Helse for åpne dører? En undersøkelse av åpenhet i helseforetakene

Transkript

1 Helse for åpne dører? En undersøkelse av åpenhet i helseforetakene Gjennomført av Norsk Presseforbunds offentlighetsutvalg 2013 Hovedfunn Helseforetakene er flinke med postjournaler på nett og flinke til å legge ut styredokumenter. Det halter overraskende mye med helt vanlige kontaktdata på nettsidene, og fritekstsøk etter dokumenter savnes altfor mange steder. Problematisk blir det for mange helseforetak når vi ber om innsyn i dokumenter med taushetsbelagte opplysninger, ber dem forespørre pasient om samtykke og forventer at de opplyser om klageadgang. Også meldinger om uønskede hendelser, 3.3-meldinger, takler sykehusene helt forskjellig: Noen publiserer på nett, andre nekter ethvert innsyn. Nordnorske sykehus kommer best ut i denne undersøkelsen, og er veldig åpne. Men, de responderte mye raskere på innsynsbegjæringer enn vi er vant til. For å sitere en av dem som ba om innsyn i nord, knyttet til denne undersøkelsen: De var absolutt klar over at de ble sjekket. Har aldri fått slik service i mitt journalistiske liv. En mangel Helgelandssykehuset har ved en misforståelse ikke kommet med i undersøkelsen En varm takk Til alle som har bidratt til undersøkelsen: Offentlighetsutvalgets Kristine Foss, Ingrid Synnøve Torp, Øyvind Johan Heggstad, Hanne Wien, Berit Nyman, Thomas Frigård, Espen Andersen og Siri Gedde-Dahl. Fra Aftenposten: Helene Skjeggestad, Lars Martin Gimse, Mathias Vedeler, Arild Færaas, Lars Inge Staveland, Kjersti Nipen, Hanne Mellingsæter, Christine Engh og Marie Melgård. Dette er dugnad takk for fritid, innsatsvilje og engasjement! Innledning I 2011 gjorde offentlighetsutvalget en innsynsundersøkelse i alle landets kommuner, der vi rangerte dem etter åpenhet. I 2013 er det helseforetakenes tur. Undersøkelsen er mindre omfattende, både fordi det mye færre helseforetak og fordi oppfølgingspunktene våre er noe færre. I 2013 forvalter helseforetakene 112 milliarder kroner av fellesskapets penger. Oppgaven deres er å sørge for at innbyggerne får nødvendig helsehjelp. Hvordan helseforetakene bruker disse midlene, og hvordan sykehusene drives, kan få store konsekvenser for innbyggernes liv. Det er derfor viktig at innbyggerne, og pressen på vegne av dem, har mulighet til å få

2 informasjon om hvordan helseforetakene styres, og innsyn i hvilke prosesser og diskusjoner som foregår akkurat nå. Det innblikket forutsetter åpenhet. Det er også årsaken til at vi denne gang har valgt å kikke nærmere på helseforetakene. Vi oppdaget underveis at alt ikke er like lett å måle fordi helseforetakene samarbeider tett, og alarmen gikk: Vi blir undersøkt! Aldri før har noen av oss opplevd å få innvilget en innsynsbegjæring på en halvtime eller få behandlet innsynet utenom ordinær arbeidstid fra den ene dagen til den andre. Derfor har denne rapporten ikke et helt rettferdig mål på responstid på innsynsbegjæringer. Noen sykehus kommer nok bedre ut enn de fortjener. Vi har likevel valgt å beholde den poengberegningen vi bestemte oss for på forhånd. Dette er verdt å merke seg for journalister som sliter med å få svar på innsyn senere: Foretakene kan hvis de vil! Hensikten med undersøkelsen er å bevisstgjøre helseforetakene på åpenhet og inspirere journalister til aktivt å bruke innsynet som grunnlag for journalistikk. Helseforetakene har mange informasjonsfolk og et faglig miljø omkring informasjonsarbeidet i foretakssystemet. Vi håper derfor at særlig dette miljøet bruker undersøkelsen som et verktøy og inspireres til innsats for økt åpenhet. Kriterier og poenggivning vedligger, så alle kan derfor vurdere selv hvor klokt vi konkluderer. Det kan alltids være grunnlag for å krangle på dårlig score. Vår undersøkelse er ikke en endelig fasit, og noen kategoriseringer har innslag av skjønn. Vi mener at de helseforetakene som kommer dårlig ut, med enkle grep kan bli mer åpne. Hva og hvorfor vi undersøker Postjournal på nett, tilgjengelighet, søkbarhet, meningsløse titler og avviket mellom dokumentdato og journaldato. Dette undersøker vi fordi: Postjournal på nett er helt avgjørende for raskt og enkelt innsyn, søkbarheten er viktig for å finne fram. Titler skal gi mening. Jfr. krav i arkivforskriften 2-7: "Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet", selv når dokumentet ellers kan unntas: Vi må vite både hvilke dokumenter som eksisterer, og hva slags dokument vi får avslag på innsyn i. Dokumenter skal journalføres fortløpende. Det følger klart av ulike forarbeider og uttalelser fra Sivilombudsmannen, se blant annet St.meld. nr. 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen, som understreker dette i punkt : Arkivinstruksen har ikke bestemmelser som uttrykkelig regulerer tidspunktet for når journalføring skal finne sted. I og med at journalen er hovedredskapet forvaltningen har til å holde orden i og kontroll med sine saker og saksavviklingen, må det imidlertid antas at

3 journalføringen skal skje fortløpende (vår utheving). Også hensynet til offentlighetsprinsippet tilsier dette. Kontaktdata til informasjonsavdeling, direktør, styre og brukerutvalg. Rask og enkel kontakt med rette vedkommende, dag- og kveldstid når det skjer noe, er viktig. Styredokumenter på nett for at journalister og alle andre som vil følge med, lett kan få tak i dokumentene både før og etter styremøte. Dette handler også om medienes mulighet til å referere så korrekt og fullstendig som mulig. Responstid på epost og innsynsbegjæringer. Innsynskrav skal behandles "Uten ugrunnet opphold", jfr. offentleglova 29 første ledd. Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser lagt til grunn at innsynskrav skal behandles samme dag, eller senest innen 1-3 virkedager, jfr. Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2006/2192, der følgende presiseres: Det følger av offentlighetsloven 9 første ledd at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskilte meldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannen lagt til grunn at dette betyr «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreligge spesielle praktiske vanskeligheter» (Somb ). Et alminnelig krav om behandling innen 1-3 dager er gjentatt flere steder i forbindelse med arbeid med den nye offentleglova 19. mai 2006 nr. 16, jfr. NOU:30 s. 220 og Ot.prp. nr. 102 ( ) s. 151, og er også tatt inn i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, s Innsyn i meldinger om uønsket hendelse, 3.3-meldinger. Forteller om åpenhet og vilje til å lære av feil. Regjeringen har et uttalt mål om mer åpenhet rundt uønskede hendelser. Vi viser her til St. meld ( ) der det står følgende: "Åpenhet om uønskede hendelser er en forutsetning for å kunne få kjennskap til, lære av, og for å forebygge liknende hendelser. ( ) Det kan oppleves som en utfordring for helseinstitusjonene når omfang av pasientskader, og tragiske enkelthendelser framstilles i media. Samtidig gir åpenhet om disse forholdene mulighet for tjenesten til å formidle at det arbeides systematisk med pasientsikkerhet. Og videre: "Regjeringen har som mål at det skal være større åpenhet om kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten. Vi ønsket derfor å sjekke i hvilken grad helseforetakene har tatt inn over seg dette kravet fra Regjeringen, og om de faktisk publiserer denne type meldinger på nett. Vi ville også sjekke om vi fikk innsyn i selve dokumentene som omhandler 3.3-hendelsene, som altså er mer enn bare sammendraget som publiseres på nettsiden. Det at det lages et sammendrag fører ikke til at innsynsretten i originaldokumentet bortfaller (NB! I undersøkelsen har vi godkjent sammendraget som innvilget innsyn). Unntak må her, som ellers, hjemles i offentleglova. Dette legger også Helse- og omsorgsdepartementet til grunn i en vurdering av klagesak , september 2013, som også avviser at denne type meldinger kan avslås som interne dokumenter. Innsyn i dokument med taushetsbelagte opplysninger, 13-dokument. Vi ville teste om foretakene følger offentleglova her, både i spørsmålet om innsyn i saken, og i spørsmålet om å

4 videreformidle samtykke. Innsyn: Dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, skal, så langt det er mulig, utleveres i sladdet versjon. Det betyr at opplysningene som er taushetsbelagt skal unntas, mens resten av dokumentene skal frigis. Dette er hovedregelen etter offentleglova 13(1). Skal hele dokumentet unntas, må dette hjemles i en annen bestemmelse enn offentleglova 13. Samtykke: Videre har foretakene, når den som ber om innsyn spør om det, plikt til å videreformidle et spørsmål om samtykke. Dette står eksplisitt i offentleglova 13 (3): "Gjeld innsynskravet eit dokument som inneheld opplysningar som er underlagde teieplikt, og denne plikta fell bort dersom den som har krav på tystnad samtykkjer, skal innsynskravet saman med ei eventuell grunngiving på oppmoding leggjast fram for vedkommande med ein høveleg frist til å svare." Skal hele dokumentet unntas, må dette hjemles i offentleglova. Kravene som stilles hvis hele dokumentet skal unntas, er at det resterende dokumentet enten vil gi et klart misvisende inntrykk av innholdet, det vil være urimelig arbeidskrevende for organet å skille ut, eller de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet, jfr. offl. 12a-c. Vi har videre vurdert åpenhet ved styreseminarer, bruk av videooverførte møter og mediestrategi ved ulykker og ved forespørsel om uttalelser. Detaljert spørsmåls- og poengskjema bakerst i rapporten. Noen spørsmål har vi bare vurdert kvalitativt. Resultater Sykehusene i Nord-Norge er mest åpne De tre undersøkte sykehusene i nord Universitetssykehuset i Nord-Norge, Nordlandssykehuset og Helse Finnmark er landets mest åpne sykehus. Disse har i gjennomsnitt 32,3 av 35 mulige poeng. Helse Nord RHF topper listen over de regionale foretakene, med 28 av 29 mulige poeng. I vår kommuneundersøkelse fra 2011 var det nordnorske kommuner som kom dårligst ut. Geografi ser altså ikke ut til å være avgjørende i seg selv. Helseforetak og kommuner er veldig forskjellige offentlige institusjoner. For ordens skyld: Helgelandssykehuset er ved en misforståelse ikke undersøkt. Førde og Nord-Trøndelag i bunn Helse Førde og Helse Nord-Trøndelag kommer desidert dårligst ut, med skarve 5 poeng av 35 mulige. Her er det på tide å sette åpenhet på styrets dagsorden! Vi er heller ikke imponert over dette bunnsjiktet: Sykehuset Østfold (10), Oslo Universitetssykehus (11), Helse Møre og Romsdal (12) og Sykehuset Sørlandet (14). Disse sykehusene kan også gjøre mye, ved enkle grep, for å bli mer åpne.

5 Helse Vest kommer desidert dårligst ut av de regionale foretakene, langt under de tre andre RHF-ene, som er nokså jevne. Helse Vest fikk bare 13 av 29 mulige poeng. Gjennomsnitt lokale HF pr. region Hvis man regner gjennomsnitt av lokale helseforetak innenfor hver region (RHF-et ikke medregnet), kommer man geografisk ut slik: Helse Nord (32,3), Helse Vest og Helse Sør-Øst (begge 19,7) og Helse Midt-Norge (12,3). SE FOR ØVRIG FULLSTENDIGE TABELLER OG DIAGRAMMER PÅ Hovedinntrykk Postjournal på nett har alle foretak på plass, minus to. Sunnaas og Vestre Viken må gjøre noe med dette. Men alt i alt er dette bra! En tredjedel av sykehusene har for treg journalføring av dokumenter. Bare seks foretak kommer uten riper i lakken gjennom sjekken for meningsløse titler. Her er det åpenbart stor forskjell på kultur fra sykehus til sykehus. Det er godt mulig å ha meningsfulle titler, samtidig som man ivaretar behovet for å skjerme taushetsbelagt informasjon. Skrekkeksemplet er hyppig innslag av avskjermet, uten noe mer. Jo færre misvisende og meningsløse titler desto færre vilkårlige innsynskrav! Fritekstsøk i postjournal/dokumenter er det hele ni foretak som mangler. Det er ikke bra! Responstiden på ordinære innsynsbegjæringer (der vi har forsøkt å finne helt ukontroversielle dokumenter) er jevnt over meget bra. Men her har vi, som sagt, inntrykk av at en del av foretakene har kastet seg rundt på en måte de ellers ikke ville gjort fordi de skjønte at de ble undersøkt. Uttelling har det likevel gitt poengmessig. Det er et stort spenn mellom sykehusene her, med flere med full poengscore på 15. Helse Stavanger er i bunnen, med minus 2 poeng. Responstiden på vanlige e-postspørsmål er bra. Mens kontaktdata til informasjonsmedarbeidere stort sett er oppgitt, mangler mange foretak både telefonnumre og e-postadresser til direktør/direktørens kontor og til styremedlemmer. Brukerutvalg er bedre dekket, men også her er det litt mangelfullt. Sykehusene er veldig flinke til å legge styredokumenter på nett, både før og etter møter. Det skal de ha honnør for. Men bare ett foretak har sikret seg et ekstrapoeng ved rutinemessig å videooverføre styremøtene på nett. To tredeler av de lokale helseforetakene publiserer nå meldinger om uønsket hendelse, 3.3- meldinger, på nett. Noen flere forteller at de har planer om det. Her har det skjedd mye de siste par årene, men det er fortsatt et stykke igjen til Regjeringens mål om publisering av slike meldinger ved alle foretak er nådd.

6 Det som volder sykehusene mest hodebry, og hvor kunnskapen om lovverket varierer langt mer, er innsyn i meldinger om uønsket hendelse (3.3-melding) og innsyn i dokumenter med taushetsbelagte opplysninger ( 13), der vi også forespør om samtykke fra pasient. 10 av 23 lokale foretak gir fullstendig avslag på slikt innsyn, mens de resterende 13 lokale foretak gir innsyn/innsyn i sladdet versjon. 10 foretak unnlater å opplyse om klageadgang. Bare 9 av 23 lokale foretak har videreformidlet forespørsel om samtykke fra pasient, slik de etter loven plikter. Retningslinjer for ulykker MERK: Vi ba om retningslinjer fra sykehusene om mediekontakt og ulykker. Noen har sendt oss retningslinjene, andre har gjengitt i ord hvordan de håndterer dette. For de regionale helseforetakene er dette et litt uklart spørsmål, ettersom de representerer flere sykehus. Denne gjennomgangen er derfor ikke uttømmende eller fullstendig, men et lite innblikk i hva vi fant: Vi spurte om sykehusene har regler for uttale til media. Mange sykehus har ikke egne sider for skader eller ulykker, men de fleste har egne mediekontakter/pressevakter som kan kontaktes ved akutte hendelser. En del, og stadig flere virker det som, har egne sider med oversikt over ulykker som føres fortløpende, med informasjon om type hendelse (alvorlig/ mindre alvorlig,), type skade, kjønn, alder, behandlingssted. Noen foretak har passordbeskyttelse, men hos de fleste ligger dette åpent. Positivt. Sørlandet Sykehus, sykehuset Østfold, helse Bergen, Helse Nord-Trøndelag Hf Helse Stavanger, samtlige foretak i Helse Vest RHF, St. Olavs Hospital, Sørlandet sykehus, Oslo Universitetssykehus. Ahus oppgir at de ikke ennå har en slik elektronisk meldingstjeneste. Helse Førde opplyser at de arbeider med å få på plass en ordning med standardiserte pressemeldinger om ulykker. Retningslinjer for mediekontakt Noen foretak, som Universitetssykehuset Nord-Norge, Helse Finnmark, Helse Nord- Trøndelag og Helse Vest RHF, har med egne punkter om åpenhet. Positivt er det også med dem som viser til meroffentlighetsprinsippet og plikten til å imøtekomme innsynskrav uten ugrunnet opphold. Helse Nord-Trøndelag Hf nevner også at de er forpliktet etter offentlighetsloven og plikten til å utøve meroffentlighet, og at informasjon skal formidles hurtig. Ytringsfrihet Noen utmerker seg positivt ved å ha bestemmelser om ytringsfrihet. Noen eksempler: Vestre Viken: Det påpekes også her at alle ansatte fritt kan uttale seg til media også når det gjelder kritiske ytringer, men at man da gjør det klart overfor journalisten at man snakker på vegne av seg selv. Helse Nord-Trøndelag Hf oppgir at de verdsetter at HNT-ansatte deltar i det offentlige

7 ordskiftet. Det samme gjør Helse Finnmark. Helse Bergen: Mange tilsette i Sjukehuset har kunnskap, innsikter og erfaringar som har verdi i samfunnsdebatten og som det er viktig å stå fram med. Helse Bergen har også et eget punkt om varsling som henviser til arbeidsmiljølovens bestemmelser om dette og varslerombud. Enkelte foretak (blant annet Helse Finnmark) fremhever også medarbeideres ansvar for å tilrettelegge for pasienter som selv ønsker kontakt med mediene. Hos to foretak, Helse Finnmark og Universitetssykehuset Nord-Norge, fant vi egne bestemmelser om sitatrett og rett til å korrigere egne uttalelser. Her fremheves at man kan be om at egne uttalelser korrigeres dersom disse er gjengitt feil eller kan misforstås, men har ikke rett til å kreve endringer i tittel, ingress eller journalistens vinkling på saken. Dette er klargjørende. Og kunne med fordel kombineres med en lenke/henvisning til pressens etiske regelverk, Vær Varsom-plakaten. Nordlandssykehuset: Det er også av stor betydning for sykehuset og våre pasienter at vi selv tar initiativ til å informere media om nyheter ved sykehuset og ikke bare passivt besvarer de henvendelser vi får. Dette gjelder ikke minst fagmiljøene. St. Olavs Hospital: Alle ansatte kan uttale seg til pressen, men retningslinjene legger vekt på at det er viktig å være tydelig på hvilken rolle du har i sykehuset, at du snakker på vegne av ditt faglige ståsted eller som leder.. Hos oss har ikke kommunikasjonsdirektør eller -rådgivere en aktiv rolle som presse-talspersoner. Vi ønsker at ledere og fagfolk, de som har en rolle i aktuelle saker, uttaler seg til pressen. Oslo Universitetssykehus: om ytringfrihet: Vårt mål er et åpent sykehus, og medievaktene har som hovedoppgave å hjelpe medias representanter med å finne frem i sykehuset og å tilrettelegge for god kommunikasjon mellom media og sykehusets ansatte." Lojalitet/omdømme Et punkt vi har sett i flere foretak, blant annet Helse Finnmark og Universitetssykehuset Nord- Norge, er følgende: Det anses ikke som lojalt å bruke massemediene for å få omgjort beslutninger som er fattet på lovlig vis av et kompetent beslutningsorgan. Dette kan forstås som at ansatte ikke kan kritisere beslutniger som f. eks. prioriteringer, endringer i vaktordninger o. l., altså områder som ligger innenfor den ansattes ytringsfrihet å uttale seg om. Videre er vi skeptiske til at omdømmebygging blir et mål i seg selv, som hos Nordlandssykehuset: Som ansatt i Nordlandssykehuset har alle et ansvar for å bidra til et positivt omdømme av sykehuset. (..) Fotografering Noen sykehus, som for eksempel sykehuset Bergen, Finnmark og universitetssykehuset Nord- Norge, har bestemmelser som at leder på avdelingen må gi tillatelse til besøk av media. Vi har forståelse for det praktiske rundt dette, men vil understreke betydningen av at dette kun blir brukt som en praktisk regel og ikke en mulighet til å nekte mediene å filme/fotografere pasienter som selv ønsker kontakt med media.

8 Kontakt med media I Helse Nord RHF og Helse Vest RHF, fant vi et ganske strengt regime for mediekontakt. All kontakt skal kanaliseres via kommunikasjonsdirektør eller dennes stedfortreder, og i Helse Vest RHF skal direktørene, hvis mulig, alltid konferere med kommunikasjonsavdelingen i forkant av mediekontakt. Kommentarer til de enkelte foretak LOKALE HELSEFORETAK UNDER HELSE SØR-ØST Oslo Universitetssykehus HF Kontaktdata burde vært bedre: Det er pressevakttelefon, samt fastnummer til infoavdelingen. Men et så stort sykehus burde ha navneliste og mobilnummer til alle informasjonsarbeidere. Ingen telefonnumre til direktøren, ikke en gang til forværelse, bare henvist til sentralbord. Ingen kontaktdata til styret, ikke annet enn epost til styresekretær. OUS burde listet opp hele styret med mobilnummer som et absolutt minimum styreleder og styresekretær. En relativt stor andel dokumenter i postjournalen hadde stort tidspenn fra dokumentdato til journaldato, de ble altså journalført sent. Mange av disse dokumentene så imidlertid ut til å gå på løpende personalhåndtering. Dermed kan det være saker som ruller og går før de sendes/mottas. Vi har ikke grunnlag for å si at det nødvendigvis er kritikkverdig. OUS bør likevel se på om de journalfører fortløpende i postjournal. Og ikke minst bør de sette mer meningsbærende titler på mange brev: 10 prosent meningsløse titler er mye. Innsyn i dokument med taushetsbelagte opplysninger ( 13): OUS svarer at de er klar over plikten til å kontakte pasient, men har likevel avslått å kontakte pasient med følgende begrunnelse: Vår oppfatning er imidlertid, med støtte i juridisk teori at dette bare gjelder dersom det er rimelig mulighet for at en slik henvendelse vil føre fram, og at det ikke er grunn til å frykte at den opplysningen angår, vil oppleve en slik henvendelse som personlig ubehagelig. Og så utdyper de at dette i mange tilfeller vil være en belastning og virke støtende. Vår kommentar: Det er vanskelig å kategorisk fastslå at OUS tolker loven feil her. Men vi mener det ikke holder med en så løs referanse som juridisk teori. Hva er rettskilden her, OUS? Den er ikke nevnt i offentleglovas veileder. Vi er uenig i at deres begrunnelse er tilstrekkelig, og mener at dette ikke har støtte i offl. eller veileder til offl., og at OUS heller ikke de har godtgjort at det er slik. Innsyn i 3.3-meldinger avslått. Akershus universitetssykehus HF

9 Kontaktdata ganske bra. Styrets kontakt kunne vært bedre, her er bare styresekretærs telefonnummer. Styret tar overordnede og viktige beslutninger for sykehuset, mye har stor allmenn interesse. Både styreleders og andre styremedlemmers mobilnumre bør listes opp. Uønskede hendelser, 3.3-meldinger, legges ut på nett det er bra! Ahus videreformidler ikke forespørsel til pasient på spørsmål om innsyn i taushetsbelagt dokument ( 13), slik loven forutsetter. Minus for lukkede styreseminarer i forkant av styremøte. Sykehuset Sørlandet HF Kjapt epostsvar fra infoavdeling og kjapt innsyn i vanlige dokumenter (vi hadde inntrykk av at de skjønte at de ble undersøkt). Det er treg journalføring av brev, men til gjengjeld er brevene ofte journalført med gode titler. Det er lett å danne seg et bilde av hva saken dreier seg om. Det er veldig bra! 3.3-meldinger på nett er også bra. Kontaktdata til styremedlemmer og direktør savnes. Det er ikke gitt innsyn i 13-dokument, ei heller i sladdet versjon. Pasient er ikke forespurt og klageadgang ikke opplyst om. Ikke bra. Sunnaas sykehus HF Et av de to helseforetak som ikke har postjournal på nett det er for dårlig i 2013! Telefonnumre til direktør, styremedlemmer og medlemmer av brukerutvalg savnes sårt. 13-innsyn avslått, samtykke ikke undersøkt, klageadgang ikke opplyst om strykkarakter her. 3.3-meldingene ligger til gjengjeld på nett det er bra! Innsynet i fem vanlige dokumenter ble kjapt behandlet. Helse Fonna HF Meget god journalføring. Meget rask responstid på både spørsmål og innsynskrav. Det tok 14 minutter før vi hadde svar på våre spørsmål. Innsynskravene ble behandlet på en imponerende måte. Ved forespørsel om videreformidling av fritak fra taushetsplikt, ringte saksbehandler oss for å informere om praksis i slike saker, og hun viste til fvl. 11, veiledningsplikten. Eksemplarisk saksbehandling. Saksbehandleren ga imidlertid uttrykk for at dette kunne virke som en test, og hun viste til at andre helseforetak hadde fått identiske innsynskrav. Helse Fonna hadde åpenbart mistanke om at de ble undersøkt. Vi fikk for øvrig fritak fra taushetsplikt av pasienten, og dokumentet ble sendt til oss i posten. Veldig positivt. Foretaket sendte oss tre 3.3-meldinger, to av dem identiske. Vi sendte epost med spørsmål om hvorfor de var identiske, og at vi i så fall ville ha den fjerde og siste 3.3-meldingen. Vi fikk aldri svar på denne meldingen. Ikke bra. Vestre Viken HF Vestre Viken fremstår som et helseforetak som ikke ønsker å bli kikket i kortene. Postlistene ligger ikke tilgjengelig på nett; for å få tak i dem må du kontakte sykehuset. Ifølge nettsiden skal man da kontakte sentralbordet, men der var de helt ukjent med hvem henvendelsen om

10 postlister skulle rettes til. Foretaket har heller ingen kontaktdata til direktøren eller til noen av styrets medlemmer på sine nettsider. Det legger heller ikke ut sakspapirene til styremøter i forkant av styremøter, de legges først ut etter at møtet har vært avholdt. Da vi endelig fikk oversendt postlistene, viste de seg å være informative. Også journalinnføringer fra saker som er unntatt offentlighet, inneholder nok opplysninger til at det er mulig å danne seg et bilde av hva saken kan handle om. Foretaket svarer også ganske raskt på innsynskrav. Det publiserer avviksmeldinger, til tross for at disse er tilnærmet umulige å finne via nettsidene. Da vi ba om å få oversendt de tre siste 3.3-meldingene fikk vi først til svar at de var en del av sykehusets interne saksbehandling. De ble utelukkende elektronisk håndtert, og var således ikke på postlistene. «Vi kan derfor ikke utlevere disse meldingene», het det fra sykehuset. Først etter epostutveksling og videresending til helseforetakets juridiske direktør ble begjæringen avslått med hjemmel i offentleglova. Sykehuset Østfold Sykehuset Østfold har enkel tilgang til både postlister og 3.3-meldinger (avviksmeldinger) på sine nettsider. De publiserer sakspapirer i god tid før styremøter og oppgir mobilnummer til styrets leder. Helseforetaket er også rimelig raske til å besvare innsynskrav. En stor andel av journalføringene på postlisten er forhåndsklassifisert som unntatt offentlighet. Disse journalføringene inneholder så lite informasjon at det er umulig å danne seg et bilde av hva saken inneholder. Sykehuset oppgir også at styret to ganger årlig avholder styreseminarer i forkant av styremøter. Disse styreseminarene er lukket for pressen og andre. Sykehuset i Vestfold HF Legger ut postlister hver dag! Veldig bra. Svært mange dokumenter er journalført etter sju dager fra dokumentdato, det eldste vi fant var fra 11.1., journalført Publiserer 3.3- hendelser, men hendelser som handler om selvmord eller hvor det er tvil om pasienten er avidentifisert godt nok, publiseres ikke. Får kun innsyn i resyme av 3.3-hendelser. Samtlige ordinære innsynskrav ble besvart i løpet av to dager. Bra. Foretaket gir ikke et helt tydelig svar på om pressen får være til stede under evt. seminar i forkant for styremøter, men skriver følgende: Sykehuset i Vestfold har ikke tradisjon for å ha styreseminarer i forkant av styremøtene. Vi har de siste årene hatt ett årlig styreseminar. Disse har ikke vært lukket for pressen, men det har heller ikke vært ytret ønske fra pressen om å være tilstede. Det siste bør vel tas som en oppfordring til lokale medier om å be om å få være til stede ved et slikt styreseminar. LOKALE FORETAK UNDER HELSE MIDT-NORGE Møre og Romsdal HF, Nord-Trøndelag HF og St. Olav HF Vi fikk felles avslag på innsyn i 3.3-meldinger fra alle helseforetakene i Midt-Norge; dvs. Helse Møre og Romsdal, St. Olav og Helse Nord-Trøndelag. Svaret var utformet av advokaten til Helse Midt-Norge. Nord-Trøndelag HF skal ha ros for lange og utfyllende titler på dokumentene i postlistene. Det er lett å forstå hva dokumentene dreiser seg om positivt. Det er også bra at 91 prosent

11 av dokumentene er journalført innen sju dager. Noen dokumenter var likevel journalført først etter seks til tolv måneder det er kritikkverdig journalføring. Postlistene fra St. Olav ligger inne med automatisk bestilling av dokument. Men det gis ikke noen kvittering på bestilling, så bestiller må selv notere hver enkelt journalpost man søker innsyn i, dersom man vil sjekke om en mottar alle dokumenter. Utover dette var det mindre problemer med registreringen i disse helseforetakene. Det kan virke som om man har forholdsvis lik standard i de tre helseforetakene i Midt-Norge. Helse Nord-Trøndelag hadde litt andre rutiner enn de to andre foretakene, uten at dette påvirket mulighetene til innsyn og åpenhet. Informasjonsavdelingene virket "på hugget". Helse Møre og Romsdal ringte, og avtalte tidspunkt for når vi kunne få våre etterspurte opplysninger. Også informasjonssjefen på St. Olav ringte for å informere om at det tok litt tid å vurdere innsyn i 3.3.-meldingene. Både Helse Møre og Romsdal og St. Olav spurte om det var en spesiell sak vi jaktet på, slik at de kunne sjekke opp den konkrete saken vi var på jakt etter. LOKALE FORETAK UNDER HELSE VEST Helse Stavanger HF Svar etter tre timer fra infoavdelingen. Ingen søkerfunksjon i postjournalen. Seks av 200 journalføringer med meningsløse titler, av disse hadde fem tittelen NPE uten nærmere forklaring. Infoavdelingen har et fellesnummer, navn og epost til infoavdelingen. Publiserer 3.3-saker på nett (sammendrag). Sladder uten informasjon om at opplysninger er fjernet. Helse Førde HF Egen søkermotor, godt fritekstsøk. I 13-avslag framgår det ikke at det er fjernet opplysninger (sladdet). Videreformidler ikke spørsmål om samtykke, men videreformidler kontaktinfo til advokat. Tre av 11 styremøter hadde seminar i forkant, ingen av dem åpne for pressen. Helse Bergen HF Gir ikke innsyn i 3.3-meldinger, men lover at de skal publiseres over nyttår. Vi fikk ikke medhold i klagesak over avslag på innsyn i 3.3-dokumenter da vi tok denne videre til departementet. Raske på behandlingen av innsynskrav i 13-sak, ( svar etter 1 dag), men oppgir ikke at det er sladdet, eller noe om klageadgang. Skeptiske til å videreformidle samtykke. Dette skyldtes både at de ikke har fått spørsmålet før, og at de ikke oppfattet henvendelsen vår som en reell henvendelse fra en avis: Hadde dette vært en reell henvendelse fra en avis som er interessert i saken, så hadde det vært litt lettere. Da kunne vi formidlet at dette er en journalist som er interessert i vedkommendes sak. Dere er ikke interessert i dette mennesket, bare bruke vedkommende som en test på vår evne til å svare kjapt og riktig på innsynsforespørsler. I en oppfølgende epost som svar på vår henvisning til loven, stiller foretaket spørsmålet om ikke NPE er rette instans til å formidle slik kontakt: Det er derfor jeg nevnte Norsk

12 Pasientskadeerstatning som en bedre instans til å formidle en slik kontakt. De er mer nøytrale, vi er de som har påført pasienten skade. Forespørselen i denne saken ble ikke videreformidlet. LOKALE FORETAK UNDER HELSE NORD Universitetssykehuset Nord-Norge HF Ingen brev har meningsløse titler! Raskt svar på innsynskrav (2 dager på alle), videreformidler spørsmål om samtykke dagen etter innsynskravet. Publiserer 3.3-meldinger, men ikke uten samtykke fra den aktuelle pasienten, selv om saken er anonymisert. Får ikke innsyn utover dette før vi kan vise til et samtykke (det fikk vi ikke). Dette betyr at det eneste vi får innsyn i når det gjelder 3.3-hendelser, er i de tilfellene pasienten samtykker i at det legges ut et sammendrag. Dette er svært begrenset. Nordlandssykehuset HF Svar etter 40 min på innsynskrav med innsyn i alt ny rekord? Publiserer 3.3-hendelser på nett, men nyeste melding er fra Siden er godt gjemt (Fag, Kvalitet, Uønskede hendelser), men framkommer ved søk. Sykehuset skriver på siden: Nordlandssykehuset publiserer her anonymiserte versjoner av meldinger vi sender til Kunnskapssenteret. Ved stor saksmengde, vil vi av kapasitetshensyn presentere et utvalg. Får innsyn i sladdet versjon i 13-dokument, viser til feil lovhjemmel: "Innsynskravet er vurdert etter offentlighetsloven 11 og dokumentet kan utgis i sladdet versjon". Helse Innlandet HF Ingen kontaktdata til direktør minus i boka. 11,5 prosent meningsløse titler er i overkant. Legger ikke ut 3.3-meldinger, men har planer om å gjøre det. Innvilget innsyn i dokument, men pasient ikke forespurt og klageadgang ikke opplyst om. Raskt innsyn i alle fem vanlige dokumenter på dagen!. Helse Innlandet viser til at Helse- og omsorgsdepartementet har satt som mål at alle helseforetak skal legge ut informasjon på sine hjemmesider om uønskede hendelser som har ført til, eller kunne ha ført til, betydelig skade på pasient. Og forteller at sykehuset nå vil gjøre det. Det refereres kort hva de tre siste meldinger dreier seg om, men det gis i realiteten ikke innsyn vi får ikke dokumentet (ikke anonymisert heller). Derfor får ikke sykehuset poeng her. Når det er sagt det er positivt at 3.3-meldinger heretter skal publiseres på nett! Forespørsel om samtykke fra pasient videreformidles ikke! Helse Finnmark Helse Finnmark har ok kontaktdata på nett og svarte kjapt på innsynsbegjæringer. Håndterte også 13-innsynet upåklagelig (stjerne i boka). Foretaket sier at de i disse dager vil begynne å legge ut anonymiserte 3.3-meldinger på nett. Informasjonsavdelingens rutine for å besvare eposthenvendelser står likevel til stryk. Vi sendte tre enkle spørsmål på epost til informasjonsavdelingen 28. juni, og ventet fortsatt på svar i slutten av september.

13 Det er ukjent for oss om sykehuset har informasjonsberedskap ved ulykker, da vi ikke har fått svar på vår henvendelse. Derfor kan vi heller ikke gi poeng for beredskap. Det opplyses at 3.3-meldinger legges ut i disse dager mhp 3-3. Det er positivt, men vi må understreke at de er veldig bortgjemt på sykehusets nettside, under en pressemelding langt nede når man ruller bakover i pressemeldingsarkivet. Mer enn 20 prosent meningsløse titler er høyt selv i saker med taushetsbelagt informasjon bør det være et stikkord ut over samhandlingsavvik. REGIONALE FORETAK Felles for disse er at ingen publiserer meldinger om uønsket hendelse (3.3-meldinger) på nettet, men viser til lokale foretak. Ingen regioner ser ut til å ha en samlet strategi for slik publisering. Og ettersom det er et mål for Helse- og omsorgsdepartementet at alle 3.3- meldinger skal publiseres: Hvorfor ingen felles strategi? Og hvorfor har ikke RHF-ets hjemmesider lenke til 3.3-publiseringen hos sine underliggende foretak? Helse Sør-Øst God journalføring, men fant et dokument som var opprettet i mars 2009, men først journalført juni (særtilfelle?) Rask responstid på innsynskrav, 29 minutter. Sendte oss relativt raskt et sladdet 13-dokument, positivt. På spørsmål om videreformidling av spørsmål om fritak fra taushetsplikten, ble vi oppringt og fikk beskjed om at de skulle sende oss en bekreftelse når spørsmål om samtykke var sendt. Vi har ikke hørt noe mer. Negativt. Helse Nord Savner mobilnumre til flere enn styreleder i styret. Nummer til alle styremedlemmer burde stått. Likeledes mobiltelefon til medlemmer av brukerutvalg. Kjapt epostsvar og innsyn i fem dokumenter i løpet av en halv virkedag. Det er veldig bra, men Helse-Nord var nok klar over at de ble sjekket. De av oss som har søkt innsyn i Helse Nord tidligere, har ikke fått antydningsvis så rask respons. Pasient ble ikke forespurt om innsyn, da vi søkte 13-innsyn. Minus i boka. Helse Midt-Norge RHF Kontaktdata til administrasjon, informasjonsavdeling, styre og brukerutvalg er upåklagelig med epost og mobilnummer til alle. Svarte på eposthenvendelse på 42 minutter. Ga innsyn i alminnelige innsynsbegjæringer på 2,5 virkedager. Det er bra, og i dette tilfelle hadde vi ikke inntrykk av at RHF-et var klar over at det ble sjekket. Noe sen journalføring 11prosent journalført mer enn sju virkedager etter dokumentdato. Helse Vest RHF Har svart korrekt og fint på 13-innsynet, der de viser at de kan loven, leverer ut sladdet versjon og tilbyr seg å kontakte pasient om ønskelig. Fint løst! Raskt svart også en virkedag. Ingen meningsløse titler, og få brev som var sent journalført.

14 Ordinære innsynsbegjæringer tok det litt lang tid å få svar på 7 virkedager. Dette har gitt mye trekk i poenggivningen, fordi innsynsrespons er vektet tungt. Trekk også for manglende kontaktdata. SPØRSMÅL OG POENGGIVNING NETTDEL 1. Postjournal på nett Har en postjournal på nett lett tilgjengelig: 1poeng Tittelløse brev/ totalt meningsløse titler. -1 poeng for poeng for > 5 Dokumentdato /journaldato. Regner ut avvik mellom de to. Gjennomsnittlig tid? *90 prosent innen 7 dager (inkl helg) : 2 poeng * 75 prosent innen 7 dager: 1 poeng (Sjekkes i løpet av en uke, ta høyde for at det kan være notater med ulik dato uten at det er kritikkverdig, disse tas evt. ut) Søkbarhet i fritekst i postjournal: 3 poeng Totalt 6 poeng. Mulighet for 2 minuspoeng. 2. Kontaktdata på nett Kontaktinformasjon, telefonnummer og navn på infofolk: 1 poeng Navn/ kontaktinformasjon direktør: 1 poeng Navn/ kontaktinformasjon styret (minimum styreleder): 1 poeng Publisert navn/kontaktinformasjon på brukerutvalg: 1 poeng Totalt 4 poeng. 3. Styredokumenter på nett (sjekker siste styremøte. Hvis vedlegg mangler ubegrunnet, må det innebære poengtrekk. Må se at det ser komplett ut) Saksliste: 1 poeng Dokumenter: 1 poeng Vedtak 1 poeng Totalt 3 poeng 4. Legger sykehuset ut 3.3-meldinger? *ja: *nei: Totalt 3 poeng 3 poeng 0 poeng

15 5. Overføres styremøter på nett. Videooverføring av alle styremøter (vedtak om at alt overføres fra nå, skal telle): 2 poeng Videooverføring av utvalgte styremøter (Må ha overført minst ett i 2012): 1 poeng Ikke videooverføring 0 poeng Totalt: 2 poeng INNSYN 6. Responstid ved henvendelse til infoavdeling på nett. Spørsmål: Hvor lang tid tar det fra netthenvendelser til infoavdeling til en får tilbakemelding med forespurt informasjon? 1-3 dager: 3 poeng 4-5 dager: 2 poeng 6 dager eller mer: 1 poeng Ingen svar: -1 poeng Totalt 3 poeng/mulighet for 1 minuspoeng 7. Møteoffentlighet: Spørsmål: Avholdes styreseminarer i forkant av styremøter Om ja: Er de offentlige: 0 poeng Er de unntatt offentlighet/stengt for pressen: -2 poeng Totalt: 0 poeng/mulighet for 2 minuspoeng 8. Postjournal/dokumentinnsyn Responstid (virkedager) på innsynskrav, ikke unntatt. 5 dokumenter * 1-3 dager 3 poeng * 4-5 dager 2 poeng * 6-10 dager eller mer 0 poeng * Ikke svar etter 10 dager: -2 poeng Innsynskrav i 13-dokument (taushetsbelagt) Får avslag eller fullstendig sladding: Sladdet utgave med opplysninger: -1 poeng 1 poeng

16 (Får man avslag på hele dokumentet etter 12, kan vi vurdere å klage. ) Til forrige punkt innsynskrav i 13-dokument er svaret ihht. lovkravene (opplyses lovhjemmel for taushetsplikt og klageadgang)? * ja: 0 poeng *nei: -1 poeng Be om innsyn i siste tre 3.3-meldinger. Vi får innsyn i alle uten klage: Vi får innsyn etter klage (svar innen fem dager) Vi får ikke innsyn: Totalt 12 poeng/mulighet for 6 minuspoeng 3 poeng 2 poeng -2 poeng SPØRSMÅL TIL SYKEHUSET 9. Videreformidler sykehuset ønske om samtykke fra pasient i klagesak (offl. 13(3) (samme sak som vi også ber om innsyn i)? 1 poeng 10. Hvilke regler har sykehuset for uttalelser til media? Kvalitativ vurdering, ikke poeng). 11. Har sykehuset egen informasjonstjeneste ved ulykker: 1 poeng Totalt 2 poeng