Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Tirsdag 15. november 2016 Tid: Kl. 09:00 Sted: Levanger rådhus Formannskapssalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 028/16 Referatsaker 029/16 Orientering fra ordfører 030/16 Orientering fra rådmannen vedrørende arbeidet med eierskapsforvaltning og eiermelding 031/16 Besøk ved Leva-Fro AS - godkjenning av oppsummerende notat 032/16 Orientering vedrørende arbeidet med nytt fullmakts- og delegasjonsreglement 033/16 Orientering fra revisor - Status for arbeidet med regnskapsrevisjon 034/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon 035/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon 036/16 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2017 Eventuelt Steinkjer, Hans Heieraas leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 028/16 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 028/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 John R. Sæther Avfallsgebyr og vedtakskompetanse. Vedlagt Sak FCH 2016/ Sivilombudsmannen Oppfølging av ombudsmannens Vedlagt uttalelse om ansattes ytringsfrihet mv. 3 Levanger kommune Tilrettevisning Ny vurdering Vedlagt 4 Formannskapet Formannskapet sak 112/16 - Kommunereformen - oppløsning av Innherred samkommune - videreføring av oppgaver Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 Fra: Heieraas, Hans Edvard Sendt: 3. november :48 Til: Paul Ivar Stenstuen Emne: VS: Sak FCH 2016/ Renovasjon - Avfallsgebyr og vedtakskompetanse. Hei Videresender denne eposten fra John Ragnar Sæther, fikk telefonhenvendelse fra ham før han sendte denne eposten. Vet ikke om dette er en sak for KU, i så fall er det vel spørsmål 2 som er mest interessant. Vi får grunne litt på det og eventuelt ta en diskusjon i første KU møte. MVH Hans Sendt fra E-post for Windows 10 Fra: John R. Sæther Sendt: torsdag 3. november 2016 kl Til: postmottak@levanger.kommune Kopi: Heieraas, Hans Edvard; postmottak@fmnt.no Emne: Sak FCH 2016/ Renovasjon - Avfallsgebyr og vedtakskompetanse. Levanger kommune v/rådmann Ola Stene. Verdal 3. november 2016 Avfallsgebyr og vedtakskompetanse. Sak FCH 2016/6671. Viser til Deres brev av Vedr. henvendelse om hytterenovasjon. Innledningsvis vil jeg presisere at min henvendelse ikke gjelder hytterenovasjon særskilt, men deler av vedtak i Levanger kommunestyre sak 53/15 "Innherred Renovasjon IKS - Lik pris -lik tjeneste for medlemskommunene i Innherred Renovasjon", som ble fremmet på grunnlag av brev av fra Innherred Renovasjon med samme tittel. I kortversjon er mine 2 spørsmål: Spørsmål 1: Kommunenes anledning til å fravike gjeldende forskrift ved beregning av avfallsgebyr (selvkost-prinsippet). Miljødirektoratet har i e-post av til kommunen beskrevet reglene for beregning av avfallsgebyr i tråd med selvkostprinsippet, og presiserer (sitat): "Dette innebærer at kommunens egne innbyggere normalt må betale et annet gebyr enn innbyggerne i nabokommunen, selv om kommunene samarbeider i et felles IKS". I svarbrev av henviser De til Miljødirektoratets tolkning. Dette til tross for at Levanger kommunestyre i sak 53/15 etterkom Innherred Renovasjon sitt ønske om likt gebyr i alle medlemskommuner. Mitt spørsmål er: Hvordan vil Levanger kommune fastsette avfallgebyrsatsene framover: a: I forhold til gjeldende forskrift eller b: I forhold til kommunens valgte tjenesteutøver av renovasjonsordningen (IR) sin anbefaling om lik avfallsprising i alle medlemskommunene. Spørsmål 2: Levanger kommunestyre sin vedtakskompetanse i saker vedrørende Forurensningsloven. Da Deres brev av ikke gir svar på mitt opprinnelige spørsmål, ser jeg meg nødt til å gjenta dette:

4 "Levanger kommune er som kjent deltaker i Innherred samkommune. Kap. 4 i KRDs forskrift for Innherred samkommune (FOR nr 1620: Forskrift om vedtekt til forsøk med interkommunalt samarbeid (samkommune) mellom kommunene Levanger og Verdal, Nord- Trøndelag) lister opp samkommunens ansvar og oppgaver, og hvor 4-2 Miljø m.m spesielt anfører at den myndighet og de oppgaver som kommunene har etter bl.a. lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall er overført Innherred Samkommune i sin helhet og uten unntak. Det samme framgår av kommunenes samarbeidsavtale om ISK. Sak 53/15 synes ha sterk knytning til forurensningsloven og dette forhold. Spørsmål: Har Levanger kommunestyre med bakgrunn i overnevnte forhold, hjemmel for å fatte et gyldig vedtak vedr. renovasjonsordning, omfang og avgifter for renovasjon, herunder hytterenovasjon, i Levanger kommune, eller medfører forskriften at sak om renovasjonsordning, omfang og avgift, skal behandles og vedtas av Innherred Samkommunestyre? ". Jeg gjentar med dette spørsmålet, og tør be om svar på begge overnevnte spørsmål, forhåpentligvis før mulige feilaktige avfallsgebyr faktureres innbyggerne i Levanger (og de øvrige medlemskommuner i IR som har fattet tilsvarende vedtak). For øvrig vises til sakens tidligere korrespondanse med saksbehandler. Vennlig hilsen John R. Sæther Kopi: Levanger kommune, kontrollutvalget v/hans Heieraas Fylkesmannen i Nord-Trøndelag

5

6

7

8 Saksbehandler: Ola Stene Arkivref. 2014/ /034 Saksordfører: Ingen vedtak Saksgang Formannskapet /16 Kommunestyret 1. Levanger og Verdal kommuner er godt tjent med fortsatt bredt samarbeid etter avvikling av Innherred samkommune. En samarbeidsstrategi er grunnperspektivet i arbeidet med avvikling av Innherred samkommune. På sikt kan formalisert samarbeid utvikles med hensyn til innhold og flere samarbeidskommuner innen flere områder. 2. Avviklingsprosessen legges opp slik at Innherred samkommune som driftsform opphører 1. januar Organisering av Brann- og redningstjeneste utredes og besluttes i egen prosess. 4. Oppgavene i Dokumentsenter vurderes generelt som egnet for videreføring i samarbeidsløsning. Rådmann må likevel vurdere nærmere om oppgaveløsningen kan være best egnet sett sammen med andre tjenester i «ny» kommune. 5. Oppgavene i IKT-enheten søkes videreført som samarbeidsløsning. 6. Kemnerens oppgaver søkes videreført som samarbeidsløsning. 7. Oppgavene som ligger i dagens personal- og organisasjonsenhet deles slik at ansvar for personal- og arbeidsgiverpolitikk etableres i egen kommune, mens lønnsforvaltning søkes videreført som samarbeidsløsning. 8. Kommunestyret ønsker selv å forvalte arealpolitikk og landbrukspolitikk, som i dag i hovedsak ligger til Enhet for samfunnsutvikling. Kapasitet og kompetanse etableres derfor i egen kommune. Produksjonsoppgavene i oppmålingsseksjonen vurderes nærmere av rådmennene. 9. Oppgavene i dagens Servicekontor etableres i egen kommune. 10. Oppgavene i økonomienheten deles ved at overordnet styring og ledelse innen økonomistyring og forvaltning etableres i egen kommune, mens regnskap, innfordring og innkjøp søkes videreført som samarbeidsløsning. 11. Oppgavene i utviklingsstaben søkes videreført som samarbeidsløsning når det gjelder kommuneadvokatene. Oppgavene som ivaretas av kommuneoverlege, koordinatorer og rådgivere etableres i egen kommune. Det forutsettes at utviklingsmiljøene samarbeider og bidrar til felles identitetsbygging og samfunnsutvikling for innherredskommunene. 12. Rådmannen har fullmakt til å gjøre mindre justeringer innen den beskrevne hovedstruktur. 1/9

9 Ansatte i Innherred samkommune skal opprettholde sine rettigheter og medlemskap i KLP ved avvikling av samkommunen, og inntreden i ny organisasjon. 14. Sak om organisering av oppgaver i samarbeidsløsninger legges fram for kommunestyret tidlig våren Ingen 1 Fylkesmannens oppsummering og tilråding PDF 2 Rapport om konsekvenser av oppløsning av samkommunen PDF 3 Referat fra drøftingsmøte mellom arbeidstakerorganisasjone og kommunene PDF Ingen Våren 2015 vedtok Stortinget å endre kommuneloven, slik at det ikke ble mulig å opprette nye samkommuner. Samtidig fikk etablerte samkommuner anledning til å drive fram til 1. januar 2020, som er en dato sett opp mot kommunereformen. Lovendringen trådte i kraft 25. april i år. Selv om det fortsatt er en teoretisk mulighet for at Stortinget våren 2017 vedtar en sammenslåing av Levanger og Verdal er det mest sannsynlig at kommuner blir egne kommuner etter kommunereformarbeidet. Fokus må derfor bli å avvikle samkommunen samtidig som grunnlag for videre samarbeid etableres og iverksettes. Samtidig må de to deltakerkommunene bygge hhv. «nye Levanger kommune» og «nye Verdal kommune». Hvordan oppgaver og myndighet i samkommunen skal innlemmes i de «nye» kommunene er en viktig premiss for utviklingen. Derfor er det viktig å gjennomføre denne prosessen så raskt vi kan innenfor god forsvarlighet, både for avviklingen og nyorganiseringen av deltakerkommunene. Det samme perspektivet gjelder også for ansatte i samkommunen og samkommunens oppgaveløsning i avviklingsperioden. En så kort prosess som mulig bidrar til å redusere både usikkerhet og sannsynligheten for både kompetansetap og produksjonstap. Kommunestyret i Levanger gjorde følgende vedtak 22. juni 2016 (PS 38/16): 1. Levanger kommune ønsker å slå seg sammen med Verdal kommune basert på vedlagte intensjonsavtale 2. I tilfelle Verdal kommune ikke fatter tilsvarende vedtak, bes rådmannen legge fram sak om oppløsning av Innherred samkommune høsten I saken må det framgå hvilke av samkommunens oppgaveportefølje en fortsatt kan samarbeide om, hvilken samarbeidsform som i så fall anbefales og hvilke oppgaver Levanger kommune må ta hand om selv ut fra hensynet til demokratisk styring og tydelig administrativ ledelse. Kommunestyret i Verdal gjorde følgende vedtak 20. juni 2016 (PS 50/16): 1. Verdal kommune har møtt kommunereformens utfordringer med et bredt perspektiv og grundige prosesser. Flere sammenslåingsalternativer er belyst i utredningsprosesser sammen med andre kommuner. Hvilke alternativer som til slutt er mulige er også betinget av andre kommuners holdning til utredning og sammenslåing. Verdal kommune er med sine nesten innbyggere en relativt stor kommune i norsk målestokk. 2/9

10 Vurderingene i arbeidet med kommunereformen tilsier at kommunen fortsatt vil kunne levere godt på alle roller: Tjenesteprodusent, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og lokal demokratisk arena. Krav og forventninger til kommunene er så store at uansett kommunestørrelse må kommunene samarbeide med hverandre i nettverksløsninger over større geografiske avstander. Verdal kommunestyres konklusjon er at Verdal kommune fortsatt skal være egen kommune. 2. Verdal kommune ser stor verdi av tett samarbeid med andre kommuner for fortsatt effektiv drift og framtidsrettet samfunnsutvikling. Det er beklagelig at instrumentet samkommune har blitt fjernet som mulighet fra kommuneloven. Det gir kommunen dyrere drift ved å velge fortsatt egen kommune. Rådmannen bes legge fram sak om avvikling av Innherred samkommune høsten Saken må være avstemt med Levanger kommune og ta opp i seg at nytt samarbeid skal erstatte dagens samkommune. Avviklingsprosessen må derfor kombineres med utviklingsprosess for samarbeid mellom kommunene. Samarbeid kan utvikles for også nye fagområder og med nye kommuner. I tråd med begge kommuners punkt 2 i vedtak legges det fram sak om avvikling. Siden det er et fellesskap som skal avvikles lager rådmenn likelydende saker til folkevalgt behandling. Etter beslutning i kommunestyrene om samarbeidsområder starter arbeidet med å finne organisasjonsformer for samarbeid. Rådmenn vil lage ny sak om dette relativt tidlig i Men det er allerede avklart med vår pensjonssamarbeidspart, KLP, at løsninger innenfor kommunelovens bestemmelser gjør at den enkelte vil kunne få med seg rettigheter og medlemskap i nye organisasjonsformer. Framdriftsplanen for første fase er slik: Levanger Enhetsledermøte ISK Enhetsledermøte ISK SLG Verdal Sak ferdig fra rådmennene Samhandlingsutvalg ISK Drøftingsmøte tillitsvalgte ISK Felles Forum for tillitsvalgte Felles AMU Formannskap Samkommunestyret (Orienteringssak) Kommunestyre Dette ivaretar god medvirkning med ansattes organisasjoner, i tråd med lover og avtaleverk. Det ligger også til grunn for prosessen at den som var ansatt i samkommunen før 1. juli 2010 har blitt innrømmet en rettighet om å få tilbud om arbeid i den kommunen vedkommende kom fra. Av dagens ansatte i samkommunen, unntatt i Brann og redning som utredes for seg selv, har om lag 40 medarbeidere slik rettighet til Levanger og om lag 20 til Verdal. Forholdene vedrørende ansattes rettigheter og bestemmelser omkring avviklingen utredes sammen av ansattes organisasjoner og samkommunens administrative ledelse. Rådmenn har allerede fått gjort avklaringer med hensyn til rettigheter i KLP. Disse beregnes på individnivå og vil følge den enkelte ansatt. Administrasjonssjefen presenterte en rapport med ulike scenarier ved avvikling av samkommunen for samkommunestyret 5. februar Rapporten bygger på en scenariotenking hvor konsekvenser av følgende 5 ulike scenarier blir drøftet: 3/9

11 Scenario 1 Scenario 2 Scenario 3 Scenario 4 Scenario 5 Levanger og Verdal slår seg sammen til én kommune. Levanger og Verdal opprettholdes som egne kommuner. Det besluttes at man ikke skal samarbeide om myndighet og/eller tjenester. Levanger og Verdal opprettholdes som egne kommuner. Det besluttes at man samarbeider om driftsorienterte oppgaver med lav mulighet for skjønnsutøvelse og uten behov for politisk og strategisk styring og/eller beslutning. Levanger og Verdal opprettholdes som egne kommuner. Det besluttes at man skal samarbeide om oppgaver og myndighet som er nødvendig og hensiktsmessig for rådmennenes strategiske ledelse og kontroll. Levanger og Verdal opprettholdes som egne kommuner. Det besluttes at man skal samarbeide om oppgaver og myndighet som har rom for politisk skjønn og som etter lov krever politisk myndighet. Scenario 1 (sammenslåing) gir besparelse i forhold til i dag, med ryddige ansvarsforhold. Scenario 2 (intet samarbeid) gir størst merkostnader, med ryddige ansvarsforhold. Scenario 3 (samarbeid om rene driftsoppgaver) gir besparelser i forhold til 2, men krever mer ressurser enn dagens ISK-løsning. Scenario 4 (som 3, men også samarbeid/felles ressurs på strategisk nivå) vil innebære lavere merkostnader enn 3, men vil gi uklare myndighetsforhold og potensiale for manglende styring og ledelse. Scenario 5 er interessant om en er villig til å gi myndighet over areal- og landbrukspolitikken til en vertskommune med felles politisk nemnd og rådmannen i vertskommunen. Denne er senere behandlet i formannskapet i Levanger (PS 53/16) 1. juni 2016 og i kommunestyret i Verdal (PS 45/16) 30. mai Ved begge behandlingene ble følgende vedtak gjort: Utredning om økonomiske konsekvenser ved avvikling av samkommunen som samarbeidsform tas til orientering. PS 45/16 (Verdal)/ PS 53/16 (Levanger) drøfter ikke videre samarbeidsformer, men beskriver konsekvenser av ulike avviklingskonsekvenser basert på mulige prinsipper om videre samarbeid ut fra tre perspektiver. Fag, oppgaver og myndighet som har rom for politisk skjønn (er politisk interessante). Fag, oppgaver og myndighet som er nødvendig for rådmannens strategiske ledelse og kontroll (kan være politisk interessante). Fag og oppgaver som er produksjonsorientert, med lav mulighet for skjønnsutøvelse. Disse prinsippene har ligget til grunn for rådmennenes gjennomgang og sortering av samkommunes innhold. Ytterligere har et grunnleggende prinsipp vært at vi søker å samarbeid om så mye som mulig av dagens innhold. I samråd med enhetslederne i samkommunen og utviklingsstaben er de ulike funksjoner/hovedoppgaver sortert, med et forsøk på å visualisere ut fra de tre perspektivene: Fag, oppgaver og myndighet som har rom for politisk skjønn (er politisk interessante). Fag, oppgaver og myndighet som er nødvendig for rådmannens og kommunestyrets strategiske ledelse og kontroll (kan være politisk interessante). Fag og oppgaver som er produksjonsorientert, med lav mulighet for skjønnsutøvelse. 4/9

12 Rød bakgrunn illustrerer Myndighetsutøvelse med rom for politisk skjønn Blå bakgrunn illustrerer Strategisk styring og ledelse Grønn bakgrunn illustrerer Tjenesteyting uten mye skjønnsutøvelse Myndighetsutøvelse Strategisk styring og ledelse Tjenesteyting Der det er betydelige elementer av flere oppgavetyper er det forsøkt illustrert ved flere farger. I oversikten nedenfor er det ikke gjort vurderinger av behov for stillinger i VI har holdt oss til samme oversikt som ble brukt i rapporten av , da dette er et forsøk på en prinsipiell tenking om hva slags type oppgave det er for å kunne gi en anbefaling om oppgaven fortsatt kan løses i kommunesamarbeid, eller om det er en oppgave kommunene selv bør løse i egen organisasjon. Oppgavene er sortert etter dagens organisering i Innherred samkommune Brann og redning Brann/redning årsverk 2015 Brannsjef 1 Leder forebyggende 1 Leder beredskap 1 Foreb. Personell 2 Feiervesen 7 Daglag 5 Sum utenom deltidsmannskaper 17 De videre perspektivene for Brann og redning er under utredning, med mandat gitt av administrasjonssjefen i samkommunen. Samkommunestyret ga sin tilslutning til perspektivene for utredningen i møte 2. juni 2016 (PS 20/16). Perspektivet er at oppgavene fortsatt skal løses i fellesskap, spørsmålet er hvilket fellesskap. Spennet er fra dagens samarbeidsvolum til volumet en egen nasjonal brannstudie primært legger opp til, som er ett brannvesen for hvert fylke. Enhetsleder Brann og redning ferdigstiller arbeidet med rapportering til administrasjonssjef før jul, og etter det vil det utarbeides beslutningssak for folkevalgt behandling tidlig på nyåret. Med det fases denne utredningen inn sammen med det videre arbeidet med å organisere samarbeidsløsninger for Levanger og Verdal. Dokumentsenteret Dokumentsenteret årsverk 2015 Arkiv team 6 Merkantilt team (Levanger) 2,25 *) Info team 3 Leder/arkivansvarlig 1 Sum 12,25 5/9

13 *) Tjenester levert rett til Levanger kommune og betalt direkte av Levanger kommune, går tilbake til Levanger kommune. Disse oppgavene er, som tabellen viser, i all hovedsak tjenesteyting uten skjønnsutøvelse, og egnet for samarbeidsløsning. Det bør vurderes nærmere om info teamets oppgaver bør føres tilbake til kommunene. Dette avhenger i en viss grad av konklusjon når det gjelder andre oppgaver i samkommunen, og hvordan ulike miljøer blir etablert i de «nye» kommunene. Det samme gjelder også arkivteamet, som ivaretar dokumentflyt og arkivfunksjonen. Dette kan være formålstjenlig å vurdere sammen med andre funksjoner i kommunene, som for eksempel informasjonsarbeid og servicekontorets oppgaver. Hvilken organisasjonsform som bør velges ved fortsatt samarbeidsløsning utredes etter beslutning. IKT IKT årsverk 2015 IT leder 1 Brukerstøtte Helpdesk 3 Verksted, rådgivere, spesialister 5 Nettverksansvarlig 1 Sum 10 Oppgavene er svært godt egnet for samarbeidsløsning, for i tillegg til oppgavenes kategorisering er det etablert en meget tett teknisk plattform. Denne er svært kostnadskrevende å løse opp. Hvilken organisasjonsform som bør velges utredes etter kommunestyrevedtak om samarbeidsområder. Som følge av økte krav til kvalitet, tilgjengelighet og sikkerhet er det vurdert å være behov for økt bemanning i disse tjenestene framover også om en fortsetter å samarbeide om oppgavene. Kemner Kemner årsverk 2015 Kemner 1 Regnskap 1,2 Innfordring 2,7 Kontroll 2,6 Sum 7,5 Kemnerens faglige virksomhet er mer eller mindre i sin helhet styrt fra Skatteetaten, med marginal påvirkningsmulighet fra kommunen. Kommunen er egentlig kun arbeidsgiver. Med denne bakgrunn kommer også derfor jevnlig oppspill om at virksomheten bør overtas av staten. Kemnervirksomheten er generelt i stor grad organisert i kommunesamarbeid, spesielt i Nord-Trøndelag og svært godt egnet for videre samarbeidsløsninger. Hvilken organisasjonsform som bør velges utredes etter kommunestyrevedtak om samarbeidsområder. Personal- og organisasjonsenheten Personal - og organisasjonenheten årsverk /9

14 Personal- og organisasjonssjef 1 Lønn 5 Personal 4 HMS- og kvalitetskoord. 1 Sum 11 Enheten har, som oversikten viser spenn i sine oppgaver/funksjoner fra overordnet styring og ledelse, og tjenesteyting uten vesentlig skjønnsutøvelse. Etter rådmannens vurdering er det nødvendig for den strategiske ledelse av kommunen, inkludert arbeidsgiverpolitikken, å selv besitte kapasitet og kompetanse for dette, som del av den strategiske ledelsen i kommunen. Lønnsarbeid er derimot godt egnet for samarbeidsløsning mellom kommuner, og det samme gjelder de operative og tekniske oppgaver innen HMS og kvalitetsarbeid. Hvilken organisasjonsform som bør velges for oppgaver egnet for samarbeid løsning utredes etter kommunestyrevedtak om samarbeidsområder. Samfunnsutvikling Samfunnsutvikling årsverk 2015 Eiendomsskatt 2 Oppmåling 7 Byggsak 8,5 Landbruk 7 Enhetsleder 1 Plan og Miljø 5 Sum 30,5 Denne enheten har ansvar for store politikkområder i kommunene og selv om det utvilsomt er store faglige og økonomiske gevinster med å ha disse tjenestene sammen er det vanskelig å se for seg en organisasjonsform som gjør dette mulig når samkommunen forsvinner. Dette basert på relativt tydelige politiske signaler fra begge kommunene om selv å forvalte arealpolitikk og landbrukspolitikk spesielt. En vertskommuneløsning vil ikke ivareta dette perspektivet, og den initiale vurderingen rådmennene gjør er at det er så store element av myndighetsutøvelse i disse funksjonene at IKS eller samarbeid etter kommuneloven 27 er uegnet. Elementer av oppgavene som løses av oppmålingsseksjonen er av produksjonsmessig natur og kan tenkes løst i fellesskap fortsatt. Dette bør utredes nærmere. Vi vil også undersøke nærmere om det er kommunesamarbeider som har funnet alternative gode løsninger som ivaretar myndighetslinjene og produksjonseffektivtet og faglig miljø/størrelse. Servicekontoret Servicekontoret årsverk 2015 Kundebehandlere Servicekontor 10,5 Husbankens virkemidler 1,5 Enhetsleder 1 Sum 13 7/9

15 Sum 13 Selv om oppgavenes art kunne tilsi at de fortsatt kunne løses sammen er det vurdert til at nytten av en samorganisering er liten da det fortsatt skal være to geografisk egne servicekontorer. Oppgavene til det enkelte servicekontoret er i det alt vesentlige rettet mot innbyggere i egen kommune, både m.h.t. telefoni og fysisk oppmøte. Ved tilbakeføring vil det være naturlig å se på en organisering i den enkelte kommune sammen med andre publikumstjenester. Samtidig er det et fellesskap i historikken som gjør at det er godt egnet å lage backupløsninger for hverandre (på tvers av kommuneorganiseringen), for eksempel for sentralbordfunksjonen. Utviklingsstaben Utviklingsstaben årsverk 2015 Kommuneoverlege 1 Rådgivere/koordinatorer 4 SLT-koordinator 1 Kommuneadvokat 2 Sum 8 Utviklingsstaben ble etablert for å få mer kraft i utviklingsarbeidet i de to kommunene. Det ligger både drifts- og utviklingsoppgaver i utviklingsstaben i dag, men oppgavene er i hovedsak av strategisk art og vurderes til å kunne løses best i samhandling med rådmenn og kommunalsjefer og også i samhandling med det folkevalgte nivået. Rådmennene har derfor konkludert med å foreslå at oppgavene, med unntak av kommuneadvokatene, løses av den enkelte kommune framover. Det er imidlertid viktig at de nye utviklingsmiljøene som etableres i den enkelte kommune samarbeider. Dette for å utnytte hverandres kompetanse og sørge for at regionen vår framstår med en tydelig felles stemme i det nye Trøndelag. Kommunene har store felles interesser innen mange politikkområder. Det må etableres ordning for å samordne aktiviteter og perspektiver. Hvilken organisasjonsform som bør velges for videre samarbeid for kommuneadvokater utredes etter kommunestyrevedtak om samarbeidsområder. Økonomienheten Økonomienheten årsverk 2015 Innfordring/regnskap 11,3 Innkjøp 1,5 Budsjett/analyse 2,5 Øk.sjef 1 Sum 16,3 Enheten har, som oversikten viser spenn i sine oppgaver/funksjoner fra overordnet styring og ledelse, og tjenesteyting uten vesentlig skjønnsutøvelse. Det vurderes som nødvendig for den strategiske ledelse av kommunen å selv besitte kapasitet og kompetanse for økonomistyring (herunder budsjett og analyse) og 8/9

16 ledelsesstøtte. Innkjøpskompetanse, innfordring og regnskap vurderes derimot som svært godt egnet å ha som samarbeidsløsning mellom kommuner. Hvilken organisasjonsform som bør velges for oppgaver egnet for samarbeid løsning utredes etter kommunestyrevedtak om samarbeidsområder. Videre prosess Når kommunestyrene har vedtatt videre samarbeidsområder starter neste fase, som vil ta opp i seg hvordan nye løsninger skal organiseres, samt de personalmessige forhold knyttet til avviklingen. Aktiviteten i fellesskapet Innherred samkommune er som hovedregel (unntatt brann og redning) finansiert etter innbyggertall. Rådmennene ser det som naturlig at dette prinsippet gjøres gjeldende for utvikling av nye samarbeidsløsninger også. Dette legges til grunn for det videre arbeidet. Publisert: :50 Sist endret: :39 Tips en venn Skriv ut Tjenester a-å Skjema Organisasjon Politikk Om Levanger Kontakt oss 9/9

17 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 029/16 ORIENTERING FRA ORDFØREREN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 029/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 20/16 2. Kontrollutvalgets sak 16/16 3. Kontrollutvalgets sak 7/16 4. Kontrollutvalgets sak 19/15 5. Kontrollutvalgets sak 3/15 6. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Under behandling av referatsaker i møte den , sak 20/16, fattet kontrollutvalget bl.a. slikt vedtak: «Kontrollutvalget ber om en orientering fra ordføreren i november møte vedrørende ordførerens forståelse av det gjeldende etiske reglement og om arbeidet med å gjennomgå dette.» Sivilombudsmannen har den senere tid hatt merknader knyttet til kommunens etiske reglement. (SOM pkt. 5) I kommunens etiske retningslinjer punkt Ansattes ytringsfrihet fremgår det at de ansatte ved uttalelser til media ikke skal benytte den stillingstittelen de har i kommunen... Ombudsmannen er likevel ikke enig med kommunen i at dette kan brukes som argument for at stillingstittel ikke skal kunne benyttes ved ansattes uttalelser til media. Faren for identifikasjon må løses ved å stille krav til at den ansatte tydeliggjør at vedkommende uttaler seg på egne vegne, ikke ved å forby de ansatte å benytte stillingstittel, slik kommunen har gjort i sine etiske retningslinjer. Etter ombudsmannens syn innebærer punkt i kommunens etiske retningslinjer i praksis en urettmessig begrensning i de ansattes ytringsfrihet.

18 Ombudsmannen ber kommunen endre punkt i de etiske retningslinjene. Videre bes kommunen vurdere om det på bakgrunn av det som fremgår i denne uttalelsen, er grunn til andre endringer i de etiske retningslinjene. Kontrollutvalget har tidligere i vedtak forutsatt at det blir arbeidet med det etiske reglement - både for å forsikre seg om at det etiske reglement til enhver tid er i samsvar med de etiske oppfatninger i samfunnet, men også for å øke bevisstheten om betydningen av etisk refleksjon. Det vises for øvrig KS sitt etikkutvalg, sak 16/14 «Etiske retningslinjer» (møte den ) KS Etikkutvalg traff slikt vedtak i saken: «Kommunesektorens etikkutvalg minner om krav i kommunelovens formålsparagraf om høy etisk standard, og mener alle kommuner skal ha etiske retningslinjer eller etiske regelverk. Retningslinjene bør gjelde både for ansatte og folkevalgte. Kommunene har ansvar for å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, relevante, kjente og har en praktisk betydning.» Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Verdigrunnlag, ytringsfrihet og etikk er tunge temaer som krever til dels langvarig modning. For å sikre eierskap til verdigrunnlaget og de etiske handlingsregler, samt til økt etisk refleksjonsevne på alle nivåer - er det viktig at alle deltar i de ulike prosessene - også i det politiske miljø. På denne måten vil kommunens verdigrunnlag og det etiske reglement være et godt verktøy for å sikre gode og etisk forsvarlige beslutninger - i tråd med de verdier samfunnet og kommunen står for. Det er i denne sammenheng også verdt å merke seg at dersom en lykkes med dette arbeidet, vil kommunens verdigrunnlag og etisk refleksjonsevne også kunne bidra til å gi veiledning ved utøvelsen av det kommunale skjønn. Det etiske reglement bør i tråd med uttalelsen fra KS sitt etikkutvalg også omfatte de folkevalgte, jf. etikkutvalget sak 16/14. Med mindre kontrollutvalget selv bestemmer noe annet på bakgrunn av orienteringen fra ordfører, vil en anbefale at den gitte informasjon tas til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

19 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 030/16 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE ARBEIDET MED EIERSKAPSFORVALTNING OG EIERMELDING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 030/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, KS Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kommunelovens 77. nr. 5 pålegger kontrollutvalget å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper mv. KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll gir veiledning om kommunens eierskapsforvaltning. Kommunen har imidlertid ofte flere roller i forhold til de selskapene kommunen har eierskap i. For det første har kommunen eierrollen. I mange tilfeller skal selskapene levere tjenester til kommunen selv eller direkte til innbyggerne. I slike tilfeller har kommunen også kjøperrollen. I tillegg vil kommunen ofte ha rollen som offentlig myndighet og tilsynsmyndighet. Det finnes også eksempler på at kommunen har delegert offentlig myndighet til selskap den har eierskap i. Det er derfor nødvendig at en har en klar forståelse for avgrensningen mellom de ulike rollene og hva som er et hensiktsmessig samspill mellom disse. Det er også nødvendig med en klar forståelse for kommunalt eierskap som virkemiddel, med de begrensninger og muligheter ulike eierskapsformer gir mht. eierstyring. Kontrollutvalget har nylig vært på besøk ved Leva-Fro AS, jf. sak 31/16. Kontrollutvalget ønsker derfor også få høre kommunens vurderinger mht. hvordan Leva-Fro AS er tenkt å virke inn som verktøy for å bidra til at kommunen når sine mål overfor de aktuelle brukergrupper.

20 Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Informasjon som vil komme frem under orienteringen fra rådmannen vil gi kontrollutvalget et innblikk i kommunens arbeid med eierskapsforvaltning generelt og om hvordan kommunen ønsker å bruke selskapet Leva-Fro AS som verktøy for å nå sine mål overfor de aktuelle brukergrupper. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2

21 Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

22 Innhold Selskapsformer og alternative organisasjonsformer God folkevalgt styring 4 7 ANBEFALINGER 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter 6. Eiermøter 7. Eierorganets sammensetning og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Sammensetningen av styret 10. Valgkomite og styreutnevnelser 11. Kjønnsmessig balanse i styrene 12. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger 16. Godtgjøring av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll

23 Innledning KOMMUNER HAR STOR FRIHET til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssubjekter. Når en kommune organiserer tjenesteproduksjonen innenfor kommunen som organisasjon, gjelder de styringssystemer som følger av kommuneloven 1. Kommunestyret har i utgangspunktet all beslutningsmyndighet, og kommunen har en hierarkisk organisasjonsstruktur. Norske kommuner kan velge å legge deler av virksomheten i egne selskaper. Når deler av virksomheten legges over i egne rettssubjekter som for eksempel aksjeselskaper eller interkommunale selskaper, må styringssystemene følge den aktuelle lovgivningen. Kommunestyrets styring av selskapet må utføres i selskapets eierorgan. Kommunestyret har likevel det overordnede ansvaret for hele kommunens virksomhet, også den som drives av de kommunaleide selskapene. At virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper innebærer at betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres. Slik disse selskapene er organisert, skal selskapets ledende organer ha betydelig grad av frihet til å drive virksomheten. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Anbefalingene for godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak begrenser seg til interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) og foretak etter kommunelovens kapittel 11. Kommuner har også anledning til å etablere stiftelser og samvirkeforetak, men disse organisasjonsformene har mindre omfang, og omtales bare kort. Samarbeid etter 27 i kommuneloven har historisk vært en mye brukt hjemmel for interkommunalt samarbeid. I dag benyttes organisering i henhold til 27 i liten grad innenfor oppgaver av forretningsmessig karakter, og denne samarbeidsformen omtales derfor ikke nærmere her. I teksten brukes kommuner om både fylkeskommuner og kommuner Med vennlig hilsen LASSE HANSEN Administrerende direktør 1 Kommunale foretak (KF) er en del av styringssystemet i kommunen, og er ikke et eget selskap. Anbefalingene er primært tilpasset selskaper. Anvendt på kommunale foretak (KF) må noen av anbefalingene leses med dette forbehold. 3

24 Selskapsformer og alternative organisasjonsformer Det er i hovedsak to muligheter som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet: Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS). INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser 2. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger også styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet som eierorgan utøver kontroll over styret på flere måter: bestemmer sammensetningen av styret kan instruere styret og omgjøre beslutninger kan gjennom selskapsavtalen fastslå at nærmere angitte saker må godkjennes i representantskapet AKSJESELSKAP Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. 2 KMD sendte i november 2014 forslag til endringer i lov om interkommunale selskap ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Forslaget er pr november 2014 fortsatt under behandling. 4

25 IKS AS STIFTELSER

26 SELSKAPSFORMER OG ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER Kommunene har også anledning til å velge noen andre organisasjonsformer. KOMMUNALT FORETAK Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etableres et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk person, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper, vil de ansatte fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommunestyret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder 3. SAMVIRKEFORETAK Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Det er lov om samvirkeforetak (samvirkelova) av 29. juni 2007 nr. 81 som regulerer denne organisasjonsformen. STIFTELSER Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Det er lov om stiftelser (stiftelsesloven) av 15. juni 2001 nr. 59 som regulerer denne organisasjonsformen. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER KOMMUNE FORETAK 27 STYRE IKS SAMVIRKE AS STIFTELSE Økende grad av selvstendighet 3 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. 6

27 GOD FOLKEVALGT STYRING God folkevalgt styring Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. God folkevalgt styring defineres gjerne gjennom fire standarder 4 : PÅLITELIG STYRE preges av likebehandling, politisk redelighet og respekt for spilleregler. Denne standarden berører kommunepolitikkens allmenne omdømme. Det handler om innbyggernes tillit til at de behandles likt i de kommunale beslutningsprosessene. politiske styringen av administrasjonen og at kommunen leverer resultater innbyggere og folkevalgte er tilfreds med. Forskning 5 viser videre at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. ANSVARLIG STYRE fremmer oversiktlig politikk og informerte innbyggere som grunnlag for deres kontroll med de folkevalgte. Et ansvarlig styre skal sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig informasjon til å følge med i politikken og stille de styrende til ansvar. BORGERNÆRT STYRE stimulerer innbyggernes interesse for og engasjement i lokalpolitikken gjennom høringskanaler og muligheter for debatt og deltakelse. Ved borgernært styre er det etablert kanaler for innbyggermedvirkning i beslutningsprosessene, også i prosesser der det ikke er lovpålagt. For at de folkevalgte skal kunne påvirke og styre selskapene i tråd med de formål som er satt, er det viktig å være bevisst de mulighetene som finnes i å styrke kunnskapen og oppmerksomheten rundt eierskapspolitikken blant et bredt utvalg av de folkevalgte, og at den gis en bred og helhetlig politisk prosess. Et grep for å sikre dette, kan være å forankre eierskapspolitikken i kommuneplanen. EFFEKTIVT STYRE: Folkevalgte har god styring, og leverer resultater. Et effektivt styre kjennetegnes bl.a. ved ryddige forhold i den 4 Baldersheim og Rose NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 7

28 Foto: Hagen Røe

29 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ANBEFALING 1: OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. ANBEFALING 2: VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disposisjoner og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Når deler av virksomheten skal legges ut i et selskap, og selskapsformen diskuteres, bør kommunestyret med utgangspunkt i selskapets formål, vurdere hvilket styringsbehov kommunen har. Forvaltningsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som eget rettssubjekt, inkludert kommunale foretak. Selskaper omfattes som utgangspunkt ikke av forvaltningsloven, men dersom de har så tett tilknytning til 9

30 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL forvaltningen at de kan anses å være «organer for stat eller kommuner», vil forvaltningsloven likevel gjelde. Grensedragningen beror på en helhetsvurdering. Relevante vurderingstemaer er selskapsform, formålet og bakgrunnen for opprettelsen, hva slags virksomhet selskapet driver, om selskapet har monopolvirksomhet, og om den må regnes som et ledd i gjennomføringen av kommunal politikk. Det sentrale vurderingstemaet vil være hvor sterk reell tilknytning det er mellom selskapet og forvaltningen. ANBEFALING 3: FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSE- VIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Offentlighetsloven gjelder for kommunalt eide selskaper dersom det offentlige har eierandeler som gir rett til mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet, eller direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet. Offentlighetsloven gjelder likevel ikke for offentlig eide selskaper som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter vil konkurranseregelverket som Norge er bundet av gjennom EØS-avtalen legge føringer for valg av selskapsform og drift. Selskapsformen er også viktig for mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Et aktivt eierskap vil gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Noen kommunalt eide selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre visse oppgaver, samtidig som de utfører andre tjenester i konkurranse med andre. Dersom selskapet i tillegg konkurrerer med private selskaper, kan det oppstå spørsmål om den delen av selskapet som konkurrerer i markedet mottar en eller annen form for offentlig støtte, og om denne støtten eventuelt er i strid med regelverket om offentlig støtte. Det sentrale er at selskapets konkurranseutsatte virksomhet ikke subsidieres, for eksempel ved at virksomheten benytter selskapets administrative støttefunksjoner og/eller utstyr fra den fullfinansierte delen av selskapet (kryssubsidiering). Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Det må som et minimum føres separate regnskaper, med korrekt allokering av inntekter og utgifter i regnskapet, for å unngå kryssubsidiering mellom den skjermede og den konkurranseutsatte delen av virksomheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidiering dersom man skiller den 10

31 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. konkurranseutsatte delen ut i et eget selskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulovlig offentlig støtte, men vil kunne gjøre virksomheten mer transparent og dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. ANBEFALING 4: UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden. 11

32 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. ANBEFALING 5: UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGS- DOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. ANBEFALING 6: EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Når kommunestyret har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er bare en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det 12