjort, og hvem som er involvert. (Trenger rapport-mal o.l. for mini-startmøte, helst eksempler) Oppsummering: Utfører: UK og/eller KV Kompetansekrav til utfører: Gjennomgått NBF eller NIF kurs for klubbesøk. Krav til møtedeltagere før møtet: Ha oversikt over antall medlemmer i klubben per dags dato. Rapport: Rapportering i SA og dropbox Startmøte

15 Startmøte følger NIF sin modell. NBF har også informasjonsbrev som kan sendes på forhånd eller presenteres på klubbesøk. Rapport: Rapportering i SA som skissert av NIF. Krav: Liste over lag og hvem som har trenerutdanning og evt. annet. Minst 8 personer. (Her må vi tenke igjennom hva som er basalkrav for at Startmøte har stor sjans for å føre til suksess i virksomheten til klubben) Oppfølgingsmøte Oppfølgingsmøte som skissert av NIF. Rapportering: Som for Startmøte. Krav: Som for startmøte Virksomhetsplan Virksomhetsplan-prosess som skissert av NIF. Mer informasjon finnes her: Rapportering: SA og dropbox. Krav: Høye krav til bred deltagelse fra klubbmedlemmer. Dette prosesselementet er lite utviklet av NBF og er ikke prioritert i rammeverket. Selv NBF har en lite utarbeidet virksomhetsplan: Her vil evalueringen se på hvordan utbedre denne delen av klubbutviklingsprosessen.

16 2.4.6 Sportsplan 2.5 Kurs 2.6 Verktøykassen

17 3. Mål og resultat for klubbutvikling 3.1 Effektmål For hver strategiperiode for NBF skal effektmål for klubbutviklingsarbeidet spesifiseres. Arbeidet skal følge målsetninger satt i NIF idrettspolitisk dokument, samt bidra til å nå NBF sine mål.for perioden har klubbutvikling som målsetning å følge NBfs ambisjoner: Trenere Flere og bedre trenere med gode holdninger Lagledelse og støtteapparat med gode holdninger Organisasjon og ledelse NBF skal være godt organisert, ha gode ledere, prosesser og støttesystemer for å kunne: Understøtte visjon, virksomhetsidé, verdier, hoved- og delmål og ambisjonsnivå Ha god oversikt over vår medlemsmasse Ha god økonomistyring Tilstrebe åpenhet og god kommunikasjon i organisasjonen For å sikre en langsiktig lederrekruttering, skal NBF etablere et ungdomsutvalg med representanter fra våre idretter Dommere Flere dommere og dommere med god evne til kommunikasjon Arrangement Øke kvaliteten på våre arrangementer for: Aktive og funksjonærer Publikum, media og sponsorer Aktivitetstilbud Anlegg Flere aktive på alle alderstrinn av begge kjønn, herunder hindre frafall Flere enkle spilleflater Mesterskapsanlegg for våre tre idretter Klubbutvikling har også som mål å følge NBF sin visjon og være «best på samspill».

18 3.2 Resultatmål For hver strategiperiode for NBF skal resultatmål for klubbutviklingsarbeidet spesifiseres ut i fra effektmål. For perioden har klubbutvikling som resultatmålsetning: Prosjektet skal medføre økt oppfølging av klubber i region XXX, YYY, ZZZ Prosjektet skal medføre XXX klubbesøk og sette igang klubbutviklingsprosesser i YYY antall klubber. 4. Samordning mellom organisasjonsledd i norsk idrett Det er viktig at prosjektet samordnes med tilgrensende prosjekt og aktiviteter. Det er viktig at prosjektleder og klubbutviklere har kjennskap til andre faglige oppgaver for å utnytte eksisterende kunnskap fra disse. Rammeverket skal sørge for at fagansvarlig og andre nøkkelpersoner har kontinuerlig gjennomgang av årsplaner for klubbveiledere. Videre skal rammeverket sørge for at fagansvarlig har kontinuerlig kontakt for samordning og samarbeid med andre forbunds klubbutviklingsprosjektledere, NIF gjennom kompetansesenterets, og idrettskretsene gjennom utdanningsansvarlige. Hensikten er å sørge for kompetanseutveksling og få overblikk over alt relatert klubbutviklingsarbeid. Rutinene her er ikke utviklet ettersom NIF og forbund ikke har kommet langt nok i egne rammeverk for hvordan arbeidet struktureres. Denne delen av rammeverket må evalueres og videreutvikles i og senere. 5. Evaluering av prosesser 5.1 Årlig gjennomgang av prosesser Hver KV leverer halvårsrapport på arbeid. Dette arbeidet evalueres av fagansvarlig som leverer tilbakemelding til KV for hvert år. KV skal også levere sin evaluering av rammeverket som brukes.

19 6. Rutinekalender / årshjul for klubbutvikling Kalender for fagansvarlig Kalender for klubbutviklere...