Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015

Transkript

1 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Nasjonalt ID-senter Postboks 8091 Dep., 0032 Oslo Telefon: Org.nr: E-post: postmottak@nidsenter.no facebook.com/nidsenter twitter.com/nidsenter

2 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten

3 4 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Innhold 1.Innledning Om prosjektet Metode Pågående utredninger og prosesser Overordnede funn og konklusjoner Beredskapsplaner Situasjonsbeskrivelse Anbefalinger Ledelse Situasjonsbeskrivelse Anbefalinger Rutiner Situasjonsbeskrivelse Anbefalinger Ressurser, kompetanse og utstyr Situasjonsbeskrivelse Anbefalinger...42 Prosjektets styringsgruppe: teamleder Jane Henriksson, Politiets utlendingsenhet seniorrådgiver George Farnes, Utlendingsdirektoratet avdelingsdirektør Marianne Jakobsen, Utlendingsnemnda politiinspektør Mari Hauknes, Politidirektoratet, Grense- og utlendingsseksjonen politibetjent Arne Husebråten, Østfold politidistrikt politioverbetjent Bjørn Solheim, Politiets sikkerhetstjeneste politiførstebetjent Gøran Johansen Stenseth, Finnmark politidistrikt, Storskog grenseovergangssted seksjonsleder Zybelin Beck, Nasjonalt ID-senter 6. Samhandling og informasjonsutveksling Situasjonsbeskrivelse Anbefalinger...47 Kilder...49 Prosjektmedarbeidere: prosjektleder Hanne Tannvik Svendsen, Nasjonalt ID-senter seniorrådgiver Mads Odnes Jensen, Nasjonalt ID-senter Vi vil takke alle etatene for et godt og smidig samarbeid. En stor takk også til alle som har stilt opp til intervju på forholdsvis kort varsel, og delt av sine erfaringer. Nasjonalt ID-senter Utgitt juni 2016

4 6 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Innledning Høsten 2015 kom det et rekordstort antall asylsøkere til Norge. I 2015 ble det registrert asylsøkere, mot personer i I 2002 og 2009 var det også rekordstore ankomster. Tallene var da henholdsvis og Verken utlendingsforvaltningen eller andre myndigheter / offentlige etater var forberedt på det høye antallet asylsøkere i De fleste asylsøkerne kom fra midten av august og ut året. Dette førte til en svært krevende situasjon. Særlig berørt ble mottaksapparatet og Politiets utlendingsenhet som har ansvaret for gjennomføring av asylregistreringene, og det ble iverksatt en rekke tiltak med omfattende innsats av mange aktører for å håndtere situasjonen som oppstod. I asylsaker er det primært fire aktører med roller og ansvar knyttet til asylkjeden. Det er Justis- og beredskapsdepartementet, Politidirektoratet, Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratet. Premissene for hvilke prioriteringer Politi- og Utlendingsdirektoratet skal gjennomføre, fastsettes i Tildelingsbrevene fra Justis- og beredskapsdepartementet til begge direktoratene. Et grundig og korrekt innledende ID-arbeid ble trukket fram i både Tildelingsbrevene og Disponeringsskrivet fra Politidirektoratet som et av satsningsområdene for Manglende ID-avklaringer kan blant annet medføre sikkerhetsutfordringer for samfunnet, i tillegg til lengre saksbehandlingstid og vanskeligere returer. I Tildelingsbrevet fra Justis- og beredskapsdepartementet til Politidirektoratet for 2015 kapittel 2, står det blant annet at målene for asylkjeden skal være: - Færre asylsøkere uten beskyttelsesbehov - Raskere avklaring av identitet - Raskere retur Dette utdypes slik: «Raskere avklaring av identitet Det er svært viktig at norske myndigheter kjenner identiteten til personer som oppholder seg i Norge. Rask avklaring av identitet er derfor viktig for hele utlendingsforvaltningen. En tidlig avklaring av korrekt identitet vil bygge opp under legitimiteten til asylinstituttet og gi en mer effektiv og sikker saksbehandling i UDI og UNE. Det er også viktig i et sikkerhetsperspektiv. For å oppnå dette er det viktig med en rask og effektiv felles innsats så tidlig som mulig i saksforløpet, både fra politiet og UDI, der det gjøres en konkret vurdering rundt personens oppgitte identitet som skal fremkomme på saken.»

5 8 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten I Disponeringsskrivet fra Politidirektoratet til politi- og lensmannsetaten for 2015, punkt står det følgende: «Grense- og utlendingskontroll Det må foretas en raskere avklaring av identitet innenfor asylkjeden. En effektiv grense- og territorialkontroll vil bidra til at identitet avklares tidlig. Det er også viktig i et sikkerhetsperspektiv og vil bidra i bekjempelsen av kriminalitet gjennom å fange opp kriminelle utlendinger og personer uten lovlig adgang til riket. Alle politidistrikt og særorgan skal iverksette tiltak for å sikre raskere avklaring av identitet i saker der det er påkrevd. Raskere avklaring av identitet bør sees i sammenheng med straffesakskjeden og med området for samfunnssikkerhet og beredskap.» I Tildelingsbrevet fra Justis- og beredskapsdepartementet til Utlendingsdirektoratet for 2015, kapittel 2, har departementet identifisert fem hovedutfordringer for asylkjeden som helhet: - Høyt antall asylsøkere uten beskyttelsesbehov til Norge - Uavklart identitet for en stor andel av asylsøkerne - Lang ventetid for bosetting - Lang tid før retur finner sted - Samhandlingsutfordringer I tildelingsbrevet står det også at: «Hovedmålene fastsatt for asylkjeden tar for seg en ønsket endring. I tillegg skal UDI og resten av utlendingsforvaltningen sørge for en effektiv, rettssikker og forutsigbar saksbehandling. Departementet understreker at hovedområdene og styringsparameterne som fremkommer her ikke er uttømmende for alle aktiviteter som faller innenfor UDIs ansvarsområde. Den samlede måloppnåelsen er avhengig av at utlendingsforvaltningen er samordnet og brukerorientert og at de ulike instansene opptrer helhetlig og konsekvent. UDI har et særskilt ansvar for å følge opp dette.» Som Politiets sikkerhetstjeneste uttaler til prosjektet: Gjennomføring av identitetskontrollen og førstelinjens arbeid krever kompetanse i dokumentkontroll og personkontroll. Dokumentkontroll er en ekthetskontroll som innebærer å vurdere dokumentet med henblikk på produksjonsmessige eller utstedertekniske uregelmessigheter, samt irregulære endringer av variable opplysninger. Formålet er å avgjøre om dokumentet er ekte, totalfalskt, forfalsket eller er uautorisert utstedt. Personkontroll innebærer å kontrollere person opp mot de biologiske identifikatorer i fremlagte bevis, som foto og signatur e.l. Personkontroll inkluderer også en samtale for å styrke tilliten til at personen er den han/hun utgir seg for. Biometri blir stadig oftere tatt i bruk for å kunne fastslå knytningen mellom person og oppgitt identitet. «En viktig del av PST sin forebyggende virksomhet er å forhindre at utlendinger som utgjør en trussel mot grunnleggende nasjonale interesser får opphold i Norge. For at PST i best mulig grad skal kunne ivareta de oppgaver som tjenesten er tillagt iht. politiloven 17, er det en forutsetning at man i størst mulig grad kjenner rett identitet på personer som reiser inn og ut av Norge, og hvem som oppholder seg i landet. PST er derfor opptatt av at førstelinjekontrollen skal være så god som mulig.» Grunnet de høye ankomstene var det ikke mulig å registrere alle asylsøkere i tråd med gjeldene rutiner. Det ble derfor tatt initiativ til et møte mellom Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet for å komme til enighet om hvilke opplysninger som var essensielle og som derfor måtte registreres i alle saker, og hvile opplysninger som kunne utelates. Dette er beskrevet nærmere i kapittel fire. 1.1 Om prosjektet I Nasjonalt ID-senters instruks fra Justis- og beredskapsdepartementet står det at Nasjonalt ID-senter skal evaluere ID-arbeidet i utlendingsforvaltningen og foreslå forbedringstiltak. Dette er bakgrunnen for prosjektet. Evalueringsprosjektet er forankret gjennom styringsdialogen med Politidirektoratet. Det er flere etater som har erfaringer etter ID-arbeidet som ble gjennomført høsten For å lære av disse erfaringene tok Nasjonalt ID-senter initiativ til igangsettelse av et prosjekt for å evaluere ID-arbeidet som ble utført. I prosjektmandatet står det følgende om effekt- og resultatmål: Effektmål/Gevinst Prosjektet vil bidra til: At det nedfelles rutiner i etatene for hvordan ID-arbeid bør gjennomføres i perioder med økte asylankomster. At utlendingsforvaltningen har en oppdatert beredskapsplan for å ivareta ID-arbeidet, og som kan iverksettes raskt i perioder med økte asylankomster. Resultatmål Prosjektet skal: Gjennomføre en kartlegging av det ID-arbeidet som ble gjennomført på Råde, Tøyen og i Kirkenes høsten/vinteren Foreta en evaluering av ID-arbeidet som er gjort, herunder samhandlingen mellom etatene på ID-området. ID-arbeid: Med ID-arbeid menes det arbeid aktørene i utlendingsforvaltningen utfører når de skal registrere, undersøke eller fastsette identiteten til en utlending. Les mer i blant annet: POD RS 2012/005 Politiets arbeid med søknader om beskyttelse (asyl), identifisering og uttransportering av utlendinger etter utlendingsloven UDI RS Registrering, vurdering og endring av ID-opplysninger i saker etter utlendingsloven

6 10 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Levere en rapport som skal være ferdigstilt Rapporten vil gi en kartlegging av ID-arbeidet som ble gjennomført på Råde, Tøyen og i Kirkenes høsten/vinteren 2015 og en evaluering av dette arbeidet. Rapporten vil også inneholde forslag til fremtidig organisering av ID-arbeidet både i og mellom etatene i fremtidige perioder med økte asylankomster. På bakgrunn av to høringsrunder og grundig forankring hos aktørene, har rapporten blitt noe forsinket. Stedene prosjektet har fokusert på er Politiets utlendingsenhet på Tøyen, Ankomstsenter Østfold, Storskog grenseovergangssted og Ankomstsenter Finnmark. Begrunnelsen for valg av steder er at det er ved disse lokasjonene registreringen av asylsøkere fant sted. Det ble opprettet to ankomstsentre på kort tid for å kunne håndtere registreringen av alle asylsakene. I tillegg har vi hatt samtale med Øst politidistrikt, tidligere Østfold, fordi det også kom et betydelig antall asylsøkere til distriktet før etableringen av Ankomstsenter Østfold. Ved å kartlegge og evaluere ID-arbeidet som er gjort, og foreslå forbedringstiltak, kan utlendingsforvaltningen dra nytte av de erfaringene de involverte aktørene har opparbeidet seg, utvikle gode rutiner og planer, og være bedre rustet til å håndtere store asylankomster i tiden fremover. I rapporten er det viet størst oppmerksomhet på områder hvor vi ser at det bør gjennomføres forbedringer. Prosjektet vil presisere at det er ID-arbeidet høsten 2015 som er kartlagt og som det legges opp til en erfaringslæring av. Det er altså en kartlegging av «da-situasjonen» og er ikke nødvendigvis representatitv for «nå-situasjonen» med svært lave ankomster. Vi er kjent med at det er igangsatt flere viktige tiltak i ettertid, blant annet i Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratet, for å avhjelpe noen av de utfordringene som blant annet «miniregistreringene» medførte. Tallene som presenteres i rapporten er derfor ikke beskrivende for situasjonen slik den er i dag. Politiets utlendingsenhet (PU) PU er politiets hovedaktør på immigrasjonsfeltet. Hovedoppgavene våre er: - å registrere asylsøkere som kommer til Norge - å etterforske for å fastsette identitet - å uttransportere personer uten lovlig opphold - å drive Politiets utlendingsinternat på Trandum PU er et nasjonalt særorgan i politiet, og bistår resten av politiet i utlendingssaker. Politidistriktene har ansvar for straffesaker rettet mot utlendinger. (Kilde: politiet.no) Politidistriktenes ID-relaterte oppgaver: Politiet har et overordnet og generelt ansvar for å avklare identiteten til utlendinger for å utøve sine oppgaver i forbindelse med å sikre samfunnssikkerheten. Politiet gjennomfører også andre oppgaver som knytter seg til fastsettelse av identitet, slik som grense-/innreisekontroll, generell kontrollvirksomhet, forberedende behandling av utlendingssaker og ved uttransportering av utlendinger. (Kilde: politiet.no) Nasjonalt ID-senter har tidligere gjennomført en kartlegging av ID-arbeidet i utlendingsforvaltningen. Kartleggingen resulterte i tre delrapporter og en sluttrapport. Delrapport 1 Kartlegging av ID-arbeid. Politiet og utenriksstasjoner (2013). Politiet var representert ved politidistriktene Agder og Oslo. Delrapport 2 Kartlegging av ID-arbeid. Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratet (2014). Delrapport 3 Kartlegging av ID-arbeid. Østfinnmark politidistrikt og Utlendingsnemnda (2014). Rapport 4 - Kartlegging av ID-arbeid - Sluttrapport (2014). Sluttrapporten inneholder anbefalinger for å forbedre ID-arbeidet i utlendingsforvaltningen. De overordnede konklusjonene berørte områder som gjelder for hele utlendingsforvaltningen. Områdene anbefalingene omhandlet var blant annet: - Ledelsesforankring - Kompetanseheving - Helhetstenkning - Samarbeid/informasjonsutveksling De fleste av disse områdene berøres også i denne rapporten. Anbefalingene som presenteres i denne rapporten er basert på informasjonen som er fremkommet under intervjuene som er gjennomført mars Den ble politiet delt inn i nye politidistrikter. Ettersom evalueringen fokuserer på det ID-arbeidet som ble gjennomført høsten 2015 benyttes i denne rapporten betegnelsen Østfinnmark (nå Finnmark) og Østfold (nå Øst) politidistrikt. 1.2 Metode Informasjonsinnsamlingen i prosjektet har foregått ved hjelp av intervjuer av medarbeidere hos de involverte etatene. Etatene er også representert i prosjektets styringsgruppe. Politiets sikkerhetstjeneste (PST) PSTs primære ansvar er å forebygge og etterforske straffbare handlinger mot rikets sikkerhet. Dette gjør tjenesten gjennom ulike metoder og arbeidsmåter. Sentralt står innsamling av informasjon om personer og grupper som kan utgjøre en trussel, utarbeidelse av ulike analyser og trusselvurderinger, etterforskning og andre operative tiltak og rådgivning. (Kilde: pst.no) Utlendingsnemnda (UNE) UNE behandler klager over avslag gitt av førsteinstansen Utlendingsdirektoratet (UDI) etter utlendingsloven og statsborgerloven. UNEs Samfunnsoppdrag og mål UNEs hovedoppgave som klageinstans er å etterprøve de avslagsvedtak som er fattet i førsteinstans og som påklages. UNE skal bidra til en helhetlig, effektiv, rettssikker, forutsigbar og brukervennlig utlendingsforvaltning som brukerne har tillit til. UNE skal bidra til at vedtakene som fattes er i tråd med internasjonale konvensjoner og norsk lov, samt ivareta rollen som lovtolkende organ. UNEs arbeid får avgjørende konsekvenser for arbeidet som gjøres med retur og bosetting. Det foregår et utstrakt samarbeid mellom virksomhetene på sentrale områder som utarbeiding av prognoser, retur, avklaring av identitet, det faglige arbeidet og vedrørende effektivisering av saksbehandlingen i utlendingsforvaltningen. (Kilde: une.no)

7 12 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Vi har intervjuet medarbeidere fra følgende aktører: Politidirektoratet Utlendingsdirektoratet Utlendingsnemnda Politiets utlendingsenhet Politiets sikkerhetstjeneste Øst politidistrikt Finnmark politidistrikt Nasjonalt ID-senter Nasjonalt ID-senter bistod Politiets utlendingsenhet i Kirkenes i november 2015 og har siden vært tilstede på Råde og bistått med opplæring og dokumentkontroll. På bakgrunn av dette hadde vi en liste over navn på personer som hadde vært tilstede på enten Råde eller i Kirkenes som ville være aktuelle å intervjue, av både medarbeidere og ledere. Vi hadde også navn på andre ledere enn de som var lokalisert på Råde og i Kirkenes vi ønsket å intervjue. I tillegg ba vi styringsgrupperepresentantene om å plukke ut andre medarbeidere fra egen organisasjon som etter deres vurdering kunne tenke seg å ha en oppfatning av ID-arbeidet som ble gjennomført. Samtlige styringsgrupperepresentanter utpekte andre medarbeidere i tillegg til dem prosjektet hadde på listen. Intervjuene har bestått av både gruppe- og enkeltintervjuer. Intervjumalene som ble utarbeidet fungerte kun som et utgangspunkt, og en huskeliste, for intervjuene. Intervjuene ble innledet med en orientering om prosjektets mandat, hvilke etater som er representert i styringsgruppen, hvilke tema som ville bli diskutert under intervjuet og hva informasjonen skulle brukes til. Intervjuobjektene ble i tillegg fortalt at de ville holdes anonyme i rapporten og ikke navngitt. De fikk også et informasjonsskriv som forklarte noe av dette. Dette skrivet ble i tillegg sendt til representantene i styringsgruppen i forkant av intervjuene og prosjektet ba om at skrivet skulle sendes til de som skulle intervjues. Selve intervjuene ble innledet med åpne, ikke-ledende spørsmål om hva intervjuobjektene selv mente om det ID-arbeidet som ble gjennomført høsten Ut fra dette ble det stilt oppfølgingsspørsmål underveis. Alle intervjuene hos alle aktørene berørte de samme temaene. Finnmark politidistrikt Den østlige delen av politidistriktet grenser mot Russland hvor vi har grenseovergangsstedet Storskog. Dette er et internasjonalt grenseovergangssted og Norges eneste landegrense mot et ikke Schengen-land. Inn/utreisekontroll er derfor en viktig del av politiets arbeidsoppgaver både i form av utlendingskontroll og avdekking av eventuell grenseoverskridende kriminalitet. Samarbeidet med russiske politi- og grensemyndigheter er også viktige utfordringer. Opplæring av grensesoldater fra GSV (Garnisonen i Sør-Varanger), som utfører grenseovervåking er også arbeidskrevende. (Kilde: politi.no) Utlendingsdirektoratet (UDI) UDI har ansvar for behandling av søknader fra utlendinger som vil besøke eller bo i Norge, drift av asylmottak og utvisningssaker (Kilde: udi.no). Intervjuene har gitt oss et godt bilde av utfordringene aktørene opplevde høsten Både når det gjelder ID-arbeidet som ble gjennomført, men også mer generelt opplevelsen av hele situasjonen. En mulig svakhet ved bruk av intervjuer som metode kan være at vi ikke har fått de riktige personene til intervjuene. En annen mulig svakhet er at ikke alle har hatt like god forståelse av helhetsbildet. Prosjektet har også vært av kort varighet med oppstart i februar 2016 og ferdigstillelse av rapport mai Tiden og tidsrommet for gjennomføring av intervjuene i uke 9, 10 og 11 kan også ha påvirket hvem som ble intervjuet i etatene, og vi var avhengig av medarbeidere som hadde anledning til å stille på intervju i denne perioden. Vi vil bemerke at vi gjennomførte intervju med nesten samtlige av de som var planlagt intervjuet og vi opplevde kun et fåtall avlysninger. Vi har ikke hatt tilgang til datasystemer for å se på kvaliteten i registreringene og kan således ikke si noe om avvik fra instrukser, rundskriv eller avtaler ut fra datamateriale, kun informasjon fra intervjuene. Tallene som fremkommer i denne rapporten er tall vi har fått fra Utlendingsdirektoratets enhet for statistikk og analyse. Vi har totalt intervjuet 51 personer. De fordeler seg slik: 7 fra Utlendingsnemnda 5 fra Østfinnmark 2 fra Østfold 3 fra Politidirektoratet 1 fra Utrykningspolitiet 19 fra Politiets utlendingsenhet 9 fra Utlendingsdirektoratet 5 fra Nasjonalt ID-senter I tillegg har vi mottatt skriftlig tilbakemelding fra PST. Totalt har vi uttalelser fra 52 personer. Rapporten har vært sendt på høring til medlemmene i styringsgruppen for innspill to ganger. Styringsgruppen har gitt skriftlige innspill til utkast til denne rapporten, og innholdet i rapporten er med dette kvalitetssikret gjennom styringsgruppen. Prosjektet har i tillegg gått gjennom ulike instrukser og Nasjonalt ID-senter rundskriv fra Justis- og beredskapsdepartementet, Utlendingsdirektoratet og Politidirektoratet (POD) POD er et forvaltningsorgan underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. Styringsorgan. Direktoratet leder utviklingsarbeidet i etaten, både som styringsorgan og kompetansesenter. Gjennom aktiv bistand til kriminalitetsanalyse, samordning av ressurser, metodeutvikling, samt ledelsesog kompetanseutvikling, gir det kvalifisert hjelp og støtte til politidistriktene, særorganene, Justisog beredskapsdepartementet og andre samarbeidspartnere. Denne støtten er viktig for et fortsatt desentralisert politi. (Kilde: politi.no) Nasjonalt ID-senter er et ekspertorgan underlagt Politidirektoratet som arbeider med identitet og dokumenter innen utlendingsfeltet. Gjennom bistand og rådgivning til offentlig forvaltning og politiet skal vi styrke arbeidet med å avklare identiteten til utlendinger som kommer til eller oppholder seg i Norge. Senteret skal både bidra til å hjelpe mennesker med uavklart identitet slik at de får de rettighetene de har krav på og bidra til å stoppe dem som har falsk ID og kriminelle hensikter. Nasjonalt ID-senter har spisskompetanse på ekthetsvurderinger av reise- og identitetsdokumenter, og utvikler verktøy og metoder som kan brukes når en utlendings identitet av ulike grunner ikke er dokumentert. (Kilde: nidsenter.no) Politidirektoratet. I tillegg har vi sett på ulike tiltakskort som ble utviklet i perioden

8 14 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten prosjektet fokuserer på. Ettersom vi ikke har hatt tilgang til datasystemer for å se på kvaliteten i arbeidet som ble gjennomført, har vi ikke hatt muligheten for å sjekke om tiltakskort ble fulgt, og eventuelt på hvilken måte. Opplysningene som fremkommer i rapporten om mangelfull oppfølging av tiltakskort er derfor utelukkende basert på de intervjuedes egne opplysninger. 1.3 Pågående utredninger og prosesser Utlendingsdirektoratet har gjennomført en egenevaluering, Beredskap høsten 2015 Rapport fra egenevalueringen, som ble ferdigstilt i mars i år. Denne tar for seg blant annet beredskapsplaner og innkvartering av asylsøkere. Den berører også oppgaver i ankomstfasen med tanke på registrering og saksflyt, men identitet er ikke behandlet særskilt i denne rapporten. Politiets utlendingsenhet opplyser at de regner med å ferdigstille sin egenevaluering i juni Overordnede funn og konklusjoner Under intervjuene har vi møtt personer med et stort engasjement og det er mange medarbeidere i etatene som har gjort en stor og viktig innsats høsten Prosjektet vil innledningsvis kommentere at vi ser at det er mange forhold som påvirket situasjonen og som direkte/indirekte fikk følger for det arbeidet som ble gjennomført, blant annet antall asylsøkere og mangel på innkvartering. Med bakgrunn i Kartlegging av ID-arbeid Sluttrapport (2014) har prosjektet opparbeidet seg erfaring med hvilke faktorer som erfaringsmessig har størst betydning for ID-arbeidet. Vi konsentrerte oss derfor om følgende tema: Beredskapsplaner Ledelse Rutiner Ressurser, kompetanse og utstyr Samhandling og informasjonsutveksling Prosjektet hadde ingen konkret hypotese på forhånd og gjennomførte halvstrukturerte intervjuer, slik det er beskrevet i punkt 1.2. Vi har arbeidet etter såkalt induktiv metode (fra det individuelle til det generelle). Prosjektet ser at informasjonen som fremkom under intervjuene tydelig viser at enkelte tema fikk særlig stor oppmerksomhet. Disse velger prosjektet å trekke ut som kritiske punkt for det arbeidet som ble gjennomført i denne perioden. Dette gjelder: Gjennomføring av asylregistreringene Opplæring og kompetanse Ledelse De ulike aktørene har forskjellige roller i saksgangen i en asylsak. På grunn av det høye antallet registrerte asylsøkere i denne perioden, og restanser på saker fra tidligere år, ble sakene i all hovedsak ikke saksbehandlet i Utlendingsdirektoratet eller Utlendingsnemnda høsten Noen porteføljer ble selvfølgelig saksbehandlet, men mesteparten av sakene som ble registrert ble ikke underlagt saksbehandling i den perioden. På bakgrunn av dette blir hovedfokuset i denne rapporten en evaluering av registreringsarbeidet som ble gjennomført. Ut fra definisjonen av ID-arbeid vi har benyttet innledningsvis i denne rapporten, og som også ble benyttet i forrige evalueringsprosjekt, vil det altså primært være ett element fra definisjonen som omhandles i denne rapporten, nemlig asylregistrering. Den aktøren som blir viet mye oppmerksomhet i denne rapporten blir da naturligvis Politiets utlendingsenhet, ettersom innledende registrering er en svært sentral del av ID-arbeidet i asylsaker og det er Politiets utlendingsenhet som har ansvaret for gjennomføringen av asylregistreringene. Rapporten kommer også inn på hvilken betydning asylregistreringene har for det videre arbeidet i Utlendingsdirektoratet. Østfinnmark politidistrikt er også en aktør som omtales i stor grad i rapporten fordi de har ansvaret for Storskog grensekontrollsted. Politidirektoratet omtales også ettersom informasjonen fra intervjuene trekker frem flere kritiske punkt som de har ansvaret for. De andre etatene som også er med i styringsgruppen og som vi også har hatt intervjuer med er: Østfold, Utlendingsnemnda og Politiets sikkerhetstjeneste. Disse er ikke omtalt like mye ettersom de var mindre involvert i sakene i perioden prosjektet fokuserer på. Beredskapsplaner Kartleggingen viser at ingen av etatene i utlendingsforvaltningen, herunder Justis- og beredskapsdepartementet, forventet det antallet asylsøkere som kom til Norge i Aktørenes beredskapsplaner var ikke tilstrekkelig detaljerte til at de inneholdt opplysninger om samhandling, hvordan aktørene skulle koordinere seg og ansvarsforholdet mellom dem. Aktørene var derfor ikke godt nok rustet til å gjennomføre et tilfredsstillende ID-arbeid høsten Ledelse Politidirektoratet burde på et tidligere tidspunkt tilført ressurser for å håndtere de stadig økende ankomstene. Mangel på personell førte til mangelfulle registreringer. Flere ledere i enkelte av etatene har blitt benyttet til andre mer operative oppgaver enn ledelse, og dette fikk konsekvenser for registreringsarbeidet. Det meldes også om at det ikke alltid var en tilgjengelig

9 16 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten stedlig ledelse med beslutningsmyndighet på de ulike lokasjonene, noe som også fikk konsekvenser for registreringsarbeidet. Kommunikasjon av beslutninger har til tider ikke vært god nok, verken internt i egen etat, eller til/mellom andre berørte etater. Beslutninger om gjennomføring av ulike registreringsløp fremkom ikke tydelig nok og med god nok notoritet, og ble ikke fulgt opp med nedskrevne rutiner. Prosjektet ser også at disponering av ressurser i egen etat kunne vært utnyttet bedre. Det meldes også om at ulikheter i registreringspraksis i Politiets utlendingsenhet ble løftet til ledernivå, uten at dette ble fulgt opp i god nok grad. Asylavdelingen i Utlendingsdirektoratet burde i større grad ha kvalitetssikret om innholdet i «miniregistreringene» var tilstrekkelig for den videre saksbehandlingen, god porteføljestyring og kontrollnivå. Rutiner Det var til tider daglige endringer i rutiner i hvordan registreringene skulle gjennomføres. Endringene var ikke alltid forankret på en tilfredsstillende måte, eller formidlet godt nok, og det er ikke alle beslutninger som er skriftliggjort. Mangel på skriftliggjøring har blant annet ført til ulik praksis og usikkerhet rundt hvordan arbeidsoppgavene skulle gjennomføres. Dialogen mellom Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet om gjennomføring av «miniregistreringer», og i hvilke situasjoner dette skulle gjennomføres, har ikke vært god nok. Til tider manglet HERO oversikt over hvor asylsøkerne var bosatt. Dette bidro også til at registreringsarbeidet ble utfordrende. Dette vanskeliggjorde også arbeidet med å booke søkere til asylintervju eller utvidet registrering. Det ble i en periode gjennomført registrering hovedsakelig i Excel-lister og ikke i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF), noe som har fått store konsekvenser for Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratets etterarbeid i sakene. I flere intervju ble det opplyst at man sparte tid under registreringene, noe som medførte en betydelig ressursbruk i etterkant. «Miniregistreringer» har ført til at saker som skulle vært underlagt Dublin-prosedyre. og således overført til et annet medlemsland isteden, er sendt til realitetsbehandling. Ressurser, kompetanse og utstyr Antall asylsøkere i 2015 medførte at både Østfold, Politiets utlendingsenhet og HERO «Hero Norge har flere tiårs erfaring med flyktningarbeid. I 1987 ble vårt første asylmottak etablert, og i de påfølgende år har vi vært en viktig aktør i utviklingen av det norske mottakssystemet. Vi har de siste årene gjennomgått en betydelig utvikling i form av å bruke vår flyktningkompetansen på et bredere nedslagsfelt. Aktivitetene er i dag fordelt på de tre virksomhetsområdene: Hero mottak, Hero kompetanse og Hero tolk. Som den eneste virksomhet i Norge tilbyr vi et bredt spekter av tjenester i forhold til de fleste faser flyktninger og innvandrere går igjennom, slik som for eksempel: ankomstfasen, mottaksfasen, returfasen, bosettingsfasen, kvalifiseringsfasen og integrering på arbeidsmarkedet.» (Kilde: hero.no) Utlendingsdirektoratet fikk økte bevilgninger ved tilleggsbevilgning fremlagt av Regjeringen i september og vedtatt i Stortinget i oktober og rekrutterte etter dette nye medarbeidere. I Politiets utlendingsenhet fikk ikke alle nytilsatte anledning til å få tilstrekkelig opplæring og ble satt til å utføre arbeidsoppgaver uten nødvendig kompetanse. Det samme gjelder for de nytilsatte i Østfinnmark. Det var heller ikke tilstrekkelig med erfarne medarbeidere til å bistå de nytilsatte, og dette har til tider fått konsekvenser for registreringsarbeidet som ble gjort. Mangel på tilstrekkelig utstyr for opptak av biometri ved registrering, og manglende tilgang og kjennskap til DUF, har også vanskeliggjort både registreringsarbeidet og saksbehandlingen av asylsakene. Samhandling og informasjonsutveksling I en periode ble det blant annet gjennomført ikke-elektronisk vedtaksfatting og registrering i DUF på grunn av manglende utstyr og tilgang til DUF. Dialogen mellom enkelte av aktørene om situasjonsbeskrivelse og prioritering/siling av saker og hvilke opplysninger som skulle registreres i sakene, har ikke vært god nok i hele perioden. Dette gjelder også dialogen internt i noen av etatene. Mangelen på (oppdaterte) skriftlige rutiner har også vanskeliggjort informasjon om hvilke rutiner som skal følges, både internt og mellom etatene. Mange aktører har vært involvert i gjennomføringen av ID-arbeidet og det har ikke alltid vært tydelig hvilken etat som har ansvaret for de ulike oppgavene. Det fremkommer også at samhandlingen mellom Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratet på Råde ble vanskeliggjort av at det ikke er en felles ledelse med beslutningsmyndighet. Dialogmøter mellom de involverte etatene kom i gang for sent, hvilket fikk konsekvenser for oppfølging av sakene.

10 18 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten I Tildelingsbrevet fra Justis- og beredskapsdepartementet til Politidirektoratet for 2015 står det: «4.9 Raskere avklaring av identitet Det er svært viktig at norske myndigheter kjenner identiteten til personer som oppholder seg i Norge. Rask avklaring av identitet er derfor viktig for hele utlendingsforvaltningen. En tidlig avklaring av korrekt identitet vil bygge opp under legitimiteten til asylinstituttet og gi en mer effektiv og sikker saksbehandling i UDI og UNE. Det er også viktig i et sikkerhetsperspektiv. For å oppnå dette er det viktig med en rask og effektiv felles innsats så tidlig som mulig i saksforløpet, både fra politiet og UDI, der det gjøres en konkret vurdering rundt personens oppgitte identitet som skal fremkomme på saken.» Asylankomster - Norge 2015 Det står videre: «4.10 Raskere retur Det er en grunnleggende forutsetning for regulert innvandring at færrest mulig personer skal oppholde seg ulovlig i Norge. Politiet skal gjennom sine prioriteringer bidra til å minimere samfunnets kostnader knyttet til innvandring ved å sørge for at færrest mulig uten lovlig opphold befinner seg i landet. Dette handler ikke bare om å sende flest mulig personer raskere ut, men også om å prioritere de riktige returene for å sikre best mulig effekt og samlet måloppnåelse. Forhold som skal vektlegges er: Kriminalitetsreduksjon: Dette gjelder særlig de tilfeller som omhandler grov kriminalitet eller stor gjentakelsesfare. Innvirkning på ankomsttallene: Noen ganger kan et beskjedent antall returer av en gitt karakter sende signaler som påvirker ankomstbildet. Bidrag til assistert retur: Det skal ses hen til hvordan forvaltningens samlede måloppnåelse kan bli best mulig. Egenskaper ved saken: Det er viktig å overholde frister iht. Dublin-forordningen. Det er viktig å unngå at mange kvalifiserer seg for opphold i Norge utelukkende på bakgrunn av langvarig ulovlig opphold. Samfunnets kostnader knyttet til det ulovlige oppholdet: For de mest ressurskrevende lengeværende skal UDI og PU samarbeide om å identifisere saker og jobbe for å gjennomføre retur, assistert eller med tvang..» Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Antall Figur 1 Asylankomster Norge Asylankomster - Storskog Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Antall personer Figur 2 Asylankomster Oversikt over ankomstene på Storskog for hele 2015.

11 20 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Beredskapsplaner Asylankomster - Norge Sammenligning Det må utvikles beredskapsplaner for ulike scenarioer asylankomster som inkluderer flere av de involverte etatene og ivaretar ID-arbeidet. 2.1 Situasjonsbeskrivelse For prosjektets effektmål/gevinst står det blant annet at prosjektet skal bidra til at utlendingsforvaltningen har en oppdatert beredskapsplan for å ivareta ID-arbeidet og som kan iverksettes raskt i perioder med økte ankomster. Gitt at dette er en offentlig rapport går vi ikke i detaljer om beredskapen i de ulike etatene. Kartleggingen viser at det er flere som gir uttrykk for at det bør utvikles beredskapsplaner for store asylankomster som ikke bare omhandler egen etat, ettersom registreringsarbeidet og prioritering av saker involverer flere etater og krever samhandling. Det har blitt nevnt at det også bør legges planer som inkluderer en koordinering av arbeidet i og mellom etatene. De involverte etatene har samme mål og kompetansen de enkelte etatene besitter bør utnyttes bedre Vi vil bemerke at vi er kjent med at flere av aktørene har utarbeidet / utarbeider oppdaterte beredskapsplaner Anbefalinger Prosjektet anbefaler at det utarbeides felles beredskapsplaner før økte asylankomster for flere av etatene, blant annet for Politiets utlendingsenhet og Asylavdelingen i Utlendingsdirektoratet. I disse bør det også inkluderes ansvarsforhold og detaljer om gjennomføring av asylregistreringene. I tillegg anbefaler vi at det i planene også lages rutiner for hvordan aktørene bedre kan samhandle og koordinere ressursene. Planene bør også inneholde oversikt over hvilken kompetanse medarbeiderne skal ha for gjennomføring av arbeidsoppgavene Antall 2015 Antall 2014 Jan Feb Mars Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Totalsum Vi anbefaler også at de etatene som ikke allerede har det, utarbeider eskaleringspyramider. Figur 5 Asylankomster Norge Totalsum 11480

12 22 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Ledelse arbeidsoppgaver for å sikre at ID-arbeidet ble gjennomført på en bedre måte. Ved å ha erfarne medarbeidere tilgjengelig vil man også lettere kunne følge opp de som er mer uerfarne. Ledere bør primært brukes til lederoppgaver. 3.1 Situasjonsbeskrivelse Kartleggingen viser at ledere, særlig mellomledere, i perioder ble benyttet til andre mer operative oppgaver enn ledelse. Vi ser også at mer uerfarne medarbeidere fikk tillagt roller og ansvar de ikke nødvendigvis var erfarne nok til å håndtere. Dette førte blant annet til at medarbeiderne ikke alltid fikk gode nok beskjeder, eller at ressursene ble brukt på best mulig måte. I Politiets utlendingsenhet førte dette blant annet til ulik praksis for de registreringene som ble gjennomført på Tøyen og de som ble gjennomført på Ankomstsenter Østfold på Råde, og igjen til ulik praksis mellom enkelte av teamene internt på Råde. Politiets utlendingsenhet opplyser at noe av ulikhetene mellom praksis kan forklares med at det var lagt opp til at det skulle gjennomføres andre løp og rutiner på Ankomstsenter Råde enn det som var rutinene på Tøyen. En gjennomgående oppfatning fra intervjuene er at ulikhetene i registreringspraksisen som utviklet seg på Råde eksempelvis førte til at de forskjellige teamene i varierende grad fulgte opp personer med uklar identitet. Tilnærmingen til ID-arbeidet synes også å være ulik, noe som kan illustreres ved at enkelte team på Råde ikke utvidet innholdet i registreringene når ankomstene falt, eller at ikke alle team benyttet seg av tilbudet fra Nasjonalt ID-senter om opplæring i grunnleggende ID-arbeid eller andrelinjeopplæring i dokumentkontroll. Situasjonen var velkjent for ledelsen i Politiets utlendingsenhet på Råde, men tilbakemeldingene fra medarbeidere i flere etater tyder på at dette ikke ble fulgt opp. Politiets utlendingsenhet opplyser at de kunne vært tidligere ute med å plassere ledere på de stedene det var behov, og at dette gikk noe ut over registreringsarbeidet til tider. Det var mange nyutdannede fra Politihøgskolen som ble benyttet til registreringsarbeidet og noen fikk ikke gjennomført opplæring før de ble satt til å utføre arbeidsoppgavene. Oppgavene de skulle gjennomføre er heller ikke noe det undervises i på Politihøgskolen, slik at de fleste hadde liten kjennskap til utlendingsfeltet og ID-arbeid. Flere intervjuede i både Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratet har nevnt at man i større grad burde ha benyttet seg av muligheten til å beordre eller motivere personer med riktig kompetanse og erfaring til enkelte lokasjoner/ Politiets utlendingsenhet hadde ledere med beslutningsmyndighet på plass både på Ankomstsenter Østfold og Ankomstsenter Finnmark. Utlendingsdirektoratet hadde stedlig ledelse på plass i Finnmark i en periode, men hadde ingen stedlig leder på Råde. Prosjektet har fått opplyst fra flere medarbeidere i både Politiets utlendingsenhet og Utlendingsdirektoratet at det ikke alltid var tilgjengelige ledere på riktig nivå fra Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet som kunne ta beslutninger på de ulike lokasjonene, særlig på Ankomstsenter Østfold og Ankomstsenter Finnmark. Eksempelvis fikk ikke Utlendingsdirektoratet på Ankomstsenter Finnmark i en periode tilgang til dokumentene i forkant av asylintervjuene, og dokumentene var heller ikke skannet inn. Vi har fått opplyst at dette blant annet skyldes at de ikke hadde stedlig leder med beslutningsmyndighet som kunne ta den nødvendige avklaringen med ledelsen i Politiets utlendingsenhet. Medarbeiderne opplyser videre at fraværet av tilgjengelige ledere å kontakte skyldtes at de var opptatt med andre ting. Prosjektet får opplyst at dette til tider vanskeliggjorde dialogen mellom etatene, og det ble vanskelig å få på plass gode rutiner for registrering/saksbehandling. Flere medarbeidere har trukket fram at man ikke har instruksjonsmyndighet over ansatte i en annen etat, men i situasjoner med manglende tilgjengelig stedlig ledelse med beslutningsmyndighet, ble det til tider vanskelig å få til en god flyt i sakene, riktig prioritering av saker og siling av sakene. Det nevnes også at det ikke alltid var god nok forankring av beslutninger i egen etat. Kartleggingen viser at det også til tider var manglende orientering om beslutningene og begrunnelsene for dem, både opp- og nedover i linjen. Orientering om beslutninger med virkning for saksløpet mellom etatene kunne også vært bedre i perioder. Dette bedret seg etter hvert og det ble igangsatt møter mellom etatene på riktig nivå. Flere etterlyser likevel en bedre forankring av beslutningene og flere fagpersoner opplyser at de burde vært hørt, før beslutninger på overordnet nivå ble fattet. En gjennomgående tilbakemelding er at avtalen mellom Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet om å innføre fire ulike registreringsformer ikke ble fulgt helt slik det var tenkt. Det som skulle være unntaket i periodene med svært store ankomster, «miniregistreringene», ble fort hovedregelen og fortsatte også i perioder hvor ankomstene ikke var like høye. Flere intervjuobjekter kommenterer at ettersom det var såpass mange nytilsatte i Politiets utlendingsenhet var Miniregistrering det få som stilte spørsmål ved denne typen registrering, og de var ikke klar over at dette var unntak. Kartleggingen viser at ikke alle ledernivå i Politiets utlendingsenhet var klar over at dette utviklet seg til en fast praksis. Ut fra det prosjektet får Her skal man registrere navn, fødselsdato, kjønn, nasjonalitet, etnisitet og språk. Bostedsopplysninger inngår ikke her. I tillegg skal Politiets utlendingsenhet registrere og skanne inn ID-dokumenter, gjøre søk i ulike databaser og sette saken i riktig løp etter sakstype. (Kilde: Avtale mellom UDI og PU)

13 24 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten opplyst fra Utlendingsdirektoratet ble denne praksisen heller ikke kommunisert til Utlendingsdirektoratet. Politidirektoratet opplyser at de ikke ble orientert om at Politiets utlendingsenhet gjennomførte «miniregistreringer» i de fleste asylsakene. Det kommenteres at sakene burde vært silt i større grad og at «miniregistreringer» kun burde vært gjennomført i de enkleste porteføljene. Etterarbeidet Politiets utlendingsenhet har med å hente inn asylsøkere for en fullregistrering i alle sakene hvor det har blitt gjennomført «miniregistreringer» er meget ressurskrevende. Det er rundt saker fra uke 33 og ut året, som ble registrert ved «miniregistrering» i Mer utfyllende informasjon om innholdet i de ulike registreringene, se punkt 4.1. Politidirektoratet kommenterer også at de kunne omdisponert ressursene i politiet bedre. Østfinnmark politidistrikt opplyser at de meldte fra om situasjonen til Politidirektoratet første gang i brev datert med varsel om ankomstsituasjonen på Storskog. Det ble her blant annet uttrykt bekymring over innholdet i registreringene og sikkerhetsvurderingen av søkerne. Politidirektoratet fulgte opp denne anmodningen med å sende opp en person fra Politiets utlendingsenhet for å bistå den Dagen etter ble ytterligere fem personer fra Politiets utlendingsenhet sendt til Storskog grensekontrollsted. Østfinnmark sendte nytt varsel den I dette brevet skisserte de behovet for 24 nye stillinger. Politidirektoratet bevilget disse stillingene kort tid etter dette, etter selv å ha vært tilstede og observert situasjonen på Storskog på bakgrunn av den andre varslingen. Miniregistrering» har i ettertid skiftet navn til «Innledende registrering», men prosjektet benytter termen «miniregistrering» ettersom det var det navnet som ble benyttet i avtalen mellom Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet. Utlendingsdirektoratets Asylavdeling opplyser at de burde ha vært tidligere tilstede på Ankomstsenter Finnmark og at ledelsen burde ha prioritert å sende saksbehandlere dit tidligere enn det som ble gjort. Det opplyses at dette kunne hatt god effekt på saksbehandlingen og registreringsarbeidet som ble gjennomført. En gjennomgående oppfatning i intervjuene er at mangelfull ledelse, og til dels svak oppfølgning av egne ansatte, har bidratt til å svekke ID-arbeidet som skulle utføres i forbindelse med de økte asylankomstene. I en situasjon med høye asylankomster har for eksempel ID-arbeidet i Politiets utlendingsenhet lidd under tankegangen om å få sakene unna, heller enn å gjøre et tilstrekkelig godt ID-arbeid for å få sakene klare for behandling i Utlendingsdirektoratet. I dag ser man at kostnadene ved å innhente søkerne til etterfølgende intervjuer er høye både i økonomisk henseende og for verdien av ID-opplysningene. Flere har under intervjuene kommentert at det å få til et godt ID-arbeid så tidlig som mulig er viktig for å forhindre at personer får muligheten til å forberede en falsk identitet og asylforklaring. 3.2 Anbefalinger Det anbefales at ledere benyttes til utførelse av lederoppgaver med fokus på I Tildelingsbrevet til Utlendingsdirektoratet fra Justisog beredskapsdepartementet for 2015 står det også: «2.3 Raskere avklaring av identitet Avklaring av riktig identitet gir et helt nødvendig grunnlag for å fatte riktige vedtak i utlendingssaker, forbygge kriminalitet og legge til rette for rask retur. Målet om raskere avklaring av identitet er avhengig av konsentrert, felles innsats så tidlig som mulig i saksløpet, både fra politiet og UDI. Departementet legger til grunn at de involverte virksomhetene på utlendingsfeltet utvikler felles rutiner og prosedyrer for å sikre god samhandling. Virksomhetene skal utvikle og gjennomføre felles prosjekter som bidrar til best mulig avklaring av ID tidlig i saksløpet.» koordinering, dialog med andre involverte etater og disponering av egne ressurser. Ankomstsenter Østfold ble opprettet slik at det skulle bli en samlokalisering av aktørene som har oppgaver i den innledende fasen i asylsakene. Det opplyses fra flere intervjuede at det er uheldig at det ikke var en felles ledelse mellom etatene som kunne sikre utarbeidelse av felles skriftlige rutiner for en hensiktsmessig registrering og saksflyt. Informasjonen fra intervjuene gir oss tilbakemelding på at pågangen av mediehenvendelser til de ulike aktørene, i tillegg til rapportering til Politidirektoratet og Justis- og beredskapsdepartementet, medførte at enkelte ledere ikke fikk nok tid til ledelse av/i egen lokasjon. Dette fikk konsekvenser for blant annet kommunikasjon av registreringsrutiner, opplæring av ansatte og dialogen med andre etater. Dette ble eksempelvis bedre for Østfinnmark politidistrikt da distriktet fikk ansatt egen kommunikasjonsrådgiver som koordinerte mediehenvendelsene. Stedlig liaison fra Politidirektoratet ble også oppfattet som positivt for dialogen mellom etatene. Liaisonene ankom Finnmark mot slutten av november. Ved bruk av andre lokasjoner enn de som allerede er etablerte, anbefales det en stedlig ledelse med beslutningsmyndighet og koordineringsansvar. Ved forflytning av medarbeidere bør etatene vurdere bruk av beordring av erfarne medarbeidere med riktig kompetanse som kan kvalitetssikre arbeidet og drive opplæring. Det anbefales at etatene gjennomfører jevnlige dialogmøter for å sikre en lik forståelse av ankomstbildet. Prosjektet anbefaler også at beslutninger nedfelles skriftlig og gjøres kjent i etatene på en god måte. Dersom det oppdages ulik praksis ved gjennomføring av arbeidsoppgavene bør dette følges opp på ledernivå slik at praksis blir forutberegnelig og ensartet.

14 26 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten 2015 Evaluering av ID-arbeidet på Tøyen, Råde og i Kirkenes høsten Det anbefales bruk av stedlig liaison med ansvar for koordinering i egen etat og dialog med andre involverte etater. Liaisonen må ha et klart mandat og fullmakter til å kunne ta beslutninger. 4. Rutiner Vi anbefaler at kompetanseheving prioriteres før medarbeidere skal utføre arbeidsoppgaver. Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet bør i fellesskap nedfelle skriftlige rutiner og tiltakskort for asylregistreringen tilpasset ulike scenarioer av ankomster, og disse må etterleves. 4.1 Situasjonsbeskrivelse Generelt Antallet asylsøkere på Tøyen økte betraktelig rundt uke 33, og Utlendingsdirektoratet og Politiets utlendingsenhet avtalte at registreringene skulle deles inn i fire kategorier: «Miniregistrering: Registreringer tas i tider med stort press og mange ankomster. Registrering som innebærer at søkeren blir registrert inn i DUF, at det tas fingeravtrykk og foto, at det gjennomføres en sikkerhetsprofilering, gjennomgang av bagasje og etter vurdering sikring og gjennomgang av elektroniske spor. Samt en vurdering av om vedkommende skal i 48 timers sporet eller Dublin-sporet. Med forsvarlig registrering så menes det at søkeren blir sendt til mottak, men at søkeren ikke er ferdig registrert hos PU. Søkeren må hentes inn for ferdig registrering på et senere tidspunkt. (Denne har senere fått navnet «Innledende registrering».) Hurtigregistrering: Registreringer hvor vi bruker maler som er utarbeidet for tider med stort press og mange ankomster. Dette er en forsvarlig og normal registrering, til tross for at vi kutter ned på spørsmålene vi stiller. Søkeren blir ferdig registrert og skal ikke hentes tilbake til PU. Malene til en hurtig registrering er utarbeidet og godkjent av PU og UDI. Normal registrering: Registreringene vi gjennomfører når ankomstbildet er på nivå med det vi er dimensjonert for, og når vi kan bruke den tiden vi trenger til en registrering. Vi gjennomfører hele registreringen med en gang. Registreringen skal danne et godt grunnlag for videre behandling hos både UDI og PU. Søkeren er ferdig registrert og skal ikke tilbake til politiet. Utvidet registrering: Registrering som tas under visse vilkår, som annengangssøkere med ny søknad innen et år, søkere som er fengslet med mer. PU gjennomfører slike registreringer som oftest i tilfeller der asylsøkere er pågrepet og sitter fengslet. Ved utvidet registrering er det PU som stiller alle nødvendige