Til seksjonseierne i Lillohagen Nedre Sameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Lillohagen Nedre Sameie Velkommen til sameiermøte. Torsdag 23. mars 2017 kl. 18:00 i Ensliges forening, Grefsenveien 28, Oslo. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Lillohagen Nedre Sameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Lillohagen Nedre Sameie avholdes Torsdag 23. mars 2017 kl. 18:00 i Ensliges forening, Grefsenveien 28, Oslo. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2016 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Elektronisk kommunikasjon med beboerne 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Lillohagen Nedre Sameie Unn Line Midttun /sign/ Tom Amundsen /sign/ Atle Brukwicki /sign/ Sverre Gunnar Maudal /sign/ Arne Døving Røstøen /sign/ Protokoll fra Ordinært sameiermøte vil bli sendt per epost. Viser også til hjemmesiden der den vil bli lagt ut.

3 ÅRSBERETNING FOR 2016 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Unn Line Midttun Birch-Reichenwalds Gt 2 C Styremedlem Tom Amundsen Birch-Reichenwalds Gt 2 A Styremedlem Atle Brukwicki Birch-Reichenwalds Gt 2 H Styremedlem Sverre Gunnar Maudal Birch-Reichenwalds Gt 2 B Styremedlem Arne Døving Røstøen Birch-Reichenwalds Gt 2 B Valgkomiteen Anette Eliassen Stine Eriksen Birch-Reichenwalds Gt 2 G Birch-Reichenwalds Gt 2 F Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Lillohagen Nedre Sameie Sameiet består av 148 seksjoner. Seksjon 102 gjelder næring og brukes til barnehage. Seksjon 103 til seksjon 109 tilhører Lillohagen Borettslag. Lillohagen Nedre Sameie er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune med følgende adresse: Birch-Reichenwalds Gt 2 Gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Lillohagen Nedre Sameie har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY.

4 Styrets arbeid Orientering om sameiets drift Det har vært avholdt 10 styremøter og behandlet 54 saker, medregnet godkjenning av protokoll på hvert møte. Vår og høst har det vært møte med Lillohagen Øvre Sameie. Styret har fordelt oppgaver og har så godt det lar seg gjøre svart på henvendelser fra beboere, hjulpet nye og andre beboere og holdt fellesareal ute og inne i orden og god stand. Saker som i særlig grad er behandlet gjennom 2016 er beskrevet under: Avtaleinngåelse med leverandører, fornyelse, revisjoner og nye: Techem, avtale og avregning av vann- og energiforbruk Hoist, serviceavtale for ventilasjon Obos Eiendomsdrift, vaktmestertjenester Tryg, forsikring av byggene Hesselbergtak, serviceavtale for vedlikehold av tak Vatek, serviceavtale for varme- og sanitæranlegg Get, levering av TV og bredband Sandakerveien 99, Studentboliger: Nabovarsel ble behandlet i januar, befaring av bygget Ved innflytting i sommer var det flere ganger kontakt med SIO pga problem med parkering, søppel og fest på takterassen. Reguleringsplaner: Park opp mot Storo Storsenter og Utbygging i Sandakerveien c, Lillo gård. Skader: Vannlekkasje i bodområde inngang E 1. etasje, varme i oppkjørsel fra garasje, bodvegger som buler i blokk A og B. Skadene er nå utbedret. Det utføres jevnlig heiskontroll, Plan- og bygningskontrollen har sikkerhetskontroller annen hvert år, likevel er der feil med heisene. Dette er en stor utgiftspost. Skader inne i leilighetene er eiers ansvar, og vedkommende må stå for utgiftene til utbedring. Dersom skader oppstår på grunn av noe som dekkes av sameiets forsikring, må det vurderes av fagmann før egenandel kan dekkes av sameiet. I løpet av året har det blitt dekket for 2 eiere. Uteområde: Ved befaring i mai viste det seg at mange busker og planter var døde, og garantitiden var utløpt. Styret mener det er viktig at uteområdet er pent, og valgte derfor å erstatte alle ødelagte planer, supplere litt og plante blomster i kassene på festplassen. Lamper i fellesareal: Utgifter til lyspærer og skifting av disse har vært en stor utgift. Styret vedtok å få installert leddlamper for å få redusert kostnadene, resultatet er synbart i siste kvartal. Total installerings kostnader kr Beboernes ønsker: Skiboks i tak, el-billader, dyrehold oa skal søkes til styret.

5 Søppel: Ekstra vask i søppelrommet og av boksene har vært nødvendig. Melding til beboerne: Herborvi.no er nå installert. Den nye hjemmesiden er responsiv, noe som øker brukervennligheten på nettbrett og mobiltelefon. NB alle må oppgi mobilnummer slik at de kan få direkte melding fra styret i sameiet.

6 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2016 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2016 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2016 var til sammen kr Andre inntekter på kr Se note 3 i regnskapet. Det er ingen vesentlig forskjell i forhold til budsjettet. Kostnader Driftskostnadene i 2016 var til sammen kr Dette er kr høyere enn budsjettert. Det er installert leddlamper i fellesområdene for ca. kr som ikke var budsjettert. Det er også brukt ca. kr mer på uteområdet enn budsjettert. De øvrige kostnadspostene ligger under budsjett. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr var kr Dette er en god arbeidskapital for fremtidig vedlikehold. Det tilsvarer ca. kr pr. seksjon. Dere er et ganske nytt sameie og har ikke de store vedlikeholdsbehovene enda. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Kommentarer til budsjett for For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2017 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr til vanlig vedlikehold i Kommunale avgifter i Oslo kommune Oslo Kommune har ikke budsjettert med endring i de kommunale avgiftene for Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2017 har økt. Premieendringen er en følge av indeksjustering på bygninger på 4,2 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Lillohagen Nedre Sameie. Lån Lillohagen Nedre Sameie har ikke lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,65 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Lillohagen Nedre Sameie Unn Line Midttun /sign/ Tom Amundsen /sign/ Atle Brukwicki /sign/ Sverre Gunnar Maudal /sign/ Arne Døving Røstøen /sign/

8

9

10 LILLOHAGEN NEDRE SAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Fra opptjent egenkapital

11 LILLOHAGEN NEDRE SAMEIE BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Energiavregning Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Energiavregning Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, STYRET I LILLOHAGEN NEDRE SAMEIE Unn Line Midttun /sign/ Tom Amundsen /sign/ Atle Brukwicki /sign/ Sverre Gunnar Maudal /sign/ Arne Døving Røstøen /sign/

12 .... NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Selskapet har egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Felleskostnader likt fordelt Felleskostnader brøk fordelt Felleskostnader barnehagen SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Garasjeleie SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER OBOS kreditnota fra Tilbakebetaling Dalan advokatfirma DA Salg av nøkler SUM ANDRE INNTEKTER

13 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2015/2016, og er på kr I tillegg har styret fått dekket julebord for kr 6 400, jf. noten om andre driftskostnader. Dette gjelder julebord både i 2015 og i NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ENERGI/FYRING Elektrisk energi Andre fyringskostnader, fjernvarme, i fellesanlegg SUM ENERGI / FYRING

14 NOTE: 11 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Verktøy og redskaper Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Kontor- og datarekvisita -845 Trykksaker Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader -357 Telefon, annet -273 Porto Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 12 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 532 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 119 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 13 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld/overtrekksrente OBOS-banken -149 Andre rentekostnader -53 SUM FINANSKOSTNADER -202 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2017) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER

15 NOTE: 15 ENERGIAVREGNING INNTEKTER Forskuddsinnbetalinger (a konto) SUM INNTEKTER KOSTNADER Techem Fjernvarme SUM KOSTNADER SUM ENERGIAVREGNING Oppstillingen ovenfor viser hvilke energikostnader som avregnes etter hver enkelts forbruk. For å dekke de løpende kostnadene, krever selskapet inn et forskuddsbeløp fra hver enkelt. På fastsatte frister, blir deretter inntektene avregnet mot kostnadene. For lite innbetalt blir krevd inn, og for mye innbetalt blir tilbakebetalt. På den måten betaler hver enkelt kun for sitt eget forbruk. Ettersom disse inntektene og kostnadene avregnes etter hver enkelts forbruk, blir de bokført i balansen, og ikke via resultatregnskapet. De påvirker derfor likviditeten, og ikke resultatet.

16 5. INNKOMNE FORSLAG A) Elektronisk kommunikasjon med beboerne (forslagsstiller styret) Styret ønsker å ha en moderne, sikker og kostnadseffektiv kommunikasjon med beboerne. Den kan gjelde meldinger og varsler, informasjon, oversendelse av dokumenter og liknende. Styret ønsker å videreutvikle denne linjen. For å sikre dette trenger vi imidlertid en hjemmel i sameiets vedtekter for at sameierne godtar en slik kommunikasjonsform, og for at plikten til å bidra til at styret har kontinuerlig oppdaterte oversikter over sameieres og beboeres epostadresser. Styret vil samtidig, så langt som mulig, sørge for at den samme kommunikasjonen tilflyter beboere som av ulike grunner ikke er i stand til å motta elektronisk kommunikasjon. Styrets innstilling og forslag til vedtak: Styret anbefaler årsmøtet å vedta en ny paragraf i vedtektene: «23 Elektronisk kommunikasjon Styrets kommunikasjon med sameierne og andre beboere, herunder innkalling til sameiermøte, kan skje elektronisk. Den enkelte sameier eller beboer plikter å holde styret oppdatert med en e-postadresse for slik kommunikasjon». Flertallskrav: 2/3 flertall. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av valgkomité D) Følgende ønsker å stille til valg: Adrien Bjørnskau Tormod Fyen Odd Løvhaugen

17 Orientering om sameiets drift Kommunikasjon med sameierne Styret har fortløpende behandlet innkomne saker fra beboere, hovedsakelig via e-post. Dette virker å fungere tilfredsstillende. All relevant informasjon legges ut på hjemmesiden og Facebook-siden til sameiet. Vekter i bomiljøet Sameiet har en avtale med Securitas om vektertjeneste. Securitas har vekter på området hver kveld og kan i tillegg kontaktes ved for eksempel husbråk og lignende. Vaktmestertjeneste Vaktmester ivaretar den daglige drift og det løpende vedlikeholdet i sameiet i henhold til driftsinstrukser. Sameiet er tilknyttet en vaktmestertjeneste hos OBOS Eiendomsdrift. Enhver kontakt med vaktmester skal gå via styrets medlemmer. Parkering Sameiet har garasjeplasser som er tilknyttet seksjoner i sameiet. Eventuelle bytter av garasjeplasser sameier imellom fordrer en reseksjonering som må bekostes av de involverte partene etter nærmere avtale dem imellom. Nøkler/postkasseskilt/navn i calling-anlegg Ekstra systemnøkler må bestilles av styret og koster kr. 700,- pr. stk. Se hjemmesiden for mer informasjon. Nye postkasseskilt kan bestilles fra Servicegruppen på De skal være hvite med svart skrift av ny type. Alle postkasseskilt skal merkes etter følgende mønster: A. A. Andersen. For endring av navn i calling-anlegg må styret kontaktes. Se hjemmesiden for mer informasjon. Sameiets hjemmeside Styret kan kontaktes via e-post styret@lillohagennedre.no. Denne sjekkes kontinuerlig av styrets medlemmer. Er det ønskelig med hurtigere svar finner man kontaktopplysninger om styrets medlemmer på hjemmesiden. Vedtekter og husordensregler ligger lagret på hjemmesiden Forsikring Tryg Forsikring, polisenr.: Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og forsøke å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på tlf eler e-post: forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til Tryg Forsikring, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre.

18 Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger har minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlike holde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS: Energimerking Ved slag eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. TV, bredbånd og IP telefoni Sameiet har kollektiv avtale med GET om digital-tv, bredbånd og IP telefoni. Pris for disse minimumstjenestene dekkes av fellesutgiftene, hver enkelt seksjon kan for egen regning oppgradere sitt tilbud. Avtalen er fornyet i Dette er basert på fiber i bygget. Fjernvarme og tappevann I vårt sameie betaler hver og en for sitt forbruk av fjernvarme og tappevann (både varmt og kaldt). Hver måned blir vi belastet et akontobeløp gjennom felleskostnadene, og én gang i året (31.12) blir det foretatt en avregning. Avregnet beløp blir godskrevet/belastet felleskostnadene i juli. Sameiet har en avtale med Techem (info@techem.no) i den forbindelse. Ved eierskifte må målere avleses og meldes inn. Skjema for dette ligger på techem.no. Vi oppfordrer derfor alle til å tenke over eget forbruk for å unngå en kjedelig overraskelse i en dyr energiregning. Det er montert målere i hver enkelt leilighet, for å enkelt følge med på sitt eget forbruk. Lillohagen Nedre Sameie får levert fjernvarme fra Hafslund Fjernvarme AS.