REFERAT TIL MØTE I IDU 7. SEPTEMBER 2015 KL

Transkript

1 Det medisinsk-odontologiske fakultet Informasjons- og drøftingsutvalg, IDU REFERAT TIL MØTE I IDU 7. SEPTEMBER 2015 KL STED: Styrerom AHH (402/404), 4. etasje. Tilstede fra organisasjonene: Audun Nerland (Forskerforbundet), Eva Gerdts (fra sak 53/15) (Akademikerne), Ingrid Slinde (vara Akademikerne), Beate Stølen (vara Parat), June-Vibecke Knudtsen Indrevik (hovedverneombud). Tilstede fra fakultetsadministrasjonen: Inger Hjeldnes Senneseth (møteleder), Gerd Johannessen, Beathe Bjørneberg, Gjert Bakkevold, Randi Holmås (referent). Forfall: Sak 51/15 Mona Isaksen (Parat), Kristin Klock (vara Forskerforbundet), Linda Karin Forshaw (vara NTL), Marit Stubdal (NTL), Anita Bugge Koldingsnes (vara Parat), Torhild Fjordheim Sunde (varahovedverneombud). Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Sak 52/15 Godkjenning av referat fra møte 22. juni 2015 Referatet ble godkjent med følgende tilføyelse: Drøftingssak Sak 50/15 Eventuelt. Ø. Hauge orienterte om bruk av smådriftsmidler på Klinisk institutt 2 (K2). Fristen for innmelding fra instituttene var ved utløpet av juni Alle instituttene har ikke rapportert tilbake til fakultetet, og saken vil bli behandlet samlet i IDU-møtet 26. oktober Sak 53/15 Budsjettforslag 2016 (Fakultetsstyresak 73/15) B. Bjørneberg orienterte. Budsjettet for 2016 blir stramt. Fakultetet budsjetterer med en resultatnedgang på 10 millioner, bl.a. på grunn av nedgang i antall doktorgrader i UiB ønsker å gjennomføre et strategikutt på 1,5 % til øremerkede midler som Universitetsstyret selv rår over. Det er også signalisert at regjeringens effektiviseringskutt vil bli videreført i I tillegg er det beregnet økte arealkostnader som fakultetet må dekke. Totalt må fakultetet spare inn 24 millioner. Endelige tall for pris- og lønnskompensasjon er ikke avklart ennå. 1

2 Informasjonsaker Prioriteringer i budsjettforslaget: Fakultetet har lagt særlig vekt på å få midler utenfor rammen til flere rekrutteringsstillinger, investeringer i vitenskapelig utstyr og kjernefasiliteter, ferdighetstrening for studentene, samt digitalisering av utdanningen. Tiltak for bedre økonomisk balanse: Reduksjon i faste stillinger for å redusere lønnskostnadene: Fakultetet oppfordrer til at man ved søknader om eksterne forskningsmidler i større grad søker om frikjøp fra stillinger i store forskningsprosjekt. June-Vibeke Knudtsen Indrevik (hovedverneombud) etterlyste forebyggende tiltak mht. til arbeidsmiljø ved økt arbeidsbelastning og ev. sykefravær blant de som må utføre arbeidsoppgaver fra stillinger som ikke erstattes. Fakultetet er oppmerksom på problemstillingen, både blant administrativt og vitenskapelig tilsatte. Det foretas en konkret vurdering for hver forespørsel om utlysning av stilling, men underskudd ved enhetene gjør det nødvendig å redusere lønnskostnadene, uten å redusere den faglige aktiviteten i for stor grad. Audun Nerland (Forskerforbundet) og Eva Gerdts (Akademikerne) påpekte at det er avgjørende med tilstrekkelig midler til både drift og til å opprettholde tilstrekkelig antall vitenskapelige stillinger til å kunne drive undervisning og forskning på internasjonalt toppnivå. De siste par årene har det vært en merkbar økning i arbeidstid som medgår til administrative gjøremål for mange vitenskapelig ansatte. Fakultetet melder jevnlig om dette for universitetsledelsen, og forventer at dette meldes videre til Kunnskapsdepartementet. Reduksjon i rekrutteringsstillinger: Det blir utlyst åpne stipendiatstillinger høsten En stor andel av stipendiatstillingene er bundet opp i egenandeler og det utlyses nå kun stipendiatstillinger til forskerlinjestudenter som går direkte over i et doktorgradsløp etter fullført grunnstudium. Eva Gerdts (Akademikerne) påpekte at det er stadig vanskeligere å få PhD stilling fra Helse Vest Samarbeidsorganet og Norges Forskningsråd, ikke minst når søker er medisinerstudent som ikke har avlagt endelig eksamen i masterløpet. Fakultetet er kjent med at det er ulik praksis på instituttene for fordeling av driftsmidler til rekrutteringsstillinger og vil i årets fordeling ta grep for å sikre at doktorgradskandidatene får tildelt driftsmidler for å kunne gjennomføre doktorgradsprosjektene. Dette gjelder også kvote-stipendiatene, hvor instituttene må sette av midler for kandidatens reise og opphold i forbindelse med disputas. Bedre inndekning av kostnader på infrastruktur: Enhetene må ta betalt for bruk av ulike kjerne- og lab-fasiliteter, også i eksternfinansierte prosjekter. Dette er det området hvor instituttene i stor grad har mulighet til å skaffe seg et økonomisk handlingsrom. Arealeffektivisering: Fakultetet har store arealkostnader, og arealene må utnyttes best mulig. Sak 54/15 Byggesaker G. Bakkevold orienterte. Eiendomsavdelingen (EIA) har gjennomført målinger av CO 2, relativ luftfuktighet og temperatur på fakultetets leierettsareal på Sandviken sykehus, etter klager på 2

3 manglende ventilasjon. Målingene viser at CO 2 og relativ luftfuktighet er ok, men at temperaturene er for høye. Det er ikke ventilasjon i de aktuelle arealene, slik at det luftes med åpent vindu og naturlig trekk. - Stort Auditorium: Oppussingen ble ferdigstilt til oppstarten av høstsemesteret, med nye lamper, trekk på stoler, AV-utstyr, tepper og gulvbelegg. - Overlege Danielsens Hus: Kvalifiseringsklinikken er ferdigstilt. Prosjektering av rehabilitering av fasaden starter nå, med detaljprosjektering i løpet av vinteren. Bakkevold undersøker konsekvensene av rehabiliteringen for driften i bygget, og melder tilbake om dette. - Ferdighetssenteret for studenter i BB-bygget: Nye tegninger ventes snarlig og ytterligere informasjon følger da. E. Gerdts (Akademikerne) etterlyste en datert fremdriftsplan for prosjektet, men slik fremdriftsplan foreligger ikke ennå. Saken følges tett opp av fakultetet. - BUSP: Det er lagt opp til en møteserie mellom EIA og Helse Bergen frem mot ferdigstilling av bygget. Det er forsinkelse i prosjektet, med mulig ferdigstillelse først i begynnelsen av Det er planlagt at Barneklinikken flytter til det nye Sengebygget før sommeren Sak 55/15 Økonomirapport pr. juli 2015 (Fakultetsstyresak 72/15) B. Bjørneberg orienterte. Driftsresultatet for juli er positivt. Det er et positivt avvik på lønn, vesentlig på grunn av et moderat lønnsoppgjør i Driftskostnadene er midlertidig i minus, fordi man har brukt noen midler tidligere enn planlagt/budsjettert. Alle instituttene foretar innsparinger etter beste evne, både i driftsmidler og annet, og det alt i alt brukt mindre penger enn budsjettert. Det er budsjettert med overføring av et underskudd på 11 millioner, med det ligger an til et redusert underskudd på 6 millioner. Alle instituttene har pr. i dag underskudd på annum. Forklaringen på at instituttenes underskudd likevel ikke blir større, er betydelige eksterne midler. Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) er høyere enn budsjettert. Dette skyldes at man bruker midlene i bolker, og det forventes ikke like høye positive avvik hver måned. Det er rask oppstart av aktivitet i prosjektene og dette er svært positivt. Enkelte EU-prosjekt utgår i 2015, og det forventes derfor at EU-andelen vil gå noe ned i Instituttenes prognoser for overføringer til 2016 er per i dag positive for Institutt for biomedisin (IBM) og Klinisk institutt 2 (K2). Det er imidlertid bare IBM som har et positivt driftsresultat. Sak 56/15 Oppfølging av HMS-rapport 2014 (Fakultetsstyresak/Orienteringssak III d) Det jobbes godt og stadig bedre med HMS på enhetene, men det er fremdeles forbedringspunkter, f.eks. innen risikovurdering og ivaretakelse av medarbeidere. Fakultetets- og instituttledelsene hadde møte med HMS-seksjonen ved UiB, der HMS-arbeid generelt og ny HMS-avtale UiB-Helse Bergen var tema. Fakultetet har oppnevnt en arbeidsgruppe som arbeider med revisjon av fakultetets beredskapsplan. Sak 57/15 Revisjon av HMS-plan på MOF 3

4 Handlingsplanene for HMS ved fakultetet og ved UiB har utløp Fakultetet er bedt om å revidere sin HMS-plan slik at denne tydeligere knyttes opp til UiBs handlingsplan. Ny HMS-planen for UiB skal knyttes opp mot ny strategiplan og skal framlegges for Universitetsstyret i januar Revisjonen av fakultetets HMS-plan vil derfor bli utført i to etapper, der man høsten 2015 koordinerer MOFs plan opp mot UiBs handlingsplan, og deretter foretar en revisjon av handlingsplanen når den nye HMSplanen for UiB er vedtatt i Det vil bli oppnevnt en arbeidsgruppe for revisjon av fakultetets HMS-plan Sak 58/15 Sak 59/15 Sak 60/15 Evaluering av organisasjonsendringer IKO/OUK i Oppnevning av styringsgruppe (Fakultetsstyresak/Orienteringssak III g)) Etter omorganisering i 2012, da Odontologisk universitetsklinikk ble integrert i Institutt for klinisk odontologi (IKO), skal ny struktur på organisasjonen evalueres, i henhold til omstillingsavtalen ved UiB. Evalueringen gjennomføres i samarbeid mellom HR-avdelingen og fakultetet, og vil omfatte relevant dokumentasjon/ statistikk, spørreundersøkelser og intervju med ansatte og studenter, samt en enkel spørreundersøkelse blant pasientene ved klinikken. Det er oppnevnt en styringsgruppe som hadde møte 4. september, etterfulgt av et informasjonsmøte for alle ansatte ved instituttet. Studentene er forespurt om å oppnevne to studentrepresentanter (innen odontologi og tannpleie) til styringsgruppen, men fakultetet har ikke fått tilbakemelding om hvem dette blir. Det vil bli holdt separat møte med studentrepresentantene når de er oppnevnt. Det er opprettet en nettside med informasjon om evalueringen som skal knyttes opp til nettsidene ved IKO, med informasjon om evalueringens mål, informasjon om styringsgruppen, styringsgruppens mandat, gjennomføringen av evalueringen og framdriftsplan. I tillegg finner man prosjektgruppens rapport fra omorganiseringen i 2012 samt en oversikt over sentrale vedtak for omorganiseringen. Rapporten for evalueringen vil etter planen presenteres for styringsgruppen 18. desember Hensikten med evalueringen er å se om målene ved omstillingen er oppnådd, og om det er behov for justeringer. Generell informasjon - Universitetsaulaen ble åpnet onsdag 2. september. Samme dag fikk UiB melding om at rehabiliteringen av museet blir fullfinansiert over statsbudsjettet. - Falchs juniorpris 2015 ble utdelt til forsker Kristoffer Haugarvoll (Klinisk institutt 1) i forbindelse med Falch-forelesningen torsdag 3. september. Eventuelt - E. Gerdts (Akademikerne) etterlyste en avklaring av hvordan fakultetet forholder seg til vedtak i sak 29/15 i universitetsstyret , om bruk av kalling i undervisnings- og forskerstillinger ved UiB. Universitetsstyret har vedtatt at kalling kan benyttes der det er et hensiktsmessig virkemiddel for å rekruttere internasjonale toppforskere ved universitetet og gir fakultetsstyrene adgang til å tilsette uten utlysning i bistillinger i tilfeller der særlige grunner taler for det, og den aktuelle kandidaten er vurdert som kvalifisert til stillingen og innehar hovedstilling hos annen arbeidsgiver Fakultetet presiserer at kalling ikke en ny hovedregel for tilsetting i bistillinger. Ved ansettelse i (midlertidige) bistillinger ved fakultetet, brukes normalt UHLs 4

5 regelverk om åremålsstillinger, og dette vil ikke bli endret som følge av vedtaket i universitetsstyret. Forlenging eller utlysning av midlertidige bistillinger skjer ikke automatisk: Instituttet skal dokumentere og begrunne behovet for stillingen, og saken vurderes og vedtas av Tilsettingsrådet ved MOF. Det er i stor grad opp til instituttet hvorvidt stillingen skal forlenges eller lyses ut på ny, etter en konkret vurdering av fagkompetansen i det aktuelle fagmiljøet. - Fellesopplæring for IDU: Det minnes om varsel fra UiB om fellesopplæring for IDU i oktober/november G. Johannessen avklarer tidspunkt for møtet og sender e-post til medlemmene i IDU. Neste møte er kl Møtet ble avsluttet kl /raho 5