Time management Hvor ble friheten og tiden av?!

Transkript

1 Time management Uansett hvor du bor i verden og om du er kvinne eller mann, hva du har for religion og yrke alle har 24 timer i døgnet til å gjøre en forskjell i våre egne liv og i andre menneskers liv. Du bestemte deg for å hoppe av råttereset og starte opp ditt eget firma, sånn at du kan gjøre det du elsker å gjøre, tjene mer penger og få mer frihet. Det vi ikke tenkte på var at som entreprenør, så har vi tusen andre ting å gjøre enn en vanlig arbeider. Noen av oss skal utvikle produkter og tjenester, vi skal utføre våre profesjonelle tjenester, selge våre produkter, ha kontroll på tallene våres og jobbe med å markedsføre. Alt dette i tillegg til å være husmor, mamma, venninne, kone, kjæreste og aktiv i skole og foreninger. Wow!! Hvor ble friheten og tiden av?! Det er jo sånn at vi gründere, vi elsker å ha det sånn, vi elsker å starte opp nye prosjekter kreativiteten er på topp, men når vi ikke klarer å strukturere vår tid på en god måte, så klarer vi ikke å avslutte alt det vi påbegynte. Dette er viktig å ta opp i forhold til at du kanskje lest bøker eller tatt kurs i time management, uten å kunne omsette ideene i virkelighet. De som ofte får noe ut av den vanlige måten å håndtere og strukturere sin tid er ikke selvstendige næringsdrivende, eller gründere. De har som oftest en vanlig jobb og de har det som skjer på fritiden. Og det kan være mye nok. Men det passer ikke for oss som også må skape noe for å kunne drive vårt firma. Og du som jobber innen direktesalg og Networkmarketing, du har alle produktene og selskapets systemer, så det slipper du å utvikle, men du trenger fortsatt å nettverke for å bygge langvarige tillitsfulle relasjoner, du trenger å følge opp dine kunder og vertinner og du trenger å følge opp dine teammedlemmer. Og ikke bare følge de opp. Du må passe på at de får de resultatene de ønsker eller trenger å få. Du må trene de og du må coache de til å få det til som de skal oppnå. Du må være

2 god på å selge inn eventer, og hvorfor de skal på event, og masse andre ting som følger med å bygge din egen business. Derfor trenger du den her guiden. Du trenger hjelp til å forstå hvordan du skal kunne rekke alt, være en god leder, en god mor, en god kone, en god venninne OG din egen beste venn! De av oss som er type A mennesker og som jobber fra 5 om morgenen til midnatt, mister all følelse av balanse arbeidsliv/privatliv, imens de av oss som er av den kreative, høyrehjernen-typer, gjerne vimser omkring uten rim eller grunn til å ha noen som helst kontroll på tiden, man rekker knapt å ha tid til å få inn penger.. Poenget er: Uansett hvor smart, intelligent, kunnskapsrik eller begavet du er, hvis ikke du vet hvordan du skal få mest ut av din tid, er sannsynligheten stor for at du alltid må slåss mot tiden for å kunne oppnå dine personlige og foretningsmessige mål. I den her Suksess Guiden skal du få lære deg noen strategier som skal hjelpe deg å mestre din tid. Og begynne å håndtere din tid som en fremgangsrik entreprenør. Du skal få lære deg hvordan du skal være så produktiv som mulig, uten å ta livet av deg selv, eller la det gå ut over dine verdier og ditt private liv. Da hopper vi i det! Lykke til! Johanna Westin Din Suksesscoach

3 Del 1: Kom ut av busy busy og inn i å være produktiv. Når du våkner opp om morgenen så er det sikkert tusen ting du egentlig skulle kunne ha gjort i din business. Du kan sjekke litt på Facebook og Twitter, ringe listen med kalde kontakter, sjekke markedsføringsstatistikken, organisere på skrivbordet eller sende noen mailer. Og forståelsesfullt nok, så kan alle disse aktivitetene sees på som viktige for din business. Men hvilke holder deg bare busy og hvilke er produktive ting som får deg nærmere ditt mål? Å være produktiv betyr at du investerer din energi og tid kun i de oppgavene som faktisk gjør en forskjell i ditt liv.

4 Din kompass Vs. Din klokke Dette er en lånt analogi fra Best selger Steven R. Covey, hvilket for å gjøre det litt klarere betyr: å vite hva som er forskjellen på din kompass og på din klokke. Kompassen er den som bryr seg om din retning, din vei, og dine mål. Kompassen leder deg i den rette retningen, og holder deg i linje med dine big picture mål som du har satt for deg selv. Din KLOKKE er hvordan du utfører dine mål på en dag til dag basis. Klokken består av oppgavene handlingene du utfører for å nå dine mål. Så hvis du har stilt in kompassen på å få 5 nye kunder ved utgangen av måneden, så blir det plutselig veldig tydelig, at de å kontrollere markedsføringsstatistikken, sende ut en faktura eller rense skrivbordet ikke er de mest meningsfulle tiltakene for å nå ditt mål. Din kompass guider din klokke Å bli klar over målene dine, vel vitende om verdien av din tid, og å organisere deg kan gjøre det enklere for deg om hva som er verdt din tid og ikke. Tiden blir på en måte vokteren av dine verdier. Desto mer du klarer å hedre din tid, jo mer kommer du se at dine mål kommer til å realiseres og det livet du alltid drømt om, begynner endelig å bli virkelighet. Definere dine korttidsmål Vs dine langtidsmål Som gründer vet vi at det er mer komplekst for oss. Vi må vurdere både våre korttidsmål og våre langtidsmål og holde øynene på begge deler, fra dag til dag. Si at du jobber for å bli Diamond på 12 måneder. Det er ditt langsiktige mål. Når du kommer dit, så har du oppnådd tillit, og anerkjennelse. Du tjener mye penger og mennesker ser opp til

5 deg og kommer til deg for å få tips og råd. De ønsker å være sammen med deg. Men på veien trenger du å tjene penger nok å leve for. Det er ditt kortsiktige mål. Ditt 90 dagers mål. Men hvis du kun har fokus på dette, da er du i overlevelsemodus, du mister din lidenskap og entusiasme, og du føler det som om du ikke kommer videre mot ditt mål som er Diamond. Nøkkelen her er å forstå forskjellen mellom overlevelsemodusmål, og dine voksemål, og forstå når den ene typen mål tar mer tid enn den andre. Om du kan begynne å organisere din dag sånn at den reflekterer en balanse av både korttidsmål og langtidsmål, så kommer du å komme litt nærmere hver dag. Og det er da du vet at du er mer produktiv. Å forstå disse to første ideene kan gi deg et skift i hvordan du tar deg an din dag.

6 Del to: Delegere Det å delegere er ikke helt naturlig for alle, spesielt ikke for entreprenører, og heller ikke når vi er mødre. Vi er vant til å gjøre ting på egen hånd, vi vil selv ha kontrollen og vi gjøre det selv, så blir det gjort, og det blir gjort på en måte som vi selv vil ha det på. Om du er en av disse kvinnene som ikke liker å slippe kontrollen, da kan det føles skremmende å slippe taket og delegere noe til andre. Du styrer skipet og du har kontroll over helhets strategien av din business og ditt private liv. Det som er viktig her er å slippe taket om de tingene du ikke elsker å gjøre og som du kan sette bort for mindre penger enn det koster deg å bruke din egen tid på. Før jeg sier mer, så må jeg si at du skal alltid ha full kontroll over dine tall, og du skal være helt involvert i det å styre ditt eget skip. Når det er sagt, vil jeg si at det er to ting du skal være forsiktig med og helt sette bort. Det første er ditt regnskap. Ja, det er bra å delegere bort til en kvalifisert regnskapsfører, men du selv ha kontroll på at alt er ok. Ikke å bruke det som en unnskyldning om det ikke går bra. Du har ansvaret, men du lar noen som elsker den jobben gjøre det, sånn at du bruker din tid til det du skal. Det andre du selv skal ha kontroll på, det er din markedsføring. Markedsføringen av deg og din business er super viktig, og det å få tillit er kjempeviktig. Dine markedsføringsaktiviteter er det som får in leads, får inn kunder, fyller din pipeline og holder din business i gang. Du kan be om hjelp med å sette opp ting, men å spre ditt budskap, for dine ideelle kunder, med dine ord og din personlighet, det er det bare deg som kan.

7 I starten av din business gjør du selvfølgelig alt selv, men det du skal se på ganske tidlig, er vasking og rydding i hjemmet. Det er bedre å leie noen til å gjøre det, når du selv kan tjene mye mer på din egen jobb. En annen aspekt av dette er å slippe å krangle med de hjemme om småting, når dere jobber for en felles bedre fremtid. Da er det bedre å ha kvalitetstid med familien og skape en arbeidsplass til noen som er flink på den jobben. Etter hvert som din organisasjon eller ditt firma vokser er det andre ting du kommer til å delegere. For eksempel: Møte og event planering. Reiseplaner og booking. Personlig eller business papirjobb. Ta imot samtaler, og oppfølging av kunder. Publisere et nyhetsbrev. Ta opp mp3 utdanninger som deles med teamet. Betale regninger. Handle, lage mat, skifte på sengene, brette klesvask.. Og alt annet du ikke må gjøre selv.. Ta imot samtaler fra organisasjonen eller potentielle klienter for og besvare spørsmål. Alle kan ikke ha tilgang på din tid alltid.. Dette kan være en av de vanskeligste tingene å delegere, men det er viktig. Når du ansetter noen eller en av dine familiemedlemmer tar disse oppgavene fra dine skuldre, da kan du gjøre en fantastisk mye bedre jobb med din verdifulle tid.

8 Nå til 4 skritt til om hvordan delegere: Fra Dan Kennedy s time management book, No B.S. Time Management for Entrepreneurs. 1. Definere HVA som skal gjøres. Sitt ned med den andre personen og forklar akkurat hva den skal gjøre og hva som forventes. Enten face to face eller over telefonen. Gå igjennom oppgavene du ønsker skal gjøres og var klar på hva for sluttresultat du vil ha. 2. Hva helt sikker på at de forstår hva du ønsker skal gjøres. Noen ganger tar vi for gitt at folk forstår hva vi mener, vi lever alle i vårt eget hode. Andre kan oppfatte det vi sier annerledes enn det vi mente med det vi sa. Be de om å gjenta hva du sa sånn at du vet at dere er enige. 3. Forklar hvorfor du vil ha det på den måten du ber dem om å gjøre. Det gjør dem mer engasjerte i de oppgavene du ber de om å gjøre om de vet hva som er grunnen til det. For eksempel isteden for å si, kan du forandre din signatur til dette, så kan du si; Jeg ønsker at mennesker skal se deg som en nøkkelperson i mitt firma, så kan du forandre din signatur til.? Mye hyggeligere for personen når den fått en forklaring. 4. Sett en deadline for når du ønsker at ting skal være ferdig. Det er å sette et mål for den som skal gjøre jobben og det gjør at dere har en klar kommunikasjon. Jo tydeligere du er på hva du ønsker, desto lettere for din assistent å kunne mestre sine oppgaver uten å lure på om du er fornøyd.

9 Neste skritt er å være flink på å bruke kalendere. Med så mye som pågår i livet ditt, så må du være flink på å bruke din kalender, og du må være flink til å få ditt team til å bruke kalenderen. Alle som kjenner meg vet at jeg er en stor fan av å lage årsplaner, månedsplan, ukeplan og dagsplan. For å være effektiv, så setter du av dager til å utvikle din business, en fokusdag for din egen business utvikling. Om du har en blogg eller et nyhetsbrev, så lager du en plan for hva du skal ha for temaer. Dette er også en del av å være effektiv med å nå sine mål. Du overlater ikke dagene til hvordan formen og humøret er, du har en plan og den følger du. Som gründer er møter, cafè-dater, seminarer, foredrag og enda flere møter livet i din virksomhet. Ditt mål er å ha en fullbooket kalender. En fare er om du er en av de som sier, - det husker jeg Det er kjedelig når du glemte det viktigste møtet denne uken. Eller den viktigste personen denne uken ble bortglemt, fordi du hadde kalenderen din i hodet. Om du jobber innen direktesalg så er det også smart å ha felles teamaktiviteter som alle i teamet har i samme periode. Så det å ha en stor kalender som er en felles aktivitetskalender er også en god idé. Tema Spa eller Tema diabetes eller Tema økonomi, osv.. Da kan alle jobbe med det samme temaet i den samme perioden. En kalender for felles teambounding-aktiviter på årsbasis er en annen god idè. (Sleepovers og lignende..) Som du sikkert ser er det mye enklere å organisere deg, din familie og ditt team om du er flink på å bruke kalendere for de forskjellige temaene, men det er viktig å ha møtekalendere for hver dag i orden for dine daglige aktiviteter.

10 Verktøy for å forbedre kommunikasjon og ledelse Blogg: For å dele info og utdannende markedsføring som når ut til mange. Googleblogg er en enkel blogg å bruke. En Facebook gruppe lukket, for ditt team og for dine kunder. En hjemmeside med din info og vanlige Spørsmål & Svar. Konferansesamtaler med teamet, eller gruppecoaching med kunder. Du kan bruke webinar eller Skype. Du vil så mye som mulig kommunisere med så mange som mulig om gangen når det går. Ofte er det de samme utfordringene folk har og når du svarer en på en samtale, så får de andre i teamet/av dine klienter svar på det samme. Isteden for at du skal sitte og ringe rundt til alle, eller sende/svare på mange mailer. Dette er en del av de tingene som er viktig å tenke på når du som entreprenør skal organisere din tid. Din tid er verdifull så tenk alltid over om denne tingen jeg gjør nå tilfører verdi til ditt liv eller om det tar deg nærmere ditt mål. Lykke til med å ta lederskapet over din tid og ditt liv! Johanna Din Suksesscoach Forfatter og Foredragsholder