Austevoll kommune TILLEGGSINNKALLING SAKLISTE

Transkript

1 Austevoll kommune TILLEGGSINNKALLING Utval: KOMMUNESTYRE Møtestad: KOMMUNESTYRESALEN Møtedato: Kl Eventuelt forfall skal meldast til tlf Offentleg servicekontor. Varamedlemmar møter berre etter nærare innkalling frå administrasjonen. Møte er ope for tilhøyrarar. Saksdokument er lagde ut til offentleg gjennomsyn på Offentleg servicekontor. SAKLISTE Sak nr. Saktittel 094/12 Skatteinngongen 2012 mars 095/12 Vinnes gravplass - tilleggsløyving. 096/12 Eidsbøen bufellesskap - utviding/oppussing av leilighet. 097/12 Plan for selskapskontroll for perioden /12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Tilrådingar frå formannskapsmøte ligg ved i eiga sending. Storebø, 8. juni 2012 Helge Andre Njåstad Ordførar

2 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 071/12 FORMANNSKAPET Henning Andersen 094/12 KOMMUNESTYRE Henning Andersen Arkivsaknr. 12/624 Arkiv: FE-232 Skatteinngongen 2012 mars FORMANNSKAPET Handsaming i møtet: FSK-071/12 Vedtak: Austevoll kommune tek sak om skatteinngangen for mars til orientering. Tilråding frå rådmannen: Austevoll kommune tek sak om skatteinngangen for mars til orientering. Vedlagte saksdokument: Bakgrunn for saka: Skatteinngangen for mars var på 24,3 millionar kroner, dette er 4 millionar meir en budsjett og resultat for tilsvarande månad i Inntektsutjamninga fram til og med februar er enda på 11,5 millionar kroner, av eit total budsjett på 44,1 millionar kroner. På same tid i 2011 hadde Austevoll tilbakebetalt 10,9 millionar kroner i inntektsutjamning. Skattinngangen så langt i år er 57,6 millionar kroner før inntektsutjamning. Budsjettet og rekneskap på skatteinntekter er vist i tabell 1.

3 Tabell 1: Budsjettet og rekneskap, i MNOK, på skatteinntekter År Budsjett før inntektsutjamning Rekneskap før inntektsutjamning Budsjett etter inntektsutjamning Rekneskap etter inntektsutjamning ,1 139, ,5 169,8 141,2 142, ,5 129,6 138,6 128,2 Inntektsutjamninga fungere slik at av alle skatteinntekter over landsgjennomsnittet blir 60 % omfordelt til kommunar med inntekt under landsgjennomsnittet. Tabell 2: Skatteinngang før inntektsutjamning siste 5 år for dei fyste tre månadane Måned Januar Februar Mars Budsjettavvik på skatteinntekt tall i tusen Budsjett Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Resultat Figur 1: Budsjettavvik på skatteinntektene før inntektsutjamning I figur 1 kan vi sjå utviklinga av skatteinntektene månad for månad i forhold til budsjett, slik at vi ser kva for konsekvensar dette har for resultatet ved årets slutt. Vi ser at budsjett er på 160,1 millionar, og at vi hadde ei meirinntekt på 4,2 millionar i forhold til budsjett i mars. I februar ser vi at vi fekk inn 2,2 millionar kroner mindre enn budsjett. Viss vi for dei resterande månadane får same skatteinntekt som budsjettert blir resultatet 162,9 millionar kroner. Vurdering: Så langt i år er det komme inn 57,6 millionar kroner, som er 2,7 millionar meir enn budsjett., og 2,3 millionar meir ein Det er vanskeleg så tidleg på året å seie noko om prognosen for årets slutt. Austevoll har tradisjonelt sett dei beste skattemånadane i starten av året, og mars var såleis ein god månad. Først ut i juni og juli vil ein kunne seie noko meir nøyaktig om korleis skatten vil slå ut totalt sett.

4 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 061/12 FORMANNSKAPET Eivind Suphammer 095/12 KOMMUNESTYRE Eivind Suphammer Arkivsaknr. 11/902 Arkiv: FA-D41, FA-L09 Vinnes gravplass - tilleggsløyving FORMANNSKAPET Handsaming i møtet: Tilleggsframlegg frå Høgre v/liv Bente F. Storebø: 100% av momskompensasjonen på investeringa av Vinnes gravplass skal førast på investering. Det vart røysta over tilleggsframlegget frå Høgre som fekk 2 røyster (Liv Bente F. Storebø og Julie Eide Solbakken, Høgre) og falt. Tilrådinga vart samrøystes vedteke. FSK-061/12 Vedtak: Austevoll kommunestyre godkjenner ei tilleggsløyving på kr 1.88 mill., med mva til utviding av Vinnes gravplass. Tilleggsløyvinga finansierast ved hjelp av lånemidlar og ubundne kapitalfond. Tilleggsløyvinga fordeler seg slik: - lånemidlar kr. 1,0 mill, - ubundne kapitalfond kr. 0,88 mill Rådmannen får fullmakt til å inngå kontrakt med entreprenør og godkjenne lånevilkåra. Tilråding frå rådmannen: Austevoll kommunestyre godkjenner ei tilleggsløyving på kr 1.88 mill., med mva til utviding av Vinnes gravplass. Tilleggsløyvinga finansierast ved hjelp av lånemidlar og ubundne kapitalfond. Tilleggsløyvinga fordeler seg slik: - lånemidlar kr. 1,0 mill, - ubundne kapitalfond kr. 0,88 mill

5 Rådmannen får fullmakt til å inngå kontrakt med entreprenør og godkjenne lånevilkåra. Vedlagte saksdokument: Dok.dato Tittel Tilbodsinnstilling med tilbodsrapport Bakgrunn for saka: Den vart det gjort vedtak kommunestyre, sak nr. 031/12: Austevoll kommunestyre godkjenner vedlagte beskrivelse, teikningar LARK og teikningar Cowi slik desse ligg føre. Kommunestyre gjev rådmannen fullmakt til gjere mindre endringar i materiale for deretter å lyse prosjektet ut på Doffin basen, samt val av og vidare inngå kontrakt med entreprenør. Austevoll kommunestyre bed om at rådmannen i samarbeid med entreprenør utarbeida HMTplan for prosjektet, og at dette kjem fram i konkurransemateriale. Austevoll kommunestyre vedtek at rådmannen får fullmakt til å godkjenna entreprenør og setja arbeidet i gong, dersom samla kostnad med utbygging, konsulenthonorar og grunnkjøp m.m. ikkje overstig 3,0 mill. kroner. I motsett fall skal saka leggjast fram for kommunestyret på nytt. Austevoll kommunestyre gjev rådmannen fullmakt til å inngå avtaler om grunnavståing. Kostnadsoverslag: Tekst Sum utan mva Merknad Generelle kostnader planlegging, ,- Estimert. prosjektering internt/ eksternt. Entreprenørkostnad ,- Tilbod Tomtekjøp. Gnr 62, bnr 5 og gnr 62, , m2. 35 kr. per m2. bnr 12. Grensepåvisning 8 500,- 3 4 punkt Oppmålingsgebyr ,- 860 m m2 Behandlingsgebyr - frådelingssak 7 030,- Kostnad Spesielle kostnader - byggjelånrenter ,- Estimert Kostnadsoverslag før reserve/uføresett ,- Reserve/uføresette utgifter/margin ,- 5% Kostnadsoverslag ,- Estimert 25% meirverdiavgift ,- Kostnadsoverslag med mva ,- Avrunda Rådmannen fekk i kommunestyre, sak nr. 031/12, fullmakt til å godkjenna entreprenør og setja arbeidet i gong, dersom samla kostnad med utbygging, konsulenthonorar og grunnkjøp m.m. ikkje overstig 3,0 mill. kroner. Kostnadar med avtaler med grunneigarane framkjem av kostnadsoverslaget.

6 Overslaget viser ein avrunda kostnad på kr mill. med mva. Vurdering: På bakgrunn av at kostnad med gravplassen overstig dei tidlegare vedtekne 3,0 mil., vert saka vert lagt fram for Austevoll kommunestyre på nytt. Rådmannen rår til at tilleggsløyvinga vert fordelt slik: - lånemidlar kr. 1,0 mill, - ubundne kapitalfond kr. 0,88 mill Rådmannen får fullmakt til å inngå kontrakt med entreprenør.

7

8

9

10

11

12

13

14

15 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 096/12 KOMMUNESTYRE Eivind Suphammer Arkivsaknr. 11/1427 Arkiv: FE-614 Eidsbøen bufellesskap - utviding/oppussing av leilighet. Tilråding frå rådmannen: Austevoll kommunestyre vedtar ei tilleggsløyving på kr til utbetring og ombygging av leilighet ved Eidsbøen bufellesskap, gnr 43 bnr 559. Tilleggsløyvinga må takast frå ubundne kapitalfond. Dersom Husbanken ikkje løyver tilskott til prosjektet må saka leggjast fram for kommunestyret på nytt. Rådmannen får fullmakt til å godkjenna tilbod og å inngå avtale med tilbydar innanfor innvilga ramme. Vedlagte saksdokument: Dok.dato Tittel Etterlyser dokumentasjon på universell utforming Anbod 11:28: Eidsbøen Bufellesskap. Tilbod - totalentreprise. Bakgrunn for saka: Eidsbøen bufellesskap er ei bueining med heildøgnstenester for personar med funksjonsnedsettingar og personar med spesielle behov. Eininga består av 5 tilrettelagde leilegheiter og fellesrom for tilsette. Fleire brukarar har rullestol og treng god plass til å bevega seg i leiligheitene og på uteareal.

16 Kommunestyre vedtok for budsjett 2012 ei utbygging og ombygging av ekserande leilighet ved Eidsbøen bufelleskap. Kostanden ved dette vart stipulert til kr ,- Etter anbudsrunde har kommunen no fått ein totalentreprise på oppussing, omarbeiding og utviding av bustad frå tilbydar på kr ,- Ombygging/utviding av leilighet Eidsbøen bufellesskap: Stipulert kostnad: Innvilga midlar i budsjett Innkomen totalentreprise Faktisk kostnad : Kr ,- Kr ,- Kr ,- Finansieringsplan: med løyvde midlar frå Husbanken Løyvde midlar. Budsjett Kr , Tilskot frå Husbanken. 30 % Kr ,- Tilleggsløyving Kr ,- Uforutsette kostnader. Kr ,- Total kostnad. Kr ,- Finansieringsplan: utan løyvde midlar frå Husbanken Løyvde midlar. Budsjett Kr , Tilleggsløyving Kr Total kostnad. Kr ,- Vurdering: Det er i budsjett 2012 satt av inntil kr til omarbeiding og utviding av ein leilegheit ved Eidsbøen bufellesskap. Innkomen totalentreprise frå tilbydar er på kr ,-. Dette er kr ,- over det som vart budsjettert med og løyvd i budsjettet for Det er i dag eit stort behov for bustader til personar med spesielle behov og funksjonshemmingar. Det er viktig at kommunen prioritere denne ombygginga, då det er personar på venteliste for å flytta inn i denne bustaden. Husbanken er positiv til å gje tilskot til ombygging og utbygging av leiligheten, dersom universell utforming er ivareteke. Husbanken opplyser og at vi kan få inntil 30 % tilskot til dette prosjektet. Tilskot summen er kr ,- ( sjå finansieringsplan over ). I sak i FSK 052/-12 den vart det vedteke å bruka tilskotsmidlar frå Husbanken til å oppføra ein vinterhage over terrassen ved bufellesskapet. Ettersom totale tilbodsum vart kr ,- dyrare enn budsjettert så tilrår rådmannen at vinterhagen må gå ut av prosjektet.

17 Fra: Oddvar Rørtveit Sendt: Til: Kari Berge Jørgensen Kopi: Emne: VS: Eidsbøen bufellesskap Fra: Oddvar Rørtveit Sendt: 10. mai :55 Til: Kopi: Frode Hovlandsdal Emne: Eidsbøen bufellesskap Forespørsel om investeringstilskott til bustad i Eidsbøen bufellesskap. Sak nr /5179 Viser til forespørsel fra Austevoll kommune og til telefonsamtale i dag. Søknaden gjeld oppussing, omarbeiding og utviding av ein bustad i dette bufellesskapet. Etter de vi kan sjå er dette bufellesskapet oppført ca 1993 med lån og tilskott frå Husbanken. Husbanken kan gje investeringstilskott til ombygging og utbetring av eksisterande bustader. Det er ein føresetnad at arbeida representerer ei heving av standard og at bustaden etter ombygginga oppfyller dei krav og behov som er aktuelle for slike bustader. Vi kan ikkje gje tilskott til vanleg vedlikehald som skuldast slitasje. Teikningane som er lagt ved, viser situasjonen før ombygging. Arbeida blir sette i gang etter ein totalentreprisekonkurranse der tilbyderen er ansvarleg for utforming av bustaden. Det er i anbodspapira frå kommunen si side ikkje sagt anna om utforminga enn at bustaden skal vere universelt utforma med rullestolsirklar og plass for personheis og elektrisk rullestol. Vi kan på denne bakgrunn bekrefte at kommunen kan søkje investeringstilskott, men ei reell vurdering av søknaden må vente til vi har fått eit grunnlag for å kunne vurdere den aktuelle løysinga.

18 Helsing Oddvar Rørtveit seniorarkitekt Telefon: Mobil: < Husbanken < Region vest Besøksadresse: Solheimsgt. 11, Bergen < Postadresse: Postboks 1404, 8002 Bodø <

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54 Austevoll kommune Austevoll Bygg AS v/ Jan Eivind Bjånesøy 5392 STOREBØ Vår ref. Arkivkode Dykkar ref. Dato 11/ /8219/ESU FE Eidsbøen Bufellesskap. Tilbod - totalentreprise. Austevoll kommune takkar for tilbodet dykkar dat Administrasjonen førebur i desse dagar sak for kommunestyret, der kostnaden med prosjektet vert presentert. Vi kjem attende til dykk etter at kommunestyre har handsama saka. Offentleg servicekontor Eivind Suphammer Ingeniør Dette dokument er elektronisk godkjent og treng difor ikkje underskrift. Kopi til: Helge Skugstad Kari Berge Jørgensen Lars Erling Horgen Rolf E. Nøstdal Stine Storebø Postadresse Telefon Telefaks Bankgiro E post: postmottak@austevoll.kommune.no 5392 Storebø Foretaksreg. NO MVA

55 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 097/12 KOMMUNESTYRE Astrid Norunn Fagerbakke Arkivsaknr. 12/1145 Arkiv: FE- Plan for selskapskontroll for perioden Tilråding frå kontrollutvalet: Austevoll kommunestyre vedtek plan for selskapskontroll slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Vedlagte saksdokument: Dok.dato Tittel Plan for selskapskontroll.pdf Særutskrift sak Austevoll - Plan selskapskontroll pdf Saksframl. Austevoll- Plan selsk.kontroll..pdf

56 Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyder slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Med dette som bakgrunn har kontrollutvalet gjort vedtak om å setja i gong og gjennomføra prosess som skal føra fram til plan for selskapskontroll for perioden Prosessen har vore gjennomført parallelt med arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Prosess: For å utarbeida plan for selskapskontroll er det gjennomført risiko- og vesentlegvurdering for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. I høve til risiko handlar det om å identifisera kor sannsynleg det er at eit selskap ikkje tek i vare kommunen sine eigarinteresser, og/eller kor sannsynleg det er at selskapet si verksemd ikkje er i samsvar med eigaren sine føresetnader, sentrale styringsdokument for selskapet si verksemd eller eksterne krav til selskapet. Med andre ord risiko for verksemd i strid med eigarinteressene til kommunen eller mangelfull verksemd. Vesentlegheit handlar om å identifisera selskapa kommunen eig og viktige selskap for selskapskontroll. Overordna analyse, som ligg ved som del av Plan for selskapskontroll , har vore grunnlag for drøfting i kontrollutvalet. Ut frå denne analysen, og drøftingar i kontrollutvalet, er det nå utarbeida plan for selskapskontroll. 2

57 Drøfting. Omgrepet selskapskontroll vert brukt på fleire måtar og det kan illustrerast ved at den kan vera todelt, men at grensene mellom dei to likevel kan vera flytande: ] Obligatorisk eigarkontroll, som kan omfatta: o Kontroll ved selskapsetablering o Kontroll av at kommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa o Kontroll av at eigarskapen er forsvarleg i høve til føremål og type verksemd o Kontroll av at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse o Kontroll av at selskapa kommunen har eigarinteresser i følgjer aktuelle verksemdlover og anna relevant lovgjeving o Kontroll av at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader. Valfri forvaltningsrevisjon: Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men kommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom dette er relevant. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I forslaget til plan har KPMG AS skrive kva selskapskontrollen kan innehalda dei neste fire åra. Planen har oversikt over dei selskap som Austevoll kommune har eigarskap i. Forslag til prioriterte selskap er i tråd med det kontrollutvalet kom fram til i førre møte og dei går fram av punkt i plandokumentet: Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) IKS SIM Næring AS Austevoll Bruselskap AS Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Austevoll ASV AS Interkommunalet arkiv i H ordaland IKS Selbjørnfjordtunnel AS I tillegg til dette vil sekretariatet tilrå at det i planen vert lagt inn ein generell selskapskontroll av Austevoll kommune si eigarstyring. Føremålet med ein slik selskapskontroll kan vera å undersøke og vurdere korleis Austevoll kommune forvaltar sitt eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Det er fleire kommunar som i planen også tek med standard atterhald om høve til revisjon av t.d. kommunale tilskot eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll. Dette er ein parallell til statlege løyvingar, der det er med i vedtaka at riksrevisjonen har høve til å foreta ein kontroll i etterkant. Dette er ikkje teke med i utkast til plan for selskapskontroll, men sekretariatet tilrår at det vert teke med. Sekretariatet registrerer at det i planen punkt 3.3 er lagt inn Framlegg til retningsliner for selskapskontroll i planperioden. Det går fram av retningslinene at desse er ei oppsummering av det som allereie ligg i lover, forskrifter samt punkt som det vil vera naturleg kjem fram i kontrollutvalet sitt forslag til innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet har dessutan ikkje bestilt slike retningsliner og sekretariatet vil på denne bakgrunn tilrå at desse vert teke ut av planen. Det vert etter dette invitert til at endeleg prioritering av prosjekt vert diskutert i møtet. Det er lagt opp til å delegera til kontrollutvalet å kunna gjera endringar og omprioriteringar i planperioden. Kontrollutvalet skal og i samsvar med kontrollutvalsforskrifta 15 rapportera til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte, og resultata av desse.

58 Konklusjon. Sekretariatet meinar utkast til plan er godt eigna som eit grunnlag for kontrollutvalet si handsaming av saka. 3

59 Sekretariatet vil likevel tilrå at det vert gjort slike endringar i planen: Selskapskontroll av Austevoll kommune si eigarstyring vert lagt inn som nytt område. Standard atterhald om høve til revisjon av t.d. tilskot ol. ved at det vert innarbeidd i det endelege forslaget til plan for selskapskontroll. Punkt 3.3 Framlegg til retningsliner for selskapskontrollen i planperioden vert teke ut av planen Vurdering:

60 Austevoll kommune Plan for selskapskontroll

61 Føreord I kontrollutvalet sitt møte den vart KPMG valt til å utarbeide plan for selskapskontroll i Austevoll kommune for perioden I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga eit utkast til plan og overordna analyse. Det blir her lagt fram plan for selskapskontroll. Planen for selskapskontroll prioriterer selskap for kontroll og gjev retningsliner for kontrollen. Planen er fundert i ein overordna analyse av risiko- og vesentlegheit knytt til selskap kommunen eig. Den overordna analysen ligg ved planen. Planen skal bli vedteken av kommunestyret. I planen vert det foreslått at kommunestyre delegerer mynde til kontrollutvalet til å foreta endringar og omprioriteringar i planen. Slik tilgong til å delegere går frem av forskrift om kontrollutval Oppbygging av plandokumentet I kapittel 1 er ein innleiing til planen, som skildrar bakgrunn, føremål og metode som er nytta. I kapittel 2 er det kort gjort greie for føremålet med selskapskontroll, lov- og forskriftskrav til selskapskontroll og ulike typar av selskapskontroll. I kapittel 3 er oversikt over selskap kommunen eig, framlegg til prioritering av selskap for selskapskontroll i perioden og framlegg til retningsliner for gjennomføring av selskapskontroll. Bergen Harald Sylta Partner 1 Forskrift av 15. juni 2007 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, med heimel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 2

62 Innhald Føreord... 2 Innhald Innleiing Bakgrunn for utarbeiding av planen Føremål med planen Metode for utarbeiding av planen Om selskapskontroll Føremål med selskapskontroll Lov- og forskriftskrav til selskapskontroll Kommunelova Forskrift om kontrollutval Ulike typar av selskapskontroll Obligatorisk eigarskapskontroll Frivillig forvaltningsrevisjon i selskap Selskapskontroll i Austevoll kommune; plan for Selskap kommunen har eigardelar i Framlegg til prioritering av selskap for selskapskontroll i planperioden Kontrollutvalet si prioritering av selskap Framlegg til retningsliner for selskapskontroll i planperioden Vedlegg 1: Overordna analyse Innleiing Bakgrunn Føremål Kort om typar av selskapskontroll Obligatorisk eigarskapskontroll Frivillig forvaltningsrevisjon i selskap Framgangsmåte og involvering Innsamling av data Teoretisk fundament Metode for overordna analyse Identifiserte selskap Selskap omfatta av kommuneloven Austevoll Bruselskap AS Austevoll Asv AS

63 4.1.3 Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS (SIM) Sim Næring AS Selbjørnfjordtunnel AS Interkommunale arkiv Hordaland IKS Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven Austevoll kart AS Austevoll vatn og Avløp AS Austevoll utbyggingsselskap AS Austevoll kraftlag AS Business region Bergen AS Slab AS Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap AS Biblioteksentralen AL BA Generelt om eigarskapsforvaltninga Oppsummerande risikovurdering Selskap omfatta av kommuneloven Selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven

64 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn for utarbeiding av planen Kommuneloven 77 nr. 5 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det vert gjennomført selskapskontroll med eit eller fleire av selskapa som kommunen eig i løpet av valperioden. Det skal lagast ein plan for gjennomføring av selskapskontroll 2. Planen må utarbeidast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, dvs. innan utgangen av Planen skal vedtakast av kommunestyret. Planen er basert på ein overordna analyse av risiko - og vesentlegheitsvurderingar knytt til selskap kommunen eig. Analysen er vedlagt denne planen. 1.2 Føremål med planen Føremålet med plan for selskapskontroll er å prioritere selskap som kan vere aktuelle for selskapskontroll i planperioden Planen gjev og retningsliner for gjennomføring av selskapskontrollen. Planen for selskapskontroll gjer greie for: Føremålet med selskapskontroll. Kva reglar som gjelder for selskapskontroll. Ulike typar av selskapskontroll. Kva selskap som er prioritert for selskapskontroll. Retningsliner som kan nyttast for gjennomføring av selskapskontroll. 1.3 Metode for utarbeiding av planen I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga til eit utkast til overordna analyse av risiko- og vesentlegheitsvurderingar knytt til selskap kommunen har eigardelar i og framlegg til plan for selskapskontroll Framgangsmåte for utarbeiding av analyse og plan er nedfelt i ein prosjektplan, som er godkjent av kontrollutvalet. Framlegg til analysen utgjer grunnlaget for planframlegget og både analyse og plan er handsama i kontrollutvalet I møtet vurderte kontrollutvalet risiko, og prioriterte og valte ut selskap som kan vere aktuelle for selskapskontroll i planperioden. Overordna analyse er vedlagt planen, og metode for utarbeiding av analysen er nærmare skildra i vedlegget, kapittel 3. Det er ikkje eit lovkrav at planen skal vere basert på vesentlegheit og risikovurderingar. Planen er likevel basert på vesentlegheit og risikovurderingar, dette i samsvar med føringar frå kontrollutvalet. Risiko og vesentlegheit er av KPMG definert slik: 2 Forskrift om kontrollutval 13, 2. ledd.

65 Vesentlegheit handlar om å identifisere selskapa kommunen eig og viktige selskap for selskapskontroll. Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: Kommunen sin eigardel i fristilte selskap Identifisering av selskapsform ( AS, IKS, BA, stifting mv.) Føremål med selskapet Økonomi Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at selskapet ikkje tek i vare kommunen sine eigarinteresser, og/eller kor sannsynleg det er at selskapet si verksemd ikkje er i samsvar med eigaren sine føresetnader, sentrale styringsdokument for selskapet si verksemd eller eksterne krav til selskapet. Med andre ord risiko for verksemd i strid med eigarinteressene til kommunen eller mangelfull verksemd. Måten selskapet skal utføre sin verksemd på, er mellom anna styrt av: Eigarane sine føresetnader Lovverk Føremål og målsettingar Organisering Planverk og strategiar Budsjett 2 Om selskapskontroll 2.1 Føremål med selskapskontroll Føremålet med selskapskontrollen er å ta i vare kommunen sin kontroll med verksemd i fristilte selskap. I kommunal sektor er det blitt meir og meir vanleg å organisere delar av tenesteproduksjonen i fristilte selskap, stiftingar og liknande. Kommunen kan velje å organisere verksemda si på fleire måtar, der dei mest nærliggjande er: Som ein kommunal etat eller verksemd på tradisjonell måte innanfor forvaltninga. Som kommunalt føretak etter kommunelova sitt kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 utan at det er eit eige rettssubjekt 3. Som interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskap. Som aksjeselskap. Selskapsorganisering kan gje styringsmessige utfordringar for kommunestyre som øvste avgjerdstakar. I tillegg reiser det spørsmål i høve til tilsyn og kontroll med denne type organisering av verksemd. Det faktum at ei oppgåve som tidlegare låg innanfor forvaltninga vert organisert inn i eit utanforliggjande selskap, bør ikkje i seg sjølv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorgana i kommunen. Tvert om, det kan være naudsynt med ein auke i oppfølging og koordinering då verksemda ligg utanfor dei tradisjonelle forvaltningsorgana. Sjølv om kommunen organiserer delar av verksemda i selskapsform så inneberer ikkje det at kommunen sin kontroll med verksemda skal bli svekka. Føremålet med selskapskontrollen er soleis å ta i vare kommunen sin kontroll med verksemd som er organisert i selskapsform. 3 Rettssubjekt kan ha rettigheiter og påta seg pliktar, Jusleksikon,

66 2.2 Lov- og forskriftskrav til selskapskontroll Kommunelova Krav til selskapskontroll er lovheimla i kommunelova. Som følgje av endringane i kommunelova om tilsyn og kontroll, gjeldande frå , blei kontrollutvalet sine oppgåver konkretisert og til dels utvida i høve til tidlegare. Kontroll og tilsyn med kommunalt eigde selskap stod fram som ei prioritert oppgåve, og det blei teke inn eigne reglar om selskapskontroll, både i kommunelova og i reviderte forskrifter for kontrollutval. Kommunelova 77 nr. 5 fastset at Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 77 medfører at kontroll med kommunen sine eigarinteressar i selskap vert obligatorisk å gjennomføre for kontrollutvalet. Av lovforabeida 4 til kommuneloven 77 nr. 5 går fram at bestemmelsen må ses i sammenheng med 79 (nåværende 80, vår tilføying) som gir kontrollutvalget og kommunens revisor adgang til å kreve informasjon og foreta undersøkelser i slike selskaper. Kommunelova 80 lyder: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg 2 og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. 80 fastset at kontrollutvalet og revisor har rett til å krevje naudsynte opplysningar for gjennomføring av kontroll i : Interkommunale selskap. Aksjeselskap der ein kommune/fylkeskommune åleine eller saman med andre kommunar/ fylkeskommunar eig alle aksjar. Heileigde dotterselskap til slike selskap Selskapskontroll etter kommuneloven 77 nr 5 og 80 er aktuelt i interkommunale selskap og aksjeselskap, som er heileigd av Austevoll kommune og/eller Austevoll kommune saman med andre kommunar/ fylkeskommunar. Dette går og fram av NKRF 5 sin rettleiar for selskapskontroll, i første rekke er (selskapskontroll) aktuelt for interkommunale selskaper ( ) og aksjeselskaper( ) Denne avgrensinga har samanheng med at det berre er i nemnte selskap at kontrollutval og revisor har innsynsrett. Kommuneloven 80 inneber at kontrollutval og revisor kan krevje opplysningar som er naudsynt for gjennomføring av selskapskontroll i interkommunale selskap og aksjeselskap. Opplysning kan krevjast frå dagleg leiar i selskapet, styret og selskapet sin revisor. 4 Ot.prp.70 ( ). 5 Norges kommunerevisorforbund. 7

67 Kontrollutval og revisor kan om naudsynt foreta eigne undersøkingar i selskapet som ledd i selskapskontrollen. Retten til opplysningar og til å foreta undersøkingar er ein viktig føresetnad for gjennomføring av selskapskontroll og legge til rette for kontroll og innsyn i kommunen sine selskap for kommunen sine eigne kontrollorgan kontrollutvalet og revisor. 6 Kommuneloven gir ikkje kommunar tilsvarande adgang til selskapskontroll for selskap som har andre enn kommune/fylkeskommune som eigar, til dømes private og staten som eigarar i tillegg til kommunar. Dette fordi slik adgang til selskapskontroll ville gje kommunen som eigar ein ugrunna særfordel samanlikna med dei andre eigarane. Når det gjeld eventuelle utfordringar i samband med å koordinere innsyn og kontroll i selskap med fleire eigarar, er det samordninga av dette overlate til eigarkommunane sjølve fastset og at kommunestyret kan gjer reglar om kontrollen med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Kommunestyret kan ikkje innskrenke innsynsretten kontrollutval og revisor har etter 80. Kommunestyret kan og fastsette reglar for kva dokument som skal sendast kommunen sitt kontrollutval og revisor. Dette er ein viktig føresetnad for kontrollutvalet sitt arbeid med selskapskontroll, mellom anna for å kunne ta stilling til behov for selskapskontroll og som eit viktig bidrag til å vere løpande informert om stoda i selskapa kommunen eig Forskrift om kontrollutval Forskrift om kontrollutval regulerar nærmare innhaldet i selskapskontrollen. Forskrifta har reglar om: Gjennomføring av selskapskontroll i 13. Innhald i selskapskontroll i 14. Rapportering av selskapskontroll i 15. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalet skal sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap. Kontrollutvalet avgjer sjølv kven som på utvalet sine vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Av merknadene til forskrift om kontrollutval 13 går det fram at det er i høve til interkommunale selskap og kommunalt eigde aksjeselskap at kontrollutvalet og kommunen sin revisor kan krevje opplysningar dei finn påkravd for sin kontroll med selskapet. Innhald i selskapskontroll Innhaldet i selskapskontrollen kan delast inn i 1) obligatorisk eigarskapskontroll og 2) frivillig forvaltningsrevisjon, Kontrollutvalet skal sjå til at det gjennomførast obligatorisk eigarskapskontroll med forvaltninga av eigarinteressene i dei selskap som er omfatta av slik kontroll. Dette omfattar kontroll med om den som utøvar kommunen sine eigarinteresser i selskap gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Det går ikkje fram av forskrift om kontrollutval 14, men det kan ofte vere tenleg å skilje mellom kontroll ved etablering av selskap og ved kontroll av drift i selskap som alt er etablert. Ved kontroll av drift i eit selskap, kan det i tillegg til det som går fram av 14 vere fornuftig: Å vurdere drifta på bakgrunn av eit eigarperspektiv. Å kontrollere andre tilhøve som kan ha verdi for eigarposisjonane, t.d. eventuelle garantiar og plikter som følgjer eigardelen. 6 Ot.prp.70 ( ). 7 Ot.prp.70 ( ). 8

68 Dersom nokon i kommunestyret er styremedlemmer i verksemd som inngår i selskapskontrollen, kan det vere tenleg å vurdere kva rolle desse utøvar. Selskapskontrollen kan og omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon kap. 3. Forvaltningsrevisjon er frivillig og ikkje ein del av den obligatoriske selskapskontrollen ( eigarskapskontrollen). Rapportering av selskapskontroll Kontrollutvalet plikter å rapportere til kommunestyret i høve til planen for selskapskontroll; om kva kontrollar som er gjennomført og resultatet av desse. I merknad til forskrift om kontrollutal 15 vert det tilrådd at ein rapporterer til kommunestyret etter kvar selskapskontroll. Kontrollutvalet fastset sjølv korleis utvalet vil rapportere utført selskapskontroll til kommunestyret, og kva innhald rapporteringa skal ha. Selskap som er omfatta av selskapskontroll skal gjevast høve til å gi kommentarar til dei tilhøve som vert skildra i rapporten. Dette bidreg til opplysing av datagrunnlaget som selskapskontrollen bygger på og bidreg til å sikre forsvarleg sakshandsaming. Eventuelle kommentarar skal gå fram av rapporten. For å ta i vare lov- og forskriftskrav ved gjennomføring av selskapskontrollen, jf. kommuneloven 80, bør det i planen for selskapskontroll takast inn retningsliner for selskapskontroll. Retningslinjene bør vedtakast av kommunestyret før selskapskontroll vert sett i verk. Retningslinene bør innehalde føresegner om: Korleis selskapskontrollen skal skje, det vil seie om det skal vere mogleg for kontrollutvalet å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskapet, i tillegg til obligatorisk eigarskapskontroll. Kor ofte kontrollutvalet skal rapportere resultata av selskapskontrollen. Kva dokument selskapet skal sende kontrollutvalet og revisor. Aktuelle dokument er årsrekneskapen, årsmelding, revisjonsmelding, nummererte brev frå revisor, møteinnkallingar og protokollar frå generalforsamling / representantskapsmøte og styremøte. Slike retningslinjer er del av framlegget til planen, det vert vist til delkapittel Ulike typar av selskapskontroll Selskapskontrollen kan delast inn i to typar; obligatorisk eigarskapskontroll og frivillig forvaltningsrevisjon av selskap: Selskapskontroll Obligatorisk eigarskapskontroll: - kontroll med forvaltinga av kommunen sine eigarinteresser i selskap Valfri forvaltningsrevisjon: - systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknad ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar Skjematisk kan selskapskontrollen framstillast slik: 9

69 Kommunestyret Oblig. eigarskapskontroll Utøvar av kommunen sine eigarskapsinteresser i selskap Kontrollutval Generalforsamling / representantskapsmøte Revisor Styre Forvaltningsrevisjon Fristilt verksemd organisert som AS eller IKS Obligatorisk eigarskapskontroll. Her er føremålet å ta i vare kommunen sin kontroll, dvs. å kontrollere om den som utøvar kommunen si eigarinteresse utøvar dette mynde på den måten som er fastsett i den aktuelle verksemdslova, og tek i vare kommunen sine interesser i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader for eigarskapen. Eigarskapskontrollen kan delast i to; kontroll ved selskapsetablering og ordinær eigarskapskontroll. Kontroll ved selskapsetablering. Dette omfattar kontrollen ved selskapsetableringa eller ved kjøp av aksjar eller andelar i selskap. Kontrollaspektet i slike situasjonar er å vurdere om verdiane kommunen skyt inn i verksemda, er i samsvar med kommunestyret sine føresetnader og om innskotne verdiar står i et rimeleg høve til motytinga i form av aksjar, innskotskapital etc. Ordinær eigarskapskontroll. I den daglege drifta vil eigarskapskontrollen mellom anna ha følgjande delar: Kontroll med at verksemda skjer i samsvar med gjeldande lover og reglar, herunder innanfor dei rammer som vedtektene gjev. Kontroll med at verksemda skjer innanfor rammene av kommunen sine vedtak og føresetnader. Vurdering av den einskilde verksemda sett frå eit eigarperspektiv. Dersom kommunen har oppnemnt medlemmer til styret i verksemda, kan det også vere aktuelt å vurdere kva rolle desse har for å sikre at verksemda vert driven innanfor kommunestyret sine føresetnader for kommunen sitt engasjement i selskapet. Når det gjeld vurderingar i høve til eigarperspektivet, vil fokus mellom anna bli sett på om verksemda vert driven økonomisk forsvarleg og at verksemda forvaltar sine eigedelar og kapital på ein sunn og effektiv måte. 10

70 For gjennomføring av obligatorisk eigarskapskontroll vil det vere sentralt å gjennomgå fylgjande dokument frå selskapa årsrekneskapen, årsmelding, revisjonsmelding, nummererte brev frå revisor, møteinnkallingar og protokollar frå generalforsamling/representantskap og styremøte Frivillig forvaltningsrevisjon i selskap Her er føremålet å undersøke andre sider ved selskapet si drift/verksemd enn forvaltninga av eigarinteressene til kommunen. Forvaltningsrevisjon vert utført gjennom systematiske undersøkingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader av tiltak. Forvaltningsrevisjon skal gje relevant informasjon til kommunestyret om selskapet, som ledd i kommunestyret sin kontroll, herunder gje kommunestyret eit betre grunnlag for å treffe vedtak, eventuelt endre eller evaluere tidlegare vedtak. 3 Selskapskontroll i Austevoll kommune; plan for Selskap kommunen har eigardelar i Tabellen under syner kva selskap Austevoll kommune har eigarskap i. 8 Selskap Eigardel Kommentar Austevoll Bruselskap AS 49 % Heileigd av kommunar 9 Austevoll ASV AS 100% Heileigd av kommunar Austevoll kart AS 50% Ikkje berre kommunar som eig Austevoll Vatn og Avløp BA Liten Ikkje berre kommunar som eig Sunnhordland Interkommunale miljøverk (SIM) IKS 8 % Heileigd av kommunar SIM Næring AS 100 % eigd dotterselskap Heileigd dotterselskap 10 av SIM Austevoll utbyggingsselskap AS 50 % Ikkje berre kommunar som eig Selbjørnfjordtunnel AS 50 % Ikkje berre kommunar som eig Austevoll Kraftlag BA Liten Ikkje berre kommunar som eig Business Region Bergen AS Liten Ikkje berre kommunar som eig Slab AS Liten Ikkje berre kommunar som eig Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap AS Liten Ikkje berre kommunar som eig Biblioteksentralen AL BA Liten Ikkje berre kommunar som eig Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Liten Heileigd av kommunar Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS 12,5% Heileigd av kommunar 8 Når årsmeldingar frå selskapa føreligg ynskjer kontrollutvalet( hausten 2012) å utarbeida ein meir detaljert plan, som inkludere kommunen sine representantar i ei liste over selskap kommune eig. Oversikten vil bli oppdatert årleg. 9 Kommunar og/eller fylkeskommunar 10 Morselskap er Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS 11

71 Tabell 2 syner at kommunen har eigarinteresser i 15 selskap. 7 av selskapa fell inn under reglane for selskapskontroll etter 80 ( obligatorisk eigarskapskontroll): Austevoll Bruselskap AS Austevoll Asv AS Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS SIM Næring AS Selbjørnsfjordtunnelen AS Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Dei andre selskapa er ikkje omfatta av kommuneloven 80, då: Selskapet har eigarar som ikkje er kommunar eller fylkeskommunar eller Selskapet er ikkje etablert som eit AS eller IKS. 3.2 Framlegg til prioritering av selskap for selskapskontroll i planperioden Kontrollutvalet har prioritert selskap for selskapskontroll med grunnlag i ein overordna analyse, som ligg vedlagt. Prioriteringa er mellom anna gjort ut frå fire overordna omsyn: liv og helse sikring av verdiar brukarrettar - oppfylling og kvalitet prioritert risiko frå gjennomgangen i kommunen I tillegg har kontrollutvalet vektlagt følgjande kriterium: forbetringspotensiale føremålseffektivitet aktivitetsnivå/produktivitet politisk aktualitet Kontrollutvalet si prioritering av selskap For selskap som ligg innanfor kommunelova 80 Med utgangspunkt i den overordna analysen prioriterer kommunestyret - i prioritert rekkefølgje - fylgjande selskap for selskapskontroll i perioden : Selskap Sunnhordland Interkommunale miljøverk (SIM) IKS SIM Næring AS Austevoll Bruselskap AS Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Austevoll ASV AS Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Selbjørnfjordtunnel AS Det er blitt bestemt at dette selskapet skal avviklast. 12

72 I 2012 vert det allereie gjennomført ein selskapskontroll av SIM IKS i regi av andre eigarkommunar. Austevoll kommune tek ikkje del i denne selskapskontrollen. Den pågåande selskapskontrollen er antatt å ville kunne ha informasjonsverdi for Austevoll kommune som ein av eigarane i SIM IKS. Kontrollutvalet vil difor søke å innhente informasjon om resultatet av selskapskontrollen, når kontrollen er ferdig gjennomført. Dette for å orientere seg om kva som kjem ut av kontrollen med SIM IKS samt vurdere eventuelle behov for oppfylging av resultata av kontrollen. I retningslinjene for selskapskontroll er det framlegg om at kommunestyret delegere til kontrollutvalet mynde til og gjere endringar i plan for selskapskontroll i planperioden , slik som det vart gjort for planperioden Med slik delegert mynde vil kontrollutvalet i perioden ha moglegheit til å velje å gjennomføre kontroll med selskap i ei anna rekkefølje enn den som går fram av tabellen. For selskap som ligg utanfor kommunelova 80 For selskap som ligg utanfor kommunelova 80, men der Austevoll kommune har eigarinteresser, skal administrasjonen i kommunen syta for at kontrollutvalet får årsrekneskap, årsmelding og revisjonsmelding. Kontrollutvalet vil ut frå denne informasjonen, samt andre opplysningar i perioden , vurdere om det er naudsynt at kommunen gjennomfører nærare kontroll med sine interesser i selskapet. Kontrollutvalet vil ved behov legge fram sak om behovet for selskapskontroll for kommunestyret, som utøvar eigenskapen i selskapet. 3.3 Framlegg til retningsliner for selskapskontroll i planperioden Kontrollutvalet rår til at kommunen har etablerte retningsliner for kontroll av selskap der ein har eigarinteresser. Retningslinene skal avklare ansvar og sikre ein effektiv og tenleg kontroll frå kommunen si side. Kontrollutvalet foreslår følgjande retningsliner: 12 1) Kontrollutvalet initierer dei selskapskontrollprosjekt, som utvalet finn naudsynt for å ta i vare sitt tilsynsansvar etter kommuneloven 77 nr 5 jfr. 80. For selskap som ligg utanfor kommunelova 80 vil kontrollutvalet ved behov legge fram sak om selskapskontroll for kommunestyret. Administrasjonen skal syte for at kontrollutvalet årleg får årsrekneskapen, årsmelding og revisjonsmelding frå alle selskap kommunen har eigardelar i. 2) Når kontrollutvalet initierer selskapskontrollsprosjekt, vel kontrollutvalet kven som utfører prosjekta på utvalet sine vegne. KPMG er kommunen sin revisor og kan gjennomføre selskapskontrollprosjekt på vegne av kontrollutvalet. 3) Kontrollutvalet vil, med utgangspunkt i denne planen, tinga selskapskontrollsprosjekt. 4) Selskapsprosjekt vert gjennomført etter kommuneloven, forskrift om revisjon, forskrift om kontrollutval og i samsvar med NKRF sin rettleiar for selskapskontroll (RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon). 5) Revisor skal rapportere resultata av gjennomført selskapskontroll etter kvart selskapskontrollprosjekt til kontrollutvalet. 6) Selskapskontrollrapportar vert handsama i kontrollutvalet og kommunestyret, med kontrollutvalet som innstillande instans. 12 Framlegg til retningslinjer bygger fullt ut på kommuneloven og tilhøyrande forskrifter som gjelder for selskapskontroll, samt er ein kodifisering av gjeldane praksis i Austevoll kommune, og samsvarer med praksis for selskapskontroll i andre kommunar. 13

73 7) Kontrollutvalet rapporterer fortløpande til kommunestyret om gjennomføring av selskapskontroll, når rapport etter selskapskontroll føreligg, og utførte selskapskontrollar inkluderast i kontrollutvalet si årsmelding. 8) Kontrollutvalet fylgjer opp kommunen si oppfølging av kommunestyret sine vedtak og merknader til selskapskontrollrapporter som er handsama i kommunestyret, og rapporterer til kommunestyret dersom kommunestyrets vedtak ikkje er fylgt opp. Slik rapportering kan skje fortløpande eller i ei samla årleg rapportering. 9) Kontrollutvalet får etter forskrift om kontrollutval 13 delegert mynde til kontrollutvalet til å gjere endringar i plan for selskapskontroll i planperioden ) Kontrollutvalet vurderer i løpet av planperioden behovet for rullering av plan for selskapskontroll Kontrollutvalet kan initiere og gjennomføre rullering av planen. Framlegg til rullert plan skal vedtakst av kommunestyret. 13 Forskrift om kontrollutval 13,2 ledd gir adgang til slik delegasjon. 14

74 Kontakt oss: Harald Sylta Kari Hesjedal kpmg.no 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ).

75 Vedlegg 1: Overordna analyse 1 Innleiing I kontrollutvalet sitt møte den vart KPMG vald til å utarbeide overordna analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll i Austevoll kommune. I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga til eit utkast til overordna analyse, som skal bli handsama i kontrollutvalet sitt møte Det blir her lagt fram forslag til overordna analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll. Utkast til plan for selskapskontroll vert lagt fram i eige dokument og bygger på den overordna analysen. Føremålet med den overordna analysen er å gjere ein analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar, som grunnlag for å prioritere kva selskap som kan være grunnlag for selskapskontroll i perioden Bakgrunn Kontrollutvalet har tinga ein overordna analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar, som grunnlag for å prioritere kva selskap som kan være grunnlag for selskapskontroll i perioden ( Dette som grunnlag for forslag til plan for selskapskontroll.) I kommunal sektor er det blitt meir og meir vanleg å organisere delar av tenesteproduksjonen i fristilte selskap, stiftingar og liknande. Kommunen kan velje å organisere verksemda si på fleire måtar, der dei mest nærliggjande er: Som ein kommunal etat eller verksemd på tradisjonell måte innanfor forvaltninga. Som kommunalt foretak etter kommunelova sitt kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 utan at det er eiga rettssubjekt. Som interkommunalt selskap etter lov om internkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapsorganisering kan gje styringsmessige utfordringar for kommunestyret som øvste avgjerdstakar. I tillegg reiser det spørsmål i høve til tilsyn og kontroll med denne type organisering av verksemd. Det faktum at ei oppgåve som tidlegare låg innafor forvaltninga vert organisert inn i eit utanforliggjande selskap, bør ikkje i seg sjølv føre til mindre tilsyn og oppfølging av kontroll- og tilsynsorgana i kommunen. Tvert om, det kan være naudsynt med ein auke i oppføljing og koordinering då den ligg utanfor dei tradisjonelle forvaltningsorgana. 1.2 Føremål Føremålet med den overordna analysen er å gjere ein analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar, som grunnlag for å prioritere kva selskap som kan være grunnlag for selskapskontroll i perioden Den overordna analysen utgjer grunnlaget for plan for selskapskontroll og dermed grunnlag for kontrollutalet si vurdering og prioritering av selskap for selskapskontroll i planperioden. 16

76 Det er ikkje eit lovkrav at planen skal vere basert på vesentlegheit og risikovurderingar. Planen er likevel basert på vesentlegheit og risikovurderingar, lik planen for forvaltningsrevisjon for Desse omgrepa er av KPMG definert slik: Vesentlegheit handlar om å identifisere selskapa kommunen eig og viktige selskap for selskapskont. Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: Kommunen sin eigardel i fristilte selskap Identifisering av selskapsform ( AS, IKS, BA, stifting mv.) Føremål med selskapet Økonomi Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at selskapet ikkje tek i vare kommunen sine eigarinteresser og/eller selskapet si verksemd ikkje er i samsvar med eigaren sine førestnader, sentrale styringsdokument for selskapet si verksemd eller eksterne krav til selskapet. Med andre ord risiko for verksemd i strid med eigarinteressene til kommunen eller mangelfull verksemd. Måten selskapet skal utføre sin verksemd på, er mellom anna styrt av: Eigarane sine føresetnader Lovverk Føremål og målsettingar Organisering Planverk og strategiar Budsjett 2 Kort om typar av selskapskontroll 2.1 Obligatorisk eigarskapskontroll Det kan vere tenleg å dele eigarskapskontrollen inn i kontroll ved selskapsetablering og ordinær eigarskapskontroll. Kontroll ved selskapsetablering Dette omfattar kontrollen ved selskapsetableringa eller ved kjøp av aksjar eller andelar i selskap. Kontrollaspektet i slike situasjonar er å vurdere om verdiane kommunen skyt inn i verksemda, er i samsvar med kommunestyret sine føresetnader og om innskotne verdiar står i et rimeleg høve til motytinga i form av aksjar, innskotskapital etc. Ordinær eigarskapskontroll Dette omfattar kontroll med den daglege drifta som til dømes kontroll med at verksemda skjer i samsvar med gjeldande lover og reglar, selskapet sine vedtekter og innanfor rammene av kommunen sine vedtak og føresetnader. Vurderingar skjer ut frå eit eigarperspektiv og kan rettas inn mot t.d.: Vurdering av drifta på bakgrunn av eit eigarperspektiv. 17

77 Kontrollere andre tilhøve som kan ha verdi for eigarposisjonane, t.d. eventuelle garantiar og plikter som følgjer eigardelen. Dersom nokon i kommunestyret er styremedlemmer i verksemd som inngår i selskapskontrollen, kan det vere tenleg å vurdere kva rolle desse utøver. Dersom kommunen har oppnemnt medlemmer til styret i verksemda, kan det også vere aktuelt å vurdere kva rolle desse har for å sikre at verksemda vert driven innanfor kommunestyret sine føresetnader for kommunen sitt engasjement i selskapet. Når det gjeld vurderingar i høve til eigarperspektivet, vil fokus mellom anna bli sett på om verksemda vert driven økonomisk forsvarleg og at verksemda forvaltar sine eigedelar og kapital på ein sunn og effektiv måte. 2.2 Frivillig forvaltningsrevisjon i selskap Ved frivillig forvaltningsrevisjon er ikkje føremålet primært å ettersjå korleis kommunen sine eigarinteresser vert forvalta i selskapet, men å undersøke andre sider ved selskapet si drift/verksemd. Forvaltingsrevisjon vert utført gjennom systematiske undersøkingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader. Forvaltningsrevisjon skal gje relevant informasjon til kommunestyret om iverksetting og verknadar av offentlege tiltak, som ledd i kommunestyret sin kontroll med forvaltinga. Den skal gje kommunestyret eit betre grunnlag for å treffe vedtak, eventuelt endre eller evaluere tidlegare vedtak, og dermed medverke til ei betre og meir effektiv forvalting. Effektivitet i forvaltinga omfattar både god måloppnåing og at måla blir nådd med best mogleg ressursutnytting. 18

78 3 Framgangsmåte og involvering For gjennomføring av analysen vart det lagt opp til ei framgangsmåte som sikrar brei involvering, både frå kommuneadministrasjonen, politiske nivå i kommunen og kommunen sine oppnemnte representantar i selskap. 3.1 Innsamling av data For gjennomføring av analysen har fylgjande teknikkar vore brukt for å samle inn data: Dokumentanalyse KPMG har innhenta nøkkelinformasjon om selskap som kommunen har eigardelar i; selskapsform, føremål med selskapa, driftsaktivitet i selskapa, status kring eigarskap, status for økonomisk situasjon i selskapa og resultat av tidlegare utførte selskapskontrollar. Intervju KPMG har invitert samtlige av kommunen sine representantar som kommunen har opplyst om til intervju, herunder også rådmann og ordførar. Til saman er det gjennomført intervju med fire representantar. 14 Eit styremedlem har sendt skriftleg informasjon til KPMG. 15 Intervju er gjort for å få synspunkt og innspel til aktuelle selskap og eventuelle område i selskap som kan vere aktuelle for selskapskontroll i valperioden. Referat frå intervju er oversendt respondentane for verifisert dvs. at respondentane får lese igjennom referata og kan gjere eventuelle korrigeringar. Datadelen er basert på analyse av dokument og intervju. Nedanfor følgjer eit oversyn over teoretisk fundament og vesenlege omsyn som har vore nytta i risikovurderinga. Dernest følgjer ei opplisting av identifiserte områder for selskapskontroll, samt ei oppsummerande vurdering knytt til dei. 14 Kommunen sine representantar i representantskapet til Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) ( ordførar) og i styret til Austevoll Vatn og Avløp og Stiftigna Marstein Fyr. 15 Styreleiar I Austevoll Asv AS.

79 3.2 Teoretisk fundament Lov og forskriftskrav til selskapskontroll er styrande for selskapskontrollar og det er naturleg å ta utgangspunkt i desse krava ved gjennomføring av ein overordna analyse. Det er ikkje eit lov - eller forskriftskrav om at plan for selskapskontroll skal baserast på ein overordna analyse lik den analysen som ligg til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Lov og forksriftskrav til selskapskontroll er nærmare skildra i plan for selskapskontroll , kap Krav til selskapskontroll er lovheimla i kommunelova 77 nr. 5 jf. 80. Obligatorisk eigarskapskontroll og/eller frivillig forvaltningsrevisjon gjelder for Interkommunale selskap (IKS). Aksjeselskap (AS), Heileigde dotterselskap til desse selskapa. Aksjeselskap må vere heileigd av kommunar og/eller fylkeskommunar for at selskapskontroll skal være aktuelt. Dersom selskapet har private eigarar, vil selskapskontroll etter 80 ikkje vere aktuelt. Kommuneloven gir ikkje kommunar tilsvarande adgang til selskapskontroll for selskap som har andre enn kommune/fylkeskommune som eigar, til dømes private og staten som eigarar i tillegg til kommunar. Dette fordi slik adgang til selskapskontroll ville gi kommunen som eigar ein ugrunna særfordel samanlikna med dei andre eigarane som ville være vanskelig å grunngje. Når det gjelder eventuelle utfordringar i samband med å koordinere innsyn og kontroll i selskap med fleire eigarar, er det samordninga av dette overlate til eigarkommunane sjølve. 16 Kontroll med selskap som felle utanfor kommunelova 80 er dermed noko kommunestyret, som utøvar egiarskapen, bør ta stilling til. Forskrift om kontrollutval 13, 14 og 15 har utfyllande krav til gjennomføring, innhald og rapportering av selskapskontroll. 3.3 Metode for overordna analyse KPMG har utvikla ein eigen modell for korleis ein skulle kunne identifisere dei mest relevante områda for revisjon, som og kan anvendast for å identifisere vesentlege område for selskapskontroll. Teoretisk er modellen forankra i statsvitenskap, organisasjonsteori og COSO ERM 17 og den tek utgangspunkt i kommunale selskap; mål, oppgåver og omsyn selskap skal ta i vare. Skjematisk vil val av selskapskontrollprosjekt bli eit resultat av vurderingar knytt til vesentlegheit og risiko knytt til selskapa - vurderingar som "silar" ut prosjekt i 4 overordna steg. Dette kan illustrerast slik: 16 Ot.prp.70 ( ). 17 The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. ERM Enterprise Risk Managment. Dette er en internasjonalt innarbeid standard for beste praksis innan området internkontroll og risikohandtering i verksemder. 20

80 Overordna vurderingar av risiko- og vesentlegheit Risikovurdering av vesentlege område Prioritering av risikoområde Val av prosjekt Omgrepet vesentlegheit og risiko er sentrale i den analysen av selskapa kommunen har eigardelar i: Vesentlegheit handlar om å identifisera dei viktige/sentrale områda for kommunen, og der igjennom viktige område for selskapskontroll. Vesentlegheit er knytt opp mot selskapet sitt føremål og oppgåver, samt storleiken på kommunen sin eigardel. Selskap som har som mål å ta i vare sentrale samfunnsinteresser (med t.d. innverknad for liv, helse, brukarrettar, større materielle verdiar) og selskap kor kommunen har stor eigardel mål i kroner, vil det vere særleg sentralt at kommunen har (politisk) styring med eigarskapen og kontroll med selskapet si verksemd. Risiko handlar om å identifisera sannsynlegheita for at selskapet si verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført, samt konsekvens. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd, oppgåveløysing og tilbod. Måten selskapet si verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av lovverk, føremål og målsettingar, organisering, planverk og strategiar og budsjett. Risiko kan difor knyttast til krav til selskapet; vedtak frå kommunen, vedtak i selskapet og eksterne lov- og forskriftskrav. For prioritering av dei identifiserte selskapa for selskapskontroll som ligg i den overordna analysen, er fylgjande overordna omsyn nytta: liv og helse sikring av verdiar brukarrettar - oppfylling og kvalitet prioritert risiko frå gjennomgangen i kommunen I tillegg har kontrollutvalet vektlagt følgjande kriterium: forbetringspotensiale 21

81 føremålseffektivitet aktivitetsnivå/produktivitet politisk aktualitet Figuren under syner samanheng mellom vesentlegheit, risikovurdering, prioritering av risikoområde og val av selskap for selskapskontroll, samt kva kriterium som er nytta: Vesentlegheit Føremål med selskapet; interesser, verdiar og omsyn selskapet tek i vare Føremål med og storleiken på kommunen sin eigarskap Kommunestyret sine vedtak og føresetnader for eigarskapen Modell for risiko og vesentlegheit Risikovurdering Selskapet sine vedtekter, mål, planar mv. Eksterne krav; lovar, forskrifter Prioritering Vurdering av risiko i høve til sannsynlegheit for manglar/feil og konsekvens av manglar/feil Val av selskap Selskap/område i selskap med stor sannsynlegheit for manglar/feil og høg grad av uønska konsekvens Den skisserte tilnærminga er knytt til å finne dei vesentlege områda innanfor selskap der risikoen for manglar og feil i størst grad er til stades. Innanfor desse område kan obligatorisk eigarskapskontroll eller frivillig forvaltningsrevisjon vere aktuelt. 22

82 Endeleg prioritering av områda for selskapskontroll skjer etter ei vurdering av risiko i høve til sannsynlegheit for inntreffing av manglar/feil og konsekvens av manglar/feil: Høg Prioriterte selskap for selskapskontroll Sannsynleghet x x x Låg Konsekvens av manglar Høg Det har vore vektlagt at modellen tar høgde for område og selskapskontrollprosjekt som har ein førebyggjande karakter. Det vil seie at eit prosjekt ikkje berre ser tilbake på kva som har skjedd, men at ein og kan gå inn på område der det potensielt ligg fare for at t.d. kommunen sine eigarinteresse i selskap ikkje er tilfredsstillande forvalta. 23

83 4 Identifiserte selskap 4.1 Selskap omfatta av kommuneloven 80 I delkapittel 4.1. og 4.2 er det tatt inn tabellar som syner selskap kommunen har eigarskap i. I delkapittel 4.1 er selskap som er omfatta av selskapslova 80 og kravet om obligatorisk eigarskapskontroll. I delkapittel 4.2 er selskap som fell utanfor kommunelova 80 og dermed og kravet om obligatorisk eigarskapskontroll. I delkapittel 41. og 4.2 er det laga til ein tabell per selskap, og kvar tabell listar nøkkelinformasjon for kvart selskap i høve til: Organisatorisk tilhøve; selskapsform, stiftingsår, vedtektsfesta føremål Status kring eigarskap; kommunen sin eigarandel, om andre enn kommunen eig Økonomiske tilhøve ( per 2010); eigenkapital, driftsinntekter, tilsette Eigarskapsforvaltninga i kommunen, herunder kva selskap kommunen har styremedlem i Til kvar tabell er det ein kommentar til selskapet, med utfyllande/forklarande informasjon til tabellen. ( I tabellane er - = ikkje funne/ikkje opplyst.) Austevoll Bruselskap AS Austevoll Bruselskap Selskapsform AS Stiftingsår 1976 Føremål Planleggja, byggja bru,- tunnel og vegprosjekt i Austevoll kommune. Kommunen sin eigardel 49% Berre kommunar 18 som eig Ja Kommunen sine representantar 19 Klepsvik, Ap Renate Møgster Klepsvik, Frp Tilsette 0 Eigenkapital andel (2010) 20 0,3 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Oppfølging eigarskap i selskapa Her fylgjer ordførar aktivt opp. 18 Kommunar og fylkeskommunar. 19 Representantar i styre. 20 Eigenkapitalandelen bør være minst 10 %. Eigenkapitalandelen viser andel eigenkapital av total kapital i selskapet. Eigenkapitalandelen syner kor stor del av eigendelane i selskapet som er finansiert med eigenkapital, i motsetning til med finansiering via lån. Grad av eigenkapital er eit uttrykk for selskapet sin soliditet.

84 Kommentar: Tabell 3 syner at det er ein (regnskapsmessig) eigenkapitalandel under 10 % i Austevoll Bruselskap AS. Det er ikkje registrert merknad frå revisor for 2010 for selskapet, noko som kan indikerer at den reelle eigenkapitalen er god. Selskap har høge driftsinntekter i Selskap som ikkje har tilsette Austevoll Asv AS Austevoll Asv Selskapsform AS Stiftingsår 1990 Føremål Skapa ein meir varig og vanlig arbeidsplass for yrkeshemma med så lav arbeidsevne at dei ikkje utan vidare kan dra nytte av andre arbeidstilbod. Grunnlaget for sysselsettinga skal baserast på utvikling og produksjon av varer og tenester som kan seljas på den vanlege marknaden, men og på handel. Kommunen sin eigardel 100 % Berre kommunarsom eig Ja Kommunen sine representantar Kommunestyret vel styre Tilsette 8 Eigenkapital andel (2010) 58,2 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. Austevoll kommunen Arbeidssamvirke AS, der kommunestyret er generalforsamling, vert i større grad gjennomgått etter dei årlege generalforsamlingane. Oppfølging eigarskap i selskapa Her fylgjer kommunen aktivt opp. Her er det kommunestyret som er generalforsamlinga Der vert generalforsamlingssaker, som årsmelding og rekneskap, lagt fram for eit samla kommunestyre. Kommentar: Føremålet med eigarskapen er ei kommunal primæroppgåver; tiltak for funksjonshemma. Har aktivitet i Austevoll kommune og er eit av selskapa som har ein del tilsette; 8. Selskapet ar eigenkapitalandel over 10 % og relativt høg driftsinntekter samanlikna med dei andre selskapa. Kommunen har ei meir aktiv oppfølging av dette selskapet, enn kva som er tilfelle ved fleire av dei andre selskapa. 25

85 4.1.3 Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS (SIM) Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS Selskapsform IKS Stiftingsår 1990 Føremål 1) Innsamling og transport av alle avfallstypar etter nærare avtale med kommunane. 2) Bygging og drift av behandlingsanlegg for avfall. 3) Selskapet skal der dette er anturleg, søkja å etablera samarbeid med andre kommunar, regionar og selskap med tanke på å få til rasjonelle og miljøretta løysingar når det gjeld gjenvinning. 4) Selskapet har ikkje erverv til føremål Kommunen sin eigardel 8 % Berre kommunar som eig Ja Kommunen sine representantar Ordførar, rådmann Tilsette 19 Eigenkapital andel (2010) 70,2 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Oppfølging eigarskap i selskapa I selskapet er det ingen spesielle som fylgjer opp dette. Dette kjem mest på grunn av at det ikkje er så stor aktivitet, ein fylgjer gjerne betre opp når selskapa er i oppstartsfasen. Kommentar: Selskapet tek i vare ei samfunnsoppgåve på vegne av kommunen, renovajson. Dette er føremålet med eigarskapen. Selskapet er ikkje kun basert i kommune n, men tek i vare oppgåver for sju kommunar i regionen Sunnhordland. Selskap har ein eigenkapitalandel over 10 % og gjennomgåande høge driftsinntekter, samt 19 tilsette. Kommunen er representert i representantskapet, som er det øvste organet i selskapet. For 2012 er selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) diskutert, men p.t. ikkje avklara. Bakgrunnen er endringar i selskapsavtale for SIM, samt organisering og oppgåver. Austevoll godkjente ikkje framlegg til endring i selskapsavtalen og vedtok ei samla vurdering av disponering av eigenkapital i SIM, før endringar i selskapsavtalen blir godkjent. Fleire av eigarkommunane har uttrykt den same haldninga som er Austevoll kommunestyre når det gjeld SIM sine oppgåver, organisering og endringar i selskapsavtale. Eigarkommunane ynskjer at noverande kjerneoppgåver for SIM skal ha fokus og at SIM ikkje skal leggja opp til å ta på seg andre og nye oppgåver

86 4.1.4 Sim Næring AS Sim Næring Selskapsform AS Stiftingsår 1997 Føremål Verksemd innan miljø- og avfallssektoren samt verksemd som det er naturleg å engasjera seg i. Og skal herunder: - Byggja på høg miljøkunnskap og gje gode, miljørette og effektive tilbod. - Arbeida for auka ombruk og attvinning av næringsavfall. Selskapet kan der dette er føremålstenleg samarbeida med eller ta del i andre verksemder som har same eller liknande føremål. På same måte kan selskapet stifta føretak. Kommunen sin eigardel 100 % eigd dotterselskap av SIM Berre kommunarsom eig Ja Kommunen sine representantar - Tilsette 20 Eigenkapital andel (2010) 26,1 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Oppfølging eigarskap i selskapa Det ingen spesielle som fylgjer opp dette. Dette kjem mest på grunn av at det ikkje er så stor aktivitet, ein fylgjer gjerne betre opp når selskapa er i oppstartsfasen. Kommentar: Dette er dotterselskap til SIM. Selskap har eigenkapitalandel over 10 % og høg driftsinntekt, samanlikna med ein del av dei andre selskap kommunen eig. Selskapet har og fleire tilsette; 20. Det er ingen særskilt oppfølging av dette selskapet, men kommunen er representert i SIM som er morselskap, og der igjennom vil det vere noko oppfølging med og dotterselskapet Selbjørnfjordtunnel AS Selbjørnfjordtunnel Selskapsform AS Stiftingsår 2006 Føremål Jobbe for etablering av tunnel mellom Fitjar og Austevoll kommunar, under Selbjørnsfjorden Kommunen sin 50 % eigardel Berre kommunar 21 som eig Ja Kommunen sine representantar - Tilsette 0 Eigenkapital andel (2010) % Driftsinntekter(2010, heile kr) - 21 Kommunar og fylkeskommunar. 22 Eigenkapitalandelen bør være minst 10 %.

87 Merknad frå revisor (2010) Informasjon frå selskap til kommunen Oppfølging eigarskap i selskapa Nei Evt. informasjonen går til den som skal ha den. Her fylgjer ordførar aktivt opp. Kommentar: I selskapet er det lav/ingen aktivitet. Dette er sovande selskap, med liten/ingen driftsinntekter /aktivitet. Selskap har eigenkapitalandel over 10 %, men ingen driftsinntekter i Kommunen er ikkje representert i styret til selskapet. Det er ingen tilsette i selskapet. Det er liten grunn til selskapskontroll i selskapet, då det er er ingen/liten aktivitet i Selbjørnsfjordtunnelen AS. Dersom aktivitetsnivået endrast, bør denne vurderinga gjerast på ny av kontrollutvalet Interkommunale arkiv Hordaland IKS Interkommunalt arkiv Hordaland Selskapsform AS Stiftingsår 2004 Føremål Arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane vert tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og gjort tilgjengeleg for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål. Drive fagleg utviklingsarbeid for å gi deltakarane nødvendig og oppdatert rettleiing om arkivfaglege spørsmål. Kommunen sin Liten eigardel Berre kommunar som eig Ja Kommunen sine representantar - Tilsette 6 Eigenkapital andel (2010) - Driftsinntekter(2010, heile kr) - Merknad frå revisor (2010) - Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Oppfølging eigarskap i selskapa I selskapet er det ingen spesielle som fylgjer opp dette. Dette kjem mest på grunn av at det ikkje er så stor aktivitet, ein fylgjer gjerne betre opp når selskapa er i oppstartsfasen. Kommentar: Dette er eit selskap som fleire kommunar som eig og som difor løyser oppgåver på vegne av fleire kommunar. Selskapet er ikkje berre retta inn mot Austevoll. Austevoll har ein liten eigardel i selskapet,og dette kan sjåast i samanheng med at det heller ikkje er representantar i styret eller 28

88 4.1.7 Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Samarbeidsrådet for Sunnhordland Selskapsform AS Stiftingsår 1981 Føremål Interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. Selskapet skal ta opp saker som kan fremja utviklinga av Sunnhordland, og leggja dei fram til drøfting og utgreiing. Kommunen sin eigardel 12,5 % Berre kommunar som eig Ja Kommunen sine representantar - Tilsette 5 Eigenkapital andel (2010) 26,8 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Oppfølging eigarskap i selskapa I selskapet er det ingen spesielle som fylgjer opp dette. Dette kjem mest på grunn av at det ikkje er så stor aktivitet, ein fylgjer gjerne betre opp når selskapa er i oppstartsfasen. Kommentar: Selskapa er stifta for å ta i vare nærings- og regionale utviklingsføremål, på lik linje som Business region Bergen og Austevoll utbyggingsselskap. Eigenkapitalandelen indikerer at bra soliditet, og driftsinntektene. Kommunen har ikkje styrepresentantar i selskapet, og inga særskilt oppfølging av dette selskapet i øve til eigarskap. Kommunen sin eigardel er knapt over 10 %. 4.2 Selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven 80 I tabellane nedanfor er selskap selskapa er ikkje omfatta av kommuneloven 80 identifisert og skildra. Dette omfattar: Selskapet har eigarar som ikkje er kommunar eller fylkeskommunar eller Selskapet er ikkje etablert som eit AS eller IKS Austevoll kart AS Austevoll Bruselskap Selskapsform AS Stiftingsår 2008 Føremål Utføre kart og oppmålingstenester for Austevoll kommune, bedrifter og private. Yte tenester innafor kommune- og reguleringsplanarbeid Kommunen sin eigardel 50 % Berre kommunar 23 som eig Nei 23 Kommunar og fylkeskommunar. 29

89 Kommunen sine representantar Olav Jarnes, Frp Bård Moshagen, Ap Frå administrasjonen Austevoll kommune Aud Margunn Vinnes Tilsette 2 Eigenkapital andel (2010) 24 63,5 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Kommentar: Dette er det nyaste selskapet som kommunen eig, stifta i Selskapet er stifta for å ta i vare mellom anna kommunale oppgåver, og kommunen sin eigarskap har samanheng med føremålet med selskapet. Kommunen eig 50 % av selskapet, og dermed er dette eit av to selskapa som ikkje er omfatta av kommuneloven 80 kor kommunen har størst eigarskap (50 %). Kommunen er representert i styret. Eigenkapitalandelen er over 10 %, men driftsinntektene er relativt låge samanlikna med dei andre selskapa kommunen eig. Dette kan sjåast i samanheng med at selskapet er relativ nytt og tenestene selskapet tilbyr, det er og få tilsette Austevoll vatn og Avløp AS Austevoll Bruselskap Selskapsform AS Stiftingsår 2003 Føremål Eige og drift av vatn- og avløpsanlegg. Samarbeid med Austevoll kommune for å gjennomføre formålet. Deltaking i eller samarbeid med andre tilsvarande selskap. Kommunen sin eigardel Liten Berre kommunarsom eig Nei Kommunen sine representantar Jostein Blænes, Frp Tilsette 0 Eigenkapital andel (2010) 19,2 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) - Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Kommentar: Austevoll vatn og avløp vart stifta i 2003 og tok over ansvaret for dei kommunale vatn og avløpsanlegga, og driftar desse. Selskapet gir tenester til innbyggarar i kommune, som er belagt med gebyr/avgift. 24 Eigenkapitalandelen bør være minst 10 %. Eigenkapitalandelen viser andel eigenkapital av total kapital i selskapet. Eigenkapitalandelen syner kor stor del av eigendelane i selskapet som er finansiert med eigenkapital, i motsetning til med finansiering via lån. Grad av eigenkapital er eit uttrykk for selskapet sin soliditet. 30

90 Eit problem som Austevoll ASA har slitt med er å oppnå god nok kvalitet på vatna. Årsaka er mellom anna mangel på kompetanse, og reinseutstyr som ikkje fungerer optimalt. Selskapet byrjar å få kontroll på problemet no, men det er framleis noko leidningsutstyr som bør bytast ut. Det har vore vasslekkasjar og reperasjonane av desse er blitt dekka av gebyr. Eit forslag til selskapskontroll er å sjå på om gebyra er i tråd med det som dei bør vere. Det er selskapet sjølv som styrer gebyra, og desse veks med om lag 3-5% i året. Gebyra ligg på vel kr. 3000,- i året. Selskapet er har vel 4000 eigarar ( abonnentane) kor kommunen er ein av desse. Kommunen har ein liten eigardel, vel 3 %. Kommunen har representant i styret til selskapet. Den økonomiske stoda reknast som bra, målt ut frå eigenkapitalandel og driftsinntekter Austevoll utbyggingsselskap AS Austevoll utbyggingsselskap Selskapsform AS Stiftingsår 1990 Føremål Bidra til næringsutvikling og nyetableringar i Austevoll kommune, legge tilrette for, og marknadsføre industriområdar og næringsparkar i Austevoll kommune. Erverve tomteareal ved kjøp eller leige til næringseller bustadformål, delta i andre selskap med liknande formål, oppretta dotterselskap for å ivareta selskapets interesser i ulike prosjekt. Kommunen sin eigardel 50% Berre kommunar som eig Georg Kenneth Fedøy, Frp Kommunen sine representantar Nei Tilsette 0 Eigenkapital andel (2010) 98,1 % Driftsinntekter(2010, heile kr) - Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Kommentar: Selskapa er stifta for å ta i vare nærings- og regionale utviklingsføremål. Kommunen eig 50 % og har representant i styret. Eigenkapitalandelen er høg. I selskap er det lav/ingen aktivitet. Dette er sovande selskap, med liten/ingen driftsinntekter /aktiviet. Det er ingen tilsette i selskapet, og altså låg aktivitet. 31

91 4.2.4 Austevoll kraftlag AS Austevoll kraftlag Selskapsform AS Stiftingsår 1946 Føremål Syta for elektrisk kraft til Austevoll. For å fremja dette føremålet kan laget saman med andre lag skipa eit kraftlag med hovudføremål å overta og byggja ut kraftkjelda, kraftstasjonar og leidingsnett, for å forsyna tilslutta kraftlag og kommunale elektrisitetsverk med turvande kraft Kommunen sin Liten eigardel Berre kommunar som eig Nei Kommunen sine representantar - Tilsette 35 Eigenkapital andel (2010) 56,1 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) - Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Kommentar: Dette er det eldste selskapet kommunen eig. Kommunen sin eigardel er låg. Dette er og eit selskap med mange eigarar (abonnentar), kor kommunen er ein av desse. Kommunen har ikkje representantar i selskapet. Det er ingen særleg oppfølging av selskapet. Selskapet tek i vare sentrale samfunnsinteresser, syta, for elektrisk kraft til kommunen, som er vesentleg av omsyn til behov for straumforsyning til bustader, offentleg verksemd, næringsverksemder. Selskapet har 35 tilsette, ein eigenkapitalandel over 10 % og høge driftsinntekter samanlikna med andre selskap kommunen eig Business region Bergen AS Business region Bergen Selskapsform AS Stiftingsår 2007 Føremål Drive regional næringsutvikling, etablerertjeneste, profilering og markedsføring og andre tjenester som naturlig faller sammen med dette, herunder å ha et aktivt forhold til regionens nettverksorganisasjoner innen utvalgte næringssegmenter. Selskapet har ikke erverv som formål Kommunen sin Liten eigardel Berre kommunar som eig Nei Kommunen sine representantar - Tilsette 10 Eigenkapital andel (2010) 43,9 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen 32

92 Kommentar: Selskapa er stifta for å ta i vare nærings- og regionale utviklingsføremål, på lik linje med Austevoll utbyggingsselskap og Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS. Kommunen sin eigardel er låg, og kommunen har ikkje representantar i selskapet sine organ Slab AS Slab Selskapsform AS Stiftingsår 2003 Føremål Drive laboratorium og rådgjevingsverksemd. Kommunen sin eigardel Liten Berre kommunar 25 som eig Nei Kommunen sine representantar - Tilsette 7 Eigenkapital andel (2010) 61,3 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen Kommentar: Føremålet med selskapet er å drive laboratorium og rådgjevingsverksemd. Kommunen sin eigardel er låg, og kommunen har ikkje representantar i selskapet sine organ. Eigenkapitalandelen er over 10 % og driftsinntektene er vel 6 millionar. Dette er ikkje særleg høgt samanlikna med andre selskap kommunen eig, men opplysningar om eigenkapitalen indikerer god soliditet Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap AS Sunhordland Bru- og Tunnelselskap Selskapsform AS Stiftingsår 1986 Føremål Arbeida for realisering av planar om køyrbart samband mellom Bømlo, Stord og Sveio. Selskapet skal mellom anna søkje å realisere prosjektet ved orinære statsvegløyvingar, låneopptak, bompengeordningar o.l. Kommunen sin eigardel Liten Berre kommunar som eig Nei Kommunen sine representantar - Tilsette 1 Eigenkapital andel (2010) 0,6 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til Evt. informasjonen går til den som skal ha den. kommunen 25 Kommunar og fylkeskommunar. 33

93 Kommentar: Føremålet er regionalt og knytt til betring av infrastruktur. Kommunen sin eigardel er liten og kommunen har ikkje representantar i selskapet. Selskap har ein (regnskapsmessig) eigenkapitalandel under 10 %. Det er ikkje registrert merknad frå revisor for 2010 for selskapet, noko som kan indikerer at den reelle eigenkapitalen er god. Selskap har høge driftsinntekter i Biblioteksentralen AL BA Biblioteksentralen AL Selskapsform AS Stiftingsår 1952 Føremål Være et serviceorgan for alle typer offentlige biblioteker. Være hovedleverandør av produkter og tjenester til biblioteker og lignende institusjoner. Kommunen sin eigardel Liten Berre kommunar som eig Nei Kommunen sine representantar - Tilsette 53 Eigenkapital andel (2010) 80,4 % Driftsinntekter(2010, heile kr) Merknad frå revisor (2010) Nei Informasjon frå selskap til kommunen Evt. informasjonen går til den som skal ha den. Kommentar: Dette er blant eit av dei eldste selskapa som kommunen har eigarskap i. Selskapet er nasjonalt, og har mange eigarar. Kommunen sin eigardel er liten og kommunen har ingen representantar i selskapet. Den økonomiske stoda i selskapet synst solid, ut frå eigenkapital andelen og driftsinntektene. 4.3 Generelt om eigarskapsforvaltninga I dette delkapittelet er den generelle eigarskapsforvaltninga i kommunen skildra. Skildringa er basert på selskapskontroll i 2010 og skildringa har relevans for alle selskap kommunen eig. Val av utsendingar til generalforsamling/årsmøte/representantskap I kommunen har det vore vanleg praksis at formannskapet kvart år vel kommunen sine utsendingar til generalforsamlingar/årsmøte i dei aksjeselskapa og andre selskap der kommunen er aksjonær eller andelseigar 26. Ordførar deltek enten sjølv på generalforsamling, eller den han gir fullmakt til deltek. Det er ikkje alltid kommunen deltek på generalforsamling, til dømes reiser ein ikkje til Oslo på generalforsamling i Biblioteksentralen Val av kommunen sine utsendingar til generalforsamling/årsmøter I. arkivsak nr 08/ Rapport Selskapskontroll forvaltning og eigarskap, Austevoll kommune. 34

94 Val av styremedlem Dersom kommunen har styremedlem i dei ulike selskapa, vert desse valt på kommunestyre. Per 2011 har kommunen representantar i styre i seks selskap: 28 Austevoll Bruselskap AS Austevoll Asv AS Austevoll Kart AS Austevoll Vatn og Avløp BA Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS Austevoll utbyggingsselskap AS. Opplæring for styremedlem Austevoll har (per 2010) ikkje etablert opplæring i eigarstyring. 29 Kommunen sine representantar i selskap kommunen eig må innrette utøvinga av sitt verv i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader for eigarskapen i kvart selskap, selskapets sitt føremål og vedtekter, samt eksterne krav som vert stilt til selskapet. Eigarskapsmelding/omtale av selskap i årsmeldinga til kommunen Austevoll kommune har ikkje ei eigarskapsmelding for selskap kommunen har eigardelar i. Selskapa vert i liten grad nemnde i kommunen sin årsrapport (årsmelding). 30 Ei eigarskapsmelding er eit politisk styringsinstrument for verksemda i selskapet og kan mellom anna til dømes innehalde: 31 1) Oversikt over kommunen si verksemd lagt til selskap. 2) Politisk prinsipp for eigarstyring og juridiske styringsgrunnlag for selskap. 3) Mål og selskapsstrategi. Rutinar for eigarskapsforvaltninga 32 Ser ein kommunen sine eigardelar i selskap, er desse i det vesentlege knytt til å ta i vare eit samfunnsansvar. Det ligg ikkje føre eigarskap som er direkte økonomisk motivert. Ser ein dette i eit risikoperspektiv, heri konsekvens av uønska hendingar, kan det bli argumentert for at det ikkje er påtrengande at kommunen har eigne formaliserte rutinar for eigarskapsforvaltning, eller eigne rutinar for å kunne ta i vare ulike typar av eigarskap. Oppfølging av KS Eigarforum sine tilrådinger for god eigarskapsforvaltning I selskapskontrollrapport frå 2010 går fram at nokre tilrådinga som KS Eigarskapsforum gir for god eigarskapsforvaltning ikkje vert teken i vare i kommunen: Føljande tilrådingar er ikkje etterlevd i fullgod grad: Selskap blir ikkje nemnt i årsmeldinga til kommunen og ein har ikkje utarbeidd eige eigarskapsmelding (tilråding 2). 28 I tillegg er det representantar i styret i Stiftinga Marsteinen Fyr, men har ikkje kommunen eigardelar. 29 I tillegg er det representantar i styret i Stiftinga Marsteinen Fyr, men har ikkje kommunen eigardelar. 30 Rapport Selskapskontroll forvaltning og eigarskap, Austevoll kommune. 31 Basert på Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll avkommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS Eierforum, I tillegg er det representantar i styret i Stiftinga Marsteinen Fyr, men har ikkje kommunen eigardelar. 35

95 Oppnemninga av vararepresentantar vert gjort personleg og ikkje numerisk slik som KS tilrår (tilråding 13). Det vert ikkje gjeve opplæring i eigarstyring (tilråding 1). Det er ikkje oppmoda til styrevervregistrering eller laga til retningsliner for fastsetting av styrehonorar (tilråding 16). Når det gjeld godtgjering til styremedlemmar (16) ser ein at kommunen yter møtegodtgjering til dei som representerer kommunen på generalforsamlingar. I selskapskontrollrapport var tilrådd: 1) Kommunen bør gjennomføre ei vurdering av om dagens rutinar og system for eigarskapskontroll er tilstrekkeleg i høve til m.a: Det risikonivå som kommunen ynskjer i høve til internkontroll når det gjeld forvaltninga av eigarskap. Tilrådingar / best practice for kommunal eigarskapskontroll. 2) Kommunen bør etablere tilpassa rutinar for ivaretaking av eigarskap dersom kommunen går inn i/etablerer selskap ut i frå markedsmessige eller bedriftsøkonomiske omsyn. 36

96 5 Oppsummerande risikovurdering 5.1 Selskap omfatta av kommuneloven 80 I tabellen under er kontrollutvalet si risikovurdering av selskapa i møte tatt inn. Selskapa er vurdert opp mot 1) sannsynlegheita for at manglar vil inntreffe og 2) konsekvens av manglar. Både sannsynlegheit og konsekvens er gjeve ein score H, M og L (høg, middels og låg). Selskap Sannsynligheit Konsekvens 1. Austevoll Bruselskap AS L H 2. Austevoll ASV AS L L 3. Sunnhordland Interkommunale miljøverk (SIM) IKS H H 4. SIM Næring AS H H 5. Selbjørnfjordtunnel AS L L 6. Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS L L 7. Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS M M Sortert ut i frå vurderinga av høg, middels og låg risiko knytt til selskapa, har kontrollutvalet prioritert selskapa for selskapskontroll i fylgjande rekkefølge for planperioden : Selskap Sannsynligheit Konsekvens 3. Sunnhordland Interkommunale miljøverk (SIM) IKS H H 4. SIM Næring AS H H 1. Austevoll Bruselskap AS L H 7. Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS M M 2. Austevoll ASV AS L L 6. Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS L L 5. Selbjørnfjordtunnel AS L L 5.2 Selskap som ikkje er omfatta av kommuneloven 80 For selskap som ligg utanfor 80, men der Austevoll kommune har eigarinteresser, skal administrasjonen i kommunen syta for at kontrollutvalet får årsrekneskap, årsmelding og revisjonsmelding. Kontrollutvalet vil ut frå denne informasjonen, samt andre opplysningar i perioden , vurdere om det er naudsynt at kommunen gjennomfører nærare kontroll med sine interesser i selskapet. Kontrollutvalet vil ved behov legge fram sak om behovet for selskapskontroll for kommunestyret, då det er kommunestyret som utøvar eigenskapen i selskapa. 37

97 Sekretariat for kontrollutvalet Austevoll kommune Til: Kommunestyret SÆRUTSKRIFT Sakshandsamar Nygard, Kari Saksgang Møtedato Saknr. Kontrollutvalet /12 25/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL VEDTAK (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. KPMG AS vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTET Kari Hesjedal frå KPMG presenterte plan for selskapskontroll og gjekk kort gjennom innhaldet. Kontrollutvalet drøfta dei ulike prosjekta og prioriteringa av dei, og fann at dette er i tråd med drøftingar som utvalet har hatt undervegs i prosessen. Kontrollutvalet drøfta også at det er ønske om at i løpet av planperioden skal det lagst ein enkel selskapsoversikt for kommunen sine eigardelar i selskap. Korleis planen skal presenterast for kommunestyret vart og drøfta. Det var semje om at KPMG bør presentera planen i kommunestyremøte Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i plan for selskapskontroll, slik den ligg føre, og første del av forslag til vedtak går då ut. Forslag til innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

98 FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. RETT UTSKRIFT: DATO: Hogne Haktorson Kontrollsjef Kopi: Rådmann Ordførar Utvalsleiar KPMG Postmottak 2

99 Austevoll kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 24. mai 2012 Sakshandsamar: Nygard, Kari Kopi til: Sak: 25/12 25/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN Bakgrunn: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyder slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Med dette som bakgrunn har kontrollutvalet gjort vedtak om å setja i gong og gjennomføra prosess som skal føra fram til plan for selskapskontroll for perioden Prosessen har vore gjennomført parallelt med arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Prosess: For å utarbeida plan for selskapskontroll er det gjennomført risiko- og vesentlegvurdering for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. I høve til risiko handlar det om å identifisera kor sannsynleg det er at eit selskap ikkje tek i vare kommunen sine eigarinteresser, og/eller kor sannsynleg det er at selskapet si verksemd ikkje er i samsvar med eigaren sine føresetnader, sentrale styringsdokument for selskapet si verksemd eller eksterne krav til selskapet. Med andre ord risiko for verksemd i strid med eigarinteressene til kommunen eller mangelfull verksemd. Vesentlegheit handlar om å identifisera selskapa kommunen eig og viktige selskap for selskapskontroll. Overordna analyse, som ligg ved som del av Plan for selskapskontroll , har vore grunnlag for drøfting i kontrollutvalet. Ut frå denne analysen, og drøftingar i kontrollutvalet, er det nå utarbeida plan for selskapskontroll. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

100 Drøfting. Omgrepet selskapskontroll vert brukt på fleire måtar og det kan illustrerast ved at den kan vera todelt, men at grensene mellom dei to likevel kan vera flytande: Obligatorisk eigarkontroll, som kan omfatta: o Kontroll ved selskapsetablering o Kontroll av at kommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa o Kontroll av at eigarskapen er forsvarleg i høve til føremål og type verksemd o Kontroll av at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse o Kontroll av at selskapa kommunen har eigarinteresser i følgjer aktuelle verksemdlover og anna relevant lovgjeving o Kontroll av at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader. Valfri forvaltningsrevisjon: Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men kommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom dette er relevant. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I forslaget til plan har KPMG AS skrive kva selskapskontrollen kan innehalda dei neste fire åra. Planen har oversikt over dei selskap som Austevoll kommune har eigarskap i. Forslag til prioriterte selskap er i tråd med det kontrollutvalet kom fram til i førre møte og dei går fram av punkt i plandokumentet: Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) IKS SIM Næring AS Austevoll Bruselskap AS Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Austevoll ASV AS Interkommunalet arkiv i Hordaland IKS Selbjørnfjordtunnel AS I tillegg til dette vil sekretariatet tilrå at det i planen vert lagt inn ein generell selskapskontroll av Austevoll kommune si eigarstyring. Føremålet med ein slik selskapskontroll kan vera å undersøke og vurdere korleis Austevoll kommune forvaltar sitt eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Det er fleire kommunar som i planen også tek med standard atterhald om høve til revisjon av t.d. kommunale tilskot eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll. Dette er ein parallell til statlege løyvingar, der det er med i vedtaka at riksrevisjonen har høve til å foreta ein kontroll i etterkant. Dette er ikkje teke med i utkast til plan for selskapskontroll, men sekretariatet tilrår at det vert teke med. Sekretariatet registrerer at det i planen punkt 3.3 er lagt inn Framlegg til retningsliner for selskapskontroll i planperioden. Det går fram av retningslinene at desse er ei oppsummering av det som allereie ligg i lover, forskrifter samt punkt som det vil vera naturleg kjem fram i kontrollutvalet sitt forslag til innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet har dessutan ikkje bestilt slike retningsliner og sekretariatet vil på denne bakgrunn tilrå at desse vert teke ut av planen. Det vert etter dette invitert til at endeleg prioritering av prosjekt vert diskutert i møtet. Det er lagt opp til å delegera til kontrollutvalet å kunna gjera endringar og omprioriteringar i planperioden. Kontrollutvalet skal og i samsvar med kontrollutvalsforskrifta 15 rapportera til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte, og resultata av desse. Konklusjon. Sekretariatet meinar utkast til plan er godt eigna som eit grunnlag for kontrollutvalet si handsaming av saka. 2

101 Sekretariatet vil likevel tilrå at det vert gjort slike endringar i planen: Selskapskontroll av Austevoll kommune si eigarstyring vert lagt inn som nytt område. Standard atterhald om høve til revisjon av t.d. tilskot ol. ved at det vert innarbeidd i det endelege forslaget til plan for selskapskontroll. Punkt 3.3 Framlegg til retningsliner for selskapskontrollen i planperioden vert teke ut av planen FORSLAG TIL VEDTAK (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. KPMG AS vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Plan for selskapskontroll Austevoll kommune< 3

102 SAKSFRAMLEGG Saksnr Utval Møtedato Sakshandsamar 098/12 KOMMUNESTYRE Astrid Norunn Fagerbakke Arkivsaknr. 12/711 Arkiv: FE-200 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Tilråding frå kontrollutvalet: Asutevoll kommunestyre vedtek plan for forvaltningsrevisjon slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for Kommunestyret etter kvart. Vedlagte saksdokument: Dok.dato Tittel Særutskrift sak Austevoll - Plan forv.revisjon pdf Saksframl. Austevoll- Plan forv.rev..pdf Plan for forvaltningsrevisjon.pdf

103 Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Det betyr at kontrollutvalet innnan utgangen av 2012 må sørgja for: Å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden Å gjennomføra ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen, som planen skal baserast på At planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planen. Med dette som bakgrunn har kontrollutvalet gjort vedtak om å setja i gong og gjennomføra prosess som skal føra fram til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosess: Kontrollutvalet har gjennomført ein grundig prosess som bakgrunn for forslag til plan for forvaltningsrevisjon som nå ligg føre. KPMG har i sitt analysearbeid m.a. gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse Prosessmøter i kontrollutvalet Spørjeundersøking for administrative leiarar i kommunen, og Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen I prosessen med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalet hatt fokus på kva som kan vera risiko-områder, og risiko er blitt vurdert innanfor alle kommunen sine tenesteområde. På bakgrunn av risikoanalysen er det utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet har vurdert dei ulike områda opp mot kvarandre, for å avgjera kva områda som dei meiner det er mest vesentleg å undersøkje. Overordna analyse, som ligg ved som ein del av planen, har vore grunnlag for drøfting i kontrollutvalet. Ut frå denne analysen er det nå utarbeida plan for forvaltningsrevisjon. 2

104 Drøfting. Planen skal gjelda for perioden Den førre planen for forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune vart utarbeidd i I denne planen vart det delegert til kontrollutvalet å gjera endringar og definera og avgrensa prosjekt, slik forskrift om kontrollutval opnar for. Dette vert tilrådd vidareført av praktiske omsyn, mellom anna for å ta omsyn til ny aktualitet, utan å gå vegen om ny planprosess. Kontrollutvalet bør vidare legga opp til å revidera plan for forvaltningsrevisjon i løpet av planperioden. Etter kvart som forvaltningsrevisjonsprosjekt vert gjennomførte vil kontrollutvalet legga fram rapportar for kommunestyret. Dessutan vert kontrollutvalet si årsmelding rekna som ein av dei lovpålagde rapporteringane frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet registrerer at det i planen punkt 3.4 er lagt inn Framlegg til retningsliner for forvaltningsrevisjon i planperioden. Det går fram av retningslinene at desse er ei oppsummering av det som allereie ligg i lover, forskrifter samt punkt som det vil vera naturleg kjem fram i kontrollutvalet sitt forslag til innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet har dessutan ikkje bestilt slike retningsliner og sekretariatet vil på denne bakgrunn tilrå at desse vert teke ut av planen. Konklusjon. Sekretariatet meinar at utkast til plan for forvaltningsrevisjon som ligg føre, er eigna for at ein no kan invitera kontrollutvalet til å gjera endeleg prioritering av prosjekt i planen. Sekretariatet vil likevel tilrå at det vert gjort slike endringar i planen: Punkt 3.4 Framlegg til retningsliner for forvaltningsrevisjon i planperioden vert teke ut av planen Kontrollutvalet står fritt til å gjera endringar innafor forslag til plan, der dei kan endra på rekkjefølgje når det gjeld prioriteringar, trekka frå eller legga til prosjekt i planen. Etter at kontrollutvalet har gjort sine prioriteringar skal planen fremjast for kommunestyret. Vurdering:

105 Austevoll kommune Plan for forvaltningsrevisjon

106 Føreord Kontrollutvalet har i møte den valt KPMG til å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune. Planen skal vere fundert i ein overordna analyse av risiko- og vesentlegheit på tilhøva i kommunen. I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga eit utkast for plan og overordna analyse. Det blir her lagt fram plan for forvaltningsrevisjon med vedlegg for overordna analyse. Planen skal bli vedteken av kommunestyret. Føremålet med planen er å peike ut område innanfor verksemda til Austevoll kommune som skal prioriterast med tanke på forvaltningsrevisjon. Dette er ein plan for perioden I planen er det foreslått retningslinjer for forvaltningsrevisjon, som mellom anna inneberer at kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å foreta endringar og omprioriteringar i planen. Slik tilgong til å delegere går fram av forskrift om kontrollutval Kontrollutvalet har vurdert moglege område for forvaltningsrevisjon og har for plan perioden føreteke fylgjande prioritering: Prioritert område for forvaltningsrevisjon Revisjon planlagt gjennomført Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar 2012 Plan for Austevollskulen (Iverksetting av tiltak og oppfylling av mål) 2013 Einskiltvedtak på spesialundervisning 2014 Kommuneøkonomien 2015 Oppbygging av plandokumentet I kapittel 1 er ein innleiing til planen, som skildrar bakgrunn, føremål og metode som er nytta. I kapittel 2 er det kort gjort greie for føremålet med forvaltningsrevisjon, lov- og forskriftskrav til forvaltningsrevisjon og ulike typar av forvaltningsrevisjon. I kapittel 3 er framlegg til prioritering av område for forvaltningsrevisjon i perioden og framlegg til gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bergen Harald Sylta Partner 1 Forskrift av 15. juni 2007 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, med heimel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 2

107 Innhald Føreord... 2 Innhald Innleiing Bakgrunn for utarbeiding av planen Føremål med planen Metode for utarbeiding av planen Om forvaltningsrevisjon Føremål med forvaltningsrevisjon Lov- og forskriftskrav til forvaltningsrevisjon Kommuneloven Forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval Ulike typar av forvaltningsrevisjon Analysetypar Forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune; plan for Oversyn over identifiserte område for forvaltningsrevisjon Omsyn i prioriteringa av område for forvaltningsrevisjon Framlegg til kommunestyret si prioritering av område for forvaltningsrevisjon Framlegg til retningslinjer for forvaltningsrevisjon i planperioden Vedlegg 1: Overordna analyse Bakgrunn og føremål Bakgrunn Føremål Framgangsmåte og involvering Innsamling av data Teoretisk fundament og vesentlege omsyn Identifiserte område Offentlege innkjøp Vedlikehald av kommunale bygg/eigedomar Internkontroll og risikostyring Informasjon om planar, og kontraktar Oppfølging av politiske vedtak

108 3.6 Barnevern Plan for Austevollskulen Einskilt vedtak på spesialundervisning Kontantstøtte til 2-åringer Konkurranseutsetjing av reinhaldstenesta i kommunen Konkurranseutsetjing av helsetenester i kommunen Tenesteyting i helse- og sosialetaten Bruk av tvang innan helse og omsorg Fysioterapitenesta ROBEK-registeret Kommuneøkonomien Budsjettrapportering Sjølvkostprinsippet Brukarrettighetar Drift av IKT Løna permisjonar/bruk av vikarar/frikjøp av tillitsvalte Tekniske tenester mv Oppsummerande risikovurdering

109 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn for utarbeiding av planen Kommuneloven 77 nr. 4 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon. Kommunen si verksemd skal årleg vere gjenstand for forvaltningsrevisjon. 2 Det skal lagast ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 3. Planen må utarbeidast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, dvs. innan utgangen av Planen skal vedtakast av kommunestyret. I kontrollutvalet sitt møte den vart KPMG vald til å utarbeide framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for i Austevoll kommune. Planen er basert på ein overordna analyse av risiko - og vesentlegheitsvurderingar av den kommunale verksemda. Analysen er vedlagt denne planen. 1.2 Føremål med planen Føremålet med plan for forvaltningsrevisjon er å prioritere område som kan vere aktuelle for forvaltningsrevisjon i planperioden , og gje retningsliner for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Planen for forvaltningsrevisjon gjer greie for: Føremålet med forvaltningsrevisjon. Kva reglar som gjelder for forvaltningsrevisjon. Ulike typar av forvaltningsrevisjon. Kva område som er prioritert for forvaltningsrevisjon. Retningslinjer for forvaltningsrevisjon. 1.3 Metode for utarbeiding av planen I kontrollutvalsmøtet vart det skissert ein prosess der KPMG laga til eit utkast til overordna analyse av risiko- og vesentlegheitsvurderingar knytt til ulike område i kommunen og framlegg til plan for forvaltningsrevisjon Framgangsmåte for utarbeiding av analyse og plan er nedfelt i ein prosjektplan, som er godkjent av kontrollutvalet. Framlegg til analysen utgjer grunnlaget for planframlegget og både analyse og plan vart handsama i kontrollutvalet I møtet vurderte kontrollutvalet risiko, prioriterte og valte ut områder som kan vere aktuelle for forvaltningsrevisjon i planperioden. Som det går fram av 10 skal planen vere basert på vesentlegheit og risikovurderingar. Desse omgrepa er av KPMG definert slik: 2 Forskrift om kontrollutval 9. 3 Forskrift om kontrollutval 10.

110 Vesentlegheit handlar om å identifisere dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA benchmarking brukarperspektiv økonomi aktualitet Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført på. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: lovverk føremål og målsettingar organisering planverk og strategiar budsjett 2 Om forvaltningsrevisjon 2.1 Føremål med forvaltningsrevisjon Føremålet med forvaltningsrevisjon er å gjennomføre systematiske undersøkingar av den kommunale verksemda retta mot økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Forvaltningsrevisjon skal gi kommunestyret relevant informasjon om verknader av offentlege tiltak. Forvaltningsrevisjonen skal bidra til å gi kommunestyret eit betre grunnlag for å treffe vedtak, eventuelt endre tidligare vedtak, samt bidra til ei betre og meir effektiv forvaltning. 2.2 Lov- og forskriftskrav til forvaltningsrevisjon Krav til forvaltningsrevisjon er lovheimla i kommunelova og utdjupa i forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval Kommuneloven Kommuneloven 77 nr. 4 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon. Reglen omhandler kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver, og lyder: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 6

111 I førearbeida 4 til kommuneloven går fram at kontrollutvalget utfører forvaltningsrevisjon, på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunen blir gjenstand for forvaltningsrevisjon Forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutval Forskrift om revisjon regulerer nærmare innhaldet i forvaltningsrevisjon. Forskrifta har reglar om: Plikt til utføre forvaltningsrevisjon, 6. Innhald i forvaltningsrevisjon, i 7. Rapportering om forvaltningsrevisjon, 8. Plikt til å utføre forvaltningsrevisjon Kommunen si verksemd skal vere gjenstand for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal skje på den måten som er fastset i forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon kan utføres den som er ansvarlig for revisjon av kommunen sitt årsrekneskap. KPMG er kommunen sin revisor og kan gjennomføre forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet. Dersom eit revisjonsselskap/anna føretak/selskap utfører forvaltningsrevisjon skal ansvarleg forvaltningsrevisor utpeikast for kvart oppdrag (oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor). Innhald i forvaltningsrevisjonen Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinga av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sitt vedtak og føresetnadar. Dette omfattar undersøking av om: a) forvaltninga bruker ressursar til å løyse oppgåver som samsvarer med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, b) forvaltninga si ressursbruk og verkemiddel er effektive i forhold til måla som er på området, c) regelverket vert etterlevd d) forvaltninga sitt styringsverktøy og verkemiddel er tenlege. e) beslutningsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa samsvarer med offentlege utredningskrav, f) resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret sine føresetnadar og/eller om resultata for verksemda er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i høve til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området (NKRF sin RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon) og det skal etablerast revisjonskriterium for det enkelte prosjekt. Rapportering om forvaltningsrevisjon Revisor skal fortløpande rapportere til kontrollutvalet om resultata av gjennomførte forvaltningsrevisjonar. Det er viktig at administrasjonssjefen får høve til å gi uttrykk for sitt syn på dei forhold som går fram av rapporten. Administrasjonssjefen kommentarar skal går fram av rapporten, slik at desse vert kjent for kontrollutvalet og kommunestyret. Dette bidreg til saksopplysning og verifisering av det datagrunnlaget rapporten bygger sine vurderingar og konklusjonar på. Dersom eit kommunalt føretak er gjenstand for forvaltningsrevisjon, skal styret og dagleg leiar bli gitt anledning til å gi uttrykk for sitt syn på dei forholda som går fram av rapporten. 4 Ot.prp.nr.70 ( ) 7

112 Forskrift om kontrollutval kapittel 5 fastset kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon. Forskrifta har mellom anna reglar om: Årlege forvaltningsrevisjonar, 9 Rapportar om forvaltningsrevisjon, 11. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar, 12 Årlege forvaltningsrevisjonar Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens verksemd årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Rapportar om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, avgi rapport til kommunestyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomført og om resultata av desse. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar Kontrollutvalet skal sjå til at kommunestyret sine vedtak i tilknyting til handsaming av rapporter om forvaltningsrevisjon vert fylgt opp. Kontrollutvalet skal gi rapport til kommunestyret om korleis kommunestyret sine merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er fylgt opp. Det viktig at kontrollutvalet fylgjer opp korleis administrasjonen har gjennomført kommunestyret sine merknader, dette og for at kontrollutvalet skal kunne ta i vare plikta som kontrollutvalet har til å rapportera om tidlegare saker som etter utvalet si meining ikkje er fylgt opp på ein tilfredsstillande måte. 2.3 Ulike typar av forvaltningsrevisjon Analysetypar Forvaltningsrevisjon kan vinklast ut frå ein eller fleire analysetypar. Val av problemstillingar og revisjonskriteria bør sjåast i samanheng med kva analysetypar som vert valt i forvaltningsrevisjonsprosjekt. Døme på ulike analysar er: Analysetype Mål- og resultatanalysar System- og prosessanalysar Produktivitet og effektivitetsanalysar Compliance analyser Induktive analyser Skildring Med fokus m.a. på effektar og verknader (outcome) av verksemd sett i forhold til formål og målsettingar. Med fokus m.a. på internkontroll, sikkerheitsaspekt, prosessuelle rutinar og prosedyrar (throughput); om desse er tilfredsstillande sett i forhold til krav som gjeld. Med fokus m.a. på forholdet mellom input og output; forholdet mellom innsatsfaktorar og resultat. Analysar med spesielt fokus på samsvar mellom de facto utførelse og pålagte krav/rammevilkår. Analysar med spesielt fokus på opplevde eller potensielle problemområde. 8

113 Forvaltningsrevisjon kan gjennomførast på alle sektorar i den kommunale verksemda; skule, barnevern, helsesektoren, administrasjon mv. Forvaltningsrevisjon er eit eigna verkemiddel for å undersøke alle sider ved kommunal verksemd, herunder vurdere effektivitet i høve til prosessar, kostnader, produktivitet og måloppnåing. Dette er illustrert i figuren under: Kommunal verksemd Formål Input Prosess/ Output Outcome throughput Kostnadseff. / produktivitet Føremålseffektivitet Forvaltningsrevisjon Val av analysetype heng og saman med kva perspektiv som vert lagt til grunn for forvaltningsrevisjonen. Ulike perspektiv for forvaltningsrevisjon kan t.d.vere: Vedtaksperspektiv Resultatperspektiv Brukerperspektiv Økonomisk - perspektiv Regeletterlevelse Ledelsesperspektiv Styringsperspektiv Forvaltningsrevisjon Produktivetets - og effektivtetsperspektiv Figuren syner perspektiv som kan ligge til grunn for det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt - åleine eller i kombinasjon med fleire perspektiv. Til dømes vil brukarperspektiv vere sentralt i ein forvaltningsrevisjon av tenestetilbodet i pleie- og omsorgssektoren, medan vedtaksperspektivet vil vere sentralt i ein forvaltningsrevisjon retta mot oppfølging av politiske vedtak. 9

114 Perspektiv vil vere styrande for gjennomføringa av forvaltningsrevisjon, herunder val av føremål, problemstillingar, revisjonskriteria og metodikkar for innsamling av data mv. Kva perspektiv som vert vektlagt avheng av føringar frå kontrollutvalet. 3 Forvaltningsrevisjon i Austevoll kommune; plan for Oversyn over identifiserte område for forvaltningsrevisjon Den overordna analysen, som er vedlagt planen, gir eit oversyn over identifiserte og mulige område for forvaltningsrevisjon. Desse områda har kontrollutvalet teke utgangspunkt i ved prioritering og val av område for forvaltningsrevisjon Omsyn i prioriteringa av område for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet har prioritert dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon som ligg i den overordna analysen. Prioriteringa er mellom anna gjort ut frå fire overordna omsyn: liv og helse sikring av verdiar brukarrettar - oppfylling og kvalitet prioritert risiko frå gjennomgangen i kommunen I tillegg har kontrollutvalet vektlagt følgjande kriterium: forbetringspotensiale føremålseffektivitet kostnadseffektivitet/produktivitet politisk aktualitet 3.3 Framlegg til kommunestyret si prioritering av område for forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i den overordna analysen prioriterer kommunestyret fylgjande område for forvaltningsrevisjon i perioden : Prioritert område for forvaltningsrevisjon Vedlikehald av kommunale bygg/eigedommar Oversikt over moglege forvaltningsrevisjonsprosjekt Om kommunale bygg etterlev krav i regelverket (arbeidsmiljølova, opplæringslova osb) I kva grad det er eit etterslep på vedlikehaldet, samt i kva grad kommunen har ei oversikt over dette. Revisjon planlagt gjennomført Plan for Austevollskulen Undersøkje om tiltak i planen vert sett i verk, Jamfør forskrift om kontrollutval 9. 10

115 Prioritert område for Oversikt over moglege forvaltningsrevisjon forvaltningsrevisjonsprosjekt 2020 og om mål i planen vert nådd. Revisjon planlagt gjennomført 5 Einskilt vedtak på spesialundervisning Kommuneøkonomien Vurdering av prosedyrar og forsvarlege system, i samband med spesialundervisning og gjeldande lovverk. Vurdere ressurs- og timebruk i samband med einskildvedtak og effekten av tiltaka. Sjå på om intern rapportering, oppfølging av budsjett, system og rutinar fungerer optimalt. Undersøke mogleiken for prosessforbetringar i økonomifunksjonen I retningslinjene for forvaltningsrevisjon (kapittel 3.4) er det framlegg om at kommunestyret delegere til kontrollutvalet mynde til og gjere endringar i plan for forvaltningsrevisjon i planperioden , slik som det vart gjort for planperioden Med slik delegert mynde vil kontrollutvalet ha moglegheit til å velje å gjennomføre forvaltningsrevisjonar i ei anna rekkefølje enn den som går fram av tabellen, til å velje forvaltningsrevisjonar innanfor alle identifiserte område lista i vedlegg 1 Overordna analyse og til å sette i verk forvaltningsrevisjonar på andre område enn dei som er inkludert i overordna analyse, t.d. fordi risikotilhøva i kommunen endrast vesentleg. 3.4 Framlegg til retningslinjer for forvaltningsrevisjon i planperioden Kontrollutvalet rår til at kommunen etablerer retningsliner for kontroll av forvaltningsrevisjon Retningslinene skal avklare ansvar og sikre ein effektiv og tenleg forvaltningsrevisjon frå kommunen si side. Kontrollutvalet foreslår følgjande retningsliner 6 : 1) Kontrollutvalet initierer dei forvaltningsrevisjonsprosjekt, som utvalet finn naudsynt for å ta i vare sitt tilsynsansvar. 2) Når kontrollutvalet initierer forvaltningsrevisjonsprosjekt, vel kontrollutvalet kven som utfører prosjekta på utvalet sine vegne. KPMG er kommunen sin revisor og kan gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt på vegne av kontrollutvalet. 3) Kontrollutvalet vil, med utgangspunkt i denne planen, tinga forvaltningsrevisjonsprosjekt. 4) Forvaltningsrevisjon skal gjennomførast etter kommuneloven, forskrift om revisjon, forskrift om kontrollutval og i samsvar med RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 5) Revisor skal rapportere resultata av gjennomført forvaltningsrevisjon etter kvart forvaltningsrevisjonsprosjekt til kontrollutvalet. 6) Forvaltningsrevisjonsrapportar vert handsama i kontrollutvalet og kommunestyret, med kontrollutvalet som innstillande instans. 6 Framlegg til retningslinjer bygger fullt ut på kommuneloven og tilhøyrande forskrifter som gjelder for forvaltningsrevisjon, samt er ein kodifisering av gjeldande praksis i Austevoll kommune, og samsvarer med praksis for forvaltningsrevisjon i andre kommunar. 11

116 7) Kontrollutvalet rapporterer fortløpande til kommunestyret om gjennomføring av forvaltningsrevisjon, når rapport etter forvaltningsrevisjon føreligg, og utførte forvaltningsrevisjonar inkluderast i kontrollutvalet si årsmelding. 8) Kontrollutvalet fylgjer opp kommunen si oppfølging av kommunestyret sine vedtak og merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter som er handsama i kommunestyret, og rapporterer til kommunestyret dersom kommunestyrets vedtak ikkje er fylgt opp. Slik rapportering kan skje fortløpande eller i ei samla årleg rapportering. 9) Kontrollutvalet får etter forskrift om kontrollutval 10 delegert mynde til kontrollutvalet til å gjere endringar i plan for forvaltningsrevisjon i planperioden. 7 10) Kontrollutvalet vurderer i løpet av planperioden behovet for rullering av plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet kan initiere og gjennomføre rullering av planen. Framlegg til rullert plan skal vedtakst av kommunestyret. 7 Forskrift om kontrollutval 10 gir adgang til slik delegasjon. 12

117 Kontakt oss Harald Sylta Kari Hesjdedal kpmg.no 2012 KPMG AS, a Norwegian member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. The information contained herein is of a general nature and is not intended to address the circumstances of any particular individual or entity. Although we endeavour to provide accurate and timely information, there can be no guarantee that such information is accurate as of the date it is received or that it will continue to be accurate in the future. No one should act on such information without appropriate professional advice after a thorough examination of the particular situation. The KPMG name, logo and cutting through complexity are registered trademarks or trademarks of KPMG International Cooperative ( KPMG International ).

118 Vedlegg 1: Overordna analyse 1 Bakgrunn og føremål 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalet har tinga ein overordna analyse av risiko og vesentlegheitsvurderingar, som grunnlag for å prioritere område i kommunal verksemd som kan være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden Føremål Føremålet med analysen er å identifisere behov i Austevoll kommune for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Analysen er grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon for Planen skal vere basert på vesentlegheit og risikovurderingar. Desse omgrepa er av KPMG definert slik: Vesentlegheit handlar om å identifisere dei viktige/sentrale områda for kommunen (og der igjennom viktige område for forvaltningsrevisjon). Identifiseringa har skjedd gjennom filtrering ved hjelp av ulike kriteria, mellom anna: KOSTRA Benchmarking Brukarperspektivet Økonomi Aktualitet Risiko handlar om å identifisere kor sannsynleg det er at den kommunale verksemda ikkje vert utøvd på den måten den skal bli utført. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Måten verksemda skal utførast på, er mellom anna styrt av: Lovverk Føremål og målsettingar Organisering Planverk og strategiar Budsjett Den overordna analysen identifiserer vesentlege områder i den kommunale verksemda kor risikoen for feil/manglar er tilstades, og analysen dannar grunnlaget for kontrollutvalet si prioritering av område som kan vere gjenstand for forvaltningsrevisjon i planperioden. 14

119 2 Framgangsmåte og involvering Kapittel 2 har eit oversyn over metode som er nytta for å samle inn data, teoretisk fundament og vesenlege omsyn som har vore nytta i risikovurderinga. 2.1 Innsamling av data For gjennomføring av analysen er det lagt opp til ein framgangsmåte som sikrar brei involvering, både frå kommuneadministrasjonen og politiske nivå i kommunen. For gjennomføring av analysen har fylgjande teknikkar vore brukt for å samle inn data: Dokumentanalyse KPMG har innhenta og gjennomgått dokumentasjon frå kommunen, mellom anna årsmelding, budsjett, kommuneplan og kommunedelplanar, økonomiplan, interim revisjonsrapport mv. KOSTRA nøkkeltal er gjennomgått for Austevoll kommune, og kommunen er samanlikna med andre kommunar og gjennomsnittet av kommunar i Hordaland. Nøkkeltala dekker områder som barnvern, skule, helse, pleie og omsorg, samferdsel mv. Spørjeundersøking Alle einingsleiarar/avdelingsleiarar i kommunen fekk førespurnad om å delta i ein spørjeundersøking. Føremålet var å gi dei moglegheit til å vurdere ulike delar av kommunen si verksemd gjennom 27 spørsmål. Nokre av spørsmåla var opne, der respondentane kunne svare fritt ut i frå eigne oppfatningar. Resten av spørsmåla var retta inn mot særskilde tema. Svarprosenten var på 67%. Intervju KPMG har invitert samtlege av kommunen sine politiske gruppeleiarar i kommunen til intervju, og har gjennomført intervju med ein gruppeleiarar. Ein gruppeleiar fekk etter eiga ynskjer spørsmål per e-post. I tillegg har det vore intervju med ordførar og rådmann. Etatsleiarar vart førespurt om intervju. Rådmannen drøfta før intervjuet med KPMG mulege områder for forvaltningsrevisjon med leiargruppa i kommunen og gav ei samla oppsummering av innspela frå den administrative kommuneleiinga. Intervju er gjort for å få synspunkt og innspel til aktuelle områder for forvaltningsrevisjon i valperioden. Referat frå intervju er oversendt respondentane for verifisert dvs. at respondentane har fått lese igjennom referata og høve til å gjere eventuelle korrigeringar. 15

120 2.2 Teoretisk fundament og vesentlege omsyn KPMG har utvikla ein eigen modell for å identifisere dei mest relevante områda for revisjon. Teoretisk er modellen forankra i statsvitenskap, organisasjonsteori og COSO ERM 8 og den tek utgangspunkt i kommunal verksemd og tenestetilbod. Skjematisk vil val av forvaltningsrevisjonsprosjekt bli eit resultat av vurderingar knytt til vesentlegheit og risiko ved verksemda og tenestetilbodet - vurderingar som "silar" ut prosjekt i 4 overordna steg. Dette kan illustrerast slik: Overordna vurderingar av risiko- og vesentlegheit Risikovurdering av vesentlege område Prioritering av risikoområde Val av prosjekt For vurdering og prioritering av dei identifiserte områda for forvaltningsrevisjon er fylgjande overordna omsyn nytta: liv og helse sikring av verdiar brukarrettar - oppfylling og kvalitet prioritert risiko frå gjennomgangen i kommunen I tillegg har kontrollutvalet vektlagt følgjande kriterium: forbetringspotensiale føremålseffektivitet kostnadseffektivitet/produktivitet politisk aktualitet Figuren under syner samanheng mellom vesentlegheit, risikovurdering, prioritering av risikoområde og val av område for forvaltningsrevisjon, samt kva kriterium som er nytta: 8 The Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. ERM Enterprise Risk Managment. Dette er en internasjonalt innarbeid standard for beste praksis innan området internkontroll og risikohandtering i verksemder. 16

121 Eit grovkorna døme på denne tilnærminga kan knytast til skulesektoren. Kommunen har ansvaret for grunnskulen. Opplæringslova inneheld både føremål og krav; krav til kva kommunen pliktar og elevane sine rettar og kva som er føremålet med skuleopplæringa. Dette gjev føringar som den einskilde kommune må ta inn over seg. For å etterleve desse føringane, må kommunen setje inn fleire former for input; t.d. ressursar, planlegging, organisering og eigne målsettingar. Dette for å kunne ta elevane gjennom skulegangen og utruste den einskilde slik mål og føremål for sluttproduktet tilseier. I heile denne prosessen vil det liggje risiko for at mål og føremål ikkje kan overhaldast. Risiko handlar her om å identifisere sannsynet for at skuleaktivitet ikkje vert utøvd på den måten den skal utøvast på, mellom anna i samsvar med lovverk, planar, strategiar og budsjett. Med andre ord risiko for mangelfull verksemd og tenestetilbod. Den skisserte tilnærminga er knytt til å finne dei vesentlege områda innanfor kommunen der risikoen for mangelfull verksemd og tenestetilbod i størst grad er til stades. Dette kan illustrerast slik: 17