REFERAT IDU 21. OKTOBER 2013

Transkript

1 Det medisinsk-odontologiske fakultet Informasjons- og drøftingsutvalg, IDU REFERAT IDU 21. OKTOBER 2013 STED: Styrerom AHH (402/404), 4 etasje. Tilstede fra organisasjonene: Mona Isaksen (Parat), Unni Lange (vara NTL), Audun Nerland (Forskerforbundet) Tilstede fra fakultetsadministrasjonen: Inger Hjeldnes Senneseth (møteleder), Ørjan Hauge, Gerd Johannessen, Randi Holmås (referent) Forfall: Eva Gerdts (Akademikerne), Kristin Klock (vara Forskerforbundet), Marit Bergheim (vara Parat), Anita Bugge Koldingsnes (vara Parat), Marit Stubdal (NTL), Elin Theodorsen (hovedverneombud), June-Vibecke Indrevik (varahovedverneombud), Asgeir Bårdsen (vara, Akademikerne). Sak 63/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Rettet versjon av sak 66/13 ble utdelt i møtet. Innkalling og saksliste ble godkjent. 1 sak ble meldt til eventuelt, vedr. fordeling av midler til etter- og videreutdanning. Sak 64/13 Godkjenning av referat fra møte 16/ Referat fra møte ble godkjent, med forslag til følgende endring av tekst i sak 50/13, tredje avsnitt: «Myhre presenterte prosjektet ved K2 for IDU. Fire institutter (Gades institutt, Institutt for indremedisin, Institutt for kirurgiske fag og Institutt for klinisk medisin), med fire ulike kulturer ble til to institutt ved sammenslåingen». Drøftingssaker Sak 65/13 Seminar IDU Forslag til dato: Det ble foreslått å utsette IDU seminaret til februar/mars 2014, både på grunn av at ny fakultetsdirektør er på plass i januar, og at det er kort tid å gjennomføre et seminar i Foreslått dato: Slutten av februar - før vinterferien, fra kl (lunsj) deretter faglig seminar til kl. 17 og middag. Om komitéen: Ved forrige seminar (2012) fant komitéen sted, tema og ekstern innleder. Det foreslås at komitéen består av medlemmer fra flere av organisasjonene og ev. én fra administrasjonen. Av de som var til stede, sa Audun Nerland (Forskerforbundet) sa villig til å delta i komitéen. Forslag til andre medlemmer er bl.a. Marit Bergheim (vara Parat), Marit Stubdal (NTL) og Anita Bugge Koldingsnes (vara Parat). Komitémedlemmer avklares pr. e-post blant medlemmene av IDU i etterkant av møtet. 1

2 Samtlige medlemmer av IDU oppfordres til å komme med forslag til program mv. Sak 66/13 Drøfting - midlertidig tilsettinger ved MOF Oppdatert versjon utdelt i møtet. Denne hadde små endringer i tredje og fjerde avsnitt på s. 2. Tilsetting i midlertidige stillinger har vært tema på flere IDU-møte, men saken har ikke vært gjennomgått fullstendig, eller referert mht. til fullstendig drøfting. Fakultetet fikk en oversikt over midlertidig tilsatte fra POA I februar. Det er oppdaget en del feil hjemmelsbruk ved registrering av stillinger i PAGA. Dette betyr at det ikke er så mange midlertidige som oversikten viser. Det er vanskelig å si om det er økning eller reduksjon i antallet midlertidig ansatte, da det ikke er sammenlignbare tall fra tidligere. Administrative - og tekniske stillinger: Noe feilregistrering. Arbeidet med oppdatering og retting er i gang. Forskere: Tallet er høyt. Det er gjerne ønsket et høyt tall av eksternt finansierte forskere/midler, men det er uheldig med forskere som går mange perioder som midlertidig ansatt. Det er kommet pålegg fra universitetsledelsen om at faste stillinger skal være både undervisning- og forskerstillinger, og at rene forskerstillinger skal være eksternt finansiert/midlertidige. Når prosjektet er avsluttet, har man mulighet til å søke om nytt prosjekt, men dette er i så fall en ny stilling/nytt arbeidsforhold og innebærer ikke kontinuitet, og utløser derfor heller ikke nødvendigvis rettigheter mht. fast stilling. Klinikken: I tallene for klinikken finnes det feilkilder mht. at de har spesialistkandidater som er åremålsstillinger, samt noen teknikere som er vikarer. Sistnevnte skal ikke være registrert i denne listen. Problemstilling vedr. SFF-ene: Prosjektene varer 10 år, med en midtveisevaluering og en vurdering av videreføring etter 5 år. Tidsperioden medfører faste stillinger på eksterne midler. Det er forventet dialog med universitetsledelsen om dette. Teknikere på kjernefasilitetene: Det er viktig å vurdere om den faste staben kan utføre disse oppgavene, om ansatte har den nødvendige kompetansen, før stillingene lyses ut. Det kom forslag om endring av tabellen, slik at man lettere kan se hva som er midlertidige og hva som er åremålsstillinger. En ev. endring av tabellen ettersendes medlemmene. Sak 67/13 Forslag til møtedatoer for IDU, våren

3 Vedlegg Vedtak: På bakgrunn av fakultetsstyredatoene for våren 2014, vedtas de foreslåtte datoer som møtedager for IDU. Møtene starter normalt kl og varer til kl Møtested: Styrerommet i AHH. Sak 68/13 Bemanning og økonomi (Fakultetsstyresak 94/13) Fakultetsstyret har bedt om en helhetlig orientering om bemanning og tilsettinger. Tallene viser lønnsandeler; disse blir større jo lenger ned i organisasjonen man kommer, minst på UiB nivå og høyest på instituttnivå. Det finnes imidlertid mange ulike måter å regne lønnsandeler, jf. frikjøp av faste ansatte ved eksterne midler og andre inntekter fra eksterne midler. Dette gjør at institutter kan ha lønnsandel over 100 %. Utvikling over tid for gjennomsnittlig lønnskostnad: Gjennomsnittlig budsjettert lønnskostnad pr årsverk er jevnt stigende de siste årene, men har gått noe ned i 2013 pga innstramminger i budsjettet. Imidlertid øker den regnskapsmessig, bl.a. på grunn av endringer i bemanningen og lønnsoppgjør som har vært høyere enn pris og lønnskompensasjonen og inntektsveksten. Budsjett 2013 er også strammere enn tidligere beregnet da stillingene ble besatt, og det er ikke full dekning av kostnadene til alle stillingene. Når kostnadene er stabile og inntektene er redusert med 27 mill kr i 2013 medfører det underdekning, negativt handlingsrom. Det er positivt med mange rekrutteringsstillinger, men vi har flere stillinger enn vi har budsjettmidler til og dermed er disse stillingene ikke fullbudsjettert i Det vil ta tid å tilpasse antall stillinger til reduserte budsjettrammer. Totalt over tid: Vi reduserer antall årsverk fra en topp i 2012 innenfor samtlige stillingsgrupper; faste vitenskapelige, rekrutteringsstillinger, tekniske og administrative stillinger. Lønnskostnadene øker mer enn inntektene våre og handlingsrommet er kraftig redusert. Resultatmidler fra Kunnskapsdepartmentet til UiB og fra UiB til fakultetene: Vi konkurrerer nasjonalt innenfor forskning i den resultatbaserte omfordelingsmodellen ved UiB. Det vil si at når andre enheter øker resultatene og publiserer mer enn oss, får vi mindre. Vi må derfor relativt sett øke våre resultater, f.eks publisering sammenlignet med andre for å kunne ha vekst i resultatmidlene. Saken ble tatt til orientering. Sak 69/13 Fellesopplæring for IDU ved UiB Fellesopplæringen for IDU ble gjennomført Det møtte tre tillitsvalgte og to arbeidsgiverrepresentanter fra IDU ved MOF. Relevante tema: 3

4 Hovedavtalen som medbestemmelsesverktøy: Det var en gjennomgang av IDU-representantene sine roller i partssamarbeid, og en etterfølgende erfaringsdiskusjon om samarbeid mellom partene, med eksempler på "best practice". Sen utsending av referat ble tatt opp som, og dette vil bli forsøkt rettet opp. Ved MOF har det vært tradisjon for muntlig informasjon i fakultetsstyret der ev. innspill fra IDU blir tatt med i drøftingen av sakene. Det er målet at referatet skal legges frem som orienteringssak for fakultetsstyret. Møtetidspunktet for IDU i forhold til fak.styremøtene: Det er svært ulik praksis ved fakultetene. Ved å beholde møtet på mandag ettermiddag, gir dette oss også en dag til å komme med skriftlige innspill til fakultetsstyremøtet eller via referatet. Ledelse av utvalg på omgang: De fakultetene som hadde roterende lederrolle i IDU kunne informere om økt aktivitet. Det er leder som setter opp sakene på agendaen, og dette fordrer en mer aktiv deltakelse fra organisasjonsmedlemmenes side. Fakultetsadministrasjonen vil fortsatt ta seg av innkalling, utsending og referat, og være sekretær for utvalget. Det foreslås at utvalget vurderer dette til nyttår, f.eks. med en sirkuleringsordning mellom organisasjonene fra år til år. Instituttrådssakene/synlighet: Instituttrådssakene kan også være aktuelle å behandle i IDU, men er lite synlige. Det er generelt for lite kjent rundt i organisasjonen hvem IDU er, hvilken rolle IDU har og hva IDU driver med. Dersom det er saker i instituttrådene som har informasjonseller drøftingsrett, kan man be dem fremlagt i IDU. Det tas sikte på at innkalling og referat publiseres fortløpende på nettsidene til fakultetet/utvalget, og medlemmene oppfordres til å videreformidle informasjon om dette til sine medlemmer. Det er også foreslått plakater om hvem som er medlem av IDU og hvilken rolle utvalget har. I arbeidstilfredsundersøkelsen har det vært gitt utrykk for ønske om økt medbestemmelse. I den forbindelse er det viktig at IDU sin rolle blir bedre kjent, hvilke typer saker som er aktuelle å melde inn, og hvilket forum som er riktig for ulike typer saker slik at medbestemmelsesorganet på fakultetet blir bedre kjent. Det var også uttrykt ønske om at både instituttledere og administrasjonssjefer får opplæring om regler om medbestemmelse, slik at de også har kunnskap om hva som skal tas opp med hvem. Nasjonalt dekanmøte: I etterkant av Nasjonalt dekanmøte kan det være aktuelt med informasjon til IDU i noen saker. Det kan vurderes om noen av disse temaene kan være aktuelle på IDU-seminaret vårt, jf. sak 65/13. Informasjonsaker 4

5 Sak 70/13 Oppnevning av prodekan og visedekaner (Fakultetsstyresak 92/13) Prodekan Robert Bjerknes foreslås reoppnevnt, og Arne Tjølsen foreslås reoppnevnt som visedekan. I tillegg foreslås professor Inge Fristad oppnevnt som visedekan. Dette begrunnes med det omfattende arbeidet med ny studieplan i medisin. Sak 71/13 Økonomirapport pr. september (Fakultetsstyresak 93/13) Hauge gikk gjennom rapporten. Status: Fakultetet forventer et samlet underskudd for fakultetet på ca. 25 millioner. Tiltak som er satt i gang gir resultat, men har forsinket effekt. Forsinkelse av igangsetting av våre 2,3 Sentre for fremragende forskning (SFF) får en negativ effekt på årets budsjett fordi budsjetterte inntekter fra dekningsbidrag og frikjøp er lavere enn forventet. Fakturering for kjernefasiliteter tar tid, men nytt elektronisk system for interne regnskapstransaksjoner ved UiB øker kvaliteten, effektiviserer driften og redusere faktureringstiden betraktelig. Det er forsinkelser på utstyrsinvesteringer, som forskyves til neste år. Ekstern finansiering (BOA): lavere aktivitet enn budsjettert, særlig NFR, jf SFF. For øvrig avventer vi nytt statsbudsjett for 2014 fra ny regjering fredag Sak 72/13 Sak 73/13 Sak 74/13 Rutiner for forlengelse av bistillinger ved Det medisinsk-odontologiske fakultet (Fakultetsstyresak 97/13) Retningslinjer fra 2000/2001 regulerer forlengelse av bistillinger. Disse benevnes som åremålsstillinger i retningslinjene, men bistillinger er særskilt hjemlet i universitetsog høyskoleloven 6-6. På bakgrunn av dette, er det utarbeidet en skriftlig rutine som er oppdatert og tilpasset dagens lovverk og praksis. De nye rutinene gjelder fra fakultetsstyrets vedtaksdato. Øvrige fakultetsstyresaker Eventuelt Hvordan praktiseres fordeling av midler for etter- og videreutdanning for teknisk- og administrativt ansatte? Hauge redegjorde: Midlene er fordelt ut på fakultetene og ved MOF er midlene viderefordelt til instituttene hvor den enkelte ansatt kan søke sin enhet om midler til etter- og videreutdanning. Ordningene varierer mellom instituttene, men utgangspunktet er at midlene tildeles etter søknad. Midler til etter- og videreutdanning er et tema i medarbeidersamtalene, der det pålegger arbeidsgiver å legge til rette for å forsøke å finne muligheter for slik finansiering Møtet ble avsluttet kl RAHO 5