Det samfunnsvitenskapelige fakultet Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi

Transkript

1 Det samfunnsvitenskapelige fakultet Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Til: Instituttstyret Fra: Instituttleder Sakstype: Diskusjonssak Saksnr: 56/2017 ephorte: Møtedato: 4. oktober 2017 Notatdato: 26. september 2017 Saksbehandler: Inger-Lise Schwab Forberedende budsjett diskusjon Styret ved ISS skal vedta budsjett for 2018 i møte 29. november. Budsjettrammen for 2018 avklares først etter behandling i fakultetsstyret september, men foreløpige signaler om videreføring av effektiviseringskutt i staten på 0,8 % for tredje år på rad, samt reduksjon i priser for enkelte resultatkomponenter, i kombinasjon med økte kostnader, gir betydelig effekt på langtidsprognosen for ISS. I o sak 50 Regnskapsrapport 1. tertial 2017 behandlet i møtet 6. september 2017, viste langtidsprognosen et underskudd på mkr i Prognosen for 2. tertial 2017, som tar høyde for foreløpig budsjettramme for 2018, viser at underskuddet øker til 6,1 mkr i Budsjettarbeid for 2018 og for langtidsperioden må ta sikte på å redusere det prognostiserte underskuddet. Budsjettet bør balanseres i langtidsperioden, men et avvik innenfor 5% av bevilgningene anses for å være akseptabel. Vårt budsjett bør da ta sikte på å redusere underskuddet i 2022 fra 6,1 mkr til cirka 3 mkr. Det foreslås en to trinns prosess der styret: 1. vurderer noen umiddelbare innsparinger som gir effekt allerede i vurderer en større gjennomgang av ISS sitt aktivitetsnivå og tilgjengelige ressurser med en målsetning om at disse harmoniseres Styret bes om innspill og momenter til foreslått to trinns prosess og konkrete underpunkter. Vedlagt notat gir en oversikt over momenter som kan være nyttig i denne innledende budsjettdiskusjon. Stabsseminar om undervisning 17. november vil være et forum hvor styrets forslag kan presenteres for staben dersom dette er ønskelig. Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Postadr.: Postboks 1096 Blindern, 0317 Oslo Kontoradr.: Harriet Holters hus, Moltke Moes vei 31, 0851 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@sv.uio.no Org.nr.:

2 2 Katrine Fangen instituttleder Inger-Lise Schwab kontorsjef Vedlegg: Notat om ressurser og aktiviteter ved ISS 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Inger-Lise Schwab ,

3 Universitetet i Oslo Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Notat Ressurser og aktiviteter ved ISS 2016 Innledning ISS har lenge hatt en solid økonomi og det er i flere år påpekt at vi har hatt et godt handlingsrom. «Handlingsrommet» ligger i kommende aldersavganger og muligheten til å holde tilbake disse dersom økonomien krever det. Instituttet har hatt et stort overskudd, og fakultetet har i flere år oppfordret ISS og andre enheter med store overskudd til å øke aktivitetsnivået. Situasjonen har nå snudd; implementering av effektiviseringskutt i staten på 0,8 % for tredje år på rad i kombinasjon med økte kostnader, bidrar til at prognosen for ISS tilsier at vi går i underskudd fra og med Vi må redusere våre kostnader for å snu denne trenden, og har tid til å gjøre dette på en planmessig måte som ivaretar studiekvalitet. Regnskapet til ISS viser et overordnet bilde av våre inntekter og våre kostnader. Regnskapet viser at vi simpelthen bruker mer enn det vi har. Dette notatet er et forsøk på å illustrere hvordan overforbruket genereres, og peker på noen momenter som bør vurderes med tanke på en harmonisering av inntekter og kostnader, eller ressurser og aktiviteter. ISS sin ressursbruk utgjør et sammensatt bilde. Regnskapet viser totalt forbruk ved ISS, mens timeregnskapet kan forstås som et underregnskap som regulerer forholdet mellom personalkostnader (lønn) for vitenskapelig ansatte og aktiviteter utført av denne gruppen. Både regnskapstall og timeregnskapstall må inkluderes i en diskusjon av vårt ressursbruk. Som diskusjonsgrunnlag presenteres en sammenstilling av hva ISS disponerte av ressurser i 2016, og hva ISS brukte av ressurser samme år. Fokus i dette notatet er på vitenskapelig innsats; administrasjonens innsats inngår ikke i timeregnskapet og følger utviklingen av den vitenskapelige staben, undervisningsaktiviteter og andre prioriterte satsninger (slik som forskningsadministrasjon og kommunikasjonsarbeid). Tallunderlaget er hentet fra regnskaps og timeregnskapstall fra 2016, samt langtidsbildet etter 1. tertials rapport Regnskapet Bevilgningen fra KD understøtter alle aktiviteter ved vår virksomhet, både lønn til våre midlertidig og fast ansatte, timelønn, driftskostnader og investeringer. «Inntekter fra bevilgningen» (tabell 1, rad 1) dekker ikke disse kostnadene (rad 2+3+4); og differansen vises i rad 5 «Årsresultatet uten nettobidrag og prosjektavslutning» som minus 7 mkr (rad 5) i Med andre ord klarte ikke ISS å finansiere aktivitetene våre over bevilgningen alene i 2016; leser man rad 5 mot høyre, ser man at differansen mellom inntekter og kostnader øker før de stabiliserer. Vi planlegger konsekvent å bruke mer enn det vi får inn over bevilgningen.

4 2 Bevilgningen suppleres av et nettobidrag fra eksternfinansierte prosjekter (rad 6). ISS har i tillegg et solid overskudd fra tidligere år (rad 9). Kolonne 1 viser samspill mellom inntekter, nettobidrag fra eksterne prosjekter, kostnader og akkumulert overskudd i «Årsresultatet uten nettobidrag og prosjektavslutning» (rad 5) er på minus 7 mkr, men rettes opp av nettobidrag fra prosjekter (rad 6), slik at «Årsresultat» isolert sett (rad 8) er på pluss 1,2 mkr. Det vil si at nettobidraget dekker over overforbruket i Leser man rad 8 mot høyre, ser vi derimot at nettobidraget ikke er tilstrekkelig til å rette opp årsresultat i kommende år. Tilbake til kolonne 1: Når «Overført fra i fjor» (rad 9) og kolonne 1 summeres i sin helhet ser vi at ISS hadde et akkumulert årsresultat på pluss 10,7 mkr i 2016 (rad 10). Leser man rad 10 mot høyre ser vi at vi venter å gå i pluss helt ut i år Leser man rad 9 mot høyre, ser vi samtidig at vårt overskudd reduseres kraftig i kommende år og er i så godt som null i 2021; det er ikke tilfeldig at det også er i 2021 at vårt akkumulerte årsresultat snus fra å være et overskudd til å være et underskudd. Utviklingen av vårt «Akkumulerte resultat» (rad 10, les mot høyre) viser at ISS beveger seg fra et betydelig overskudd på 10,7 mkr i 2016 til et årsresultat på minus 2,2 mkr i NB! Merk at vi venter at 2. tertials rapport vil vise at prognostisert underskudd har økt til 6,1 mkr i 2021 når fordelingen for 2018 (med kutt) er tatt høyde for. Et underskudd på denne størrelsen er ikke akseptabelt; om vi ikke går i balanse bør avviket mellom overskudd/underskudd og selve bevilgningen ikke overstige 5%. Med dette i mente, bør underskuddet reduseres fra 6 mkr til cirka 3 mkr. Skal vi vurdere tiltak som bremser denne utviklingen er det mest naturlig å se til kostnadene våre. Vi kan ikke vente at bevilgningen øker med det første, og vi budsjetterer konservativt med tanke på fremtidige inntekter fra eksternfinansierte prosjekter. Kostnadene våre fordeler seg slik: 76% fast lønn, 9% timelønn, 9% driftskostnader, 5% internhusleie og 1% investeringer. Personalkostnader utgjør den største utgiftsposten (85%), fordelt på fast lønn, som disponeres gjennom timeregnskapet, og timelønn. Personalkostnader dekker også administrative tjenester. Disse drøftes ikke her, men det er klart at alle aktiviteter har en skjult kostnad i administrative tjenester. Enkelte driftskostnader presenteres her, mens møbler, investeringer og IT holdes utenom i skrivende stund.

5 3 Tabell 1: langtidsbildet for ISS (NB! minus er pluss, pluss er minus) Regnskap 2016 Prognose 2017 Prognose 2018 Prognose 2019 Prognose 2020 Prognose Inntekter fra bevilgning Personalkostnader Driftskostnader Investeringer Årsresultat uten nettobidrag og prosjektavslutning Nettobidrag fra prosjekter Prosjektavslutning Årsresultat Overført fra i fjor Akkumulert resultat Lønnskostnader Fast lønn: Fastlønnskostnader ved ISS har økt siden Styret ved ISS vedtok i budsjettet for 2015 å opprette to nye vitenskapelige stillinger; én førsteamanuensis begynte ved samfunnsgeografi i 2016 og én førsteamanuensis begynte på OLA i Ettersom OLA stillingen i praksis fungerer som vikar for Byrkjeflot (i permisjon i første omgang t.o.m ), har effekten på lønnskostnadene kun vært lik én ny fast stilling. Det budsjetteres med at Byrkjeflot er tilbake i stillingen f.o.m Lønnsbudsjettet vil da fra være økt med to nye stillinger sammenlignet med 2015 tall. Det er imidlertid også en mulighet for at Byrkjeflot tar en ny åremålsperiode ved UiO Norden, og at utgift til ekstra stilling kan forskyves i fem nye år. Én professor II (20%) er knyttet til samfunnsgeografi Styret opprettet en midlertidig universitetslektorstilling i samfunnsgeografi i perioden ISS har tradisjonelt overoppfylt våre måltall; det vil si at vi finansierer flere stipendiat og postdoktorstillinger enn det vi får bevilgning for. ISS har ofte, men ikke alltid, finansiert det fjerde året for prosjektstillinger. Styret har også gått inn for å finansiere hele postdoktorstillinger (i sosiologi i , og i samfunnsgeografi ). Administrative stillinger har økt med 1,5 årsverk etter styrevedtak i 2015 og 2016 (styrking av forskningsadministrasjon og studieadministrasjon). ISS har i perioden brukt i snitt kr per år på overtid. Dette er utbetalinger til ansatte ved ISS eller UiO som ikke har pliktarbeid igjen; overtid betyr at det betales det dobbelte av det timelønnen for vedkommende tilsier. Overtid er en måte å kjøpe seg fri fra begrensningene timeregnskapet setter.

6 4 Timelønn: Bruk av timelønn har økt jevnt. Tabellene under viser hovedaktivitetene som settes ut mot timelønn i forbindelse med undervisning, seminarledelse, veiledning og sensur på bachelor og masternivå. Doktorgrad er ikke tatt med i dette notatet. Tabell 2 viser en jevn økning i bruk av timelønn på bachelornivå. Tabell 3 viser forbruk av timelønn på masternivå, med særlig økning innenfor sensur og veiledning som settes ut til eksterne. Tabell 2: utvikling av timelønn, bachelor (per juni hvert år) ISS tiltak Bachelorgrad, regnskap per juni per år Bachelor veiledning Bachelor undervisning Blå søyle «veiledning» gjelder seminarledelse Bachelor eksamen Total NB!

7 5 Tabell 3: utvikling av timelønn, mastergrad (per juni hvert år) ISS tiltak Mastergrad, regnskap per juni per år Mastergrad undervisning Mastergrad veiledning Mastergrad oppgave, veiledning Eksamen mastergrad Total oppgave, veiledning» gjelder seminarledelse. Grå søyle «Mastergrad Timelønn brukes i administrativ sammenheng når studieadministrasjonen trenger avlastning. Høy sesong for ekstrahjelp er på våren, når masteropptak og innlevering av masteroppgaven sammenfaller. Tabell 2 og 3 viser regnskapstall for timelønn per juni hvert år fordi det var av interesse å vise utviklingen i første halvåret Regnskapstall for de fleste tiltakene dobler seg på årsbasis. Utviklingen på årsbasis i bruk av timelønn på sensur ser slik ut: Tiltak Eksamen bachelor Eksamen master Totalt

8 6 Driftskostnader Driftsmidler: Eksisterende retningslinjer for driftsmidler ble innført i Endringen medførte en reduksjon og ble kompensert med innføring av insentivmidler basert på publikasjonspoeng (kr per år, tildeles per år) og en pott for utenlandsopphold for stipendiater. ISS bruker ca 1 mkr per år på driftsmidler for gruppen fast ansatte (inkludert insentivmidler). Driftsmidler disponeres fritt så fremt den enkelte kan argumentere for at de støtter opp under forskningsaktiviteter. Fast vitenskapelig ansatte disponerer kr per år Postdoktorer disponerer kr over fire år Stipendiater disponerer kr over fire år ISS har i SV sammenheng en raus flat sats for våre ansatte, kun ISV tildeler mer: kr per år for faste og postdoktorer; ØI gir kr per år, SAI kr per år og PSI kr per år. Forskningsformidling: Nettredaktør disponerer kr som skal brukes til forskningsformidling, inkludert kjøp av journalisttjenester og finansiering av forskningstorget. Felles arrangementer: Vi setter av cirka kr per år som dekker sommer og juleseminar med middag, stabsseminarer og forskningsseminarer. Kurs og konferanser for administrasjonen: Kr settes av til interne adminseminarer, kursing og deltakelse på konferanser. Studentrekruttering: ISS har økt sin satsning på rekrutteringsarbeid de siste årene. I 2017 budsjetterte vi med kr til dette formålet. Midlene finansierer FB kampanje i forkant av søknadsfrist til bachelorprogrammene, skolebesøksordning, samt promoteringsmaterialer for våre studieprogrammer. Reisestipend: Vi budsjetterer med kr i reisestipend, fordelt på fire studieprogrammer. Studentsosialemidler: ISS setter av midler til studentenes programutvalg, tidsskrifter, hytteturer, studiestartaktiviteter, avslutningsseremonier og en pott undervisningslederne disponerer til ad hoc aktiviteter, til sammen kr per år. Beløpet fordeles over fire bachelorprogrammer og tre masterprogrammer etter en nøkkel basert på programmenes opptaksrammer. Til sammenligning setter PSI av kr til tre programmer, ISV bruker kr på sine disiplinære bachelor og masterprogrammer og kr på sine tverrfaglige programmer; SAI holder av kr til bachelor og masterprogrammene, TIK kr til masterprogrammet sitt. Tallene er ikke direkte sammenlignbare fordi de forskjellige instituttene plasserer kostnadene under forskjellige tiltak, men det kan være rimelig å anslå at de fleste instituttene bruker i snitt kr per studieprogram. ISS bruker da litt mer enn de andre instituttene for å finansiere studentdrevne aktiviteter eller aktiviteter som supplerer undervisningen.

9 7 Timeregnskapet Den største utgiften vi har er personalkostnader. Personalutgifter skal finansiere både forskningen og undervisningen ved ISS. Mens den enkelte forsker i stor grad disponerer forskningstiden sin selv, er undervisningen et felles anliggende regulert av timeregnskapet. Timeregnskapet er et verktøy for arbeidsgiver til å fordele arbeidsoppgaver for vitenskapelig ansatte. I fordeling av arbeidsoppgaver skal ledelsen ta utgangspunkt i den enkeltes «arbeidsplikt», eller fastsatt antall timer i henhold til stillingskategori og alder. Arbeidsoppgaver inkluderer undervisning, veiledning, sensur og administrasjon, men også komitéarbeid og verv. Den enkeltes arbeidsplikt kan reduseres ved at det føres frikjøp i forbindelse med eksternt finansierte prosjekter. Frikjøpet kan, der dette er mulig, brukes til å sette inn vikar. Timeregnskapet gir et delbilde av nivået på undervisningsaktiviteter ved ISS. Hele bildet får vi når vi legger sammen timeregnskapet med timelønn. Seksjonen om timelønn viser at vi setter mer ut til timelønn enn før. Dette kan være fordi vi har økt aktivitetsnivået, eller fordi staben ikke har kapasitet til å påta seg så mange oppgaver som før på grunn av overbelastede timeregnskap. Timeregnskapet viser uansett at presset på staben øker. Tabell 4, kolonne «Plikt» viser at ISS i 2016 hadde tilgjengelige plikttimer. Aktivitetsnivå (undervisning + vurdering + fradrag) tilsa at ISS brukte timer i Trekker man fra tilgjengelig plikt på , gir dette en differanse på timer på årsbasis i instituttets disfavør/underskudd, eller halvannen fast stilling. Aktivitetsnivået ved ISS (før overskudd er medregnet) krever flere timer enn det vi strengt tatt disponerer. Oversikten viser samtidig at de ansatte drar med seg overskudd/iss har et underskudd på mellom og timer per semester. Ubalansen i timeregnskapet øker betraktelig når vi regner med dette overskuddet, slikt at balansen ved utgangen av våren 2016 og høsten 2016 var henholdsvis og timer i instituttets disfavør. Totalsaldoen ved ISS påvirkes både av at det årlige aktivitetsnivået er høyere enn det tilgjengelige timer tilsier OG et historisk overskudd.

10 8 Tabell 4: timeregnskapet 2016 Plikt Und. Sensur Fradrag SEMESTERVIS TOTAL (Pliktund+vurd+fradrag) Overført fra forrige semester Total V H Plikt: tilgjengelige timer gitt stilling/alder. 449 timer for de fleste faste, 211 timer for de fleste midlertidige. Undervisning: forelesning, seminarledelse, veiledning. Vurdering: sensur. Overført fra forrige semester: overskudd/underskudd til den enkelte fra forrige semester. Fradrag: alt utenom undervisning og sensur knytte til et emne. For eksempel: undervisning /programlederverv., bedømmelsesarbeid (prof. opprykk, phd, tilsettinger), «div admin» á 20 timer, generell treffetid á 20 timer, møtevirksomhet, frikjøp for undervisning/veiledning ved andre enheter og frikjøp i forbindelse med eksternt finansierte prosjekter. Ad hoc tildelinger av timer utgjør en liten brøkdel av denne summen. Tabell 5 viser de største underkategorier. Tabell 5: fradrag, de største underkategorier Fradrag Totalt 2016 Frikjøp, forskningsaktivitet «Annet» (feil reg., f.termin) «Div. admin» Treffetid Forskningstermin 1347 Frikjøp, annet 379 Frikjøp, undervisning

11 9 Sett under ett ISS har hatt en solid økonomi og et såkalt godt handlingsrom. Langtidsbildet viser at vi likevel bør begynne med en planmessig reduksjon av våre kostnader, alternativt kombinert med fokus på å øke inntekter. Timeregnskapet viser at vårt aktivitetsnivå er litt større enn tilgjengelige plikttimer dersom all undervisning ble håndtert av staben, men at et historisk overskudd øker gapet betraktelig. Timelønnsanalysen forsterker bildet av et aktivitetsnivå som er så høyt at en stor mengde oppgaver må settes ut. I lys av dette bør følgende momenter, og hvordan disse påvirker hverandre, vurderes i kommende budsjettarbeid: Lønnskostnader: Størst effekt på totaløkonomien gis ved å holde tilbake eller utsette oppstart i faste stillinger. Et grep som kan tas, er å budsjettere for at vi holder tilbake faste stillinger ved fremtidige avganger. Det vil alltid være mulig å gjenopprette stillingene senere hvis budsjettet tillater dette. Kostnader forbundet med det 4. år for stipendiater og postdoktorer kan også analyseres. Dette må ses opp mot verdien det 4. år kan sies å ha for inklusjon i fagmiljø og opparbeidelse av pedagogisk basiskompetanse, samt at stipendiater og postdoktorer kan utføre viktig undervisningsarbeid, som i visse tilfeller alternativt måtte settes ut til timelønnede. Det er viktig å notere seg at staben (både faste og midlertidige stillinger) generer et stort og viktig nettobidrag for ISS. En reduksjon i staben kan påvirke dette. Aktivitetsnivå: Å redusere staben uten at dagens aktivitetsnivå reduseres vil bare øke instituttets underskudd i timeregnskapet og/eller skape et behov for å sette ut enda flere oppgaver til timelønnede. Timelønn: Timelønn bør brukes bevisst. Det kan være gode grunner til å bruke timelønn, for eksempel for å redusere overskuddet i timeregnskapet/innsatsen til staben. Vi bør ellers vurdere å redusere omfanget eller volumet av aktiviteter som genererer timelønn, slik som seminarundervisning, eksamensdeler, samt tosensorordningen. Budsjett for Budsjettarbeid for perioden krever tiltak som reduserer våre utgifter. ISS skal fortsette å støtte opp under aktiviteter som er nedfelt i vår årsplan og som er definert som prioriterte områder. Studiekvalitet skal ivaretas. Det er mulig å øke på noen områder og vedlikeholde utgiftsnivået på andre områder, samtidig som vi kutter der det er mest å hente. Vi kan ha to tanker i hodet samtidig, og vi har god tid til å etablere en planmessig reduksjon av våre kostnader. Det er et klart råd fra økonomirådgiver at det er de store veivalgene som må tas; å bruke «ostehøvel» prinsippet, å ta litt her og litt der, er ikke veien å gå.

12 10 Budsjett 2018: Følgende tiltak foreslås innført allerede i budsjettet for 2018: Én eller flere faste stillinger budsjetteres med senere oppstart enn i dag. Vi budsjetterer per dags dato med at fire av seks stillinger med planlagte avganger i perioden erstattes ved avgang, og to erstattes seks måneder senere. En alternativ løsning er at det regnes på effekten av å erstatte én eller flere faste stillinger med midlertidige stillinger (postdoktor eller innstegsstilling) som gir mindre lønnskostnader. Dette er enkle grep som kan tas «på papiret» og som kan rettes opp igjen når budsjettsituasjonen tillater det. ISS går bort fra to sensordningen fra og med ISS er alene i SV sammenheng om en tosensorordning. De andre enheter bruker i stor grad to sensorer kun der dette er påbudt (gitt antall studenter på emnet), eller har en tilleggsordning der det for eksempel tas stikkprøver av 20% av oppgavene. Dette vil gi en umiddelbar effekt på timelønn. Et konservativt anslag er at dette gir innsparinger tilsvarende kr per år/ mkr over fem år. Redusert behov for sensorer vil også merkes i timeregnskapet. Bruk av overtid avgrenses til svært spesielle omstendigheter. Dette gir kanskje bare en mindre innsparing (om lag kr over fem år), men bruk av overtid er med på å kamuflere et ressursbehov ved at disse timene ikke vises i timeregnskapet i tillegg til at overtidstimer er dyrere enn nødvendig. Vurdere en justering av innleveringsdato for masteroppgaver slik at disse ikke sammenfaller med masteropptaket, for å unngå behov for timelønnet ekstrahjelp i studieadministrasjonen. Budsjett : Det foreslås at styret utover jobbermed en langsiktig plan for reduksjon av våre utgifter. En grundig kartlegging av emnetyper, med tilhørende aktiviteter og eksamenstyper, og deres kostnader på alle våre studieprogrammer inkludert doktorgrad, sett opp mot inntekter, bør gi styret et overordnet bilde av undervisningsaktiviteter ved ISS sett under ett. Styret kan bruke en slik oversikt, sett opp mot tilgjengelige ressurser ved ISS (etter at vi trekker fra verv, komitéarbeid, forskningsfri, generelle tillegg og muligens opparbeidede overskudd), for å lage noen rammer for hvordan våre felles ressurser kan og skal brukes. Dette arbeidet vil munne ut i en bestilling til alle programråd om å dimensjonere sine porteføljer slik at de blir mer bærekraftige og innenfor rammene besluttet av styret. Dette bør være klart til budsjettarbeidet høsten 2018/2019. I vurdering av de økonomiske rammene for dimensjonering av våre studieprogram, kan styret også vurdere innføring av noen styrende prinsipper:

13 11 Skal det være et mål at undervisningsmengden skal være håndterlig internt? At ingen eller liten undervisning skal settes ut? o Hvilke kriteria må oppfylles for at oppgaver settes ut på timelønn (utover når dette er opplagt eller pålagt)? o Hvilke tiltak kan innføres for at vi ikke behøver å sette ut undervisning: skal alle faste emner ha to eller flere emneansvarlige? Skal det besluttes at ingen valgfrie emner settes opp hvis de faste emnene ikke kan håndteres av stabenkan det opprettes flere emner som kan brukes av flere programmer (for eksempel spesialiserings og metodeemner)? Skal det vurderes egne tiltak for å redusere timeregnskapsoverskudd for den enkelte som et tillegg til dagens individuelle avtaler? Andre forslag?