KOMMUNENS SYSTEM FOR EVALUERING, REVISJON OG KORRIGERING AV PLANVERK PÅ BEREDSKAPSOMRÅDET Dato: Att: GH

Transkript

1 KOMMUNENS SYSTEM FOR EVALUERING, REVISJON OG KORRIGERING AV PLANVERK PÅ BEREDSKAPSOMRÅDET Dato: Att: GH EVALUERING, REVISJON OG KORRIGERING LØPENDE Svelvik kommune driver løpende forbedringsprosesser for beredskapsområdet. Beredskapsansvarlig oppdaterer kontinuerlig planverket, som følge av: Årlige møter i Beredskapsrådet Årlige temamøter i L50 og L8 Møter i Politirådet Hendelser, evalueres fast Øvelser i egenregi eller i regi av andre, evalueres fast Gjennomføring av kompetanseplan, eks. øvelser Nyansettelser Kontinuerlig forbedringsarbeid med HMS og internkontrollsystematikk EVALUERING, REVISJON OG KORRIGERING PLANMESSIG Svelvik kommune har følgende system for evaluering, revisjon og korrigering av planverket på beredskapsområdet. Kommunal planstrategi; Tema Samfunnssikkerhet og beredskap vurderes første år i ny kommunestyreperiode Kommuneplanens samfunnsdel og arealdel; Tema Samfunnssikkerhet og beredskap vurderes og er en del av beslutningsgrunnlaget ROS-analyse; Gjennomgang etter vedtak i Kommuneplanens handlingsdel - årlig Beredskapsplan; Gjennomgang etter vedtak i Kommuneplanens handlingsdel årlig Alle tjenester vurderer behov for å iverksette tiltak som følge av tjenestenes gjennomgang; til vedtak og oppfølging i Kommuneplanens handlingsdel årlig Svelvik kommune involverer samtlige ansatte årlig i prosessen; Tjenestenes gjennomgang. Her må lederne dokumentere og eventuelt iverksette forbedringstiltak for en rekke områder, som informasjonssikkerhet, HMS-systemet, risikoanalyser og avvikshåndtering. Tilsvarende for beredskapsområdet, der hver tjeneste og avdeling årlig må gjennomgå og oppgi status med hensyn til kunnskap om beredskapsplanen og vurdere om planen er kjent, om de opplever at de er forberedt på en hendelse og om de har øvd. De bes videre om å gi eventuelle kommentarer til tema, og identifisere behov for tiltak og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre dette. 1

2 2 ANSVAR INNENFOR SAMFUNNSSIKKERHETS- OG BEREDSKAPSARBEIDET Rådmannen har det overordnede ansvaret for beredskapsarbeidet i Svelvik kommune. Hver tjenesteleder har ansvar for at tjenesten utarbeider ROS - analyser og beredskapsplaner for sine virksomheter. Innenfor virksomhetene har avdelingslederne ansvar for at dette planverket holdes ajour. Den enkelte tjeneste skal gjennomføre årlige øvelser og revisjon av de ROS - analyser og de beredskapsplaner som forefinnes. Dokumentasjonen skal oppdateres innenfor hver tjeneste. Svelvik kommune har opprettet en ½ stilling som beredskapskoordinator, som rapporterer til rådmannen. Stillingens arbeidsoppgaver og ansvar er som følgende: Gjennomføre øvelser med kriseledelsen og stedfortredere (minimum 3 pr. år), hvor en øver på beredskapsplanens innhold og hendelser som fremgår av kommunens ROS analyse. Opplæring av kommunens kriseledelse, hvor sentrale tema i kommunes Beredskapsplan blir gitt internt eller ved opplæring på NUSB. Arrangere 1 årlig møte med Beredskapsrådet, hvor disse aktørene bør inviteres inn i en eller flere av kommunens øvelser. Bevisstgjøre kommunes ledere i L 50 med tema sikkerhet og beredskap på samlinger i løpet av året. Være med i planleggingen av øvelser med kommunens ledere, og delta der det er mulig. Kontakt med frivillige organisasjoner og næringsliv med tema beredskap. Beredskapskoordinator utfører revisjoner av planverk, tiltakskort og varslingslister innenfor beredskapsområde, i kommunens dokumentstruktur. Beredskapskoordinator forbereder og gjennomfører et fast månedlig møte med rådmannen. Ansvar: Følge opp og rapportere at revidering av planer innenfor hele planhierarkiet for beredskapsarbeidet, gjennomføres i alle tjenester. Sørge for å etablere et godt samarbeid med Beredskapsrådets medlemmer, herunder gjennomgå kommunens planverk hvor de er tiltenkt eller vil få en aktiv rolle i en hendelse. Bidra til at medlemmene kan spille inn endringer etc for å forbedre planverket. Følge opp de hendelser som ut fra helhetlig ROS, vil kreve økonomiske ressurser i kommunens handlingsprogram, og saksforberede dette. Sørge for at all dokumentasjon innenfor beredskapsområdet må ligge lett søkbart på kommunens hjemmesider og kvalitetssystem, og at det vesentligste skal ligge tilgjengelig på internett. Fokus Ivareta samfunnssikkerhet og beredskapshensyn i all kommunal planlegging Sørge for at risiko blir avdekket og hensyntatt i planprosessene Prioritere kartlegging av fare for flom, skred og ras Hensikten med samfunnssikkerhetsarbeidet er å skape: En trygg og robust kommune.

3 3 Styringssystem Svelvik kommune har et styringssystem som skal bidra til gode beslutninger og vurderinger, herunder: God kvalitet i tjenestene God internkontrollsystematikk God virksomhetsstyring Modellen under viser sammenhengen mellom hvordan vi arbeider målretta og risikobasert med kvalitetsutvikling I våre tjenester.

4 4 Planmodell Svelvik kommune har en effektiv planmodell, der overordnede mål for samfunnsutviklingen årlig evalueres og revideres gjennom prosessen tilknyttet Kommuneplanens handlingsdel. Videre sikrer planmodellen kort vei fra politisk mål er satt, til gjennomføring, evaluering og forbedring. Planmodellen skiller tydelig på hvilke planer som skal besluttes politisk, og hva som er administrasjonens ansvar å følge opp jf. modellen under: I henhold til planmodellen og kommunestyrets vedtak er revisjon av ROS-analysen en politisk bestilling. Selve ROS-analysen vil være et administrativt dokument, men saken blir lagt fram til politisk behandling, for å få vedtatt handlingsprogrammet til videre oppfølging i Kommuneplanens handlingsdel. Tilsvarende for Beredskapsplanen; Saken legges fram til politisk behandling til etterretning, men eventuelle fullmakter mv. som er utløst av planen behandles i andre saker; som revisjon av delegeringsreglementet og lignende.

5 5 Beslutningsgrunnlag Kommuneproposisjon og Statsbudsjettet 2015 Kommuneplanens samfunnsdel Rammesak 2016 Fylkesmannens forventningsbrev 2015 Årsevaluering 2014 Tertialrapporter 2015 KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL BUDSJETT 2016 Årsregnskap 2014 Kommunebarometeret 2015 Månedsrapporter 2015 ROS-analyse 2009 Tjenestenes gjennomgang 2015 Svelvik kommune tilstreber helhetlige vurderinger og beslutninger. Modellen over viser hvilket kunnskapsgrunnlag som ligger til grunn for utarbeidelse av Kommuneplanens handlingsdel /Budsjett Tilsvarende for Kommuneplanens samfunnsdel og Kommuneplanens arealdel.

6 6 Årshjul Som del av vårt politiske og administrative årshjul vurderes og evalueres, forbedres og følges vårt planverk opp, eksempelvis for 2016: I Kommuneplanens handlingsdel er det vedtatt følgende under kapittel Kommuneplanens samfunnsdel, planstrategi: o Planoppgave 8: I 2016 skal ROS-analyse revideres. Herunder Kriseplan/Beredskapsplan. Handlingsprogram skal rulleres årlig. I Kommuneplanens handlingsdel er det vedtatt følgende under kapittel Temaplaner og kommunedelplaner; o RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE 2009 (Vedtatt ) Oppfølging av prioriterte tiltak fra handlingsprogrammet: Behov for mobilt strømaggregat er utredet 2016 Mobilt strømaggregat er etablert 2017 Områder med risiko for jord- og leirras er kartlagt av NVE 2016 Årlig oppdatering og revisjon av kriseplan/beredskapsplan Tilsvarende rapporteres i Årsevalueringen og Tertialrapportene, eksempelvis for 2016 i 1. Tertialrapport under Kommuneplanens samfunnsdel; o Planoppgave 8: Arbeidet er igangsatt. Revisjon av ROS-dokumentet gjennomføres i løpet av juni og det planlegges oversendt fylkesmannen i august. o RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSEN 2009 oppfølging av handlingsprogram rapporteres at arbeidsgruppe er etablert for å finne løsning med hensyn til strømaggregat. Videre at det er utfordrende å få NVE til å prioritere oppgaven i Svelvik kommune. Det rapporteres også at Kriseplanen er oppdatert pr og at det utarbeides rutiner for årlig revisjon/oppdatering.

7 7 Kontinuerlig forbedringsarbeid Arbeidet med å sikre en god forbedringskultur i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap søkes sikret ved at det i alle kommunens prosesser med hensyn bygges sten på sten i årshjulsdokumentene. Et årshjul starter med: Rammesaken; kommunestyrets bestilling for neste års budsjett til rådmannen. Kommuneplanens handlingsdel; Kommunestyrets vedtak med hensyn til neste års budsjett og oppfølging av kommuneplanens samfunnsdel, Kommuneplanens arealdel og andre vedtatte temaplaner. 1. Tertialrapport; Rådmannens første rapportering til Kommunestyret med hensyn til oppfølging av vedtak i Kommuneplanens handlingsdel. 2. Tertialrapport; Rådmannens første rapportering til Kommunestyret med hensyn oppfølging av vedtak i Kommuneplanens handlingsdel. Årsevalueringen; Rådmannens rapportering for siste budsjettår, med tilhørende evaluering og forslag til forbedringstiltak for neste års budsjett. Det vil si at kommunen følger opp prioriteringene, og eventuelt avvik mv. helt til oppgaven er løst og eventuelt nye forbedringstiltak eller rulleringer er iverksatt i henhold vedtatt handlingsplan.

8 8 Helhet og sammenheng i beredskapsarbeidet GJELDER BEREDSKAP FOR VERKTØY HENSIKT HVEM HAR ANSVARET? BYGGER PÅ SAMFUNN Samfunnssikkerhet og beredskap BEREDSKAPSPLAN (Kriseplan) og ROS - anlysen Redusere risiko for uønska hendelser og håndtere uønska hendelser med minst mulig kostnad for den enkelte, miljøet og samfunnet. INDIVID Ulykker, personskade mv. PSYKOSOSIALT KRISETEAM Å fremme mestring i en akutt fase, opprettholde sosial fungering og bidra til at reaksjoner og symptomer dempes. Videre å forebygge framtidige helseproblemer og/eller sosiale problemer og bidra til god livskvalitet. KOMMUNALE TJENESTER Vann, helsehjelp, informasjonssikkerhet mv. KOMMUNEPLANENS HANDLINGSDEL Redusere risiko for alvorlig svikt i tjenesteproduksjonen, vurdere forbedringstiltak og gi best mulig tjenester. Nødetatene og Kriseledelsen Nødetatene og Kriseteamet Den enkelte tjeneste og avdeling Helhetlig ROS-analyse: Kartlegger risiko- og sårbarhetsfaktorer som kan ha betydning for kommunen Avklarer ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre Beskriver særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur Avklarer kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter hendelsen har inntruffet Vurderer behovet for befolkningsvarsling og evaluering Beskriver forbedringstiltak for samfunnssikkerhet og beredskapsarbeidet Veileder for psykososiale tiltak datert Psykososialt kriseteam er en tverrfaglig sammensatt gruppe som har ansvar for tidlig innsats ved psykososial oppfølging. Kriseteamene har i tillegg en oppgave i å medvirke til at rammede og berørte enkeltpersoner, familier og lokalsamfunn får tilbud om forsvarlig psykososial oppfølging og støtte fra det ordinære tjenesteapparatet i etterkant av kritiske hendelser. ROS-analyse av kommunal virksomhet /fagområde ROS-analyse av drikkevannsforsyning, helse og brannberedskap ROS-analyse i utbyggingsplaner i henhold til Plan- og bygningsloven Risikovurdering av informasjonssystemer som håndterer personopplysninger HMS og internkontrollsystematikken

9 9 Planstatus Svelvik kommune har følgende plandokumenter innen beredskapsområdet: PLAN Siste revisjon Ansvarlig MERKNAD Kommuneplanens Vedtatt av Rådmanns-funksjonen samfunnsdel kommunestyret 2012 Kommuneplanens arealdel Vedtatt av Tekniske tjenester kommunestyret 2015 Kommuneplanens Vedtatt av Rådmannsfunksjonen handlingsdel kommunestyret 2015 Overordnet ROS-analyse med spesifikke tiltakskort Skal vedtas av kommunestyret Beredskapskoordinator Under revidering. Oppdatert versjon oversendes Kompetanseplan Beredskapskoordinator Beredskapsplan med generelle tiltakskort Skal vedtas av Kommunestyret Beredskapskoordinator Under revidering. Oppdatert versjon oversendes Plan for atomberedskap Beredskapskoordinator Oppdateres innen Plan for helsemessig og sosial Tjenesteleder helse og Oppdateres innen beredskap omsorg Pandemiplan Kommuneoverlegen Oppdatert. Smittevernplan Kommune-overlegen Oppdatert. Beredskapsplan for Kommuneoverlegen Oppdateres innen miljørettet helsevern Kontinuitetsplan Beredskapskoordinator Oppdateres innen Evakuering- og varslingsplan Beredskapskoordinator Oppdateres innen Dokumentene er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Oppdaterte originaldokumenter ligger til en hver tid i vårt kvalitetssystem; EQS, med tilhørende revisjonsfrist og dokumentansvarlig. Merk 1: ROS - analysen har følgende spesifikke tiltakskort mht uønskede hendelser: Naturhendelser: 01. Alvorlig forurensning av drikkevann 02. Skogbrann i nærhet av boligområde i Mariåsen. 03. Svikt i strømforsyning i 3 døgn eller mer vinterstid på Svelvik sykehjem 04. Svikt i strømforsyning /elektronisk kommunikasjon. 05. Større utbrudd av smittsom sykdom epidemi / pandemi. 06. Svikt i vannforsyning i mer enn 2 dager 07. Ekstrem nedbør. Større ulykker: 08. Akutt forurensing av luft, jord eller sjø. 09. Brann i Fabrikkjordet borettslag. 10. Brann i trehusbebyggelse i Svelvik sentrum 11. Brann i Svelvik sykehjem med påfølgende evakuering. 12. Sammenrasing av tak i Strømhallen under idrettsarrangement. 13. Store Blålys-hendelser på sjø eller land. 14. Hendelse i industribygg. Tilsiktede hendelser: 15. Skyteepisode med flere involverte på Svelvik Ungdomsskole.

10 ROS - analyse med spesifikke tiltakskort 10 Merk 2: Beredskapsplanen har følgende generelle tiltakskort: 1. Varsling og etablering av krise ledelse 2. Kriseledelsens oppgaver 3. Informasjon og kommunikasjon 4. Opprettelse av publikumstelefon eller pårørendetelefon 5. Varsling og etablering av kommunens evakuering og pårørende senter (EPS) 6. Innkalling av det kommunale kriseteamet 7. Tiltak når krisen er over 8. Evaluering 9. Oppfølging av involverte Planhierarki Svelvik kommune har følgende planhierarki for beredskapsområdet: ROS-analysen jf. overordnede planer: Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens arealdel Kommuneplanens handlingsdel

11 11 ROS-analysen jf. beredskapsplaner: BEREDSKAPSPLAN med generelle tiltakskort ROS - analyse med spesifikke tiltakskort Kompetanse- og evalueringsplan Beredskapsplan for miljørettet helsevern Plan for atomberedskap Plan for helse og sosial beredskap Kontinuitetsplan Evakuerings- og varslingsplan Pandemiplan Smittevernplan

12 12 Helhetlig og systematisk oppfølging Oppsummert; Svelvik kommune har følgende rutine for planlegging, gjennomføring og oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskapsarbeidet: PLANLEGGING OG FORARBEID IVARETAS VED AT: Organisering og forankring av ROS-analysen gjøres av Kommunestyret Definering av formål, avgrensing, metode og prosess gis i mandat fra rådmannen Innhenting av informasjon og beskrivelse av kommunen gjøres ved en bred deltagelse i organisasjonen og faste årlige prosesser GJENNOMFØRING SIKRES VED: Rullering av ROS-analysen ligger i planstrategien. Gjennomføring ivaretas ved: Identifisering av uønskede hendelser Risiko- og sårbarhetsvurdering av uønskede hendelser Fremstilling av risiko- og sårbarhetsbildet Forslag til oppfølging prioriteres i Kommuneplanens handlingsdel Rapportering gjøres fast i tertialer og årsevaluering OPPFØLGING OG FORBEDRING IVARETAS VED AT: Mål og strategier for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap ivaretas gjennom fast opplegg for kompetanseutvikling Tiltak for oppfølging og utvikling gjennomgås årlig i prosessen Tjenestenes gjennomgang Integrering av samfunnssikkerhet og beredskap i planer etter plan- og bygningloven er ivaretatt i sjekklister for utarbeidelse av planer