ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Innsamling, transport og sluttbehandling av avfall fra kirker og menigheter i Oslo

2 2 KONKURRANSEGRUNNLAG OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER... 3 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON: ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG FREMDRIFTPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN - TENTATIV KONTRAKT Kontraktsperiode/fremdrift Kontraktsbestemmelser KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN PROSEDYRE TILBUDSFRIST INNLEVERING AV TILBUD ØNSKET PRESENTASJONSFORM VEDSTÅELSESFRIST DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD OG MINSTEKRAV TILBUDSBEFARING/TILBUDSKONFERANSE OPPLYSNINGSPLIKT TAUSHETSPLIKT OFFENTLIGHET LEVERANDØRENS TIDLIGERE OPPDRAG FOR OPPDRAGSGIVER FORBEHOLD FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET KRAV TIL LEVERANDØREN GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner KRAV TIL TILBUDET REGISTRERING OG ÅPNING AV TILBUD TILDELINGSKRITERIENE TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KLAGEADGANG VEDLEGG... 12

3 3 1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr Dem herved til å inngi tilbud i en åpen anbudskonkurranse om kjøp av tjenesteytelse i form av avfallshåndtering fra kirker og menigheter i Oslo i perioden til , etter beskrivelse og krav som følger vedlagt. Avtalen vil gjelde i 2 år. Kirkelig fellesråds oppgaver Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Kirkelig fellesråd er ansvarlig for: Bygging, drift og vedlikehold av kirker, samt anlegg, drift og forvaltning av kirkegårder. I Oslo er kirkegårdsforvaltingen etter avtale ivaretatt av Oslo kommune v/gravferdsetaten. Kirkelig fellesråd forvalter inntekter og formue knyttet til kirke og kirkefond, midler som utredes av kommunen eller staten og midler menighetsråd stiller til fellesrådets disposisjon for å løse oppgaver i soknene. Regler om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon gis av departementet. Kirkelig fellesråd utfører for øvrig de oppgaver som det til enhver tid er pålagt av Kongen eller departementet, eller som etter avtale blir overlatt det av det enkelte menighetsråd. Mer informasjon om Oppdragsgiver finner du på denne siden: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Nekom AS v/otto Berg E-post adresse: otto.berg@nekom.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt med andre enn oppdragsgivers kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang har som mål at avfallsbehandlingen blir organisert og drevet på en ressursmessig samt kostnadsmessig effektiv måte. Videre ønsker vi å legge best mulig til rette for en økt avfallssortering ved våre enheter. Dette vil innebære å øke antallet fraksjoner som samles inn. For en god miljømessig og økonomisk løsning er vi avhengige av en tett og god dialog med leverandør slik at vi får et tilpasset opplegg for hver enhet. Leverandør gjøres oppmerksom på at status og tilknytning mellom enhetene og Kirkelig Fellesråd i Oslo kan variere. Det kan være behov for å opprette egne kundenumre og at noen av enhetene faktureres direkte av leverandør. Volum og krav til tjenesteytelsen følger av vedlegg.

4 4 Forventet oppstart av avtalen er For ytterligere orientering om tjenesteytelsens art og omfang, vises til vedlagte kravspesifikasjon i bilag 3. Generelt. Oppdragsgiver er v/ prosjektleder Hege Eilertsen. Oppstart av kontraktsarbeidet er planlagt til januar Det forutsettes at arbeidene utføres skånsomt og forsvarlig, og at særlig varsomhet utvises i forhold til ansatte og brukere av kirkene Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen - tentativ Planlagt uke Uke 48 Onsdag , kl Onsdag , kl Uke 51-52/2014 Uke 51/2014 Uke 51/2014 Uke 52/2014 Uke 1/2015 Uke 2/ Kontrakt Aktivitet Kunngjøring av konkurransen Tilbudsfrist Tilbudsåpning Leverandørkvalifsering/Tilbudsevaluering Sluttevaluering/Valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode på 8 dager Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Kontraktsperiode/fremdrift Det forventes at kontrakt inngås i løpet av primo januar 2015, og oppdragsgiver forventer oppstart av kontraktsarbeidet umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Fremdrift i henhold til tilbud og avtale Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester av , med de tilpasninger som følger av vedlagte kontraktsformular, se vedlegg 1. For ytterligere opplysninger om kontraktsvilkår, se vedlegg 2. Videre vil NS 9430:2013 "Alminnelige kontraktsbestemmelser om periodisk innsamling og transport av avfall" gjelde mellom partene Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Se også vedlagte kontraktsdokument om disse forhold.

5 Forbehold Leverandørene må være oppmerksomme på at endringer i økonomiske og/eller politiske rammebetingelser kan medføre at oppdraget økes/reduseres. Oppdragsgiver tar derfor forbehold mot endringer i økonomiske og/eller politiske rammebetingelser. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse avfallshåndtering, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson, se pkt. 1.1 Det oppfordres til at spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson, senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer eller endringer kunngjøres i Doffin. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte tjenesteytere å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er onsdag , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen.

6 6 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket avfallshåndtering". Tilbudet skal være norsk og leveres i ett eksemplar. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet, inklusiv den sladdede versjonen, skal også leveres elektronisk på CD-rom/minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med utarbeidelse og innlevering av tilbud, må dekkes av tilbyder. Vi gjør oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post. Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Besøksadresse: Akersbakken 32 Akersbakken Oslo 0172 Oslo Ved personlig levering skjer dette i ekspedisjonen i Akersbakken 32. Det gis kvittering for mottatt tilbud. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet, med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer, (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 5 punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. 6 punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 7 punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 5 9 Sladdet utgave av tilbudet, jf. pkt

7 7 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til , kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Tjenesteyterne oppfordres til selv å besiktige eiendommene som inngår i leveransen. Før innlevering av tilbud skal tilbyder ha gjort seg kjent på stedet, og medtatt i prisene alle forhold som kan påvirke tilbudet. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget, (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.

8 8 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet, med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer, (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3. KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert Bruk av underleverandører Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring (se vedlegg 5) fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Oppdragsgiver skal bare forholde seg til én leverandør, og leverandøren har samme ansvar for sine underleverandører/samarbeidspartneres ytelser som for egne ytelser Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav, og som ikke leverer obligatorisk dokumentasjon innen tidsfristen, risikerer å bli avvist. Det skal gis en selvstendig redegjørelse i forhold til kvalifikasjonskravene. Det er ikke tilstrekkelig å henvise til nettsteder eller annen dokumentasjon som ikke er vedlagt tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å gi tilleggsfrist, men leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten.

9 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest, (skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)), som ikke er mer enn 6 måneder. Merverdiavgiftsattest, (attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)), som ikke er mer enn 6 måneder. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg 8) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. Dersom én eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte-/merverdiavgiftsattest eller annen offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest med foretaksnummer. Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusiv noter, styrets god økonomisk årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere kapasitet til å opplysninger som har relevans for foretakets gjennomføre regnskapstall. oppdraget/kontrakten Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å innhente kredittvurdering av leverandørene. Forsikringsbevis for ansvarsforsikring

10 10 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, skal han bekrefte sin økonomiske og finansielle stilling på annen måte Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne, herunder tilfredsstillende kapasitet til å gjennomføre oppdraget Beskrivelse av leverandørens totale bemanning og organisasjonskart. Tilbyderen skal fremlegge en oversikt over teknisk personell og tekniske enheter tilbyderen disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, (det vil si også eventuelle undertjenesteyteres personell). Det forutsettes at navngitte personer er engasjert i kontraktens arbeid, med mindre annet er beskrevet. Se pkt En moderne og teknisk godt vedlikeholdt maskinpark med utstyr. Antall og type maskiner oppgis. Det kreves at leverandøren som firma har god erfaring fra gjennomføring av tilsvarende arbeider. Det kreves at leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem. Det kreves at leverandøren har intern og ekstern miljøprofil, herunder et godt og velfungerende miljøstyringssystem ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende. Oversikt over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om type prosjekt, prosjektets verdi, tidspunkt, mottaker (navn, telefon og e-post) og entrepriseform. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem, samt innholdsfortegnelse. Det skal gis en beskrivelse av leverandørens interne og eksterne miljøprofil (med dette menes påvirkning av ytre miljø). Dersom Leverandøren er sertifisert etter akkreditert miljøstyringssystem, skal kopi av sertifikat, eller tilsvarende dokumentasjon, vedlegges. Det gjøres oppmerksom på at kvalifikasjonskravene som stilles her gjelder firmaet som helhet, og om leverandøren anses egnet til å levere ytelsen. Kvalitetsvurderingen ved tildelingen, (punkt 4.2), gjelder kvalitet på leveransen og oppgaveforståelse av oppdrag, og avgjør hvilket av tilbudene som anses best.

11 11 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted onsdag , kl Leverandørene får ikke være til stede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Tilbudsbrev og komplett utfylt prisskjema. Total pris, jf. prisskjema Organisering og oppdragsforståelse 20 % Beskrivelse av plan for gjennomføringen av oppdraget, herunder operativ kvalitetssikring, som skal sikre og sannsynliggjøre at dette oppdraget vil bli utført i henhold til krav i konkurransegrunnlaget. Det skal vedlegges Kvalitet Sikringsdokumentasjon (utdrag/lister mv.) som vil bli lagt til grunn for gjennomføring av oppdraget, herunder for eksempel renovatørhåndbok, kvalitetsbok eller liknende. Redegjørelse av bemanning for oppgaven, antall renovatører/sjåfører, ledelse, administrasjon samt beredskap. Arbeidsbelastning for renovatør. Oppfølging 15 % Hvilken type kundeoppfølging tilbyr leverandøren. Tettest oppfølging med hyppig møtefrekvens belønnes under dette punktet. Beskrivelse av type service, kundekontakt, kontakt med oppdragsgiver, rapportering og tilstedeværelse gjennom lokalt kontor eller lignende vil vurderes.

12 12 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Miljø 5 % Arbeidet for et bedre miljø skal gjenspeiles i de kontraktene som inngås. Det betyr at oppdragsgiver vil vektlegge om tjenesteyteren har inntatt miljøtiltak i sitt tilbud. Redegjørelse og dokumentasjon på hvilke tiltak/miljøhensyn som legges til grunn for utførelsen av kontraktsarbeidet vurderes under dette kriteriet. Ved evalueringen av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poeng fra Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil bli gitt poeng 10, mens det blir gitt en poengsum som gjenspeiler forskjellene i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengsummen multipliseres med den angitte vekten og summeres. Oppdragsgiver understreker viktigheten av at tilbyder presiserer og vektlegger tildelingskriteriene ved utarbeidelsen av tilbudet. Vi anbefaler at tjenesteyter gir en fyllestgjørende redegjørelse i tilbudsbrevet, med fokus på ovennevnte tildelingskriterier. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Vedlegg 7: Kontraktsformular Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkertjenester Kravspesifikasjon Prisskjema Forpliktelseserklæring HMS-egenerklæring Eiendomsliste *** Oslo, den Med vennlig hilsen for Torbjørn Borgen (sign.)