Diverse nyttig om Adobe Acrobat

Transkript

1 Diverse nyttig om Adobe Acrobat Skoleavtale gjennom Kunnskapsdepartementet - som NTNU er med på : Fram til og med utgave 8: Acrobat Standard. Utgave 9: Acrobat Pro(fessional). I tillegg finnes gratisprogrammet Acrobat Reader. Med det kan en lese og skrive ut PDF-filene, lagre innholdet til en tekstfil og kopiere utsnitt av en PDF-side til PC-ens utklippstavle. Adobe Acrobat er et meget nyttig verktøy - både for den som skal lage PDF-filer og den som skal bruke slike filer i ulike sammenhenger. Dette er en liste over muligheter programmet gir. Programmet finnes i en engelsk og en norsk utgave - vi referer til kommandonavn i den engelske utgaven. Denne veiledningen viser muligheter både for brukere av Acrobat 8 Standard og Acrobat 9 Pro Pro. Med Acrobat kan en: Organisere og finne PDF-filer på egen PC og nettverkstasjoner PC-en er koplet til Lese og skrive ut PDF-filer. Lage - fra mange kilder Arbeide med - endre, legge til, ta utdrag,.. Eksportere til andre dataformat - wordfil, bildefil, etc. Kommentere et dokument. Mottaker av kommentarer fra flere kan samordne kommentarene

2 Ta vare på i PDF-filer dokumenter, nettsider og resultater fra program for senere bruk (høste). Merk at en PDF-fil kan være et nyttig mellomsteg mellom en kilde og et resultat (dokument) - eks. når del av en nettside skal benyttes som illustrasjon i et dokument og en vil ha større oppløsning i bildet enn hva klipp og lim gir (vha. Ctrl C, Ctrl V). En PDF-fil kan lagres til en bildefil. Acrobat og Officeprogram. Når Acrobat installeres, legges det inn kommandoer og knapper i Office program for å lage PDF-filer: Word: Lag PDF-fil av dokument. Internet Explorer: Lag PDF-fil av nettside, legg nettside til eksisterende PDF-fil. En kan markere en del av en nettside og lage PDF-fil av den delen. Merk at alle lenker i nettsiden blir aktive lenker i PDF-filen. Merk også Adobe PDF Explorer Bar: Viser (i et eget delvindu i IE) liste over PDF-filer i mapper på egen PC og i tilkoplete nettverksstasjoner. Delvinduet har knappene Convert (lag ny PDF-fil av valgt nettside) og Add (legg valgt nettside til valgt PDF-fil i lista). Excel: Lag PDF-fil av et ark, et markert utvalg eller hele Worksheet PowerPoint: Lag PDF-fil av en presentasjon. Notatene til lysbildene kan legges ved og kan da vises på skjermen ved å plassere markøren på et lite ikon for Pop-Up Note på sidene. Merk at størrelse på PDF-filen vil kunne være betraktelig mindre enn størrelsen på Power- Point-filen når det er mye bilder. PDF-filen kan vises i fullskjermvisning med Acrobat. Outlook: Lag en PDF-fil av utvalgte meldinger eller alle meldingene i en meldingsmappe, eller legg dem til en eksisterende PDF-fil. Det er altså mulig å arkivere e-postmeldinger i en PDF-fil. Merk at alle vedlegg (filer) legges ved PDF-filen som filer (attachments). Acrobat 9 Pro lager en PDF-fil (Portfolie fil) med en liste over meldingene og hvor meldingene er tilgjengelig hver for seg. Hver melding behandles som en egen PDF-fil når vi skal lese meldingen. Vi kan hente ut og lagre en melding i egen PDF-fil. Vi kan skrive ut valgte meldinger. Vi kan søke etter meldinger ut fra avsender og mottakeradresser, vi kan omstokke lista over meldinger på samme måte som i Outlook. Vi kan søke i meldingene etter ord og får liste med hvilke meldinger og hvor i meldingene vi får treff. Merk at ved å lage PDF-fil av e-postmeldinger, kan vi søke i innholdet i mange meldinger - og også samtidig i både e-postmeldinger og PDF-filer med annet innhold ved at vi i Acrobat kan søke i alle PDF-filer i en mappe samtidig. Merk også at PDF-filen med meldingene laget med Acrobat 9 Pro også kan leses i Acrobat 8 Standard og Acrobat Reader. Det er også mulig med Arcobat 8 standard å lage en samlefil med e-postmeldinger - filen har dog færre egenskaper enn filen laget med Acrobat 9 Pro. Organizer. Organizer (velg File/Organizer) er et verktøy for organisering og gjenfinning av PDF-filer. Vi får et nytt vindu delt i 3 deler. I venstre del finner vi gruppene "History" (de PDF-filene vi har åpnet i dag, i går, de siste 7 dager, osv), "Min datamaskin" (som i Windows, men bare PDFfilene vises i mappene), Favorite Places (mapper vi ofte bruker) og "Collections" (en samling av lenker til PDF-filer lagret rundt om). I midtre del finner vi filene i mappen eller samlingen vi

3 Organizer har valgt (med diverse opplysninger om filene, filene kan sorteres ut fra ulike kriterier), og i høyre del små bilder av hver side i det PDF-dokumentet vi velger i midtdelen. Litt av hvert om Acrobat Endel en kan gjøre med Adobe Acrobat 8, med litt tillegg hvilke muligheter Acrobat 9 Pro gir: Søke. Vi kan søke etter ord og uttrykk i PDF-filen som er åpnet i Acrobat (Edit/Find eller CTRL F), eller i flere PDF-filer lagret i egen PC, i tilkoplete nettverksstasjoner eller i undermapper i disse (Edit/Search eller Shift Ctrl F). En får en liste med filnavnene en får tilslag for, og for hver av disse en lenke til linja hvor ordene er. Merk at en kan justere søket ved å velge Use Advanced Search Options nederst i søkevinduet. Fullskjermvisning. Sidene i en PDF-fil vises i full skjerm ved å velge Windows/Full Screen Mode (hurtigtast CTRL L). Instillinger rundt dette gjøres ved å velge Edit/Preferences/Full Screen. Lage PDF-fil. Vi kan lage en PDF-fil fra et program, av en fil, fra en scanner, av nettsider, av det som er i utklippstavlen og from blank page. Med skriver Adobe PDF kan vi lage en PDF-fil fra alle program vi kan skrive ut fra. Acrobat kan lese endel filformater og oversette filinnholdet til PDF - filtyper.pdf,.bmp,.gif,.jpg, jpg2000,.png,.tiff,.ps,.txt og alle Office filtyper. Vi kan dra slike filer over i Acrobatvinduet eller på Acrobatikonet og starte konvertering. Lage en PDF-fil av flere filer (Files/Combine). Vi kan samle alt i en fil eller i det som heter Package i v. 8 og Portfolio i v. 9. De to siste er en samling - vi har tilgang til hver fil for seg. I en Package blir alle filene oversatt til PDF-fil. Filene vi da kan velge og samle, kan være av alle filtyper Acrobat kan oversette til PDF. En Portfolie i v. 9 er en samling av

4 alle typer filer - filene blir ikke oversatt til PDF, og derved er det ingen begrensning på type fil. Vi samler filene i en Portfolie ved å dra og slippe filer over i Portfolie-vinduet. Filene kan vises som småbilder eller i en filliste. Ved å høyreklikke på en fil kan vi velge Save File from Portfolio og Open File in Native Application (Bilder i JPG format vises direkte i programmet). Vi kan skrive en kort beskrivende tekst til hver fil - både i småbildeog fillistevisning. En Portfoliefil kan leses i Acrobat Reader v. 9 og filene er tilgjengelig der. Filene er også tilgjengelig i Acrobat v. 8. Hvis det bare er bildefiler vi skal samle, kan vi i v. 9 velge filene og dra dem over i Acrobatvinduet vi får ved å velge File/Combine/Merge Files into a Single PDF og få en fil med 1 bilde pr. side i PDF-filen. I v. 8 må dette gjøres med File/Combine. Dette er en enkel måte å lage en lysbildeframvisning på. Etteat PDF-filen er lagret, kan vi endre rekkefølgen på bildene vha. småbildene av sidene. Når Acrobat er installert, inneholder Windows utforsker en snarvei for å lage en PDF-fil av flere filer. Velg flere filer. Filene kan være av alle typer som Acrobat kan oversette til PDF. Disse slåes sammen ved i utforskeren å velge Fil/Combine supported files in Acrobat. Da får en samme vindu som med File/Combine i Acrobat, og en kan velge mellom alt i en fil eller en samling. Hvis en velger filer som ikke er PDF-filer men som Acrobat kan oversette til PDF, får en også valget Fil/Convert to Adobe PDF - og får en PDF-fil pr. fil. Merk at disse valgene får en også ved å høyreklikke på valgte filer! Lage PDF-fil fra scanner. Med Create/PDF from Scanner kan vi lage PDF-fil av alt vi har på papir. I en PDF-fil hvor sider er scannet skjevt (eks. boksider), kan sidene rettes opp med Document/Optimize Scanned PDF. Med Document/OCR Text Recocnition kan en utføre tekstgjenkjenning (OCR) Dpå teksten som er scannet - enten for å benytte teksten i et tekstprogram eller for å kunne gjøre søking på de ordene tekstgjenkjenningen finner. Skjeve sidene rettes opp samtidig. En kan lagre teksten til flere type tekstformat, som Word-format eller ren tekst. Når en skal utføre tekstgjenkjenning, anbefaler Adobe scanning med instilling sort-hvitt (black and white) og oppløsning mellom 300 og 600 dpi. Når scanneren er tilknyttet PC-en hvor vi har Acrobat og starter scanningen, vil scanning, oppretting og tekstgjenkjenning utføres automatisk når vi har haket av for Make Searchable (Run OCR) i vinduet vi får med Document/Scan to PDF/Configure Presets (i Acrobat 8 Standard: Document/Scan to PDF/). Når vi har norsk tekst - bokmål- eller nynorsk, må vi fortelle Acrobat det ved å klikke på Options ved siden av Make Searchable (Run OCR) og velge Norwegian eller Nynorsk for Primary OCR Language. Når en benytter Document/OCR Text Recocnition, sier vi at vi har norsk tekst i vinduet Recognize Text - under knappen Edit. Hvis scanningen f.eks er gjort på en kopimaskin, må oppretting og tekstgjenkjenning utføres etterpå i Acrobat. Merk at vi i Acrobat 9 Pro - med Document/OCR Text Recocnition/Recognize Text in Multiple Files Using OCR - kan utføre tekstgjenkjenning for flere utvalgte filer eller alle filer i en mappe på en gang. Merk også at vi i samme vindu som vi bestemmer Primary OCR Language også har PDF Output Style med valg Searchable Image og Formatted Text & Graphics (Acrobat 8 Standard) ev. ClearScan (Acrobat 9 Pro). Det siste valget er nok best hvis vi skal bruke teksten i et tekstprogram etterpå

5 Med Document/Optimize Scanned PDF kan en lage mindre filer enn det scanningen direkte gir. En kan velge grad av kvalitet. Dette kan f.eks. være nyttig når en har scannet dokumenter i god oppløsning til bilder og skal lage en samle-pdf-fil av disse som så skal publiseres på nettside. I Acrobat Pro kan en også redusere filstørrelsen med Advanved/PDF Optimizer Lage PDF-fil av nettside. Create PDF/From Web Page. Vi lager en PDF-fil av en nettside - med layout, tekst, bilder og aktive lenker. Når vi klikker med høyre mustast på en lenke i PDF-filen, kan vi velge mellom: Open Weblink in Browser, Append to Document og Open Weblink as New Document. Vi kan høste fra Internett for senere bruk, også PDFfiler på nettet. En PDF-fil kan f.eks. vedlegges og være en referanse i litteraturreferanseprogrammet Endnote. Bildeoppløsning i PDF-fil. Acrobat lager PDF-filen med programmet Acrobat Destiller som installeres sammen med Acrobat. Dette programmet har 4 hovedinstillinger (Smallest File Size, Standard, High Quality Print og Press Quality) med diverse underinstillinger. En instilling er nedskalering (downsampling) av bilder. Ved installasjon settes hovedinstilling Standard, og da blir alle bilder med tetthet større enn 225 pixler pr. tomme (DPI) nedskalert til 150 DPI. Vær oppmerksom på dette når et dokument med bilder i god oppløsning skal oversettes til PDF-fil og leveres til trykkeri. Rett instilling da er High Quality Print eller Press Quality. Ved bruk av skriver Adobe PDF for å lage PDF-fil, bestemmes dette under egenskaper for skriveren. Småbilder av sidene - endre sidevis. En PDF-fil er sideorientert - vi kan flytte, erstatte, sette inn og slette hele sider, etc (kommando Document/...). Til venstre i Acrobatvinduet er knappen Pages - ved å klikke på den får vi et lite bilde av hver side i et delvindu til venstre. Med disse kan vi flytte oss til en side, slette sider, endre rekkefølgen av sidene ved å dra en side til ny plass, etc. Vi kan også kopiere sider fra en PDF-fil til en annen ved dra og slippe småbilder av sider mellom delvinduene med småbilder. Vi kan også legge innholdet i en fil inn i en PDF-fil ved å slippe filen på PDF-filens delvindu med småbilder av sidene. Dette gjelder filer av type som Acrobat oversetter til PDF - som Word- og bildefiler. Endre tekst. Bare på en linje av gangen. Tools/Advanced Editing/TuchUp Text Tool. Det er ikke linjeskift. Klippe ut deler av en side. a) Ta ut deler av teksten - Tools/Select & Zoom/Select tool. Marker området som skal klippes ut. Høyreklikk på dette område. Tekst legges i utklippstavlen, et bilde kan legges i utklippstavlen eller lagres på fil. En tabell kan overføres til Excel. Merk at et bilde lagres med lav oppløsning. b) Lag et bilde av et markert område: Tools/Select&Zoom/Snapshot. Ved å høyreklikke på valgt område, kan vi få skrevet det ut. Beskjære en side i en PDF-fil. Tools/Advanced Editing/Crop Tool. Dobbelklikk på arealet en har avgrenset. Den nye siden inneholder det arealet en avgrenser. Acrobat som skrivemaskin. Tools/Typewriter. Vi kan skrive tekst hvor som helst på en side i en PDF-fil - som om vi hadde satt arket i en skrivemaskin. Dette kan f.eks. benyttes til å fylle ut et skjema som vi så kan skrive ut og ev. undertegne. Ved å velge Tools/Typewriter/Show Typewriter Toolbar, kan vi bl. annet velge farge, fonttype og skriftstørrelse. Merk: I Acrobat 9 Pro er kommandoen Tools/Typewriter/Enable Typewritertool i Adobe Reader. Ved utførelsen av denne kommandoen kan vi lage og lagre en utgave av PDF-filen

6 som vi i Arcobat Reader så kan skrive på med skrivemaskinverktøyet og etterpå skrive ut og/eller lagre. Dette kan f.eks være et skjema vi scanner til PDF-fil og som andre kan fylle ut med Arcrobat Reader. Også i Acrobat Reader kan vi velge farge, fonttype og skriftstørrelse. Fra PDF-fil til bilde. Vi kan lagre en PDF-fil (File/Save as) til flere bildeformater. Hver side i PDF-filen blir da en egen fil med bilde av siden. Vi får det samme med File/Export/Image. I et bildebehandlingsprogram som Adobe Photoshop Elements kan ev. et slikt bilde beskjæres og tilpasset eget bruk. Vi kan ta ut alle bildene med Advanced/Document Processing/Export All Images. Vi kan sette instillinger for hvordan de eksporterte bildene skal bli. Merk at oppløsningen ikke blir større en oppløsningen bildet hadde da PDF-filen ble laget. Merk at en PDF-fil kan leses av bildeprogrammet Adobe Photoshop Elements. Da får valget om å lagre utvalgte sider som bilder eller bare selve bildene i PDF-filen. Vi kan sette oppløsningen en side lagres med. Bildene har samme oppløsning som da PDF-filen ble laget. Vedlegge filer med en PDF-fil. Vi kan vedlegge filer sammen med PDF-filen og distribuere dem sammen med PDF-filen. Disse filene lagres i PDF-filen. Det er 2 muligheter: Document/Attach a File og Tools/Comments & Markup/Attach a File as a Comment. I siste tilfellet setter vi filen på et sted i en side i PDF-filen. Sette inn hyperlenker. Vi kan sette inn lenker til andre sider i PDF-filen, til nettsider, til en annen PDF-fil, etc. Vi tegner et rektangel som blir lenkens aktive område. Vis samme dokument i 2 vinduer. Med Windows/ Split får vi samme dokument i hvert sitt delvindu og vi kan vandre i dokumentet i hver del uavhengig av hverandre. Eksempel på søking i flere filer etter samme ord

7 Legge inn kommentarer i et dokument. En mottaker av et dokument kan legge inn kommentarer på mange måter (Comments/.. og Tools/Comments & Markups). Dette er for Adobe et viktig bruksområde for Acrobat - lag en PDF-fil av et dokument og send det ut for lesing og kommentering. Vi kan merke tekst ved å understreke, overstreke, bruke merkepenn og tegne. Vi kan sette inn tekst ved å sette inn gule lapper (Notes), en tekstboks, eller skrive tekst rett på arket. Vi kan merke en tekst og få diverse muligheter med den, bl. annet erstatt denne teksten med... Alle kommentarer i et PDF-dokument vises i et delvindu ved å velge arkfanen Comments. De kan sorteres på ulik måte, skrives ut alene eller sammen med teksten i PDF-dokumentet, etc. Låsing med passord mot uønsket aktivitet i en PDF-fil. En kan med passord låse mot f.eks. endring av og kopiering fra dokumentet i PDF-filen. Velg Advanced/Security/Encrypt with password. Dette kan gjøres for mange filer på en gang i Arcobat Pro med Advanced/Document Processing/Batch Processing. Status for en PDF-fil mhp. dette vises med File/Properties/Security. Acrobat 9 Pro: Flytte på et bilde eller et tekstområde i PDF-filen. Tools/Advanced Editing/TuchUp Object Tool. Ved å høyreklikke på området, kan en gjøre flere oppgaver med valgt område. En kan med dette verktøyet også overføre et bilde direkte til et bildeprogram for å endre på det og så lagre det tilbake i PDF-filen. Høyreklikk på valgt bilde og velg Edit. En kan bytte ut et bilde i en PDF-fil med et annet fra en fil - høyreklikk og velg Place Image. Acrobat 9 Pro: Advanced/PDF Optimizer. Vi kan lage en ny utgave av en PDF-fil ut fra flere kriterier - som å lage en utgave for eldre PDF-versjon eller å redusere filstørrelsen. En PDF-fil som er laget for å sendes til trykkeri med stor oppløsning for bildene, kan f.eks tilrettelegges for visning på web med lav bildeoppløsning uten at en trenger lage den nye PDF-filen i programmet dokumentet opprinnelig ble laget i. Av filer med documenter og bilder scannet i høy oppløsning kan en lage mindre filer passende for distribusjon f.eks. pr. e-post. Acrobat 9 Pro: Sammenligne innholdet i 2 filer. Når vi har 2 PDF-filer med 2 utgaver av en tekst, kan disse sammenlignes med Documents/Compare Documents. Ulike forskjeller vises med ulik fargekode. Acrobat 9 Pro: Legger inn lag PDF-fil knapper i AutoCad, MS Visio og MS Project Acrobat 9 Pro: Mulitmedia - lyd og video. Tools/Multimedia. I en PDF-fil kan en legge inn en rekke typer multimediafiler, og også weblenke til en videofil eller streaming video. All multimedia som er utviklet i Flash eller tilhører H.264 standarden for videokomprimering, kan direkte avspilles av v. 9 av Acrobat og Acrobat Reader. Acrobat 9 og Arcrobat Reader 9 har innebygget Adobe Flash programvare. Acrobat 9 Pro: Batch processing. Advanced/Document Processing/Batch Processing. Vi kan utføre samme oppgave på flere utvalgte filer eller alle filer i en filmappe samtidig. Vi kan velge mellom en rekke oppgaver. En kan også lage egne oppgaver ut fra et utvalg av kommandoer. Ferdig til bruk er f.eks.: For alle valgte PDF-filer - skriv dem ut, skriv ut 1. side i alle filene, lagre til Office RTF-fil. Acrobat 9 Pro: Skjema. Vi kan lage skjema som interaktivt kan utfylles. Skjemaet kan hentes fra en fil (eks. PDF-, Word- eller Excel-fil), fra et papir som er scannet eller lages vha. en innebygget skjemaeditor. En kan bestemme at skjemaet skal kunne utfylles og lagres vha. Acrobat Reader

8 Vannmerke/tekst på alle sider. Vi kan legge et bilde eller en tekst på alle sider i en PDF-fil - som et vannmerke. Velg Document/Watermark/Add. Teksten og bildene kan skaleres, roteres og gjennomskinnelighet kan settes. Instillinger for et bestemt bilde eller tekst kan lagres knyttet til et navn og gjenbrukes og endres. Når alle instillinger er gjort, settes vanmerket inn på alle sider. En kan gjøre dette i flere filer på en gang. Sidene i en PDF-fil kan slik merkes på en eller annen måte uten at merket settes inn i den orginale tekstfilen. Bildefilene kan være av type JPG, BMP og PDF. Minityrbilde i filliste av side nr. 1. I visningen av filliste i Windows utforsker kan vi sette Vis/Miniatyrbilder. Merk at vi får et minityrbilde av 1. side i en PDF-fil i tillegg til bilde av bildefiler. Slik kan vi få hjelp til å se hva en PDF-fil inneholder. For mer om Acrobat og avtalen for NTNU, se: Adresse til dette dokumentet: Knut L. Vik, IT-avdelingen, NTNU (NTNU IT) 9. desember