INNKALLING ÅRSMØTE 2013 INNDYR BÅTFORENING

Transkript

1 INNKALLING ÅRSMØTE 2013 INNDYR BÅTFORENING På Tormodbrygga. Søndag den klokken 1800 Saksliste: 1) Åpning 2) Godkjenning av innkalling og saksliste 3) Valg av møteleder og referent 4) Valg av to personer til å underskrive protokoll 5) Årsmelding for ) Nye båtplasser / orientering om mudring 7) Regnskap 8) Endring av vedtekter 9) Kontrakter båtplasser 10) Medlemskontingent og leiesatser 11) Økonomiske godtgjørelser i foreningen 12) Valg etter vedtekter Vel Møtt

2 Årsmelding 2013 Inndyr Båtforening

3 Inndyr Båtforening. Årsmelding 2013 Styret har i 2013 bestått av følgende personer: Thrond Gjelseth Ingelise Sandø Olav Pedersen Jan Marvold Bjørn Ågnes John Isaksen Walter Didriksen Leder: Ingen påtok seg dette vervet. Styrearbeid og årsmøter: Det har i løpet av 2013 vært avholdt 4 styremøter, hvor det har blitt behandlet 37 saker. Videre har det har vært avholdt årsmøte, samt et ekstraordinært årsmøte. Årsmøtet ble noe «spesielt», da det ikke var noen som ville påta seg ledervervet i foreningen. Ekstraordinært årsmøte ble avholdt én måned etter det ordinære med kun én sak: valg av leder. Heller ikke der var det noen som ønsket å påta seg dette vervet. Det ble da enighet om at styret skulle utvides med ett medlem og at styret skulle virke for ett år med Thrond Gjelseth som koordinator for styret. Videre ble det enighet om at vi skulle ha egne arbeidsgrupper som hadde et selvstendig ansvar for aktiviteten innad i foreningen. Gisle Kofoed kom inn i styrearbeidet på senvinteren 2014, da Ingelise ikke ønsket å være med videre i foreningen. Gisle har fungert som kasserer i sammen med Ingelise og står på valg til kasserervervet. Arbeidsgrupper: I 2013 har følgende arbeidsgrupper vært aktive: Tormodbrygga, vedlikehold, aktiviteter, utleie: Olav Pedersen, Svenn O. Andersen, John Isaksen og Ann-Hilde Antonsen Åpning og lukking/leieoppsyn gjestebrygge: Olav Pedersen, Svenn O. Andersen, Bjørn Ågnes og Helge Pettersen Bryggene: 1. Paul Ivar Larsen og Alf Arne Olsen 2. Steinar Lukkasen og Helge Pettersen 3. Jan Konrad Olsen 4. Jan Konrad Olsen Mudringsgruppe: Leder Jan Marvold og medlemmene Walter Didriksen og John Isaksen Fordelingen med arbeidene i grupper har fungert godt. Det har vært bra aktivitet i alle gruppene og det som har vært nødvendig, har blitt utført /gjennomført. 2

4 Inndyr Båtforening. Årsmelding 2013 Tormodbrygga: - Tormodbrygga ble gjennomgått. Nødvendig vedlikehold utført. Åpning av bryggedekket ved Tormodbrygga for å hindre snøras på altandekket er utført. Varmepumpen er fortsatt ikke montert, og dette bør prioriteres slik at brygga kan bli litt mere attraktiv for utleie i kjølige perioder. Utelys er innkjøpt for tre vegger på brygga. Frostproblemer på brygga der et blandebatteri måtte byttes og kaffetrakterne repareres. Aktivitetsnivået anses å være brukbart, og dette generer en del inntekter: Leieinntektene på Tormodbrygga var i 2013 på kr Kaileien på gjestebrygga var på kr Salg av strøm på bryggene var på kr Bryggerapport 2013: - Bryggene er gjennomgått og alt nødvendig vedlikehold skal være utført. - Ettersyn fortøyninger brygge 1, 3 og 4 vår 2013 v/ian Clough. - Noen fortøyninger strukket opp og justertm - Vannslanger innkjøpt til alle brygger. - Venter ferdigstillelse av varmepumpe. Planer for brygge 1: - Reparasjon av fortøyninger i henhold til rapport. Dykker er nødvendig. - 4 stk 8m utriggere skal byttes, nye er bestilt hos VIKØrsta. Utriggere som er skadet skal repareres. - Nytt strømskap skal bestilles og monteres. - Merking av bryggeplasser. Planer for brygge 2: - Lage port i nedgang til bryggen. - Etterse fortøyninger. Planer for brygge 3: - Etterse fortøyninger. Én kjetting bør skiftes. - Oppsetting av dør. - Skifte ut en pongtong. Planer for brygge 4: - Opprydding i gammelt tauverk. - Endevange/endejern byttes ut med ny. 3

5 Inndyr Båtforening. Årsmelding 2013 Øvrige planer for 2014: - Utlegging av vannslanger til bryggene. - Montering av utelys Tormodbrygga. - Ferdigstillelse av montering varmepumpe. - Innføre låsing ned til brygge 2, 3 og 4. - Bygging av flåte for å gjøre vedlikeholdet av fortøyninger lettere. Mudring: - Mudringsgruppen har arbeidet aktivt igjennom året og legger i årsmøtet i dag frem en rapport som beskriver aktiviteten og mulighetene fremover. Rapporten av ligger vedlagt innkallingen. Regnskapet for 2013: Resultatregnskapet for 2013 er gjort opp med et årsoverskudd på kr ,46 mot kr ,21 for De største avvikene sammenlignet med 2012 er: -Redusert tilskudd Inndyr Vel/Gjensidige. -Noe økte strømkostnader. -Noe økt forsikringspremie. -Økt utgift til nyanskaffelser Tormodbrygga. Balansen pr er gjort opp med en egenkapital på kr ,14. Balansen har følgende hovedposter: -Innskudd i Gildeskål Sparebank utgjør tilsammen kr ,80. -Tormodbrygga er bokført med en verdi på kr ,02. -Kai 1, 2, 3 og 4 er bokført med en verdi på tilsammen kr 4,00. -Innskudd båtplasser er bokført som en forpliktelse med kr ,00. Vedtekter / leiesatser m.m.: Styret har i løpet av året utarbeidet forslag til nye vedtekter og leiekontrakter. Også nye leiesatser for båtplassene er gjennomgått og forslag til justering av medlemskontingenten er også oppe som sak på årsmøtet. Dette er nødvendige justeringer hvis det skal være muligheter for å få gjennomført mudringsprosjektet for å få realisert utbygging av nye båtplasser i foreningen. 4

6 Inndyr Båtforening Orientering til medlemmene Status i foreningens arbeide for etablering av flere bryggeplasser for medlemmene: Gruppen som ble oppnevnt våren 2013 (kalt mudringsgruppen) består av John Isaksen, Walter Didriksen og Jan Marvold. Mudringsgruppen har gjennom interne møter i gruppen utarbeidet et skisseforslag for hvordan man gjennom mudring av fjæra og plassering av mudringsmassene inn mot dagens veg til øya, åpner muligheten for etablering av i alt 55 nye bryggeplasser samtidig som ca m2 nytt oppfylt areal gjøres tilgjengelig for etablering av ulike aktiviteter, herunder medlemmenes parkeringsbehov. Det er også avholdt 3 møter med Gildeskål kommune s administrative og politiske ledelse for presentasjon av våre planer og eventuelt samarbeid med kommunen for gjennomføringen. Kommunens respons på planene har vært meget positiv og ikke minst ordføreren oppfattet raskt den klare vinn vinn situasjonen som prosjektet innebar. Det har i tillegg vært avholdt møte med Sjøfossen da våre planer til en viss grad berører deres eiendom. Videre arbeide: Framforhandle en skriftlig avtale med Gildeskål kommune om partenes ansvar og kostnadsdeling vedr. masseflytting. Kvalitetssikring av masseberegninger, prøvetaking av mudringsmassene, kostnadsberegninger, anbud/tilbudsinnhenting etc. Foreløpige beregninger viser at vi må påregne at mudring / oppfylling vil koste 1,0-1,3 mill. kroner. Sluttkostnaden vil være avhengig av dugnadsinnsats, avtale med kommunen vedr. overskuddsmassene og entreprenørenes interesse for prosjektet. Inndyr Mudringsgruppen

7

8

9

10 Inndyr Båtforening (IBF) - forslag til nye vedtekter Vedtekter for Inndyr båtforening (IBF) 1 (IBF) skal ivareta interessen og behovene fra båteiere som er medlem av foreningen. Foreningen er åpen for medlemskap for alle interesserte. 2 Foreningen skal aktivt arbeide for utbedring av havneforholdene, vedlikeholde etablerte flytebrygger, samt etablere nye brygger etter behov i den grad dette er mulig. 3 Foreningens øverste organ er Årsmøtet. Årsmøtet avholdes årlig innen utgangen av april mnd. Styret eller minimum 1/3 av medlemmene kan forlange ekstraordinært årsmøte. 4 Innkalling til årsmøtet skal skje skriftlig til medlemmene, eller gjennom massemedia og oppslag på en slik måte at medlemmene blir tilstrekkelig orientert om årsmøteinnkallingen. Innkallingen skal være kunngjort medlemmene 14 dager før årsmøtet. 5 Årsmøtet vedtar vedtekter, velger styret og revisor, behandler regnskap, budsjett, fastsetter medlemskontingent, årsleie for båtplass, leietakst ved korttidsleie, styregodtgjørelse og andre saker som ligger utenfor styrets ansvar, herunder standardkontrakter for leie av båtplasser. Forandring av vedtektene krever 2/3 flertall av de frammøtte. Øvrige saker avgjøres ved simpelt flertall. 6 Oppløsing av foreningen kan bare bestemmes av årsmøtet. Vedtak av slik art krever 2/3 flertall av de frammøtte. Foreningen ansees oppløst dersom årsmøtet ikke er avholdt innen 1 år etter fastsatt årsmøtefrist. Side 1 av 4

11 Inndyr Båtforening (IBF) - forslag til nye vedtekter 7 Styret skal bestå av 5 medlemmer: Formann, nestformann, kasserer, havnesjef og ett styremedlem. I tillegg velges: 2 varamenn. Ett av styrets medlemmer fungerer som sekretær i valgperioden. 8 Funksjonstiden for styret er 2 år. Ved valg skal det søkes kontinuitet i styret ved at hele styret ikke er på valg samtidig. 9 Gjenvalg i styret kan nektes for like langt tidsrom som tjenestetiden. 10 Styret skal forestå den daglige drift av foreningen innenfor de rammer som fastsettes av årsmøtet og eventuelle offentlige regulerende bestemmelser. Styret utarbeider også forslag til vedtak for årsmøtet på: Årlig medlemskontingent, timesats for ubegrunnet fravær ved dugnadsarbeid, årsleie fast båtplass (indeksregulert), leiepris for kortidsleie av båtplass (indeksregulert), innskudd båtplasser (indeksregulert) og andre relevante saker som kreves eller ønskes vedtatt av årsmøtet. 11 Regler for tildeling av ledige båtplasser Medlemskategorier: A: fast bosatt i Inndyrsområdet (Skaugvollkrysset Sund) B: personer med fritidseiendom/hytter i samme området C: øvrige interessenter Ved tildeling av båtplasser skal under ellers like vilkår, definert som 6 mnd. ansinitetsforskjell ut fra ventelister, gruppe A prioriteres foran gruppe B som igjen prioriteres foran gruppe C. Tildelt båtplass kan ikke tas i bruk før leiekontrakt er opprettet og innskudd er betalt. Side 2 av 4

12 Inndyr Båtforening (IBF) - forslag til nye vedtekter 12 Regler for korttidsutleie/framleie av ledige båtplasser: Styret skal godkjenne og administrere all korttidsleie/framleie av medlemmers tildelte båtplasser dersom framleien skal vare over 2 mnd. For å kunne komme i betraktning som leier av korttidsplass/framleie, kreves medlemskap i båtforeningen. Leier plikter å rette seg etter de reglene som gjelder for bruk av foreningens båtplasser og som framgår av leiekontrakten for korttidsleie. Den leide plassen kan ikke tas i bruk før medlemskap er opprettet, kontrakten undertegnet og leie for avtalt leieperiode er betalt. Leien deles 50/50 mellom IBF og medlemmet som leier ut. Leien skal innbetales IBF v/kasserer som sørger for at medlemmet får sin andel. 13 Styret skal ved tildeling av ledige båtplasser følge kriteriene som framgår av pkt. 11 og 12. Dersom medlemmer med tildelt båtplass gjennom bytte av båt, får endret behov for mindre eller større plass, er det styrets rett og plikt å foreta plassrokkeringer til beste for alle medlemmene. Det skal foretas en økonomisk avregning i etterkant av rokkeringen. Derom et medlem med tildelt plass ikke selv benytter seg av plassen i løpet av 2 år, har styret rett til å tildele denne plassen til andre medlemmer. Innskudd tilbakebetales etter gjeldende satser. Ingen medlemmer med fast tildelt plass har krav på å disponere mer enn en av foreningens båtplasser. Ved ytterligere behov kan det søkes om korttidsleie i konkurranse med øvrige interessenter. 14 Båtforeningen fraskriver seg ethvert ansvar for tyveri av eller fra båter som ligger fortøyd ved bryggene. Heller ikke har båtforeningen ansvar for eventuelle materielle skader/ personskader forvoldt i forbindelse med disse. Båteierne plikter selv å tegne forsikringer som dekker disse forhold inkludert skader på andres båter. 15 Som medlemmer regnes de som betaler medlemskontingent innen forfall. Det kan tegnes familiemedlemskap i Inndyr båtforening. Side 3 av 4

13 Inndyr Båtforening (IBF) - forslag til nye vedtekter 16 For medlemmer som blir tildelt båtplass eller opplagsplass gjelder at vedkommende har bruksrett over denne innenfor fastsatte kontraktbestemmelser. 17 Ekskludering av medlemmer / inndragelse av båtplass Hvis medlem bryter vedtektene og eller ikke forholder seg inngåtte båtplass/leieavtaler kan medlem etter 2 skriftlige påminnelser miste sin rett til båtplass og bli ekskludert fra foreningen. Vedtak om slik reaksjon fra foreningens side krever 3/5 flertall av styremedlemmene. 18 Lønn / godtgjørelse I forbindelse med den generelle drift av foreningen kan lønn eller annen godtgjørelse gis til tillitsvalgte eller andre etter styrets bestemmelser. Godtgjørelsen kan også gis som fri kontingent og/eller årsavgift. 19 Dugnadsarbeide Alle medlemmer er ved behov forpliktet til å delta i foreningens dugnader tilknyttet bygging, vedlikehold og drift av bryggeanlegg og bygninger. Arbeidet fordeles på en rettferdig måte mellom medlemmene. Alle medlemmer forplikter seg til å delta med min. 10 timer dugnad pr.år. Ved tungtveiende grunner kan det søkes om fritagelse fra dugnad. Ved ubegrunnet fravær må det betales en timesats fastsatt av årsmøtet. Side 4 av 4

14 Forslag til leiekontrakt - båtplass Inndyr Havn mellom Inndyr Båtforening og: Navn Adresse Post.nr Båttype Reg.nr Forsikring Tlf mob Tlf E post adr Lengde Bredde Selskap Brygge nr Plass Priser i NOK: Innskudd Årsleie 1.år indeksjusteres årlig Andre forhold: Denne kontrakt er undertegnet i to eksemplarer, ett til hver av partene. Underskrifter: Dato Sted For Inndyr Båtforening Leietaker Side 1 av 3

15 Forslag til leiekontrakt - båtplass Inndyr Havn 1. Tildelt båtplass kan tas i bruk etter at leiekontrakt er opprettet, innskudd og årlig leie er betalt. Leien betales årlig forskuddsvis. Årsleien og innskuddet vil bli indeksregulert etter konsumprisindeksen. Ved inngåelse av leiekontrakt etter betales halv årsleie første år. Ved oppsigelse av kontrakt refunderes ikke deler av det årlige innbetalte leiebeløpet. Ved tilbakebetaling av innskudd ved oppsigelse av plass vil økningen av innskuddet som skyldes indeksreguleringen tilfalle leietaker. 2. Kontrakten løper så lenge ingen av partene sier den opp. Oppsigelsestid er én måned. 3. Utleier kan fremleie plassen til andre i maksimalt 2 måneder. Båtforeningen skal ha beskjed om hvilken båt og eier som benytter utleiers plass i perioden. Utleier kan gi båtforeningen beskjed, hvis ikke plassen skal benyttes i perioder utover 2 måneder og i hvilket tidsrom. Båtforeningen kan da videreutleie plassen i dette tidsrommet. Leieinntektene deles mellom leietaker og båtforeningen, jfr. vedtektene. 4. Dersom et medlem ikke benytter plassen med egen båt i løpet av 2 år, har styret i Inndyr båtforeningen rett til å si opp plassen i følge vedtektene. 5. Styret kan rokkere på plassene, jfr. vedtektene. Leietaker skal ikke under noen omstedighet justere bredden på plassen som han har fått tildelt. En eventuell justering skal styrebehandles. 6. Leietaker benytter båtplassen på egen risiko og er forpliktet til å holde sin båt forsikret mot skade som hans båt måtte forårsake mot annen person eller gjenstand, jfr. vedtektene. 7. Leietaker er ansvarlig for at fartøyet er forsvarlig fortøyd. Når båtplassen ikke benyttes skal det være strukket er tau mellom de to ytterste festene med min 12mm tykkelse. Dette gjøres for å beholde stivheten i bryggekonstruksjonen. Det er ikke tillat å lagre gjenstander på bryggene. Side 2 av 3

16 Forslag til leiekontrakt - båtplass Inndyr Havn 8. Dersom det skal benyttes strøm ombord i perioder ut over 2 dager skal dette avtales med båtforeningen. Strømuttaket skal måles, avregnes og innbetales båtforeningen etter gjeldene satser. 9. Båtforeningen har rett til å si opp utleiers båtplass hvis det oppdages mislighold i forhold vedtektene og denne leiekontrakten, jfr. Vedtektene. Bruk av båtplass som en ikke har rett til å benytte, kan føre til at fartøyet blir fjernet fra fortøyningsplassen for eiers regning. 10. Leietakere: a. oppfordres til å melde fra om uregelmessigheter på bryggene som skader på anlegg, fartøy, mangler etc. b. må etterse fortøyningene sine med jevne mellomrom. c. oppfordres til å rydde snø fra landgang mot egen båt ved behov. d. må påse at objekter ikke stikker ut fra skutesidene og inn på bryggene. e. må følge ordensreglene. Side 3 av 3

17 Inndyr båtforening Regneeksempel: Tilbakebetaling av innskudd for båtplass Innskudd betalt 15. juli 2007 kr Prisvekst ihht SSBs konsumprisindeks fra juli 2007 til januar ,59% Tilbakebetaling av innskudd 15. januar 2014 kr x 1,1459 = kr Innskuddet tilbakebetales prisregulert ihht SSBs konsumprisindeks uavhengig av hva båtforeningen krever i innskudd når båtplassen leies ut på nytt gk