Rapport Intranett Rogaland fylkeskommune 10. mars 2015

Transkript

1 Rapport Intranett Rogaland fylkeskommune 10. mars 2015

2 Innledning Rogaland fylkeskommune har ønske om å trekke videregående skolene under samme intranettløsning. Dette baserer seg på et rollestyrt intranett hvor innholdet er rettet mot spesifikke brukere. Deltagere Følgende personer deltok på workshopen, og vil være en del av den fremtidige prosjektgruppen; Espen Halvorsen (Norse Digital) Lars Fugelseth (Norse Digital) Ingeborg Dirdal (Rogaland fylkeskommune) Tore Wersland (Rogaland fylkeskommune) Karl Roar Vigmostad (Rogaland fylkeskommune) Eva Høgsveen Våland (Rogaland fylkeskommune) Ragnar Torgersen Person(er) som ikke kun delta på workshopen, men vil være en del av prosjektgruppen er; Terese Haaland (Rogaland fylkeskommune) Denne rapporten viser grunnlaget vi har samlet inn av informasjon og mål for Rogaland fylkeskommune for kommende løsning. Under workshopen ble målgrupper og ønsket målsetning for løsningen stadfestet. For å oppnå ønsket målsetning har vi utarbeidet et spisset løsningsforslag, samt estimater. Vennlig hilsen Espen Halvorsen Advisor Norse Digital AS Oslo Norse Digital as Industrigata Oslo Side 2

3 Innledning... 2 Målsetning... 4 Løsningsbeskrivelse... 5 Seksjoner... 5 Brukerrettigheter avdeling... 6 Publisering av innhold... 6 Arbeidsflyt godkjennelse av innhold... 7 Kalenderfunksjon... 7 Kommentarer og likes... 7 Søk... 7 Fremdriftsplan... 9 Estimater Betalingsbetingelser Norse Digital as Industrigata Oslo Side 3

4 Målsetning For å kunne bidra til en positiv effekt har vi stadfestet de viktigste målgruppene for den kommende intranettløsningen: Pedagogisk personale Driftstjenester ROGFK Intranettet skal være den foretrukne kanalen for å finne informasjon. Dette er totalmålsetningen dette for prosjektet. Løsningen vil basere seg på 1000-redaktør - prinsippet, noe som innebærer at det er mange brukere som skal ha publiseringsmulighet med forskjellig teknisk kompetanse. På bakgrunn av dette er det særdeles viktig at det er lav terskel for å legge innhold, slik at brukerne adopterer løsningen fra start. Oppfølgingstjenesten Innleid personale Pedagogisk personale utgjør den største brukergruppen, og det er dette segmentet som anses som den viktigste. Norse Digital as Industrigata Oslo Side 4

5 Løsningsbeskrivelse Intranettet vil som sagt være et rollestyrt intranett, med innhold rettet mot den spesifikke brukeren. Løsningen deles inn i seksjoner med en flat struktur, og det vil være tre typer rollefordelinger; - Synlig for alle brukere/avdelinger - Synlig for alle skoler - Synlig for spesifikke avdelinger Seksjoner Det vil være totalt 31 avdelinger. En seksjon for hver avdeling, en felles for alle seksjoner og til slutt en med innhold kun ment for skoler. Vi har identifisert følgende seksjoner som nødvendige; Seksjonsnavn Type Beskrivelse Felles Delt innhold Alle brukere vil ha tilgang til å se innholdet Skoler Avdelingsgruppe Kun brukere tilhørende en skole vil ha tilgang til å se innholdet Sentraladministrasjonen Avdeling Hovedkontor St. Olav Avdeling Skole St. Svithun Avdeling Skole Hetland Avdeling Skole Vardafjell Avdeling Skole Bryne Avdeling Skole Bergeland Avdeling Skole Dalane Avdeling Skole Gand Avdeling Skole Godalen Avdeling Skole Haugaland Avdeling Skole Hollenderhaugen Avdeling Skole Jåttå Avdeling Skole Karmsund Avdeling Skole Kopervik Avdeling Skole Møllerhagen Avdeling Skole Norse Digital as Industrigata Oslo Side 5

6 Randaberg Avdeling Skole Sandnes Avdeling Skole Sauda Avdeling Skole Sola Avdeling Skole Skeisvang Avdeling Skole Stavanger kat. Avdeling Skole Stavanger Off.tek Avdeling Skole Strand Avdeling Skole Vågen Avdeling Skole Øksnevad Avdeling Skole Ølen Avdeling Skole Åkrehamn Avdeling Skole Nettskolen Avdeling Skole Demoskole Avdeling Skole Under workshopen ble det vist en demonstrasjon av Aibel sitt intranett, som inspirasjon. Det er ønskelig fra Rogaland fylkeskommune at brukere kan skreddersy forsiden. Dette vil vi bruke portlets til. På forsiden vil det være en dropmeny for å velge andre avdelinger samme funksjon som ble vist fra Aibel sitt intranett. Brukerrettigheter avdeling Ved innlogging vil brukeren få tilgang til å den seksjonen de tilhører. I denne seksjonen vil de ha publiseringsrettighet. I andre avdelinger vil det kun være lesetilgang. Publisering av innhold Alle brukere vil ha mulighet til å legge innhold enten i form av kommentarer på innlegg, eller publisering av artikler. Redaktører vil jobbe fra brukeradministrasjonsgrensesnittet, men den største majoriteten av brukerne vil bruke frontend. På bakgrunn av dette er det ønskelig med en egen skreddersydd publiseringsmodul i front med eget design. Det er viktig at denne er så brukervennlig som mulig. Ved opprettelse av nytt innhold vil brukeren måtte spesifisere; - Relevant for min avdeling (dette er default) - Relevant for alle skoler (kun alternativ hvis brukeren tilhører en skole) - Relevant for alle brukere Norse Digital as Industrigata Oslo Side 6

7 Arbeidsflyt godkjennelse av innhold For Rogaland fylkeskommune er det viktig at innholdet er styrt av en arbeidsflyt. Det vil være en stor brukermasse, og for at innhold skal ha relevans er det viktig at innhold blir sendt til godkjenning. Under workshopen stadfestet vi følgende hierarki. Administrator Tilgang til alle funksjoner og innhold i backend Nettredaktør Publiseringsrettighet på alle avdeling, ser alle avdelinger Avdelingsredaktør Kan publisere på spesifikk avdeling. Felles innhold må godkjennes av nettredaktør. Skribent Publiseringsrettighet kun på egen avdeling, men innholdet må sendes til godkjennelse av avdelingsredaktør Kalenderfunksjon Rogaland fylkeskommune ønsker at eksterne kalendere vises på intranettsiden. Disse kalenderne må være avdelingsinndelt. Vi importerer inn kalenderen og viser det i ez Publish. Det ble nevnt at det både brukes Outlook og Google kalender, og begge støttes. Kommentarer og likes På artikler skal det være mulig å kommentere og like. Samme funksjonalitet brukere er kjent med igjennom sosiale medier Facebook er et godt eksempel på dette. Søk Det vil være to forskjellige søk på intranettet. Det ene er innholdssøk, og det andre ansattsøk. Dette er funksjonalitet som eksisterer i dag, men ønskelig at det skal justeres. er eksempel på en side med et godt søkeresultat, og vil bli brukt Norse Digital as Industrigata Oslo Side 7

8 som eksempel ved implementasjon. Statistikk viser at søk er avgjørende for intranett. Hovedmålsetningen med denne løsningen er at intranettet skal være den foretrukne kanalen for å finne informasjon. En god fritekstsøkefunksjon vil være med på å bidra til å nå dette målet. Ansattsøket er implementert i eksisterende løsning, og det ligger en integrasjon mot AD per i dag. Denne integrasjonen vil ivaretas, men vi vil gjøre små justeringer slik at vi henter bilde og faglig kompetanse slik at dette vises på hver enkelt bruker i ansattkatalogen på det kommende intranettet. Norse Digital as Industrigata Oslo Side 8

9 Fremdriftsplan Vi har satt opp det vi mener er en reell fremdriftsplan for dette prosjektet. Vi har delt opp prosjektet i seks forskjellige sprinter. Dette for å implementere funksjonalitet som er nærliggende og/eller avhengig av hverandre. Fra midten av april er det ønskelig fra prosjektleder med ukentlige statusmøter over Skype. Dette for å diskutere avklaringer og informere om fremdrift. Målsetningen er at løsningen overleveres ferdig utviklet i slutten av mai. For at målsetningen skal overholdes er kravet om oppstart snarest. Vi har satt oppstart av utvikling i uke 13 i fremdriftsplanen. Norse Digital as Industrigata Oslo Side 9

10 Norse Digital as Industrigata Oslo Side 10

11 Estimater Disse estimatene er utregnet ut i fra ambisjonsnivå for denne løsningen, som bunner ned i ønsket funksjonalitet og målsetning. Vi har posten Design som innebærer designendringer i løsningen som vil komme etterhvert. Det kom frem under workshopen at dette ikke vil være et redesign, men vår UX-designer har anbefalinger til hvilke designendringer som bør implementeres for å øke brukervennligheten. Norse Digital as Industrigata Oslo Side 11

12 Betalingsbetingelser - Alle prisene i estimatet er angitt NOK eksklusive merverdiavgift. - Reisekostnader knyttet til dette prosjektet kommer i tillegg, i henhold til applikasjonsforvantlingsavtalen. - Norse Digital fakturer 50% ved oppstart, 30% ferdig implementering og resterende 20% ved leveransedag. - Faktura for utført arbeid forfaller med tretti (30) dager for mottatt faktura. Dette er gjeldende dersom ikke annet er avtalt på forhånd mellom partene. Norse Digital as Industrigata Oslo Side 12