Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 17/23 Møtedato/tid: Kl 12:00 Møtested: Formannsskapssalen, Orkdal Rådhus Møtedeltakere: Berit Ingeborg By Johnny Danielsen Joar Syrstadeng Mads Løkeland Elling Kvernmo Forfall: Vigdis Bye Olsen Andre møtende: Rådmann Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS(konsek) Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (konsek) Kopi: Ordfører, rådmann, Orkdal postmottak, Postmottak RMN, Wenche Holt, RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon , eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Berit Ingeborg By (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulent, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av møteprotokoll 02/17 Referatsaker 03/17 Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning i Orkdal kommune 04/17 Plan for selskapskontroll /17 Årsmelding kontrollutvalget /17 Dokumentinnsyn kirkelig fellesråd 07/17 Henvendelse vedrørende sti- og vegutbygging Nedre Hundsåvatn. 08/17 Eventuelt

3 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/23-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

4 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/23-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Hvordan beregne verdien av en nyanskaffelse Melding om politisk vedtak - Plan for forvaltningsrevisjon Melding om politisk vedtak - Plan for selskapskontroll Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Beregning av anskaffelsesverdi 2. Melding om politisk vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Melding om politisk vedtak Plan for selskapskontroll Orientering status på bestilling av undersøkelse vedr. avtale mellom Orkdal kommune og Joplassen Utvikling AS..

5 Hvordan beregne verdien av en ny anskaffelse? Nyhetsartikkel KS-Bedrift Skrevet av advokatfullmektig Elen Schmedling Gimnæs Den 1. januar 2017 trådte nytt regelverk om offentlige anskaffelser i kraft. Hvordan skal en oppdragsgiver beregne anskaffelsens verdi? Og hva med oppdeling av en stor kontrakt? Både i forskrift om offentlige anskaffelser for klassisk sektor (FOA) og forsyningsforskriften (FOR) er det regulert i 5-4 hvordan man som oppdragsgiver skal beregne anskaffelsens verdi. Reglene er ikke nye, men er de viktige fordi de får betydning for hvilken del av regelverket som skal brukes ved anskaffelsen. Utgangspunktet er at jo høyere verdi en anskaffelse har, jo strengere er kravene til innkjøpsprosedyre. Kommunalt eide bedrifter (AS og IKS) er omfattet av anskaffelsesreglene når de ikke driver økonomisk aktivitet i markedet. Vi vil nedenfor peke på et par forhold som bedriftene bør være særlig oppmerksomme på. Kontraktens verdi - et forsvarlig anslag over samlet betaling Hovedregelen etter 5-4 at kontraktens verdi skal beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen ekskl. mva. til den som får oppdraget. Dette inkluderer også enhver form for opsjon, f.eks. rett til forlenget kontrakt, som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene. Videre er det et krav at beregningen skal være forsvarlig på tidspunktet konkurransen kunngjøres. For anskaffelser under EØS-terskelverdiene som ikke skal kunngjøres offentlig på Doffin eller TED, skal beregningen være forsvarlig på det tidspunktet bedriften starter anskaffelsesprosessen. Noen stikkord kan være at verdien bør ta utgangspunkt i anslått markedsverdi for tilsvarende varer og tjenester. Det er viktig at bedriften dokumenterer hvordan beregningen er gjort, hvis det oppstår spørsmål om dette senere. Anskaffelser over EØS-terskelverdiene - plikt til å vurdere delkontrakter Som oppdragsgiver har bedriften en plikt til å vurdere om en anskaffelse over EØSterskelverdiene skal deles opp i mindre delkontrakter. Formålet er å gjøre det lettere for små og mellomstore bedrifter å delta i konkurranser om offentlige kontrakter. Dette kan gi mindre lokale leverandører anledning til å delta i konkurranser om større anskaffelser som en kommunalt eid bedrift gjennomfører. Etter FOA/FOR 5-4 nr. 4 kan oppdragsgiver imidlertid ikke kan velge beregningsmåte, eller dele opp kontrakten i mindre deler, hvis formålet er å unnta den fra forskriften og prosedyrekravene der. Dersom bedriften planlegger å kjøpe tjenester, bygge- og anleggsarbeider el. ved separate delkontrakter, er det den samlede verdien av alle delkontraktene som skal legges til grunn ved beregningen av anskaffelsens anslåtte verdi etter 5-4. Detaljerte og omfattende beregningsregler Reglene om beregning av anskaffelsens verdi etter FOA/FOR 5-4 er forholdsvis omfattende og detaljerte. Vi anbefaler at en kommunalt eid bedrift som planlegger en anskaffelse setter seg godt inn i beregningsreglene. Dette vil være avgjørende for hvilken del av anskaffelsesregelverket man som innkjøper som må følge.

6 Side 1 av 3 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksansvarlig Ingeborg Wolden, tlf Vår dato Deres dato Vår referanse 2016/ Deres referanse KonSek Midt-Norge IKS Att. Torbjørn Brandt Melding om vedtak Plan for forvaltningsrevisjon Vedlagt følger utskrift av saksframlegg vedr. behandling av ovennevnte sak. Vedtak i Kommunestyre Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon , med følgende prioriterte områder: 1.Pleie og omsorg kvalitet i eldreomsorgen og hjemmetjenesten 2.Miljø Klimasatsningen i Orkdal kommune 3.Brukermedvirkning i skole og barnehage Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer eller omprioriteringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig som følge av endringer i risiko- eller vesentligheten av et område. Spørsmål vedrørende behandlingen kan stilles til saksansvarlig Ingeborg Wolden, tlf Med hilsen Orkdal kommune Plan og forvaltning Ingeborg Wolden Formannskapssekretær Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Orkdal Rådhus, Alfarveien 1, 7300 Orkanger Saksbehandlers epostadresse: ingeborg.wolden@orkdal.kommune.no Bankkonto Telefon Organisasjonsnr. NO MVA

7 Orkdal kommune Saksframlegg Side 2 av 3 Saksbehandler Torbjørn Brandt Dato Arkivreferanse 2016/ Saksgang Saknummer Utvalg Møtedato 100/16 Kommunestyre Plan for forvaltningsrevisjon Vedlegg 1 Særutskrift av møtebok sak Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon (behandlet i KU) Behandling i Kommunestyre Avstemming Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak i Kommunestyre Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon , med følgende prioriterte områder: 1. Pleie og omsorg kvalitet i eldreomsorgen og hjemmetjenesten 2. Miljø Klimasatsningen i Orkdal kommune 3. Brukermedvirkning i skole og barnehage Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer eller omprioriteringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig som følge av endringer i risiko- eller vesentligheten av et område. Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon , med følgende prioriterte områder: 1. Pleie og omsorg kvalitet i eldreomsorgen og hjemmetjenesten

8 2. Miljø Klimasatsningen i Orkdal kommune 3. Brukermedvirkning i skole og barnehage Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer eller omprioriteringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig som følge av endringer i risiko- eller vesentligheten av et område. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget behandlet i sak 30/16 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget vedtok å legge Plan for forvaltningsrevisjon fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon , med følgende prioriterte områder: 1. Pleie og omsorg kvalitet i eldreomsorgen og hjemmetjenesten 2. Miljø Klimasatsningen i Orkdal kommune 3. Brukermedvirkning i skole og barnehage Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer eller omprioriteringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig som følge av endringer i risiko- eller vesentligheten av et område.

9 Side 1 av 3 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksansvarlig Ingeborg Wolden, tlf Vår dato Deres dato Vår referanse 2016/ Deres referanse Kontrollsekretariat Midt-Norge IKS Kongens gate TRONDHEIM Melding om vedtak Plan for selskapskontroll Vedlagt følger utskrift av saksframlegg vedr. behandling av ovennevnte sak. Vedtak i Kommunestyre Kommunestyret vedtar at saken sendes tilbake til Kontrollutvalget for ny vurdering. Spørsmål vedrørende behandlingen kan stilles til saksansvarlig Ingeborg Wolden, tlf Med hilsen Orkdal kommune Plan og forvaltning Ingeborg Wolden Formannskapssekretær Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Orkdal Rådhus, Alfarveien 1, 7300 Orkanger Saksbehandlers epostadresse: ingeborg.wolden@orkdal.kommune.no Bankkonto Telefon Organisasjonsnr. NO MVA

10 Orkdal kommune Saksframlegg Side 2 av 3 Saksbehandler Torbjørn Brandt Dato Arkivreferanse 2016/ Saksgang Saknummer Utvalg Møtedato 99/16 Kommunestyre Plan for selskapskontroll Vedlegg 1 Plan for selskapskontroll (behandlet i KU) 2 Særutskrift av møtebok sak Plan for selskapskontroll Behandling i Kommunestyre Gunnar H. Lysholm fremmet følgende forslag Kommunestyret vedtar at saken sendes tilbake til Kontrollutvalget for ny vurdering. Avstemming Kontrollutvalgets innstilling 17 stemmer. Gunnar Lysholms forslag 18 stemmer og vedtatt. Vedtak i Kommunestyre Kommunestyret vedtar at saken sendes tilbake til Kontrollutvalget for ny vurdering. Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriterte prosjekter: 1. System og praksis for eierstyring 2. Orkdal Energi 3. Rosenvik AS Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å kunne foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål.

11 Bakgrunn for saken Kontrollutvalget behandlet i møte sak 31/16 Forslag til plan for selskapskontroll Kontrollutvalget ber om at saken legges frem til politisk behandling i kommunestyret med vedlegg samt følgende innstilling: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriterte prosjekter: 1. System og praksis for eierstyring 2. Orkdal Energi 3. Rosenvik AS Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å kunne foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål.

12 Forvaltningsrevisjon - Spesialundervisning i Orkdal kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 16/47-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjon Tidlig innsats og spesialundervisning til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å merke seg revisors anbefalinger i rapporten og ber rådmannen se spesielt på: I. At tidlig innsats ivaretas ved å sikre lærertetthet for å ivareta bestemmelsene opplæringsloven om tidlig innsats II. Sørge for fullstendig rapportering på individuell opplæringsplan; mål, innhold og organisering av opplæringen. 3. Kommunestyret ber rådmannen orienterer kontrollutvalget om hvordan rådmannen har brukt rapporten og hvordan revisors anbefalinger har blitt fulgt opp, innen utgangen av Vedlegg Forvaltningsrevisjon- tidlig innsats og spesialundervisning.pdf Saksutredning Kontrollutvalget i Orkdal kommune vedtok i sak 3/16 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning i kommunen. Kontrollutvalget sluttet seg til innretning på prosjektet i sak 10/16. På bakgrunn av innretning utarbeidet revisor følgende 3 problemstilling som forvaltningsrevisjonen tok sikte på å besvare: 1. Sørger kommunen for tidlig innsats? 2. Har kommunen tilfredsstillende praksis med utredning, tildeling, planlegging og oppfølging av tilrettelagt opplæring og spesialundervisning? 3. Har rådmannen sørget for at alle skolene har fulgt opp rapporten fra fylkesmannens tilsyn med Orkanger ungdomsskole i 2014? 1. Sørger kommunen for tidlig innsats? 1.1 Organisering, kompetanse og samarbeid om tilpasset opplæring og spesialundervisning Revisor har inntrykk av at skolene har tilfredsstillende spesialpedagogiske ressurser. På grunn av vakanser og sykefravær er det enkelte skoler som mangler alle de spesialpedagogiske ressursene de skal ha i utgangspunktet. Det er heller ikke alle som gir spesialundervisning som har spesialpedagogisk kompetanse. Revisor har likevel informasjon som tyder på at undervisningen ikke skjer på en tilfredsstillende måte av den grunn.

13 Revisor har inntrykk av at PP-tjenesten følger opp plikten til å bistå og veilede skolene ved at de har oppnevnt faste kontaktpersoner for hver skole, som er regelmessig (ca. månedlig) tilstede ved skolene. Revisor har inntrykk av at kontakten er godt organisert og planlagt, og at de får utrettet mye system- og individrettet arbeid når de besøker skolene. PPT utgjør viktig støtte for personalet ved skolene, og har en viktig funksjon i å veilede personalet. Gjennom tiltakskjedemøtet ivaretar de kontakten med foreldrene. Revisor har inntrykk av at PP-tjenestens ansatte er lett å nå på telefon og epost. Likevel kan det virke som at skolepersonalet ønsker at kontaktpersonen er mer tilstede ved skolen. 1.2 Tidlig avdekking ved overganger og lærertetthet Revisors vurdering er at Orkdal kommune har utarbeidet tilfredsstillende overgangsrutiner for overganger, både for de med ordinær overgang og de med spesielle behov. Bestemmelsen om tidlig innsats viser til at det skal være ekstra lærertetthet i fagene matematikk og norsk i trinn. Revisor viser til tall som tyder på at elevtallet per lærer i trinn har økt i løpet av de fire siste årene fram til Etter revisors vurdering kan det stilles spørsmål ved om Orkdal kommune har økt lærertettheten i trinn 1 4, slik opplæringsloven krever. 1.3 Utprøving av tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring Revisors vurdering er at PP-tjenesten og skolene tar i bruk nødvendige verktøy for å kartlegge og avdekke eventuelle behov tidlig. Det er overført noen oppgaver fra PPtjenesten til personalet ved skolene. Disse oppgavene gjelder utføring av tester, som LOGOS. Lærere ved skolene har fått kompetanseutvikling i dette. Revisor registrerer at skoleledelse og lærere er fornøyd med det, men at de etterlyser de ekstra ressursene som disse oppgavene innebærer. 2. Har kommunen tilfredsstillende praksis med utredning, tildeling, planlegging og oppfølging av tilrettelagt opplæring og spesialundervisning? I tilfelle det er spørsmål om en elev skal ha spesialundervisning er det PPT som står for den sakkyndige vurdering og gir anbefalinger til undervisningsopplegg. Det skal fattes enkeltvedtak uansett om konklusjonen er at eleven skal ha spesialundervisning eller ikke. Det er rektor ved skolene i Orkdal som fatter vedtaket. Etter revisors vurdering inneholder enkeltvedtakene de beskrivelsene som opplæringsloven krever, men flere vedtak avvek fra sakkyndig tilråding med tanke på omfang i timetall og organisering. Noen få vedtak manglet begrunnelse for avvik. Revisor registrer at det kan være enkelte i personalet som frykter at det kan være ressursmessige grunner til at det er avvik mellom sakkyndig vurdering og vedtak. Etter revisors vurdering er det en rådende oppfatning blant de revisor intervjuet at det er pedagogiske begrunnelser som ligger bak avvikene. Revisor understreker at det er legitimt å fatte enkeltvedtak som ikke støtter anbefalingene i den sakkyndige vurderingen, og at det ikke framgikk av noen av vedtakene revisor gikk gjennom at det var ressursmessige årsaker til avvikene. Det oppstilles krav i opplæringslovens om at skolen skal utarbeide en årsrapport for

14 alle elever med spesialundervisning og individuell opplæringsplan (IOP). Årsrapporten skal gi en skriftlig oversikt over den opplæringen eleven har fått, og en vurdering av utviklingen til eleven og tilretteleggingen som er gjort. Vurderingen av tiltakene og elevens utvikling må gjøres i forhold til IOP og ses opp mot den sakkyndige vurderingen. Kommunens prosedyre- og rutinebeskrivelser følger i all hovedsak de krav som er oppstilt i lov, forskrift og veileder, med unntak av at punktet som gjelder tiltakene, organiseringen og arbeidsmetodene knyttet til disse. Revisor registrerer at rapportering på organisering er utelatt i årsrapportene. Noen få rapporter bekrefter at undervisningen har vært gjennomført i henhold til organisering, men de fleste har ikke informasjon om dette. Følgelig har de ikke informasjon om organiseringen bør justeres. Revisor registrerer at endringer i undervisningsopplegg, som f.eks. fra 1:1- undervisning til tilrettelegging i klasse, ikke rapporteres i IOP-en. Dette er en mangel etter revisors vurdering. 3. Oppfølging av fylkesmannens tilsyn Revisors vurdering er at fylkesmannens funn og tilbakemelding er fulgt opp ved de andre skolene. Rutiner og maler er endret, og det er informert tilfredsstillende i ulike sammenhenger der skoleledelse og nøkkelpersoner har vært tilstede. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatets vurdering er at forvaltningsrevisjon Tidlig innsats og spesialundervisning oppfyller kontrollutvalgets bestilling. Sekretariatet slutter opp om revisors anbefalinger og har ingen innspill eller bemerkninger utover de som står beskrevet i forvaltningsrevisjonen. Sekretariatet anbefaler utvalget å legge frem rapporten til behandling i kommunestyret.

15 FORVALTNINGSREVISJON TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING ORKDAL KOMMUNE - TITTEL - 1 DESEMBER 2016

16

17 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget i Orkdal kommune. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til RSK 001: Standard for forvaltningsrevisjon (Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Vi vil benytte anledningen til å takke ledelse og ansatte for å ha lagt tilrette for gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Trondheim, Anna Ølnes /s/ Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Gard S.G. Lyng /s/ Prosjektmedarbeider TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 3

18 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Sammendrag Kontrollutvalget i Orkdal kommune vedtok i sak 3/16 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning i kommunen. Forvaltningsrevisjonen har undersøkt dette: 1. Sørger kommunen for tidlig innsats? 2. Har kommunen tilfredsstillende praksis med utredning, tildeling, planlegging og oppfølging av tilrettelagt opplæring og spesialundervisning? 3. Har rådmannen sørget for at alle skolene har fulgt opp rapporten fra fylkesmannens tilsyn med Orkanger ungdomsskoles i 2014? I kapittel 6 konkluderer vi med at kommunen i all hovedsak har tilfredsstillende oppfølging for elever med behov for spesialundervisning. Det er lagt tilrette for at personalet ved skolene kan yte tidlig innsats, gjennom rutiner og verktøy for å kartlegge og avdekke særskilte behov. Orkdal kommune har betryggende organisering av den tilpassa opplæringen og spesialundervisning, og samarbeidet internt ved skolene og mellom skolene og PP-tjenesten ser ut til å fungere godt. Det ser vi bl.a. gjennom Bruk av ulike metoder og verktøy for å kartlegge og avdekke ståsted og eventuelle vansker Systematisk arbeidet etter tiltakskjedemodellen, og en positiv utvikling med tanke på systematisk arbeid for tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring. Rutiner og maler for å utarbeide individuell opplæringsplan, konkrete og overskuelige mål og tydelig beskrivelse av organisering av opplæringen. Likevel vil vi peke på noen svakheter vi har avdekket i revisjonen: Vi stiller spørsmål ved lærertettheten i trinn (småtrinnet), og spør om det økte elevtallet pr. lærer kan være en risiko mot tilfredsstillende arbeid med tidlig innsats Enkelte elevmapper mangler noe dokumentasjon TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 4

19 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Årsrapporteringen på individuell opplæringsplan mangler bekreftelse på om opplæringen har vært organisert i henhold til planen, eller om det har vært alternativ eller avvikende organisering. På bakgrunn av dette anbefaler vi rådmannen å holde kontinuerlig oppmerksomhet på utvikling og oppfølging av rutiner for betryggende arbeid med tilpasset opplæring og spesialundervisning, og ber rådmannen om å se spesielt på: At tidlig innsats ivaretas ved å sikre lærertetthet for å ivareta bestemmelsene opplæringsloven om tidlig innsats Sørge for fullstendig rapportering på individuell opplæringsplan; mål, innhold og organisering av opplæringen I kapittel 1 har vi utdypet kontrollutvalgets bestilling og beskrevet prinsipper og begreper for som gjelder for tilpasset opplæring og spesialundervisning. Videre har vi beskrevet hvordan dette er organisert i Orkdal kommune. I kapittel 2 redegjør vi for hvordan vi har gjennomført undersøkelsen. For å belyse problemstillingene har vi tatt utgangspunkt i formålsparagrafen i opplæringsloven om tilpasset opplæring og tidlig innsats. Videre har bestemmelser i lovens kapittel 5 vært utgangspunkt for kriterier rundt spesialundervisning. Kriteriene er utdypet med utgangspunkt i bestemmelser i forskrift og anbefalinger i veiledningsmateriell fra Utdanningsdirektoratet. I kapittel 2 gjør vi videre rede for hvordan vi har samlet informasjon og dokumentasjon for vurderingene og konklusjonene i rapporten. Det er intervju og dokumentasjon av saksbehandling som utgjør hovedtyngden i datamaterialet, i tillegg til elev- og lærerstatistikk fra Grunnskolenes informasjonssystem (GSI) og kommune-stat-rapporteringen i SSB (KOSTRA). Kapittel 3 5 belyser de tre problemstillingene inngående, med detaljert redegjørelse for kriterier, systematisk framleggelse av dataene vi har samlet inn og våre vurderinger av om dette er i tråd med kriterier. Et rapportutkast har vært på høring hos rådmannen. Revisor hadde et møte med kommunalsjef for oppvekst i etterkant av høringsperioden. Kommunalsjefens innspill var rettet mot språklige presiseringer. Etter kommunalsjefens ønske er det ikke avgitt høringsuttalelse på rapporten (heller ikke referat fra møtet). TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 5

20 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Innholdsfortegnelse... 1 Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Nærmere om tilpasset opplæring og spesialundervisning Skolene i Orkdal kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensninger Problemstillinger Revisjonskriterier Metode for datainnsamling og analyse Tidlig innsats Revisjonskriterier Data Organisering, kompetanse og samarbeid om tidlig innsats og spesialundervisning Tidlig avdekking ved overganger og lærertetthet Utprøving av tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring Revisors vurdering Organisering, kompetanse og samarbeid om tilpasset opplæring og spesialundervisning Tidlig avdekking ved overganger og lærertetthet Utprøving av tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring Saksgang og dokumentasjon ved vurdering, vedtak og oppfølging av spesialundervisning Revisjonskriterier Data Omfanget av spesialundervisning Henvisning Sakkyndig vurdering Enkeltvedtak...31 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 6

21 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Individuell opplæringsplan (IOP) og rapport Revisors vurdering Reduksjon av spesialundervisning til fordel for tilpasset opplæring Individuell opplæringsplan (IOP) og rapport Oppfølging av fylkesmannens tilsyn Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefaling...42 Tabell Tabell 1. Gjennomsnittlig gruppestørrelse (elevtime pr. lærertime) for Orkdal kommune...17 Tabell 2. Gjennomsnittlig gruppestørrelse (elevtime/pr. lærertime) for den enkelte skole..18 Figurer Figur 1. Elever med spesialundervisning i skolene i Orkdal kommune Figur 2. Elever med spesialundervisning Orkdal og sammenlignbare kommuner...27 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 7

22 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 1 Innledning Kontrollutvalget i Orkdal kommune vedtok i sak 3/16 å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på tilpasset opplæring og spesialundervisning i kommunen. I dette kapittelet redegjør vi for bestillingen fra kontrollutvalget og rammene for denne forvaltningsrevisjonen. 1.1 Bestilling Bestillingen fra KU ble gitt med grunnlag i Plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgets bestilling i sak 3/16. Forvaltningsrevisjonens innretning er basert på kontrollutvalgets vedtak i sak 10/16, hvor de behandlet prosjektplan som revisor hadde utarbeidet. I prosjektplanen var det foreslått fire mulige problemstillinger i prioritert rekkefølge: 1. Sørger kommunen for tidlig innsats i tråd med regelverket? 2. Har kommunen tilfredsstillende praksis med utredning, tildeling, planlegging og oppfølging av spesial-undervisning, jf. kapittel 5 i opplæringsloven? 3. Har rådmannen sørget for, og fulgt opp at alle skolene har implementert vurderinger og konklusjoner fra fylkesmannens tilsyn med Orkanger ungdomsskoles forvaltningskompetanse? 4. Hva kan forklare Orkdal kommunes omfang av spesialundervisning? Kontrollutvalget vedtok at forvaltningsrevisjonen skulle legge vekt på problemstilling 2 og 3, men vi har i større eller mindre grad dekket den første og den siste problemstillingen også. 1.2 Nærmere om tilpasset opplæring og spesialundervisning Innledningsvis kan det være oppklarende å definere begrepene tilpasset opplæring og spesialundervisning. I opplæringsloven er tilpasset opplæring et av de grunnleggende føringene for opplæringen. I 1-3 heter det at: «Opplæringa skal tilpassast evnene og føresetnadene hjå den enkelte eleven, lærlingen, praksisbrevkandidaten og lærekandidaten.» (Kunnskapsdepartementet, 1998). Tilpasset opplæring gjelder for alle elever, og er et virkemiddel for at alle skal oppleve økt læringsutbytte. Det er ingen individuell rett, men skal skje gjennom tett oppfølging og vurdering av den enkelte eleven, variasjon og tilpasninger i undervisningsmetoder og læringsarenaer innenfor fellesskapet. Tilpasning skal vanligvis skje gjennom ordinær opplæring, ved at eleven følger lærerplanen i 8 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING

23 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Kunnskapsløftet. Det kan også skje gjennom spesialundervisning, ved at eleven får enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med egne kunnskapsmål (Utdanningsdirektoratet, 2015). For noen elever vil tilpasset opplæring skje ved særskilt tilrettelegging, men uten at de får spesialundervisning og individuell opplæringsplan (IOP). I den videre undersøkelsen vil det være den opplæringen som skjer innenfor de to mørkeste sirklene som vil være i fokus. 1.3 Skolene i Orkdal kommune Orkdal kommune har seks skoler, hvorav tre 1 7-skoler (barnetrinn), to 1 10-skoler og en 8 10-skole (ungdomstrinn). Skolene i Orkdal kommune ledes av kommunalsjef for oppvekst (rådmannsnivå) og rektorer, som er resultatledere for sin enhet (inklusive skolefritidsordningen SFO). Orkdal er vertskommune for pedagogisk-psykologisk tjeneste (PP-tjenesten) for Agdenes (og Orkdal). PP-tjenesten er organisert innenfor kommunalsjefen for oppveksts stab, og har egen leder. 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet presenterer vi metodisk opplegg for forvaltningsrevisjonen, for å innfri kontrollutvalgets bestilling. Det vil si problemstillingene som er valgt som utgangspunkt for undersøkelsen, kriteriene vi har samlet inn informasjon og gjort vurderinger opp mot, og metoder vi har brukt for å samle og analysere de dataene og dokumentasjonen som ligger til grunn. Først vil vi informere om hva vi ikke har undersøkt våre avgrensninger. 2.1 Avgrensninger Tilpasset opplæring er et svært bredt felt, og gjelder all opplæring som skjer i skolen. Vi har avgrenset undersøkelsen mot tilpasset opplæring i alminnelighet, og har ikke undersøkt variasjonen i undervisningsmetoder, læringsarenaer og vurderingsmetoder. Vi har heller ikke sett på tilpasset opplæring for de elevene som har sterke læreforutsetninger. Vi har konsentrert undersøkelsen om spesialundervisning, og det som skjer av tiltak i grenselandet til spesialundervisning. Grenselandet har vi avgrenset til å omfatte tidlig innsats og tilrettelegging av opplæringen for elever som er innenfor bekymringssonen, men som ikke nødvendigvis har behov for spesialundervisning. Reglene for saksbehandling av spesialundervisning er omfattende og detaljerte, og vi har avgrenset mot store deler av forvaltningsloven og personvernloven. 9 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING

24 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 2.2 Problemstillinger På bakgrunn av ovenstående lyder problemstillingene i prosjektet: 1. Sørger kommunen for tidlig innsats? 2. Har kommunen tilfredsstillende praksis med utredning, tildeling, planlegging og oppfølging av tilrettelagt opplæring og spesialundervisning? 3. Har rådmannen sørget for at alle skolene har fulgt opp rapporten fra fylkesmannens tilsyn med Orkanger ungdomsskoles i 2014? Problemstillingene belyses i henholdsvis kapittel 3, 4 og Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de normene vi vurderer informasjonen opp mot. Kriteriene er hentet fra autoritative kilder, som lovtekst, forskrifter, offentlig vedtatte planer, retningslinjer og instrukser. Til denne forvaltningsrevisjonen er følgende kilder til revisjonskriterier aktuelle: Lov om opplæring i grunnskole (Kunnskapsdepartementet, 1998) o 1-3 Tilpasset opplæring og tidlig innsats o Kapittel 5 om spesialundervisning St.meld. 16 ( ) og ingen stod igjen (tidlig innsats) (Kunnskapsdepartementet, 2007) Veileder fra Kunnskapsdepartementet: Fra eldst til yngst (tidlig innsats) (Kunnskapsdepartementet, 2008) Veileder fra Utdanningsdirektoratet Spesialundervisning (Utdanningsdirektoratet, 2014) Kommuneloven - 23 Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet ( 23-2) Fylkesmannen i Sør-Trøndelag tilsyn 2014 De konkrete revisjonskriterier er beskrevet i tilknytning til hvert kapittel. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 10

25 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 2.4 Metode for datainnsamling og analyse Denne rapporten bygger i hovedsak på informasjon fra samtaleintervju og gjennomgang av dokumenter som belyser spørsmålene vi har stilt i problemstillingene. Videre har vi gjennomgått innrapporterte elev- og lærertall i ssb.no/kostra og Grunnskolenes informasjonssystem (GIS) i udir.no. Hovedtyngden av informasjonsgrunnlaget i rapporten er fra intervju med kommunalsjef for oppvekst (oppstartsmøte), leder for PP-tjenesten, rektorene ved Årlivoll, Grøtte og Evjen skoler, i tillegg til de som har koordineringsansvar for spesialpedagogikk og en kontaktlærer på henholdsvis småtrinnet (1 4), mellomtrinnet (5 7) og ungdomstrinnet (8 10) på hver av skolene. Skolene er valgt ut på bakgrunn av bredde i trinn, i tillegg til størrelse og geografisk plassering. Intervjuobjektene ved hver skole er valgt ut på bakgrunn av funksjon og at de dekker bredden av trinn. Totalt har vi intervjuet 16 personer. Intervjuinformasjon gir god innsikt i hvordan de arbeider med tilpasset opplæring og spesialundervisning ved skolene. Det er skrevet referat fra alle intervjuene, og alle, med unntak av to, er verifiserte. De to referatene som ikke er verifisert er ikke brukt i det videre arbeidet. Vi har dessuten gjennomført intervju med ansatte ved PP-tjenesten gjennom en e- posthenvendelse med fire spørsmål. Vi har fått svar fra fem ansatte i PP-tjenesten. Grunnen til at vi ba om svar på e-post fra ansatte i PPT var at vi ville ha deres erfaring med og inntrykk av skolenes arbeid med og saksbehandling rundt tilpasset opplæring og spesialundervisning. Kontrollutvalget har vært opptatt av saksbehandlingen i forbindelse med utredning av spesialundervisning. I tillegg til dokumentasjon av rutiner og prosedyrebeskrivelser, har vi gjennomgått et utvalg elevmapper. Vi ba om å få gjennomgå saker ved de tre skolene ut fra følgende utvelgelsesmetode: - De 6 siste enkeltvedtakene som vedrører spesialundervisning, eller annen tilpasning i skoleåret 2015/2016. o de 3 siste vedtakene som ikke resulterte i spesialundervisning, men annen tilpasset undervisning gjeldende skoleår, o og de 3 siste vedtakene som resulterte i spesialundervisning Vi har også hatt en gjennomgang av elevmapper ved PP-tjenesten. Her ba vi om mapper etter følgende utvalgsmetode: - elevmapper fra hver skole i Orkdal kommune: 2 som ikke resulterte i enkeltvedtak om spesialundervisning, og 2 som resulterte i enkeltvedtak. Mappene kan være de siste TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 11

26 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE sakkyndige utredningene som ble gjort (hhv. med og uten enkeltvedtak) ved hver skole, skoleåret 2015/2016 Grunnen til mappegjennomgangen er at vi på den måten har fått dokumentasjon som enten bekrefter eller nyanserer den øvrige dokumentasjonen. Vi har fått et datagrunnlag som dekker et bredt spekter av kilder og datatyper. Vi mener at det er et tilstrekkelig datagrunnlag for å konkludere på problemstillingene. Et utkast til rapport har vært til gjennomsyn hos rådmannen i kommunen i perioden desember. I et møte med rådmannen, ved kommunalsjefen, kom det noen forslag til språklige presiseringer, men rådmannen så ikke behov for å komme med høringsuttalelse. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 12

27 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 3 Tidlig innsats I dette kapitlet konkretiserer vi kriterier og legger fram data for den første problemstillingen om tidlig innsats. På bakgrunn av det gjør vi vurderinger av om Orkdal kommune følger de føringene som gjelder for tidlig innsats. 3.1 Revisjonskriterier Hovedregelen i opplæringsloven 1 ( 1-3) er at alle elever skal få en opplæring og undervisning som er tilpasset deres evner og læringsforutsetninger. Utgangspunktet er at opplæringen skal gis som ordinær undervisning, felles for alle elevene, med tilpasninger etter hver enkelt elevs faglige forutsetninger. I hvilken grad skolene lykkes med å gi tilpasset opplæring kan til en viss grad påvirke behovet for spesialundervisning for enkeltelever. Det er dessuten et viktig prinsipp i opplæringsloven ( 1-3) at på trinn skal den tilpassa opplæringen i norsk (og samisk) og matematikk blant annet gjennomføres med ekstra lærertetthet 2 (tidlig innsats). Dette antas å redusere behovet for spesialundervisning senere i skolegangen. Basert på dette oppsummerer vi kriteriene som vi har samlet inn data og gjort våre vurderinger opp mot: - Betryggende organisering og samarbeid om tidlig innsats og spesialundervisning - Tidlig innsats ved o gode overganger mellom barnehage og skole o ekstra lærertetthet i fagene norsk og matematikk (og samisk) i trinn o avdekking av elevenes læringsforutsetninger, o tilrettelegging opplæringen innenfor ordinær undervisning 3.2 Data I dette kapitlet presenterer vi informasjon som er samlet inn gjennom intervju og dokumentgjennomgang. Veilederen i spesialundervisning, som Utdanningsdirektoratet har utarbeidet, deler prosessen med tidlig innsats spesialundervisning inn i 6 faser. Orkdal 1 Opplæringsloven 1-3, første ledd 2 Opplæringsloven 1-3, andre ledd TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 13

28 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE kommune har utarbeidet prosedyrer og rutiner som følger disse fasene. I dette kapitlet belyser vi fase 1 det som også blir kalt bekymringsfasen Organisering, kompetanse og samarbeid om tidlig innsats og spesialundervisning Opplæringslovens 10-2 inneholder bestemmelser om undervisningskompetansen i grunnskolen, og det er utdypet i 14-2 og 14-3 i forskriften til opplæringsloven. Disse bestemmelsene sier noe om kravene til kompetanse i de fagene det skal undervises i. I 14-2e og 14-3e heter det at der undervisningen gjør dette nødvendig, skal den som underviser ha spesialpedagogisk utdanning. Under dette kapitlet kan det først være nyttig å beskrive det som går under benevnelsen tiltakskjedemodellen. Det er en flertrinnsmodell i prosessen med å legge til rette opplæringen så langt det går innenfor den ordinære opplæringen. I Orkdal kommune har PP-tjenesten videreutviklet modellen fra Utdanningsdirektoratets veileder i spesialundervisning. Modellen er delt i fire faser: Fase 1 skal ivareta skolens plikt til å vurdere og eventuelt prøve ut tiltak med sikte på å gi eleven tilfredsstillende utbytte av undervisningen innenfor den ordinære opplæringen, før det eventuelt går en henvisning til PP-tjenesten. Fasene 2 3 er prosessen fra henvisning til enkeltvedtak (beskrives nærmere i kapittel 4). Fasene 5 og 6 er egentlig ikke innenfor tiltakskjedemodellen, men gjelder oppfølgingen av spesialundervisning, gjennom planlegging (individuell opplæringsplan IOPI) og rapportering. Alle skolene har spesialpedagogiske kompetanse og ressurser, som i første rekke står for den spesialpedagogiske undervisningen. Hver av skolene har også en koordinator for spesialpedagogikk, som i tillegg til å koordinere de spesialpedagogiske ressursene internt ved skolen, er kontaktpersonen inn mot PPT. Spesialpedagogene gir også veiledning overfor skolens pedagogiske personal. De beskriver rollen sin som viktig i fasen før eventuell henvisning til PPT. Orkdal kommune har tidligere hatt et nettverk for spesialpedagoger, men dette nettverket har, ifølge de vi intervjuet, ligget nede en periode. I henhold til opplæringsloven 5-6 skal PPT hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. På udir.no er dette utdypet med at PP-tjenesten skal gi systemrettet støtte i form av råd og veiledning til barnehager og skoler om pedagogisk ledelse av gruppe- og læringsmiljø, og bistand med kompetanse- og organisasjonsutvikling. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 14

29 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE PP-tjenesten skal også gi individrettet støtte. Det gjør de ved å sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der det kreves, og gir råd og veiledning om tilrettelegging for den enkelte elev. Orkdal kommune er vertskommune for interkommunal PP-tjeneste, der Agdenes inngår i samarbeidet. PP-tjenesten er stabsenhet under kommunalsjef for oppvekst, med en egen fagleder. Tjenesten har 5,5 årsverk, hvorav 1 årsverk er knyttet til Agdenes kommune. PPtjenesten følger opp plikten til å bistå og veilede skolene ved at de har oppnevnt faste kontaktpersoner for hver skole. Det betyr at de har faste dager på skolene. Da setter de opp en plan for dagen, der aktuelle saker er knyttet til enkeltelever, klasser eller fagområder. Dersom det er spørsmål om elever/barn som ikke er henvist til PPT, veileder PPT ansatte ved skolene i kartlegging, testing og tilpasset opplæring. PP-tjenestens faste tilstedeværelse på skolene blir ansett som viktig for alle vi intervjuet, uansett funksjon. Ved alle skolene ble det gitt uttrykk for at PPT kunne vært på skolene oftere, og at det kan bli mange saker og veldig travelt de dagene de er tilstede. PPT kan kontaktes på e-post og telefon dersom det er behov, men ved skolene etterlyses større mulighet til å diskutere saker uten at det er planlagt på forhånd. En del av oppgavene som har tilhørt PPT tidligere, er overført til lærerne på skolene. Det gjelder en del tester, som kan avdekke lesevansker, eller andre vansker. Det oppleves verdifullt å foreta testing selv, da det er skolens personal som skal tilrettelegge arbeidet etterpå. Likevel ble det gitt uttrykk for at det ikke har fulgt med nødvendige ressurser og tid til dette, og at det oppleves som at arbeidet med testing, tilrettelegging og spesialundervisning stjeler mye tid. Det er ingen som ser noen farer for at arbeidet ikke blir godt nok. En pekte også på at PPT sirkulerer på personer for å ivareta uavhengigheten og for ikke å bli for knyttet til den enkelte skole. Det kan være utfordrende med tanke på kontinuitet og kjennskapen til spesielle utfordringer den enkelte skole står overfor. Hovedsakelig er tilbakemeldingen at det er lett å samarbeide med PPT, at den faste, månedlige tilstedeværelsen er nyttig, og at ansatte og ledelse får god veiledning. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 15

30 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Tidlig avdekking ved overganger og lærertetthet I dette avsnittet ser vi på overgangene ved skolestart og hvordan det er tilrettelagt for å avdekke særskilte behov så tidlig som mulig Overgang til skole St.meld. nr. 16 Tidlig innsats for livslang læring, vektlegger at utdanningssystemet skal legge til rette for at alle inkluderes i gode læringsprosesser tidlig. Kunnskapsdepartementet har utarbeidet en veileder for overgang mellom barnehage og skole (Kunnskapsdepartementet, 2008). Den anbefaler at skolen og SFO tidlig forbereder seg på å ta imot barnet på en god måte. Veilederen anbefaler sammenheng og progresjon i læringsinnholdet, at barnehage og skole har felles møteplasser for forventningsavklaringer og planlegging. Det er barnehageog skoleeier som har det overordnede ansvaret for å legge til rette for samarbeid, bl.a. gjennom overordna mål for dette samarbeidet. Orkdal kommune har overgangsrutiner for ordinær overgang fra barnehage til grunnskole 3, og rutiner for overgang som gjelder barn (elever) med behov for spesielle hjelpetiltak. I forbindelse med skolestart er det overgangsmøter med barnehagene som sokner til den aktuelle skolen. Her drøftes enkeltelever, for å kunne være forberedt på eventuelle individuelle behov og sette i verk tiltak. I tillegg har skolen et foreldremøte med skolestarteres foresatte, der det også er individuelle samtaler med den enkelte. Dette foreldremøtet finner sted våren før skolestart. Foreldrene til de barna som ikke kommer via barnehager i lokalmiljøet og andre barnehager, blir kontaktet direkte, og de blir kalt inn til foreldremøtet. Første overgangsmøte mellom barnehage og skole skjer i januar før skolestart, men for enkelte skolestartere begynner informasjonsoverføringen tidligere. Fra skolene er det gjerne rektor, kontaktlærer på 1. trinn, eller nærmeste fagansvarlig, som deltar i overføringssamtalene. Spesialpedagogisk koordinator deltar i forbindelse med elever med spesielle behov, i tillegg til PP-tjenesten. Videre er ledelsen ved SFO involvert i mottakelsen. 3 Framgår av prosedyrer og rutiner for barnehage TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 16

31 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE I forbindelse med overgangen fra barnehage til skole er det etablert en rutine for å gi tilbakemelding fra skole til barnehagene etter noen måneder, og slik er det en gjensidig læring og utvikling mellom barnehager og skole Lærertetthet i trinn Bestemmelsen om tidlig innsats viser til at det skal være ekstra lærertetthet i fagene matematikk og norsk i trinn (Kunnskapsdepartementet, 1998). Disse ressursene skal hjelpe til med å avdekke og sette inn eventuelle tiltak tidlig, for å unngå spesialundervisning senere i opplæringsløpet. Dette er begrunnet med at etterslepet for mange av elevene ikke vil bli så stort i forhold til resten av klassen, dersom en avdekker og setter inn ulike tilpassende tiltak tidlig. Antall elevtimer pr. lærertime er den mest presise måten å måle lærertetthet på. Nedenfor viser vi utviklingen i gjennomsnittlig gruppestørrelse for skolene i Orkdal kommune og sammenlignbare kommuner, fordelt på (småtrinnet), (mellomtrinnet) og trinn (ungdomstrinnet). Tabell 1. Gjennomsnittlig gruppestørrelse (elevtime pr. lærertime) for Orkdal kommune. Antall elevtimer. Gjennomsnitt for alle skolene ,8 14,9 15,5 15, ,5 13,9 15,3 14, ,2 15,2 15,9 16,7 Kilde: ssb.no/kostra Tabell 1 viser at det gjennomsnittlige elevtallet har økt i småtrinnet, altså at lærertettheten har gått ned. Det gjennomsnittlige elevtimetallet pr lærertime har variert fra 13,9 15,3 i mellomtrinnet, og var på 14,4 elevtimer i 2015, som er omtrent samme nivå som i På ungdomstrinnet har det variert fra 15,2 16,7, og elevtimetallet var høyest i Nedenfor viser vi elevtimer pr. lærertimer fordelt på de samme trinnene, og for hver skole i Orkdal kommune. Vi gjengir tall for to skoleår, med noen års mellomrom; og TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 17

32 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Tabell 2. Gjennomsnittlig gruppestørrelse (elevtime/pr. lærertime) for den enkelte skole. Orkdal kommune. Antall elevtimer. Skoleårene og Orkanger Orkanger Årlivoll Grøtte Gjølme Evjen b u ,5 13,0 17,3 20,5 12,7 13,9 14,7 16,7 13,5 14, ,7 14,1 13,7 16,6 13,9 14,9 11,8 15,6 15,6 14, ,4 11,7 13,8 17,0 15,9 15,4 Tabell 2 viser at ved fire av de fem skolene som har barnetrinn, så var elevtimetallet pr. lærertime høyere på småtrinnet i skoleåret 2015/16 enn i 2013/14. Elevtimetallet var også høyere på mellomtrinnet i ved tre av de fem barneskolene, enn i 2013/2014. Bare ved Orkanger barneskole var elevtimetallet på mellomtrinnet lavere i enn i Tre skoler har ungdomstrinn. Grøtte skole hadde lavere lærertetthet på ungdomstrinnet i enn i For de to andre var lærertettheten høyere i enn i Skolene får «tidlig-innsats-midler» for trinn. Omfanget varierer fra år til år. Skolens økonomi, størrelse på refusjoner etc., påvirker omfanget av hvor mye som settes av til slik innsats. Kontaktlærerne som vi har intervjuet på trinn 1-4 beskriver lærertettheten som jevnt over grei, men at det hadde vært mulighet til å bistå flere elever med tilrettelegging dersom det var flere lærerressurser og andre voksenressurser på trinnet. Enkelte lærere ga uttrykk for at ressurser til å dekke vikarbehov ofte går på bekostning av ressursene til tidlig innsats og spesialundervisning Utprøving av tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring Ifølge opplæringsloven 1-3 skal opplæringen tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte elev (lærling og lærekandidat). Læreplanverket inneholder føringer for læring som er relevante for tilpasset opplæring. De viktigste er inkludering, variasjon, erfaringer, relevans, verdsetting, sammenheng og medvirkning. Noen elever, som ikke får tilfredsstillende utbytte av den ordinære opplæringen, trenger tilpasset opplæring som avviker fra læreplanmålene. De vil da, etter sakkyndig vurdering kunne få vedtak om spesialundervisning. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 18

33 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Som vi har nevnt tidligere bruker Orkdal kommune en modell, tiltakskjedemodellen, som bygger på en modell som er utviklet av Utdanningsdirektoratet. Utprøving innenfor fase 1 i modellen er beskrevet på følgende måte i Orkdal kommunes prosedyrer for spesialundervisning (Orkdal kommune, n.d.): Skolen skal vurdere både individfaktorer og systemfaktorer før det foretas en eventuell henvising til PPT. Det må være en felles forståelse på skolen om at en del av kartleggingen av elevens behov skal gjøres av læreren/lærerne ved skolen. Resultatet av kartleggingen skal oppsummeres og inngå i den pedagogiske rapporten, som eventuelt sendes til PPT. Den pedagogiske rapporten tjener også som dokumentasjon på hva som er gjort fra skolen sin side. Dette gjelder blant annet tilpasning av opplæringen. Dette gjøres ved kartlegginger, tester og observasjoner. I oppstartmøtet informerte kommunalsjefen for oppvekst og PPT-leder om tiltak for tidlig innsats for å avdekke og støtte elevene tidlig: Satsing på grunnleggende lese- og regneferdigheter i alle skolene Minst to på hver skole skal være LOGOS-sertifiserte Månedlige PP-dager ved skolene, for å bistå med veiledning og observasjoner Prosedyre for forberedelse, gjennomføring og oppfølging av kartleggingsprøver, nasjonale prøver og andre tester. Ved skolene beskrives modellen som et verktøy for å gjennomgå alle rutinepunkt. I intervju med spes.ped.koordinatorer og kontaktlærere ved de tre skolene var det i hovedsak positive tilbakemeldingen om tiltakskjedemodellen. Den oppleves som nyttig, og den setter arbeidsprosessene i system. Lærerne har i varierende grad erfaring med den. De lærerne som har, eller har hatt småtrinnet, er de som har mest erfaring med den, da det er på de trinnene den har vært mest i bruk. Skolen melder saker opp til et såkalt tiltakskjedemøte, som er et møte mellom ledelse og aktuelle ansatte (kontaktlærer) ved skolen, PPT, i tillegg til foreldre. Her legges problematikken fram og det blir bestemt hvilke tiltak som skal gjennomføres før eleven eventuelt blir henvist til utredning. Etter drøftelser setter de opp en tiltakskjedeplan. Den kan munne ut i at det skal prøves ut flere tiltak innenfor den ordinære opplæringen, eller i en henvisning. Det utarbeides deretter pedagogisk rapport (kontaktlærer, gjerne i samarbeid med faglærer og spes.ped.) og tar kontakt med foreldre om eleven er under kritisk grense i 19 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING

34 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE det aktuelle faget, slik at det må legges til rette med ekstra tiltak. PP-tjenesten har utarbeidet mal for pedagogisk rapport. Rapporten er todelt; PPT har, sammen med skolene og kommunalsjefen for oppvekst, utarbeidet en mal for pedagogisk rapport. Den er todelt. Del 1 legger opp til gjennomgang internt ved skolen, som kontaktlærer har med andre lærere som eleven har. I tillegg deltar elevens foresatte. Her gjennomgås elevens fungering (bakgrunn, medisinsk, sosialt), faglige fungering og eventuelle pedagogiske og organisatoriske tiltak som har vært gjennomført. Det signeres av kontaktlærer. I tillegg signerer foresatte eller eleven (ved fylte 15 år) i et eget samtykkeskjema. Del 2 i pedagogisk rapport gjelder hvis eleven skal henvises til PPT. I denne delen beskrives: Skolens muligheter for tilpasset opplæring i den ordinære opplæringen Fag/områder hvor utbyttet av opplæringen ikke er tilfredsstillende Motorisk (fin- og grovmotorikk) Undersøkelser og vurderinger foretatt av skolen I malen framgår det at eleven (ved fylte 15 år), foresatte, ansvarlig spesialpedagog, kontaktlærer og rektor skal signere. Et skjema skal fylles ut, og det skal der gå tydelig fram hva som er gjort, svake sider osv. når saken blir tatt med i tiltakskjedemøte. Revisor har gjennomgått elevmapper, og sett om det er skrevet pedagogisk rapport som er lagt ved elevmappen. Elevmappene inneholder i all hovedsak pedagogisk rapport. Noen mapper mangler denne rapporten. Innholdet varierer noe, men i all hovedsak er det rapportert i henhold til malen. Det går fram hva som er gjort innenfor den ordinære opplæringen. Denne fasen av prosessen beskrives som viktig for tidlig innsats, og som viktig for å finne løsninger innenfor tilpasset opplæring. I intervju kom det fram at det er mye som kan gjøres før henvisning til PPT for sakkyndig utredning. PPT-leder forklarte at modellen legger til rette for å ta opp saker med PPT tidlig, når bekymring oppstår. PPTs faste kontaktperson ved skolene har regelmessig oppmøte på den aktuelle skolen, og kan i den sammenheng være tilgjengelig for å ta opp saker rundt elever som ikke har enkeltvedtak om spesialundervisning, eller er under utredning i den sammenheng. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 20

35 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 3.3 Revisors vurdering I dette kapitlet gjør revisor sine vurderinger av om informasjonen og dokumentasjonen vi har framskaffet om tilpasset opplæring og spesialundervisning er i tråd med de ulike bestemmelsene og anbefalingene som gjelder innenfor området Organisering, kompetanse og samarbeid om tilpasset opplæring og spesialundervisning Opplæringsloven, med forskrift inneholder bestemmelser om hvilken kompetanse skolene skal ha innen spesialundervisning. Revisor har inntrykk av at skolene har tilfredsstillende spesialpedagogiske ressurser. På grunn av vakanser og sykefravær er det enkelte skoler som mangler alle de spesialpedagogiske ressursene de skal ha i utgangspunktet. Det er heller ikke alle som gir spesialundervisning som har spesialpedagogisk kompetanse. Revisor har likevel informasjon som tyder på at undervisningen ikke skjer på en tilfredsstillende måte av den grunn. Skolene har utpekt spesialpedagoger som er ansvarlige for å veilede og koordinere det som skjer rundt spesialundervisning. Etter revisors vurdering spiller de en viktig rolle for at skolens undervisningspersonale og ledelse utvikler stadig bedre bevissthet og kompetanse i å gjøre tilpasninger og tilrettelegge undervisningen innenfor ordinær opplæring. I henhold til opplæringsloven 5-6 skal PP-tjenesten hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å legge opplæringen bedre til rette for elever med særlige behov. Det innebærer systemrettet støtte og individrettet støtte. Det gjør de ved å sørge for at det blir utarbeidet sakkyndig vurdering der det kreves, og gir råd og veiledning om tilrettelegging. Revisor har inntrykk av at PP-tjenesten følger opp plikten til å bistå og veilede skolene ved at de har oppnevnt faste kontaktpersoner for hver skole, som er regelmessig (ca. månedlig) tilstede ved skolene. Vi har inntrykk av at kontakten er godt organisert og planlagt, og at de får utrettet mye system- og individrettet arbeid når de besøker skolene. De utgjør viktig støtte for personalet ved skolene, og har en viktig funksjon i å veilede personalet. Gjennom tiltakskjedemøtet ivaretar de kontakten med foreldrene. Revisor har inntrykk av at PPtjenestens ansatte er lett å nå på telefon og epost. Likevel kan det virke som at skolepersonalet ønsker at kontaktpersonen er mer tilstede ved skolen. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 21

36 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Tidlig avdekking ved overganger og lærertetthet Det skal legges til rette for at alle inkluderes i gode læringsprosesser tidlig. Det gjelder ikke minst i overgangen mellom barnehage og skole. Det anbefales sammenheng og progresjon i læringsinnholdet, og at barnehage og skole har felles møteplasser for forventningsavklaringer og planlegging. Etter revisors vurdering har Orkdal kommune utarbeidet tilfredsstillende overgangsrutiner for overganger, både for de med ordinær overgang og de med spesielle behov. Informasjonen som vi har samlet inn fra skolene tyder også på at rutinene følges opp og at det er nødvendig informasjonsoverføring og møtepunkt mellom personalet i ulike funksjoner ved skolen, det enkelte barnet, foreldrene og nøkkelpersoner i barnehagene. Etter revisors vurdering er det betryggende kontakt rundt de barna som ikke tilhører den/de lokale barnehagene ved skolen. Revisor konstaterer at er det etablert rutiner som gjør at barnehagene får tilbakemelding fra skolene om hvordan mottakelsen av elevene har vært. Vi har ikke informasjon fra barnehagene om dette. Bestemmelsen om tidlig innsats viser til at det skal være ekstra lærertetthet i fagene matematikk og norsk i trinn. Dette er begrunnet med at etterslepet for mange av elevene ikke vil bli så stort i forhold til resten av klassen, dersom en avdekker og setter inn ulike tilpassende tiltak tidlig. Vi har i denne undersøkelsen vist tall som tyder på at elevtallet pr lærer i trinn har økt i Orkdal kommune i løpet av de fire siste årene fram til På de andre trinnene har den variert noe disse årene. Med unntak av én skole, så har elevtallet pr. lærer økt på småtrinnet ved alle barneskolene i Orkdal kommune fra skoleåret til Etter revisors vurdering kan det stilles spørsmål ved om Orkdal kommune har økt lærertettheten i trinn 1 4, slik opplæringsloven krever. Selv om det er i enkelte fag at loven stiller krav om økt lærertetthet, finner vi grunn til å stille spørsmål ved trenden. Intervjuinformasjon tyder på at skolene kan ha krevende ressurssituasjon. I intervju kommer det fram at lærertettheten jevnt over er grei, men at det i perioder, spesielt ved sykefravær, kan være krevende å gi tilfredsstillende tilpasset opplæring. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 22

37 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Utprøving av tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring I tillegg til kontakt mellom barnehage og skole og lærertetthet, innebærer tidlig innsats å følge med og opp elevene tidlig i skoleløpet. Dette gjøres ved kartlegginger, tester og observasjoner. Etter revisors vurdering tar PP-tjenesten og skolene i bruk nødvendige verktøy for å kartlegge og avdekke eventuelle behov tidlig. Det er overført noen oppgaver fra PP-tjenesten til personalet ved skolene. Disse oppgavene gjelder utføring av tester, som LOGOS. Lærere ved skolene har fått kompetanseutvikling i dette. Revisor registrerer at skoleledelse og lærere er fornøyd med det, men at de etterlyser de ekstra ressursene som disse oppgavene innebærer. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 23

38 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 4 Saksgang og dokumentasjon ved vurdering, vedtak og oppfølging av spesialundervisning I dette kapitlet konkretiserer vi kriterier og legger fram data for problemstillingen om vurdering og oppføling av spesialundervisning. På bakgrunn av det gjør vi vurderinger av om Orkdal kommune følger de føringene som gjelder for dette. 4.1 Revisjonskriterier For de elevene som ikke får tilfredsstillende utbytte av det ordinære og tilpassede opplæringstilbudet har kommunen plikt til å gi spesialundervisning 4. Hvorvidt læringsutbyttet er tilfredsstillende vil bero på elevens læringsvansker og hvilke utviklingsmuligheter eleven har. Opplæringsloven stiller en rekke krav til skoleledelsen for å dokumentere elevens behov for spesialundervisning (kapittel 5). Skoleledelsen må dokumentere hva som er avdekket av læreutfordringer, hvilke tiltak som er gjort innenfor den ordinære opplæringen. Foresatte skal være innforstått med og samtykke i de ekstraordinære tiltakene skolen gjør for at eleven skal ha tilfredsstillende læringsutbytte. Loven krever at kommunens PP-tjeneste, som uavhengig instans, skal utarbeide en sakkyndig vurdering av elevens behov. Her skal det framgå tydelig beskrivelse av hvilke undersøkelser som er gjort og hva som er utfordringene for eleven. Videre skal den sakkyndige vurderingen inneholde tydelige anbefalinger av innhold i opplæringen, organisering og hvilket omfang det skal være av eventuell spesialundervisning. Dersom PP-tjenesten ikke tilrår spesialundervisning, skal det framgå av den sakkyndige vurderingen hvilke tilpasninger de anbefaler innenfor den ordinære opplæringen. På bakgrunn av den sakkyndige vurderingen, skal rette skolemyndighet fatte enkeltvedtak. Dersom det fattes enkeltvedtak i tråd den sakkyndige utredningen, skal det framgå tydelig hvilket innhold denne skal ha, i tillegg til organisering og omfang på spesialundervisningen. Dersom vedtaket avviker fra den sakkyndige vurderingen skal det framgå en tydelig begrunnelse. Elever som mottar spesialundervisning har samme rett som andre elever etter opplæringsloven, som f.eks. samme krav til timetall i undervisningen. Videre skal elever med 4 Opplæringsloven 5-1 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 24

39 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE rett til spesialundervisning få utarbeidet en individuell opplæringsplan, der det settes mål for spesialundervisningen og en plan for hvordan denne skal gjennomføres. Skolen skal årlig rapportere på den individuelle opplæringsplanen. Rapporten skal omfatte den undervisningen eleven har fått og en vurdering av elevens utvikling. 5 I tillegg til opplæringsloven har vi lagt grunn veiledere fra Utdanningsdirektoratet i tilpasset opplæring (Utdanningsdirektoratet, 2015) og spesialundervisning (Utdanningsdirektoratet, 2014). Dessuten har vi brukt anbefalinger om overgang fra barnehage til skole i veilederen Fra eldst til yngst (Kunnskapsdepartementet, 2008). Oppsummert er kriteriene vi vurderer opp mot: - reduksjon i spesialundervisning til fordel for tilpasset opplæring innenfor ordinær undervisning - tilrettelagt for betryggende saksgang og dokumentasjon ved vurdering av spesialundervisning o henvisningen skal inneholde samtykke fra foresatte (og eleven selv, dersom eleven har fylt 15 år) o henvisningen skal bør være skriftlig o sakkyndig vurdering av de spesielle behovene til eleven: om eleven har behov for spesialundervisning, og hvilke opplæringstilbud som bør gis, utbytte av det ordinære tilbudet, lærevanskene til eleven, realistiske opplæringsmål for eleven, hvilken opplæring som gir forsvarlig opplæringstilbud organisering og omfang o enkeltvedtak uansett om det skal gi spesialundervisning eller ikke; innhold omfang organisering begrunnelse (ved avvik fra sakkyndig vurdering) klagerett - oppfølging og dokumentasjon av spesialundervisning gjennom individuell opplæringsplan og årsrapport o mål, tiltak og organisering 5 Opplæringsloven 5-5 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 25

40 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 4.2 Data Her presenterer vi en sammenfatning av informasjon fra intervju og dokumentgjennomgang Omfanget av spesialundervisning På bakgrunn av forskningsbasert dokumentasjon, har det vært en rådende oppfatning blant ulike myndigheter og kompetansemiljø for skole og opplæring at vellykket tilpasset opplæring vil medføre bedre måloppnåelse innenfor de ordinære læreplanmålene, og at behovet for spesialundervisning vil reduseres. Derfor har det vært et mål og sterke føringer for at skoleeier og skolenes ansatte og ledere skal legge bedre til rette for at flere elever skal få tilpassa opplæring innenfor den ordinære undervisningen og med det færre elever som får spesialundervisning. Vi skal innledningsvis i dette avsnittet se på hvordan utviklingen har vært når det gjelder omfang av spesialundervisning i Orkdal kommune, sammenlignbare kommuner og internt i kommunen ved de ulike skolene. Figur 1 viser utviklingen i omfang av spesialundervisning, andel elever som får spesialundervisning. Figur 1. Elever med spesialundervisning i skolene i Orkdal kommune. Fordelt på trinn Prosent. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 26

41 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Kilde: ssb.no/kostra Figur 2 viser at andelen elever med spesialundervisning i Orkdal kommune totalt sett har blitt redusert i årene Den har økt noe fra Andelen elever på trinn, som har fått spesialundervisning i denne perioden har gått ned gått ned. For og trinn var andelen elever med spesialundervisning høyere i 2015 enn de tre årene før. Elever med spesialundervisning Orkdal og sammenlignbare kommuner. Fordelt på trinn (vertikal akse). Prosent (horisontal akse) ,3 12,2 13, ,2 9,2 11,6 12, ,3 4,5 5,20 5, ,5 8,7 12,20 11, Skaun Malvik Melhus Orkdal Kilde: ssb.no/kostra Figuren ovenfor viser at bare Melhus kommune hadde lavere andel (4,5 %) elever med spesialundervisning i trinn i 2015, enn Orkdal kommune (8,7 %). Det er de to kommunene som har lavest andel elever spesialundervisning i trinn i 2015; 4,5 % (Orkdal) og 3,3 % (Melhus). Når vi ser på trinn og trinn endrer det seg ved at bare Malvik kommune har høyere andel elever med spesialundervisning (henholdsvis 12,7 % og 13,6 %) enn Orkdal kommune (henholdsvis 11,6 % og 12,2 %) Tallene som viser fordeling av spesialundervisning for skolene i Orkdal kommune er skjermet av personvernhensyn. Derfor beskriver vi forskjell og likheter i trend, uten å framstille tallmaterialet. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 27

42 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Andelen elever med spesialundervisning varierer pr fra 4,1 % - 12,2 %. For skoler med barnetrinn varierer andelen elever med spesialundervisning på små- og mellomtrinnet fra 4,1 9,7 %. For skoler med ungdomstrinn varierer andelen elever med spesialundervisning på dette trinnet fra 11,9 14,0 %. I 2015 varierte andelen fra 5,7 10,9 % med spesialundervisning for alle skolene. For skoler med barnetrinn varierte denne andelen fra 5,7 10,5, mens den for skoler med ungdomstrinn varierte fra 8,1 10,6 % (for ungdomstrinnet). Oversiktene ovenfor viser at Orkdal kommune ikke har spesielt høyt omfang av spesialundervisning sammenlignet med andre kommuner, men at andelen har økt noe i Det varierer en god del mellom skolene i kommunen, og det varierer fra år til år hvor stort omfang av spesialundervisning det er på de enkelte trinnene innenfor en og samme skole. Samtidig har den totale andelen elever som får spesialundervisning har økt noe i skoleåret Andelen elever i trinn som får spesialundervisning har gått ned de siste årene, noe som flere mener kan henge sammen med at kommunen har fått tilskudd fra departementet til å satse på tilpasset opplæring innenfor den ordinære undervisningen. I oppstartsmøtet ble det pekt på ulike drivkrefter for spesialundervisning: Økt rettighetsfokus blant foreldre, informasjon fra eksterne hjelpetjenester som forstås på en måte som øker forventningene om spesialundervisning, ulik bevissthet blant ledere og personalet på skolene rundt arbeidet med å avdekke svakheter og tilpasse opplæringen innenfor den ordinære undervisningen. De trakk dessuten fram at elevmassen ved skolene er forskjellig, og at f.eks. skoler med barnevernsinstitusjoner i nærområdet kan ha større behov for å gi spesialundervisning enn de skolene som ikke har det. Det ble også pekt på at svingninger i økonomi påvirker omfanget av spesialundervisning, og at omfanget av spesialundervisning gjerne øker i perioder med stram økonomi, for å sikre at alle får tilpasset opplæring Henvisning I dette avsnittet belyser vi henvisning. Dette er prosesser som er omfattet av kapittel 5 i opplæringsloven, og som gjelder saksgangen der det kan være aktuelt med spesialundervisning. Opplæringsloven har ikke andre bestemmelser om henvisningen fra skole til PP-tjenesten, enn at det kreves samtykke fra foresatte (og eleven selv, dersom eleven har fylt 15 år). Veilederen fra Utdanningsdirektoratet kaller dette fase 2. Den har heller ikke andre anbefalinger enn at henvisningen bør være skriftlig. I Orkdal kommunes rutine- og prosedyrebeskrivelse for skole framgår det følgende prosedyrer ved henvisning: TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 28

43 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Henvisning, pedagogisk rapport og andre vedlegg skal være gjennomgått med foresatte og ligge ved henvisningen. Foresatte skal fylle ut eget skjema vedlagt henvisningsskjemaet Foresatte skal skrive under henvisningsskjemaet, sammen med kontaktlærer og rektor. Det framgår også at henvisningsskjema 6 ligger i kvalitetssystemet. Kommunen har videre utarbeidet prosedyrer for registrering av saker for skole og barnehage og voksenopplæring i saksstyrings-/arkivsystemet ephorte. Hensikten med prosedyrene er å sikre lik praksis for enhetene, spesielt med tanke på kommunikasjon med PP-tjenesten. Det er rektor sitt ansvar å sørge for at prosedyrene følges ved sin enhet. Her er det blant annet beskrevet hvordan henvisninger skal oversendes til PPT og registreres. Det er et eget henvisningsskjema, med et eget skjema hvor foresatte gjør sin vurdering av elevens ståsted og utvikling: Utfylt henvisningsskjema med underskrift fra foresatte og skole (evt. annen henvisende instans) Dersom skole er henvisende instans skal referat fra tiltakskjedemøte være vedlagt Tiltak som er prøvd ut av skole over tid Skole: o Eventuelt LP-referat o Underveisvurdering, karakterutskrift mm o 20 spørsmål o Språk 6-16 o Pedagogisk rapport o Syn/hørselskontroll Rektorene beskriver rutinene for henvisning som gode og tydelige. Det kreves samtykke før henvisning til PPT, og det er etablert rutiner for det. Ved henvisning lager PPT en utredningsplan. De trekker likevel fram at enkelte lærere nok synes at det krever mye arbeid å henvise en elev, og at de kanskje skulle ønske seg en enklere saksgang. Ingen av de lærerne vi snakket med trakk fram dette som noe problem. Skolenes ansvarlige for 6 PPT elev og henvisningsskjema system TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 29

44 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE spesialpedagogikk er tilgjengelige for støtte i slike prosesser, og er behjelpelige med formalitetene. Vi har spurt leder og ansatte i PPT om gangen i henvisninger. Når en sak blir henvist PPT fordeles saken til en rådgiver. Det settes opp en utredningsplan som sendes skole/barnehage og hjemmet. Når utredningene er ferdige har PPT tilbakemeldingsmøte med involverte parter. Deretter skrives en sakkyndig vurdering. I epostintervjuet med PPT-ansatte spurte vi om sammenhengene mellom henvisning og det PPT kommer fram til i sakkyndig vurdering. Det er ikke et mål i seg selv at det alltid skal være samsvar, men dersom det er for store avvik, for ofte, kan det være tegn på svakheter, enten i arbeidet fram mot henvisning, eller i PP-tjenestens sakkyndige vurdering. Tilbakemeldingene tyder på at det i hovedsak er god sammenheng mellom henvisning sakkyndig vurdering. Noen henvisninger kan likevel bære preg av at skolen har lagt vekt på den synlige vansken og ikke faktorer som ligger bakenfor, ifølge enkelte av tilbakemeldingene. Enkelte tilbakemeldinger i epostintervjuene pekte på at skolene kan ha et elevfokus, mer enn et systemfokus. Det vil si at det ikke er tilstrekkelig lagt vekt på elevens omgivelser og læringsmiijø i henvisningene, og hvordan det kan virke inn på læringen. I den sakkyndige utredningen kan PP-tjenesten finne andre årsaker til svakheter enn det skolene har sett. I hovedsak har det vært en positiv utvikling når det gjelder henvisninger, og det arbeidet og den dokumentasjonen som ligger til grunn. Dette tilskrives arbeidet etter tiltakskjedemodellen. Mappene som revisor har gjennomgått ved skolene og PPT viser i all hovedsak at henvisningene inneholder utredninger, samtykke og det dokumentasjonsgrunnlaget som skal legges ved Sakkyndig vurdering I 5-3 i opplæringsloven heter det det skal foreligge en sakkyndig vurdering av de spesielle behovene til eleven. Vurderingen skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og hvilke opplæringstilbud som bør gis. Sakkyndig vurdering er fase 3 i tiltakskjedemodellen. PPT har egne rutine- og prosedyrebeskrivelser, som utdyper disse punktene, i tillegg til mottakelse av henvisning og møter med skole og foresatte. PPT utarbeider en sakkyndig vurdering som består av to deler: TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 30

45 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 1. utredning 2. tilråding I epostintervju vi gjennomførte med ansatte i PP-tjenesten spurte vi om de hadde gode system og rutiner for å utføre arbeidet sitt, f.eks. sakkyndig vurdering. Tilbakemeldingen var nokså unisont at de opplever at de har klare og tydelige regler, retningslinjer og rutiner ved PP-tjenesten. Disse er skriftliggjort, og det er regelmessig felles gjennomgang av dem. De ansatte i PP-tjenesten jobber mye selvstendig og på egenhånd, men lederen pålegger de ansatte å hente inn tilbakemelding fra kolleger på alt skriftlige arbeid, som sakkyndig vurdering og rapporter, før de ferdigstiller det. En av tilbakemeldingene fra PP-tjenesten er at det har vært en utvikling fra at skolene tidligere var snare med å ønske sakkyndig vurdering, og at det var mer fokus på timer og organisering enn innhold, Nå er denne holdningen i ferd med å snu, og det legges mer vekt på tiltak som fremmer elevens læringsutbytte, med eller uten spesialundervisning, innenfor tilpasset opplæring. Fra rektorenes og lærernes side ble det tilbakemeldt at de sakkyndige vurderingene i all hovedsak er tydelige og gode verktøy å utarbeide enkeltvedtak og IOP etter. Mappegjennomgangen bekreftet dette inntrykket, og de vurderingene revisor gjennomgikk inneholdt de kravene opplæringsloven stiller til sakkyndig vurdering Enkeltvedtak Når PPT har gjort sin sakkyndige vurdering skal det fattes enkeltvedtak (jf. opplæringsloven 5-1). Det skal fattes enkeltvedtak uansett om konklusjonen er at eleven skal ha spesialundervisning eller ikke. Det er skoleeier som har ansvar for å fatte vedtak, og skoleeier kan delegere vedtaksmyndigheten videre ned i organisasjonen, f.eks. til rektor. I skolene i Orkdal er det rektor som fatter enkeltvedtak. Dersom vedtaket avviker fra den sakkyndige utredningen skal det begrunnes. Vedtaket skal ellers inneholde beskrivelse av hva undervisningen skal inneholde, f.eks. innholdet i opplæringen innenfor ordinær undervisning. Dersom det blir fattet vedtak om spesialundervisning skal vedtaket inneholde omfang på spesialundervisningen (årstimetall) og hvordan den skal organiseres. Enkeltvedtaket er den siste fase 4 i tiltakskjedemodellen. Til fase 4 hører det også med eventuell klage på enkeltvedtak. Det skal opplyses om klageadgang i vedtaket. Gangen i enkeltvedtaket er beskrevet i prosedyrer for registrering i ephorte, og malen for enkeltvedtak ligger hentes fram der. 31 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING

46 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Enkeltvedtak var et av dokumentene revisor undersøkte i mappegjennomgangen. Enkeltvedtakene inneholdt i all hovedsak beskrivelse av innhold, eventuelt omfang av spesialundervisning, organisering og begrunnelse for vedtak. Klageadgangen gikk også fram av alle dokumentene vi gikk gjennom. Vedtakene henviste dessuten til dialog og samtykke fra foresatte. Flere vedtak avvek fra sakkyndig tilråding med tanke på omfang i timetall og organisering. Det gjaldt både avvik i form av større omfang og avvik i form mindre omfang av spesialundervisning. Noen få vedtak manglet det begrunnelse for avvik. I intervju ble det uttalt at samarbeidet mellom PPT, det spesialpedagogiske personalet ved skolen og lærerne gjør at det blir mer og mer samsvar mellom henvisning, sakkyndig vurdering og enkeltvedtak. Flere av spesialpedagogene vi intervjuet ga positiv omtale av enkeltvedtakene som ble utformet, at de er gode og tydelige, og at det framgår tydelig begrunnelse dersom det er avvik. Flere av de vi intervjuet trakk fram en bekymring for at det kan være et ressursmessig dilemma som ligger bak, når enkeltvedtak avviker fra den sakkyndige vurderingen. Noen av lærerne hadde inntrykk av at rektor i større grad vedtok at organiseringen av spesialundervisningen skulle skje innenfor hele klassen, enn 1:1, og at timeomfang er lavere i vedtaket enn i anbefalingen i sakkyndig vurdering. Det skal også fattes enkeltvedtak når spesialundervisning opphører. Tilbakemeldinger i intervju tyder på at det ikke er ofte det skjer (at spesialundervisning opphører). Når det har skjedd er det konferert med hjemmet, og det blir gjennomført vurderingsmøte etter en periode. Enkelte spesialpedagoger mente at det har vært en økning i antall enkeltvedtak, men ikke nødvendigvis vedtak om at eleven skal få spesialundervisning. Det er mange flere elever som trenger tilrettelegging, og som foreldre og/eller lærere ønsker at PP-tjenesten skal utrede. Det gjelder f.eks. elever med atferdsvansker. Atferdsvansker er ikke i seg selv en lærevanske, og utløser derfor ikke rett til spesialundervisning. Atferdsvansker medfører likevel ofte vanskeligheter når det gjelder læring. Derfor hender det at elever med atferdsvansker blir henvist, utredet og så blir det fattet et enkeltvedtak. Dysleksielever har tidligere fått enkeltvedtak om spesialundervisning, det får de ikke lenger. Det betyr ikke at de ikke får hjelp, men tiltakene og hjelpemidlene til disse elevene skjer med tilpasning uten spesialundervisning. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 32

47 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Tilbakemeldingene fra PPT er at skolene, ved rektor, legger vekt på å fatte vedtak som i størst mulig grad samsvarer med sakkyndig vurdering. Enkelte trakk fram at det er kan være mye mer fokus på timer og organisering enn på innhold, og at innholdet blir lite beskrevet i vedtaket. Det ble også trukket fram at det har blitt skrevet enkeltvedtak som avviker fra sakkyndig vurdering, uten at dette er utredet og begrunnet godt nok, og uten at det er bedt om ny vurdering fra PPT. Når det er fattet enkeltvedtak er tiltakskjedemodellen avsluttet, og en er over i spesialundervisning med individuell opplæringsplan og rapport (fase 5 og 6) Individuell opplæringsplan (IOP) og rapport 5-5 i opplæringsloven pålegger skoleeier å utarbeide individuell opplæringsplan for elever som får enkeltvedtak om spesialundervisning. Planen skal vise mål for og innholdet i opplæringen og hvordan den skal drives. Skolen skal en gang i året utarbeide skriftlig oversikt over den opplæringen eleven har fått, og en vurdering av utviklingen til eleven. Elevens utvikling skal vurderes ut fra målene som er satt i den individuelle opplæringsplanen. I Utdanningsdirektoratets Veileder for spesialundervisning utarbeiding av IOP beskrevet som fase 5 i tilpasset opplæring. Veilederen inneholder anbefalinger for oppbygging av IOP-en, for å forankre den til opplæringsloven. En IOP skal vise: mål for opplæringen innholdet i opplæringen hvordan opplæringen ellers skal drives. Orkdal kommune har utarbeidet mal for IOP, som er tilgjengelig i kvalitetssystemet. I tillegg til mål og tiltak, er det i malen lagt opp til at organiseringen og omfanget av opplæringen skal beskrives i IOP-en. Revisor har gjennomgått IOP-ene i de mappene vi har undersøkt. For alle IOP-ene vi gjennomgikk var det kommunens mal som var brukt. Alle IOP-ene vi gjennomgikk inneholdt beskrivelse av mål for opplæringen, innholdet i opplæringen og hvordan opplæringen skulle drives. Det var varierende grad av konkretisering og beskrivelse av innhold og opplegg. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 33

48 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE IOP-en er verktøyet til den læreren som skal gi spesialundervisning. Sammen med kontaktlærer og som oftest koordinatoren for spesialpedagogikk utformer de målene og innholdet i planen. Kontaktlærer involverer foreldrene i målutformingen. Utfordringen med å få en god IOP er å få til konkrete og tidsavgrensa mål. På alle skolene har spes.ped.koordinator en viktig veilederrolle i dette arbeidet. Noen av skolene vi besøkte har alle trinnene i grunnskolen (1 10). Det er også et krav i opplæringslovens 5-5, at skolen skal utarbeide en årsrapport (evaluering) for alle elever med spesialundervisning og IOP. Årsrapporten skal gi en skriftlig oversikt over den opplæringen eleven har fått, og en vurdering av utviklingen til eleven og tilretteleggingen som er gjort. Vurderingen av tiltakene og elevens utvikling må gjøres i forhold til IOP og ses opp mot den sakkyndige vurderingen. I veilederen fra Utdanningsdirektoratet framgår det at det er viktig å tenke gjennom følgende i årsrapporten (evalueringen av IOP-en) Hvordan har elevens opplæring vært hva har vært bra og mindre bra i opplæringen? Hvordan har elevens utvikling vært sett i forhold til målene i IOP? Er målene fortsatt relevante eller er det behov for å justere dem? Bør tiltakene som gjelder organisering og arbeidsmåter justeres? Er det fortsatt behov for spesialundervisning? I kommunens egne prosedyre- og rutinebeskrivelser for skolen er disse punktene gjengitt, bortsett fra punktet som gjelder tiltakene, og organiseringen og arbeidsmetodene knyttet til disse. I stedet er det et punkt om hvordan det videre arbeidet bør legges opp. I malen for IOP framgår det en kolonne for evaluering av undervisningen som er gitt. Som følge av at planene, med mål og tiltak, gjennomgående har blitt bedre og mer konkrete, ifølge mange av de vi intervjuet, er det også blitt enklere å skrive årsrapportene. I årsrapportene som revisor har gjennomgått går det fram hvordan opplæringen har vært med tanke på måloppnåelse. Det er også beskrevet om målene fortsatt er relevante, eller om det er behov for å justere dem. Rapportene inneholder dessuten informasjon om arbeidsmåtene som har vært brukt, og hvorvidt de bør justeres. Noen få rapporter bekrefter at undervisningen har vært gjennomført i henhold til organisering, flertallet har ikke informasjon om dette. Følgelig har de ikke informasjon om organiseringen bør justeres. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 34

49 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Tidligere var det halvårsrapportering. Noen skoler har beholdt den praksisen, mens andre rapporter årlig. De har et stoppunkt hvor de gjennomgår IOP- ene, og vurderer hvordan de ligger an i forhold til mål og måloppnåelse. Målene justeres da etter stoppunktet. Noen av de vi intervjuet ga uttrykk for at overgangen til årsrapportering ga bedre ro og flyt rundt spesialundervisningen, og at rapporteringen var blitt bedre etter at det ble årsrapportering. halvårsrapportering var stressende, og at rapporteringen er blitt mye bedre etter at de gikk over til årsrapportering. Det kom også fram at det ofte er slik at ikke alle forhold i den sakkyndige vurderingen tas inn i en og samme IOP. Da tas de med i målene for påfølgende IOP-er. Når det gjelder fortsatt spesialundervisning, skal den ideelt sett avsluttes når en ser at eleven når målene uten spesialundervisning. Tilbakemeldingen fra rektorer og lærere er at det ikke skjer så ofte. Det er ulike grunner til det: IOP-en og årsrapporten er et trygt system for foreldrene, for å følge med den særskilte oppfølgingen av barnet. Det vil også være slik at den faglige avstanden mellom elever som får spesialundervisning og de andre elevene øker utover opplæringsløpet. Da er kan det være vanskelig å komme inn i den ordinære opplæringen igjen på samme nivå som de øvrige elevene. Ved flere av skolene var tilbakemeldingen fra lærere og spes.ped.koordinator at avviksrapporteringen på organisering av spesialundervisningen er mangelfull. Som mappegjennomgangen til revisor viste, rapporter de ikke i IOP-en i de tilfeller der organiseringen avviker i forhold til det som er planlagt. Det er noe ledelsen har gitt beskjed om at de ikke skal gjøre. Enkelte mente at det var feil praksis, da foreldrene ikke får informasjon om hvorvidt organiseringen har vært i forhold til IOP-en. Avvikene i organisering skyldes ofte, som vi har vært inne på tidligere i dette kapittelet, at ressurser fra spesialundervisning faller bort fordi vedkommende lærer settes inn som vikar ved sykefravær o.l. Dette er noe enkelte ved PP-tjenesten har tilbakemeldt i epostintervjuet også: Det rapporteres ikke på bekreftet organisering eller avvik i organisering, noe som det burde. Tilbakemelding fra enkelte ansatte i PP-tjenesten tyder også på at evalueringen av IOP-ene er variabel, og at det kan virke som at det klippes og limes fra forutgående år. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 35

50 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 4.3 Revisors vurdering Reduksjon av spesialundervisning til fordel for tilpasset opplæring Ifølge 1-3 skal opplæringen tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte elev (lærling og lærekandidat). Læreplanverket inneholder føringer for læring som er relevante for tilpasset opplæring. Noen elever trenger tilpasset opplæring som avviker fra læreplanmålene, og vil da, etter sakkyndig vurdering, kunne få vedtak om spesialundervisning. På bakgrunn av forskningsbasert informasjon har vært en rådende oppfatning blant ulike myndigheter og kompetansemiljø for skole og opplæring at vellykket tilpasset opplæring vil medføre bedre måloppnåelse innenfor de ordinære læreplanmålene, og at behovet for spesialundervisning vil reduseres. Vi har gjennomgått og presentert tall som viser en generell nedadgående tendens når det gjelder andel elever som får spesialundervisning i trinn i Orkdal kommune. Tallene viser også at andelen elever som fikk spesialundervisning i trinn og trinn var høyere i 2015 enn de tre årene før. Sammenlignet med andre kommuner ligger Orkdal lavere på småtrinnet når det gjelder andel spesialundervisning, men høyere på mellom- og ungdomstrinnet. Det er store variasjoner mellom skolene når det gjelder andel elever med spesialundervisning. I 2015 varierte andelen fra 5,7 10,5 for skoler med barnetrinn, mens den for skoler med ungdomstrinn varierte fra 8,1 10,6 % (for ungdomstrinnet). Det kan henge sammen med ulike forutsetninger ved skolene (institusjoner i tilknytning), ulikheter i forventninger i foreldregruppen og at antallet elever er forskjellig ved skolene (1 elev = høyere prosent ved skoler med få elever). Det er ikke grunnlag i vårt tallmateriale til å si noe om skolene i Orkdal kommune har hatt vellykket resultat av tidlig innsats, eller ikke. Revisor konstaterer at Orkdal kommune, med PP-tjenesten i spissen, har jobbet godt med det som kalles tiltakskjedemodellen. Mye av informasjonen som revisor har lagt til grunn tyder på at arbeidet etter tiltakskjedemodellen fører undervisningen i større grad i retning tilpasning innenfor den ordinære opplæringen. Tiltakskjedemodellen har også satt de ulike prosessene rundt kartlegging, avdekking, tilpasning og dokumentasjon i system. Det er enkelte elevmapper som mangler noe av dokumentasjonen rundt dette, som referat fra tiltakskjedemøter og fullstendig pedagogisk rapport. Revisor har grunn til å tro at det er en utvikling i positiv retning på dette. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 36

51 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Henvisning Opplæringsloven har ikke andre bestemmelser om henvisningen fra skole til PP-tjenesten, enn at det kreves samtykke fra foresatte (og eleven selv, dersom eleven har fylt 15 år). Veilederen fra Utdanningsdirektoratet kaller dette fase 2. Den har heller ikke andre anbefalinger enn at henvisningen bør være skriftlig. Revisor vurderer det slik at Orkdal kommune har utarbeidet tilfredsstillende rutiner, som inneholder prosedyrer og maler for hvordan dette skal skje. Rutinene og malene ivaretar beskrivelse av elevens styrker, men spesielt vansker, hva som er gjort for å tilpasse innenfor den ordinære opplæringen og et skjema hvor foreldrene beskriver eleven. Prosedyrene ivaretar dokumentasjonskrav i forbindelse med henvisningen. Det er dessuten utarbeidet prosedyrer for registrering i saksstyrings-/arkivsystemet, og på den måten lagt til rette for at det er lik praksis i henvisning og dokumentasjon. Etter revisors vurdering er rutinene for henvisning tilfredsstillende Sakkyndig vurdering I 5-3 i opplæringsloven heter det at det skal foreligge en sakkyndig vurdering av de spesielle behovene til eleven. Vurderingen skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og hvilke opplæringstilbud som bør gis. Dette innebærer eleven sitt utbytte av det ordinære tilbudet, lærevanskene til eleven, realistiske opplæringsmål for eleven, og om en kan hjelpe med vanskene eleven har innenfor den ordinære opplæringen. Det skal dessuten framgå hvilken opplæring som gir forsvarlig opplæringstilbud. Sakkyndig vurdering er fase 3 i tiltakskjedemodellen. Det er revisors vurdering at malene for sakkyndig vurdering er tilfredsstillende med tanke på å ivareta lovkravene. Inntrykket vårt etter gjennomgang av mapper og intervju er at de sakkyndige vurderingene er tydelige og godt utgangspunkt for å skrive enkeltvedtak og individuell opplæringsplan Enkeltvedtak Når PPT har gjort sin sakkyndige vurdering skal det fattes enkeltvedtak (jf. opplæringsloven 5-1). Det skal fattes enkeltvedtak uansett om konklusjonen er at eleven skal ha spesialundervisning eller ikke. I skolene i Orkdal er det rektor som fatter enkeltvedtak. Etter revisors vurdering inneholder enkeltvedtakene de beskrivelsene som opplæringsloven krever. Flere vedtak avvek fra sakkyndig tilråding med tanke på omfang i timetall og 37 TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING

52 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE organisering. Noen få vedtak manglet begrunnelse for avvik. Revisor registrer at det kan være enkelte i personalet som frykter at det kan være ressursmessige grunner til at det er avvik mellom sakkyndig vurdering og vedtak. Etter revisors vurdering er det en rådende oppfatning blant de vi intervjuet at det er pedagogiske begrunnelser som ligger bak avvikene. Revisor vil understreke at det er legitimt å fatte enkeltvedtak som ikke støtter anbefalingene i den sakkyndige vurderingen, og at det ikke framgikk av noen av vedtakene vi gikk gjennom at det var ressursmessige årsaker til avviket. Revisor registrer at det ikke er ofte at spesialundervisning opphører. I den grad det skjer, er det revisors vurdering at det er rutiner for å følge opp eleven, og gjøre nye vurderinger etter en tid Individuell opplæringsplan (IOP) og rapport 5-5 i opplæringsloven pålegger skoleeier å utarbeide individuell opplæringsplan for elever som får enkeltvedtak om spesialundervisning. Planen skal vise mål for og innholdet i opplæringen og hvordan den skal drives. Skolen skal en gang i året utarbeide skriftlig oversikt over den opplæringen eleven har fått, og en vurdering av utviklingen til eleven. Elevens utvikling skal vurderes ut fra målene som er satt i den individuelle opplæringsplanen. mål for opplæringen innholdet i opplæringen hvordan opplæringen ellers skal drives. Revisor registrerer at Orkdal kommune har utarbeidet mal for IOP, som er tilgjengelig i kvalitetssystemet. Den tilfredsstiller elementene i opplæringslovens og veilederens krav og anbefalinger. Gjennomgangen av IOP-en i mappene viser i all hovedsak at planen blir utfylt i tråd med krav og anbefalinger, og at den inneholder mål, innhold, organisering og omfang. Revisor konstaterer at prosessene rundt dette har blitt bedre, og at mål og tiltak er konkrete og overskuelige. Det er også et krav i opplæringslovens 5-5, at skolen skal utarbeide en årsrapport (evaluering) for alle elever med spesialundervisning og IOP. Årsrapporten skal gi en skriftlig oversikt over den opplæringen eleven har fått, og en vurdering av utviklingen til eleven og tilretteleggingen som er gjort. Vurderingen av tiltakene og elevens utvikling må gjøres i forhold til IOP og ses opp mot den sakkyndige vurderingen. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 38

53 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Kommunens prosedyre- og rutinebeskrivelser følger veilederen, med unntak av at punktet som gjelder tiltakene, og organiseringen og arbeidsmetodene knyttet til disse, er formulert noe annerledes. Revisor registrerer at rapportering på organisering er utelatt i årsrapportene. Noen få rapporter bekrefter at undervisningen har vært gjennomført i henhold til organisering, men de fleste har ikke informasjon om dette. Følgelig har de ikke informasjon om organiseringen bør justeres. Revisor registrerer at endringer i undervisningsopplegg, som f.eks. fra 1:1-undervisning til tilrettelegging i klasse, ikke rapporteres i IOP-en. Slik endring skjer av og til ved at spesialpedagogisk ressurs blir trukket inn i den ordinære klassen ved f.eks. sykefravær. Etter revisors vurdering er det ikke riktig, dersom det ikke rapporteres om avvik i organisering i IOP-en. 5 Oppfølging av fylkesmannens tilsyn 5.1 Revisjonskriterier Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i 2014 et tilsyn av Orkanger ungdomsskoles forvaltningskompetanse. Rapporten konkluderte med at Orkanger ungdomsskole har tilfredsstillende forvaltningskompetanse, men at det var noen avvik. Kriteriet vårt i denne forvaltningsrevisjonen har utgangspunkt i kommunelovens bestemmelse om at rådmannen skal ha betryggende kontroll (Kommuneloven, 23-2), ved å følge opp avvik som kommer fram i tilsyn, som det Fylkesmannen gjennomførte i Orkanger ungdomsskole. 5.2 Data Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i 2014 et tilsyn av Orkanger ungdomsskoles forvaltningskompetanse. Manglene som vedrører spesialundervisning gjaldt vedtak og saksgang, med tanke på varsling av enkeltvedtak. Videre kom det fram at elever som er over 15 år sitt samtykke ikke var godt nok ivaretatt. Leder ved PP-tjenesten ga i intervju tilbakemelding om at det er tatt opp med rektorer, og sagt fra om at foreldre må få tilstrekkelig tid mellom å uttale seg i forhold til den sakkyndige vurderingen og rektors skriving av enkeltvedtak. Det tas kontakt med foresatte før det fattes enkeltvedtak og de får uttale seg i forhold til dette. Om enkeltvedtaket avviker fra den sakkyndige vurderingen, begrunnes dette i vedtaket, og det blir opplyst om dette før vedtaket fattes og oversendes foreldre/foresatte. I enkeltvedtaket er det opplyst om foresattes rettigheter til innsyn i dokumentene som er grunnlag for vedtaket. Kommunalsjefen erkjente at de ikke vært gode nok tidligere i forhold til uttalerett for de elevene som er over 15 år. Dette er nå ivaretatt på oppmeldingsskjemaet til PPT, der elever over 15 år skal samtykke før TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 39

54 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE det meldes opp, og utredningen som fører frem til at den sakkyndige vurderingen skrives av PPT. Fra rektorenes side ble det opplyst om at tilsynet er gjennomgått i rektornettverk, og alle rutiner er gjennomgått. Det har også vært påpekt at det er viktig å få inn rutineforbedringer i kvalitetssystemet. Ved enkelte skoler var det tatt opp i personalgruppa, og spes.ped.koordinator har gjennomgått rutinene med lærerpersonalet. Tilsynet er også gjennomgått i oppvekstforum, der skolenes mellomledere involvert. Fylkesmannen har dessuten vært på besøk i kommunen, og orientert om tilrettelegging i ordinær opplæring og spesialundervisning. Vi viser ellers til kapitlene foran om henvisning, sakkyndig vurdering og enkeltvedtak. Disse beskriver også det fylkesmannen tok opp. Når det gjelder samtykke fra elever som er over 15 år, går det fram av mal for henvisningsskjema og pedagogisk rapport at eleven skal signere. To mapper som vi gjennomgikk var for elever som var over 15 år. Begge hadde elevens signatur. 5.3 Revisors vurdering Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte i 2014 et tilsyn av Orkanger ungdomsskoles forvaltningskompetanse. Rapporten konkluderte med at Orkanger ungdomsskole har tilfredsstillende forvaltningskompetanse, men at det var noen avvik. Kriteriet vårt i denne forvaltningsrevisjonen er om kommuneledelsen har fulgt opp avvikene i rapporten i de andre skolene. Manglene som vedrører spesialundervisning gjaldt vedtak og saksgang med tanke på varsling av enkeltvedtak. Videre kom det fram at elever som er over 15 år sitt samtykke ikke var godt nok ivaretatt. Etter revisors vurdering er fylkesmannens funn og tilbakemelding fulgt opp i de andre skolene. Rutiner og maler er endret, og det er informert tilfredsstillende i ulike sammenhenger der skoleledelse og nøkkelpersoner har vært tilstede. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 40

55 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 6 Konklusjoner og anbefalinger Denne rapporten oppsummerer undersøkelsen av Orkdal kommunes arbeid med og saksbehandling av tilpasset opplæring og spesialundervisning. 6.1 Konklusjon Vi konkluderer med at kommunen i all hovedsak har tilfredsstillende oppfølging for elever med behov for spesialundervisning. Det er lagt tilrette for at personalet ved skolene kan yte tidlig innsats, gjennom rutiner og verktøy for å kartlegge og avdekke særskilte behov. Orkdal kommune har betryggende organisering av den tilpassa opplæringen og spesialundervisning, og samarbeidet internt ved skolene og mellom skolene og PP-tjenesten ser ut til å fungere godt. Orkdal kommune jobber med tilpasset opplæring ved at de tar i bruk ulike metoder og verktøy for å kartlegge og avdekke ståsted og eventuelle vansker. Vi vil også trekke fram det systematiske arbeidet etter tiltakskjedemodellen, og ser en positiv utvikling med tanke på systematisk arbeid for tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring. Vi stiller spørsmål ved lærertettheten i trinn (småtrinnet), og spør om det økte elevtallet pr. lærer kan være en risiko mot tilfredsstillende arbeid med tidlig innsats? Vi har grunn til å tro at saksgang og dokumentasjon av saksbehandlingen i hovedsak er betryggende, og at foreldre og elever blir involverte på en tilfredsstillende måte. Vi vil likevel trekke fram at det er noen mangler i dokumentasjonen i enkelte elevmapper. Orkdal kommune har gode rutiner og maler for å utarbeide individuell opplæringsplan. Malene legger til rette for konkrete og overskuelige mål og tydelig beskrivelse av organisering av opplæringen. Rapporteringen følger i all hovedsak planen, men vi vil trekke fram som en svakhet at det ikke rapporteres på om organiseringen har vært gjennomført i tråd med planen eller ikke. Det er mye som tyder på at det finner sted avvik i organiseringen, og det bør da komme fram i årsrapporten hvordan alternativ organisering har vært. Orkdal kommune har fulgt opp fylkesmannens tilsyn ved å endre rutiner og maler, og ved å informere ledelse og nøkkelpersoner i skolene om hva som gjelder. TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 41

56 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE 6.2 Anbefaling Vi anbefaler rådmannen å holde kontinuerlig oppmerksomhet på utvikling og oppfølging av rutiner for betryggende arbeid med tilpasset opplæring og spesialundervisning, og ber rådmannen om å se spesielt på: At tidlig innsats ivaretas ved å sikre lærertetthet for å ivareta bestemmelsene opplæringsloven om tidlig innsats Sørge for fullstendig rapportering på individuell opplæringsplan; mål, innhold og organisering av opplæringen TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 42

57 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Kilder Kunnskapsdepartementet. (1998). Opplæringslova m forskrift. Retrieved from Kunnskapsdepartementet. (2007). St..m. 16 ( )...og ingen stod igjen. Retrieved from s/stm dddpdfs.pdf Kunnskapsdepartementet. (2008). Fra eldst til yngst. Samarbeid og samhandling mellom barnehage og skole. Retrieved from a_kd.pdf Orkdal kommune. (n.d.). Prosedyre. Utdanningsdirektoratet. (2014). Spesialundervisning. Retrieved from Utdanningsdirektoratet. (2015). Sentrale verdier for tilpasset opplæring. Retrieved from file:///c:/users/anna%c3%98lnes/downloads/sentrale-verdier.pdf TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 43

58 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 44

59 REVISJONSRAPPORT FRA REVISJON MIDT-NORGE Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf TIDLIG INNSATS OG SPESIALUNDERVISNING 45

60 Plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 16/133-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll , med følgende prioriterte prosjekter: i. System og praksis for eierstyring 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å kunne foreta endringer i planperioden. 3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål. Vedlegg Plan for selskapskontroll adm.utkast2 Orkdal Oversikt risiko- og vesentlighetsanalyse Faktaark selskap Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, jf. kommuneloven Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene, jf. kontrollutvalgsforskriften 13. Kontrollutvalget legger frem i denne sak vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer som danner grunnlaget for vedlagt forslag til plan. Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres to ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sekretariatet har med bakgrunn i overordnet analyse prioritert følgende prosjekt: System og praksis for Eierstyring Ved eierskapskontroll ser revisor på kommunens overordnede eierstyring. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av kommunens eierskapsstrategi, etterlevelse av kommunens eierskapsmelding, etterlevelse og fokus på forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser om habilitet og hvorvidt dialogen mellom kommunestyret og eierrepresentantene er tilfredsstillende. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

61 Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at det i vedtaket delegeres myndighet til kontrollutvalget til å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Videre kan det bli aktuelt for Orkdal å bli med på samarbeidsprosjekt dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der også Orkdal kommune er medeier. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med sekretariatets innstilling og det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll

62 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Orkdal kommune administrativt utkast.

63 1 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1 Kommunens interesser omfatter eierskap i selskapsformene; aksjeselskap(as), allmennaksjeselskap(asa), interkommunale selskap (IKS), interkommunale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar. Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap som stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. 3 I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. Denne planen er basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn og undersøkelser i selskaper 4 Kommunens kontrollutvalg og revisor har rett til å kreve opplysninger fra selskapets daglige leder, fra styret og den valgte revisor for selskapet som finnes påkrevd for deres kontroll i interkommunale selskaper, interkommunale styrer og i aksjeselskap der kommunen alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjene. 5 1 Jf. kommuneloven 77 nr. 5 2 Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 3 Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, sml. kommuneloven 77 nr Jf. kommunelovens Jf. kommunelovens 80 første ledd, se også lov av 29.januar 199 nr. 6 samt kommunelovens 27. 2

64 I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 6 I henhold til loven kan kommunestyret fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens kontrollutvalg og revisor. 7 Denne bestemmelsen kan imidlertid ikke brukes til å innskrenke den innsynsrett kontrollutvalg og revisor har kommunelovens 80 første ledd. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. 8 Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, kan det være hensiktsmessig å inngå samarbeid om selskapskontroll, både av ressurshensyn til revisjonsarbeidet og av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Samarbeidsprosjekt er avhengig av at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes med andre relevante medeier kommuner. Det er derfor hensiktsmessig at kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter og foreta endringer i planperioden Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering 6 Jf. kommunelovens 80 første ledd siste punktum. 7 Jf. 80 andre ledd. 8 Jf. kommunelovens 80 tredje ledd. 3

65 mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 4

66 2 Eierskap og eierstyring i Orkdal kommune I Orkdal kommune ble det i kommunestyresak 3/10 vedtatt en eierstrategi og prinsipper og retningslinjer for forvaltning og oppfølging av Orkdal kommunes eierinteresser i eksterne selskaper i tillegg til en egen eierstrategi. I eierstrategien legges det opp til at formannskapet skal fungere som eierskapsutvalg for kommunen for å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet. Større saker og saker av prinsipiell betydning skal legges fram for kommunestyret. Det skal etableres klare rutiner for deltakelse i generalforsamlinger, vurderinger av styresammensetning og formål med eierskap i det enkelte selskap. Formannskapet skal årlig fremme en sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierinteresser i de forskjellige selskaper. 2.1 Tidligere gjennomført selskapskontroll Det ble gjennomført en eierskapskontroll hvor revisjon ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper 9. Eierskapskontrollen så på eierrepresentasjon i eiermøter, føringer for bruk av valgkomite, etablering av eierstrategier og tilbakemelding til eier Orkdal Energi AS, AS Rosenvik, Trondheim Havn IKS, HAMOS Forvaltning IKS. Det ble gjennomført en større selskapskontroll av Hamos Forvaltnings IKS. I plan for selskapskontroll var ikke dette selskapet prioritert og Orkdal kontrollutvalg deltok ikke i samarbeidsprosjektet. Rapporten er offentlig tilgjengelig og Hamos forvaltnings IKS vil ikke bli prioriert gitt at det nylig er gjennomført selskapskontroll av dette selskapet. I 2014 ble det gjennomført en stor og omfattende selskapskontroll 10 med Trønderenergi AS, og med foreliggende risikobilde er en selskapskontroll ikke ennå aktuelt. 9. Se KU sak 22/15 og kst. 115/ Se KU 12/14 og kst. sak 20/14 5

67 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere, er det hensiktsmessig å søke og gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Prioritering Prosjekt Involverte selskaper Involverte kommuner 1 Praksis og system for - Orkdal eierstyring 3.1 Utdyping av prioritert prosjekt Praksis og system for eierstyring Ved eierskapskontroll ser revisor på kommunens overordnede eierstyring. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av kommunens eierskapsstrategi, etterlevelse av kommunens eierskapsmelding, etterlevelse og fokus på forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser om habilitet og hvorvidt dialogen mellom kommunestyret og eierrepresentantene er tilfredsstillende. 3.2 Uprioriterte prosjekt Følgende selskaper har på bakgrunn av analysen blitt gitt middels risiko og vesentlighet. Det har vært gjennomført eierskapskontroll av bl.a Orkdal Energi i Behovet for en ren eierskapskontroll er derfor ikke stort i denne planperioden, men det er viktig med regelmessig fokus på eierstyringen og utøvelsen av denne. Dette medfører at det høyst sannsynlig blir og bør bli satt opp ved neste rullering av planen Orkdal Energi AS Selskapets formål er produksjon, overføring og omsetning av energi. Selskapet skal drives på sunn forretningsmessig basis med vekt på langsiktig verdiskapning, og med fokus på miljøvennlig ressursutnyttelse. Selskapet er heleid av Orkdal kommune, utgjør en svært stor investering for Orkdal kommune og har stor innvirkning på kommuneøkonomien. Selskapet er også vurdert som viktig i Orkdal kommunes strategier. Selskapet er organisert som aksjeselskap. I henhold til Orkdal kommunes eierstratergi fra 2009, er det et mål at kommunen som eier har folkevalgte eller ansatte i administrasjonen i styreverv. Denne målsetning kan medføre at det blir vanskeligere å oppnå andre mål kommunen har for selskapet på grunn av forvaltningslovens habilitetsregler. Kommunen bør utøve sitt eierskap i generalforsamlingen og ikke gjennom folkevalgte som sitter i styret som automatisk blir inhabil i kommunestyrets behandling i saker som vedrører selskapet. Det samme gjelder for ansatte i administrasjonen som blir inhabile til å tilrettelegge for vedtak og fatte vedtak. Ved kjøp av tjenester, tilskudd eller overføringer fra kommunen og selskapet, vil regelverket med forbud mot offentlig støtte kunne gjøres gjeldende. Graden av risiko er derfor avhengig av Orkdal kommunes fokus på overnevnte faktorer. Omdømme: Som Orkdals viktigste bedrift vil økonomiske resultater, styring og/eller tjenestene påvirke kommunens omdømme i stor grad. I all hovedsak har bedriften medført et svært positivt omdømme for kommunen Rosenvik AS Agdenes, Meldal, Skaun og Orkdal eier til sammen over halvparten av aksjene i selskapet. Selskapet er en viktig tilbyder innenfor attføring i Orkdalsregionen, og utgjør en ikke 6

68 ubetydelig investering. Selskapet har en solid økonomi, og lønnsomhet er ikke et hovedmål. Rammebetingelsene for arbeidsmarkedsbedrifter er imidlertid vesentlig endret, og arbeidsmarkedstjenester er nå konkurranseutsatt. Bedriften har de siste årene måttet gå igjennom omstillinger på grunn av nedgang i salg, og har utvidet gjennom fusjon med andre vekstbedrifter i regionen Andre selskaper Trønderenergi AS, Museene i Sør-Trøndelag og HMS tjenesten Orkladal AS er også angitt til middels risiko og vesentlighet, men en kontroll av disse bør skje i samråd og i samarbeid med øvrige eiere. Det er uhensiktsmessig for Orkdal kommune å bestille en selskapskontroll som forvaltningsrevisjon av disse selskapene. Selskapene kan og bør likevel være gjenstand for en ren eierskapskontroll, da en slik kontroll kun ser på hvordan Orkdal kommune som eier, utøver sitt eierskap i selskapet. 7

69 Orkdal kommune Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over eierska Orgnr Navn Type Eierandel Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS AS 17,24% Filmparken AS AS 0,01% Hamos Forvaltning IKS IKS 23,50% HMS Tjenesten Orkladal AS AS 18,92% Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,34% Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 9,40% Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 3,73% Museene i Sør-Trøndelag AS AS 2,77% Næringshagen i Orkdalsregionen AS AS 8,51% Orkdal Energi AS AS 100,00% Orkdal Samfunnshus BA BA 0,00% Revisjon Midt-Norge IKS IKS 9,40% Rosenvik AS AS 41,73% Stiftelsen Orkdal bygdetun Stiftelse 0,00% Torshus folkehøgskule Stiftelse 0,00% Trondheim Havn IKS IKS 4,25% TrønderEnergi AS AS 10,77% 1. desember 2016 Side 1 av 1

70 Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over selskaper med analyse Orkdal kommune Orgnr Selskap Type Eierandel Vurd.dato Vesentlighet Risiko Prioritering Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS AS 17,24% Lav Lav Filmparken AS AS 0,01% Lav Lav Hamos Forvaltning IKS IKS 23,50% Høy Middels HMS Tjenesten Orkladal AS AS 18,92% Middels Middels Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,34% Middels Lav Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 9,40% Ikke vurdert Ikke vurdert Midt-Norge 110-sentral IKS IKS 3,73% Høy Middels Museene i Sør-Trøndelag AS AS 2,77% Middels Lav Næringshagen i Orkdalsregionen AS AS 8,51% Middels Lav Orkdal Energi AS AS 100,00% Høy Middels Orkdal Samfunnshus BA BA 0,00% Lav Lav Revisjon Midt-Norge IKS IKS 9,40% Middels Lav Rosenvik AS AS 41,73% Høy Middels Stiftelsen Orkdal bygdetun Stiftelse 0,00% Lav Lav Torshus folkehøgskule Stiftelse 0,00% Lav Lav Trondheim Havn IKS IKS 4,25% Middels Lav TrønderEnergi AS AS 10,77% Høy Middels Lav Lav Lav Middels Lav Ikke vurdert Lav Middels Lav Middels Lav Lav Middels Lav Lav Lav Middels Side 1 av 1 Overordnet analyse for Orkdal kommune

71 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn AS AS Offentlig heleid? Ja BDO AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 2,40% Likviditetsgrad 1 15,13 Soliditet 0,80% Svak Meget god Ikke tilfredsstillend Tilknyttede verv Daglig leder Grønset, Arne Styreleder Grønset, Arne Styremedlem Grøttjord, Siri Styremedlem Lernes, John Styremedlem Indergård, Oddvar Eiere Hemne Kommune 17,24% Meldal kommune 17,24% Orkdal kommune 17,24% Skaun kommune 17,24% Melhus kommune 17,24% Snillfjord kommune 10,34% Agdenes kommune 3,45% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Selskapet avvikles i Risiko Lav Vurderingsdato Det er en viss risiko forbundet med det å avvikle et selskap. Prossessen med å avvikle Bomvegselskapet virker betryggende og risikoen for å avvikle dette selskapet anses som lav. Prioritering Lav Side 1 av 23

72 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Filmparken AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor Grimsrud & CO ANS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 5,90% Likviditetsgrad 1 2,72 Soliditet 42,10% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Clausen, Jan Egil Eiere Orkdal kommune 0,01% Styreleder Styremedlem Styremedlem Bjørnhov, Tone Helgeland, Frode Hoel Kjelsaas, Cecilie Trøan Filmparken er en næringspark for filmbransjen. Har ca. 40 selskaper som leietakere. Selskapet skal bidra til nyetableringer i bransjen og bidra til opprettholdelse og utvikling av det aktive produsentmiljøet. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Orkdal eier kun 0.01% og er av ubetydelig verdi og vesentlighet. Risiko Lav Eierskapet utgjør liten til ingen risiko Prioritering Lav Vurderingsdato Side 2 av 23

73 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Hamos Forvaltning IKS IKS Offentlig heleid? Revisjon Midt-Norge IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 2,70% Likviditetsgrad 1 3,18 Soliditet 47,70% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Berdal, Trygve Styreleder Aune, Knud Petersen Styremedlem Mortensvik, Astrid Lovise Styremedlem Gundersen, Per Johan Styremedlem Gjengstø, Lisbeth Stenfeldt Styremedlem Muan, Olaug Styremedlem Rønningsbakken, Odd Geir Styremedlem Gangås, Ivar Konrad Styremedlem Snildal, Toril Styremedlem Opøien, Ragnar Martin Eiere Orkdal kommune 23,50% Frøya kommune 9,00% Meldal kommune 8,10% Hemne Kommune 8,80% Rennebu kommune 5,40% Rindal kommune 4,30% Agdenes kommune 3,60% Snillfjord kommune 2,00% Hitra kommune 9,00% Skaun kommune 14,00% Surnadal Kommune 12,30% Styremedlem Indergård, Oddvar Hamos er eier/medeier i en rekke andre selskaper. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet er heleid av kommuner i regionen, og utgjør en betydelig offentlig investering. Selskapets hoveformål er også å drive tjenesteyting på vegne av det offentlig overfor kommunens innbyggere. Dette tilsier en svært høy vesentlighet. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Selskapet har solid økonomi, og har hatt god likviditet og har jevnt over hatt gode resultat. En omfattende konsernstruktur med stor aktivitet ut over kjerneoppgaver utgjør i seg selv en administrativ risiko. Kombinasjonen av drift i konkurransemarked og monopolvirksomhet representerer en ytterligere risiko. Selskapskontroll fra 2016 avdekket ikke avvik i denne forbindelse. Selskapets styre består av flere folkevalgte og ansatte noe som krever fokus på forvaltningslovens habilitetsregler. Dette kan utgjøre en risiko både i henhold til måloppnåelse og omdømme. Prioritering settes likevel til lav da det ble gjennomført en selskapskontroll 2015/2016. Prioritering Lav Side 3 av 23

74 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor HMS Tjenesten Orkladal AS AS Offentlig heleid? BDO AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko a3 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -8,80% Likviditetsgrad 1 3,09 Soliditet 71,20% Ikke tilfredsstillend Meget god Meget god Tilknyttede verv Eiere HMS Tjenesten Orkladal AS 2,33% Meldal kommune 18,92% Orkdal kommune 18,92% St Olavs Hospital HF 18,92% Meldal og Orkdal kommune oppgir å eie 18,92 % hver, i henhold til opplysningene på forvalt.no eier kommunene 32,56 % hver, det samme gjør St. Olav hospital. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vesentlighet Middels Vurderingsdato Meldal og Orkdal kommuner samt St.Olavs hospital eier hver 32,56 % av aksjene. De resterende aksjene eies av selskapet selv. Selskapets formål er å "( ) skal bistå kundene gjennom samarbeid med deres ledere, ansatte, vernetjeneste og offentlige myndigheter. Selskapet skal hjelpe bedriftene i det forebyggende arbeidet og bidra til å skape trygge og sunne helse-, miljø- og sikkerhetsforhold. Selskapet har ikke erverv som formål." Selskapet leverer bedriftshelsetjenester til Orkdal kommune og Meldal kommune (fra ). Dette er et utvidet tilbud i forhold til minstekravet i loven. Tilbudet må derfor antas å være av moderat til høy vesentlighet for kommunen. Risiko Middels Økonomi: Lav lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Lav konkursrisiko. Måloppnåelse: Selskapet er organisert som aksjeselskap og er opprettet for å levere tjenester innen HMS-området. I Orkdal kommunes eierstratergi fra 2011 står det at det er et mål at kommunen som eier har folkevalgte eller ansatte i administrasjonen i styreverv. Ifølge KS' råd om eierstyring bør kommunene utøve sitt eierskap i generalforsamling og ikke i styret. Politikere som sitter i styret blir inhabile til å behandle saker som angår selskapet i kommunestyret. Ansatte i administrasjonen som sitter i et styre (eller som er vara til et styre) blir inhabile til å tilrettelegge for vedtak og fatte vedtak som angår selskapet. Overholdelse av habilitetsbestemmelsene utgjør dermed et risikoområde. Meldal kommune har ingen eierstrategi for selskapet. Omdømme: Selskapets omdømme og de tjenester det leverer har direkte påvirkning på ansatte i kommunen. Kvaliteten på tjenesten som tilbys utgjør derfor i noen grad en risikofaktor for omdømmet. Prioritering Middels Side 4 av 23

75 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Overland, Anne Styreleder Fosse, Kjell Styremedlem Segtnan, Randi Styremedlem Stene, Ola Styremedlem Solvik, Jan Børre Styremedlem Jebens, Tove Eiere Inderøy Kommune 1,94% Agdenes kommune 1,25% Frøya kommune 1,70% Rennebu kommune 1,41% Meldal kommune 1,65% Høylandet kommune 1,17% Snåsa kommune 1,33% Bjugn kommune 1,73% Frosta Kommune 1,41% Hemne Kommune 1,75% Hitra kommune 1,71% Holtålen kommune 1,30% Klæbu kommune 1,86% Leksvik kommune 1,58% Levanger kommune 2,71% Malvik kommune 2,41% Lierne kommune 1,19% Melhus kommune 2,54% Meråker kommune 1,39% Midtre Gauldal kommune 1,88% Namsskogan kommune 1,10% Oppdal kommune 1,94% Orkdal kommune 2,34% Os kommune 1,31% Osen kommune 1,12% Rissa kommune 1,92% Roan kommune 1,11% Røros kommune 1,83% Røyrvik kommune 1,02% Selbu kommune 1,67% Skaun kommune 1,96% Side 5 av 23

76 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapet skal legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sørge Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vesentlighet Middels Snillfjord kommune 1,11% Steinkjer kommune 2,83% Stjørdal kommune 2,87% Trondheim kommune 17,56% Tydal kommune 1,09% Verdal kommune 2,49% Ørland kommune 1,78% Åfjord kommune 1,51% Nord-Trøndelag Fylkeskommune 5,91% Sør-Trøndelag fylkeskommune 10,30% Grong kommune 1,38% Vurderingsdato av KonSek-kommunene er deltakere, STFK er største av disse med 10,3 % Selskapet utgjør ikke en stor økonomisk investering for noen av de innvolverte kommunene. Selskapet leverer imidlertid arkivtjenester til alle de innvolverte kommunene, en funksjon som er viktig for forsvarlig ivaretakelse av lovpålagt oppbevaring av materiale. Risiko Lav Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll fra STFK i Selskapet gir inntrykk av å ha en solid og stabil drift og leverer de nødvendige tjenester på sitt område. Prioritering Lav Side 6 av 23

77 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 4,40% Likviditetsgrad 1 4,96 Soliditet 79,90% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hanssen, Arvid Styreleder Balstad, Inga Johanne Styremedlem Berglann, Torbjørn Styremedlem Brekken, Oddlaug Børseth Styremedlem Bæverfjord, Helge Bjørn Styremedlem Sund, Jan Ole Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vurderingsdato Vesentlighet Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere vesentlighet i eget selskap. Risiko Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere risiko i eget selskap. Prioritering Ikke vurdert Side 7 av 23

78 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Side 8 av 23

79 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Midt-Norge 110-sentral IKS IKS Offentlig heleid? Trondheim kommunerevisjon Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Vollum, Arvid Styreleder Momyr, Michael Jan Styremedlem Karlsen, Per Øystein Styremedlem Stræte, Malene Styremedlem Hansen, Frank Styremedlem Grønås, Frank Styremedlem Høyem, Elisabeth Styremedlem Hermansen, Anna-Karin Eiere Agdenes kommune 0,56% Bjugn kommune 1,50% Frøya kommune 1,47% Hemne Kommune 1,35% Hitra kommune 1,45% Holtålen kommune 0,64% Klæbu kommune 1,91% Leksvik kommune 1,11% Malvik kommune 4,29% Meldal kommune 1,26% Melhus kommune 5,06% Midtre Gauldal kommune 2,01% Oppdal kommune 2,18% Trondheim kommune 58,80% Orkdal kommune 3,73% Skaun kommune 2,44% Rissa kommune 2,12% Røros kommune 1,78% Ørland kommune 1,65% Selbu kommune 1,30% Åfjord kommune 1,03% Rennebu kommune 0,82% Os kommune 0,63% Snillfjord kommune 0,31% Roan kommune 0,31% Tydal kommune 0,27% Selskap opprettet Selskapets formål er å dekke deltakernes plikter knyttet til brann- og eksplosjonsvernlovens 16 Nødalarmeringssentral, med plikt om tilknytning til en sentral for mottak av meldinger om branner og andre ulykker innenfor en fa Side 9 av 23

80 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet leverer en samfunnskritisk tjeneste, og er i sin helhet kommunalt eid. Risiko Middels Selskapet er nyopprettet, noe som i seg selv innebærer noe risiko. Den økonomiske risikoen er liten etter som selskapet har forutsigbare oppgaver og i sin helhet er offentlig finansiert. Det kan være hensiktsmessig å avvente selskapskontroll noe, etter som selskapet enda ikke har fullført et helt driftsår. Prioritering Lav Side 10 av 23

81 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Museene i Sør-Trøndelag AS AS Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 7,50% Likviditetsgrad 1 1,88 Soliditet 52,70% Tilfredsstillende God Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Paasche, Lena Birthe Suzet Styreleder Brodtkorb, Rasmus Andrea Styremedlem Monner, Lisa Annette Styremedlem Strøm, Lene Serine Styremedlem Forselius, Lars Mikael Styremedlem Myraunet, Birger Milian Styremedlem Klingenberg, Ellen Tveit Eiere Nordenfjeldske Kunstindustri Mu 4,77% Orkdal kommune 2,77% Hitra kommune 5,55% Sør-Trøndelag fylkeskommune 33,30% Trondheim kommune 16,65% Rissa kommune 5,55% Meldal kommune 2,78% Orkla industrimuseum 4,77% Kystmuseet i Sør-Trøndelag 4,77% Museet kystens arv 4,77% Stiftelsen Ringve museum musi 4,77% Trøndelag Folkemuseum Stiftels 4,77% Trondheim kunstmuseum 4,77% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vesentlighet Middels Vurderingsdato MiST forvalter store ressurser på vegne av fylkeskommunen, kommunene og eierstiftelser. De forvalter også eiendommer av stor samfunnsmessig betydning og yter tjenester direkte til innbyggerne. Hitra kommunes eierandel er liten. Middels vesentlighet. Risiko Lav Selskapet har en solid økonomi og en positiv utvikling. Det er heller ikke konkrete indikasjoner på svakhet i eierskapsutøvelsen. Lav risiko. Prioritering Middels Side 11 av 23

82 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Næringshagen i Orkdalsregionen AS AS Offentlig heleid? Nei Orkla Revisjon AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 20,40% Likviditetsgrad 1 3,26 Soliditet 70,00% Meget god Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Arntsen, Bernt Styreleder Løveseth, Dag Olav Styremedlem Skjølberg, Johan kusæther Styremedlem Gangås, Ivar Konrad Styremedlem Jakobsen, Stein Arne Styremedlem Størseth, Marith Birgitte Bj Styremedlem Fjeldvær, Bente Heggen Eiere Chr Salvesen og Chr Thams's Co 11,35% Orkdal Energi AS 0,59% Siva Selskapet for Industrivekst 22,39% Orkdal kommune 8,51% Meldal kommune 4,38% Skaun kommune 3,90% Agdenes kommune 0,97% Snillfjord kommune 0,97% TrønderEnergi AS 8,06% Tidligere Orkladal bedriftsutvikling AS - skiftet navn 24. april 2012, og vedtok samtidig emisjon der privat eierskap økes til 55 %. OBU har også tatt over funksjonen som næringskonsulent i Meldal kommune. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Næringshagen i Orkdalsregionen AS skal bidra til bedrift- og næringsutvikling i Orkdalsregionen. Selskapet bygger opp et nettverk av bedrifter som ønsker å satse på innovasjon, nyskaping, internasjonalisering eller profilering. Selskapet tilbyr en viktig tjeneste for kommunene og er medlem av Næringshagene i Norge. Kurs og rådgivning ansees å være forholdsvis sentralt for næringsutviklingen i Orkdalsregionen, og en viktig kommunal oppgave. Snillfjord, Agdenes, Skaun, Meldal og Orkdal eier til sammen 22 % av selskapet uten at dette utgjør en vesentlig økonomisk investering. Risiko Lav Økonomi: Meget god lønnsomhet, soliditet og likviditet. Selskapet synes å ha en solid økonomi. Vi har ingen indikasjoner på andre vesentlige risikoområder, men med en bred portefølje av målsetninger kan det tenkes at slike eksisterer. Prioritering Lav Side 12 av 23

83 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Orkdal Energi AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Ja Revisor BDO AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 3,60% Likviditetsgrad 1 0,92 Soliditet 50,60% Svak Svak Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Jørum, Eirik Eiere Orkdal kommune 100,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Evjen, Torbjørn Gjerstad, Svein Olav Skjølberg, Johan kusæther Størseth, Marith Birgitte Bj Rian, Sidsel Syrstadeng, Joar Mjøen, Marit Selskapets formål er produksjon, overføring og omsetning av energi. Selskapet skal drives på sunn forretningsmessig basis med vekt på langsiktig verdiskapning, og med fokus på miljøvennlig ressursutnyttelse. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet er heleid av Orkdal kommune, utgjør en svært stor investering for Orkdal kommune og har stor innvirkning på kommuneøkonomien. Selskapet er også vurdert som viktig i Orkdal kommunes strategier. Risiko Middels Økonomi:Svak lønnsomhet og likviditet og meget god soliditet. Moderat konkursrisiko. Måloppnåelse: Viser til eierskapsmelding fra 2009 (se annen informasjon). Selskapet er organisert som aksjeselskap. I henhold til Orkdal kommunes eierstratergi fra 2009 er det et mål at kommunen som eier har folkevalgte eller ansatte i administrasjonen i styreverv. Denne målsetning kan medføre at det blir vanskeligere å oppnå andre mål kommunen har for selskapet på grunn av forvaltningslovens habilitetsregler. Kommunen bør utøve sitt eierskap i generalforsamlingen og ikke gjennom folkevalgte som sitter i styret som automatisk blir inhabil i kommunestyrets behandling i saker som vedrører selskapet. Det samme gjelder for ansatte i administrasjonen som blir inhabile til å tilrettelegge for vedtak og fatte vedtak. Ved kjøp av tjenester, tilskudd eller overføringer fra kommunen og selskapet, vil regelverket med forbud mot offentlig støtte kunne gjøres gjeldende. Graden av risiko er derfor avhengig av orkdal kommunes fokus på overnevnte faktorer. Omdømme: Som orkdals viktigste bedrift vil økonomiske resultater, styring og/eller tjenestene påvirke kommunens omdømme i stor grad. I all hovedsak har bedriften medført et svært positivt omdømme for kommunen. Prioritering Middels Side 13 av 23

84 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Side 14 av 23

85 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Orkdal Samfunnshus BA BA Offentlig heleid? Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 5,40% Likviditetsgrad 1 1E+15 Soliditet 100,00% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Almli, Jan Morten Eiere Orkdal kommune 0,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Almli, Jan Morten Liberg, Åse Forfang, Folke Selskapet står for drift av Orkdal samfunnshus, som er samlokalisert med Grøtte skole. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet utgjør en liten investering for kommunen, og relaterer seg kun til drift av et samfunnshus. Må antas å være ikke uvesentlig ut i fra et lokal- og samfunnsperspektiv. Risiko Lav Økonomi: Svak lønnsomhet og meget god soliditet og meget god (uendelig stor) likviditet (ingen gjeld) Måloppnåelse: Ingen kjente mål for eierskapet er funnet. Noe som i seg selv er en risikofaktor. Omdømme: Trolig ingen stor risiko for dårlig omdømme, avhengig av samfunnsmessig og kulturell betydning for kommunens innbyggere. Prioritering Lav Side 15 av 23

86 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Revisjon Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? KomRev Trøndelag IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 11,50% Likviditetsgrad 1 3,92 Soliditet 41,00% Ikke tilgjengelig God Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Storås, Inge Styreleder Wendelbo, Hans Svein Urd Styremedlem Måsøval, Torbjørn Styremedlem Singstad, Frode Styremedlem Lundemo, Eva Styremedlem Røstvold, Eldbjørg Lovise Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Revisjonsselskap for sine eierkommuner. Er i 2016 i diskusjon om sammenslåing med Komrev Trøndelag IKS. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selskapet leverer revisjonstjenester til alle kommunene som deltar i samarbeidet. Selskapet utgjør en moderat investering økonomisk sett, men er viktig som tjenesteleverandør. Risiko Lav Selskapet har en solid økonomi, stabile inntekter og utgifter, og er hovedsakelig offentlig finansiert. Eventuell risiko ved selskapet antas å ligge i om selskapet har en effektiv drift og ved om selskapet yter gode tjenester til eierne som kunder. Det foreligger ingen indikasjoner på at dette er tilfelle. Prioritering Lav Side 16 av 23

87 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Side 17 av 23

88 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Rosenvik AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor Deloitte AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko A2 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 7,50% Likviditetsgrad 1 3,2 Soliditet 82,30% Tilfredsstillende Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Lie, Arnt Otto Styreleder Lie, Arnt Otto Styremedlem Sinnes, Bodil Irene Styremedlem Risvaag, Marit Styremedlem Gimseng, Mildrid Elisabeth Styremedlem Bergsrønning, Ellen Hauge Eiere Rosenvik AS 1,14% Orkdal kommune 41,73% Oppdal kommune 30,43% Meldal kommune 11,43% Skaun kommune 7,67% Rennebu kommune 1,14% Agdenes kommune 0,90% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vesentlighet Høy Vurderingsdato Agdenes, Meldal, Skaun og Orkdal eier til sammen over halvparten av aksjene i selskapet. Selskapet er en viktig tilbyder innenfor attføring i Orkdalsregionen, og utgjør en ikke ubetydelig investering. Selv om selskapet for kommunene Meldal og Orkdal må anses som vesentlig vil Agdenes' eierskap, med kun 0,90% eierandel, anses som uvesentlig. Risiko Middels Selskapet har en solid økonomi, og lønnsomhet er ikke et hovedmål. Rammebetingelsene for arbeidsmarkedsbedrifter er imidlertid vesentlig endret, og arbeidsmarkedstjenester er nå konkurranseutsatt. Bedriften har de siste årene måttet gå igjennom omstillinger på grunn av nedgang i salg, og har utvidet gjennom fusjon med andre vekstbedrifter i regionen. Prioritering Middels Side 18 av 23

89 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Stiftelsen Orkdal bygdetun Stiftelse Offentlig heleid? Revisjon Midt-Norge IKS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 12,20% Likviditetsgrad 1 2,22 Soliditet 81,70% Ikke tilgjengelig God Meget god Meget god Tilknyttede verv Styreleder Nilssen, Ivar Petter Eiere Orkdal kommune 0,00% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Tallerås, Gunvor Elise Snøsen, Kari Firda Bach, Torstein Garberg, Størker Olsen, Kjersti Lund Rye, Håkon Kvernmo, John Tore Orkdal bygdetun består av i alt 13 bygninger fra 1800-tallet. I Sivertsengården er lokalene innredet med kjøkken/møtelokaler. Låven blir brukt til bryllup, konserter og andre kulturarrangement. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Kommunen har ikke eierandeler i en stiftelse, men kan være representert i styret og/eller yte ulike former for tilskudd. Stiftelsen er av historisk og samfunnsmessige betydning. Risiko Lav Befatning med stiftelsen utgjør liten til ingen risiko. Stiftelsen er økonomisk veldrevet. Prioritering Lav Side 19 av 23

90 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Torshus folkehøgskule Stiftelse Offentlig heleid? Revisjon Midt-Norge IKS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet 9,00% Likviditetsgrad 1 3,33 Soliditet 31,60% Ikke tilgjengelig Tilfredsstillende Meget god God Tilknyttede verv Eiere Hemne Kommune 0,00% Orkdal kommune 0,00% Meldal kommune 0,00% Uaktuell for selskapskontroll. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Selskapet er en stiftelse, og vertskommunene har ikke vesentlige økonomiske interesser i stiftelsen. Stiftelsen driver en folkehøgskole, som ikke er en tradisjonelt kommunal oppgave. Risiko Lav Økonomi: God lønnsomhet, tilfredsstillende likviditet, svak soliditet. Måloppnåelse:Kommunen er ikke eier, men i tilfelle kommunen yter tilskudd kan det knyttes krav til disse tilskuddene. Uvisst om det eksisterer slike krav. Omdømme: Det framstår som svært lite sannsynlig at stiftelsen utgjør noen risiko for kommunens omdømme. Prioritering Lav Side 20 av 23

91 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor Trondheim Havn IKS IKS Offentlig heleid? Trondheim kommunerevisjon Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 1,80% Likviditetsgrad 1 6,49 Soliditet 93,70% Ikke tilgjengelig Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Hjorthol, Einar Magne Styreleder Frøseth, Otto Styremedlem Langolf, Bernt Tangen Styremedlem Veie, Anita Styremedlem Reintan, Tor Jakob Styremedlem Larsen, Svein Ivar Styremedlem Molberg, Torunn Utvik Eiere Malvik kommune 0,01% Levanger kommune 5,40% Frosta Kommune 0,01% Inderøy Kommune 0,01% Steinkjer kommune 2,10% Leksvik kommune 0,30% Verdal kommune 8,17% Orkdal kommune 4,25% Stjørdal kommune 1,87% Trondheim kommune 77,87% Selskapet skal samordne og utvikle en effektiv, sikker og rasjonell havnevirkesomhet. Selskapet er en sammenslåing mellom Trondheimsfjorden interkommunale havn IKS og Indre Trondheimsfjord havnevesen IKS. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Orkdal kommune er en liten eier i selskapet med 4,25 % av aksjene, Malvik har også en veldig liten eierandel 0,01%. Hver deltaker kommune har et rep.skapsmedlem med vara foruten trondheim som har 8 rep.skapsmedlemmer. Selskapet er viktig for næringsutviklingen i regionen. Eventuell selskapskontroll bør fortrinnsvis skje i samarbeid med Trondheim kommune som majoritetseier. Risiko Lav Økonomi: lønnsomhet, likviditet soliditet. Eierskapskontroll fra Trondheim kommunerevisjon i 2009 konkluderer med at selskapet har en solid økonomi, og at styre og representantskap i selskapet arbeider på en god måte for å oppfylle selskapets formål og signaler fra eierne. Selskapskontroll lite aktuelt uten deltakelse fra Trondheim som suverent største eier. Prioritering Lav Side 21 av 23

92 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Selskapstype Revisor TrønderEnergi AS AS Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 1,30% Likviditetsgrad 1 2,31 Soliditet 56,60% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Gjersvold, Ståle Styreleder Skjærvik, Per Kristian Styremedlem Bostad, Morten Styremedlem Olaisen, Rune Styremedlem Harsvik, Roger Styremedlem Smith, Majken Margrethe Styremedlem Holm, Karin Skogan Styremedlem Aune, Dina Elverum Styremedlem Kvernmo, Ingvill Styremedlem Slørdahl, Arve Styremedlem Kjesbu, Geir Ove Eiere Orkdal kommune 10,77% Melhus kommune 13,28% Trondheim kommune 8,99% Rissa kommune 7,97% Bjugn kommune 5,15% Skaun kommune 2,18% Meldal kommune 4,47% Hemne Kommune 4,47% Åfjord kommune 4,27% Nordmøre Energiverk 3,58% Midtre Gauldal kommune 3,51% Oppdal kommune 3,25% Ørland kommune 2,79% Frøya kommune 2,75% Malvik kommune 3,28% Hitra kommune 2,54% Holtålen kommune 1,49% Selbu kommune 1,58% Snillfjord kommune 1,32% Agdenes kommune 1,18% TrønderEnergi AS 1,69% Roan kommune 1,05% Osen kommune 1,02% Rennebu kommune 0,06% Klæbu kommune 0,09% Tydal kommune 0,15% Side 22 av 23

93 Selskapskontroll - overordnet analyse for Orkdal kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato KonSek-kommunene eier over 50 % av selskapet, som utgjør en svært stor investering. Utbytte fra selskapet utgjør også en ikke uvesentlig del av kommunenes økonomi. Økonomisk sett har selskapet ikke uvesentlig betydning for kommunene. I tillegg er selskapet eier av strømnettet gjennom selskapet Trønderenergi Nett. Dette må også sies å ha vesentlig samfunnsmessig betydning. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Etter flere år med årsresultat på millioner leverte selskapet et meget svakt årsresultat for 2015 ( ). Driftsinntektene sank noe, ca. 85 milloner samt at driftskostnadene økte med ca. 345 millioner i Selskapskontrollen fra 2014 viser til noen utfordringer med eierstyringen. Utbytte til eierne blir redusert i en periode. Noe usikkerhet om fremtidig avkastning, bl.a. knyttet til vindkraftsatsing og effektiviseringsprogram. Konvertert 750 millioner kroner av egenkapitalen til en foretaksfondsobligasjon som vil gi eierne en årlig forutsigbar utbetaling. Prioritering Middels Side 23 av 23

94 Årsmelding kontrollutvalget 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 17/21-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Vedlegg adminutkast - Årsmelding Orkdal 2016 Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar og det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for Mye av informasjonen fremgikk også av rapporten for kontrollutvalgets virksomhet fra forrige valgperiode, som tidligere er fremlagt for kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet ber utvalget vurdere fremlagt forslag til årsmelding Om utvalget finner årsmeldingen tilfredsstillende kan utvalget be sekretariatet om å sende årsmeldingen til behandling i kommunestyret.

95 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2016 Administrativt utkast Orkdal

96 Innholdsfortegnelse 1. Kontrollutvalgets mandat s Kontrollutvalgets formål s Etiske retningslinjer s.1 2. Kontrollutvalgets sammensetning s Kontrollutvalgsmedlemmer 2016 s Likestilling s.2 3. Kontrollutvalgets virksomhet s Saksbehandling s Regnskapsrevisjon s Forvaltningsrevisjon s Forvaltningsrevisjon Samhandlingsreformen Orkdal helsetun s Prosess for ny plan for forvaltningsrevisjon s Selskapskontroll s Prosess for ny plan for selskapskontroll s Granskninger og undersøkelser s Andre saker s Samarbeid og utdanningsaktiviteter s.5 4. Kontrollutvalgets ressurser s Sekretariattjenester s Revisjonstjenester s Økonomiske rammer s.6 5. Avslutning s.7

97 1 Kontrollutvalgets mandat Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1.1 Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid bidrar kontrollutvalget til at Orkdal kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Orkdal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 1.2 Etiske retningslinjer Kommuneloven og lovens formål ble endret i Loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard, jf. 1. Endringen trådte i kraft 1. juli I 2016 er det ikke behandlet spesielle saker hvor etikk har vært hovedtema, men temaet berøres i tilknytning til noen enkeltsaker og i diskusjoner i kontrollutvalget. Kontrollutvalget er av den oppfatning at retningslinjene har blitt etterlevd etter beste evne i

98 2 Kontrollutvalgets sammensetning Kontrollutvalget i Orkdal kommune består av 5 medlemmer med 2 varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av formannskap, driftsutvalg og andre kommunale nemnder med beslutningsmyndighet. Kontrollutvalgets leder bør velges etter forslag fra opposisjonspartiene i kommunestyret. I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av kommunestyret. Departementet har tolket det slik at dette gjelder ved konstituering. 2.1 Medlemmer kontrollutvalget 2016 Medlemmer og varamedlemmer Berit Ingeborg Bye Johnny Danielsen Joar Syrstadeng Mads Løkeland Vigdis Bye Olsen Elling Kvernmo Kari Elisabeth Tronvoll AP PP H SV AP SP 2.2 Likestilling Kontrollutvalget består av 3 menn og 2 kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene er dermed ivaretatt. 2

99 3 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget er opptatt av å fokusere på samarbeid. Videre legges det vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende på sin virksomhet til kommunestyret gjennom å legge fram møteprotokoller, gjennom presentasjon av revisjonsrapporter og ved å avgi uttalelse i forbindelse med årsregnskapet. 3.1 Saksbehandling I tråd med kommuneloven ble kontrollutvalgets møter avholdt for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Kontrollutvalget lukker dørene kun i saker der det behandles opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt eller andre forhold som etter kommuneloven 31 hjemler lukking av møte. Kontrollutvalget har hatt 5 møter og behandlet 35 saker i Ordfører med møterett i kontrollutvalget eller ved assisterende ordfører, har vært til stede ved 1 møte. Rådmannen inviteres eller innkalles i enkeltsaker for å redegjøre for forhold kontrollutvalget etterspør. Rådmannen har møtt personlig eller ved stedfortreder på samtlige 5 møter i Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes kommunestyret som referatsaker. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal forestå bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Kontrollutvalget avga i 2016 uttalelse vedrørende kommunens årsregnskap for Uttalelsen ble vedlagt regnskapssaken til kommunestyret. Formannskapet fikk en kopi av uttalelsen før de ga sin innstilling til kommunestyret. Grunnlaget for behandlingen var administrasjonssjefens avlagte årsberetning med årsregnskap og noter, samt revisjonsberetningen. I tillegg hadde ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalgets møte den Kontrollutvalget mener de fikk relevant og nødvendig kunnskap for de avga uttalelsen til kommunestyret. Kontrollutvalget mente at årsberetning og årsregnskap for 2015 gav et oversiktlig bilde av kommunens økonomiske stilling per Revisor orienterte utvalget om status for regnskapsåret for 2016 i møtet Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge samt bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum én gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå toårige planer. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 79/14 den Denne planen ble lagt til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet i Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode hadde tre prioriterte prosjekter: Evaluering av samhandlingsreformen Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Orkdal kommune Barnevern 3

100 Alle forvaltningsrapporter legges fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges og revisor foretar en gjennomgang av revisjonsarbeidet og konklusjonene. Samtlige rapporter sendes videre til kommunestyret Forvaltningsrevisjon Samhandlingsreformen Orkdal Helsetun Kontrollutvalget i Orkdal Kommune bestilte i sak 05/15 en forvaltningsrevisjon for evaluering av kommunens implementering av samhandlingsreformen. På bakgrunn av bestillingen fra kontrollutvalget undersøkte revisjonen følgende problemstillinger: 1. Har kommunen tilfredsstillende kapasitet med hensyn til kort- og langtidsplasser i institusjon? Revisor så i denne forbindelse nærmere på: Om beleggsprosenten for korttids- og langtidsplassene i Orkdal Kommune er tilfredsstillende. Om Orkdal Kommune har god nok beredskap for mottak av utskrivningsklare pasienter. Om øvrige tjenester (brukere av kort- og langtidsplasser) blir fortrengt av behovet. 2. Har Orkdal kommune tilfredsstillende kompetanse og bemanning ved Orkdal helsetun til å ivareta sitt ansvar for heldøgns helse- og omsorgstjenester ved sykehjemmet? Kontrollutvalget oversendte rapporten til kommunestyret hvor utvalget anbefalte kommunestyret om å be rådmannen følge revisors anbefalinger i rapporten. Revisor anbefalte at rådmannen skal: 1. Gjennomgå behovet for og fordelingen av korttids- og langtidsplasser i institusjon, og sikre at kommunen har et tilfredsstillende tilbud om avlastning og rehabilitering, og 2. Gjennomgå kompetansebehovet ved Orkdal helsetun og sikre at Orkdal helsetun har tilfredsstillende kompetanse ved drift av helsetunet. Kommunestyret vedtok i sak 21/16 kontrollutvalgets innstilling Prosessen for ny plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget startet i 2016 prosessen for ny plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets fokus er å utarbeide analyse- og plandokumenter som legges til grunn for å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele kommunens virksomhet. Kontrollutvalget legger vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt nivå og andre relevante kilder. Planen skal være et verktøy for kontrollutvalget som på vegne av kommunestyret skal ivareta sitt overordnede kontrollog tilsynsansvar. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon ble ordfører, rådmann, verneombud og hovedtillitsvalgt invitert til kontrollutvalget for å gi innspill til arbeidet. Kontrollutvalget mener de innspill og synspunkter som ble gitt er av meget god nytte i arbeidet. Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret den i sak 100/ Selskapskontroll Selskapskontroll er en relativ ny oppgave for kontrollutvalget. Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at kommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driftes i tråd med kommunens vedtak og intensjoner. Videre legges det opp til at prosjektet tar for seg eierstyringen herunder eiernes 4

101 målsettinger og eierskapsutøvelse samt selskapets styringssystemer for å etterleve krav fra eierne. Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret i sak 51/14 den Denne planen ble lagt til grunn for eierskap- og selskapskontroll i I inneværende planperiode var 4 prosjekter prioriterte: System og praksis for eierstyring Revisjon Midt-Norge IKS HMS tjenesten Orkladal AS Bomvegselskaper Det ble ikke gjennomført noen eierskaps- eller selskapskontroll i Prosessen for ny plan for selskapskontroll Kontrollutvalget startet i 2016 prosessen for ny plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets fokus er å utarbeide analyse- og plandokumenter som legges til grunn for å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele kommunens virksomhet. Planen skal være et verktøy for kontrollutvalget som på vegne av kommunestyret skal kunne ivareta kommunestyret sitt overordnede ansvar og tilsyn med at kommunens og innbyggernes verdier forvaltes på en forsvarlig og effektiv måte og i henhold til lov og forskrift. I forbindelse med utarbeidelse av plan for selskapskontroll ble det utarbeidet en risiko- og vesentlighetsanalyse over alle de selskaper Orkdal kommune har eierinteresser i. 3.5 Høringer eller granskninger Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført høring eller granskninger i Andre saker I tillegg til de lovpålagte oppgavene knyttet til revisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget førtløpende tilsyn med kommunens virksomhet gjennom orienteringer fra rådmannen om aktuelle saker eller områder. Videre gjennom vedtaksoppfølging fra andre politiske organer. Eksempler på områder som har vært berørt i møter i 2016, utenom de faste ordinære saker knyttet til lovpålagte oppgaver: Bestilling av forvaltningsrevisjon av Tilpasset opplæring og spesialundervisning. Orientering i forbindelse med tilsynsrapport om sosiale tjenester til personer mellom år. Orientering i forbindelse med evaluering av de interkommunale barnevernstjenester i Orkdalsregionen. Henvendelse fra innbyggere 3.7 Samarbeid og opplæringsaktiviteter Samarbeid og dialog med andre kontrollutvalg er en nyttig arena for faglig utvikling for kontrollutvalget, og bidrar til å styrke utvalgets aktiviteter. Kontrollutvalget er medlem av organisasjonen Forum for kontroll og tilsyn (FKT), en interesseorganisasjon for kontrollutvalg. Utvalget har også tilgang til møteplasser gjennom Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) og KonSek. Kontrollutvalget har aktivt deltatt på ulike konferanser i Utvalget har deltatt på NKRFs kontrollutvalgskonferansens på Gardemoen i februar og Konseks årlige konferanse i november. 5

102 4 Kontrollutvalgets ressurser For å utøve sin funksjon på en god og forsvarlig måte har kontrollutvalget må kommunestyret tilkjenne kontrollutvalget økonomiske rammer som muliggjør dette. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalget har i 2016 som for tidligere år holdt seg innenfor gjeldende budsjettrammer. 4.1 Sektretariattjenester Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek). KonSek ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Skaun kommunes kontrollutvalg. KonSek bistår kontrollutvalgene i 14 kommuner samt Sør- Trøndelag fylkeskommune. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. Videre utfører KonSek oppgaver på vegne av kontrollutvalget. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap. Kontrollutvalget har hatt de nødvendige ressurser til sekretariatsarbeid. 4.2 Revisjonstjenester Orkdal kommune har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS (RMN). RMN ble stiftet i 2005 og er eid av Sør-Trøndelag Fylkeskommune samt 14 kommuner, deriblant Orkdal kommune. RMN utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. Revisjonsarbeidet for 2016 ble gjennomført innenfor tildelte ressursrammer. 4.3 Økonomiske rammer I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 utarbeidet kontrollutvalget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet medfølger formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Totalt hadde kontrollutvalget i 2016 et budsjett på kr. Av dette er kr til kontrollutvalgets egen virksomhet. Resten av rammen er disponert til sekretariattjenester og revisjon. Kontrollutvalget er tilfreds med de rammebetingelsene utvalget har for sitt arbeid, og mener disse legger til rette for en god kommunal egenkontroll. 6

103 5 Avslutning Kontrollutvalget anser målet om å være et uavhengig kontrollorgan har blitt ivaretatt på en god måte også for I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i kontrollutvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele kommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både kommunestyret og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til kommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet i 2016 og ser frem til et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen også for Orkdal, Berit Ingeborg Bye Kontrollutvalgets leder 7

104 Dokumentinnsyn kirkelig fellesråd Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/54-23 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget fattet vedtak i sak 35/16-4 hvor utvalget ba sekretariat undersøke muligheter for hva som kreves for å kunne få innsyn i drift og vedlikehold av kirker og kirkegårder. Vedlikehold og drift av kirker og kirkegårder ligger til Kirkelig fellesråd. I tilfelle det fremsettes et innsynskrav ovenfor kirkelig fellesråd kommer forvaltningsloven, offentleglova og regler om offentlige organer i arkivlova gjelder for den virksomhet som drives av lovbestemte kirkelige organer, til anvendelse, jf. Kirkeloven 38 første ledd første punktum. For saker om ansettelse, oppsigelse eller andre personalsaker gjelder likevel bare forvaltningsloven kapittel II og III, jf. Kirkeloven 38 første ledd annet punktum. Hovedregelen i offentleglova er at alle kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og lignende register i organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift, jf. offentleglova 3. Det er opplistet unntak fra hovedregelen i offentleglova kap Saksdokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon, forretningshemmeligheter, organinterne arbeidsdokumenter m.fl. er det mest aktuelle unntakene. I tilfelle et innsynskrav blir avslått skal det alltid opplyses om hvilken paragraf, ledd og bokstav som er hjemmel for avslaget. I tilfelle at et innsynskrav blir avslått kan vedtaket som er truffet av menighetsrådet eller kirkelig fellesråd, påklages til bispedømmerådet. Vedtak etter offentleglova som er truffet av bispedømmerådet, kan påklages til Kirkerådet, jf. Kirkeloven 38 annet ledd. Selv om det ikke følger direkte av vedtaket vil sekretariatet trekke frem følgende forhold, da selve drift og vedlikehold av kirker og kirkegårder var utgangspunkt for vedtaket. Kontrollutvalget skal forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på kommunestyrets sine vegne, jf. kommunelovens 77. Denne bestemmelsen angir kontrollutvalgets påseansvar og gjelder kommunens egen forvaltning. Det ligger til kirkelig fellesråd å ivareta de administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes

105 interesser i forhold til kommunen, jf. Kirkeloven 14 første ledd. Det er kirkelig fellesråd som forvalter inntekter og formue knyttet til kirke og kirkefond, midler som utredes av kommunen eller staten og midler menighetsråd stiller til fellesrådets disposisjon for å løse oppgaver i soknene. Regler om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon gis av departementet, jf. Kirkeloven 14 fjerde ledd. Kirkelig fellesråd utfører for øvrig de oppgaver som det til enhver tid er pålagt av Kongen eller departementet, eller som etter avtale blir overlatt det av det enkelte menighetsråd, jf. Kirkeloven 14 femte ledd Kommunens ansvar begrenses derfor til et rent økonomisk ansvar. Kommunen skal bevilge tilstrekkelig med midler til utgiftsdekningen etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd. Bevilgningen skal bl.a. gi grunnlag for at det i soknene kan avholdes de gudstjenester biskopen forordner, at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, at arbeidsforholdene for de kirkelig tilsatte er tilfredsstillende og at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariat ber utvalget vurdere om utvalget finner fremlagt informasjon tilfredsstillende og oppfyller vedtaket i sak 35/16-4, eller om utvalget ønsker ytterligere informasjon.

106 Henvendelse vedrørende sti- og vegutbygging Nedre Hundsåvatn. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /17 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/54-21 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling. Vedlegg Forespørsel fra Kontollutvalget - opparbeidelse av gangvei sti fra hytteeiere i området Hundvasslettet gnr 194 bnr 7 (002) Utskrift av reguleringsplan for Hundvasslettet (002) Søknad om opparbeidelse av gangvei sti fra hytteeiere i området Hundvasslettet gnr 194 bnr 7 (002) Foreløpig svar - anlegg av sti over eiendommen gnr 194 bnr 27 Søknad om opparbeidelse av gangveg sti fra hytteeiere i området - Hundvasslettet Gjenpart av nabovarsel og kvittering Tillatelse til tiltak - opparbeidelse av gangsti over eiendommen gnr 194 bnr 27 som atkomst til flere hytteeiendommer (002) Tilleggssøknad ifb sti Saksnr Tilleggsøknad Saksnr forlengelse av gangsti Kopi av tinglyst avtale m grunneier Tverrå forlengelse av sti Kart med inntegnet gangsti til gnr 155 Bnr 19 til tilleggssøknad saksnr Søknad om endring IMG Tillatelse til forlengelse av gangsti til hytter Bygging av veier i hytteområdet ved Nedre Hundsåvatn (002) Bilder (002) Ang dine spørsmål om bygging av veier i hytteområdet ved Nedre Hundsåvatn (002) Ang opparbeidelse av gangvei sti fra i området Hundvasslettet gnr 194 bnr 7 Svar - Ang opparbeidelse av gangvei sti sti hytter Blåbærveien 13 Ang Svar ang gangvei stier i området Hundsvasslettet Saksutredning Kontrollutvalget fattet vedtak i sak 35/16-2 hvor utvalget ba sekretariat etterspørre dokumenter i forbindelse henvendelse vedrørende sti- eller vegutbygging ved Nedre hundsåvatn. Sekretariatet har etterspurt og fått oversendt vedlagte dokumenter som følger dette saksfremlegget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet noterer seg at det i søknad fra ulike tiltakshavere var angitt et ønske om 1.0-1,2 meter bredde på stien. I vedtaket var det innrømmet opptil 1,5 meter. Det har vært rapport opptil 2,5 meter bredde enkelte steder, men utførende entreprenør har i tilsvar til kommunen skrevet at denne bredde skal «tas inn».

107 Melding om ferdigstillelse foreligger ikke. Denne ble oppgitt å skulle bli sendt inn i slutten av Sekretariatet mener at dette er en enkeltsak hvor utvalget ikke skal gå inn i selve saken. Videre er det mulighet for at tiltaket allerede er eller vil bli i tråd med forutsetningene i vedtaket. Uten å gå inn i selve saken kan utvalget påse at rådmannen følger opp gjeldende reguleringsplaner og vedtak på kommunestyrets vegne, videre at rådmannen har rutiner for å iverksette tiltak i tilfelle frister i vedtak ikke etterkommes av søker.

108 Side 1 av 1 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksbehandler Ingeborg Wolden, tlf Vår dato Deres dato Vår referanse 2011/ Deres referanse Prosjektnr.: Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS Forespørsel fra Kontollutvalget - opparbeidelse av gangvei/sti fra hytteeiere i området Hundvasslettet gnr 194 bnr 7 Hytteeiendommer: 194/48 Morten Stavrum 194/47 Magnar Johansen 194/30 Svein Ustad Vedlegg 1 Søknad om opparbeidelse av gangvei/sti fra hytteeiere i området Hundvasslettet gnr 194 bnr 7 2 Utskrift av reguleringsplan for Hundvasslettet 3 Tillatelse til tiltak - opparbeidelse av gangsti over eiendommen gnr 194 bnr 27 som atkomst til flere hytteeiendommer 4 Foreløpig svar - anlegg av sti over eiendommen gnr 194 bnr 27 5 Søknad om opparbeidelse av gangveg/sti fra hytteeiere i området - Hundvasslettet 6 Gjenpart av nabovarsel og kvittering 7 Tilleggssøknad ifb. sti, Saksnr. 2011/ Tilleggsøknad Saksnr , forlengelse av gangsti 9 Kopi av tinglyst avtale m. grunneier Tverrå , forlengelse av sti 10 Kart med inntegnet gangsti til gnr.155, Bnr.19, til tilleggssøknad saksnr Tillatelse til forlengelse av gangsti til hytter, 194/27 12 Søknad om endring 13 IMG 14 Bygging av veier i hytteområdet ved Nedre Hundsåvatn 15 Bilder 16 Ang. dine spørsmål om bygging av veier i hytteområdet ved Nedre Hundsåvatn 17 Ang. opparbeidelse av gangvei/sti fra i området Hundvasslettet gnr 194 bnr 7 18 Svar - Ang. opparbeidelse av gangvei/sti 19 Bilde ATT Søknad om ferdigattest 22 Svar ang gangvei/stier i området Hundsvasslettet 23 sti hytter Blåbærveien Ang. Svar ang gangvei/stier i området Hundsvasslettet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Orkdal Rådhus, Alfarveien 1, 7300 Orkanger Saksbehandlers epostadresse: ingeborg.wolden@orkdal.kommune.no Bankkonto Telefon Organisasjonsnr. NO MVA

109 rcr<47 /r-.s" 74/' ci X g - e-'114isk," Yåis (/.s trid Orkdal kommune TEGNFORKLARING fl - PER 023 REDIII.FRINGSFOR MAI STREKSYMBOLER MV BYGGEOMRADER (PBL 925. I ledd I) cio Ornråde for frindsbebyggehe LANDBRUKSOMRADER (PBL 25, I.ledd nr 2) Område for jord- og skogbnrk Phmensbegranning Formålsgreme Reg 1e01tomtegrense Sli LI SPESIALOMRADE (PBL f 25 I ledd nr 6) X Fri1ultsccerådetpå hurd) Privat veg / parkenng Pnvadvane- og avlopsanlegg Plandata er digitalisen fra manuskan i M: L I COO EkvIdistaase5ra Kartmåleatokk1 : 5000 NA ,4013 IM/2.10 REGULERINGSPLAN FOR HUNDVASSLETFET GNR. 194 BNR MED TILHØRENDE REGULERNOSBESTEMMELSER j-_, r o., <'... - =2-_-.:-_-:...! ;,, ' --/- - --:'- r11 - -_,% ".;,..,,._ '1-,-o--;._:...s,,_,,...--z---.. _ /\ --:1-21:_.:.,2,..,', :11.7. SAKSBEHANDLING IFLG. PLAN- OG BYGNINGSLOVEN Revisjon Tornt ne 15 tan ut, turdragfurtert Koealtak: 3 behandliei det faste u for lantaker ofgert-- -' fra til 2behaadlin i det fute et for Offen ta Lbehmdlin i det fasie 0 fcc Kunegiartag av oppstart av phearbeider NILSSEN OG OPOYEN AS3o.oso, SAKS-DATOSIGN. NR PtANNR. DATOKSBE

110 Morten Stavrum Magnar Johansen Svein Ustad eier 194/48 eier 194/47 eier 194/ ri.r1r Orkda I kom mune, Plan og forvaltning 7300 Orkanger S knad om o arbeidelse av an vei sti fra h tteeiere i området Hundsvasslettet nr bnr Eierne av eiendommene 194/47, 194/48 og 194/30 ønsker å gå sammen om å få gjort noe med adkomsten fra sommerparkeringsplassen ved Steinbruddveien fram til hyttene sine. Avstanden er meter, og stien som de tre benytter, går stort sett i svært bløtt myrterreng. Det vises til vedlagte kartutsnitt. Den eldste av de tre hyttene ble bygd på tallet. Den ligger lengst mot øst. Traseen som i alle år har vært benyttet går i nokså direkte linje mellom hytte og parkeringsplass. Tidligere hytteeiere har lagt noe arbeid i grøfting og utlegging av planker over spesielt bløte partier. Gjennom årene har grøfter gått igjen. Det har ført til at en tramper opp myra og hele tida går utenom de verste plassene. De siste somrene har det vært meget vanskelig å ta seg fram til hyttene - selv med høye støvler. Vi er klar over vedtatte reguleringsplaner og restriksjoner i området. Vi søker på ingen måte om å få gjøre inngrep som kan føre til økt motorferdsel i området. Vi ønsker en opprusting/standardheving av dagens sti slik at vi slipper å bli stående «i stampe» i myra. Skal vi få til det, trengs noe grøfting og kanskje litt grus på toppen. Vi ønsker en gangvei/sti på 1,0-1,2 meters bredde - slik at det går an å leie en unge i hånda eller kjøre ei trillebår. Vi er innstilt på å gjøre de små inngrepene meget skånsomme, og vi mener at en god gangvei vil se penere ut enn den opptråkka myra vi ser i dag. Stien vil jo komme nært båtplassene/naustplassene i den sist vedtatte reguleringsplanen for Hundsvasslettet - og således kunne benyttes og være en fordel for mange. Grunneier har uttrykt at han er åpen for at det blir anlagt gangvei, men han vil selvfølgelig måtte godkjenne arbeidet som skal gjøres. Vi ønsker i denne omgang å få en kommunal behandling av saken. Med hilsen Morten Stayrum(sign) Ma. rjohansen (sign) Ustad Vedlegg: Kartutsnitt fra det aktuelle området, med inntegnet gangvei/sti

111 Side 1 av 1 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksbehandler Kjersti Dalen Stæhli, tlf Vår dato Deres dato Vår referanse 2011/ Deres referanse Prosjektnr.: Svein Ustad Blåbærveien Kyrksæterøra Foreløpig svar - anlegg av sti over eiendommen gnr 194 bnr 27 Viser til søknad om anlegging av gangsti mottatt her Søknaden synes kurant å behandle i forhold til reg. plan for området. Før saken kan behandles må grunneier og naboer varsles og kommunen må ha tilsendt: Gjenpart av nabovarsel, samt skriftlig godkjenning fra grunneier i området. (Naboliste er vedlagt) Ta kontakt dersom noe er uklart. Med hilsen Orkdal kommune Plan og forvaltning Kjersti Dalen Stæhli saksbehandler Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Orkdal Rådhus, Alfarveien 1, 7300 Orkanger Telefon Bankkonto Telefaks Organisasjonsnr. NO MVA E-postadresse: postmottak@orkdal.kommune.no

112 Svein Ustad Orkdal kommune, Plan og forvaltning v/ saksbehandler Kjersti Dalen Stæhli 7300 Orkanger Ad s knad om o arbeidelse av an vei sti fra h tteeiere i området Hundsvasslettet nr bnr 194 e27 'en art av sendte nabovarsler o bekreftelse fra runneier. Viser til søknad av og korrespondanse/samtaler om saken. Oversender med dette bekreftelse fra grunneier 194/27 Anne Tverå der hun godtar forslaget til opparbeidelse av gangvei/sti over sin eiendom. Likeledes oversendes gjenpart av sendte nabovarsler (rekommandert) med bekreftelse/kvittering fra Posten. Vi håper dette er tilstrekkelig dokumentasjon slik at kommunen kan ta stilling til søknaden. Jeg har ikke mottatt spørsmål eller innvendinger fra noen av dem vi har sendt nabovarsel til. Med hilsen j22 0(2,1-4 ty Svein Ustad rcp-v,cducii,

113 STATENS BYGNINGSTEKNISKE ELST Blankett 5155 Gjenpart av nabovarsel plan- og bygningsloven av 27. juni 2008 nr Tiltak på eiendommen: Gnr. /7 Bnr Festenr. Seksjonsnr Eiendommens adresse /4/(7/".'d?.[ V.15 fre Postnr. Poststed Kommune Elereester 7 Deitvirelleshervedom Søknadom tiltak som kreverffiletelseeuer plan- og bygningsloven 20-1 Nybygg Skilt AnleggEndring av fasade EiendornsdelingInnhegning mot veg eller bortfesle Riving><:-Annet Bruksendring Søknadom tlitak enerplan-og bygningsloven 20-2 Driftsbygning i landbruket med samlet bruksareal (BRA) mindre enn 1000 kvm SAK mindretillak til bebygd eiendom Tilbygg < 50 m2antennesystem Frittliggende bygning (ikke boligformål) < 70 rn2 Midlertidig bygning, konstruksjon eller anlegg Skilt/reklame ri Annet pbl 20-2 bokstav d Bruksendring (fra tilleggsdel til hoveddel og motsatt Dispensasjonetter plan- og bygningsloven kapittel 19 Dispensasjon BeekrfrhSrinere bvsriaboversletgjelder (27/at-Aeria:LA J E C762/,,,» C -e -23T.e.c7e ri/zi 75L,4t er X / 7-1r-C7 C C.{c éir Z!». 1L-." ' Igl'T /2Vi ;2/"-- (t..71.(' ct"? : Spersnallog inerknaderyedrerende naboversel Eventuelle merknader må være kommet til ansvarli søker/tiltakshaver innen 2 uker etter at dette varsel er sendt. Ansvarlig søker/tiltakshaver Konlaktperson Navn Navn i ze)//7?t; c Besoksadresse E-posl 1C(17» ite/r110 (Ta:( Postadresse T lefonmobyc 2-7 Postnr.Poststed Søknaden kan ses på hjemmeside: www, Merknader sendes: Navn 4?/ (7./ d. 'fir Poststedk c Postadresse E-post 75' Beskrivelse av vedlegg Kopi av søknad om tillatelse til tiltak Dispensasjonssøknad (begrunnelse/vedtak) (pbl kap. 19) Situasjonsplan, avkjøringsplan Tegninger (snitt og fasade) Andre vedlegg Gruppe Nr. fra til Ikke relevant UnderskrIft' Sted DatoUnderskr teetrtg soker eller Ifitakshaver 94/ //7771 G/entas med blokkt.okstaver /( T(Ict. b., UtgItt av Statens bygningstekniske etat Side 1 av 2

114 Denne del klistres på kvåtering RR NO Denne del klistres på kvittering RR NO Denne del kktres på kvittering RR NO Kvittering for Nabovarsel kan enten sendes som rekommandert sending eller oveneveres personllg mot kvittering. nabovarsel Ved personllg overlevering vll avkryssing gjelde som bekreftelse på at varslet er mottatt. Elendomibyggested Gnr. Bnr. Festenr, Sekstonsnr. Adresse Nabo -Igjenboereiendom Nabo -/gjenboereiendom eter/fester Gnr. Bnr. Festenr. Sekspnsnr. Eiersilesters navnm /7Y (1( ) 77- / 71-(4/ /-5/07/ Adresse Adresse --),LPVC?flf Postnr. Poststed Poststed Personlig kvitkeing for mottatt varsel Dato Sign., Varsel er mottatt Samtykker i tiltaket fi /17EL 5' Poststedels reg.nr. Nabo - /gjenboerelendom Nabo-/gjenboereiendom elemester Gnr. Bnr. Festenr. Seksjonsnr. Eiersrlesters navn /C/L7'j Adresse ) s-f Postnr. Poststed Personlig kvittering for mottatt varsel Varsel er mottatt Samtykker i tiltaket Adresse c--2 PosInr Postste ( 7:?-17ce ct vo /c/ csavc: C--Ve.( e-, _ z 71cc CA /6 /-_V> Dalo Sign. '( 4-1,..!,- i.,.7,6 l» Poststedets reg.nr. Nabo-/glenboerelendom Nabo-/gjenboereiendom eier/fester Gnr. Bnr. Festenr Seksjonsnr. EiersItesters navn /7 et Z Adresse Postnr.Poststed Personlig kvitlering br monall varsel Varsel er mottattsamtykker i tiltaket Adresse Postris..Postsled DatoSign. /7-7c?7,-,-- Ver et-7 A-}3-- _At' 7? ip Poststedets reg.nr. Nabo-/gjenboerelendom Nabo-/gjenboereiendom eler/fester Gnr. Bnr. Festenr. Seksjonsnr. Eiersifesters navn 1"..) /77 Adresse Adresse e-47(-(7irc Postnr. Poststed PosInr. Poststed Poststedets reg.nr. /I/ /s. /167 / 33s3 Personlig kvittering for mottatl varsel Varsel er mottattsamlykker i filtaket tc 7 7 / \iik:7)(17167/l7 DatoaSign. II 1? n Nabo - /gjenboereiendom Nabo -/gjenboereiendom eler/fester Gnr. Bnr. Festenr. Seksionsnr. Eierstlesters navn Adresse Adresse Postnr. PosIsted Postnr. Poststed Poststedets reg.nr. Personlig kvittering for motiatt varsel Dato Sign. Varsel er mottatt Samtykker i tiltaket Det er per dags dato innlevert rekommandert sending til ovennevnte adressater. Samlet antall sendinger: -t- Lfill C Utgla av Statens bygningstekniske etet \ Sign. t y Side n 1nat _ 2 av 2

115 Side 1 av 2 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksbehandler Kjersti Dalen Stæhli, tlf. Vår dato Deres dato Vår referanse 2011/ Deres referanse Svein Ustad Blåbærveien KYRKSÆTERØRA Adm. vedtak - Plan- og forvaltning Vedtak: 476/11 Tillatelse til tiltak - opparbeidelse av gangsti over eiendommen gnr 194 bnr 27 som atkomst til flere hytteeiendommer Dokumenter i saken: Søknad om tillatelse til tiltak mottatt vedlagt situasjonskart, samt gjenparts av nabovarsel og godkjennelse fra grunneier mottatt ligger til grunn for behandlingen. Beskrivelse av tiltaket: Tiltaket gjelder søknad om opparbeidelse av gangvei/sti over eiendommen 194/027, for å komme til fritidsboliger på eiendommene gnr/bnr 194/47, 194/48 og 194/30. Vurdering av tiltaket: Dette tiltaket tilfredsstiller vilkårene i Pbl. 20-2, og kan derfor forestås av tiltakshaver. Det er sendt rekommandert varsel til 4 naboer. Det er ikke mottatt protester eller merknader. Grunneier har gitt skriftlig tillatelse til å anlegge gangvei/sti over eiendommen. Tiltaket ligger innenfor reguleringsplanen Hundvasslettet vedtatt Tiltaket vurderes å ikke være i strid med planens intensjoner. Stien regnes som nødvendig for å ha tilfredsstillende atkomst til de aktuelle fritidseiendommene. Det er oppgitt at stien ikke får bredde større en 1 til 1.2 m. Det gis tillatelse med forbehold om maks bredde 1.5 m. Stien skal ikke benyttes til motorferdsel. Inngrepet må utføres skånsomt i terrenget, eventuelt maskinelt utstyr til bruk i utførelsen må ikke følge andre traseer enn stien, og tiltaket må gjennomføres på et tidspunkt av året hvor grunnen er mest egnet til dette. Administrativt vedtak: Søknaden om tillatelse til tiltak; anleggelse av gangsti på maks 1.5 m bredde over eiendommen gnr 194/27 for å komme til eiendommene gnr/bnr 194/47, 194/48 og 194/30 godkjennes på følgende vilkår: 1. Gangstien skal ikke benyttes til motorferdsel. 2. Inngrepet må utføres skånsomt i terrenget, eventuelt maskinelt utstyr til bruk i utførelsen må ikke følge andre traseer enn stien, og tiltaket må gjennomføres på et tidspunkt av året hvor grunnen er mest egnet til dette. Ansvar: Det er tiltakshavers ansvar at tiltaket blir utført i samsvar bestemmelser gitt i eller i medhold av Plan- og bygningsloven. Tiltakshaver er ansvarlig for at tiltaket blir plassert og oppført som vist i søknaden og dens vedlegg. Avvik fra dette må omsøkes som en endring av tillatelsen, endringer kan ikke gjennomføres uten at tillatelse er gitt. Tiltakshaver har ansvaret for at Byggherreforskriftens krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplassen blir gjennomført. Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Telefon Bankkonto Telefaks Organisasjonsnr. NO MVA E-postadresse: postmottak@orkdal.kommune.no

116 Orkdal kommune Vår dato Vår referanse 2011/ Side 2 av 2 Tiltaket må ikke tas i bruk før det foreligger ferdigattest / midlertidig brukstillatelse, jfr. Plan- og bygningslovens Tiltaket kan ferdigmeldes på vedlagte blankett. Er tiltaket ikke satt i gang senest 3 år etter at tillatelse er gitt, faller tillatelsen bort, jfr. Plan- og bygningslovens Det samme gjelder hvis tiltaket innstilles i lengre tidsrom enn 2 år. Vedtaket er fattet i medhold av Plan- og bygningsloven 20-2 og 21-4, samt Orkdal kommunes delegeringsreglement. Vedtaket kan påklages i samsvar med Forvaltningslovens kap. VI. Klagefristen er 3 uker regnet fra den dagen da dette vedtaket kom fram til påført adressat. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt innen fristens utløp. Klagen skal sendes skriftlig til Orkdal kommune, angi vedtaket det klages over, den eller de endringer som ønskes, og de grunner du/dere vil anføre for klagen. Dersom du/dere klager så sent at det kan være uklart for oss om du/dere har klaget i rett tid, bes du/dere også oppgi når dette vedtaket kom frem. Med hilsen Orkdal kommune Plan og forvaltning Kjersti Dalen Stæhli saksbehandler

117 file:///c:/ephorte/ephortesrvpdfproc/ephorte/285965_fix.html Side 1 av Fra: Voll Ingrid[ingrid.voll@orkdal.kommune.no] Dato: :15:14 Til: Wolden Ingeborg Tittel: VS: Tilleggssøknad ifb. sti, Saksnr. 2011/8794 Sak 11/8794 er avsluttet så jeg får ikke til å importere denne. Sett den som ufordelt journalpost. Med hilsen Ingrid Voll Plan- og forvaltningssjef ingrid.voll@orkdal.kommune.no Telefon: / Ta miljøhensyn vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten. Orkdal kommune er miljøsertifisert gjennom stiftelsen Miljøfyrtårn. Fra: John Erik Eid [mailto:3eid@hotmail.no] Sendt: 6. april :12 Til: Voll Ingrid Emne: RE: Tilleggssøknad ifb. sti, Saksnr. 2011/8794 Hei Ingrid, Viser til hyggelig telefonsamtale på fredag og oversender som avtalt: Tilleggssøknad om forlengelse av sti, saksnr. 2011/8794. Inntegnet videre forlengelse av gangsti på Reguleringplan for Hundvasslettet, Gnr. 194/Bnr. 27. Kopi av tinglyst avtale mellom partene Erling Kottum gnr. 155/bnr. 19 og Anne M Tverå gnr. 194/bnr. 27 om forlengelse av gangsti. Se vedlegg. Forlengelse av gangsti er inntegnet etter beste evne etter samtale med Per Lysevold, arbeidsleder for prosjektet, på telefon. Håper på raskt og positivt svar. Takk for hjelpen så langt. Hilsen Bente Kottum Eid Muselungrenda OSLO Mobil: Fra: Voll Ingrid [mailto:ingrid.voll@orkdal.kommune.no] Sendt: 4. april :45 Til: 3eid@hotmail.no Emne: kart sti Saksnr 2011/8794 Med hilsen Ingrid Voll Plan- og forvaltningssjef ingrid.voll@orkdal.kommune.no

118 file:///c:/ephorte/ephortesrvpdfproc/ephorte/285965_fix.html Side 2 av Telefon: / Ta miljøhensyn vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten. Orkdal kommune er miljøsertifisert gjennom stiftelsen Miljøfyrtårn.

119

120

121

122 file:///c:/ephorte/ephortesrvpdfproc/ephorte/287892_fix.html Side 1 av Fra: Magnar Johansen[magnarjoh@loqal.no] Dato: :55:18 Til: Voll Ingrid Tittel: Gansti vedtak :476/11 Hei. Jeg er lykkelig eier av eiendom 194/47 på Hemnekjølen, og vi er nå iferd med opparbeidelse av sti, vedtak 476/11. Jeg har snakket med Per Lysevoll, ( som lager stien for oss) og han sier til meg at stien inn til vår hytte IKKE er merket av på kartet!! Her må det ha skjedd en misforståelse ( sendt inn feil kart? ), for jeg hadde flere samtaler med Svein Ustad, som var ansvarlig for oss hytteeiere, om hvor stien skal gå. Vi ønsket at stien skal gå der den gjør i dag, langs høydekoten. Jeg ser med forskrekkelse at stien ikke er merket inn, men heller merket at den skal gå via Ustad. ( Ustad sende meg kun kopi av vedtaket fra kommunen da dette ble godkjent, så jeg fikk ikke se på kartet før nå!) Vi ønsker ikke at stien skal gå via Ustad, av flere grunner. Det blir en god del lengre, og vi må gå forbi vinduene hans for hver gang vi skal gå frem og tilbake. Så nå har vi noen spørsmål som vi håper De kan svare på : Hva må vi gjøre for å få lov til å lage stien der vi ønsker? Hvordan går vi frem? Jeg sender med kopi av kartet som er send inn med søknaden, og jeg har merket inn der vi ønsker å ha stien. Håper De tar Dem tid til å svare oss. På forhånd Takk for hjelpa. Vennlig hilsen Magnar Johansen Brekkåsen Gimse T

123

124 Orkdal kommune Plan og forvaltning Saksbehandler Ingrid Voll, tlf Vår dato Deres dato «REFDATO» Vår referanse 2011/ Deres referanse «REF» Side 1 av 2 «MOTTAKERNAVN» «KONTAKT» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» Adm. vedtak - Plan- og forvaltning Vedtak: 107/14 Tillatelse til forlengelse av gangsti til hytter, 194/27 Dokumenter i saken: Søknad om tillatelse til tiltak mottatt og ligger til grunn for behandlingen. Beskrivelse av tiltaket: Søknad fra Eid gjelder videreføring av sti fram til eiendommen 155/19. Det er i adm. vedtak 476/11 gitt tillatelse til bygging av sti inn i området. Omsøkte tillegg vil utgjøre ca 150 m. Johansen søker om endring av tidligere godkjente trase slik at stien kommer på nord- og vestsida av eiendommen 194/53. Vurdering av tiltaket: Dette tiltaket tilfredsstiller vilkårene i Pbl. 20-2, og kan derfor forestås av tiltakshaver. Det er ikke sendt nabovarsel. Det opplyses at grunneier har gitt de nødvendige tillatelser. Tiltaket ligger innenfor reguleringsplanen Hundvasslettet vedtatt Tiltaket vurderes å være i samsvar med planen. Administrativt vedtak: Søknaden om tillatelse til forlengelse og endring av sti som omsøkt godkjennes på følgende vilkår: 1. Stien må ikke være bredere enn 1,5 m. 2. Gangstien skal ikke benyttes til motorferdsel. 3. Inngrepet må utføres skånsomt i terrenget. Ansvar: Det er tiltakshavers ansvar at tiltaket blir utført i samsvar bestemmelser gitt i eller i medhold av Plan- og bygningsloven. Tiltakshaver har ansvaret for at Byggherreforskriftens krav til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeplassen blir gjennomført. Tiltakshaver har også ansvar for at forhåndsmelding om tiltaket blir sendt til arbeidstilsynet, forutsatt at arbeidets varighet vil bli mer enn 30 virkedager, eller samlet minst 500 dagsverk Er tiltaket ikke satt i gang senest 3 år etter at rammetillatelse er gitt, faller tillatelsen bort, jfr. Plan- og bygningslovens Det samme gjelder hvis tiltaket innstilles i lengre tidsrom enn 2 år. Postadresse Orkdal kommune Postboks ORKANGER Besøksadresse Telefon Bankkonto Telefaks Organisasjonsnr. NO MVA E-postadresse: postmottak@orkdal.kommune.no

125 Orkdal kommune Vår dato Vår referanse 2011/ Side 2 av 2 Vedtaket er fattet i medhold av Plan- og bygningsloven 20-2 og 21-4, samt Orkdal kommunes delegeringsreglement. Vedtaket kan påklages i samsvar med Forvaltningslovens kap. VI. Klagefristen er 3 uker regnet fra den dagen da dette vedtaket kom fram til påført adressat. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt innen fristens utløp. Klagen skal sendes skriftlig til Orkdal kommune, angi vedtaket det klages over, den eller de endringer som ønskes, og de grunner du/dere vil anføre for klagen. Dersom du/dere klager så sent at det kan være uklart for oss om du/dere har klaget i rett tid, bes du/dere også oppgi når dette vedtaket kom frem. Med hilsen Orkdal kommune Plan og forvaltning Ingrid Voll Avdelingsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur.

126 ErlingKvernrød Fykenvegen Ranheim s,. _ \'fi.i" " )!»**r-' 2.".f 5)?f"."? <"'.4 5"*.: Ranheim Til Orkdal kommune Rådhuset Alfarveien Orkanger Ad byggingav veier i hytteområdet ved Nedre Hundsåvatn, 10 spørsmåltil Orkdal kommune. Somhytteeier ved Nedre Hundsåvatni Orkdalkommuneharjeg med forundringog ikkeså lite forskrekkelsenå sett at det er anlagtflere grusedebrede gangveierpå kryssog tvers over myrer og lyngrabberlikeved hytta mi. Gangveienefører fra hovedveienog de fra før anlagte parkeringsplasseneinnoveri terrenget fram til eksisterende(ikke nye) hytter somtidligere bare haddeopptråkkedestier. Veiene har fra 1,5 til drøyt 2 meters bredde, og er konstruertved brukav duk, pukkog gruslagt rett i myra. Sevedlagte bildeserie.det ene bildetvisergrushauger(og disseer det mangeav) der jeg antar at det er meningenat det også skalbyggesvei. Veiene, som brått bare er der, gjør det nødvendigfor meg å spørre: Erdet søktom å få byggedem?jfr pbl 20.1, bokstav k om vesentligeterrenginngrepog bokstavi om veg. Hvem er tiltakshaver?ettersomdet er vei til flere hytter, betyr det at det er flere bestillere?jfr pbl 23.4 Evthvem er ansvarligsøker?jfr pbl 23.5 Evthvem er ansvarligutførende?jfr pbl 23.6 Når og til hvemer det sendt nabovarsel?jfr pbl 21.3 Hvaer kommunensvedtak (politiskeller administrativt)og hvilkendato ble vedtaket fattet? Ervedtaket i tråd med kommuneplanensarealdelfor Orkdalkommune?

127 Arealdelen sier feks om dette området: (s 6) Områder for fritidsbebyggelsepå Søvasskjølener redusertsom følge av opplysninger om viltområder og naturtyper. For regulerte områder som er i konflilct med viltinteressene skal reguleringsplanenfortsatt gjelde.det kan ikke påregnes fortetting i disse områdene. Videre heter det i bestemmelsene til Orkdal kommunes arealplan kapittel 3.2 Utvida bruk av eksisterende avkjørsler skal tilstrebes framfor etablering av nye. Avkjørsel må godkjennesav relevant myndighet. Utbyggingen må tilpasses viktige trekk i natur- og kulturlandskapet, samt eksisterende gårdsbebyggelse. Synes Orkdal kommune at disse bestemmelsene er oppfylt på en god måte i dette tilfellet? Er naturmangfoldslovens bestemmelser om kunnskapsgrunnlag og aktsomhet ivaretatt? Hvordan ser kommunen på det faktum at veianlegg ligger innenfor 100-metersgrense for vassdrag, jfr plb 1-8, 5.ledd? Avslutningsvis berjeg om oversendelse av kopi av relevante dokumenter i saken, så som søknader, kopi av utsendte / mottatte nabovarsler, plankart /tegninger som viser hvor veiene skal gå, jfr pbl 2-1, saksframstilling/ vedtaksunderlag fra Orkdal kommune og endelig vedtak. Dersom det ikke er søkt om tillatelse til byggingen, og veiene derfor er et resultat av selvtekt, berjeg herved Orkdal kommune om å redegjøre for hvilke tiltak kommunen vil iverksette som følge av veibyggingen. Skal de anlagte veiene fjernes, og i så fall med hvilken frist? Hvem betaler for tilbakeføring til tidligere tilstand? Vil det bli reagert rettslig mot de som har bestilt og anlagt slike veier uten tillatelse? Med hilsen f) v f] Erling K rnrød Kopi: Hundsåvatna hytteierforening Fylkesmannen isør-trøndelag

128 - a 1.1r -'. \._/., -V - I. t* Anleggsmetoden. Flere steder stenges myrområder inne av veien, uten avrenningsmuligheter. F''~. w..,. V?,7 Flere veier paralellt og til hver sin hytte.

129 Veier anlagt mellom hytter ved Nedre Hundsåvatnet på Søvasskjølen Bilder tatt i pinsen 2014 Ragnhild Setsaas

130 n v. L..i Y..- Veien går langs vatnet.

131 f»... -:- :::' Dette siste bildet er tatt fra parkeringsplass ved eksisterende bi/veived Nedre Hundsåvatnet