HOVEDAVTALE FOR DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV VEGER OG P-PLASSER KONGSVINGER KOMMUNE PERIODEN

Transkript

1 HOVEDAVTALE FOR DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV VEGER OG P-PLASSER I KONGSVINGER KOMMUNE PERIODEN Kongsvinger kommune - GIVAS Side 1

2 Innhold 1. AVTALEDOKUMENT Avtaleparter Formål Omfang Avtaleperiode Økonomi MYNDIGHET OG ANSVAR Myndighet Ansvar DEFINISJONER TJENESTEBESKRIVELSER Generelt Kravspesifikasjoner Generelt Renhold av vegbane og vegområde Vedlikehold av grusveger Lapping av faste dekker Drift av kantstein Drift av rekkverk Drift av vegoppmerking Drift og vedlikehold av skilt Telerestriksjoner Vedlikehold av bruer Vinterdrift Drift av parkeringsplasser Drift av skole, barnehage og kommunale institusjoner Kommunens serviceerklæring og tjenestegarantier ANSKAFFELSE/BEREDSSKAP ØKONOMI AVTALEBESTEMMELSER Fakturering og betalingsfrister Dokumentasjonskrav og rapportering Avviksbehandling HMS-krav og dokumentasjon Samarbeidsplikt - møter Kongsvinger kommune - GIVAS Side 2

3 7.6 Informasjonsplikt ovenfor kunder og håndtering av eksterne hendelser Kommunens service-erklæring Erstatningskrav fra tredjemann Dokumentasjon av skader på vegobjekter Tvister Endringer Underskrifter AVTALEDOKUMENT 1.1 Avtaleparter Kongsvinger kommune, org. nr er oppdragsgiver og bestiller drift og vedlikehold av de elementene som framgår av denne avtale. Glåmdal Interkommunale vann- og avløpsselskap (GIVAS), org. nr er utførende i henhold til egenregibestemmelsen og gjennomfører de oppgavene som er definert i denne avtalen og bestillinger som følger av avtalen. 1.2 Formål Formålet med avtalen er å regulere og definere rollene til partene i henhold til vedtak og forutsetninger gitt i kommunestyrets sak 46/10 av om endring av selskapsavtalen til Givas. Selskapsavtalen sier bl.a. dette: 3-3 Givas er kommunens fagetat innen veg og kan påta seg alle oppgaver innen drift, vedlikehold og forvaltning som kommunen har anledning ti å delegere i følge lovverket så sant finansieringen er sikret. I kommunestyrevedtaket gis det følgende føring for hva som skal gjelde i Kongsvinger: Når det gjelder paragraf 3-3 legger Kongsvinger kommune til grunn at hvilke oppgaver som Givas skal utføre for den enkelte kommune, skal fastsettes i egne avtaler mellom kommunene og Givas og kan variere mellom eierkommene. Selskapsavtalen ble sist revidert Omfang I saksutredningen til kommunestyrets sak 46/10 legger rådmannen opp til hvilke oppgaver Kongsvinger kommune skal sette bort til Givas. Disse forutsetningene legges til grunn for denne avtalen. Følgende oppgaver omfattes av denne avtalen: Ordinær drift og løpende vedlikehold innenfor egenregisystemet. Større vedlikehold settes i hovedsak ut på anbud. Mindre nyanlegg kan settes bort til Givas etter forhandlinger, mens større nyanlegg alltid skal ut på anbud. Kongsvinger kommune - GIVAS Side 3

4 Kommunen står selv for alle forvaltningsoppgaver innenfor fagområdet veg. Dette er i følge ovennevnte forutsetninger en hovedavtale som omfatter drift og vedlikehold av kommunale veger/gater fortau gang- og sykkelveger offentlige parkeringsplasser I tillegg tar avtalen for seg vedlikehold vei og parkeringsarealer ved kommunale barnehager, skoler og andre kommunal bygg. 1.4 Avtaleperiode Avtalen er gjeldende fra og med 1.januar 2016 til og med 31. desember Økonomi Kommunestyret fastsetter gjennom sitt budsjettvedtak for de enkelte årene i avtaleperioden den økonomiske rammen for denne avtalen. Det skal inngås årlig avtale om omfang og kostnadsramme, denne skal inngås så snart budsjettvedtak foreligger og denne avtalen skal være underskrevet senest 31.januar for avtaleåret. 2. MYNDIGHET OG ANSVAR 2.1 Myndighet Kommunen er myndighet etter vegloven, vegtrafikkloven og skiltforskriftene samt bestemmelser og forskrifter til disse lovene. Utførende må på vanlig måte søke om tillatelse som er gitt av ovennevnte lover og forskrifter når dette er nødvendig for å gjennomføre tiltak på offentlig veg. 2.2 Ansvar Kommunen er, som vegeier, ansvarlig ut fra bestemmelsene i vegloven, dette innebærer at de er ansvarlig for at vegens standard er tilfredsstillende og gjeldende bestemmelser om skilting med mer følges. Givas har ansvaret for å følge opp de retningslinjer som gjelder for drift og vedlikehold av det som omfattes av avtalen. De har likeledes ansvar for skader på vegen som følge av manglende vedlikehold eller gjennom utførelse av vedlikeholdsoppgaver. Hvis skader på tredjemanns eiendom eller kjøretøy oppstår på grunn av dette er Givas ansvarlig. Stenging, vektrestriksjoner eller andre lignede forhold kunngjøres av Givas i henhold til spesifikasjonene i denne avtalen. Kongsvinger kommune - GIVAS Side 4

5 Henvendelser om vegforhold gjennom ordningen Fiks nabolaget skal i utgangspunktet behandles av kommunen som eventuelt bestiller utførelse fra Givas. Når henvendelsen går direkte på utførelsen av driftsoppgaver kan Givas etter avtale selv besvare henvendelsen. 3. DEFINISJONER Vegbane selve kjørebanen og banketter Vegområde inkluderer kjørebanen, fortau, banketter, grøfter, rabatter og sideområder Gang- og sykkelveg separate veger for gang- og sykkeltrafikk inkludert sideområder Tettsteder henvises til kommuneplanens arealdel 4. TJENESTEBESKRIVELSER 4.1 Generelt Avtale omfatter bortsetting av all drift og vedlikehold av kommunes offentlige veger, fortau, gang- og sykkelveger, parkeringsplasser samt vei og parkeringsplasser ved kommunale bygg som barnehage, skole og institusjoner. Vegtyper Hovedveger og gater Boligveger Grendeveger Fortau og g/s-veger Plasser og torg Områdeinndeling Tettsteder Spredt bebyggelse Rodeinndeling Gater og veger i et område. 4.2 Kravspesifikasjoner Generelt Nedenfor følger kommentarer knyttet til utforming av kravspesifikasjoner for noen utvalgte drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Disse er vurdert ut fra de lokale behov og de aktuelle drifts- og vedlikeholdsoppgavene, budsjettramme og vegnettets beskaffenhet/behov. Følgende utvalgte drifts- og vedlikeholdsoppgavene blir kommentert: Renhold av vegbane og vegområde Vedlikehold av grusveger Lapping av faste dekker Vedlikehold av asfaltdekker Drift av kantstein Kongsvinger kommune - GIVAS Side 5

6 Drift av rekkverk Drift av vegoppmerking Drift og vedlikehold av skilt Telerestriksjoner Vedlikehold av bruer Vinterdrift Drift av parkeringsplasser Drift av skole-, barnehageområder og kommunale institusjoner Renhold av vegbane og vegområde Det settes opp frekvensen på tiltak og hvilket kvalitetsnivå som skal leveres. Det vil være lokale behov for å differensiere på krav mht type veg (for eksempel ut fra trafikkmengder), type vegobjekt eller årstid. Dertil kan det være behov for å angi spesielle datoer for når vegnettet skal fremstå som rent (for eksempel i forbindelse med 17. mai, andre spesielle arrangement og lignende) Vedlikehold av grusveger Det settes opp frekvensen på tiltak og hvilken standard som skal leveres. Det vurderes om ulike tiltak eller mengder/ størrelse på tiltak skal angis og beskrives. Det er aktuelt å angi noen tidsfrister og tiltakstider for hhv ferdigstillelse av ulike tiltak eller strekninger eller ved behov for gjentakelse av tiltak. Det vil være behov for spesielle tiltak knyttet til teleløsningsperioden mht oppgrusing, høvling av vegene og vedlikeholdt til en nærmere angitt dato etter teleløsningen. Oppgavene skal være tiltaksstyrt med mengdeoppgjør, det velges en funksjonsbasert kravspesifikasjon og en tilhørende fast pris for vedlikeholdet av grusdekke. Det må også vurderes hvilke arbeidsoppgaver og aktiviteter som skal omfattes av arbeidet, og hvor detaljert dette skal beskrives. Dette vil igjen gi noen føringer for utformingen av priskapitlet/ prisskjemaet. De ulike aktiviteter i forbindelse med vedlikehold av grusveger er: Lapping Høvling Støvbinding/ vanning Avretting av telehiv Tilførsel av grus (oppgrusing) Spesielle hensyn/ tiltak i teleløsningen. Kantklipping av vegetasjon Grøfting Reparasjon av lokale skader inkl skifting av stikkrenner Oppgjør for utført arbeid skal skje ut fra en avtalt enhetspris (for eksempel en tonnpris) og utlagt masse, eller oppgjøret reguleres ut fra løpemeter oppgruset veg Lapping av faste dekker Det vil være differensierte krav avhengig av vegtype og trafikkmengder. Kravene skal angis tiltakstider for når tiltak skal være gjennomført, eller maksimal høydeforskjell på tilstøtende areal. Disse kravene vil være differensiert ut fra ulike arealtyper. Det vil i utgangspunktet være mest fornuftig å prioritere vegbane, gang og sykkelveger samt fortau i forhold til andre typer Kongsvinger kommune - GIVAS Side 6

7 areal. Disse prioriteringene må (som alltid) gjøres ut fra lokale forhold og tilgjengelige budsjettmidler. Det vil også være aktuelt å angi tidspunkter eller datoer for når vegnettet eller deler av det aktuelle vegnettet skal overvåkes eller befares mht kartlegging av lokale dekkeskader Drift av kantstein Utskifting av skadet stein skal skje med bruk av samme type stein. Det angis tiltakstid for reparasjon av skadet kantstein, eller en dato for når skader skal være utbedret. Type skade som skal utbedres må også angis noe nærmere, dette kan for eksempel være: Feste av løs stein Reparasjon Utskifting av hele stein Justering av høyde på eksisterende stein Drift av rekkverk Normalt setter standarden krav til: Høyde Høydeforskjeller innenfor en angitt strekning Maksimal tillatt utbøyning Tiltakstider knyttet til utbedring av skader (brukne stolper, oppstramming, osv) Registrering av påkjørselskader (inkl. tidsfrister, og tidskrav for dokumentasjon av skaden og reparasjon av skaden) Drift av vegoppmerking Normalt gjennomføres vedlikehold av vegoppmerking gjennom bruk av egne kontrakter. Det må beskrives hvem som har ansvaret for bl.a.: Å vurdere behov for formerking i forbindelse med vedlikehold (av både linjer og symboler) Rengjøring i forkant av eventuell formerking og vedlikehold av oppmerking Reparasjoner og vedlikehold av oppmerking Formerking og nymerking etter ferdigstilte dekkearbeider. Utover dette finnes det en rekke spesielle krav og spesifikasjoner knyttet til både materialer og utførelse (bl.a. tykkelse, linjeføring, funksjon). Disse er utarbeidet for å sikre synlighet (det kan stilles krav til bl.a. retrorefleksjon, luminans) og toleranse til bredder, linjeføring og avvik både i forbindelse med nymerking og ved reparasjoner av eksisterende vegmerking. Det bør også vurderes å angi krav til ferdigstillelse ut fra hensyn til trafikksikkerheten og årstid Drift og vedlikehold av skilt Av hensyn til trafikksikkerheten er det rettet en rekke spesielle krav ifbm drift av skilt. Det stilles differensierte krav til nye skilt og til eksisterende skiltpark, bl.a.: Fargekoder Luminans. Det stilles også krav til tiltakstider for: Vask Utbedring av reparasjoner Utskifting av eksisterende skilt Kongsvinger kommune - GIVAS Side 7

8 Retting av skjeve skilt. I forbindelse med drift av skilt er det hensiktsmessig å angi krav til fjerning av ulovlig reklame, inklusiv tiltakstider og eventuell oppbevaring av slik reklame. Oppdragsgiver vurderer om det skal stilles krav til skilting i forbindelse med spesielle forhold eller planlagte arrangement skal inkluderes. Spesielle forhold kan være bl.a.: Ulykker Glatt vegbane Oljesøl Fare for vilt Telehiv Fare for steinsprut Arrangementer av ulike art Telerestriksjoner Givas har tillatelse fra Kongsvinger kommune til å annonsere innføring og oppheving av telerestriksjon i lokalavisen samt gjennomføre skiltingen Vedlikehold av bruer Omfatter årlig inspeksjon av bruene med rapportering om tilstand som omfatter sikkerhetsmessige forhold. Rekkverk og dekke repareres etter behov ut fra sikkerhet og framkommelighet. Kommunen har satt ut kontroll av bruer til ekstern konsulent og administrerer dette selv Vinterdrift Generelle og eventuelt spesielle krav til vinterdrift må beskrives i kravspesifikasjonene. Det må defineres og beskrives det vegnett der salt skal brukes eller er tillatt brukt, og de deler av vegnettet der salt ikke skal brukes. Det vises til eget avsnitt. Beskrivelse av vinterdrift kan inkludere krav til for eksempel: Utstyr Rodelengder Friksjon Snødybde, issåle Tiltakstider Krav relatert til bruk av salt Angivelse av vinterveg (salt ikke tillatt brukt) og saltet veg Eventuelle ferister, spesielle krav mhp rydding av arealer utenfor vegbanen Krav mht utplassering av brøytestikk Eventuelle miljøkrav knyttet til deponering av snø Eventuelle spesielle tiltakstider og krav knyttet til snørydding på skoleveger, osv Drift av parkeringsplasser Dette omfatter normalt vintervedlikehold med snørydding, bortkjøring av snø, strøing og manuell rydding mot betalingsautomater og gangpassasjer ut fra plassene. Inkluderer lapping av faste dekker og eventuell høvling av grusdekte plasser. Oppmerking er ikke inkludert. Kongsvinger kommune - GIVAS Side 8

9 Drift av skole, barnehage og kommunale institusjoner Dette omfatter normalt vintervedlikehold med snørydding, bortkjøring av snø, strøing og manuell rydding av trapper og gangpassasjer mellom parkeringsarealet og institusjonene Kommunens serviceerklæring og tjenestegarantier Kongsvinger kommune har en tjenesteerklæring overfor vegbruker og kommunens innbyggere, så bør disse harmonere med vedtatt kommunal vedlikeholdsstandard for det kommunale vegnettet, eller samsvare med den kvaliteten som er mulig å oppnå i henhold til vedtatt budsjett. 5. ANSKAFFELSE/BEREDSSKAP Givas har ansvar for gjennomføring av anskaffelse via Doffin for vinterdrift av flere roder i Kongsvinger i samarbeid med Kongsvinger kommune når denne avtale er undertegnet. Partene skal sammen bli enig om hvilke standardkrav som skal legges inn i kontrakten. For å opprettholde beredskapen i Kongsvinger må Givas ha vinterdrift i noen av rodene i Kongsvinger som ikke inngår i konkurranse, men som egen avtale mellom Kongsvinger kommune og Givas. Kongsvinger er i dag delt opp i følgende roder: Rode Rasta Vennersberg Rode 1.2 Lia + sentrum syd Rode 1.3 Bogeråsen Øvrebyen Glåmlia Rode 1.4 Midtbyen Langeland Rode 1.5 Brandval Roverud (inkl gammel rode 2.2 Brandval vest) Rode 1.6 Austmarka Rode 1.7 Kongsvinger omegn Rode 1.8 Lundeseter Rode 3.1 Plasser Kongsvinger Rode 3.2 Plasser Kongsvinger Rode 3.3 Offentlige parkeringsplasser fortau langs fylkesveger Givas får ansvar for følgende roder i egenregi som ikke lyses ut på Doffin: Rode Midtbyen Rode 1.7 Kongsvinger omegn Rode 1.8 Lundeseter Rode 3.3 Offentlige parkeringsplasser fortau langs fylkesveger Ved at disse rodene ikke legges ut på det private markedet må Givas selv bekoste den årlige vinterberedskapen. Ved inngåelse av de årlige driftsavtalene med Givas skal det forhandles med Kongsvinger kommune om timepriser på ulike maskiner som skal benyttes i Givas sine roder. 6. ØKONOMI Kommunens budsjett for de enkelte årene gir rammen for de årlige utgiftene til drift og vedlikehold av kommunale veger. Avtalen er å betrakt som en fastprisavtale der fordelingen av kostnader for de enkelte elementene er veiledende. Kongsvinger kommune - GIVAS Side 9

10 Fordeling av kostnader til de forskjellige elementene settes opp i avtalen for de enkelte år ut fra tildelte rammer. For enkeltoppdrag, mindre nyanlegg (investeringer) skal det inngås avtale i forkant av utførelsen. 7. AVTALEBESTEMMELSER 7.1 Fakturering og betalingsfrister Det faktureres månedlig. I tillegg kan det faktureres et sluttoppgjør senest påfølgende år. Betalingsfrist settes til 30 dager. 7.2 Dokumentasjonskrav og rapportering Sammen med faktura skal det følge en kort rapport om hva som er gjennomført i perioden samt et kostnadssammendrag som danner grunnlaget for fakturaen. Oppdragsgiver kan kreve utvidet dokumentasjon når som helst. Dette skal enten skje i ordinære vegdriftsmøter, se pkt 7.5. eller skriftlig ellers i avtaleperioden. 7.3 Avviksbehandling Entreprenøren skal fylle ut avviksmelding på fastlagt skjema når unormale forhold på de objekter som omfattes av avtalen oppstår. Situasjoner som omfattes av denne bestemmelsen er av en slik art at det må foretas fysisk avstenging av hele eller deler av elementene i avtalen. Det samme gjelder hvis det oppdages forhold som kan føre til de samme forholdene som beskrevet foran. 7.4 HMS-krav og dokumentasjon Entreprenør må dokumentere at HMS-kravene for slik virksomhet er oppfylt. Bortsetting av oppdrag til underentreprenører skal følge bestemmelsene i regelverket for offentlige anskaffelser Det skal stilles samme krav til disse om HMS-planer med mer som kommer fram av denne avtalen og sentrale forskrifter. 7.5 Samarbeidsplikt - møter Det skal avholdes vegdriftsmøter en gang i måneden mellom partene. Disse skal fortrinnsvis holdes 3 uka i hver måned. Oppdragsgiver innkaller til disse møtene og skriver referat fra møtene. Begge parter kan innkalle til ekstra møter ved behov/når større hendelser krever det, kfr avsnitt 7.3 avviksbehadling. 7.6 Informasjonsplikt ovenfor kunder og håndtering av eksterne hendelser Entreprenøren er ansvarlig for informasjon overfor trafikantene vedrørende forhold på vegen, enten gjennom annonser i lokalaviser eller på annen måte som når trafikanten, opplysningsskilt med mer. Hendelser på vegen håndteres av entreprenøren som er ansvarlig for nødvendig skilting, dette inngår i rammeavtalen. Kommunen har opprettet egen meldingstjeneste på hjemmesiden om varsling av feil/mangler eller hendelser på kommunal veg, kalt Fiks gata mi. Disse meldingene går direkte til teknisk Kongsvinger kommune - GIVAS Side 10

11 forvaltning og GIVAS. Forhold som inngår i denne avtalen og oppfattes som akutte forhold, spesielt med hensyn til trafikksikkerhet og framkommelighet, utføres umiddelbart av GIVAS. Når tiltak er gjennomført skal dette umiddelbart meldes teknisk forvaltning. Andre tiltak ut over dette som utvidet vedlikehold, for eksempel høvling, salting, kantklipping skal ikke gjennomføres uten bestilling fra kommunen. 7.7 Kommunens service-erklæring Kommunen har en tjenesteerklæring for vedlikehold av kommunale veger som følger vedlagt denne kontrakten. Denne gjelder inntil videre og revideres når man har blitt enig om detaljene i forhold til krav som skal stilles i anskaffelsen og revidert utkast vil da inngå i de årlige avtalene med Givas. 7.8 Erstatningskrav fra tredjemann Krav fra tredjemann vedrørende skade på kjøretøy eller eiendom inntil vegen som er forårsaket av vegdriften skal i første omgang behandles av entreprenøren. Hvis klager og entreprenør ikke kan løse saken sendes den videre til sluttbehandling i kommunen. 7.9 Dokumentasjon av skader på vegobjekter Skader som oppstår på vegobjekter dokumenteres av entreprenøren som videresender saken til kommunen som vurder om det er aktuelt med videre oppfølging mot trafikksikringsforeningen, forsikringsselskap eller skadevolder. Kommunen sluttbehandler slike saker Tvister Tvister om fortolkning av denne avtalen løses gjennom domstolene, Glåmdal Tingrett Endringer Avtalen kan sies opp av begge parter i perioden hvis det vedtas endringer i forutsetningene gitt i kommunestyresak 46/10 eller i selve selskapsavtalen. Oppsigelsestiden er på 12 måneder og kan kun gjøres gjeldende fra 1.1 eller 1.7. gjeldende år. Inngåtte avtaler med underentreprenør må i slik tilfelle overtas av kommunen. 8. Underskrifter Kongsvinger.2015 Kongsvinger kommune Kongsvinger 2015 Glåmdal interkommunale vann- og avløpsselskap.. Rune Lund Kommunalsjef Samfunn. Hanne Rolsdorph Daglig leder Kongsvinger kommune - GIVAS Side 11