Kvalitetsforbedringsarbeid med utgangspunkt i et kvalitetsregister. Linn Jeanette Waagbø Fagsenter for medisinske register i Helse Vest

Transkript

1 Kvalitetsforbedringsarbeid med utgangspunkt i et kvalitetsregister Linn Jeanette Waagbø Fagsenter for medisinske register i Helse Vest

2 Kvalitetsforbedring - medisinske kvalitetsregistre En av hovedhensiktene med medisinske kvalitetsregistre benytte registerdata til kvalitetsforbedring! Registrene kan identifisere uønsket variasjon og utjevne forskjeller i behandling kan identifisere parametere som kan brukes i lokalt forbedringsarbeid f.eks. ved å se på prosessindikatorer som predikerer godt / dårlig utkomme nær kontakt med brukerne godt utg.pkt. for å definere pasientenes målsetting med behandling og dokumentere måloppnåelse nær kontakt med klinikerne viktig for implementerings-/ forbedringsarbeidet Forutsetning: tilgjengelige måledata. Fortrinn for registrene forankret i fagmiljøene, inneholder data som er relevante/gjenkjennelige for klinikerne. Kvalitetsforbedring er et lederansvar må prioriteres!

3 «Nasjonal strategi for det regionale arbeidet med medisinske kvalitetsregistre » - økte krav til at registre med nasjonal status skal benytte registerdata i kvalitetsforbedringsarbeid. Alle nasjonale medisinske kvalitetsregistre skal etter to års drift kunne identifisere kliniske kvalitetsforbedringsområder og foreslå forbedringstiltak. Etter fire års drift skal de, i samarbeid med fagmiljøene, kunne dokumentere bruk av resultater i konkret klinisk forbedringsarbeid

4

5 IDENTIFISERING AV ET PROBLEM / FORBEDRINGSMULIGHET

6 Eksempel fra Norsk Hjerneslagregister Figur viser andel pasienter som har fått vurdert / testet svelgfunksjon (N=6581). Dekningsgrad > 70 % og N> 10 (n: 5502 av totalt N: 6581).

7

8 Grunnpilaer og rollefordeling Klinikken Registeret Metode

9 Oppsummering 1 Gjennom resultat fra registeret identifiseres et «problemområde» - eller «forbedringspotensial» Forbedringsideen må ha forankring - klinkere og relevant ledelse Man trenger en metode for å få ting til å skje

10 FORUTSETNINGER FOR Å LYKKES MED FORBEDRINGSARBEID

11 Forutsetninger for å lykkes med forbedringsarbeid Grunnleggende forståelse for hva forbedringsarbeid er og innebærer Støtte fra ledelse som gir mandat til forbedringsarbeid Forbedringsarbeidet gis plass og kommuniseres kontinuerlig med hele arbeidsteamet, samt med ledelsen Strukturert arbeid og verktøy Pasientmedvirkning Eierskap og delaktighet teamet kjenner at de «eier» forbedringsarbeidet Tverprofesjonelt sammensatt team Disiplin til å delta i teammøtene og fullføre plan/tiltak i arbeidet Effektive og strukturerte møter Små skritt om gangen delmål Samarbeid og arbeidsglede Måle forandringer under arbeidets gang En sammenbindende funksjon (gruppeleder e.l.) forhindrer at arbeidet stopper opp

12 Fremgangsrike mikrosystem Hadde en tydelig hensikt med sin virksomhet Visste hvilke pasienter de var til for Visste hvilke behov pasientene og deres familier hadde Hadde beskrevet og utviklet sine prosesser Fulgte og agerte ut fra sine resultater Arbeidet teambasert med sine medarbeidere Nelson E, Batalden P, Godfrey M. (2007): Quality by Design

13 Tverrprofesjonelle team Langsiktig samarbeid over ulike profesjonsgrupper Arbeider sammen mot et felles mål Hensikt / visjon viktig «hvorfor er jeg her?» Ulike syn / oppdrag i samme prosess Faglig og arbeidsmessig aksept Gjensidig respekt Verdsette hverandres kompetanse Ansvarsfordeling Teamarbeid fremmer kommunikasjon og et godt arbeidsmiljø

14 Servicemiljø LEDERE PASIENT Kvalitetsregister Kinikere Resurspersoner med kvalitetsforbedringskompetanse

15 METODER / VERKTØY

16 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen P D A S P D A S P D A S Mål Effektive møter Forbedringsidéer Kartlegging / 5P Tema Målsettning Delmål

17 Effektive møter Sett regler for hvert møte (høgt under taket, én snakker om gangen) Tidsstyrt agenda i forkant, inkl. hensikt / forventet utfall av møtet Roller (rullerer): Møteleder / ordstyrer / fasilitator (ikke en leders ansvar) Referent Tidsholder Vurder hvert møte: 1-10 WW (worked well) DD (do differently)

18 Kartlegging 1-5P Purpose Hva er hensikten? Patients Hvem er pasientene? Providers Hvem utfører (ressurser)? Processes Hva er prosessen? Pattern Hvilke mønster er det? Nelson E, Batalden P, Godfrey M. (2007): Quality by Design: Ch.1

19 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm og Nasjonalt servicemiljø for medisinske registre 5P Patients Hvordan ser pas.gr. ut? Antall totalt, per dag/ uke/ mnd Alder, kjønn Vanligste diagnoser Helseutfall (f.eks.hba1c, BMI) Pasienttilfredshet Providers (helsepersonell/ ressurspersoner) Personer som inngår i mikrosystemet; Yrkeskategorier, antall Roller, opgaver Personaltilfredshet Navn på mikrosystem: Purpose (hensikt/visjon) Hvorfor finnes vår virksomhet? Processes Se for seg prosessen fra pasienten kommer inn døren til den er ferdig. Hva er hovedprosessene (rutinene), hvor lang tid tar de? Hvem gjør hva? Tilgjengelighet, åpningstider, Ressurser / utstyr, rom, Besøkstider/typer Prosedyrer, samarbeid Forsløp / kjeder av helsetjenester Samarbeidende avdelinger Patterns (mønster) Kvalitet/resultat/pre stasjoner: Hvordan ser helheten ut etter at man har samlet data om alle de andre 4Pene? Noe mønster? Hvordan ser resultatene ut? Hva er man mest/minst stolt over? Kultur og arbeidssett Ser man noen mønster?

20

21 Purpose Hva er hensikten / visjonen? Øke andel pasienter som har fått vurdert / testet svelgfunksjon Patients Hvem er pasientene? Alle pasienter med akutt hjerneslag Providers Hvem utfører (ressurser)? Enhet, lege, sykepleier, fysioterapeut 5P - Norsk Hjerneslagregister Processes Hva er prosessen? Hvordan ser prosessen ut på klinikernivå (mikronivå)? HER LIGGER OFTE detaljene i forbedringsarbeidet Rutiner Samarbeid hvem gjør hva? Pattern Hvilke mønster er det? Alle de over til sammen: kultur, møter, kvalitetsforbedring

22 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen P D A S P D A S P D A S Mål Påvirkningsfaktorer Forbedringsidéer Effektive møter Tema Målsettning Delmål Flytskjema Kartlegging / 5P

23 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen P D A S P D A S P D A S Mål Påvirkningsfaktorer Forbedringsidéer Effektive møter Målsettning Delmål Flytskjema Kartlegging / 5P Tema Beskriv prosessen dere vil forbedre slik den ser ut i dag fra start til slutt vha. et flytskjema. - Ser den ut som dere trodde? Noe uventet? - Hva fungerer bra/ dårlig? - Bestem dere for hvilke delmål dere vil begynne med.

24 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen P D A S P D A S P D A S Påvirkningsfaktorer Påvirkningsdiagram Fiskebensdiagram Effektive møter Målsettning Delmål Forbedringsidéer Mål Flytskjema Kartlegging / 5P Tema

25 Kartlegging 2: Hva er «avhengighetslinjen» og hvilke påvirkningsfaktorer skal man ta tak i? Hva skal man endre, hva måler man for å se endring? Verktøy: Påvirkningsdiagram (driver diagram) / Fiskebensdiagram

26 Påvirkningsdiagram (driver diagram) Måle og forbedre det som påvirker utfallet -eksempel Norsk hjerneslagregister MÅL Overlevelse med god funksjon

27 Påvirkningsdiagram (driver diagram) Måle og forbedre det som påvirker utfallet -eksempel Norsk hjerneslagregister MÅL Primære påvirkningsfaktorer Overlevelse med god funksjon Tilstrekkelig tverrfaglig behandling Riktig medikamentell behandling

28 Påvirkningsdiagram (driver diagram) Måle og forbedre det som påvirker utfallet -eksempel Norsk hjerneslagregister MÅL Primære påvirkningsfaktorer Sekundære påvirkningsfaktorer Overlevelse med god funksjon Tilstrekkelig behandling Riktig medikamentell behandling Innleggelse på slagenhet Svelgtest Trombolyse innen 40 min Blodtrykksmedikament ved utskriving

29 Hvorfor fungerer det ikke? Måle og forbedre det som påvirker utfallet Ofte må man grave dypere enn det som synes i kvalitetsregisteret Kunnskap hos personalet? Svelgtest Rutiner og ansvar?

30 Hvorfor fungerer det ikke? Måle og forbedre det som påvirker utfallet Ofte må man grave dypere enn det som synes i kvalitetsregisteret Kunnskap hos personalet? Grave dypere : Kartlegg rutiner og prosesser Fiskebensdisgram osv Svelgtest Rutiner og ansvar? Annet? Identifisere noen konkrete forbedringsområder Registerdata Registerdata? Teste forbedringsideer og og måle

31 Fiskebensdiagram Eksempler på påvirkningsfaktorer: utstyr, materiell, prosesser, pasienter, personell, fysiske omgivelser, leverandører, osv. Årsaker; Ressuser Årsaker; Rutiner på avdelingen Mangler personale Uklare rutiner Manglende ansvarliggjøring Mangler motivasjon Mangler kunnskap Resultat (Test av svelgefunksjon =95%) Årsaker; utstyr Årsaker; system Referens: Ishikawa

32 Paretodiagram Man kan vekte de ulike faktorene som bidrar/hindrer ønsket resultat for å se hva man bør fokusere på Betydning for ønsket resultat De ulike påvirkningsfaktorene

33 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen P D A S P D A S P D A S Påvirkningsfaktorer Forbedringsidéer Mål Effektive møter Målsettning Delmål Kartlegging / 5P Tema

34 Forbedringsidéer Hva sier forskning / evidens? Finnes det retningslinjer? Hva gjør de som er best i landet eller i verden? (Benchmarking) Hva sier vår egen erfaring? Hva sier pasienter og pårørende?

35 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen Norsk Hjerneslagregister - slagenheten i Bodø P D A S P D A S P D A S Mål Effektive møter Påvirkningsfaktorer Delmål Målsettning Forbedringsidéer Rutiner, Ansvar, Kunnskap Test av svelgfunksjon =85% Test av svelgfunksjon =95% Kartlegging / 5P Tema Test av svelgfunksjon (Baseline 58,3%) Slagenheten i Bodø

36 Målinger Hvordan kan man måle om det skjer noe når vi tester en forandring? Hvordan vet vi at en forandring er en forbedring?

37 2007, The Dartmouth Institute Microsystem Academy, 2014, Adapted QRC Stockholm Forbedringstrappen Teste! P D A S P D A S P D A S Mål Påvirkningsfaktorer Forbedringsidéer Effektive møter Målsettning Delmål Kartlegging / 5P Tema

38 Oppsummering 2: Bodø-prosjektet Verktøy Ledere Pasient Klinkere Ressurspersoner med forbedringskompetanse

39 Valgte påvirkningsfaktorer 1. Tydelige rutiner: - innen x timer etter innkomst skal svelgtest gjennomføres Målinger Daglig Registeret Månedlige eller kvartalsrapporter til klinikere og ledelse 2. Ansvarliggjøring - Sykepleier får særskilt ansvar til å se til det er gjort

40 Forbedringsmodellen (PDSA) 1) Planleggingsfase tre grunnleggende spørsmål må besvares Hva vil du oppnå? (Mål) Hvordan vet du at en forandring er en forbedring? (Målinger) Hvilke endringer kan vi gjøre som vil føre til forbedringer? (Forbedringsidéer/tiltak) Hvor mye, innen når? Hva og hvordan skal man måle? Må måle før, under og etter forbedringtiltak. Fra fiskebensdiagrammet 2) Teste tiltak (PDSA-syklusen) Syklus Plan Do Study Act Baslinje Syklus 1 Syklus 2 Syklus 3 Syklus 4

41 PDSA- syklus Forbedringsprosessen Planlegg og start en ny syklus Påvise og definere behov for forbedring Lær fra arbeidet Hvilke justeringer må gjøres? I større skala? Act Plan Hensikt, planlegg prosessen (hvem, hva, hvor, når, hvor lenge?) forberedelser Hva skal måles, hvordan, av hvem Study Do Analyser og vurder data/resultater Sammenlikn data med forventede resultater Tid for refleksjon - Hva har vi lært? Gjennomfør planen test ut! Dokumenter problemer og uforutsette observasjoner Følg med på dataene mål! Referanse: Shewhart og Deming

42 Finansiering av kvalitetsforbedringsprosjekter 2015: 2 kvalitetsregistre finansiert forbedringsprosjekter av SKDE Intensivregistreret: Pårørendetilfredshet (prosjektperiode ). Hjerneslagregisteret: «Door-to-needletime» og «Kvalitet på slagenhetsbehandling» 2016: SKDE lyste ut 2,5 mill. kr til kvalitetsforbedringsprosjekter 10 søknader - 4 aktuelle for tildeling 2017: Man kan forvente utlysning av midler første kvartal Begynn allerede nå å identifisere mulige forbedringsprosjekter! Servicemiljøet behjelpelig med å finne potensielle gode prosjekter og gir veiledning til søknadsprosessen (ta kontakt i god tid før søknadsfristen ). Kriterier til kvalitetsforbedringsprosjekter (2016):

43 Utdanning i kvalitetsforbedringsmetodikk Nordisk Forbedringsagentutdannelse Det norske pasientsikkerhetsprogrammet og Dansk Selskab for Pasientsikkerhed Oppstart mai 2017 (10 mnd.): 3 samlinger og 5-6 videokonferanser Søknadsfrist til Hfet 21. oktober 2016 Kurs i kvalitetsforbedringsarbeid i regi av QRC Stockholm Coachutdanning i kvalitetsforbedringsarbeid for klinikere 2016/2017: åpnet opp for at også klinikere i Norge kan delta Oppstart sept (9 mnd): 7 heldagsmøter, 5 webmøter (søknadsfrist var i juni) The Scottish Quality and Safety Fellowship i Skottland Årlig opplæringsprogram i regi av det skotske pasientsikkerhetsprogrammet Oppstart sept (10 mnd): 4 samlinger over 3 dgr, flere webkonferanser (søknadsfrist var i juni) Program for pasienttryggleik jobber med å etablere en egen regional forbedringsagentutdannelse fra Alle utdannelsene er klinisk rettet og krever at man har et definert klinisk forbedringsprosjekt man skal jobbe med i løpet av perioden

44 Takk for meg og lykke til med arbeidet!