VISIO-NOTAT. Innholdsfortegnelse:

Transkript

1 VISIO-NOTAT Innholdsfortegnelse: 1. Innledning Tegneområdet med tilhørende menyer, verktøylinjer og sjablonger Rutenett Linjal Meny- og verktøylinjer Visio-eksempel med organisasjonskart Opprette et tegneområde med Organization Chart som mal Flytte objekter fra sjablong over til tegneområdet Egenskaper ved objektet Utvide organisasjonskartet med flere nivåer Visio-eksempel med flytdiagram Flytdiagramobjekter Forbindelseslinjer / koblingslinjer Navnsette koblingslinjene Visio-eksempel med blokkskjema Rotasjon av objekter Hente objekt fra annen sjablong Merking, sletting og flytting av objekter Sette inn figurer i andre programmer, f.eks. Word Sette inn et innebygget objekt Sette inn som et koblet objekt Lime inn som et utvalg Ulike Visio-maler og formål for bruk Oppgaver Oppgave Oppgave Oppave Oppgave Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 1

2 1. Innledning Visio er et program som er laget for enkelt å kunne tegne diagrammer for ulike formål. I dette notatet er en del av basiskonseptene beskrevet. Programmet selges i en Standard og i en Professional versjon. Sistnevnte har utvidete biblioteker og funksjoner. Notatet baserer seg på bruk av Visio 2003 Professional. 2. Tegneområdet med tilhørende menyer, verktøylinjer og sjablonger. I Figur 1 er Visio åpnet, og det hvite tegneområdet vises i midten av skjermbildet. Over tegneområdet er det tilgjengelig ulike menyer og verktøy. Til venstre for tegneområdet er det tilgjengelig en (grønn) sjablong med objekter/figurformer, som kan benyttes i tegningen. Menylinje. Verktøylinje. Horisontal linjal. Formateringslinje. Tegneområdet. Vertikal linjal. sjablong med ulike objekter tilhørende valgt mal (som i dette tilfellet er blokkdiagram). Statuslinje Figur 1 viser tegneområdet i Visio med tilhørende menyer/verktøy og objektvalg Rutenett Tegneområdet er utstyrt med et rutenett (grid), for lettere å kunne plassere figurelementer korrekt justert i forhold til hverandre. Dersom man ønsker å skjule rutenettet, gjøres dette ved å gå i menyen View og merke bort Grid (ved å klikke på dette valget) Linjal Over og til venstre for tegneområdet, er det henholdsvis en horisontal og en vertikal linjal. Disse er til hjelp når det skal lages målsatte tegninger Meny- og verktøylinjer Som for øvrige Microsoft-programmer, finner vi øverst i vinduet en menylinje: Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 2

3 Fra menylinjen er det tilgang til et stort antall menyvalg. Direkte under denne, er det en verktøylinje med ikoner som gir tilgang til de oftest benyttede menyene: Verktøylinjen kan suppleres med verktøy etter behov (eller man kan fjerne dem man ikke måtte ønske å ha der). Tilpasning av denne skjer via menyvalget Tools -> Customize -> Commands (hvoretter man kan trekke ikoner til/fra verktøylinja). Under verktøylinja er det en formatteringslinje med tilgang til ulike formatteringsvalg: Det grønne sjablongområdet i venstre kant (se Figur 1), inneholder et antall objekter/figurformer, som kan dras over i tegneområdet. Det finnes ulike sjablonger (som i Visio er kalt Stencils) inneholdende ulike sett med objekter tilpasset det aktuelle formål. Hvordan sjablongene ser ut (hvilket objekter/figurformer de inneholder), avhenger av hvilken mal som er valgt. Mal velges når man oppretter et nytt Visio-dokument. 3. Visio-eksempel med organisasjonskart I Visio er det inkludert en rekke maler for å lage diagrammer for ulike formål. Man behøver derfor sjeldent å tegne alt fra bunn av selv. Prinsippet er at man velger en mal for den typen tegning man ønsker å lage, det være seg elektriske diagrammer, organisasjonskart eller annet. Tegnearket utstyres så med en tilhørende sjablong med objekter/figurformer. Objektene i sjablongen kan trekkes inn på tegneområdet. Disse har et sett med egenskaper, som kan variere fra objekt til objekt, avhengig av hva formålet med objektet er. Mellom objektene kan det trekkes linjer og lages koblinger Opprette et tegneområde med Organization Chart som mal For å lage et nytt Visio-diagram velger man File -> New fra menylinjen. Som vist i Figur 2, fremkommer det da et antall mapper med mal-utvalg (Block Diagram, Building Plan, Database osv.). I hver av disse mappene ligger det et sett med maler som kan benyttes. Hvilken mal som velges, er bestemmende for hvilken sjablong tegnearket blir ustyrt med. Figur 2 viser mal-valg som fremkommer ved opprettelse av nytt diagram. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 3

4 En alternativ, men ofte mer illustrativ måte å åpne et nytt tegneark på, er å velge: File - > New -> Choose Drawing Type (Se Figur 3). Ved så å klikke på template-mappene, fremkommer det visualiserte ikoner, som illustrerer inneholdet i de aktuelle maltypene. Figur 3 Valg av mal via menyen Choose Drawing Type. I vårt eksempel velges Organization Chart (som ligger under mappen med samme navn). Sjablongen som fremkommer er vist i Figur 4. Figur 4 viser sjablongen som fremkommer når malen Organization Chart velges Flytte objekter fra sjablong over til tegneområdet Hold kursoren over Executive og trykk så venstre musetast ned. Hold tasten nede, mens du drar objektet over til tegneområdet. Resultatet er vist i Figur 5. Figur 5 viser objektet Executive som er dratt inn på tegneområdet. På tilsvarende vis kan de øvrige objektene i sjablongen flyttes over til tegneområdet. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 4

5 3.3. Egenskaper ved objektet Klikker man på objektet som er satt inn, får man noen markingspunkter rundt dette (som vist i Figur 6). Figur 6 Ved å klikke på objektet fremkommer markeringspunkter rundt objektet. En av egenskapene til dette objektet, er at man kan endre størrelsen på det ved å trekke i ett av de grønne markeringspunktene (firkantene). Med den gule diamanten vist til venstre i øvre kant av objektet, kan man i dette tilfellet strekke en forbindelse til et annet objektet (f.eks. til en person som organisasjonsmessig skal være overordnet personen i denne boksen, når det er snakk om et organisasjonskart) Utvide organisasjonskartet med flere nivåer For å utvide organisasjonskartet vist i Figur 6, skal det i eksempelet plasseres fire underobjekter av typen Manager i tegneområdet. Dra disse inn fra sjablongen, og slipp dem over Executive-objektet som ligger der fra før. Visio trekker da selv linjer til de underordnede objektene som lages. Resultatet er vist i Figur 7. Figur 7 Organisasjonskart Ved å dobbeltklikke på et av objektene, gis man anledning til å redigere teksten. Rediger teksten slik at det stemmer med HiTs avdelingsstruktur (som vist i Figur 8). Figur 8 Organisasjonskart over HiTs avdelingsstruktur, som består av fire avdelinger. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 5

6 Vi tenker oss så at vi ønsker å påføre faglinjene som hører innunder hver avdeling. Vi ønsker at disse skal ha en annen visuell utforming enn boksene, og velger i dette tilfellet objekt av typen Staff. For eksempelets skyld, gjør vi dette kun for avdeling TF. Klikk først på boksen kalt TF, slik at denne blir markert med små grønne firkanter runt objektet. Velg så Vertical Layout fra verktøylinjen, og deretter Staff Align Left (Se Figur 9). Figur 9 viser alternative utformingsmuligheter angitt under verktøyet (ikonet) Vertical Layout. Når ovennevnte er utført, trekkes så fire Staff-blokker over TF-blokken. Disse vil da plassere seg som vist i Figur 10. I figuren er disse fire blokkene også gitt nye navn. Dette er gjort ved å dobbeltklikke på dem, for så å skrive inn det nye navnet (Elektro, Kjemi, Maskin og Bygg). Figur 10 viser organisasjonskartet utvidet med fire faglinjer under TF 4. Visio-eksempel med flytdiagram Visio er godt egnet til å lage illustrasjoner med flytdiagram. I det følgende illustreres et enkelt eksempel. Diagrammet som skal lages, skal se slik ut (se Figur 11) når ferdig: Tøm silo NEI Silo tom? JA Figur 11 Diagrammet slik det skal se ut når ferdig (flytdiagrameksempel). Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 6

7 Opprett et nytt dokument og velg malen Basic Flowchart (som vist i Figur 12). Figur 12 viser hvordan opprette ny tegning med malen Basic Flowchart 4.1. Flytdiagramobjekter I sjablongen som fremkommer ved valg av Basic Flowchart, finnes det en rekke objekter å velge blant. Bruk objektene Process og Decision fra sjablongen:. Lag så følgende figur: Dobbeltklikk deretter på den øverste boksen, slik at det gis anledning til å skrive tekst i den. Skriv inn tilsvarende tekst som vist i de to boksene nedenfor. Tøm silo Silo tom? 4.2. Forbindelseslinjer / koblingslinjer Det skal trekkes forbindelseslinjer/koblingslinjer for å illustrere flyten i flytdiagrammet. Velg verktøyet Connector Tool. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 7

8 De små blå kryssene ( )som er plassert i kantlinjene og/eller hjørnene til objektet, er punkter som forbindelseslinjer/koblingslinjer kan gå fra eller til (se Figur 13). Figur 13 De blå kryssene på dette objektets kantlinjer, er aktuelle koblingspunkter. Når man (etter å ha klikket på verktøyet Connector Tool) holder kursoren over et forbindelsespunkt, blir dette markert (med rød firkant), som vist Figur 14). Figur 14 Forbindelsespunktet på objektets nedre kant er markert. Det kan da trekkes forbindelse fra dette objektet til et annet. I vårt eksempel bør det trekkes koblingslinje ned til beslutningen Silo tom? (som vist i Figur 15). Tøm silo Silo tom? Figur 15 Koblingslinje trukket mellom koblingspunkter i de to objektene, fra det øvre til det nedre. Når man lager koblingslinjer, er det også mulig å bevege kursoren på innsiden av selve objektet, istedenfor til i et av de ytre koblingspunktente. Da blir linjen rundt hele objektet markert med rødt, som vist i Figur 16. Figur 16 Her er hele objektet markert, istedenfor ett konkret koblingspunkt. Koblinger som blir festet på dette viset, er ikke bundet opp til ett konkret koblingspunkt. Hvis figuren den er koblet mot flytter seg fra f.eks. oversiden til undersiden av objektet, vil linjen flytte seg til det koblingspunktet som da blir nærmest. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 8

9 4.3. Navnsette koblingslinjene Koblingslinjene navnsettes ved å dobbeltklikke på dem, for så å skriv inn et navn (som vist med JA og NEI i Figur 11, innledningsvis i kapittel 4). Dersom man ønsker å flytte tekst, rotere tekst m.m., bør man legge til verktøyet kalt Text Block Tool i verktøylinja: Figur 17 Verktøyet Text Block Tool finnes i menyen Tools -> Customize -> Commands -> Drawing tools. 5. Visio-eksempel med blokkskjema Det siste eksempelet er et blokkskjema, der det også hentes et symbol tilhørende en annen sjablong enn den som leveres med malen for blokkskjema. Velg malen Basic Diagram i mappen Block Diagram. Tegn alt i Figur 18, bortsett fra datamaskinen. Denne skal hentes fra en annen sjablong senere. Figur 18 viser eksempel på tegning med blokkdiagramobjekter. I sjablongen finnes det bare venstrepiler, så sett i første omgang inn slike Rotasjon av objekter For å rotere pila så den peker mot høyre, klikkes det på rotasjonsikonet på verktøylinja: Ringen som da fremkommer foran og bak på pila når denne merkes, er rotasjonspunkter (se Figur 19). Beveg kursoren over en av disse, trykk venstre musetast ned (og hold den nede), og roter så inntil pila peker mot høyre. Figur 19 viser pil med rotasjonspunkt (markert med sirkel) i hver ende Hente objekt fra annen sjablong Siden bildet av datamaskinen finnes i en annen sjablong enn blokkdiagramsjablongen, skal vi hente frem den andre sjablongen. Dette gjøres med ikonet Open Stencil (se Figur 20). Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 9

10 Figur 20 Med ikonet Open Stencil, kan man få tilgang til andre sjablonger. Velg der Network -> PC and peripherals. Velg der imac-symbolet og gi det navnet Datamaskin (ved å dobbeltklikke på det, for så å skrive inn teksten). Over sjablongfeltet vil man nå ha knapper for å få frem både Basic Shapes- og PC and Peripherals-sjablongen når man har behov for det. Tilsvarende kan gjøres med andre sjablonger ved behov. Figur 21 Figuren viser at type sjablong kan velges med knapper over sjablongfeltet Merking, sletting og flytting av objekter. Et objekt merkes ved å klikke på det. Markeringspunkter kommer da frem i kantene til objektet. Dersom man holder shift-tasten inne, kan man merke flere objekter samtidig. For hvert nye objekt man da klikker på, blir dette merket (og klikker man en gang til på det, blir merkingen fjernet). Ved å holde venstre musetast nede, kan man også trekke en firkant rundt et område med objekter, og på den måten merke alle objektene som ligger innenfor firkanten som trekkes. Dersom merkeverktøyet ikke fungerer (fordi noe annet er aktivert), så trykk først på Pointer Tool, som vist i Figur 22. Figur 22 Pointer Tool aktiverer pekemerket. 6. Sette inn figurer i andre programmer, f.eks. Word. Det er mulig å sette Visio-figurer inn i ulike typer programmer, men her forklares hvordan dette kan gjøres i et Word-dokument. I kapittel Sette inn et innebygget objekt Dette gjøres med Kopier (Ctrl-C) og Lim inn (Ctrl-V). Diagrammet blir da en del av målfilen (som i dette tilfellet er et Word-dokument). Så fremt Visio er installert på maskinen, kan objektet redigeres med Visio-funksjonalitet direkte i Word når det er limt inn. Det er verdt å merke seg at den opprinnelige kildefilen da ikke blir oppdatert med disse endringene. Som ulemper med denne metoden, kan nevnes at filen (Word-dokumentet) lett blir stor, Visio må være installert for å kunne foreta endringer, samt at det lett blir oppdateringsproblematikk når man må endre kilde- og målfil hver for seg. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 10

11 6.2. Sette inn som et koblet objekt Sett inn -> Objekt -> Microsoft Visio. Let så frem Visio-fila og legg til. Det opprettes da en relasjon mellom Visio og målfilen. Hver gang dokumentet åpnes, sjekkes det og oppdateres for eventuelle endringer. Ved flytting av dokument til f.eks. annen disk, må også Visiotegningen flyttes. I tillegg er det nødvendig at Visio er installert, for å kunne foreta endringer i objektet Lime inn som et utvalg Dette er det greieste alternativet når vi bare ønsker å få limt inn selve figuren som et bilde i dokumentet vårt. Merk bildet i Visio (se kapittel 5.3), og klikk så Ctrl-C (for kopiering). Plasser kursoren i Word-dokumentet der bildet skal limes inn. Velg så Rediger -> Lim inn utvalg, og velg deretter Lim inn som Bilde, som vist i Figur 23. Innsetting av bilde på denne måte er lite plasskrevende (med hvilket menes at filstørrelsen øker lite, som følge av bildet som blir satt inn). Figur 23 viser valg ved innsetting av Visio-tegning som vanlig bilde. 7. Ulike Visio-maler og formål for bruk Det finnes en rekke maler for å lage tegninger for ulike spesialformål i Visio, eksempelvis for Databasedesign, elektriske skjemaer, prosess-skjemaer osv. Noen av disse inneholder mulighet for å kommunisere videre med andre programmer. Det finnes naturlig nok også en rekke andre programmer med funksjonalitet designet for spesialformål, som da inkluderer de elementene Visio inneholder. Den enkelte oppfordres derfor til å eksperimentere litt med de ulike malene, for å se hvilken nytteverdi de kan ha for en selv i ulike sammenhenger, samt finne ut hvor det er formålstjenelig å benytte andre, mer spesialiserte programmer, og hvor det er fordel å benytte Visio. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 11

12 8. Oppgaver Nedenfor er det tegnet en del diagrammer. Forsøk å lage disse med Visio Oppgave 1 Bruk et organisasjonskart til å lage oppstillingen nedenfor (som er hentet fra Kjetil Emhjellens notat om prosjektstyring): 8.2. Oppgave 2 Lag flytdiagrammet som er vist i figuren nedenfor: 8.3. Oppave 3 Lim inn diagrammet i oppgave 2 som et bilde i et Word-dokument 8.4. Oppgave 4 Lag WBS for prosjektet deres, etter tilsvarende visuelle utforming som ble vist som lysark i Kjetil Emhjellens innføring i prosjektstyring. Olav Dæhli, 2005 Kursnotat Visio Side 12