Prosjektplan. Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen. Revidert:

Transkript

1 Prosjektplan Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen Revidert: Agdenes Frøya Halsa Hemne Hitra Meldal Oppdal Orkdal Rennebu Rindal Skaun Snillfjord Surnadal

2 2 1. MÅL OG RAMMER INNLEDNING BAKGRUNN BEHOV FOR FORPLIKTENDE KOMMUNESAMARBEID SAMARBEID I ORKDALSREGIONEN - MULIGHETSSTUDIEN PROSJEKTMÅL PROSJEKTETS HOVEDMÅLSETTING RAMMER 9 2. GJENNOMFØRING PROSJEKTETS HOVEDAKTIVITETER KOSTNADER OG FINANSIERING PROSJEKTORGANISERING RISIKOVURDERING KVALITETSSIKRING KONTRAKTER OG AVTALER 16

3 3 1. Mål og rammer 1.1 Innledning Prosjektet er initiert ovenfor Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen i møte i Agdenes 20. februar Samarbeidskomiteen gav sin tilslutning og tilstilet oppdraget til rådmann Torger Aarvaag Hemne kommune, rådmann Bjarne Nordlund Rindal kommune og Orkdal kommune v. rådmannen, representert ved enhetsleder Bjørn Ståle Aalberg. Det er videre forankret ytterligere i møte i Samarbeidskomiteen på Frøya den 25. september. Samtlige aktuelle kommuner er tilskrevet i brev av og det er gitt ikke bindende tilsutning fra berørte ordførere og rådmenn gjennom framlegg i samarbeidskomiteen. Prosjektet er videre drøftet med Fylkesmann, KS og i samarbeidskomiteen med direktør for St. Olavs Hospital HF til stede. Det er fremmet en foreløpig søknad til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag om skjønnsmidler. Det er gitt tilbakemelding om at en eventuell tildeling skjer på bakgrunn av en søknad som følger tildelingskriteriene for skjønnsmidler. Tildelingskriteriene stiller følgende krav: Prosjektet skal ha en klar og definert målsetting. Det skal være politisk forankret Det forutsettes en kommunal egenfinansiering på 50 %. Det skal foreligge en prosjektplan Det skal foreligge et budsjett som i ettertid kan måles mot regnskapstall Prosjektplanen har følgende formål: Klargjøring av prosjektets mål og rammer som grunnlag for beslutning i det enkelte kommunestyre. Utgangspunkt for en prosjektleders bearbeidelse av prosjekt i en gjennomføringsfase Oppfylle tildelingskriterier i forbindelse med søknad om skjønnstilskudd fra Fylkesmannen. Arbeidet i dette prosjektet med å finne utrede et robust og forpliktende samarbeid om utfordringene i helse- og omsorgssektorene, må knyttes tettet opp til den bredere diskusjonen om kommunesamarbeid om KS/Fylkesmann har utfordret kommunene til å ta våren Bakgrunn Stortingsmelding nr. 47 ( ), Samhandlingsreformen, varsler en ny helsereform som i stor grad vil berøre kommunene. Reformen vil, i følge statsrådens foredrag 15. mai 2009, settes i verk fra Det vi si at kommunene har 2010 og 2011 å forberede oss på. Det tas sikte på å fremme lovforslag for Stortinget til våren. Kommunene har, uavhengig av det som er skissert i Stortingsmeldingen, store utfordringer innenfor helse- og omsorgstjenestene som må håndteres parallelt med en statlig initiert reform.

4 4 Forventede endringer i befolkningssammensetningen, i kombinasjon med stadig økende ambisjoner om gode velferdstjenester. Det kommunale pleie- og omsorgstilbudet vil bli sterkt berørt av den kommende eldrebølgen. I tillegg er tallet på yngre brukere av kommunale omsorgstjenester i vekst. Nye brukergrupper stiller krav til nye arbeidsformer, endret kompetanse og utbygging av tjenestetilbudet. Krav til lokal utbygging og samordning av helsetjenester og et sterkere fokus på psykiatri, rus og ulike sosialpolitiske utfordringer, gjør at det må forventes stor dynamikk i den kommunale helse- og sosialtjenesten.. Det er viktig å løfte disse fram slik at de ikke mister fokus eller at det skapes problemer i forhold til reformen ved at det ikke tas høyde for den nødvendige kapasitet og kompetanse som må være på plass for å møte også disse. Ellers så er det grunn til å minne om at utfordringene skissert i Stortingsmeldingen ikke er noe nytt. De eksisterer uavhengig av meldingen og samhandlingsreformen. Slik sett bør kommunene sammen, og sammen med Helseforetaket, ta tak i dette uavhengig av om Samhandlingsreformen blir vedtatt. For å lykkes er det imidlertid nødvendig at det legges rammer og føringer som stiller krav og stimulerer til samhandling. Stortingsmeldingen skisserer følgende utfordringer for dagens og framtidas helse- og omsorgstjenester: Pasientenes behov for koordinerte tjenester bevares ikke godt nok. Tjenestene preges av for liten innsats for å begrense og forebygge sykdom. Demografisk utvikling og endring i sykdomsbildet gir utfordringer som vil kunne true samfunnets økonomiske bæreevne. I tillegg ser kommunene følgende utfordringer innenfor helse- og omsorgstjenestene: Rekruttere og opprettholde tilstrekkelig kompetanse innenfor smittevern, miljørettet helsevern og samfunnsmedisinsk arbeid. Ressurskrevende unge brukere med behov for døgnbaserte sammensatte tjenester innenfor psykiatri, psykisk utviklingshemming og fysisk funksjonshemming. De gode grep for å skape resultater gjennom primærforebygging. Stortingsmeldingen fokuserer mest på sekundærforebygging. Stortingsmeldingen skisserer videre følgende hovedgrep for å møte utfordringene: Klarere pasientrolle Herunder videreutvikling av pasientmedvirkning og videreutvikling av samarbeidet med pasientorganisasjonene, større fokus på helhetlig pasientforløp med egen mestring som mål og lovpålagt plikt til å sørge for at pasienter med behov for koordinerte tjenester får en egen pasientkoordinator. Ny framtidig kommunerolle Endret rolle for kommunene slik at de i større grad enn i dag kan oppfylle ambisjonene om forebygging og innsats i tidlig fase av sykdomsforløpene, det legges til grunn at den forventede veksten i behov i en samlet helsetjeneste i størst mulig grad må finne sin løsning i kommunene, kommunene skal sørge for en helhetlig tenking med forebygging, tidlig intervensjon, tidlig diagnostikk, behandling og oppfølging slik at helhetlig pasientforløp i størst mulig grad kan ivaretas innenfor beste effektive omsorgsnivå, kommunene kan se helse- og omsorgssektoren i sammenheng med de

5 5 andre samfunnsområdene der de har ansvar og oppgaver. Nye oppgaver til kommunene er inndelt i to hovedkategorier; kompetansekrevende funksjoner og administrasjons- og systemoppgaver. Kompetansekrevende funksjoner er av tverrfaglig og i noen grad spesialisert art som: - Kommunale lærings og mestringstjenester - tidlig intervensjon ved for eksempel type 2- diabetes, kols, demens og rus - Tverrfaglige team, herunder ambulante, med særskilt fokus på kroniske sykdommer som type-2 diabetes, kols, demens, rehabilitering/habilitering, lindrende behandling, psykisk helse og rus. - Behandling av pasienter før, i stedet for og etter sykehusinnleggelse - behandling av eksempelvis pasienter med funksjonssvikt, smertebehandling, lindrende behandling, forverring av kols, infeksjoner, ernæringssvikt, medikamentjusteringer, personer med psykiske lidelser og/eller rusproblemer i stedet for innleggelse i sykehus. - Etterbehandling og rehabilitering etter sykehusopphold før utskriving til eget hjem. Eksempler på oppgaver knyttet til administrasjons- og systemarbeid er: - Helseovervåking - Folkehelsearbeid, med vekt på samfunnsmedisinske oppgaver - Arbeid med kommunale planer - Arbeid med samarbeidsavtaler, jfr. forslag i reformen om lovforankret avtaleopplegg mellom kommuner/samarbeidende kommuner og helseforetakene. Etablering av økonomiske insentiver De økonomiske insentivene skal understøtte den ønskede oppgaveløsning. Kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunalt økonomisk ansvar for utskrivingsklare pasienter er de viktigste. Spesialisthelsetjenesten skal utvikles slik at den i større grad kan bruke sin spesialiserte kompetanse. Tilrettelegging for tydeligere prioriteringer Regjeringen ønsker å supplere de fem hovedgrepene med utvikling av IKT-systemer, utvikling av en forsknings- og utdanningspolitikk som understøtter målene og samarbeid mellom helsemyndighetene og andre sektorer. Samhandling med sykehuset skal sikres gjennom forpliktende avtaler og ny teknologi knyttet til felles elektroniske journaler og overføring / deling av informasjon. Disse utfordringene betyr at kommunene må ha følgende apparat tilgjengelig: Lokaler for forsterkede sykehjemsplasser og andre behandlingstilbud, bl.a. rus og rehabilitering / læring og mestring kvalitetssikring av kjøpte tilbud. Leger, sykepleiere, fysioterapeuter, psykologer, ergoterapeuter, helsepedagog, ernæringsfysiolog mange av dem med spesialutdanning innenfor fagområder knyttet til sykdomsgruppene. Spesiell vekt må legges på forebygging. Et styringsapparat og et administrativt apparat knyttet til tjenestene. Kommunene må gå gjennom sin interne organisering av helsetjenestene for å vurdere om den er robust nok til å takle samarbeid, samhandling, koordinering, oversikt over pasientstrømmer, kvalitetssikring av tilbud til pasienter og oppfølging av pasienter. Koordinator for alle kronikere.

6 6 System for kompetanseutvikling og kompetansebevaring både faglig og innenfor samhandling legge til rette for praksisnær forskning, pasientmøtet. Tverrfaglige forebyggende team. Rus / psykiatri: lokalt apparat som fanger opp og kanaliserer til kommunalt apparat, intermediærpost eller 2.-linjetjenesten. Før / i stedet for og etter sykehus: Både lokalt i den enkelte kommune og i intermediærpost. I tillegg ser kommunene at følgende apparat må være tilgjengelig utenom det som er nevnt i Stortingsmeldingen: Tilrettelagte heldøgns botilbud med nødvendig kompetanse for unge mennesker med tung psykiatrisk lidelse, psykisk utviklingshemming og fysisk funksjonshemming. Tilrettelagt tilbud for å skape en meningsfull hverdag for funksjonshemmede (arbeid / aktivitet / dagtilbud). Dette reiser følgende utfordringer for kommunene Flere oppgaver som skal løses lokalt samtidig som en får en tydeligere bestillerrolle. De fleste (kanskje alle) kommunene i vår region vil være for små til å etablere brede nok og gode nok tilbud som kan bidra til at vi holder kostnadene nede og kvaliteten oppe. Robuste fagmiljø vil være sentralt for å gi innbyggerne lovpålagte tjenester, og det finnes ikke kompetanse og nok arbeidskraft til at alle kommuner skal ha alt. Utfordringer skissert i Stortingsmeldingen skal håndteres samtidig som kommunene opplever en vekst i utfordringer knyttet til ressurskrevende unge. 1.3 Behov for forpliktende kommunesamarbeid Stortingsmeldingen med forutgående utredning iverksatt av statsråd Bjarne Håkon Hansen gir et tydelig bilde av at det er helt nødvendig å ta grep for at de nasjonale utfordringene innenfor helse- og omsorgssektoren skal kunne håndteres. For å møte utfordringene er det helt nødvendig at små/mellomstore kommuner går sammen i et forpliktende samarbeid underlagt politisk og administrativ styring. Per i dag er dagens formelle samarbeid innenfor hele helseog omsorgsområdet lite utviklet i Orkdalsregionen, men erfaringene fra etablert legevaktordning er gode. Det vil være viktig å se samarbeidsbehovene på helse- og omsorgsområdet i sammenheng med øvrig behov for samarbeid mellom kommunene når det gjelder lovpålagte tjenester. Dagens kommunesamarbeid i Sør-Trøndelag og utfordringene for morgendagens oppgaveløsning i kommunene, er kartlagt og analysert i rapporten Interkommunalt samarbeid i Sør-Trøndelag - status, utfordringer og veivalg. KS har konkludert med at det må skje et skift fra dagens pragmatiske samarbeid og over til forpliktende samarbeid. Hovedkonklusjonene i rapporter er at: Samarbeidet er minst utviklet på områder der samarbeidsbehovet er størst. Det gjelder kommunal administrasjon, ulike typer forvaltning og ikke minst kompetansekrevende tjenesteproduksjon overfor innbyggerne. Dagens samarbeid om lovpålagte tjenester innenfor kommunale kjerneområder er svakt utviklet på samtlige viktige kjerneområder.

7 7 Samarbeidet preges av mange svakt utviklende samarbeidsregioner, mye enkeltstående ordninger og lite helhet ift. politisk og administrativ styring. I årene framover kan kommuneforvaltningen neppe fortsette i samme spor Et mer forpliktende samarbeid om lovpålagte oppgaver bør skje innenfor faste geografiske samarbeidsregioner, der IKT inngår som en grunnleggende infrastruktur for effektivt samarbeid på de fleste kommunale tjenesteområder. Veivalgene kommunene står overfor er å utvikle et betydelig mer utvidet og formalisert samarbeid eller kommunesammenslutninger. Alternativet er strengere statlig styring eller nedbygging av kommunene ved at staten overtar oppgaver. KS og Fylkesmannen har utfordret kommunene til å utvikle et mer forpliktende samarbeid i kommunesektoren med utgangspunkt i samhandlingsreformen. Dette prosjektet må ses i sammenheng med mer generelle diskusjoner om utvidet kommunesamarbeid. Slike diskusjoner må foregå i Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen og i den enkelte kommune. Premissene om kommunesamarbeid som utvikles, må gjelde inn i dette prosjektet om samhandlingsreformen. Mye taler for at kommunene bør være forsiktig med å etablere spesialløsninger for utvalgte sektorer, fordi det kan svekke mulighetene for politisk styring og samordning av den samlede kommunale oppgaveløsningen. 1.4 Samarbeid i Orkdalsregionen - mulighetsstudien Det er gjennomført en mulighetsstudie i Orkdalsregionen for å kartlegge utfordringer og muligheter samt interesse for et samarbeid. Mulighetsstudien viser at det i vår region er et godt grunnlag for å utrede et samarbeid.. Følgende spørsmål ble stilt: Er det mulig å tenke seg at LiO-kommunene (Legevaktordningen i Orkdalsregionen) kan etablere et fast og forpliktende samarbeid seg imellom for å møte utfordringene? Er det mulig å få med St. Olavs Hospital HF ved Orkdal Sjukehus på et samarbeid om bruk av lokaler, fagpersonell og kompetanseutvikling? Hvis dette er mulig vil det ha som konsekvens at et tilbud bør lokaliseres fysisk til Orkdal Sjukehus. Muligheter: 10 av kommunene samarbeider i dag om felles legevakt, 4 nye kommuner har meldt seg på i samarbeidet. Kommunene har vist at de kan innta pasientfokus. Nye kommuner vurderer deltakelse i LiO. Orkdal ligger i akseptabel geografisk avstand fra alle kommunene. Det går mot samling av spesialfunksjoner - integrering i universitetsklinikken. Det kan åpne muligheten for ledige lokaler ved Orkdal Sjukehus. Ny finansiering koblet mot nye plikter dette åpner mulighet, samtidig som det etableres et press på kommunene om å handle. Vi har etablert en politisk og administrativ møteplass gjennom Orkdalskomiteen dette letter kommunikasjon, utsjekking og forankring. Regionen har god tilgang på fagpersonell mye takket vær at Orkdal Sjukehus ligger lokalisert sentralt.

8 8 Mer likeverdig motpart i forhold til sykehusene de er administrative og faglige bastioner som det er vanskelig å matche kommunevis. Fortrinn for regionen å bli god (næring, bolyst). Kommunene sitter samlet på mye kompetanse vi er nå i forkant og kan ta utfordringen uten at vi er presset mot veggen. Større mulighet til å yte en større bredde i helsetilbud til egne innbyggere. Bedre oppfølging. Mulig å bygge på eksisterende fagmiljø. Styrke Orkdal Sjukehus i en usikker tid Trusler: Vi blir oss selv nok vil ha tilbud i egen kommune, fragmentering av nødvendig minste felles multiplum. Alle må gå inn med like ressurser korrigert for kommunestørrelse. Den største kommunen ser ikke behovet for seg selv kan la oss seile vår egen sjø. Frykt for at kommunene som ligger nærmest tar ut flest tjenester. Sykehusstriden samarbeidsframstøtet oppfattes som en trussel mot det etablerte tilbudet ved sykehuset. Tør vi å snakke om dette? Greier vi å sette pasienten i sentrum; foran geografi, foran sykehusstruktur? Finansieringen; Pukkeleffekt ved at mange kronikere har kommet langt i sitt sykdomsforløp og at kommunene må ta kostnadene og ikke blir satt økonomisk i stand til å etablere egne tilbud. Effekt av bedre forebygging kommer på lang sikt. Gamle feil kommer i ny innpakning. Det er foreløpig snakket lite om sykehusene maktforhold? Er vi likeverdige? Kommunenes helsetjenester er for løst organisert til å få dette til å fungere. Manglende samhandlingskompetanse. Manglende forarbeid og trykk i den enkelte kommune / manglende forankring hos berørte aktører. Motreaksjon frykt for kommunesammenslåing. Manglende systemforståelse - press på å endre egen organisasjon i kommunene. Ny spesialisering tunellsyn hindrer samordning. IKT-løsning, felles journal; vil det være på plass? Kommunen faser ut egenkompetanse og blir mer sårbar. Vil berøre etablerte fagmiljø og strukturer som fungerer godt i dag. Følgende kommuner i vår region har gitt en foreløpig tilslutning til å vurdere deltakelse i en utredning om et samarbeid om Samhandlingsreformen: - Hemne - Hitra - Frøya - Agdenes - Orkdal - Skaun - Meldal - Rindal - Surnadal - Snillfjord - Rennebu - Halsa - Oppdal

9 9 Oppdal, Halsa og Surnadal er pr. definisjon ikke en del av Orkdalsregionen gjennom Samarbeidskomiteen. Både Surnadal, Halsa og Rindal er dessuten hjemmehørende i Møre og Romsdal fylkeskommune og dermed sorterer de under Fylkesmannen i Møre og Romsdal når det gjelder skjønnstilskudd som en del av finansieringen. Det må legges opp til at dette finner sin løsning i et samarbeid mellom de aktuelle kommunene og fylkesmennene. Det er en kobling opp mot Legevakta i Orkdalsregionen (LiO), hvor de fleste berørte kommunene i dag er medlemmer. En utredning bør inkludere LiO i en fast organisatorisk overbygging sammen med øvrige tjenester det eventuelt skal samarbeides om. 1.5 Prosjektmål Formålet med prosjektet er å finne ut av om de berørte kommunene under gitte forutsetninger ser det som hensiktsmessig å gå sammen om å møte de utfordringene kommunene ser og som Stortingsmelding nr 47 trekker opp Prosjektets hovedmålsetting Prosjektets hovedmål er å utarbeide en prosjektrapport som skal tjene som et fullverdig beslutningsgrunnlag for deltakerkommunene når de skal ta stilling til om de vil delta i et fast, forpliktende samarbeid: Seg imellom for samlet å ha den kompetanse, kapasitet og fagmiljø for å møte de utfordringer som kommunene ser innenfor helse- og omsorgssektoren og som trekkes opp i Stortingsmeldingen. Hvilket samarbeid som kan etableres med St. Olavs Hospital HF. Det må også vurderes hvilke forutsetninger som må være på plass for at et samarbeid skal kunne etableres, herunder økonomi, politisk og administrativ styring, IKT og tilgrensende tjenester. Prosjektet må være koordinert med helseforetaket, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Møre og Romsdal og KS slik at det faller inn i en helhetlig løsning innenfor helseregionen. 1.6 Rammer Prosjektet ledes av en prosjektleder. Prosjektet har en ytre tidsramme på 1,5 år fra prosjektets oppstart. Den totale økonomiske rammen for prosjektet er i utgangspunktet på 3 mill. kr, med 10 deltakerkommuner. Prosjektet har nå 13 deltakerkommuner og budsjettet har da en øvre ramme på 3,9 mill. kr. Dette forutsettes finansiert med 50 % på kommunene og 50 % via skjønnstilskudd fra Fylkesmannen. Prosjektet må styres slik at det fyller Fylkesmannens kriterier med hensyn til budsjett, regnskap og rapportering. Prosjektplan og prosjektbudsjett er vedtatt i kommunestyrene i alle deltakerkommuner før oppstart.

10 10 2. Gjennomføring 2.1 Prosjektets hovedaktiviteter Oppstart / forankring Aktivitet Formål Resultat Tidspunkt Ansvarlig Oppstart av prosjekt Mai 2010 Styringsgruppe Revisjon av prosjektplan Etablere samarbeid med fagorganisasjoner og andre berørte parter Utarbeidelse av informasjonsplan og rapporteringsrutiner Identifisering og igangsetting av utredning av samarbeid om IKT og tilgrensende oppgaver / etablert samarbeid i regionen Utarbeidelse av milepælplan med konkretisering av hvilke oppgaver som skal utredes Etablering av tverrfaglige prosjekt i kommunene. Kobling mot Omsorgsplan 2015 Få en prosjektplan som ligger tettest mulig opp mot vedtatt reform Tilføre prosessen legitimitet og oppfylle forpliktelser i avtaleverk Sikre en best mulig informasjon til prosjektets eiere og sentrale samarbeidspartnere Få oversikt over nødvendig felles IKT samarbeid og hvilke andre tjenester som bør utredes i naturlig sammenheng med samhandlingsreform en Få en god prosjektstyring som sikrer at alle relevante oppgaver blir utredet innen prosjektets tidsfrist. Sørge for at reformarbeidet starter i kommunene og at dette koordineres med hovedprosjektet Oppdatert prosjektplan Faste arenaer og møtepunkter med berørte parter Informasjonsplan Forankre og sette i gang prosjekt på tvers av kommunene Detaljert milepælplan med tidsfrister Lokale samhandlingsprosjekt i alle deltakerkommuner Innen aug 2010 Innen mai 2010 Innen mai 2010 Prosjektleder / styringsgruppe. Prosjektleder Prosjektleder / styringsgruppe Sept 2010 Prosjektleder / lokale prosjektgrupper Innen juni 2010 Innen juni 2010 Prosjektleder / styringsgruppe Prosjektleder

11 11 Kartlegging og utredning Aktivitet Formål Resultat Tidspunkt Ansvarlig Kartlegging av ressurser og organisering av helse- og omsorgstjenestene i kommunene Få en oversikt over status som grunnlag for å vurdere hva en kan bygge på og hva en bør utvikle Rapport over status i kommunene i forhold til utfordringene i samhandlingsrefor men Oktober 2010 Analyse av kompetansekreven de funksjoner og administrasjonsog systemarbeid (innhold i reformen) opp mot mulighetene i kommunene. Finne ut hva som kan spres av oppgaver og hva som kan samles samt dimensjonering Rapport med identifisering av nye arbeidsmåter og utviklingsområder. Mars 2011 Prosjektleder sammen med lokale prosjektledere - evt. med ekstern bistand Prosjektleder sammen med lokale prosjektledere evt. med ekstern bistand. Drøfting av avtaler med helseforetaket - både lovpålagte avtaler og eventuelle lokale avtaler om lokaler, utstyr og fagressurser. Utredning av administrativ og faglig styring Utredning av politisk styringsmodell Behandle delrapporter i kommunestyrene under veis Få en oversikt over gjensidige plikter og forventninger, får en oversikt over hvilke muligheter som ligger i et samarbeid opp mot St. Olavs Hospital HF Vurdere alternative former for administrativ styring Vurdere alternativ styringsmodell hvilke muligheter foreligger i kommuneloven Sikre forankring og kunnskapsspredning Avtaleutkast April 2011 Prosjektleder/ styringsgruppe Rapport med anbefaling av administrativ og faglig styringsmodell Rapport med anbefaling av politisk styringsmodell som ivaretar demokratisk styring Vedtak med tilslutning til vurderinger og konklusjoner under veis. Sjekke ut om retning må endres. Mai 2011 Prosjektleder / styringsgruppe Mai 2011 Prosjektleder / styringsgruppe, evt. med ekstern bistand Mai 2011 Prosjektleder / lokale prosjektledere

12 12 Avslutning Aktivitet Formål Resultat Tidspunkt Ansvarlig Rapportskriving og kvalitetssikring Juni 2011 Prosjektleder Presentasjon av rapport i kommunene, felles saksframlegg Avslutning og rapportering til fylkesmann Samle delrapportene med vurderinger og konklusjoner Forankre og informere Sikre overgang til en evt. driftsfase og kvittere ut tildelingskriterier av skjønnstilskudd til Fylkesmannen Helhetlig prosjektrapport som grunnlag for behandling i det enkelte kommunestyre Etablere grunnlag for beslutning i det enkelte kommunestyre Kort framdriftsplan med aktiviteter for overgang til drift. Rapport med regnskap til Fylkesmann August 2011 Oktober 2011 Prosjektleder / medlemmer i styringsgruppe Prosjektleder / styringsgruppe

13 Kostnader og finansiering Prosjektet forutsettes finansiert med 50 % på deltakerkommunene med pr. kommune x 13 kommuner = kr og 1,95 mill. kr i skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag og Fylkesmannen i Møre og Romsdal. Det er satt opp et budsjett over 1,5 år. Prosjektdokumentasjon og rapportering må skje i henhold til tildelingskriteriene for skjønnstilskudd. Budsjettforslag (revidert iht 13 deltakerkommuner) Ramme 1,5 år 1. ÅR (2010 og noe inn i 2011) KOSTNADER I tusen kroner Prosjektleder, lønn inkl. sos kost 850 Sekretærtjenester 200 Kontorkostnader, PC, telefon med mer 60 Husleie 15 Reise 125 Møter/arr 125 Kjøp utredningstjenester 400 Kostnader regnskap, lønnsutbet. m mer 25 Styringsgruppa 100 Uforutsett/div 700 SUM 2600 FINANSIERING Fylkesmannen kommuner hver 1300 SUM 2600 NESTE HALVÅR (2011) Lønn - inkl. sos.kost 425 Sekretærtjenester - bla rapport 200 Kontorkostnader og husleie 30 Reiser 60 Møter, arrangement 30 Kjøp utredningstjenester 100 Regnskap, lønnsutbet med mer 15 Styringsgruppa 50 Reserve 390 SUM 1300 FINANSIERING Fylkesmannen kommuner hver 650 SUM 1300

14 14 3. Prosjektorganisering Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen er prosjektets styringsgruppe. Regional arbeidsgruppe er: Torger Aarvaag, Hemne kommune Birgitte Mørch, Orkdal kommune Per Gundersen, Frøya kommune Per Melien, Meldal kommune Bjarne Nordlund, Rindal kommune Alf Petter Tenfjord, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rolf Windspoll, St. Olavs Hospital HF Kommunestyrene Styringsgruppe - Samarbeidskomiteen i Orkdalsregionen Fylkesprosjekt i regi KS /Fylkesmann Regional Arbeidsgruppe Lokale prosjektledere Prosjektleder Helseforetaket Lokale Arbeidsgrupper Prosjektrådgiver Ekstern bistand Kommunestyrene er prosjekteiere og setter mål og rammer for prosjektet. Styringsgruppen har ansvar for at prosjektet styres innenfor de rammer som er trukket opp av kommunestyrene. Styringsgruppen legger opp til en hensiktsmessig rapportering til deltakerkommunene. Regional arbeidsgruppe har ansvar for å følge opp prosjektleder og at prosjektplan følges opp av prosjektleder. Den regionale arbeidsgruppen legger opp til en hensiktsmessig rapportering til styringsgruppen. Prosjektleder skal forestå den daglige styring og utredning og rapportere til Regional arbeidsgruppe. Prosjektleder har også ansvar for daglig kontakt med relevante fagmiljø og

15 15 administrative instanser i Helseforetaket og for å bestille ekstern bistand når dette er nødvendig. Lokale prosjektledere har ansvar for at framdriftsplan følges lokalt. Lokale arbeidsgrupper har ansvar for å utrede muligheter og begrensninger i egen kommune, samt bistå prosjektleder med oppgaver i egen kommune. Prosjektrådgiver engasjeres iht behov og skal støtte prosjektleder i arbeidet med å gjennomføre tiltak i prosjektplanen. 4. Risikovurdering Prosjektets risiko er i første rekke knyttet til følgende forhold: Manglende framdrift / overskridelse av tidsplan Dette møtes med en god prosjektplan som brytes ned til milepæler. Prosjektplan og framdrift må være tema på hvert møte i styringsgruppe. Kostnadsstyring Dette møtes med at styringsgruppe får framlagt regnskapstall på hvert møte slik at korrigerende tiltak kan iverksettes tidligst mulig ved evt. tegn på mulige overskridelser. Manglende forankring og framdrift i kommunene Dette møtes med en informasjonsplan og lokale prosjekt i hver enkelt kommune. Kontakten med Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen er et viktig element. Manglende forankring / koordinering med Helseforetaket Dette møtes med at Helseforetaket er representert i styringsgruppen og at prosjektleder har faste kontaktpersoner i Helseforetaket. Viktige elementer / fokusområder kan falle ut Dette møtes med bred deltakelse i styringsgruppen, bred kontakt med Helseforetaket, kontakt med lokale prosjektgrupper og engasjering av ekstern bistand der dette er nødvendig. 5. Kvalitetssikring Kvalitetssikring av prosjektet skjer på følgende måter: Vurdering i forhold til Stortingsmelding og etter hvert proposisjon. Behandling av delrapporter og utredninger i styringsgruppe Kontakt med relevante fagmiljø i Helseforetaket Høringer og gjennomlesinger av lokale prosjektgrupper og evt. eksterne fagmiljø Oppfølging av informasjonsplan i forhold til Samarbeidskomiteen og kommunene med mulighet for tilbakemelding Behandling av sluttrapport i styringsgruppe

16 16 6. Kontrakter og avtaler Det skal inngås to typer avtaler: Lovpålagte avtaler mellom kommunene og Helseforetaket Lokale avtaler mellom kommunene og mellom kommunene og Helseforetaket (lokaler, fagpersonell etc.). Alle avtaler behandles i styringsgruppen før de går til kommunene. Om hensiktsmessig oppnevnes forhandlingsutvalg av og blant styringsruppens medlemmer.