Soil Association Certification Beslutningsprosedyre for henstillinger og klager

Transkript

1 Soil Association Certification Beslutningsprosedyre for henstillinger og klager 1 Policy For å sikre den offentlige ansvarligheten i sertifiseringsprosessen, skal alle interesseparter ha adgang til prosedyrer som behandler klager og henstillinger på en rettferdig måte og i tide. Denne prosedyren har som formål å løse spørsmål i forbindelse med Soil Association Woodmark og standardene og prosedyrene for sertifiseringsordningen. forbedre standarder og prosedyrer slik at klager kan unngås i fremtiden. 2 Definisjoner Klage: Uttrykt misnøye som går ut over en vanlig henstilling, fra en hvilken som helst person eller organisasjon, rettet til et sertifiseringsorgan og myntet på organets aktivitet, og hvor et svar forventes. Henstilling: En kundes/skogeiers forespørsel til sertifiseringsorganet om å revurdere en bestemmelse organet har tatt vedrørende kunden. 3 Informasjon om Woodmarks beslutningsprosedyre for henstillinger og klager Denne prosedyren er tilgjengelig på følgende måter: Søkere til en skogsertifisering blir informert om prosedyren som en del av søknadsprosessen. Interessenter blir informert om prosedyren når de blir konsultert i forbindelse med en evaluering av skogforvaltningen. Page 1

2 Prosedyredokumentet er offentlig tilgjengelig på og sendes på forespørsel til enhver interessent eller kunde. 4 Prosedyre 4.1. Innsendelse av en bekymringsmelding, kommentar eller forespørsel og innledende gjennomgang Woodmark vil besvare den innledende henvendelsen skriftlig innen to (2) uker. Woodmark vil arkivere henvendelsen, notater fra samtaler inkludert, og oppbevare et resymé i Woodmarks klageregister. Det skriftlige svaret vil inkludere: Dato og måten henvendelsen ble gjort på. Eventuelt forslag om at interessenten først reiser spørsmålet til den sertifiserte virksomheten. Forklaring av de tiltak Woodmark foreslår som svar på henvendelsen. Forklaring av grunnlaget for disse tiltakene med henvisning til Woodmark eller sertifiseringsordningens standarder eller prosedyrer. Tilbud om å fortsette diskusjonen med henblikk på å løse spørsmålet uten å gripe til den formelle beslutningsprosedyren for henstillinger og klager. Eventuelt en kopi av Woodmarks beslutningsprosedyre for henstillinger og klager (IP-GEN-004). Hvis en bekymringsmelding vedrører en kundes tiltak eller virksomhet som krever verifisering, kan Woodmark foreslå at undersøkelsen blir gjort i forbindelse med den neste planlagte kontrollen, eller om nødvendig på en ekstra kontroll på et tidligere tidspunkt. Hvis Woodmark mener at ytterligerer tiltak ikke er nødvendige, vil den berørte part bli informert og rådet til å følge prosedyrene i seksjon 4.2 nedenfor ifall han eller hun ikke er tilfreds med konklusjonen. 4.2 Gjennomgang ved Avdelingsleder for skog Hvis den berørte part ikke er tilfreds med Woodmarks svar under 4.1 ovenfor, kan han/hun be om en gjennomgang ved Avdelingsleder for skog. Henstillingen om en gjennomgang må innbefatte: En begrunnelse for hvorfor man ønsker saken vurdert på nytt. Henvisning til sertifiseringsordningens angjeldende standard og/eller krav. Eventuelle objektive tilleggsbevis. Page 2

3 Avdelingsleder for skog vil bekrefte at henstillingen om gjennomgang er mottatt innen to uker og fatte en beslutning innen fire uker. 4.3 Innsendelse av en formell klage eller henstilling Innsendelse av en formell klage Hvis den berørte part ikke er tilfreds med Woodmarks forsøk på å behandle hans/hennes henstilling eller klage, kan en formell klage/henvendelse sendes til sertifiseringskomiteen i Soil Association Woodmark Ltd for vurdering. Denne henvendelsen må være skriftlig. Komiteens medlemmer vil ikke ha vært involvert i sertifiseringsprosessen (f.eks. vurderinger, beslutninger) som klagen eller henstillingen gjelder. For at en sak kan bli vurdert på en fyllestgjørende måte, må klageren sende inn følgende informasjon: Navn og opplysninger om kontakt samt organisasjonsnavnet hvis det er relevant. Detaljerte opplysninger om organisasjonen saken gjelder (med lisenskode eller eventuelt sertifiseringskode). En oppsummering av saken. En beskrivelse av sertifiseringsordningens krav som ikke har blitt oppfylt (inkludert detaljer om avvik fra kravene der det lar seg gjøre). Kopier av alle objektive bevis som støtter klagen/henstillingen. En beskrivelse av alle tiltak som har blitt gjort frem til dette tidspunktet, for eksempel personer som har blitt kontaktet, mottatte svar etc. Hvis saken gjelder klager mot sertifikatinnehaver, må det fremskaffes bevis for at klageren allerede har forelagt klagen for sertifikatinnehaveren. Hvis dette ikke har vært mulig, må det begrunnes hvorfor ikke. Formålet med klagen/henstillingen. En erklæring om hva klageren forventer å oppnå i denne prosessen. Woodmark vil gjøre følgende tiltak innen to uker etter at en formell klage eller henstilling er mottatt: Føre inn all relevant korrespondanse, dokumentasjon og notater fra annen form for kommunikasjon i saksprotokollen. Gi klageren en kort redegjørelse for Woodmarks foreslåtte tiltak for å følge opp klagen eller henstillingen. Woodmark vil gjøre følgende tiltak innen tre måneder etter at en formell klage eller henstilling er mottatt: Page 3

4 Undersøke påstandene og spesifisere de foreslåtte tiltakene. Utarbeide en rapport om klagen, innbefattet en forklaring på alle de tiltak som allerede er gjort eller foreslått for å løse saken, og sende en kopi til klageren og til sekretæren for Soil Association s Sertifiseringskomité. Informere FSC, PEFC eller annen eier av en sertifiseringsordning om at klagen har blitt fremført. Informere klageren om tidspunktet for neste møte i Sertifiseringskomiteen. Woodmark vil holde klageren informert om den videre utviklingen i vurderingen av klagen Sertifiseringskomiteens gjennomgang av klagen eller henstillingen Sekretæren for Sertifiseringskomiteen skal orientere klageren om når klagen kommer opp i Sertifiseringskomiteens møte. Sertifiseringskomiteen vil vurdere rapporten og bestemme hvilke korrigerende tiltak som eventuelt er påkrevet og måten de vil bli iverksatt på. I vurderingen av rapporten kan Sertifiseringskomiteen benytte seg av spesialkunnskap hos komitémedlemmene eller hos annen ekspertise. Sertifiseringskomiteen skal informere klageren om sin beslutning innen to uker etter tidspunktet for Sertifiseringskomiteens møte. 4.4 Videre beslutninger I tilfelle av henstillinger er mer informasjon tilgjengelig på forespørsel i appellprosedyren til Soil Association Ltd. (C013Pd). I tilfelle av klager hvor klageren ikke er tilfreds med beslutningen i Soil Association s Sertifiseringskomité, kan klageren bringe klagen videre: For sertifiseringsspørsmål i FSC kan klageren bringe klagen inn for ASI-Accreditation Services International GmbH, Friedrich-Ebert-Allee 69, Bonn, Germany. tlf. +49 (228) fax +49 (228) epostadr. asi-info@accreditation-services.com Soil Association Woodmark s FSC lisenskode er FSC A Page 4

5 For sertifiseringsspørsmål i PEFC TM, kan klageren bringe klagen inn for PEFC National Office (PEFC Norge) eller PEFC International, 10, Route de l Aéroport, Case Postale 636, 1215 Geneva, Switzerland tlf. +41 (22) fax +41 (22) epostadr. info@pefc.org Soil Association Woodmark s PEFC akkrediteringskode er PEFC Skulle det være behov for mer informasjon, vennligst kontakt Woodmark på Soil Association Certification Ltd South Plaza Marlborough St Bristol BS1 3NX United Kingdom Tlf.: +44 (0) Fax.: +44 (0) Epostadr.: wm@soilassociation.org Hjemmeside: Page 5