Innkalling til styremøte

Transkript

1 Innkalling til styremøte Oslo, Dato: Torsdag 30. mars 2017 Styremøte: Kl Sted: Rådhusgaten 1-3 i Oslo Møterom Borg Det serveres lunsj under møtet. Faste representanter og 1. vara kalles inn til møtene: Styreleder Harald Skarsaune, Kirkelig undervisningsforbund Annika Filtvedt, Pinsebevegelsen Doan, Phuc Hau, Det norske Baptistsamfunn Elise Haugland Madsen, Norges KFUK-KFUM Ole Martin Thelin, Menighetene i Den norske kirke Maria Greenberg Bergheim, Kristent Interkulturelt Arbeid KIA Janet D. Seierstad, Norsk Luthersk Misjonssamband 1. vara Åse Mari Kessel, Hekta (møter fast) Dagsorden med forslag til vedtak følger vedlagt. Vennlig hilsen Kristelig studieforbund Hege Irene Fossum daglig leder 1

2 Styremøte 30. mars 2017 Dagsorden 00/17 Godkjenning av innkalling, dagsorden og sakspapirer Innkalling, dagsorden og sakspapirer godkjennes ORGANISASJON 16/17 Godkjennelse av protokoll Vedlegg 1, protokoll Høringsprotokollen er behandlet og godkjent av styret via e-post. Styret bekrefter at protokollen fra styremøtet den er godkjent. 17/17 Årsregnskap og balanse 2016 Vedlegg 2 a, detaljert regnskap (styrerapport) Vedlegg 2 b, regnskap og balanse (årsmøtesak) Etter instruks fra revisor er følgende endringer gjort i det foreløpige regnskapet som lå til behandling i februar-møtet: - Resterende bundne midler opplæringstilskudd inntektsføres som periodisert inntekt opplæringstilskudd fordi disse midlene ikke er inntektsført tidligere, men bokført direkte mot balansekontoen Bundne midler opplæringstilskudd. Dette gir et stort overskudd, som tilføres egenkapitalen. - Vedtatte disponering av bundne midler opplæringstilskudd i 2016 på , ref. styresak 02/17: Dette kan følgelig ikke gjennomføres ved å bokføre en reduksjon av denne balansposten mot disponeringer av avsetning som ekstraordinær post i regnskapet. Reverseringen medfører en reduksjon av overskuddet. - Kr er bokført mot balanseposten Bunde midler opplæringstilskudd og regnskapsposten Tap på fordringer, ref. sak 27/17. I tillegg er det noen mindre justeringer som regnskapsbyrå har gjort i forbindelsene med årsoppgjøret. Detaljert regnskap (styrerapport) for 2016 godkjennes. Revidert årsregnskap og balanse for 2016 godkjennes og legges fram for årsmøtet til behandling. 18/17 Regnskap og balanse februar 2017 Regnskapet for januar er ferdig, men har liten betydning for å vurdere utviklingen så tidlig på året. Regnskapet for februar foreligger i slutten av mars/begynnelsen av april. Det vil uansett bli knapt med tid for å kunne legge det fram til dette styremøtet.fordi det er lenge til neste styremøte (mai/juni,) foreslå daglig leder at 2

3 regnskap pr februar forelegges styreleder og nestleder for godkjenning når det foreligger. Regnskap og balanse pr. februar 2017 fremlegges styreleder og nestleder for godkjenning når det foreligger. 19/17 Årsmelding 2016 Vedlegg 3, årsmelding Årsmelding for 2016 godkjennes og legges fram for årsmøtet til behandling 20/17 Budsjett 2017 Vedlegg 4, justert budsjettforslag Budsjettforslaget som styret vedtok på styremøtet i februar er justert i henhold til endelig regnskap og andre forhold. Forslag til budsjett for 2017 godkjennes og legges fram for årsmøtet til behandling. 21/17 Handlingsplan 2017 Vedlegg 5, handlingsplan (strategidokument) Under styremøtet i februar vedtok styret å utsette behandlingen av forslaget til handlingsplan for 2017 til mars-møtet. Styret bes reflektere over handlingsplanen og fremme ev. endringsforslag under møtet. Forslag til styrets handlingsplan for 2017 godkjennes, og legges fram for årsmøtet til orientering. 22/17 Mønstervedtekter regionledd Vedlegg 6, forslag endringer mønstervedtekter Forslaget til endringer i regionleddenes mønstervedtekter godkjennes, og legges fram for årsmøtet til behandling. 23/17 Medlemskontingent 2018 Forslag til medlemskontingent for 2018: Satsene i trinn 1-4 videreføres på samme nivå som i Satsen for trinn nr 5 økes med 250 kr., i tråd med vedtaket fra årsmøtet i 2016 om at satsen i trinn 5 skal oppjusteres i 2018 slik at den får samme stigningsforhold som de andre trinnene har samme år. Dette gir følgende satser i 2018: 3

4 Kurstimer Repr. årsmøtet Kontingent og oppover Forslag til medlemskontingent for 2018 godkjennes og legges fram for årsmøtet til behandling. 24/17 Årsmøtet 2017 Vedlegg 7, årsmøteprogram Vedlegg 8, dagsorden og forretningsorden Det orienteres om valgkomiteens arbeid under møtet. På sist styremøte vedtok styret å be administrasjonen fullføre programmet for fagdelen. Denne er innbakt i fremlagte forslag til årsmøteprogram. Styret godkjenner forslagene til årsmøteprogram, dagsorden med vedtaksforslag og forslag til forretningsorden for årsmøtet /17 Søknader samarbeidsavtale Vedlegg 9 a-c, søknader samarbeidsavtale Søknader om medlemskap og samarbeidsavtale vurderes i henhold til K-studs vedtekter og gjeldende kriterier for medlemsbehandling og samarbeidsavtaler. Peterstiftelsen Dette er en kristen stiftelse som utfører oppgaver innen voksenopplæring. De er i ferd med å registrere seg i Frivillighetsregisteret. Mye av virksomheten foregår på frivillig basis. Stiftelsen oppfyller ikke K-studs minimumskrav til organisasjonsform fordi det ikke holdes årsmøte og styret er selvsupplerende. Foreningen Levende Tro Dette er en kristen forening som utfører oppgaver innen voksenopplæring. Den er registrert i Frivillighetsregisteret. Foreningen oppfyller K-studs minimumskrav til organisasjonsform. Kirken i Dalen Dette er en kristen menighet som utfører oppgaver innen voksenopplæring. Den er registrert i Frivillighetsregisteret. Menigheten oppfyller K-studs minimumskrav til organisasjonsform. Kristelig studieforbund tegner samarbeidsavtale med foreningen Levende Tro og Kirken i Dalen, med tilskuddsrett fra og med Det inngås ikke samarbeidsavtale med Peterstiftelsen fordi den ikke oppfyller K-studs minimumskriterier vedrørende demokratisk organisering. 4

5 PEDAGOGISK ARBEID Ingen saker til behandling. Det henvises til orienteringssakene. TILSKUDDSFORVALTNING 26/17 Rapportering av studievirksomhet 2016 Vedlegg 10, studiestatistikk 2016 Revisjon av tilskuddsrapporteringen gikk i orden, revisor fant ingen feil eller uoverensstemmelser. Revisorattestert rapport og revisors særattestasjon til VOX og datafil til SSB er sendt inn til fristen den 1. mars. Ved hjelp av VOFOs rapportfunksjon med kvalitetssikring av data fant vi noen få feil på kommunenummer som ble rettet opp før innsending. Styret tar studiestatikken og informasjonen om revisjon av studierapportering til orientering. 27/17 Bedragerisak II, konfidensiell sak Vedlegg 11, brev til Vox Vedlegget legges ikke ut på styreweb en, men sendes konfidensielt til styret pr e-post Orienteringen om bedragerisak II tas til etterretning. Styret slutter seg til den prosessen som er lagt, og ber om oppdatering av status på neste styremøte. 28/17 Internkontroll, rutiner og erfaringer Vedlegg 12 a, gjeldende rutiner internkontroll og søknadsbehandling Vedlegg 12 b, notat oppsummering internkontroll deltakere Med internkontroll menes stikkprøvekontroller som tas overfor kursdeltakere hver måned og kontroll av kursdata som foretas før hver utbetaling. Studieinstruktørene jobber kontinuerlig med kontroll av kursdata, etterlyses manglende opplysninger, avklarer uklarheter, vurderer søknaden opp mot studieplanen og andre forhold som er relevante for å vurderer om søknadene faller innenfor regelverket. Kursdata korrigeres når feil oppdages. Ved internkontroll overfor deltakere er det ikke avdekket feil noen gang. Internkontrollen av kursdata avdekker svært få feil. Disse er av typen for få deltakere eller kurstimer, feil termin eller manglende samsvar mellom kurstimer i studieplanen og kurstimer i søknaden om tilskudd samt tekniske feil som manglende ID-nummer, feil medlemskategori eller kommunenummer. Dette rettes opp før utbetaling. 5

6 Den store bedragerisakene fra 2014 ble avdekket under kontroll av kursdata og tilleggsdokumentasjon som ble innhentet pga. mistanke om feil. Den mindre bedragerisaken som ble oppdaget i 2017 rulles opp fordi en person som kjenner menigheten så at tallene ikke kan stemme. Styret inviteres til å drøfte rutinene og ev. endringer. Informasjonen om rutiner for søknadsbehandling og erfaringer med internkontroll tas til orientering. Alternativ 1: Rutinene for internkontroll vurderes som gode, og erfaringen tilser at de fungerer tilfredsstillende. Alternativ 2, hvis drøftelsen viser behov for det: Rutinene for internkontroll vurderes som gode, og erfaringen tilsier at de fungerer godt. Styret ser likevel behov for å justere rutinene på følgende punkter, og ber administrasjonen fremme en ny sak til høsten med forslag til forbedring av rutinene:. INTERESSEPOLITIKK 29/17 VOFO, innspillsak studieforbundenes lov- og regelverk Vedlegg 13, innspillsbrev VOFO Svarfristen er utsatt til 20. april. Administrasjonen bes utarbeide innspill i samråd med styreleder og med bakgrunn i drøftelsen i styret. ANDRE SAKER 30/17 Orienteringssaker a) Godkjente studieopplegg permanente Jesus synlig for dem som ennå ikke tror, Hermon forlag En gud for de mange Tolv teser om hvordan kirken skal vinne folket tilbake, Helge Simonnes (Kagge forlag) b) Besøk/kontakt/møter Guro: 17.februar Frokostmøte om målrapportering VOFO 10. mars Møte i arbeidsgruppe godt styresett, K-stud 13.mars Møte Frivillighet Norge om forskning på frivillighet 24.mars Møte arbeidsgruppe rapportering VOFO 6

7 Hege: 17.februar Frokostmøte om målrapportering VOFO 6. mars Årskonferanse Kulturalliansen, «Rom for kultur» 10. mars Møte i arbeidsgruppe godt styresett, K-stud 10. mars Arbeidsmøte med KIA om studietur EAEE i Oslo mars Generalsekretærfrokost Frivillighet Norge, «Gir Donald Trump større frivillig engasjement?» 17. mars Seminar om pensjonsordninger KA, i forbindelse med forhandlinger om tariffavtale for organisasjonsmedlemmer i KA 21. mars Årsmøte K-stud Hedmark, Hamar 22. mars Seminar om pensjonsordninger KA, del to 22. mars Møte i valgkomiteen for K-stud Lillian: Ingen siden sist styremøte Åse: 9. feb. Møte - NKS, norsk komite 3. mars Medlemsbesøk KIA hovedkontoret Stavanger 6. mars Medlemsbesøk NMS og NMS U, hovedkontoret Stavanger 7. mars Besøk Alpha Norge, hovedkontoret Sandnes 7. mars Medlemsbesøk Intro, hovedkontoret Sandnes 8. mars Deltatt på årsmøte Rogaland K-stud, Sandnes 11. mars Stand Sarpsborg, Himmelpuls, pinsemenighetene i Østfold c) Interessepolitisk arbeid Det gis en muntlig orientering under møtet. d) Bedragerisaken K-stud har fått brev fra Statens innkrevingssentral om mulighet til å søke bistand til tvangsinnkreving av erstatningssummen. Regnskap med revisorbekreftelse skal følge søknaden, og vi har fått utsettelse til revisorberetningen er klar. e) Endring eksisterende medlemmer Det gis en muntlig orientering om Kvinner i nettverk og Frelsesarmeen sitt arbeid med organisasjonsmessige endringer for å tilfredsstille K-studs krav til medlemskap. 31/17 Eventuelt 7