ØKONOMIREGLEMENT Vedtatt

Transkript

1 ØKONOMIREGLEMENT Vedtatt

2 1. Generelt om økonomireglementet Flekkefjord kommunes økonomireglement er vedtatt av bystyret den sak B-35/11 Reglementet gjelder folkevalgte organer og administrasjon i Flekkefjord kommune, herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11 og interkommunalt samarbeid hvor Flekkefjord kommune er vertskommune Bakgrunn forankring i forskrifter Lov om kommuner og fylkeskommuner av (kommuneloven) med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt forskrifter på økonomiområdet, bl.a: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter jfr. kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning jfr. kommuneloven 48 nr 6. Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner jfr. kommuneloven 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier jfr. kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jfr. kommunelovens 52 nr Formål Formålet med økonomireglementet er: Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen. Å bidra til en god økonomistyring slik at det er kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene og at ressursene utnyttes så effektiv som mulig. Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag. Det er i reglementet lagt vekt på å få fram formelle regler som gjelder for utøvelse av delegert myndighet, betingelser for disse, samt prinsipielle retningslinjer for økonomiforvaltningen i Flekkefjord kommune. Økonomireglementet er bygget opp på grunnlag av Norges kemner og kommuneøkonomers forbund (NKK) sitt normalreglement, og er tilpasset Flekkefjord kommunes behov Etiske holdninger Flekkefjord kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet for all sin virksomhet. Alle folkevalgte og ansatte har et ansvar for at dette etterleves. Som forvalter av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkeltes etiske holdninger. Folkevalgte og ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Det samme gjelder lojalt å følge opp de politiske og administrative vedtak som er fattet. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 2

3 Kommunens folkevalgte og ansatte skal være bevisst at de gjennom sitt arbeid danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdninger til kommunen. Alle plikter å opptre med respekt for den enkelte, tilstrebe likebehandling og ta aktiv avstand fra uetisk forvaltningspraksis. Folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. Dette gjelder også forhold som ikke direkte rammes av inhabilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven. Den enkelte har selv ansvar for å vurdere sin egen habilitet og plikter å ta dette opp med sin overordnede eller med det utvalg en som folkevalgt er medlem i når det er tvil om habilitet. Habilitet håndteres i hht. forvaltningslovens bestemmelser. Folkevalgte og ansatte må ikke motta gaver som er egnet til å påvirke ens handlinger, saksforberedelse eller vedtak i Flekkefjord kommune. Reiseutgifter i forbindelse med kjøp eller forhandlinger skal betales fullt ut av kommunen. Det vises for øvrig til kommunens etiske retningslinjer som er nedfelt i eget reglement og som gir utdypende bestemmelser for kommunens folkevalgte og ansatte. (B-sak 30/ ) 1.4. Flekkefjord kommunes organisasjon Folkevalgte: Med henvisning til kommunelovens bestemmelser har Flekkefjord følgende politiske organisering: Bystyret, ledet av ordfører, er kommunens øverste organ. Innen økonomisaker er det områder bystyret ikke kan delegere. Se kap. 2.4 nedenfor. Formannskapet er kommunens økonomiutvalg og behandler og innstiller i økonomisaker til bystyret. Formannskapet har i hht. delegeringsvedtak også fått beslutningsmyndighet i ulike økonomisaker. Se kap. 2.5 nedenfor. Faste utvalg for tjenesteområder. Det vises til reglement for det enkelte utvalg. Kontrollutvalg med oppgave å forestå det løpende tilsyn ned den kommunale forvaltning. Administrasjon: Rådmann er kommunens øverste administrative leder og har oppgaver og myndighet i hht. kommunelovens 23. Rådmann har i tillegg myndighet i økonomisaker i hht. reglementer og delegeringsvedtak. Folkevalgte organer delegerer myndighet til rådmann som selv har ansvar for evt. videre delegering til andre ledd i den administrative organisasjon. Den administrative organisasjonen er delt inn i ansvar (jfr. kontoplan). Disse samsvarer noenlunde med det enkelte arbeidssted eller avdeling, og disse ledes av tjenesteledere. I mange tilfeller er en tjenesteleder leder for flere ansvar. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 3

4 Ansvarene er videre gruppert i tjenester slik at fagområdene er best mulig samlet. For eks. er alle skolene samlet i en tjeneste kalt skole og kompetanse. Kommunens budsjettrammer tildeles pr. tjeneste. Tjenestene er igjen samlet i tre tjenesteområder ledet av hver sin kommunalsjef. Utenom dette kommer de rent administrative tjenester samlet i et fjerde område. 2. Utarbeidelse, behandling og oppfølging av økonomiplan og budsjett 2.1. Kommunens plan og økonomisystem Det kommunale økonomisystemet består av seks hovedelementer. a) Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen i et 12 års perspektiv. Dette skal være styrende for kommunens prioriteringer. b) Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet / økonomiplanen) har et 4 års perspektiv og rulleres hvert år. Dokumentet betegnes i reglementet som økonomiplan. c) Årsbudsjettet er identisk med første året i økonomiplanen. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplan og årsbudsjett fremmes i hht. bestemmelsene i kommuneloven med tilhørende budsjettforskrifter og behandles parallelt med vedtak i bystyret innen utgangen av desember. d) Økonomirapportering til bystyret i løpet av året. En grundig gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjett foretas pr. 30. april og 31. august. Det utarbeides tertialrapporter som legges fram for bystyret. Behov for budsjettreguleringer tas fortrinnsvis opp sammen med behandling av tertialrapportene. I tillegg til tertialrapportene gis det jevnlig informasjon om kommunens økonomiske situasjon til formannskapet. e) Årsregnskap, årsberetning avlegges av rådmann innen hhv. 15. februar og 31. mars påfølgende år (jfr. kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 10). Bystyret er videre pålagt å behandle årsregnskapet innen 30. juni etter at det er revidert og behandlet i kontrollutvalget. f) Nasjonal rapportering Kommunen avgir løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jfr kommuneloven 49 og forskrift om rapportering. Denne legger grunnlag for bl.a. Kostra statistikken, hvor Flekkefjord kommune i ettertid kan sammenligne seg med øvrige kommuner i landet Utarbeidelse, behandling og prosess årshjulet Flekkefjord kommune har lagt opp aktivitetene tidsmessig i løpet av året slik det er presentert i følgende tabell. Modellen er retningsgivende hvor de eksakte datoer fastsettes for hvert år. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 4

5 Jan Økonomiplan og årsbudsjett Økonomikontroll og rapportering Årsregnskap Årsberetning Kontroll regnskap Nasjonal rapportering Feb Månedsrapport (MR) Årsregnsk. innen 15/2 Kostra innrapportering frist 15/2 Mars MR April Årsberetn. innen 31/3 MR Revisjon innen 15/4 Korrigering Kostra frist 15/4 Kvartalsrapp 1 SSB Mai Juni MR Utarbeide tertialtapport Politisk behandling Budsjettregulering MR Kontrollutvalg Publisering Kostra Juli MR Bystyret innen 30/6 Aug MR Budsjettforutsetninger klargjøres Sept Innspill fra tjenestene MR Utarbeide tertialtapport Politisk behandling Budsjettregulering Okt Statsbudsjettet Administrativ prosess MR Kvartalsrapp 2 SSB Kvartalsrapp 3 SSB Nov Des Rådmannens framlegg Politisk behandling MR MR Vedtak i bystyret Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 5

6 Formkravene til årsbudsjett og økonomiplan følger av kommunelovens kap 8 med tilhørende forskrifter. Økonomiplanen skal minimum dekke kommende fire budsjettår og skal omfatte hele kommunens virksomhet. Den skal gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte. Det skal anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp. Økonomiplanen og endringer i denne oversendes departementet v/ fylkesmann til orientering. Årsbudsjettet skal omfatte hele kommunens virksomhet og være en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Kravet om budsjetthjemmel på utbetalingstidspunktet gjelder ikke for utbetalinger som kommunen er rettslig forpliktet til å foreta. Årsbudsjettet skal være realistisk, og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i budsjettåret. Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte. Bystyrets prioriteringer, samt de målsettinger og premisser som årsbudsjettet bygger på, skal komme tydelig fram. Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger. Det kan avsettes midler til bruk i senere budsjettår. Årsbudsjett og økonomiplan er offentlig fra det tidspunkt formannskapets innstilling legges fram. Formannskapets innstilling skal ligge ute til offentlig ettersyn i minimum 14 dager før bystyret fatter endelig vedtak. Økonomiplan og årsbudsjett deles inn i en tekstdel og en talldel. Tekstdelen inneholder en strategidel som beskriver endringer i samfunnet og rammebetingelsene. Strategidelen fastsetter mål for kommunens virksomhet i planperioden. Tekstdelen inneholder også en tolkning og utdyping av tallmaterialet og kommunens økonomiske situasjon generelt med tanke på nøkkeltall og utviklingstrekk. Det skal også vurderes konsekvenser av endrede budsjettforutsetninger hvor disse har stor betydning for budsjettbalansen. Oversikt over kommunens langsiktige lånegjeld med beregning av renter og avdrag skal være med. Eventuelle låneopptak kommunen har forpliktet seg til, men ikke tatt opp, samt garantiansvar skal også tas med. Talldelen inneholder oppstillinger over budsjetterte inntekter og utgifter på de enkelte tjenester i drift og de enkelte prosjekt i investering, alt basert på de forutsetninger som er gjeldende. Det skal framgå antatt utvikling av inntektsposter, herunder skatter og rammetilskudd i hele fire-årsperioden. På samme måte skal finansposter være beregnet i hele planperioden og driftskonsekvenser av allerede vedtatte nye tiltak være beregnet og tatt med. Dette skal danne basis for bystyrets vedtak. Endelig økonomiplan vedtas med netto utgiftsramme pr. tjeneste i driftsbudsjettet og hvor investeringsprosjekter vedtas med budsjetterte kostnader og tilhørende finansieringsplan. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 6

7 2.3. Bystyrets ansvar og myndighet Bystyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken i henhold til kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr. tjeneste fremgå, jfr. budsjettskjema 1 i budsjettforskriften. Bystyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr. kommuneloven 45, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Bystyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd m.v.) finansinntekter/-utgifter (netto) avsetninger netto finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet. Priser og gebyrer på kommunale tjenester skal fastsettes som del av budsjettvedtaket, og ikke endres i løpet av året uten bystyrets godkjennelse. Bystyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele rammen på de enkelte prosjektene, jfr. budsjettskjema 2 i budsjettforskriften. Investeringsbudsjettet er ettårig og ikke årsuavhengig. Det betyr at den samlede bevilgning for året er bindende for underordede organer. Eventuelle endringer i investeringsrammen skal foretas av bystyret Retningslinjer for delegering av fullmakter i budsjettsaker Den som har myndighet til å disponere over en bevilgning står ansvarlig i forhold til overordnet myndighet. Fullmakten etter dette reglementet gjelder ikke budsjettsaker som omfatter: tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover budsjettets rammer, eller som gir konsekvenser for senere års budsjetter. tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for bystyrets vedtak Med de ovennevnte begrensninger samt begrensningene i budsjettforskriftene, gis følgende fullmakter til formannskapet (kap 2.5) og rådmann (kap ) 2.5. Formannskapets ansvar og myndighet Som kommunens økonomiutvalg er det formannskapets ansvar å fremme forslag til årsbudsjett og rullert økonomiplan overfor bystyret. Forslaget utarbeides i samarbeid med rådmann. Formannskapet har myndighet til å foreta budsjettendringer mellom tjenester i driftsbudsjettet, bortsett fra på områder hvor bystyret har enekompetanse. (kap 2.3) Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 7

8 Formannskapet kan foreta omdisponering av ressurser mellom investeringsprosjekter, så lenge dette skjer innenfor den vedtatte investeringsramme for året, og endringen ikke er å anse som vesentlig i forhold til bystyrets budsjettvedtak Rådmannens ansvar og myndighet Rådmann bistår formannskapet i utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett innenfor de formkrav som følger av kap ovenfor. Rådmann utarbeider de notater og oversikter som formannskapet vil trenge og ønsker til sin behandling. Drift: Rådmannen gis fullmakt til å: a. Fordele tjenestenes nettoramme på de ulike ansvar og konti, samt å foreta budsjettendringer innenfor de samme enhetene. Det er en forutsetning at endringer i inntekter / utgifter som er vesentlige, eller må antas å ha politisk interesse, likevel skal legges frem for bystyret. b. Overføre budsjettmidler mellom tjenester i saker som ikke er av prinsipiell betydning, og som ikke er i strid med intensjonene i bystyrets budsjettvedtak. Det er en forutsetning at endringer i inntekter / utgifter som er vesentlige, eller må antas å ha politisk interesse, likevel skal legges frem for bystyret. c. Innenfor samme tjeneste (jfr. kap.1.4) kan rådmann omdisponere mellom alle driftsposter og evt. styrke driftsposter ved bruk av merinntekter. Merinntekter må foreligge på inntektsposter som ikke omfattes av punktene hvor bystyret har enekompetanse (jfr. kap. 2.3). d. Disponere disposisjonsfond avsatt til et bestemt formål. Disponeringen av midlene skal som hovedregel ikke benyttes til å øke driftsnivået, men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak. e. Disponere bundne driftsfond der det ligger klare føringer om hva fondet skal brukes til. Disponeringen skal da være i samsvar med føringene. f. Disponere refusjoner fra staten (herunder NAV), kommuner eller private, dersom inntektene skyldes refusjon av utgifter som kommunen har. g. Fordele sentralt budsjetterte poster, som f. eks. lønnsjusteringspott. Slike fordelinger gjøres på bakgrunn av administrative eller politiske vedtak. h. Opprette og legge ned stillinger forutsatt at de fastsatte nettorammene ikke overskrides. Investering: Rådmannen disponerer midler i investeringsbudsjettet i tråd med gjeldende budsjettvedtak. Ved behov for endringer i ressursramme eller fordeling av denne, skal det vedtas av folkevalgte i hht. p. 2.3 og 2.5. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 8

9 2.7. Videre delegering fra rådmann i økonomisaker Rådmann kan videredelegere den myndighet som er gitt i dette reglement. Dette skal skje i hht retningslinjene i p. 2.4 ovenfor. Rådmann skal sørge for at det foreligger en tydelig oversikt over hvilke fullmakter som er delegert, til hvem og hvilke tilhørende retningslinjer som gjelder. 3. Rapportering God økonomistyring forutsetter gode rapporteringsrutiner. Rådmannen har ansvar for at dette utarbeides og følges opp Rapportering til folkevalgte I henhold til kommunelovens kap. 5 og budsjettforskriften 1 skal rådmannen gjennom året legge frem rapporter for kommunestyret som viser den økonomiske utviklingen i henhold til budsjettet. I løpet av året skal formannskapet og bystyret behandle følgende regnskapsrapporter: - Tertialrapport pr. 30. april - Tertialrapport pr. 31. august - Årsregnskapet I tertialrapportene skal det framgå om virksomheten, herunder investeringsprosjekter, holdes innenfor de vedtatte budsjettrammer. Dersom det ikke er tilfelle, skal det settes i verk tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen. I tillegg til tertialrapportene skal rådmannen gi jevnlig informasjon om kommunens økonomiske situasjon til formannskapet Årsrapport Årsberetningen skal utarbeides i hht. kommunelovens 48 nr. 5 og regnskapsforskriften 10 samt kommunal regnskapsstandard nr. 6. Årsberetningen skal behandles av bystyret sammen med årsregnskapet innen utgangen av juni påfølgende år. I tillegg til kravene som stilles i ovennevnte lover og forskrifter skal årsrapporten inneholde informasjon om oppnådde resultater, analyser og vurderinger av kommunens tjenesteproduksjon og viktige hendelser. I tillegg skal utviklingen i kommunen dokumenteres ved hjelp av Kostra nøkkeltall og tidsanalyser. Rådmannen er ansvarlig for å utarbeide årsberetningen. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 9

10 3.3. Nasjonal rapportering (KOSTRA) Kommunelovens 49, samt rapporteringsforskriften pålegger kommunene å rapportere om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonalt informasjonssystem. Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter pr. funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall. Disse nøkkeltallene kan være relevante for kommunens egen styring. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner i henhold til rapporteringsforskriften. Kommunens økonomimodell tar hensyn til rapporteringskravene i KOSTRA. Rådmann er ansvarlig for KOSTRA-rapporteringen. 4. Regnskapsavslutning Kommunen er pålagt å utarbeide årsregnskap og årsberetning for sin virksomhet, jfr. kommunelovens 48, og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Rådmann skal sørge for at ferdig avlagt årsregnskap leveres til revisjonen innen 15. februar i året etter regnskapsåret, jfr. regnskapsforskriften 7. Fra samme tidspunkt er regnskapet offentlig. Rådmannen har ansvar for å utarbeide årsberetning innen 31. mars, (Se bestemmelser i p. 3.2.) Kontrollutvalget skal behandle revidert regnskap og gi sitt forslag til bystyret. Forslaget skal være kjent for formannskapet ved deres behandling av regnskapet. Formannskapet innstiller til bystyret i regnskapssaken som fatter endelig vedtak innen utgangen av juni måned Rutiner i årsavslutningen Regnskapet blir ført etter anordningsprinsippet, og det er derfor tidspunkt for når varene er mottatt eller tjenestene utført som er avgjørende for hvilket år utgiften skal føres. Rådmann har ansvar for at kommunens regnskapsrutiner er slik at regnskapet er fullstendig og avlegges i tråd med gjeldende forskrifter. Overføring av budsjettmidler fra ett år til neste, skal behandles av bystyret, og tas normalt opp i forbindelse med årsregnskapet og disponeringen av evt. regnskapsoverskudd. Når midlene gjelder overføring av øremerkede tilskudd, hvor tilhørende utgifter kommer i senere budsjettår, kan rådmann sette disse av på bundne fond. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 10

11 4.2. Strykningsbestemmelser Driftsregnskapet Rådmann gis fullmakt til å gjennomføre fulle strykninger dersom driftsregnskapet gjøres opp med underskudd. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre delvise strykninger etter følgende prioritering: 1) Stryke budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet vedtatt av kommunestyret selv. 2) Stryke avsetninger til fond etter følgende prioriteringer: - budsjettert av kommunestyret - avsetninger gjort av administrasjonen, iht. fullmakter 3) Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessig merforbruk. Ved delvis strykninger gis rådmannen fullmakt til å prioritere hvilke utgifter i investeringsregnskapet som skal prioriteres finansiert ved overføringer fra drift, og hvilke avsetninger i driftsregnskapet som helt eller delvis skal strykes. Rådmannen gis fullmakt til å redusere kommunestyrets budsjetterte overføringer til investeringsregnskapet dersom investeringsregnskapet ikke trenger det, jfr. regnskapsforskr. 9. Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet skal gjøres opp år for år. Det innebærer at overskridelser i ett prosjekt finansieres med besparelser i andre, også om prosjektet er utsatt. Rådmann gis fullmakt til å redusere nto. merutgift i investeringsregnskapet etter denne prioritering: 1) Stryke budsjettert avsetning til ubundne investeringsfond. 2) Å overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning. Rådmann gis fullmakt til å avgjøre hvilke budsjetterte avsetninger som skal prioriteres og hvilke ubundne investeringsfond som skal benyttes. 5. Økonomimodell Kommuneregnskapet er delt inn i følgende deler: - Driftsregnskap /budsjett gir tall for de løpende inntekter og kostnader i den daglige virksomhet. - Investeringsregnskap /budsjett (også kalt kapitalregnskap) gir økonomiske tall for investeringer virksomheten iverksetter, og som ikke hører inn under den daglige drift. - Balanseregnskap gir oversikt over kommunens verdier, eiendeler på den ene side og gjeld og andre forpliktelser på den andre. Balanseregnskapet er bygd opp etter regnskapsforskriftenes regler. Driftsregnskapet og investeringsregnskapet utgjør til sammen bevilgningsregnskapet. Kontoplan Ved bokføring i regnskapet kodes alle inntekter og kostnader slik at de kan grupperes med hensyn til kostnadstype, hvem som er ansvarlig, hvilken hensikt osv. Kommunens kontoplan bestemmer hva vi får ut av informasjon fra regnskapet. Kostraforskriften legger føringer for kontoplanens innde- Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 11

12 ling (av hensyn til nasjonale sammenligninger). Flekkefjord kommune har en ytterligere oppdeling for å ivareta lokale hensyn og egen økonomistyring. Kontostrengen i Flekkefjord kommune er i hovedsak bygget opp slik: - Artskonto. Gir uttrykk for hvilken type kostnad eller inntekt det gjelder. Fem siffer. Første siffer er 1 i driftsregnskap og 0 i investering. De tre neste siffer følger Kostraforskriften. Siste siffer muliggjør større inndeling for å ivareta lokale hensyn. - Ansvar. Fire siffer. Denne følger kommunens egen organisering og gir uttrykk for hvem som er ansvarlig for den daglige økonomistyring på området. Regnskapet deles inn etter ansvar i forbindelse med budsjettkontroller. - Funksjon. Gir uttrykk for hensikten eller formålet med kostnaden eller inntekten. Fire siffer. Første tre siffer følger Kostraforskriften. Siste siffer muliggjør større inndeling for å ivareta lokale hensyn. - Prosjekt. Dette er en fjerde dimensjon som benyttes for å øremerke kostnader og inntekter i forbindelse med et prosjekt. Dette gjør det mulig å få økonomisk oversikt over prosjektet på tvers av ansvar og funksjon. I driftsregnskapet er konto, ansvar og funksjon obligatoriske dimensjoner i bokføringen. I investeringsregnskapet er også prosjektdimensjonen obligatorisk. I tillegg til dette benyttes også flere andre begreper for å sikre forsvarlig økonomistyring og god informasjon. Dette gjelder i første rekke lønnssystemet, kunde- og leverandørreskontroene, eiendomsregnskapet, og utgående fakturering. 6. Anskaffelser, kjøp av varer og tjenester 6.1. Regelverk for innkjøp Alle anskaffelser til Flekkefjord kommune utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og inngåtte innkjøpsavtaler. Regelverket gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av kommunens virksomheter og enheter. Alle anskaffelser skal utføres i henhold til: gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. - Innkjøp skal skje på basis av konkurranse. - Leverandørene skal likebehandles. - Det tas hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser. relevante gjeldende lover, forskrifter og standarder innenfor aktuelt fag, bransje eller sektor og gjeldende HMS regelverk kommunens etiske retningslinjer. kommunens alminnelige vilkår for kjøp. Kommunens leverandører må: oppfylle alle offentlige krav om registrering. til enhver tid være à jour med alle offentlige økonomiske krav. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 12

13 følge bokføringslovens forskrifter kap. 5 og MVA-lovens retningslinjer for fakturaens innhold og beskrivelse. kunne dokumentere ordnede lønns- og arbeidsforhold, jfr. de krav som stilles i 5 i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Rådmannen har ansvar for at kommunen håndterer innkjøp etter prosedyrer som ivaretar disse bestemmelser Innkjøpssamarbeid Flekkefjord kommune inngår i innkjøpssamarbeidet OFA (offentlige innkjøp på Agder) og har gjennom dette inngått en rekke rammeavtaler for kjøp. På disse områder ivaretar OFA innkjøpene i hht. gjeldende regelverk. Flekkefjord kommune kan velge å stå utenfor den enkelte rammeavtale, men er forpliktet til å følge dem dersom reservasjonsretten ved avtaleinngåelse ikke er benyttet Rekvisisjonsrett Den som foretar bestillinger eller innkjøp i Flekkefjord kommune skal være tidelt rekvisisjonsrett. Rådmann har ansvar for å delegere denne myndighet på en forsvarlig og hensiktsmessig måte Leasingavtaler Når kommunen inngår leieavtaler (leasing) som alternativ til kjøp, skal disse klassifiseres som enten finansiell eller operasjonell leasing i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentlige av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over til Flekkefjord kommune, klassifiseres leieavtalen som finansiell, og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. (Det vises til GKRS standard nr. 8) Retningslinjer for bruk av leasing i Flekkefjord: a. Kommunen skal som hovedregel kun inngå operasjonelle leasingavtaler. Rådmannen gis myndighet til å godkjenne slike avtaler. b. I de tilfeller det anses som mest fordelaktig å benytte finansiell leasing/lånefinansiering skal slike investeringsbehov behandles i forbindelse med den ordinære budsjettbehandlingen. c. Skulle det oppstå slikt behov i løpet av budsjettåret skal rådmannen legge saken fram for bystyret som fatter vedtak. d. Ved inngåelse av leasingavtaler gjelder retningslinjene for innkjøp og innkjøpssamarbeid som ved andre kjøp. e. Rådmann er ansvarlig for at kommunens lønnsomhet med leasingavtale i forhold til ordinært kjøp blir vurdert. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 13

14 6.5. Kontroll, attestasjon og anvisning Alle regninger skal godkjennes av to personer gjennom attestasjon og anvisning. Ingen kan attestere eller anvise utbetalinger til seg selv eller til personer i nær familie. Dette gjelder også i tilfeller som omfattes av forvaltningslovens bestemmelser om inhabilitet og det er en forutsetning at kommunens egne etiske retningslinjer følges. Rådmann er av bystyret gitt anvisningsmyndighet for hele den kommunale virksomhet. Rådmannens videre delegering av anvisningsmyndigheten skal foreligge skriftlig. Det skal fremgå hvem som har anvisningsmyndighet og på hvilke ansvar og tjenester fullmakten gjelder. Den som er tildelt anvisningsrett kan videredelegere attestasjonsmyndighet til et nødvendig antall medarbeidere innenfor eget ansvarsområde. Anvisningsmyndigheten kan ikke videredelegeres. I tilfeller der det er behov for å delegere anvisningsmyndighet må det skje direkte fra rådmann. Dersom anviser er forhindret fra å anvise, skal oppgaven overlates til anvisers overordnede eller til sideordnet etter avtale med overordnet. Utøvelse av anvisningsmyndighet - Anvisningsmyndigheten kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten. - Underordnede kan ikke anvise utbetaling til overordnede. - Ordføreren anviser utbetalinger til rådmannen. - Rådmannen anviser utbetalinger til ordføreren. - Den som anviser kan ikke anvise på beløp til seg selv eller til familiemedlemmer. Jfr. inhabilitet, forvaltningslovens 6. - Anvisningsmyndigheten kan ikke overdras eller delegeres til regnskapsansvarlig. - Feilaktige anvisninger kan medføre økonomisk ansvar for anviseren. - Det skal alltid være kjent hvem som kan opptre som stedfortreder i ferie og ved fravær med rett til anvisning i henhold til delegert fullmakt. - Anvisning skal skje uten unødig opphold Utbetalinger Før utbetaling skjer skal det foreligge en anvisning, dvs. en utbetalingsordre fra den som har anvisningsmyndighet. 7. Lønn Lønnspostene utgjør nær 70 % av kommunens samlede kostnader, og må ha et særlig fokus. Rådmann skal sørge for at rutinene på lønnsområdet er i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at de er gjenstand for betryggende kontroll. Rutinene skal sikre at riktig lønn blir utbetalt til riktig person til riktig tid. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 14

15 Rådmann har ansvar for at tilsettinger i Flekkefjord kommune skal skje innenfor de rammer vedtatte stillinghjemler og lønnsmessige budsjettposter gir. Det skal foretas jevnlig etterkontroll av lønnsutbetalinger for å sikre at disse er korrekte og økonomisk holder seg innenfor vedtatte rammer. Eventuelle avvik skal bringes i orden så raskt som mulig. Det vises til p ang. rapportering til folkevalgte. 8. Salg av varer og tjenester 8.1. Utgående fakturering Rådmann har ansvar for at utgående fakturering skjer på en forsvarlig og god måte. Rutinene skal være slik at kommunen fanger opp alle inntekter og holder løpende oversikt over disse. Prisen på kommunens tjenester følger av vedtatt budsjett eller framkommer av bystyrevedtak Innfordring De kommunale krav kan deles i to hovedgrupper: 1. De offentligrettslige krav hvor grunnlaget for å ta betaling er hjemlet i lov. Eks. er her kommunale avgifter og parkeringsbøter. 2. De privatrettslige krav som bygger på et avtalerettslig grunnlag. Eks. husleie, oppholdsavgift i barnehager, egenbetaling for hjemmesykepleie og utlån mm. Rådmann har ansvar for at det er rutiner som sikrer at fordringer som ikke blir betalt innen betalingsfrist følges opp med purringer og videre betalingsoppfølging med inkasso og tvangsinndrivelse. Som hovedregel skal saksgangen ved innfordringen av kommunale krav følge retningslinjer og bestemmelser i Inkassoforskriften. Rådmann koordinerer og kvalitetssikrer innfordringsarbeidet og har fullmakt til å velge innfordringsstrategi og metode for innkreving. Forsinkelsesrenter og gebyr kan ilegges i henhold til forsinkelsesrente- og inkassoloven med tilhørende forskrifter Avsetning til tap på fordringer Rådmann har ansvar for å vurdere fordringsmassen i forbindelse med årsoppgjøret. Unntak er tap som knytter seg til skattekrav under henvisning til skattebetalingsloven (skatteoppkrevers ansvar). Det skal foretas tapsavsetning for å dekke forventede tap på fordringer, slik at fordringsmassen er mest mulig reell i balanseregnskapet. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 15

16 Tapsavsetning skal foretas når et krav er grovt misligholdt og skal gjenspeile den del av kravet som er tapsutsatt. Størrelsen på tapsavsetningen vil således avhenge av antatt verdi av kravets sikkerhet, etter nærmere retningslinjer. Når det gjelder utlån, skal også antatt verdi av debitors tilbakebetalingsevne tas med i vurderingen. Tapsavsetninger føres som avsetning til fond, og belastes driftsregnskapet. I tillegg gjøres en skjønnsmessig tapsavsetning til dekning av fremtidige tap på krav på den del av fordringsmassen som ennå ikke er identifisert som tapsutsatt. Avsetningens størrelse baseres på erfaringstall for de ulike type krav, antatt verdi av sikkerhet og evt. tilbakebetalingsevne. Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, slettes. Dette innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Rådmann gis ansvar for å foreta denne vurderingen, og gis fullmakt til å avskrive fordringer som anses som tapt Kontantsalg Kontant inn- og utbetalinger skal begrenses til et absolutt minimum. Dette av hensyn til kravene til dokumentasjon og sikkerhet samt hensynet til å drive virksomheten rasjonelt. Kontantkasse skal bare brukes til mindre innkjøp når kredittkjøp ikke er mulig eller naturlig. Rådmann har ansvar for at kommunens rutiner for kontantsalg følger de krav som lov og forskrifter stiller og er innenfor de rammer kommunens etiske retningslinjer setter. Rutinene for kontantkasser skal ikke bare tjenes kommunens sikkerhet for svinn, men også gi medarbeidere trygghet for at slik mistanke ikke kan oppstå. 9. Andre økonomirutiner 9.1. Opptak av lån Vedtak om opptak av lån skal foretas av bystyret selv og fortrinnsvis gjøres i forbindelse med behandlingen av årsbudsjettet. Det delegeres til rådmann å godkjenne valg av låneinstitusjon, låneform og lånebetingelser inkl. avdragstid. Rådmann delegeres også myndighet til å avgjøre refinansiering av lån og til å undertegne lånekontrakter på vegne av Flekkefjord kommune. Det vises til kommunens finansreglement som har utdypende bestemmelser om gjeldende fullmakter og rutiner. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 16

17 9.2. Tildeling av startlån Rådmann gis fullmakt til å behandle søknader om tildeling av startlån i hht. egne vedtatte retningslinjer. Fullmakten omfatter også å ta stilling til hvilken sikkerhet som skal kreves. Lånene skal gis innenfor den økonomiske ramme bystyret har vedtatt. Formannskapet er klageorgan for startlån. Eventuell klage framsettes i hht. vedtatte retningslinjer Prioritetsvikelse og pantefrafall Rådmann gis fullmakt til å behandle søknad om prioritetsvikelse og pantefrafall ifm. kommunale utlån og formidlingslån. Det samme gjelder evt. ettergivelse av renter eller nedsettelse av kommunale utlån og formidlingslån, inkl. utgiftsføring av forsinkelsesrenter og omkostninger. Formannskapet skal være orientert om omfanget av slike saker Kommunale garantier Kommunelovens 51 med tilhørende forskrifter, regulerer kommunens adgang til å stille garantier. Kommunen kan bare forplikte seg ved simpel kausjon. Det vil si at det bare er betalingsevnen det garanteres for. Her må kreditor før han kan gå på kausjonisten(e) gjennomføre visse tiltak for å få hoveddebitor til å betale, slik at det er på det rene at han ikke er i stand til å gjøre opp for seg. Det kan ikke stilles garanti for økonomiske interesser knyttet til utøvelse av næringsvirksomhet. Vedtak om kommunal garanti skal som hovedregel fattes av bystyret. Vedtaket må inneholde en grense for maksimumsbeløp og være tidsavgrenset, maks 40 år. Vedtak om kommunal garanti for beløp under kr ,-, gitt i henhold til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, er delegert til rådmann. Fylkesmannen skal godkjenne garantier på mer enn kr , Aktivering av eiendeler og avskrivninger. Rådmann har ansvar for at balanseregnskapet viser et riktig bilde over kommunens eiendeler. Investerte verdier fra forrige regnskapsår skal aktiveres i kommunens eiendomsbase med avskrivningstid som følger regnskapsforskriftene 8. Det skal foretas årlige avskrivninger i tråd med dette og som føres i driftsregnskapet. Anleggsmidler skal nedskrives til virkelig verdi i balansen ved verdifall som forventes ikke å være forbigående. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 17

18 Avskrivningene skal gi et bilde av verdiforringelsen på eiendeler. De har betydning for kommunens brutto driftsresultat, for selvkostregnskaper, og det har betydning for den oppførte verdi av eiendeler i balanseregnskapet Gaver Kommunale tjenestesteder er ikke egne rettssubjekter, men en del av Flekkefjord kommune. Pengegaver til et tjenestested er derfor en gave til kommunen. Slike pengegaver skal innbetales og regnskapsføres i kommuneregnskapet. Pengegaver skal brukes i hht. giverens ønsker. 10. Ajourføring og utfylling av reglementet Økonomireglementet og vesentlige endringer i dette skal vedtas av bystyret. Rådmann har fullmakt til nødvendig ajourhold av økonomireglementet i tråd med endringer i overordnet lov- og regelverk eller vedtak gjort av bystyret. Rådmann utarbeider administrative retningslinjer og rutinebeskrivelser for praktisering av reglementet. I hht. p. 2.7 klargjør rådmann den videre delegering i kommunens administrasjon. Økonomireglement Flekkefjord kommune vedtatt Side 18