Porsanger kommune. Formannskapet. Møteinnkalling. Utvalg: Møtested: Ordførers kontor, Porsanger rådhus Dato: Tid: 09:00

Transkript

1 Porsanger kommune Møteinnkalling Formannskapet Utvalg: Møtested: Ordførers kontor, Porsanger rådhus Dato: Tid: 09:00 Forfall meldes til offentlig servicekontor på telefon , eller pr e-post: Offentlig servicekontor sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Lakselv Knut-Roger Hanssen Ordfører (sign) Gunnar Lillebo Rådmann

2 SAKSLISTE Saksnr Innhold Lukket RS 19/12 PS 103/12 PS 104/12 PS 105/12 Orienteringer Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte. PS 106/12 Valg av Forliksrådsmedlemmer PS 107/12 Gebyr for saksbehandling etter Motorferdselloven PS 108/12 Refusjon for utgifter i forbindelse med IT-samarbeid - Karasjok kommune PS 109/12 Elevhybler i Lakselv, vurdering av anbudsprosess og innkommet tilbud PS 110/12 tertialrapport 2. tertial

3 RS 19/12 Orienteringer PS 103/12 Godkjenning av innkalling PS 104/12 Godkjenning av saksliste PS 105/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte. 2

4 Porsanger kommune Arkivsak: 2011/ Arkiv: 033 Saksbeh: Silvia Annette Siri Dato: Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 106/12 Formannskapet Kommunestyret Valg av Forliksrådsmedlemmer Saksutredning Om sammensetningen av forliksrådene bestemmer domstolloven 27 første til syvende ledd: I hver kommune skal det være et forliksråd. Forliksrådet skal ha tre medlemmer og like mange varamedlemmer. Blant medlemmene og blant varamedlemmene skal det være både kvinner og menn. Varamedlemmene tilkalles i den rekkefølge oppnevnelsen viser. Kommunestyret velger et av medlemmene til formann. Har denne forfall, trer den av de andre som er nevnt først i oppnevnelsen og som kan gjøre tjeneste, i dennes sted. Valgbare er de som er mellom 21 og 70 år og er vederheftig og valgbar ved kommunale valg og bosatt i kommunen. Generelle krav til de som skal velges: tilstrekkelige norskkunskaper, - forstå norsk tale og tekst personlig egnet til oppgaven, - må kunne følge forhandlingene i retten, forstå og ta stilling til problemstillingene, samt gi uttrykk for sin mening må ikke være under konkursbehandling eller konkurskarantene på valgtidspunktet eller gjennom valgperioden Utelukket fra valg er bl.a.: tjenestemenn ved påtalemyndigheten praktiserende advokater ansatte i påtalemyndigheten, politiet og kriminalomsorgen de som er idømt fengselsstraff i inntil ett år er utelukket i 15 år den som er idømt betinget frihetsstraff er utelukket i 10 år de som er idømt bøtestraff for forhold på mer enn ett år Rett til å kreve seg fritatt er bl.a.: praktiserende leger og jordmødre 3

5 tjenestemenn ved bl.a. post-, telegraf- og telefonselskapene de, som legger fram erklæring om, at de ikke kan gjøre tjeneste uten fare for helbreden eller uten at forsømme viktige private eller offentlige forretninger, eller som gjør det sannsynlig at de ikke uten vanskelighet kan bære det tap av arbeidsfortjeneste som vervet fører med seg de som har gjort tjeneste som medlem i siste periode de som har fylt 65 år Forliksrådet består i dag av: Bjørnar Steffensen leder Wenche Skanke Østgård nestleder Viktor Pedersen medlem Varamedlemmer: Per Hallås Unni Johansen Bjørg Masternes Rådmannens innstilling Kommunestyret velger 3 medlemmer, derav leder og nestleder, med varamedlemmer som er i alder mellom 21 og 70 år til forliksrådet for perioden

6 Porsanger kommune Arkivsak: 2012/ Arkiv: 231 Saksbeh: Trond Paulsen Dato: Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 107/12 Formannskapet Gebyr for saksbehandling etter Motorferdselloven Saksutredning Porsanger kommune behandler et antall på mellom forskjellige saker, hovedsaklig søknader om dispensasjon fra Motorferdselloven hvert år. Denne saksmengden fører til en økt belastning og er ressurskrevende for den/de avdelinger som har ansvaret for behandling av saker etter denne loven. Saksbehandling av saker etter Motorferdselloven gir ingen inntekt til kommunen fordi gjeldende lov ikke åpner for å kunne ta betalt for saksbehandling etter loven. For at kommunen skal kunne ta betalt for de reelle kostnader for behandling etter Motorferdselloven, vil Porsanger kommune derfor foreslå en endring i loven. Lovendringen fremkommer som et nytt 2. ledd i Motorferdsellovens 13 om forskrifter og har følgende ordlyd: Kommunestyret kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknader og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand. Den endrede 13 vil dermed få følgende ordlyd: 13. (forskrifter). Departementet kan gi forskrifter til gjennomføring og utfylling av bestemmelsene i denne lov, herunder om begrensning i hastighet og motorstørrelse, og om at motorferdsel skal foregå i en viss avstand fra strandlinje. Kommunestyret kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknader og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand. Vurdering Ved innføring av gebyrer vil kommunen kunne få dekket reelle kostnader i forbindelse med behandling av saker etter loven. 5

7 Porsanger kommune ber derfor om at lovendringen innarbeides i Motorferdselloven. Saken videresendes til Miljøverndepartementet som rette instans. Rådmannens innstilling Porsanger kommune ber om at en lovendring foretas slik at kommunen kan ta gebyrer for behandling av saker etter Motorferdselloven. Porsanger kommune ber om at Motorferdsellovens 13 endres og at denne paragrafen tilføyes et nytt annet ledd med følgende ordlyd: Kommunestyret kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknader og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand. Den endrede 13 vil dermed få følgende ordlyd: 13. (forskrifter). Departementet kan gi forskrifter til gjennomføring og utfylling av bestemmelsene i denne lov, herunder om begrensning i hastighet og motorstørrelse, og om at motorferdsel skal foregå i en viss avstand fra strandlinje. Kommunestyret kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknader og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand. Formannskapet i Porsanger kommune støtter en slik lovendring og vedtar å oversende forslaget til Miljøverndepartementet for videre behandling. 6

8 Porsanger kommune Arkivsak: 2011/ Arkiv: 026 Saksbeh: Anne-Marit Eira Dato: Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 108/12 Formannskapet Refusjon for utgifter i forbindelse med IT-samarbeid - Karasjok kommune Saksutredning I 2006 ble det besluttet å opprette felles IT-løsning for Karasjok, Kautokeino og Porsanger kommuner. Det ble etablert og installert systemer på felles servere lokalisert i Karasjok. Størstedelen av den anskaffelsen som da ble gjort ble finansiert gjennom midler fra HØYKOM systemet (statlige tilskuddsmidler). Den gang gjaldt det drift av servere til AGRESSO økonomisystem og EPHORTE saksbehandling/arkivsystem. Siden etableringen er denne porteføljen av systemer utvidet med bl.a. systemer til barnevern, pleie- og omsorg, legetjenesten mm. Ved etableringen av samarbeidet ble det ikke laget noen avtale mellom kommunene omkring ansvar, hva skal inngå i samarbeidet eller noe om økonomisk mellomværende mellom kommunene. Styret for Avjovarri urfolksregion har i møte den vedtatt følgende enstemmig: 1. Styret for Avjuvarri urfolksregion (rådmennene) ser behovet for at det for den felles IT driften blir laget en samarbeidsavtale mellom kommunene Karasjok, Porsanger og Kautokeino. 2. Styret ber om at økonomilederne står for arbeidet med et avtaleforslag. Dette arbeidet koordineres av plan- og økonomisjef i Porsanger. IT ansvarlige i hver av kommunene skal delta i dette arbeidet. 3. Avtaleforslaget skal godkjennes av rådet. 4. Forslag til avtale skal være ferdig innen Arbeidet med å utarbeide en avtale er i gang. I forbindelse med arbeidet om en avtale har Karasjok kommune oversendt et dokument over utgifter de har hatt i forbindelse med IT-drift og felles serverpark. Dette gjelder utgifter for tidsperioden Samlet utgjør dette kr ,- Karasjok kommune ønsker å dele dette likt mellom alle tre kommuner. Porsanger kommunes andel er beregnet til kr ,-, for perioden Dette oppfattes som en søknad fra Karasjok kommune om å få dekket andeler av utgiftene for denne perioden. Videre vil det også være aktuelt med tilsvarende dekning for

9 Vurdering Økonomiavdelingen har gjennomgått dokumentet, med tilhørende spesifikasjoner og underbilag, fra Karasjok kommune. Utgiftene fordeler seg slik: Linjeleie ,- Maskinvare ,- Konsulenttjenester ,- Lisenser ,- Sum for 3 år ,- Fordelt pr år ,- Linjeleie gjelder bredbåndslinje mellom rådhusene i Karasjok og Lakselv. Maskinvare gjelder maskiner, kabler mm til de fysiske serverne som står i Karasjok. Dette er innkjøp ved vedlikehold eller utvidelse av kapasitet. Konsulenttjenester gjelder bistand ved installering og reinstallering av programvare, oppsett av nettverk, brannmurer mv. Herunder avtale om oppgraderingstjenester for økonomisystemet med kr ,- pr år totalt for samarbeidet. Lisenser gjelder lisenser for selve serverprogrammer (ikke fagprogrammene). Dette er programmer som er nødvendige for å få systemet til å virke, bl.a. brannmurløsninger. Lønn for IT-personell i Karasjok er ikke tatt med i refusjonsgrunnlaget. Ved gjennomgang av utgiftsbilag ser man at dette er realistiske utgifter i forhold til maskinvare og tjenester som er kjøpt inn for vedlikehold av den serverparken som står i Karasjok. Dette sett i forhold til kapasitet på serverne og datalinjer. Slik sett virker kravet nøkternt. Karasjok kommune har ikke lagt inn noen fortjeneste i kravet. Porsanger kommune har vært med på å opprette IT-samarbeidet som går på tvers av kommuner. I opprettelsen er man blitt enige om en lokalisering av serverpark i Karasjok. Ved etableringen av samarbeidet er det bare laget en avtale om lisensutgifter i forhold til Agresso økonomisystem og Ephorte saksbehandling/arkivsystem. Lisensene er kjøpt for kommunesamarbeidet, og fordeles etter folketall, og betales årlig av alle 3 kommuner. Porsanger kommune har hatt, og har fortsatt, gevinster av dette kommunesamarbeidet. Dette i form av at man har mindre datanettverk å drifte i eget hus. Dermed er it- staben også mindre. Lisensutgiftene er lavere ved at flere kommuner har kjøpt lisenser sammen, istedenfor hver for seg. Som følge av dette samarbeidet må Porsanger kommune erkjenne at det er brukt tjenester fra Karasjok kommune. Dette er tjenester som kommunen enten måtte drifte selv, eller kjøpe fra andre leverandører. Et krav på rundt 1,3 millioner i drift av it-systemer kan i utgangspunktet se høyt ut. Fordelt på de tre årene kravet relateres til blir gjennomsnittlig beløp i underkant av ,- Dette er et nøkternt beløp sett i forhold til at Porsanger kommune pr dato har 12 fagprogrammer installert på serverne i Karasjok. Fjerndrift fra leverandør på eksempelvis Agresso økonomisystem ville alene kostet omtrent kr ,- Ankepunktet mot kravet fra Karasjok kommune er at hver kommune må ha et minimum av itløsninger og servere i sin daglige drift. Slik sett bør de samarbeidende kommune bare betale den merutgiften det er for vertskommunen å ha samarbeidskommunenes systemer lokalisert på sine 8

10 servere. Dermed blir det tilleggsutgiften som Karasjok kommune har for å ha Porsanger og Kautokeino kommuners systemer på serverne som det skal betales for. Kravet viser at det er behov for en avtale om it-drift mellom kommunene. En slik avtale vil skape forutsigbarhet for alle tre kommuner med tanke på drift og økonomi. Avtalen bør inneholde følgende elementer: - Hva og hvilke systemer inngår i samarbeidet - Ansvar og oppgaver for Karasjok som vertskommune - Daglig drift av systemene og kravene til dette - Samarbeid om driften - Økonomiske forhold mellom de samarbeidende kommuner - Uttreden av samarbeidet. - Innlegging av nye systemer - Kompetanseutveksling Rådmannen vurderer at det er naturlig at Porsanger kommune betaler en andel av felles driftskostnader. Når det gjelder omfanget så må en komme tilbake til dette når en får gjennomgått og utarbeidet en avtale mellom kommunene. Når det gjelder videre saksbehandling så vurderer rådmannen det slik at før saken fremmes for kommunestyret så må en ha fått utarbeidet avtaleutkast og fått en dialog med Karasjok kommune om betaling for tidligere år, herunder også Det finnes ikke budsjettmessige dekning hos Porsanger kommune for slike refusjoner til Karasjok kommune. Rådmannens innstilling 1. Porsanger kommune viser til inngått samarbeid mellom Karasjok, Kautokeino og Porsanger kommune om felles serverdrift i Karasjok. Porsanger kommune ser det som naturlig at en betaler en andel for IT- tjenester til Karasjok kommune så lenge samarbeidet om it-tjenester består. 2. Det må utarbeides en avtale om IT-drift for de samarbeidende kommuner. Avtalen bør inneholde følgende elementer: - Hva og hvilke systemer inngår i samarbeidet - Ansvar og oppgaver for Karasjok som vertskommune - Daglig drift av systemene og kravene til dette - Samarbeid om driften - Økonomiske forhold mellom de samarbeidende kommuner - Uttreden av samarbeidet. - Innlegging av nye systemer - Kompetanseutveksling 3. Porsanger kommune må gå i dialog med Karasjok kommune om refusjon for it-drift i tidligere år. Refusjon for tidligere år skal dekke den merutgiften Karasjok kommune har med å ha Porsanger kommunes IT-systemer lokalisert hos seg. Eventuelt kan dette legges inn i avtalen om IT-drift. 4. Kommunestyret skal godkjenne avtale om IT-drift mellom de samarbeidende kommuner. 9

11 Porsanger kommune Arkivsak: 2011/884-9 Arkiv: 614 Saksbeh: Rudi Larsen Dato: Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 109/12 Formannskapet Kommunestyret Elevhybler i Lakselv, bygging og drift Kommunestyret vedtok høsten 2011 at det skulle etableres inntil 30 elevhybler som skulle stå klar til skoleåret Saksutredning Det har siden vedtaket vært avholdt planleggingsmøter med Porsanger boligstiftelse som påtok seg oppdraget med å prosjektere og bygge disse elevhyblene. En gruppe bestående av rektor videregående skole, teknisk sjef og leder for Porsanger boligstiftelse har hatt møter, befaring for å se på hvordan blant annet Hammerfest har bygd sine elevhybler, samt organisering, økonomi rundt disse. Etter møter, befaring, prosjektering ble anbudspapirer sendt ut. Etter at anbudsfristen gikk ut var det kun 1 tilbyder som hadde levert inn pris på dette prosjektet. Kommunestyret mente at dette ble for dyrt grunnet den korte fristen og vedtok at dette skulle lyses ut på nytt med fremdriftsplan ferdigstillelse til skolestart Bygget ble prosjektert på nytt hvor alle hybler og bygget i seg selv ble tilrettelagt med tanke på universell utforming. Dette var et krav fra husbanken for å innvilge finansiering av tiltaket. Etter at anbudsfristen utløp var det 1 seriøs tilbyder til prosjektet med en totalramme på kr. 44.mill. kroner. Prosjektet har vært kontrollert og gjennomgått og arbeidsgruppen har anbefalt prosjektet til rådmannen.kostnaden er akseptabel etter dagens priser. I denne tilrådingen ligger også at Porsanger kommune overtar hele prosjektet fra Porsanger boligstiftelse og kjører prosjektet i egen regi. Prosjektets fremdriftsplan er at forarbeidene/tomtearbeidene skal utføres høst/tidlig vinter 2012/2013. Utplassering av moduler skal iverksettes april 2013 og bygget skal stå ferdig til skolestart, august

12 Det har vært avholdt møter med Finnmark Fylkeskommune (FFK )hvor det er lagt frem et forslag til en 10-årig leieavtale mellom Porsanger kommune ( PK )og FFK. Forslaget går ut på følgende: FFK har ansvaret for følgende. - Leier hele arealet i en 12 mnd syklus - Innehardaglig drift av elevhyblene - Utfører mindre daglig vedlikehold som tilsyn osv. - Har ansvar for tildeling av elevhybler PK ivaretar: - Vedlikehold av bygningen, herunder renhold - Serviceavtaler på teknisk utstyr - Kommunale forhold - Forsikring bygg Avtalen vil ha en bindingstid på minimum 5 år og deretter en gjensidig oppsigelsestid på 2 år. Leiepris fra Porsanger kommune Til FFK vil være om lag kr 7100,- pr leilighet pr.måned. Avtalen med oppgitte priser forutsetter at PK får en husbankfinansiering på 44 mill. med en nedbetalingstid på 40 år. Vurdering Bygging av nye elevhybler sees i sammenheng med dagens store behov for offentlige drevne hybler med gode rammer for å ivareta elevene i form av nattevakter og oppfølging fra Lakselv videregående. Oppføring av elevhybler er i tillegg et særdeles viktig prosjekt med tanke på å kunne styrke posisjonen for Lakselv videregående skole. Rådmannens innstilling Porsanger kommunestyre vedtar å igangsette bygging av inntil 31 elevhybler og godkjenner et låneopptak for bygget med et beløp på kr. 44 millioner kr. Administrasjonen gis i oppgave å forestå alt praktisk arbeid med kontrakter og bindende avtaler med både Porsanger boligstiftelse og Finnmark fylkeskommune. Avtalen med FFK skal ha en ramme på 10 år. 11

13 Porsanger kommune Arkivsak: 2012/934-3 Arkiv: 150 Saksbeh: Anne-Marit Eira Dato: Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 110/12 Formannskapet Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk Sektorstyre for helse og omsorg Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk Kommunestyret tertialrapport 2. tertial 2012 Saksutredning Porsanger kommunes budsjettreglement kap. 9 omhandler budsjett- og økonomirapportering til politiske utvalg. Rapporteringen skal gi muligheter for å kontrollere om ressursforbruket er i samsvar med godkjent budsjett, og gi anledning til å foreta nødvendige budsjettendringer ut fra endrete forutsetninger eller utvikling av behov. Overordnet rapportering til politisk nivå skal skje pr 30.4 og Vedlagte budsjett- og driftsrapport for 2. tertial 2012 fremlegges til behandling for sektorstyrene, formannskapet og kommunestyret. Vurdering I vedlagte budsjett- og driftsrapport fremgår avdelingenes vurderinger og konklusjoner. Rådmannen viser til kapittel Hovedoversikt drift på side 44 i tertialrapporten. Hovedoversikten viser et sammendrag av artsgrupper på driftsbudsjett og driftsregnskap pr Lønnsutgiftene ser ut til å ha ett høyere forbruk enn det som burde vært ved utgangen av Noe av dette har sammenheng med at mye av vikarkostnadene skal dekkes opp av sykepengerefusjoner som det ikke er tatt hensyn til. Det kan likevel påregnes ett noe høyere forbruk enn budsjett på årsbasis. Samme vil gjelde de sosiale utgiftene (pensjon) noe som bl.a. begrunner seg i ett godt lønnsoppgjør som får betydning for pensjonskostnadene. Sum driftsutgifter er bokført med 78 %. Også her løper utgiftene ofte periodisk ulikt normalprosenten på 73%. En del faste utgifter som betales en gang pr år i begynnelsen av året, og inngår dermed i forbruksprosenten på

14 Sum inntekter er registrert innkommet med 73 % av årsbudsjettet. Dette er tilsvarende normalen. Refusjon sykepenger er bokført med ca. 6,3 mill til og med august. Denne merinntekten er ikke budsjettert inn i opprinnelig budsjett. Samtidig vil det tilkomme merutgifter til å dekke opp sykefraværet som heller ikke er medtatt i det opprinnelige budsjettet. Oppsummering: Økonomistatus pr 2. tertial viser at flere rammeområder har høyere utgifter enn tildelt budsjettramme. Det vises til avdelingenes detaljrapporter fra de ulike rammeområder hvor også planlagte eller iverksatte korrektive tiltak er lagt inn. Rådmannen har iverksatt tiltak på driftsutgiftssiden med bl.a. begrensninger på inntak av vikarer, ekstrahjelp og overtid, holde stillinger vakant der det lar seg gjøre, samt begrensninger på reiser og kjøp av varer og tjenester. Med disse grep forventes at gjennomsnitt utgifter for resten av året kan reduseres. Rådmannens innstilling Sektorstyrene, formannskapet og Porsanger kommunestyre tar fremlagte budsjett- og driftsrapport for 2. tertial 2012 til orientering. 13