INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2015

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2015 Saksliste: 1. Åpning 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av møteleder og dirigent 4. Valg av to personer til å underskrive protokoll 5. Årsmelding for Regnskap 7. Medlemskontingent og leiesatser 8. Økonomiske godtgjørelser i foreningen 9. Valg etter vedtekter Innkomne forslag må være styret i hende minimum syv dager før årsmøte. NB! ÅRSMELDING OG REGNSKAP M.M. UTSENDES I UKE 16. Vel møtt Styret.

2 Inndyr Båtforening (IBF) vedtekter vedtatt på årsmøtet Vedtekter for Inndyr båtforening (IBF) 1 (IBF) skal ivareta interessen og behovene fra båteiere som er medlem av foreningen. Foreningen er åpen for medlemskap for alle interesserte. 2 Foreningen skal aktivt arbeide for utbedring av havneforholdene, vedlikeholde etablerte flytebrygger, samt etablere nye brygger etter behov i den grad dette er mulig. 3 Foreningens øverste organ er Årsmøtet. Årsmøtet avholdes årlig innen utgangen av april mnd. Styret eller minimum 1/3 av medlemmene kan forlange ekstraordinært årsmøte. 4 Innkalling til årsmøtet skal skje skriftlig til medlemmene, eller gjennom massemedia og oppslag på en slik måte at medlemmene blir tilstrekkelig orientert om årsmøteinnkallingen. Innkallingen skal være kunngjort medlemmene 14 dager før årsmøtet. 5 Årsmøtet vedtar vedtekter, velger styret og revisor, behandler regnskap, budsjett, fastsetter medlemskontingent, årsleie for båtplass, leietakst ved korttidsleie, styregodtgjørelse og andre saker som ligger utenfor styrets ansvar, herunder standardkontrakter for leie av båtplasser. Forandring av vedtektene krever 2/3 flertall av de frammøtte. Øvrige saker avgjøres ved simpelt flertall. 6 Oppløsing av foreningen kan bare bestemmes av årsmøtet. Vedtak av slik art krever 2/3 flertall av de frammøtte. Foreningen ansees oppløst dersom årsmøtet ikke er avholdt innen 1 år etter fastsatt årsmøtefrist. Side 1 av 4

3 Inndyr Båtforening (IBF) vedtekter vedtatt på årsmøtet Styret skal bestå av 5 medlemmer: Leder, nestleder, kasserer, havnesjef og ett styremedlem. I tillegg velges: 2 varamenn. Ett av styrets medlemmer fungerer som sekretær i valgperioden. 8 Funksjonstiden for styret er 2 år. Ved valg skal det søkes kontinuitet i styret ved at hele styret ikke er på valg samtidig. 9 Gjenvalg i styret kan nektes for like langt tidsrom som tjenestetiden. 10 Styret skal forestå den daglige drift av foreningen innenfor de rammer som fastsettes av årsmøtet og eventuelle offentlige regulerende bestemmelser. Styret utarbeider også forslag til vedtak for årsmøtet på: Årlig medlemskontingent, timesats for ubegrunnet fravær ved dugnadsarbeid, årsleie fast båtplass (indeksregulert), leiepris for kortidsleie av båtplass (indeksregulert), innskudd båtplasser (indeksregulert) og andre relevante saker som kreves eller ønskes vedtatt av årsmøtet. 11 Regler for tildeling av ledige båtplasser Medlemskategorier: A: fast bosatt i Inndyrsområdet (Skaugvollkrysset Sund) B: personer med fritidseiendom/hytter i samme området C: øvrige interessenter Ved tildeling av båtplasser skal under ellers like vilkår, definert som 6 mnd. ansiennitetssforskjell ut fra ventelister, gruppe A prioriteres foran gruppe B som igjen prioriteres foran gruppe C. Tildelt båtplass kan ikke tas i bruk før leiekontrakt er opprettet og innskudd er betalt. Side 2 av 4

4 Inndyr Båtforening (IBF) vedtekter vedtatt på årsmøtet Regler for korttidsutleie/framleie av ledige båtplasser: Styret skal godkjenne og administrere all korttidsleie/framleie av medlemmers tildelte båtplasser dersom framleien skal vare over 2 mnd. For å kunne komme i betraktning som leier av korttidsplass/framleie, kreves medlemskap i båtforeningen. Leier plikter å rette seg etter de reglene som gjelder for bruk av foreningens båtplasser og som framgår av leiekontrakten for korttidsleie. Den leide plassen kan ikke tas i bruk før medlemskap er opprettet, kontrakten undertegnet og leie for avtalt leieperiode er betalt. Leien deles 50/50 mellom IBF og medlemmet som leier ut. Leien skal innbetales IBF v/kasserer som sørger for at medlemmet får sin andel. 13 Styret skal ved tildeling av ledige båtplasser følge kriteriene som framgår av pkt. 11 og 12. Dersom medlemmer med tildelt båtplass gjennom bytte av båt, får endret behov for mindre eller større plass, er det styrets rett og plikt å foreta plassrokkeringer til beste for alle medlemmene. Det skal foretas en økonomisk avregning i etterkant av rokkeringen. Derom et medlem med tildelt plass ikke selv benytter seg av plassen i løpet av 2 år, har styret rett til å tildele denne plassen til andre medlemmer. Innskudd tilbakebetales etter gjeldende satser. Ingen medlemmer med fast tildelt plass har krav på å disponere mer enn en av foreningens båtplasser. Ved ytterligere behov kan det søkes om korttidsleie i konkurranse med øvrige interessenter. Arv skal komme i betraktning hvis det ikke kommer i konflikt med øvrige paragrafer. 14 Båtforeningen fraskriver seg ethvert ansvar for tyveri av eller fra båter som ligger fortøyd ved bryggene. Heller ikke har båtforeningen ansvar for eventuelle materielle skader/ personskader forvoldt i forbindelse med disse. Båteierne plikter selv å tegne forsikringer som dekker disse forhold inkludert skader på andres båter. Side 3 av 4

5 Inndyr Båtforening (IBF) vedtekter vedtatt på årsmøtet Som medlemmer regnes de som betaler medlemskontingent innen forfall. Det kan tegnes familiemedlemskap i Inndyr båtforening. 16 For medlemmer som blir tildelt båtplass eller opplagsplass gjelder at vedkommende har bruksrett over denne innenfor fastsatte kontraktbestemmelser. 17 Ekskludering av medlemmer / inndragelse av båtplass Hvis medlem bryter vedtektene og eller ikke forholder seg inngåtte båtplass/leieavtaler kan medlem etter 2 skriftlige påminnelser miste sin rett til båtplass og bli ekskludert fra foreningen. Vedtak om slik reaksjon fra foreningens side krever 3/5 flertall av styremedlemmene. 18 Lønn / godtgjørelse I forbindelse med den generelle drift av foreningen kan lønn eller annen godtgjørelse gis til tillitsvalgte eller andre etter styrets bestemmelser. Godtgjørelsen kan også gis som fri kontingent og/eller årsavgift. 19 Dugnadsarbeid Alle medlemmer er ved behov forpliktet til å delta i foreningens dugnader tilknyttet bygging, vedlikehold og drift av bryggeanlegg og bygninger. Arbeidet fordeles på en rettferdig måte mellom medlemmene. Alle medlemmer forplikter seg til å delta med inntil 10 timer dugnad pr. år. Ved tungtveiende grunner kan det søkes om fritagelse fra dugnad. Ved ubegrunnet fravær må det betales en timesats fastsatt av årsmøtet. Bryggeformennene organiserer nødvendig dugnad. Side 4 av 4

6 G IL D E SK Å L K O M M U N E Plan og utvikling Inndyr båtforening v/ludvig Magne Pedersen Deres ref. Vår ref. Arkivkode Saksbehandler Dato 13/7-9 P12 Renée Normann SVAR - INNDYR BÅTFORENING - MUDRINGSPLANER I INNDYRVÅGEN Gildeskål kommune v/plan og utvikling beklager at det har tatt lang tid å gi en tilbakemelding på ovennevnte sak. Det vises til deres skriv den 20. januar og møte den I møte ble det opplyst at reguleringsplanen som i dag foreligger (Inndyr havn) må revideres og tas opp til ny behandling. Arealplanlegger skulle vurdere endringer i henhold til IBF s ønsker om å oppfylle i indre del av vågen. Oppfylling av forslåtte areal er vurdert med utgangspunkt i gjeldende reguleringsplan for Inndyr havn og Øya, og det er ikke i samsvar med planen. Reguleringsplanen må derfor endres og formålet Havneområde skal for dette område endres til Småbåtanlegg i sjø og vassdrag. Andre spesifikke ønsker kan også tas med ved revidering av planen. Reguleringsplanen Inndyr havn og øya kan ikke revideres som del av kommuneplanen. Reguleringsplaner har jf. Plan- og bygningsloven en egen prosess og de kan ikke revideres/slettes før oppstartsmelding med tilhørende nabovarsler og medvirkning er gjennomført som del av revideringsprosessen. I tilfelle kommunen ønsker å revidere reguleringsplaner samtidig med kommuneplanen skal dette avklares på forhånd og det blir ikke aktuelt. Det er for året 2015 ikke avsatt penger for revidering av reguleringsplaner. Om kommunen skal ta stilling til dette skal saken tas opp i planutvalget, kommunestyret. Deretter skal formannskapet ta stilling til om det bevilges penger for revidering av reguleringsplanen i 2015/2016. Inntil sommeren har avdeling Plan og Utvikling ikke kapasitet til behandling av andre plansaker enn kommuneplanen. Det foreslås to alternativer. Enten så kommer Inndyr båtforening med en reguleringsplanendring som forslag, evt et oppstartsmøte vil da bli i løpet av august i år for så å behandle plan i høstperioden. Andre alternativet er at Inndyr båtforening venter på kommunen til å fremme forslag for reguleringsendring. Siste alternativet vil ta mer tid og det er inntil videre ukjent om- eller nårforslaget skal fremmes til planutvalget. Postadresse: E-postadresse Telefon Saksbehandlers telefonnummer Bankkonto Gildeskål kommune postmottak@gildeskal.kommune.no Postboks 54 Telefaks Saksbehandlers E-postadresse Foretaksregisteret 8138 Inndyr norren@gildeskal.kommune.no

7 Hvilket alternativ en man velger så vil de ikke bli behandlet eller gjort noe før etter ferien, da plan og utvikling jobber fulltid med ny kommuneplan. Undertegnede foreslår at det jobbes med å få på plass en reguleringsendring. Dette arbeidet kan startes i løpet av september, men at oppstartsmøtet kan være i siste del av august. Så fremst det ikke foreligger noen form for innsigelser fra offentlige myndigheter, gjør plan ferdig i løpet av høst/vinter 2015 Man går i gang med de fysiske arbeidene i løpet av vår Ang. økonomisk støtte har ikke Gildeskål kommune avsatt midler til slike tiltak, men det kan søkes særskilt. Med hilsen Rune Reisænen Virksomhetsleder plan og utvikling Postadresse: E-postadresse Telefon Saksbehandlers telefonnummer Bankkonto Gildeskål kommune postmottak@gildeskal.kommune.no Postboks 54 Telefaks Saksbehandlers E-postadresse Foretaksregisteret 8138 Inndyr norren@gildeskal.kommune.no

8 Årsmelding

9 Leder: Kasserer: Sekretær: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Ludvig Magne Pedersen Gisle Kofoed Bjørn Ågnes Jan Marvold Jan Konrad Olsen Olav Pedersen John Isaksen Det har i løpet av 2014 vært avholdt 5 styremøter, hvor det har vært behandlet 30 saker. Videre har det vært avholdt vanlig årsmøte den 27. april Det ble på årsmøtet i 2014 vedtatt at det skulle utarbeides nye endrede vedtekter for Inndyr Båtforening (IBF), samt endringer i båtplasskontrakter. Videre skulle det utarbeides nye leiekontrakter for fast båtplass og leiekontrakt for kortidsutleie. Styrets arbeid med nye vedtekter er ferdig, og disse er utsendt sammen med denne årsmeldingen. Styret har arbeidet mye med å korrigere medlemslister, bryggelister og ventelister, og dette arbeidet ventes ferdigstilt med det første. Det har vært videreført fra 2013 at IBF skulle ha egne arbeidsgrupper som hadde et selvstendig ansvar for aktiviteten innad i foreningen. IBF har ved utgangen av 2014: 99 Medlemmer herav er det 7 nye innmeldinger i Det er 3 medlemmer som har meldt seg ut. Videre så er det 15 medlemmer som ikke har betalt kontingent for 2014, herav er det 6 av disse som heller ikke har betalt kontingent for Det vil i løpet av våren bli avklart om hvor mange av de 15 som fortsatt ønsker å være medlem. 70 Båtplasser 0 Nye båtplasser 2

10 Tormodbrygga: 2 utelys er montert. Videre så er det i 2014 skiftet ut gamle og montert nye strømskap. Inntakskabel m.m. er endret og lagt i kanal. Det gjenstår noe arbeid med dette. IBF har i sommerhalvåret holdt Tormodbrygga åpen for gjester som kommer til Inndyr sjøvegen. Det har vært gjort et godt dugnadsarbeid av de som har vært vakter. Leieinntektene fra Tormodbrygga har økt noe fra Styret takker utleieansvarlig for arbeidet som gjøres i forbindelse med utleien. Varmepumpeanlegget antas å bli ferdigstilt i løpet av våren. Leieinntektene fra Tormodbrygga var i 2014 på kr Kaileien på gjestebrygga var på kr Salg av strøm på bryggene var på kr Bryggearbeider i 2014: Det har vært utfør reparasjon /utskifting av utriggere på brygge 1. Videre er det oppsatt dør på brygge 3 og 4, og det er montert hengelås på dørene. Tormodbrygga: Det monteres skilt (eventuelt med lys) på sørveggen. Videre monteres det lys over inngangsdøren, og det videreføres en platting m/gelender fra inngangsdøra til nordenden av brygga. Vedlikehold ellers på brygga utføres etter behov(maling m. m utvendig). Brygge 1 Båtplassene merkes, og hovedforankringene av hele brygga må sjekkes (i samråd med Heen). Gjesteplassene merkes med skilting. 3

11 Brygge 2: Det lages port med låsing ned mot bryggen. Videre så skiftes det ut pongtong og gjøres reparasjonsarbeid ved enden av bryggen. Fortøyningene etterses. Brygge 3: Det skiftes ut pongtong ved enden av bryggen. Fortøyningene etterses. Brygge 4: Båtplassene merkes. Det skiftes ut endejern, og fortøyningene etterses. Til samtlige brygger er det hentet inn priser på nye strømstolper med måler. På stolpene blir det også vanntilkopling. Vannledninger skal legges ut til alle bryggene. Stolpene bestilles i løpet av våren. Det må også det monteres redningsstiger på bryggene i løpet av Etter kontakt med Gildeskål kommune(plan- og utvikling) har IBF blitt orientert om kommunens videre arbeid med planende for havneområdet. Det vises til vedlagte brev av fra virksomhetsleder for plan og utvikling Rune Reisænen. Ut fra det som er nevnt i brevet er det foreslått to alternativer for mudringsprosjektet. Det mest hensiktsmessige av disse alternativene er det som forslås at IBF fremlegger forslag til reguleringsplanendring. Resultatregnskapet for 2014 viser et årsunderskudd på kr 1736,43. De største avvikene sammenlignet med 2013 er: -Økte inntekter fra medlemskontingent, båtplassleie og utleie av Tormodbrygga. -Redusert tilskudd fra Inndyr Vell. -Redusert forsikringspremie (feilt periodisert i 2013). -Økte kostnader til vedlikehold av kaier. -Økt festeavgift/kommunale avgifter. -Honorar til styre, bryggeformenn og utleieansvarlig Tormodbrygga. 4

12 Balansen pr er gjort opp med en egenkapital på kr ,71. De bokførte verdiene i balansen er trolig vesentlig lavere enn de virkelige. På den ene siden er nok den virkelige verdien av Tormodbrygga og kaiene (eiendeler) mye høyere enn kr ,02. På den annen side er båtplassinnskuddene (gjeld) også satt for lavt. Riktig nivå på båtplassinnskuddet indeksregulert til dagens verdi er trolig rundt en million kroner. Innskudd Indeksregulert Pr. mai 1991 til mars 2015 Indeksfaktor (fra mai 1991) 1,0000 1,6028 2,5 meters båtplass ,0 meters båtplass ,5 meters båtplass ,0 meters båtplass Styret vedtok på sitt møte følgende beregning av leiepris: Månedsleien skal være 4 ganger årlig leie/12. Kontraktene for korttidsleie justeres i henhold til styrets vedtak. 5

13 Ett av styremedlemmene oppnevnes til Havnesjef i IBF Havnesjefens oppgave blir å koordinere dugnadsarbeidet i samråd med bryggeformennene og sende ut melding til medlemmer som skal delta på dugnad. Havnesjefen tilrettelegger for sommeråpent på Tormodbrygga i samråd med styret. Det settes opp vaktlister for perioden Havnesjefen foretar inspeksjon av alle båtplasser og ser at båter er fortøyd m. m i henhold til leiekontrakten pkt. 7. Melding om mangler eller feil sendes til leier. Havnesjefen har sammen med bryggeformennene oppsynet med bryggene og har ansvaret for tilbakemelding til styret Havnesjefen tilstås lønn/godtgjørelse for arbeidet Havnesjefen sørger for tilsyn med gjesteplassene ved brygge 1 For å unngå fare eller skade på havneanlegg, andre båter eller personer, plikter båteier å sørge for: - Å varsle styret/havnesjef ved endring av båtstørrelse. - Å føre regelmessig tilsyn med sin båt. - Å holde sin båt behørig fortøyd og fendret. - At utslipp fra lensing, motor, varmeanlegg og lignende er hensiktsmessig plassert. - At løst eller fastmontert utstyr ikke stikker sjenerende langt utenfor båten. - At oppbevaring av ildsfarlige stoffer ombord skjer i samsvar med gjeldende forskrifter. - Å varsle bryggeformann eller havnesjef om forhold som bør endres. - Det er strengt forbudt å kaste fiskeslo i havna eller havneområdet Styret i IBF 6

14 Inndyr Båtforening RESULTATREGNSKAP INNTEKTER Medlemskontingent , ,00 Båtplassleie , ,00 Kaileie gjestebrygge , ,00 Salg strøm/flytebrygge 2 514, ,00 Leieinntekter Tormodbrygga , ,00 Tilskudd Inndyr Vell 0, ,00 Renteinntekter 5 158, ,06 SUM INNTEKTER , ,06 KOSTNADER Nettleie/strøm , ,95 Forsikringspremie , ,00 Vedlikehold kaiene ,50 208,90 Vedlikehold Tormodbrygga 1 946,00 861,00 Nyanskaffelser Tormodbrygga 0, ,00 Festavg./komm.avg , ,00 Porto/gebyrer 1 812,00 586,00 Telefon/annonser 0, ,50 Kontorrekv. 0,00 900,00 Bevertning 110,85 0,00 Honorar til styre, bryggeformenn og utleieansvarlig T.brygga ,00 0,00 Renter lån G.S. 0,00 73,25 Indeksregulering av båtplassinnskudd 0,00 0,00 SUM UTGIFTER , ,60 RESULTAT , ,46 Inndyr, den Gisle Kofoed

15 Inndyr Båtforening BALANSE 2014 EIENDELER GJELD OG EGENKAPITAL Innskudd G.S ,16 Innskudd båtplasser ,00 Sparekonto G.S ,36 Påløpte kostnader 26425,83 Kortsiktige fordringer 13128,00 Bygget 1,00 Restaurering ,88 Restaurering ,86 Restaurering ,95 Restaurering ,43 Restaurering ,20 Restaurering ,78 Restaurering ,82 Restaurering ,60 Restaurering ,00 Restaurering ,00 Restaurering ,50 Restaurering ,00 Sum kostnad ,02 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Tilskudd ,00 Sum tilskudd ,00 Sum Tormodbrygga ,02 Kai 1 1 Kai 2 1 Kai 3 1 Kai 4 1 Egenkapital 65751,71 Sum , ,54 Inndyr, den Gisle Kofoed

16

17 På årsmøtet i 2013 ble det vedtatt at satsene for medlemskontingent og båtplassleie skulle indeksreguleres med SSB's konsumprisindeks framover. Dette vil gi følgende satser for 2015: KPI prisjusteringsfaktor (april mars 2014) --> 1,0000 1,0161 Medlemskontingent Båtplassleie - 1,25 meter Båtplassleie - 2,5 meter Båtplassleie - 3,0 meter Båtplassleie - 3,5 meter Båtplassleie - 4,0 meter

18 Styret i Inndyr Båtforening foreslår følgende honorarer for 2015: 2014 Antall Sats Kostnad 2015 Antall Sats Kostnad Styreformann Kasserer Havnesjef "Menige" styremedlemmer Bryggeformenn Utleieansvarlig Tormodbrygga Kostnad