Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommune Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommune Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura

2 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 2 av 17 Innhold: 1 GENERELL BESKRIVELSE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGGING Statens standardavtale - Kjøpsavtalen Statens standardavtale - Vedlikeholdsavtalen KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST TILLEGGSOPPLYSNINGER KVALIFIKASJONSKRAV GENERELLE KRAV ANBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING ANBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING ANBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL YTELSEN, UTVALGSKRITERIER OG TILDELINGSKRITERIER KRAVSPESIFIKASJON TILDELINGSKRITERIER FOR ANSKAFFELSER / INNGÅENDE FAKTURA TILDELINGSKRITERIER FOR SALG AV TJENESTER / UTGÅENDE FAKTURA BRUK AV TILDELINGSKRITERIENE Løsningsspesifikasjon Priser / totalkostnad INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING INNLEVERING AV TILBUD TILBUDETS UTFORMING OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE OG AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING BILAG OG VEDLEGG... 17

3 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 3 av 17 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 OPPDRAGSGIVER DDØ 1 er et samarbeid mellom kommunene Vegårshei, Åmli, Gjerstad, Risør og Tvedestrand. IKT-samarbeidet for DDØ er organisert gjennom vertskommunemodellen hvor Vegårshei kommune er ansvarlig for alt relatert til IKT for alle 5 kommunene. DDØ vil i videre dokumentasjon omtales som Kunden. IT-konsulentselskapet Bouvet ASA er engasjert av Kunden som prosjektleder / fag- og prosessrådgiver og deltar i anskaffelsen, inkludert forhandlinger, samt i hovedprosjektet. Oppdragsgivers kontaktperson i forbindelse med konkurransen: Navn Morten Njåstad Bråten E-post morten.njastad.braten@bouvet.no Eventuelle spørsmål i forbindelse med konkurransen kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal i konkurranseperioden ikke være kontakt / kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Alle innkommende spørsmål vil bli anonymisert og besvart i fellesskap til alle anbydere gjennom Doffin. 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å anskaffe nødvendige systemer for å implementere fremtidsrettede løsninger for inn- og utgående fakturahåndtering for kommunene, dette inkluderer både skanning av fakturaer og introduksjon av elektroniske fakturaer (EHF inngående og utgående, samt efaktura utgående) samt mulige løsninger for ekstern skanning og printing/sending av faktura. Løsningene skal være integrert med kommunenens Agressoløsning. Kunden gir anbydere anledning til å inngi følgende tilbud (i sin helhet) i forbindelse med denne konkurransen / utlysningen: 1. Anskaffelser / Inngående faktura 2. Salg av tjenester / Utgående faktura Anbyder må gjerne gi tilbud på begge områdene (i sin helhet). Kunden vil velge anbyder for hvert av områdene uavhengig av hverandre basert på scoring i henhold til tildelingskriteriene. Som beskrevet i Bilag 1 kundens kravspesifikasjonens kapittel 5.3, vil det inngås avtale om ett felles aksesspunkt for behandling av både inngående og utgående elektroniske fakturaer. Kunden vil derfor velge om det er anbyderen av Anskaffelser / inngående faktura eller anbyderen av Salg av tjenester /utgående faktura som blir tildelt leveransen av aksesspunkt. Løsningene Kunden vil anskaffe skal primært leveres som en ASP løsning, gjeldende i 9 år. Kunden vil også ha en eksklusiv rett til å kunne si opp vedlikeholdskontraktene etter 3 år, med 6 måneders oppsigelsefrist. Se forøvrig ytterligere detaljer i konkurransegrunnlaget kapittel 5.2 og Bilag 1 kundens kravspesifikasjon. Se ytterligere beskrivelser om anskaffelses formål i kapittel 4, samt Bilag 1 kundens kravspesifikasjon. 1 DDØ Den Digitale Østregionen, kalt Kunden i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen

4 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 4 av KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGGING Del 1 dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav, utvelgelseskriterier og tildelingskriterier. Del 2 kontrakt med de bilag som er angitt i tabellen nedenfor Statens standardavtale - Kjøpsavtalen Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (inkludert kravtabell) Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Statens standardavtale - Vedlikeholdsavtalen Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (inkludert kravtabell) Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 1.4 KUNNGJØRING Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen se

5 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 5 av VIKTIGE DATOER Kunden har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for spørsmål og svar Frist for å levere tilbud kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist Kunden ønsker å ferdigstille forhandlinger og kontraktsinngåelser ila 1.kvartal Hovedprosjektet skal starte umiddelbart etter kontraktsinngåelse (hvilket anbyder må hensynta i sin besvarelse av tilbudet) og forventes gjennomført ila 2013 med en gradvis igangsetting av kommunene / enhetene (hvor de første om mulig går i gang før sommeren 2013).

6 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 6 av 17 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «konkurranse med forhandling» etter Forskrift om Offentlige Anskaffelser 2, Del II Det er i denne konkurransen anledning til å gi tilbud på deler av utlysningen. Bare de anbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Prosedyren vil bli gjennomført i faser ved at antall tilbydere vil bli redusert basert på tildelingskriteriene. Maks 5 anbydere vil bli invitert til første fase av forhandlingene. 2.2 TAUSHETSPLIKT Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. 2.3 FORBEHOLD OG AVVIK Dersom anbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget / kravspesifikasjonen / kontrakten eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med anbyderen. Anbyderens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 VEDSTÅELSESFRIST Anbyderen må vedstå seg tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt 1.5 ovenfor. 2.5 TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom anbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Anbudskonkurranse inn- og utgående faktura» og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Alle spørsmål og svar, tilleggsopplysninger og konkurransedokumenter vil bli lagt ut på Doffin. Alle henvendelser vil bli anonymisert før publisering. 2

7 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 7 av 17 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 GENERELLE KRAV Følgende obligatoriske kvalifikasjonskrav stilles til anbyderen. Krav Anbyderen skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Dette dokumenteres med: Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor anbyderen har sitt hovedkontor. Utenlandske anbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som norske. Anbyderen skal ha et fungerende HMSsystem. Attester skal ikke være eldre enn 6 måneder når tilbudet mottas hos Kunden. Dette dokumenteres med: HMS-egenerklæring. HMS-egenerklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder når tilbudet mottas hos Kunden. 3.2 ANBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Følgende krav gjelder anbyderens organisatoriske og juridiske stilling. Krav Anbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Dette dokumenteres med: Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor anbyderen er etablert. Firmaattesten, eller annen dokumentasjon relatert til utenlandske selskaper, skal ikke være eldre enn 6 måneder når tilbudet mottas hos Kunden. 3.3 ANBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Følgende krav gjelder anbyderens økonomiske og finansielle stilling. Krav Anbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten. Dokumentasjonskrav Dette dokumenteres med: Kredittvurdering / rating, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen skal være minst A eller bedre målt ut i fra AAA Soliditet AS sin skala, evt minst tilsvarende rating fra annet anerkjent ratingselskap.

8 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 8 av 17 Dersom anbyderen av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 ANBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Følgende krav gjelder anbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner. Krav Anbyderen skal ha levert tilsvarende løsning. Dokumentasjonskrav Dette dokumenteres med: Anbyderen skal vedlegge en liste over de viktigste leveransene innenfor anskaffelser / inngående faktura og salg av tjenester / utgående faktura de siste 3 år, herunder opplysninger om løsningens omfang, verdi, tidspunkt og mottaker (inkludert navn og kontaktinformasjon på kontaktperson). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov og etter å ha informert anbyderen.

9 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 9 av 17 4 KRAV TIL YTELSEN, UTVALGSKRITERIER OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 KRAVSPESIFIKASJON Se bilag 1 med vedlegg for utfyllende kravspesifikasjon. 4.2 TILDELINGSKRITERIER FOR ANSKAFFELSER / INNGÅENDE FAKTURA Tildelingen vil skje til den anbyder som totalt sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vil bli benyttet en evalueringsmodell (modellen er vedlagt konkurransegrunnlaget, Bilag 1 Vedlegg B, med vilkårlige data registrert) hvor de forskjellige kriterier er gitt egen vekting. Følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting vil bli lagt til grunn innenfor området anskaffelser / inngående faktura: Nr Tildelingskriterie Vekting Beskrivelse 1. Løsningsspesifikasjon 60% Anbyders besvarelse av kravtabellen (Bilag 1 Vedlegg A), som oppsummerer og henviser til Anbyders løsningsspesifikasjon (Bilag 2). 2. Priser / totalkostnad 40% Totalkostnaden vil bli vurdert opp mot de andre anbyderne. Totalkostnaden inkluderer også vurderinger om investeringskostnader, implementeringskostnader og drift / support / lisens sett over en 4 årsperiode. 4.3 TILDELINGSKRITERIER FOR SALG AV TJENESTER / UTGÅENDE FAKTURA Tildelingen vil skje til den anbyder som totalt sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det vil bli benyttet en evalueringsmodell (modellen er vedlagt konkurransegrunnlaget, Bilag 1 Vedlegg B, med vilkårlige data registrert) hvor de forskjellige kriterier er gitt egen vekting. Følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting vil bli lagt til grunn innenfor området salg av tjenester / utgående faktura: Nr Tildelingskriterie Vekting Beskrivelse 1. Løsningsspesifikasjon 60% Anbyders besvarelse av kravtabellen (Bilag 1 Vedlegg A), som oppsummerer og henviser til Anbyders løsningsspesifikasjon (Bilag 2). 2. Priser / totalkostnad 40% Totalkostnaden vil bli vurdert opp mot de andre anbyderne. Totalkostnaden inkluderer også vurderinger om investeringskostnader, implementeringskostnader og drift / support / lisens sett over en 4 årsperiode. 4.4 BRUK AV TILDELINGSKRITERIENE Det vil velges anbyder for Anskaffelser / Inngående faktura og anbyder for Salg av tjenester / utgående faktura. Anbyder som velges for hvert av områdene kan være den samme, men det gjøres tildeling pr område Løsningsspesifikasjon Det vil bli gjort en individuell vurdering av anbyderne for det kvalitative tildelingskriteriet (løsningsspesifikasjon). Den anbyderen som møter kravet og scorer høyest gis poengsummen 5,0. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 5 til 0 poeng. Poengsetting gis med 1 desimal. Hver av de 2 hovedområdene (anskaffelser / inngående faktura og salg av tjenester / utgående faktura) vil bli vurdert separat og gitt egen score i forhold til anbyders besvarelse (kravtabell / løsningsbeskrivelse).

10 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 10 av 17 Resultatet for hvert hovedområde (anskaffelse / inngående faktura og salg av tjenester / utgående faktura) vil gå inn som resultat i vurdering av tildelingskriteriet Priser / totalkostnad Hver av de 2 hovedområdene (anskaffelser / inngående faktura og salg av tjenester / utgående faktura) vil bli vurdert separat basert på oppgitte priser i bilag 7 (spesifisert slik Kunden har bedt om det). Prisene vil bli omregnet til score hvor billigste anbyder får score 5 og så vil de andre anbyderne få redusert sin score i forhold til %-avvik fra billigste anbyder. Anbydere med pris som er 50% eller dyrere enn billigste anbyder vil få score 0. For ytterligere detaljer knyttet til vurdering av priser / totalkostnad henvises det til Bilag 1 Vedlegg B, Kundens Evalueringsmodell.

11 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 11 av 17 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 INNLEVERING AV TILBUD Tilbudet skal leveres / sendes til: Navn Postadresse Besøksadresse Vegårshei kommune v/ole Tom Kroken 4985 Vegårshei Myra, Vegårshei Vegårshei kommune er vertskommune for IKT for alle 5 kommunene i DDØ-samarbeidet. Det vil være Vegårshei kommune som står som kjøper/kontraktsansvarlig fra Kunden. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for anbyder. Tilbudet skal legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merket med: Tilbud «Inn- og utgående faktura». Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal leveres som følger: Ett (1) eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm med skillekort organisert i henhold til krav til tilbudets utforming. Ett (1) eksemplar kopivennlig, ikke i perm, levert i separat plastlomme eller lignende. Elektronisk kopi av tilbudet levert på minnepenn, filene organisert og navngitt slik at man enkelt kan finne frem. Det er tilbyders ansvar å sikre at tilbudet blir levert hos mottaker innen fristen. Tilbud som registreres hos mottaker etter fristen jfr kapittel 1.5 vil bli avvist. 5.2 TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget, kapittel 1.3. Anbyderen er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares / belyses og dokumenteres i tilbudet. Utformingen av tilbudet er gjort med tanke på avtaleverket som skal benyttes, dvs Statens Standardavtaler, hhv Den store kjøpsavtalen Den store vedlikeholdsavtalen Det henvises forøvrig til veiledningen til avtalene og bilagene på Tilbudet utformes med denne disposisjonen / dokumentstrukturen, med kommentarer fra Kunden på innhold som minimum forventes pr dokument: Navn Tilbudsbrev Kommentarer fra Kunden Signert av ansvarlig representant for anbyderen. Tilbudsbrevet må, i tillegg til det anbyderen mener er relevant å trekke frem, inneholde følgende: Konkret oppsummering av anbyderens tilbud (anskaffelser / inngående faktura, salg av tjenester / utgående faktura eller begge) til Kunden. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Navn og kontaktinformasjon til anbyderens

12 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 12 av 17 Navn Vedlegg 1 Besvarelse Kvalifikasjonskrav: Generelle krav Vedlegg 2 Besvarelse Kvalifikasjonskrav: Anbyderens organisatoriske og juridiske stilling Vedlegg 3 Besvarelse Kvalifikasjonskrav: Anbyderens økonomiske og finansielle stilling Vedlegg 4 Besvarelse Kvalifikasjonskrav: Anbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Statens standardavtale Den store kjøpsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 1 Vedlegg a: Besvarelse av kundens kravtabell Bilag 2: Anbyderens løsningsspesifikasjon Kommentarer fra Kunden kontaktperson. Dokumentasjon av obligatoriske krav: Anbyderen skal ha ordnede forhold mht skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Anbyderen skal ha et fungerende HMS-system. Dokumentasjon av anbyderens organisatoriske og juridiske stilling: Anbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon av anbyderens økonomiske og finansielle stilling: Anbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten. Dokumentasjon av anbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Anbyderen skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Vedlagt konkurransegrunnlaget. Avtaleform Kunden ønsker å benytte for anskaffelsen. Ref. Utarbeidet av Kunden, vedlagt konkurransegrunnlaget. Anbyderen besvarer kravliste som vedlagt konkurransegrunnlaget, eventuelt også med henvisning til mer detaljerte beskrivelser i Bilag 2. Det er anbyderens ansvar at tilbudet og leveransen blir komplett, slik at alle oppgaver blir løst på en tilfredsstillende måte for Kunden. Kravene og beskrivelsene i konkurransegrunnlaget er forsøkt gjort generelle, slik at de enkelte anbyderne skal kunne benytte standardløsninger. Det vil bli lagt vekt på åpen arkitektur og standard teknologi, slik at systemet kan imøtekomme fremtidige krav til fornyelse. Anbyder skal, dersom lokal installasjon er en tilbudt løsning, beskrive krav til teknsk utstyr (servere, PC er, nettverksenheter mv.) for å kunne sette opp løsningen i kundes lokaler/server rom. Anbyder skal under dette pkt. spesifisere løsningen som tilbys. Spesifikasjonen skal motsvare kundens formål og kravspesifikasjon som nedfelt i vedlagt Bilag 1. Bilag 3: Kundens tekniske plattform Anbyder kan gjerne i tilbudet komme med forslag til andre løsninger enn det som kreves, dersom dette oppleves mer hensiktsmessig. Forutsetningen er likevel at kravene skal oppfylles. Utstyr: Anbyder skal i vedlegget anbefale og spesifisere hvilket utstyr som er tilstrekkelig for at kravene nedfelt i bilagene kan oppfylles for systemet. Utstyret skal samsvare med den tekniske plattformen for Kunden som beskrevet i Bilag 1 til kjøpsavtalen. Programvare: Her angir anbyder hvilke programmer og moduler, med versjonsangivelse, som er tilbudt. Prisene på de enkelte (deler av) programmer skal ikke spesifiseres her, men innarbeides i Bilag 7 til kjøpsavtalen.

13 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 13 av 17 Navn Kommentarer fra Kunden Anbyder skal også spesifisere hvilke tredje parts programvare som er nødvendig og/eller hensiktsmessig å anskaffe for full utnyttelse av de tilbudte programmer. Aktuell tredje parts programvare skal inkluderes i tilbudet. Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Anbyder skal innarbeide følgende setninger i utformingen av Bilag 3: Spesifikasjon av priser er ikke med i dette bilaget, det er samlet i Bilag 7. Kunden har rett til å disponere programmene for ubegrenset antall brukere og terminaler på hvilket utstyr de ønsker på Kundens anlegg. Disposisjonsretten løper fra avtalens undertegning, uten noen tidsbegrensning eller oppsigelsesadgang. Leveransen omfatter siste versjon av de spesifiserte programmer og moduler som er tilgjengelig ved leveringsdag. Anbyder utarbeider forslag til milepælsplan gitt overordnede tidsrammer indikert fra Kunden i Bilag 1 og i dette konkurransegrunnlaget. Kunden ønsker oppstart av hovedfasen umiddelbart etter kontraktssignering og ønsker ferdigstillelse / igangsetting av kommunene på ny løsning før sommeren Det åpnes opp for at det kan gjøres en gradvis utrulling av løsningene utover høsten Anbyder lager forslag til fremdriftsplan basert på oppstart hovedfasen (dvs etter påsken), dette for å få sammenlignbare forslag til prosjekt- og fremdriftsplaner. Utkastet må diskuteres på bakgrunn av blant annet anbyders erfaringer og Kunden sitt behov for å gjennomføre en trygg og god utrulling av nye løsninger i kommunene. Planen må gjennomgås og justeres før endelig kontrakt undertegnes, ref tidsbruk i evaluering- og forhandlingsfasen. I forbindelse med undertegningen av kontrakten, må det også utarbeides en mer detaljert aktivitetsplan. Det må også i bilaget fremkomme forslag til hensiktsmessig opplæringsbehov og hvordan leverandøren ønsker / bidrar til at dette gjennomføres. Bilag 5: Testing og godkjenning Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Det åpnes ikke for at alternative betalingsvilkår introduseres i tilbudet. Utarbeides av anbyderen hvor rutiner for test og godkjenning overordnet beskrives. Utarbeides av anbyderen. Utarbeides av anbyderen. Anbyder skal i dette bilaget samle alle priser i forbindelse med leveransen. Det skal ikke spesifiseres kostnader i forbindelse med kjøp i noe annet bilag. Unntaket er forbehold som spesifiseres i eget vedlegg i tilbudet. Vi ber også om at det huskes å få med prissetting av opsjoner på utvidelse av løsningen iforbindelse med flere selskaper/firmar/klienter i Agresso man i fremtiden kan ønske å

14 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 14 av 17 Navn Kommentarer fra Kunden utvide med og opsjon rundt mulig eksternt postmottak og skanning osv. Prisene skal spesifiseres pr deltilbud: Anskaffelser / Inngående faktura Salg av tjenester / Utgående faktura Og innenfor hvert punkt skal det fremkomme Investeringskostnader Implementeringskostnader (inkludert konsulenttjenester, opplæring og idriftsettelse mm.) I tilsvarende bilag 7 for vedlikeholdsavtalen skal det fremkomme eventuelle årlige drift, lisens og supportkostnader. Vurdering av anbyderens totale pristilbud vil inkludere både investeringskostnader, implementeringskostnader og drift- /lisens- og supportkostnader totalt sett over 4 år. Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Statens standardavtale Den store vedlikeholdsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Andre priser skal også inkluderes i bilaget, eksempelvis eventuelle kostnader relatert til opplæring dersom det ikke er inkludert i anbyderens totale pristilbud. Utarbeides av anbyderen. Avtalen inngås med de unntak og presiseringer som følger vedlagt som Bilag 8 til kjøpsavtalen. Dette vedlegget skal ikke brukes i anbudsfasen eller fram til undertegning av kontrakt. Vedlegget skal brukes til å føre et register over endringer i avtalen som det er enighet om etter at avtalen er underskrevet. Ref. kjøpsavtalen 4.2. Vedlagt konkurransegrunnlaget. Avtaleform Kunden ønsker å benytte for anskaffelsen relatert til vedlikehold. Ref. Utarbeidet av Kunden gjennom bilag 1 til den store kjøpsavtalen, vedlagt konkurransegrunnlaget. Utarbeides av anbyderen. ASP-løsning fra anbyder (drift/vedlikehold av hardware og software for totalløsningen) er et krav. Forhold vedrørende krav til kommunikasjonsopplegg, lokal tilrettelegging m.m. må omtales. For øvrig vises til krav nedfelt i Bilag 2. Forslag til dimensjonering av kommunikasjonsløsning ved en ASP-løsning skal beskrives i Bilag 2. Bilag 3: Kundens tekniske plattform Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Eventuelle forbehold til kravene skal spesifiseres. Anbyder skal inkludere i tilbudet en liste over materiell og ytelser levert ihht kjøpsavtalen og som er inkludert i vedlikeholdsavtalen. Bilaget utgår. Anbyder utarbeider bilaget gjennom at det utarbeides en Tjenestenivåavtale (SLA). Bilaget brukes dermed som et dokument for styring og oppfølging av ytelsene. Kravene må derfor være målbare. Eksempler på tjenester som skal dekkes av garanterte ytelsesnivåer er oppetid og responstid for

15 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 15 av 17 Navn Bilag 6: Administrative bestemmelser Kommentarer fra Kunden applikasjoner, svartid på brukerstøtte, tilbakelegging av back-up data, oppretting og sperring av brukere. Anbyder utarbeider bilaget. Anbyder skal angi omfang på eventuelt samarbeid med tredjepart. Ref. vedlikeholdsavtalen pkt Priser skal oppgis i Bilag 7. Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Ajourhold og versjonsdistribusjon av offisielle registre og kodeverk er inkludert i service- og vedlikeholdskontrakten. Anbyder bes oppgi hvilke registre som er inkludert. Anbyder må spesifisere de totale årlige kostnader som påløper til service- og vedlikeholds-kontrakter, inkl. lisenser for database og vedlikeholdskostnader for utstyr. Dette skal spesifikt også oppgis detaljert pr følgende år: 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 og Satser for timepriser til vedlikeholdspersonell skal oppgis i Bilag 7. Startsted for reise for vedlikehold hos Kunden skal oppgis i Bilag 7. Oppgitte priser skal være inklusive alle offentlige avgifter. Det må framgå hvilke kostnader som er fritatt merverdiavgift. Det skal ikke oppgis priser og kostnader i noe annet bilag i kontrakten enn i Bilag 7. Betaling på vedlikeholdskontrakt/asp avtalen vil starte når løsningen i sin helhet er tatt i bruk av Kunden for alle 5 kommunene. Bilag 8: Endring i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Anbyder skal støtte tilbudte produkter til Kunden i inntil 9 år. Utarbeides av anbyderen. Avtalen inngås med de unntak og presiseringer som følger vedlagt som Bilag 8 til vedlikeholdsavtalen. Kunden forbeholder seg retten til å kunne si opp driftsavtalen, med 6 månedes oppsigelsesfrist, etter 36 måneder fra det tidspunkt Kunden i sin helhet har tatt i bruk tilbudt løsning. Dette vedlegget skal ikke brukes i anbudsfasen eller fram til undertegning av kontrakt. Vedlegget skal brukes til å føre et register over endringer i avtalen som det er enighet om etter at avtalen er underskrevet.

16 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 16 av 17 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE OG AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 REGISTRERING AV TILBUD Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.4 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt.

17 Konkurransegrunnlag Inn- og utgående faktura Rev 2.4 Side 17 av 17 7 BILAG OG VEDLEGG Følgende bilag og vedlegg følger konkurransegrunnlaget: Statens standardavtale Den store kjøpsavtalen Statens standardavtale Den store vedlikeholdsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (vedlegg som inkluderes både til kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen) Bilag 1 Vedlegg a: Kundens kravtabell Bilag 1 Vedlegg b: Kundens evalueringsmodell for mottatte anbud