Meldingsutbredelse i kommunehelsetjenesten

Transkript

1 Meldingsutbredelse i kommunehelsetjenesten Kartleggingsrapport Prosjektet Kommunal utbredelse (KomUt) Oktober 2012 Norsk Helsenett SF Heidi Slagsvold og Kirsten Petersen

2 Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag Bakgrunn Prosjektet Kommunal utbredelse - KomUt Rapportering Metode Kommuner og meldingsutveksling Pleie- og omsorgstjenesten Bruk av journalsystem i pleie- og omsorgstjenesten Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger mellom kommune og legekontor Antall og type meldinger i bruk Meldingsutveksling med fastleger Meldingsutveksling med helseforetak Helsestasjonstjenesten Journalsystem som brukes ved helsestasjoner Meldingsutveksling til/fra helsestasjoner Utfordringer Konklusjon Vedlegg Vedlegg 1: Pleie- og omsorgsmeldinger Vedlegg 2: Samspillkommuner Vedlegg 3 Kommuner i Prosjekt Meldingsløftet i kommunene (Nasjonalt meldingsløft)

3 1. Sammendrag Norsk Helsenett har gjennomført en kartlegging av bruk av elektronisk pasientjournal og elektronisk meldingsutveksling i pleie- og omsorgstjenesten og helsestasjonstjenesten. Kartleggingens formål har vært å få en oversikt over status i alle kommuner, og grunnlag for videre arbeid i Prosjekt Kommunal utbredelse av meldinger i Norsk Helsenett SF. Kartleggingen er gjennomført i samarbeid med etablerte kompetanseorganisasjoner i nord, midt, vest, sør og øst. Kompetanseorganisasjonene (kommuner og RHF-er) har bidratt til at alle 429 kommuner har svart på 14 spørsmål. Et betydelig antall kommuner (pleie- og omsorgstjenesten og helsestasjonstjenesten) bruker elektronisk pasientjournal, men flere kommuner melder at bruken av systemet til klinisk journalføring er begrenset. Journalføring er en forutsetning for å kunne ta i bruk basismeldinger 1 og pleie- og omsorgsmeldinger. 26 % (110) av alle kommuner melder at de er i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten og legekontor. De samhandler med totalt 1641 fastleger. Et betydelig antall kommuner melder at de vil starte meldingsutveksling de kommende månedene. Kun 12 kommuner melder at de har tatt i bruk pleie- og omsorgsmeldinger i samhandlingen med helseforetak (HF). Kun 8 HF-er har tatt disse meldingene i bruk ved enkelte avdelinger. Det må påregnes at elektronisk meldingsutveksling med HF-er tar tid å få på plass. Det enkelte HF har en betydelig opplæringsjobb å gjøre før alle avdelinger kan ta meldingene i bruk, og de må samtidig opprettholde papirrutiner, da mange kommuner i deres opptaksområde ikke har tatt i bruk elektroniske meldinger. Det ble i september 2012 sendt i overkant av pleie- og omsorgsmeldinger. Antall meldinger som sendes har gradvis steget utover % av kommunene melder at de ikke sender elektroniske meldinger til/fra helsestasjonstjenesten. Av de som sender meldinger, sender de fleste SYSVAK-meldinger til Folkehelseinstituttet. Helsestasjonstjenesten i 16 kommuner er i gang med meldingsutveksling ved bruk av basismeldinger til/fra HF. 1 Basismeldinger: Henvisning, epikrise, laboratoriesvar og rekvisisjoner, røntgensvar og rekvisisjoner. 3

4 2. Bakgrunn I forslaget til statsbudsjett for 2012 ble ansvaret for videre utbredelse av elektroniske meldinger flyttet fra Helsedirektoratet til Norsk Helsenett SF. Dette innebærer at Norsk Helsenett SF skal være en sentral pådriver i sektoren for ytterligere utbredelse av meldingsutveksling, spesielt rettet mot kommunehelsetjenesten. Konkret innebærer dette at statsforetaket har ansvaret for fordeling av midler, oppfølging og koordinering av de ulike prosjektene og for at flest mulig aktører tar i bruk elektroniske meldinger så snart som mulig. Norsk Helsenett SF har etablert et program ved navn Meldingsutbredelse ( ) med følgende overordnede mål: Sikre at alle kommuner får bistand til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Understøtte all elektronisk meldingsutveksling gjennom å sikre enkel tilgang til et oppdatert nasjonalt adresseregister. Understøtte og bidra til koordinert utbredelse av nye og endrede meldinger mellom alle samhandlingsaktører i sektoren. Bidra til at utøverne har kjennskap til sikker håndtering av pasientinformasjon ved bruk av elektroniske verktøy i helse- og omsorgssektoren. For å lykkes med oppdraget og de overordnede mål er det igangsatt følgende syv innsatsområder: KomUt - Kommunal utbredelse av meldinger, inkludert FUNNKe OSEAN integrasjonsløsninger og forvaltning av NHN-Adresseregister Komp-iS læringsprogram om elektronisk sikkerhet Brukerstøtte - samhandling mellom brukerstøttene og behov for nye tjenester Meldingstelling hvilke meldinger, hvor mange, fra hvem og til hvem SamUt - Samordnet utbredelse av alle meldinger i helse- og omsorgssektoren Leverandørhåndtering bestillinger og leveranser Denne rapporten har fokus på elektronisk meldingsutveksling i kommunene i samhandling med fastleger og sykehus. Målsettingen har vært å fremskaffe informasjon på et relativt overordnet nivå og ikke dybdeinformasjon på de spesifikke områdene. Fokus har vært rettet mot - bruken av EPJ som verktøy i pleie- og omsorgstjenesten og helsestasjon - kommunenes samhandling med fastlege ved bruk av pleie- og omsorgsmeldinger - kommunenes samhandling med HF-er ved bruk av pleie- og omsorgsmeldinger og - elektronisk meldingsutveksling ved helsestasjoner. 1.1 Prosjektet Kommunal utbredelse - KomUt Et av hovedtiltakene i programmet er opprettelsen av prosjektet KomUt - Kommunal utbredelse av meldinger, inkludert FUNNKe. 4

5 Prosjektet KomUt valgte i mai fire kompetanseorganisasjoner bestående av koordinatorer og samarbeidskommuner i regionene Midt, Sør, Vest og Øst. Det etablerte prosjektet FUNNKe i Nord har takket ja til å delta i KomUt. Disse fem kompetanseorganisasjonene skal, sammen med NHN, sørge for at alle kommuner i perioden får bistand og hjelp til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling med HF-er og fastleger. 1.2 Rapportering Norsk Helsenett SF legger opp til én hovedrapport i året fra de ansvarlige koordinatorene. Disse rapportene skal sammenfattes til en felles rapport i april/mai under prosjektperioden. I tillegg skal prosjektet har minimum to kartlegginger i året, for å følge med i den videre utbredelsen av elektroniske meldinger i kommunehelsetjenesten. De samme spørsmålene vil bli stilt hver gang. Totalt ble koordinatorene og kommunene bedt om å svare på 14 spørsmål. Flere av spørsmålene er kun relevante for prosjektet KomUt, og vil ikke bli presentert i denne rapporten. Det er kommet ønsker om å utvide kartleggingen med noen flere spørsmål; dette vil bli vurdert i samråd med de som skal svare på spørsmålene. Tallene fra de andre kartleggingene vil bli gjort tilgjengelig på Norsk Helsenetts oversikt over virksomheter som er tilknyttet helsenettet viser at 373 kommuner er tilknyttet pr En oppdatert oversikt over tilknyttede kommuner er tilgjengelig på Metode Norsk Helsenett har valgt å bruke et web-basert verktøy for å kartlegge alle kommunene, og deres status vedrørende meldingsutbredelse. 429 kommuner har svart på spørsmålene. Spørsmålene besvares av hver enkelt kommune i samarbeid med koordinatorene i KomUt. Koordinatorene har hatt ansvar for at alle kommunene har blitt registrert, og at de har svart. Det er i kartleggingen åpnet for at de som svarer kan legge inn kommentarer og beskrive utfordringer de står i til daglig. Enkelte av disse kommentarene vil i anonymisert form bli omtalt under resultater, og i kapitlet om utfordringer. I tillegg til kartleggingen av hver enkelt kommune er det hentet ut informasjon fra Norsk Helsenetts meldingsteller. Denne gir oversikt over hvem som sender meldinger, hvem som mottar meldinger og hvilke typer meldinger som sendes. Type meldinger har vist seg vanskelig å få god oversikt over, pga. store variasjoner i hvordan virksomhetene (journal-/kommunikasjonssystemene) merker (navngir) meldingene 2. Det må derfor tas forbehold om at denne informasjonen kan være ufullstendig. 2 Alle meldinger skal i henhold til nasjonale standarder merkes med "action" utenpå meldingskonvolutten, der det fremkommer hvilken type melding som er i konvolutten. Action-koder er standardisert, men blir ikke fulgt av alle systemleverandører/virksomheter. 5

6 3. Kommuner og meldingsutveksling I Samspill vektlegges at en skal ta i bruk elektronisk meldingsutveksling med de meldinger som er ferdig utviklet. I den forbindelse ble det etablert et eget program for kommunene. Målet for kommuneprogrammet var at alle kommuner, i løpet av strategiperioden, skal ha kommet i gang med elektronisk samhandling internt, med fastlegene, med spesialisthelsetjenesten og med offentlige etater. Et av tiltakene i kommuneprogrammet var "Samspillkommuneprosjektet" 4, der 50 kommuner skulle inkluderes i 2008, med forprosjekt for innføring av elektronisk samhandling. Norsk Sykepleierforbund/ELIN-k påtok seg å gjennomføre prosjektet, og bidro til at totalt 77 kommuner utarbeidet planer om å ta i bruk elektroniske samhandlingsløsninger innenfor PLOtjenesten innen 2011, (se vedlegg 2 for oversikt over samspillkommuner). Det var av interesse å kartlegge bruken av meldinger i disse 77 Samspillkommunene. Figur 1: Prosentandel av samspillkommunene som sender/mottar pleie- og omsorgsmeldinger til/fra allmennleger/fastleger (n=77) Samspillkommuner Samhandler med leger Samhandler ikke med leger 47 % 53 % 41 (53 %) av de 77 "Samspillkommunene" er i gang med meldingsutveksling. I tillegg til "Samspillkommuneprosjektet" har det, i regi av Helsedirektoratet og prosjekt Meldingsløftet i kommunene" 5, vært gitt støtte til 11 kommuner over to år for å komme i gang med 3 Helsedirektoratet. Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren Norsk Sykepleierforbund ( 5 Helsedirektoratet Sluttrapport Nasjonalt meldingsløft 6

7 elektronisk meldingsutveksling. De 11 kommunene var alle samspillkommuner. Disse kommunene fikk også i oppdrag å rekruttere minimum tre nye kommuner i sin omkrets for elektronisk meldingsutveksling. Totalt rekrutterte de 40 nye kommuner. Mange av disse hadde tidligere ikke deltatt i Samspillkommuneprosjektet. Ikke alle kom i gang i prosjektperioden , men alle hadde startet forberedelser til meldingsutveksling. 4. Pleie- og omsorgstjenesten 4.1 Bruk av journalsystem i pleie- og omsorgstjenesten Bruk av pasientjournal til løpende klinisk journalføring er av avgjørende betydning for å ta i bruk elektroniske meldinger. Flere av de spesialtilpassede meldingene for pleie- og omsorgstjenesten er basert på stor grad av strukturering og automatisk uttrekk av informasjon fra journal til meldingen som skal sendes. Det har derfor vært behov for å få oversikt over hvilke kommuner som bruker pasientjournalen i det daglige arbeidet, og i hvor stor grad de bruker journalen. Figur 2: I hvor stor grad brukes journalsystemet i pleie og omsorg? (n=429) Annet 8 Ikke i bruk 3 I liten grad(kun saksbehandling) I noen grad (saksbehandling, noe journalføring) I stor grad (saksbehandling, løpende journalføring, tiltaksplaner, Kommuner % av kommunene bruker elektronisk pasientjournal i pleie- og omsorgstjenesten i stor grad. Dette er samme svarprosent som fremkom i EPJ-monitor Kun 3 kommuner rapporterer at de ikke bruker journalsystem i sitt daglige arbeid. Disse kommunene er små og geografisk plassert i nord(2) og vest(1). Av de 11 kommunene som bruker journalsystemet i liten grad er flesteparten små og geografisk plassert i nord (9 av 11 kommuner). 6 NTNU. EPJ-monitor ( 7

8 Av de 14 kommunene som melder at journalsystem ikke er i bruk, eller i liten grad er alle tilknyttet helsenettet bortsett fra en. Det er sannsynlig at disse kommunene kun bruker helsenettet i forhold til kommunalt ansatte fastleger og/eller legevakt. Det er 32 kommuner som bruker journalsystemet i noen grad. Disse er i hovedsak små (25) og fordelt på fire regioner; nidt(9), mord(15), sør(4) og vest(4). 9 av disse kommunene er ikke er tilknyttet helsenettet. De fleste kommuner har tatt i bruk journalsystemet i stor grad. Dette er et godt grunnlag for raskt å kunne gå i gang med elektronisk meldingsutveksling. For å komme i gang må disse kommunene investere i tekniske løsninger for meldingsutveksling, ansatte må læres opp og organisasjonen må tilpasses for å håndtere elektroniske meldinger og overvåking av meldingsflyten. Informasjon om hvilke kommuner som i liten grad, eller ikke, har tatt i bruk elektronisk pasientjournal, kan brukes av koordinatorene for å målrette tiltak mot disse kommunene, bistå dem med å ta i bruk journalsystemet og tilrettelegge for meldingsutveksling. 4.2 Bruk av pleie- og omsorgsmeldinger mellom kommune og legekontor Norsk Helsenett ønsker å få inn informasjon fra kommunene, om bruk av pleie- og omsorgsmeldinger i samhandlingen mellom kommuner og leger. Leger i denne sammenheng er definert som både fastleger og andre som praktiserer allmennmedisin. Figur 3: Prosentandel av kommuner som sender og mottar pleie- og omsorgsmeldinger til og fra allmennleger/fastleger (n=429) 26% 74% Ja Nei Alle kommuner ble spurt om de hadde tatt i bruk pleie- og omsorgsmeldinger i samhandling med legekontor. 26 % av kommunene (110 kommuner) svarte ja på dette. Enkelte av kommunene som har svart ja, har kun sendt et fåtall meldinger i forbindelse med pilotering, mens andre kommuner sender opp mot 1000 meldinger pr. måned. Ved utgangen av januar 2012 viste meldingstelleren i 8

9 Prosent Norsk Helsenett at 58 kommuner hadde sendt en eller flere pleie- og omsorgsmeldinger, dvs. at 52 nye kommuner er kommet i gang i % av de 110 kommunene som melder at de er i gang med meldingsutveksling er Samspillkommuner. 67 % av kommunene som var med i Meldingsløftet i kommunene (51 kommuner) er i gang med meldingsutveksling. 19 kommuner var med i både Samspillkommuneprosjektet og Meldingsløftet i kommunene. 58 % av de kommunene som både har vært med i Samspillkommuneprosjektet og Meldingsløftet i kommunene er i gang med meldingsutveksling (67 av 115 kommuner). 48 kommuner som har vært med i en eller begge av de to ovenfor nevnte prosjektene er fortsatt ikke i gang med meldingsutveksling (totalt 115 kommuner har vært med i disse prosjektene). Figur 4: Prosentandel av kommuner som sender/mottar pleie- og omsorgsmeldinger til/fra allmennleger/fastleger fordelt på de fem regionene (n=429) 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Midt Nord Sør Vest Øst Ja Nei Ved å fordele svarene regionsvis på de 5 regionale grupperingene av kommuner, fremkommer følgende: o 17 kommuner i vest= 20 % av kommunene (dekning på 65 % av innbyggerne) o 18 kommuner i nord= 20 % av kommunene (dekning på 59 % av innbyggerne) o 25 kommuner i øst= 28 % av kommunene (dekning på 63 % av innbyggerne) o 21 kommuner i midt= 25 % av kommunene (dekning på 45 % av innbyggerne) o 29 kommuner i sør= 35 % av kommunene(dekning på 57 % av innbyggerne) 9

10 Hvis en ser på kommunestørrelsen (små er , mellomstor og stor og over) og status for samhandling med leger, viser dette at: o 31 av 229 små kommuner i er i gang (14 %) o 48 av 147 mellomstore kommuner er i gang (33 %) o 31 av 52 store kommuner er i gang (60 %) Dette viser at det i hovedsak er store kommuner som har tatt meldingene i bruk, mellom legekontor og pleie- og omsorgstjenesten. Ved å ta utgangspunkt i befolkningen i de kommunene som er i gang, så viser det at 59 % av befolkningen er dekket gjennom dette (når alle leger i disse kommunene har tatt meldingene i bruk). Pr. i dag er 373 kommuner tilknyttet helsenettet, men kun 110 av dem sender pleie- og omsorgsmeldinger (ca. 30 % av kommunene). Ut over disse meldingene brukes helsenettet av ulike fagsystem i kommunene; til sending og mottak av epikriser, henvisninger, laboratoriesvar, behandlerkravmelding (oppgjørsmelding) osv. 26 kommuner har i kartleggingen kommentert at de skal i gang med pilotering høsten Antall kommuner som er i gang med meldingsutveksling ved årsskiftet forventes derfor å ha steget til i overkant av Antall og type meldinger i bruk I Norsk Helsenetts meldingsteller kan det hentes ut oversikt over type meldinger som sendes og mottas, samt omfang av bruk av de ulike meldingene. Kategoriseringen av de ulike meldingstypene er ikke optimal i figuren under, men gjenspeiler de ulike meldingstypene som finnes i journalsystemene hos pleie- og omsorgstjenesten, fastleger og sykehus. For oversikt over de ulike meldingstyper vises til vedlegg 1. Ikke alle meldingstypene lar seg identifisere i meldingstelleren, jf. fotnote 1, side 6, men et betydelig antall meldinger telles. 10

11 Figur 5: Antall pleie- og omsorgsmeldinger som er sendt i helsenettet fra og med januar 2012 til og med september (tom) Utskrivingsrapport Svar på forespørsel Orientering om tjenestetilbud Orientering om dødsfall Melding om utskrivingsklar pasient Melding om utskrevet pasient Melding om innlagt pasient 5000 Medisinske opplysninger Innleggelsesrapport 0 Helseopplysninger ved søknad Totalt er det 110 kommuner som i september sendte i overkant av meldinger. Det har vært en gradvis økning av antall meldinger pr. måned utover 2012, med en forventet nedgang i april og juli pga. ferieavvikling. Melding om utskrevet pasient er den meldingen som brukes hyppigst, men det tas forbehold om at alle typer meldinger ikke er tatt med. Sannsynligvis er antall meldinger og typer meldinger betydelig høyere. 4.4 Meldingsutveksling med fastleger Det ble i kartleggingen spurt om hvor mange leger det er i kommunen (fastleger og andre som praktiserer allmennmedisin), og om de samhandler elektronisk med disse legene. Det er i ELIN-k- 11

12 prosjektet 7 utviklet 9 ulike meldingstyper som kan brukes i samhandlingen mellom kommunenes pleie- og omsorgstjeneste og fastlegene (se vedlegg 1). Meldingene finnes i alle pleie- og omsorgssystem, mens enkelte av legekontorsystemene fortsatt mangler meldingene. Flere av legekontorleverandørene har i 2012 utviklet enkelte eller alle meldinger, og vil gjøre dem tilgjengelig for fastlegene ved oppgradering av programvaren høsten I kartleggingen oppgir 428 kommuner 8 at det totalt er 4310 leger i kommunene (fastleger og andre som praktiserer allmennmedisin). Norsk Helsenett har også innhentet informasjon fra Helsedirektoratet om antall fastleger som sender inn refusjonskrav til Helfo. Pr var det 4240 fastleger 9 ; dvs. at antall leger som er oppgitt fra kommunene ser ut til å være relativt likt det antallet som sender inn refusjonskrav. I undersøkelsen ble også kommunene bedt om å oppgi antall leger som samhandler elektronisk med kommunen. Det oppgis 1641 leger. Dette gir oss følgende prosentdekning av antall leger i samhandling med kommunene. Figur 6: Antall leger som bruker elektroniske meldinger i samhandling med pleie- og omsorgstjenesten (n= 4310) Det må antas at kommunene som har svart på dette har god oversikt over hvor mange leger de samhandler elektronisk med, dvs. at antall leger som samhandler faktisk er 1641 pr Kristiansand kommune har rapportert inn at 21 legekontor samhandler elektronisk med kommunen. De har ikke oversikt over antall leger på disse 21 kontorene; dvs. at antall leger som mottar og sender meldinger til/fra kommuner er i overkant av 38 %. 7 Norsk Sykepleierforbund Sluttrapport. Elin-k-prosjektet. 8 Kristiansand kommune har ikke svart på dette spørsmålet. 9 Tall oppgitt pr. telefon fra Helsedirektoratet, avdeling FIBE i oktober

13 Av kommentarer fra kommunene synes det som om at enkelte kommuner og leger ikke bruker alle meldingstyper de har tilgang til. De mest brukte meldingene er "Forespørsel og svar på forespørsel". Kommunene melder videre at det er en utfordring å få med enkelte leger/legekontor på meldingsutvekslingen. De vegrer seg av økonomiske grunner (lisensavgift til leverandør), og skepsis i forhold til omfang av meldinger som de forventer skal komme fra pleie- og omsorgstjenesten. Bergen kommune har hatt på plass meldingsutveksling med fastlegene fra og med januar De har ført statistikk over antall sendte og mottatte meldinger i denne perioden. Figur 7. Meldinger til/fra pleie- og omsorgstjenesten i Bergen kommune og fastleger i Bergen fra og med januar 2011 til og med juli Erfaringen fra Bergen kommune viser at skepsisen er ubegrunnet. Samme erfaring meldes fra andre kommuner som har vært i gang en tid. Etter en forsiktig oppstart viser det seg at det er legene i disse kommunene som sender flest meldinger. Grafen over viser at meldingsutvekslingen har en naturlig nedgang i juli (sommerferie) og i april (påske). 4.5 Meldingsutveksling med helseforetak Gjennom ELIN-k-prosjektet i regi av Norsk Sykepleierforbund ble det utviklet 9 meldinger for bruk i samhandlingen mellom kommunens pleie- og omsorgstjeneste og helseforetak (HF). Meldingene ble satt i produksjon ved 4 HFer og 4 kommuner i Det ble avdekket problemstillinger knyttet til adressering av meldingene fra kommunen til HF. Videre ble det avdekket at funksjonaliteten knyttet til meldingen "utskrivningsrapport" ikke er tilfredsstillende i HF-systemene. Dette ble videre fulgt opp av Helsedirektoratet utover 2012, med avklaring av adresseringsproblematikken. Endringer i utskrivningsrapporten er fulgt opp av RHF/HF ovenfor systemleverandører. 13

14 Ny forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter, som trådte i kraft , har vært et sterkt incitament for kommuner og HF-er til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Det har i den forbindelse blitt meldt behov for endring av enkelte elektroniske meldinger, slik at blant annet 24- timers varsel om utskrivningsklar pasient skal inkluderes. Prosesser for å ivareta dette endringsbehovet er igangsatt både ovenfor systemleverandører til HF-er, kommuner og legekontor. Sykehus i Norge har i flere år mottatt og sendt standardiserte elektroniske meldinger, eksempelvis basismeldinger som henvisninger, epikriser, laboratoriesvar osv. De fleste meldingene sendes mellom fastleger og helseforetak. I 2011 var det f.eks. totalt utgående meldinger fra Akershus universitetssykehus og inngående meldinger til sykehuset. 11 Enkelte HF-er og kommuner har også tatt i bruk basismeldingene i samhandlingen seg imellom. Figur 8: Antall kommuner som har startet meldingsutveksling med pleie- og omsorgsmeldinger mot helseforetak (n=429) Ja 12 Nei 417 Følgende 12 kommuner er i gang med meldingsutveksling; Bergen, Stavanger, Sandefjord, Drammen, Tromsø, Dyrøy, Trondheim, Narvik, Skedsmo, Oslo, Halden og Eidsberg. En del av disse kommunene er i oppstartsfasen i forhold til samhandling med HF-et. Kommunene samhandler elektronisk med følgende HF-er; - Universitetssykehuset Nord Norge (UNN), Tromsø og Narvik - St. Olavs Hospital 10 Helse- og omsorgsdepartementet. Forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter (Forskrift ). ( ) 11 Akershus universitetssykehus Veileder for implementering av pleie- og omsorgsmeldinger mellom kommuner og helseforetak ( ) 14

15 - Vestre Viken - Sunnaas sykehus - Akershus universitetssykehus - Sykehuset Østfold - Haukeland universitetssjukehus - Stavanger Universitetsjukehus Dvs. at alle RHF-er har ett eller flere HF-er som er i gang med meldingsutveksling med pleie- og omsorgsmeldinger til kommunene. HF-er som er i gang med meldingsutveksling ved bruk av pleie- og omsorgsmeldinger melder at det er en krevende prosess å ta meldingene i bruk. Et betydelig antall ansatte må læres opp og nye rutiner må på plass. Kommuner som starter meldingsutveksling med HF-er har i de fleste tilfeller allerede gjennomført opplæring og rutineendring, fordi de har startet meldingsutveksling med fastleger. I relativt lang tid må HF-et forholde seg til at enkelte kommuner kan motta/sende elektroniske meldinger, mens andre kommuner kun mottar papir via telefaks og post. Det er krevende for HF-et å holde oversikt over hvilke kommuner dette gjelder. Kommunene må på sin side holde oversikt over hvilke avdelinger de kan sende meldinger til og hvilke avdelinger som må ha papir. - Fordelingen regionsvis gir oss følgende oversikt: o Vest: 2 kommuner er i gang; disse kommunene dekker ca. 37 % av befolkningen i vest (Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane). o Nord: 3 kommuner er i gang; disse dekker ca. 19 % av befolkningen i nord, (Nordland, Troms og Finnmark). o Midt: 1 kommune er i gang; denne kommunen dekker ca. 25 % av befolkningen i midt, (Møre og Romsdal, Sør- og Nord-Trøndelag). o Sør: 2 kommunerer i gang; disse kommunene dekker ca. 11 % av befolkningen i sør (Agder-fylkene, Telemark, Vestfold og Buskerud). o Øst: 4 kommuner eri gang; disse dekker ca. 39 % av befolkningen i øst, (Østfold, Oslo 12 og Akershus). Dette gir oss en dekningsgrad totalt på 29 % av befolkningen i Norge, forutsatt at hele kommunen har tatt meldingene i bruk, samt alle avdelinger i de aktuelle HF-er. I tillegg er det kommet inn kommentarer om at 7 kommuner bruker "hybridmelding" på epikriseformat for Helseopplysninger, Melding om innlagt og Melding om utskrevet mot helseforetak. Disse kommunene er: Kvinesdal, Flekkefjord, Lillesand, Søgne, Lindesnes, Vennesla og Kristiansand. Dette er ikke en bruksform av meldingstypen epikrise som Norsk Helsenett anbefaler flere kommuner å gå i gang med. I tillegg er 11 kommuner i testfasen, med utveksling av både pleie-,omsorgs og basismeldinger med HF-er; Arendal, Vågan, Fræna, Alstahaug, Sel, Våga, Lom, Skjåk, Lesja, Dovre og Åmli. Det vil si at både nord, øst og sør vil få en økning de kommende månedene. 12 Oslo universitetssykehus er ikke i gang med pleie- og omsorgsmeldinger, og det må påregnes at det tar lang tid før de har tatt disse meldingene i bruk. Dekningsgraden i øst er derfor betydelig lavere enn de angitte 38,9 %. 15

16 5. Helsestasjonstjenesten 5.1 Journalsystem som brukes ved helsestasjoner I forskrift om "Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjonsog skolehelsetjenesten" skal kommunen tilby helsestasjons- og skolehelsetjeneste til barn og ungdom i alderen 0-20 år, og tilby gravide å gå til svangerskapskontroll i tilknytning til helsestasjon 13. Forskriften pålegger helsestasjons- og skolehelsetjenesten, inklusive den kommunale svangerskapsomsorgen, å ha rutiner for samarbeid med fastlegene, med andre kommunale tjenester, med tannhelsetjenesten, med fylkeskommunen og med spesialisthelsetjenesten. I den sammenheng er helsestasjonen avhengig av å motta nødvendig helseinformasjon, og å sende viktige opplysninger om innbyggeren til andre sentrale aktører (f.eks. HF, fastlege, Folkehelseinstituttet). Hovedfokuset for den første kartleggingen var bruk av pleie- og omsorgsmeldinger mellom kommune og lege/hf. Det ble i tillegg tatt med noen spørsmål om helsestasjonstjenesten. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har dokumentasjonsplikt i journal 14 og mange bruker elektronisk journal som verktøy. Det var av interesse å se på bruk av elektronisk journal og hvilke system som blir benyttet. Figur 9: Bruk av journalsystem på helsestasjonene (n=429) Annet journalsystem SystemX Helsestasjon Plenario Helsestasjon HsPro WinMed Journalsystem brukes ikke Vet ikke 3% 1% 7% 2% 11% 29% 48% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Spørsmålene vedrørende helsestasjonen var valgfrie. Dette har resultert i at 11 % av kommunene (49) har valgt å krysse av for "Vet ikke". 13 St. meld. nr Folkehelsemeldingen 14 St.meld. nr Folkehelsemeldingen 16

17 De 49 kommunene som har svart "vet ikke" fordeler seg geografisk med: 27 kommuner i nord 2 kommuner i midt 6 kommuner i vest 5 kommuner i sør 9 kommuner i øst 7 av kommunene svarer at de ikke bruker journalsystem. Disse kommunene er geografisk plasser i nord, hvor 6 er små kommuner. Med bakgrunn i dette har kartleggingen vist at 373 kommuner bruker elektronisk journalsystem i helsestasjonstjenesten. I tillegg kan det være at noen av de 49 kommunene som har svart "vet ikke" bruker elektronisk pasientjournal, men at den som svarte på spørsmålene kun har kjennskap til pleie- og omsorgstjenesten. Av disse 373 kommunene er 328 tilknyttet helsenettet. CompuGroup Medical/WinMed er det mest brukte journalsystemet. 48 % av kommunene bruker dette systemet (206 kommuner). HsPro som leveres av Visma brukes av 124 kommuner. Øvrige nevnte leverandører av elektroniske journalsystem som brukes i helsestasjon er Hove Medical Systems med SystemX og Infodoc med Plenario. 5.2 Meldingsutveksling til/fra helsestasjoner Det foreligger pålegg om at helsestasjoner skal elektronisk oversende opplysninger til sentralt vaksinasjonsregister SYSVAK; "SYSVAK-registerforskriften" av SYSVAK er et elektronisk vaksinasjonsregister, og er ett av de sentrale helseregistre som Folkehelseinstituttet (FHI) har ansvar for. Etter 2011 er alle vaksiner som gis, uavhengig av alder, meldepliktige til SYSVAK. Dette har medført at det har blitt mange ulike aktører som skal sende vaksinasjonsmeldinger til SYSVAK. Folkehelseinstituttet16 opplyser at flere av disse aktørene, som private vaksinasjonsklinikker, bedriftshelsetjenester og leger, mangler EPJ-system som er integrert mot SYSVAK. Mange av dem 15 Helse- og omsorgsdepartementet. Forskrift om innsamling og behandling av helseopplysninger i Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK-registerforskriften) Personlig meddelelse pr. mail fra Folkehelseinstituttet, oktober

18 har heller ikke knyttet seg til helsenettet. Dette medfører at FHI mottar store mengder med vaksinasjonsmeldinger på papirskjemaer som deretter må legges inn manuelt i SYSVAK. Figur 10: Meldingsutveksling mellom helsestasjon og FHI, HF-er, fastleger og Helfo/NAV (n=429) Antall Nei, sender/mottar ikke meldinger Ja, sender SYSVAK melding Ja, meldinger til/fra HF Ja, meldinger til/fra fastleger Ja, meldinger til/fra HELFO/NAV Vet ikke Vi kan anta at kommunene her har svart i forhold til meldinger som sendes over helsenettet. Vi er kjent med at flere kommuner sender meldinger utenfor helsenettet, f.eks. meldinger til HELFO/NAV og SYSVAK til Folkehelseinstituttet. 61 % av kommunene sier at de ikke sender eller mottar meldinger til/fra helsestasjonen. Disse er regionsvis fordelt slik: Nord: 42 kommuner Midt: 34 kommuner Vest: 35 kommuner Øst: 63 kommuner Sør: 45 kommuner Ca. 30 % av kommunene svarer at de sender SYSVAK-meldingen til FHI over helsenettet. FHI opplyser at tilnærmet alle landets helsestasjoner og skolehelsetjenester sender vaksinasjonsmeldinger elektronisk, de fleste over gammel løsning. Målet for FHI er å få alle helsestasjoner over på ny løsning innen 1. mai Det er noen kommuner (16) som sender meldinger til/fra HF. Disse kommunene er jevnt fordelt over hele landet og er ikke avhengig av kommunestørrelse. 10 kommuner krysser av for "Ja, meldinger til/fra fastlege". Det er kun kommuner i region vest som ikke er i gang med meldingsutveksling med fastlegene. Ca. 10 % av kommunene svarer at de har meldingsutveksling med Helfo/NAV. Alle regionene er i gang, og her har heller ikke kommunestørrelse noe innvirkning på hvor langt den enkelte kommune er kommet. Dette tallet stemmer med opplysninger vi har fått fra Helsedirektoratet 17. En av grunnene til at kommunene ikke har sendt elektroniske meldinger til Helfo er at systemleverandørene ikke har vært klar med disse elektroniske meldingene. Dette er nå i ferd med å 17 Personlig meddelelse pr. mail fra Helsedirektoratet, oktober

19 endre seg, slik at det påregnes at kun en systemleverandør som er liten i markedet ikke har løsningen på plass ved årsskiftet Det er ingen plikt for helsestasjonene å sende inn elektronisk melding til Helfo, men det informeres aktivt til enkeltkommuner for å få dem i gang. Hvis man trekker fra de som har svart "Vet ikke", og de kommuner som krysser av for "Nei, sender/mottar ikke meldinger", står vi igjen med 144 kommuner som sier at helsestasjonen har meldingsutveksling med enten fastlege, HF, FHI eller HELFO/NAV. Sammenligner man dette med antall pleie- og omsorgssystem som er i gang med meldinger med fastlegene, så er situasjonen bedre på helsestasjonen. Hele 34 % er i gang på helsestasjonene mot 25,6 % for pleie- og omsorgssystemer. 6. Utfordringer For at prosjektet Kommunal utbredelse (KomUt) skal oppnå vedtatte målsetninger er det en forutsetning at vi får en oversikt over hva kommunene mener er de høyeste risikofaktorene ved arbeidet med meldingsutveksling. Ved å kartlegge dette kan det iverksettes ulike tiltak for å tilrettelegge for bedre for implementering av meldingsutveksling i de enkelte kommunene. Følgende utfordringer ble meldt inn (høyeste risikofaktor øverst): Manglende forankring, samarbeid, leveranse, prioritering hos andre aktører kommunen er avhengig av (HF-er og leger). Kompetanse og tap av nøkkelpersoner Kompetansen er ofte samlet hos få/utvalgt nøkkelpersonell, spesielt i de små kommunene. Dette representerer en stor risikofaktor i forhold til å kunne sikre kontinuitet i kommunens arbeid og overfor dens samhandlingsparter. Ikke høyt nok prioritert i kommunen Det er ingen pålegg for kommunene om å gå i gang med meldingsutveksling. Har man ikke forankret dette godt nok i ledelsen,er det fare for at dette ikke blir prioritert. Kostnadskrevende Spesielt for små kommuner. Kostnadene er nesten like store for en liten som for en stor kommune. Dette fremkommer også i rapporten fra KS vedrørende meldingsutveksling i kommunene fra Manglende leveranse og samarbeid, eller utilstrekkelig oppfølging fra leverandør Det er vanskelig få leverandører til å levere de standardiserte løsningene, av ulike årsaker. Vi er avhengig av at kommunenes systemer er oppdatert for elektronisk samhandling, for å lykkes med økt meldingsutveksling og videre utbredelse. Meldingsovervåking 18 KS. Rapport Elektronisk meldingsutveksling i kommunene. Kostnader og gevinster. 19

20 Det er en krevende jobb å overvåke meldinger, og større problem når det skal gå flere typer meldinger og bli større volum med meldingsutveksling, hele døgnet og i helgene. Organisering og rutiner for overvåking av meldingsflyten varierer mellom kommunene. De små kommunene kommer også her litt dårligere ut, og vil ha enda større utfordringer på overvåking av trafikk. Utilfredsstillende informasjonssikkerhet Informasjonssikkerhet er en av forutsetningene som skal ligge til grunn ved utveksling av helse- og personopplysninger. Det kan bli en utfordring å få kommunene til å sørge for at dette perspektivet er ivaretatt til enhver tid. Intet kommunesamarbeid, og står "alene" i arbeidet med meldingsutveksling IKT-samarbeid er en måte å løse noen av utfordringene som kan oppstå ved implementering og forvaltning av elektronisk meldingsutveksling. Ikke alle kommuner er i et slikt samarbeid, og kan påvirke implementering av meldinger. Dette er spesielt gjeldende for mindre kommuner med begrensede ressurser. Andre viktige utfordringer NHN ser, i arbeidet med meldingsutbredelse i KomUt Mange små kommuner Mindre kommuner er sårbare i forhold til kompetanse og ressurser til å kunne etablere og opprettholde elektroniske samhandlingsløsninger. Nasjonal bestillerinstans - samordnet utbredelse Erfaringene fra Meldingsløftet har avdekket at elektronisk meldingsutveksling er et komplekst område, med til dels umoden teknologi og organisatoriske utfordringer, hvor samtidighet hos ulike aktører er et viktig suksesskriterium. Det er i dag ikke tilstrekkelig koordinering.leverandørene til de ulike EPJ-systemene oppdaterer ikke funksjonalitet til nye krav på samme tidspunkt. Dette medfører en risiko for at det oppstår feil i meldingsutvekslingen. Investeringer Det må påregnes en del investeringer ved oppstart og bruk av elektronisk meldinger, og det vil bli en utfordring å få alle kommuner til å få dette inn i budsjettene sine de nærmeste årene. Dette blir spesielt en utfordring for de kommuner som nå går i minus i forbindelse med samhandlingsreformen. Bruk av journal Meldingsutveksling forutsetter bruk av elektronisk pasientjournal. I underkant av 50 kommuner melder at de enten ikke bruker journalen, eller bruker den i liten grad. Disse kommunene har en omfattende jobb å gjøre før de kan gå i gang med pleie- og omsorgsmeldinger, i samhandling med leger og HF-er. Andre kommuner melder at de er i gang med anskaffelses- og implementeringsprosesser for nytt journalsystem. Dette forsinker igangsetting av meldingsutvekslingen betydelig. 20

21 7. Konklusjon De innrapporterte data gir de regionale koordinatorene et godt utgangspunkt for å planlegge sitt arbeid ovenfor kommuner i sitt område. Tiltak kan målrettes ut fra status i den enkelte kommune. Det er mange som bruker elektronisk journalsystem både innenfor pleie- og omsorgstjenesten og helsestasjon. Dette er et godt utgangspunkt for å gå i gang med meldingsutveksling, men utfordringene er mange, og spesielt små kommuner melder om manglende kompetanse og ressurser til gjennomføring. Kommuner som ikke har tatt i bruk elektronisk pasientjournal har en lang vei å gå før de kan starte med meldingsutveksling. Mange kommuner er tilknyttet helsenettet, men fortsatt er det mange av dem som enten ikke bruker tilknytningen til noe, eller som har tilknytning til kun et legekontor eller legevakt; dvs. at hverken pleie- og omsorgstjenesten eller helsestasjonstjenesten i disse kommunene er i gang med meldingsutveksling. Ca, 25 % av alle kommuner har tatt i bruk pleie- og omsorgsmeldinger. De fleste store bykommuner er i gang. Et betydelig antall fastleger bruker elektroniske meldinger for kommunikasjon med pleie- og omsorgstjenesten, og de som har tatt dem i bruk er svært godt fornøyd med meldingene. Enkelte meldinger brukes hyppigere enn andre. Dette er naturlig ut fra meldingenes karakter og anvendelsesområde. Kun et fåtall av kommuner er i gang med meldingsutveksling mellom pleie- og omsorgstjenesten og HF med bruk av pleie- og omsorgsmeldinger. Det å ta disse meldingene i bruk er krevende for både HF og den enkelte kommune. I tillegg til teknisk tilrettelegging må det gjennomføres opplæring av et betydelig antall ansatte i alle avdelinger, og rutiner for å håndtere meldingene må på plass. Det enkelte HF-et må også tilrettelegge for både elektroniske meldinger og papirrutiner, da det i en lang periode vil være kommuner i opptaksområdet som ikke er i gang med elektronisk meldingsutveksling. Flere helsestasjoner enn pleie- og omsorgstjenester er i gang med meldingsutveksling; de fleste av dem sender SYSVAK- og HELFO-meldinger. Meldingsutvekslingen med HF-er sammenlignbar med pleie- og omsorgstjenesten. Utfordringene knyttet til meldingsutveksling dekker et vidt spekter. Utfordringene de beskriver er sammenfallende med utfordringsbildet som er beskrevet i andre utbredelsesprosjekt, blant annet i Nasjonalt meldingsløft. 19 Store kommuner får blant annet krevende oppgaver knyttet til forvaltning av meldinger, mens små kommuner opplever det som kritisk at de mangler kompetanse og ressurser. 19 Helsedirektoratet. Sluttrapport Nasjonalt meldingsløft. 21

22 8. Vedlegg Vedlegg 1: Pleie- og omsorgsmeldinger 22

23 Vedlegg 2: Samspillkommuner 23

24 24

25 Vedlegg 3 Kommuner i Prosjekt Meldingsløftet i kommunene (Nasjonalt meldingsløft) Hovedsamarbeidskommune Samarbeidskommune Arendal Bergen Gjøvik Froland, Gjerstad, Grimstad, Risør, Tvedestrand Vegårshei, Åmli Fjell, Kvam, Lindås, Os Lillehammer, Valdreskommunene (Vang, Valdres, Nord-Audal, Øystre Slidre, Sør-Audal, Etnedal) Østre Toten Lenvik Lyngdal Oslo Sandefjord Stavanger Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal, Lindesnes Skedsmo, Nøtterøy Horten, Holmestrand, Larvik, Tønsberg Eigersund, Hå, Randaberg, Rennesøy, Time Tromsø Trondheim Verdal Hitra, Molde, Meldal Levanger, Namsos, Stjørdal 25