Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 11/247 Møtedato/tid: , kl Møtested: Trøndertun folkehøgskole Deltagere: Kontrollutvalgets medlemmer Kopi: Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor Sakliste 023/11 024/11 025/11 026/11 027/11 028/11 Godkjenning av møtebok fra Referatsaker Uttalelse til forslag om endringer i kommuneloven Forvaltningsrevisjon forebyggende virksomhet - orientering om status Saker behandlet i kontrollutvalget i perioden Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Hanne Kongsvik på telefon , eller e-post: hanne.kongsvik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Berit S. Nygård (sign.) Leder av kontrollutvalget Hanne Kongsvik Rådgiver, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av møtebok fra Saken behandles i Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/11 Hanne Kongsvik /247-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtebok fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2

3 Vedlegg Møtebok 3_ docx 3

4 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/11 Hanne Kongsvik /247-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Vedlegg Brev av fra KRD - KUs adgang til bedr.fors. og gen.fors,.pdf Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i FKT juni 2011.doc 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 Notat Til: Kontrollutvalgene Fra: Sverre B. Midthjell Dato: Arkivsaknr: /232-1 Oppsummering av fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn Forum for kontroll og tilsyns årlige fagkonferanse og årsmøte ble gjennomført Følgende personer deltok fra KonSek og våre kunder: Alf Lystad Per Ervik Jomar Aftret Bjørn Lervold Eva J. Bekkavik Hanne Kongsvik Sverre B. Midthjell Agdenes Hitra Klæbu Klæbu KonSek KonSek KonSek Mary Dahl Gunnar Lohse John Geir Stølan Hanne D. Søttar Malvik Malvik Snillfjord STFK Her følger en oppsummering av fagkonferansen og årsmøtet. Betydningen av tilsyn og kontroll i offentlig sektor Anders Anundsen, leder av Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité var innleder. Han gikk inn på den rollen kontroll- og konstitusjonskomiteen har, og den generelle viktigheten av kontroll og tilsyn som en forutsetning for et fungerende demokrati. Et viktig premiss er at den som vet man kan bli utsatt for kontroll jobber bedre enn den som vet at han ikke blir det. For Stortingets del er kontroll med den utøvende makt en av de viktigste oppgavene man har. Blant annet viste han også til at det har vært en vesentlig utvikling innenfor dette arbeidet fra å bare fokusere på kontroll av bilag og regnskap til kontroll av oppgaver (herunder forvaltningsrevisjon). Det som nå kommer er at vi går over til systemkontroll kontroll av systemet for en hel sektor av gangen, med fokus på om vi får det vi bestiller. Han gikk også inn på komiteens praksis med åpne høringer som kontrolltiltak. For deres del er dette et veldig viktig virkemiddel for effektiv kontroll. Det er en styrke både for kontrolløren og den som blir kontrollert. Muligheten for direkte kontradiksjon gir rettssikkerhet og sørger for at de berørte får muligheten til å bli hørt med sin versjon. Hva er det med Halden? Først i denne bolken redegjorde journalist Marte Danbolt fra Kommunal rapport for avisens dekning av kommunen. Hun fortalte at hun aldri hadde vært borti en kommune med så lite 9

10 tillit mellom posisjon og opposisjon, og om et kontrollutvalg som etter hennes vurdering ikke fungerte etter hensikten. Hun viste til at saker behandles uten saksframlegg eller med framlegg som kommer direkte i møter, møter som flyttes på kort varsel, generell mangel på offentlighet og ulovlige fullmakter. Ordfører i Halden, Per-Kristian Dahl, fikk deretter ordet. Han uttrykte at tok til motmæle mot det han mener er feil framstillinger av kommunen i media. Han mente det var et utslag av journalister som ikke lar seg forvirre av fakta derso m de tror de har en god historie. Han innrømte at det gjøres feil i Halden som i andre kommuner, men at det ikke er riktig framstilt i avisen og at de i stor grad baserer seg på uriktige opplysninger. I følge ordføreren er dette et eksempel på kampanjejournalistikk uten sidestykke. Etter innleggene var det paneldebatt med Dahl, Danbolt og Kommunal Rapports redaktør Ole Peder Pedersen. Pedersen tilbakeviste påstander om lemfeldig omgang med fakta, og påsto de hadde vært svært nøye med dette, særlig når anonyme kilder var opprinnelse til sakene. Debatten kom også inn på saken om Dahls egen ansettelse i Halden ASVO, der han var styreleder, innser han at det kunne stilles spørsmål, men mente selv han ikke hadde gjort noe som juridisk sett var galt. Kommunale tenester på anbud i kjølvatnet av Adecco-saka Ole Hilmar Storli fra kontrollutvalget i Fredrikstad var første innleder i denne bolken. Han delte erfaringer fra kontrollutvalgets arbeid med en sak angående lønnsvilkår for innleide vikarer. Kontrollutvalget hadde tatt tak i saken etter tips fra en leverandør som hadde tapt en anbudskonkurranse. Undersøkelser fra revisjonen viste at Adecco betalte vikarer langt under tarifflønn på områdene. Dette var etter overenskomst med rådmannen som mente at det ikke var noen selvfølge at vikarer skulle ha samme lønn som kommunens egne ansatte. Dette hadde også ført til at pristilbudene i anbudet ikke ble sammenlignbare. Det viste seg også at det var problemer med å skaffe tilstrekkelig med faglærte vikarer. Storli mente det ikke var Adecco som var problemet i denne saken, men kommunens håndtering. Mange kommuner driver slik han ser det bevisst sosial dumping. Fagbevegelsen var også lite engasjert i saken før den kom ut i pressen. Ved ny utlysning av kontrakt etter det opprinnelige anbudets utløp var det fortsatt utfordringer med anbudsrunnlaget. Kontrollutvalget ble ikke oppmerksomme på dette før etter at det var gått ut. For å oppsummere hva kontrollutvalget kunne gjort i saken, trakk han særlig frem at det måtte sjekkes at det ble gjennomført kontroll av fakturaer opp mot minstelønnstabeller og påslagsprosenter i avtaler, samt lønnsslippene til vikarene. Avdelingsdirektør i KS, Anne-Cathrine Hjertaas hadde neste innlegg, over temaet Samfunnsansvar ved kommunale anskaffelser. Kommunene må ta et slikt ansvar som innkjøper. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår 5 sier også tydelig at oppdragsgiver i kontrakter skal stille krav om at både leverandører og underleverandører har arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn landsomfattende tariffavtaler. Dette er leverandørenes ansvar, men kommunen har ansvar for å kontrollere. KS ønsker forenklinger av anskaffelsesregelverket for å gjøre det lettere å praktisere. Det må heller ikke være slik at regelverket stikker kjepper i hjulene for interkommunalt samarbeid. KS har satt i gang et FoU-prosjekt angående sosial dumping ved anskaffelser i kommunesektoren. Arbeidsministeren har nedsatt en partssammensatt gruppe for å se på mye av det samme. I påfølgende paneldebatt med innlederne presiserte Hjertaas at det ikke er slik at det er ulovlig for kommuner å kjøpe tjenester. Det er opp til kommunene selv å velge hvordan man vil organisere tjenesteproduksjon. Det må også være grenser for hva kommunene skal kontrollere i forholdet mellom leverandører og deres arbeidstakere. Noe må være opp til arbeidslivet. 10

11 Auka bevisstgjering om rollar og ansvar i eigenkontrollen. Første innleder under denne overskriften var Birte Byrkjelo fra Deloitte som orienterte om den nye Kontrollutvalgsboken, en veileder i kontrollutvalgsarbeid bestilt av Kommunal- og regionaldepartementet. Denne har bakgrunn i 85 anbefalingar for styrkt eigenkontroll, og er rettet mot kontrollutvalg, kommunestyrer, administrasjon, revisorer og kontrollutvalgssekretariat. Målet er å skape større forståelse for kontrollutvalgets oppgaver, og å bidra til et godt samspill mellom aktørene som er involvert i egenkontrollen. Byrkjelo viste blant annet til at kontrollutvalgene selv er med på å skape et handlingsrom for god egenkontroll. Gode kontrollutvalg jobber med de viktige sakene, og stiller de riktige spørsmålene. De har også fokus på kontinuerlig læring og utvikling. Risiko- og vesentlighetstankegang bør ligge til grunn for alt arbeidet kontrollutvalget gjør. Ole Willy Fundingsrud fra KPMG, som har jobbet med prosjektet Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering på vegne av KRD og KS var neste innleder. Dette prosjektet går i to faser. Første går på å sammenstille eksempler, praksiser og pragmatiske rutiner for arbeidet med internkontroll. Andre del vil gå på å lage et kortfattet og praktisk idéhefte. Fundingsrud trakk frem at det er viktig at god internkontroll ikke handler om å arrangere NM i dokumentasjon, men at men at man lager seg rutiner som dekker områder der det er størst sannsynlighet for å gjøre alvorlige feil. De fleste kommuner har begrensede ressurser, så det er viktig at kontrollen er effektiv. Erfaringen er at arbeidet i mange tilfeller er for fragmentert og usystematisk. Det gode løsningene er uavhengige av størrelsen på kommunen, og kjennetegnes blant annet av at de går på tvers av sektorer, er integrert i daglige prosesser og styring, at det jobbes systematisk og jevnt, og at de er knyttet til kvalitet og håndtering av risiko. Internkontrollen er summen av kommunens styringssystem og kvalitetssystem. Digital kvardag i kommunenorge muligheter og fallgruver Høyskolelektor Cecilie Staude fra BI innledet med temaet Sosiale media. Å dele og delta med ny teknologi. Hun pekte på sosiale medier er, og kommer til å forbli en viktig måte å kommunisere med mange målgrupper. Det handler om å nå folk i farta der de er. Folk går ikke lenger inn på nettsider og leser seg opp på det som skjer, nå må man nå ut til dem dersom man har et budskap. Det er imidlertid viktig å ha en formål med hva man vil oppnå i sosiale medier. Mange begår feilen å velge plattform før man har tatt valget om hva man vil. I sosiale medier vil man også kommunisere med folk, ikke en statisk merkevare. Det er en utfordring å finne grensen mellom å være privat og profesjonell. Beveger man seg bort fra profesjonaliteten kan man risikere å svekke tilliten til merkevaren. Det er også viktig å ha med seg at kontinuerlig oppdatering er ressurskrevende. KS har fått utarbeidet en rapport om bruk av sosiale medier i kommunesektoren, som kan finnes her: Neste innleder på temaet var Morgan Lillegård, kommunikasjonssjef i Tromsø kommune. Han var opptatt av at det er avgjørende for kommunen å være til stede der innbyggerne er. Tromsø kommune hadde gjort det dårlig på omdømmeundersøkelser og hadde behov for å gjøre noe. De utarbeidet en omdømmeplattform, på 107 ord, som fikk plass på én A4-side. Deretter kan den enkelte enhet selv fylle inn baksida. Tromsø kommune bruker sosiale medier både som en lyttekanal og dialogkanal i forhold til innbyggerne, og behandler mange spørsmål via Facebook. Det folk benytter nettsidene til er stort sett når de har et konkret ærend (søknadsskjema, åpningstidene til biblioteket). Det er også viktig å huske mobiltelefonen. Viktige ting bør varsles på SMS. Her finnes det løsninger for å nå innbyggerne med særlig viktig info. Til slutt hadde han en oppfordring til alle om å diskutere KS-rapporten. Den er ikke en fasit, og bør kommenteres og gi grunnlag for debatt. 11

12 I påfølgende debatt ble det blant annet stilt spørsmål ved sporbarheten når man svarer på spørsmål i sosiale medier. Lillegård presiserte at offentlighetslova må følges også her. Derfor må chat-meldinger noen ganger journalføres. Information overload var også et begrep som kom opp. Det er viktig å dele opp og differensiere budskap når man jobber med sosiale medier. Ikke kommuniser det samme til alle, etter som folk er interesserte i forskjellige ting. Korrupsjon ser vi snart slutten? Guro Slettemark, generalsekretær i Transparency International innledet om korrupsjon i norske kommuner og fylkeskommuner. TIs Corruption Perception Index måler folks oppfatning av korrupsjon i landene. Norge scorer høyt, men er ikke på topp. TI ønsker å satse mer mot offentlig sektor i Norge. Der forvaltes store verdier for fellesskapet, og dette fordrer åpenhet og integritet i alle ledd. Kommunesektoren har spesielt stor makt i lokalsamfunn og over enkeltpersoners liv. Det er ikke alltid vi opplever korrupsjon i juridisk forstand, men det finnes mange korrumperende prosesser: Interessekonflikter, rolleblanding, kameraderi, inhabilitet, mangel på åpenhet og uklar forvaltningspraksis. TI har startet et prosjekt med KS og to prosjektkommuner (Oslo og Grimstad) for å sette antikorrupsjonsarbeid i bred forstand på dagsorden og utvikle egne antikorrupsjonsverktøy for kommunal sektor. Andre innleder var Rødt-politiker i Oslo komune, Erling Folkvord. Han pekte på at norske kommuner ikke tør å snakke om korrupsjon. Fram til midt på 90-tallet var imidlertid Oslo preget av mye tjenestemanns-korrupsjon. Politikerne forsømte sin overvåkningsplikt, og dette ble aldri skikkelig ryddet opp i. Nå har man gått over til politiker-initiert korrupsjon. Politikere har helt åpenbart favorisert enkelte næringsinteresser, men dette har ikke blitt etterforsket før sakene er foreldet. Når man kan oppnå monopol eller enerett gjennom hemmelig saksbehandling så er det korrupsjon. Offentlige anskaffelser er sårbare, og offentligheten må få større innsyn i regnskapsføring, saksdokumenter og timelister når man gjør slike. Kommunerevisor må også få en mer uavhengig stilling kontrollutvalget i Oslo stoppet initiativet fra revisor til å undersøke bruk av bemanningsfirmaet Azor. I debatten etterpå ble det blant annet stilt spørsmål ved om det kan kalles korrupsjon dersom kommunen får penger for å gå med på en avtale med en privat partner eller utbygger. Slettemark var i tvil. Folkvord mente det ikke kan kalles korrupsjon dersom det foregår over bordet, men at kommuner bør vokte seg for å bli lurt av gode forhandlere. Noe som er veldig viktig er å sørge for å skaffe seg rett til innsyn i selskaper som blir opprettet sammen med private velgjørere. Et annet punkt som ble trukket fram i diskusjonen var at e-handel er blant de viktigste virkemidlene for å bekjempe korrupsjon i offentlig sektor, fordi alt da blir sporbart. Skråblikk Det siste innlegget kom fra politisk redaktør i Aftenposten, Harald Stanghelle, som kom med et skråblikk på kommunesektoren. Han stilte spørsmål ved om norske kommuner tør å ta i bruk de virkemidlene som skal til for å bli rene, og besvarte det med at han er sterkt i tvil. Dagens modernisering av offentlig sektor har også ført med seg lojalitetskrav som i mange tilfeller fører til et ledelsesmonopol på informasjon. Kommuneledelsen skjønner også, etter Stanghelles mening, sjelden meningen med åpenhet. Han mener det er lite korrupsjon i Norge, men det er mye operering i gråsoner, og en kultur for å ta snarveier. Han mener også at å bruke testen tåler vi at dette kommer på framsida av VG? ikke er tilstrekkelig, for da er man motivert av faren for å bli oppdaga ikke av om det man gjør er rett eller galt. Årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn Årsmøtet ble avviklet på konferansens dag 1, og behandlet vanlige årsmøtesaker. Årsmelding, regnskap og budsjett ble godkjent. Medlemskontingenter for 2012 ble vedtatt økt med 2,7 %. KonSek utfordret på årsmøtet organisasjonen til å vurdere hvordan man kan styrke 12

13 økonomien for å skape en mer slagkraftig organisasjon. På sikt bør det være et mål å få et selvstendig sekretariat som kan fungere som en ressurs for medlemmene. Det ble valgt nytt styre. Hanne Kongsvik fra KonSek ble gjenvalgt til styret for 2 år og valgt som ny nestleder av organisasjonen. Øvrige medlemmer av styret er Martin Engeset (KU Sarpsborg, leder), Rolleiv O. Lind (KU Tromsø), Astri Furumo (KU Haugesund) og Wenche Sissel Olsen (Rogaland KU-sekretariat). Valgkomiteen består av Per Ervik (Hitra, leder), Einar Ulla (KU-sekretariatet Sogn og Fjordane FK) og Toril Bakken (Kontrollutvalg Fjell IKS). Lysark fra innleggene kan lastes ned her: 13

14 Uttalelse til forslag om endringer i kommuneloven Saken behandles i Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/11 Hanne Kongsvik /205-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar vedlagte uttalelse. Denne oversendes Forum for kontroll og tilsyn som innspill til felles høringsuttalelse. Utrykt vedlegg i saken: Høyringsnotat om endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) utsendt som vedlegg i sak KU-45/11 Saksutredning Kommunal- og regionaldepartementet sendte 26. mai ut et høringsforslag med tittelen Høyring forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m). Denne høringa har frist 15. september. Høringsforslaget er i hovedsak en oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, og går inn på en rekke endringer i forhold til kommunenes/fylkeskommunenes kontrollarbeid. I den sammenheng er det naturlig for kontrollutvalgene å gjøre seg opp en mening om de forslagene som fremmes. Kontrollutvalgenes meninger kan målbæres overfor kommunene/fylkeskommunene som høringsinnstans, men også overfor Forum for kontroll og tilsyn (FKT) som kontrollutvalgenes eget interesseorgan. Høringsforslagene Vi vil gå inn på de forslagene som vurderes som mest relevante i forhold til kontrollutvalgenes arbeid. Det er også en del andre forslag knyttet til regler for revisjon, internkontroll, kommunale foretak og interkommunale selskaper som vi ikke tar opp i denne sammenhengen. Forslag til presiseringer angående sekretariat for kontrollutvalget (s.11) Kontrollutvalgsforskriftens 20 tredje ledd lyder I dag: Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Departementet foreslår følgende presisering som ny første setning: 14

15 Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen. Videre foreslår departementet følgende nye siste setning i samme paragraf: Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Disse prinsippene følges allerede i dag av alle kommuner/fylkeskommunen som er deltakere i KonSek-samarbeidet, og er en vesentlig grunn for den organiseringen vi har. Forslaget er i utgangspunktet kun en presisering og allmenngjøring av denne praksisen. Tidspunktet for valg av kontrollutvalg (s. 13) Departementet foreslår at det skal gjøres obligatorisk at kontrollutvalget velges samtidig med formannskap/fylkesutvalg, ordfører/fylkesordfører og varaordfører. Dette er regulert i kommunelovens 17 nr. 2 tredje punktum, som da blir slik: Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører og varaordførere, og kontrollutvalg for den nye valgperioden. Det foreslås også tilsvarende endring i lovens 17 nr. 3 første punktum: Kommunestyre og fylkesting, formannskap og fylkesutvalg og kontrollutvalg trer i funksjon fra det konstituerende møte. Dette er et forslag som kommer fra arbeidsgruppen bak de 85 tilrådingene, og departementet uttrykker støtte til at det kan være et bidrag til å sikre at kontrollutvalgene får en sammensetning som tilfredsstiller lovens krav at dette velges før andre utvalg og nemnder. Valgbarhet til kontrollutvalget (s. 15) Departementet foreslår en presisering av lovteksten i 77 nr. 2 om at medlemmer av fylkestings- og kommunestyrekomiteer etter 10a ikke skal være valgbare til kontrollutvalget. Dette gjøres av pedagogiske hensyn, etter som de allerede kan tolkes inn under begrepet nemd med beslutningsmyndighet. Arbeidsgruppen hadde også foreslått at ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskaper ikke bør være valgbare til kontrollutvalget. Departementet uttrykker skepsis til å gjøre for mange avgrensinger i hvem som er valgbare til demokratiske organer, og mener at habilitetsreglene er tilstrekkelige til å forhindre uheldig rolleblanding i dette tilfellet. Departementet foreslår derfor ingen endring av dette. Antall medlemmer i kontrollutvalget (s. 18) Arbeidsgruppens gikk ikke inn for å endre lovens krav om at kontrollutvalget skal ha minst 3 medlemmer, på tross av at det er visse utfordringer knyttet til å være så få. Dette er samme minimumskrav som de som gjelder for faste utvalg som kommunestyret selv velger å opprette i tråd med kommunelovens 10. Departementet går her lenger enn arbeidsgruppen, og fremmer forslag om at kommunelovens 77 nr.1 andre punktum endres til: 15

16 Utvalget skal ha minst fem medlemmer. Dette begrunnes av departementet med at det er grunn til å tro at aktiviteten og kapasiteten til utvalget til å drive kontrollvirksomhet påvirkes av antallet medlemmer, og at sjansen for at kritikkverdige forhold blir tatt opp er større med et større utvalg. Det er også en understrekning av at kontrollarbeidet i kommunene er svært viktig. Departementet anerkjenner at det kan by på problemer for noen kommuner å klare å ivareta dette samtidig som man skal oppfylle valgbarhetskriteriene og finne motiverte personer. Departementet mener imidlertid at dette ikke bør være et uoverstigelig problem. Det presiseres i høringsutkastet at departementet ønsker å høre kommunenes syn på dette og at disse vil bli nøye vurdert før det tar endelig stilling til spørsmålet. Åpne møter i kontrollutvalget (s.19) Arbeidsgruppen foreslo i sin tilrådning nr. 8 at det særskilte unntaket fra møteoffentlighetsprinsippet som gjelder for kontrollutvalgene, i 77 nr. 8, oppheves. Dette vil innebære at møtene ikke lenger som hovedregel skal være lukkede, og at kontrollutvalget ikke kan lukke møter uten hjemmel i annen lov. Dette gjelder fortrinnsvis i saker der det behandles taushetspliktig informasjon og personalsaker. Departementet deler arbeidsgruppens oppfatning, og foreslår å oppheve kommunelovens 77 nr. 8. Departementet begrunner dette med at de deler arbeidsgruppens syn på at offentlige møter i prinsippet bør være åpne, og at lukking kun bør forekomme når det foreligger tungtveiende grunner for dette. Departementet er også opptatt av at det bør være konsekvens i hvordan saker behandles i kommunen, slik at det er innholdet i saken, og ikke hvilket organ den behandles av, som avgjør om saken føres for åpne eller lukkede dører. Departementet har på bakgrunn av dette vanskelig for å se særlige grunner for å videreføre gjeldende regel. Departementet vurderer også at dagens 31, som gir regler for når kommunale organer generelt kan lukke møter, bør være tilstrekkelig også for kontrollutvalgene. Stortinget har nylig vedtatt endringer i denne paragrafen som enda ikke har trådt i kraft. Den nye paragrafen lyder: 31 Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeids-takers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. Særskilte rettigheter for mindretallet i kontrollutvalget? (s. 21) Blant annet for å bøte på problemer med uavhengighet for kontrollutvalget har det tidligere vært foreslått at et mindretall i kontrollutvalget bør kunne kreve granskninger. Dette har ikke fått tilslutning i tidligere lovprosesser, og heller ikke fra flertallet i arbeidsgruppen. Departementet foreslår fortsatt ikke å innføre slike mindretallsrettigheter. 16

17 Hvem skal ha flertall i kontrollutvalget? (s. 24) Departementet og arbeidsgruppa har også vurdert om opposisjonen i kommunestyret bør ha rett til flertall i kontrollutvalget. De viser til at det i formannskapsmodellen i prinsippet ikke finnes noen posisjon og opposisjon. Etter departementets syn er derfor ikke dette spørsmålet egnet for lovregulering. Rett til å møte i lukkede kommunestyremøter (s. 25) Departementet foreslår å legge til følgende i kontrollutvalgsforskriftens 4: Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for et enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Dette er i utgangspunktet kun en presisering av gjeldende rett, der retten til å møte i lukkede møter følger av retten til å kreve enhver opplysning fra kommunen. Videre følger unntaket av kommunestyrets rett til å instruere kontrollutvalget som underordnet organ. Krav om overordna analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll (s. 30) I henhold til kontrollutvalgsforskriftens 10, andre ledd, er det i dag krav om at plan for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det er i dag krav til at det skal legges fram en plan for selskapskontroll (jfr. forskriftens 13), men det er ikke noe tilsvarende krav om analyse for denne planen. Departementet har funnet grunn til å vurdere å innføre et slikt krav, siden det økende tallet på selskaper i kommunesektoren fører til økende behov for prioritering av hvilke selskaper, selskapstyper og bransjer som skal prioriteres for kontroll. Departementet foreslår derfor å legge til følgende i forskriftens 13: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Det presiseres at det er opp til kontrollutvalget selv hvor omfattende den overordnede analysen skal være og hvem som skal gjennomføre denne. For kontrollutvalgene innenfor KonSek-samarbeidet er det allerede satt i gang et arbeid med slik analyse som grunnlag for planer for neste valgperiode. Kontrollutvalgets rett til innsyn i selskaper (s. 34) Kontrollutvalget og revisor har med hjemmel i kommunelovens 80 rett til innsyn hos interkommunale selskaper etter IKS-loven og heleide kommunale aksjeselskaper, og heleide datterselskaper til disse. Dette er både en rett til å kreve opplysninger og til å gjøre egne undersøkelser i selskapene. Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27, som organiseres som egen juridisk enhet, faller utenfor denne definisjonen, og kan gi begrensninger i hvordan det er mulig å gjennomføre selskapskontroll av disse. I tillegg er det 17

18 ikke tydelig presisert at også datterselskaper av IKS og datterdatterselskaper av kommunale aksjeselskaper er omfattet. Departementet foreslår derfor å endre 80 til følgende: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Presisering av begrepene knyttet til selskapskontroll (s. 36) Dagens lovverk omtaler både selskapskontroll, og en obligatorisk del av denne kalt eierskapskontroll. Selskapskontrollen defineres i kommunelovens 77 nr. 5 til at [ ]kontroll med forvaltningen av kommunenes eller fylkeskommunenes eierinteresser i selskaper m.m. Eierskapskontrollen defineres i kontrollutvalgsforskriftens 14 første ledd som: [ ]kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette går lenger enn innsynsretten i 80, blant annet fordi det er mulig å drive selskapskontroll selv uten en lovpålagt rett til innsyn. Her har imidlertid kommunen ikke andre rettigheter enn andre eiere. Arbeidsgruppa pekte på at det var nødvendig med en oppklaring i bruk av begrepene, blant annet begrunnet i at det er en viss uvisshet i tolkningen av dem i dag. Departementet mener dette ikke er nødvendig eller ønskelig og mener at kommunene selv bør ha frihet til å fastsette de nærmere rammene for slik kontroll. Det foreslår derfor ingen endringer i lovverket på bakgrunn av dette. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sekretariatet ser i utgangspunktet de fleste av disse forslagene som uproblematiske, og deler stor grad departementets vurderinger. De fleste av endringene er også i tråd med gjeldende praksis hos oss og våre kunder, og finner det derfor naturlig å støtte forslagene. Det understrekes likevel her at de forholdene som er tatt opp i endringsforslaget er viktige for kontrollutvalgenes arbeid. Lovbestemmelsene har spesielt stor betydning i de kommuner/fylkeskommuner som der spørsmål rundt organisering, oppgaver og roller ikke er tilstrekkelig avklart eller løst på en måte som er i tråd med intensjoner i lovverket. I arbeidet med rapporten 85 anbefalinger til styrket egenkontroll ble departementet gjort kjent med hvordan kontroll- og tilsynsordningen fungerer i praksis rundt om i landet, og hvilke tiltak arbeidsgruppa bak rapporten mente det var viktig å ta tak i for å skape forbedringer. Det er derfor positivt å registrere at forslagene til endringer i kommuneloven gjenspeiler konklusjoner i rapporten. Det er fortsatt mange av tiltaksforslagene i rapporten som ikke er berørt, men sekretariatet mener forslagene til lovendringer er et viktig steg i riktig retning. 18

19 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler på bakgrunn av vurderingene overfor at kontrollutvalget vedtar forslaget til høringsuttalelse, og oversender dette til Forum for kontroll og tilsyn. Innspill til høringsuttalelse fra kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Melhus kommune har i sak 25/11 behandlet Kommunal og regionaldepartementets høringsforslag Høyring forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m), sendt ut , med høringsfrist Utvalget ønsker å komme med følgende innspill til en eventuell høringsuttalelse til departementet: Kontrollutvalget deler i all hovedsak departementets vurderinger innenfor de problemstillinger som i størst grad vedrører utvalget, og stiller seg positiv til de endringer som er foreslått. Utvalget oppfordrer Forum for kontroll og tilsyn til å avgi en høringsuttalelse i tråd med dette. 19

20 Forvaltningsrevisjon forebyggende virksomhet - orientering om status Saken behandles i Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/11 Hanne Kongsvik 11/166-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om status og planlagt framdrift i forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på barn og unge, til orientering. Rapport fra undersøkelsen legges fram for kontrollutvalget i januar 2012 Saksutredning Kontrollutvalget behandlet i juni 2011, sak KU 12/11, bestilling av forvaltningsrevisjon med fokus på forebyggende virksomhet blant barn og unge. Følgende vedtak ble fattet i saken: I henhold til gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ber kontrollutvalget om at det iverksettes forvaltningsrevisjon med fokus på forebyggende arbeid blant barn og unge. Innspill til fokus og innretning på undersøkelsen tas med i det videre arbeidet. Sekretariatet bes om å avtale nærmere med Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende tidsperspektiv og timeressurser. Kontrollutvalget ber om å bli orientert i sitt neste møte. Det ble under drøftingen i møtet pekt på at kontrollutvalget ønsker en forvaltningsrevisjon der det fokuseres på kommunale ungdomstiltak innen fritid/kultur, og hvordan disse anvendes for å støtte opp under målsettinger knyttet til kommunens forebyggende arbeid. Tverrfaglighet og samarbeid ble også nevnt som aktuelle områder å se på. Det ble ikke gitt orientering i møte 31. mai. Det er lagt opp til orientering om status og planlagt framdrift i møte 31. august, ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Anna Ølnes 20

21 Saker behandlet i kontrollutvalget i perioden Saken behandles i Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/11 Hanne Kongsvik /207-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar oversikt over saker behandlet i perioden til orientering. Vedlegg Saker behandlet i kontrollutvalget doc Kontrollutvalget har gjennom perioden hatt til behandling 130 saker. Utvalget har tidligere fått utarbeidet en rapport fra virksomheten gjennom disse årene. Rapporten ble lagt fram for kommunestyret før sommeren. Vedlagt følger en oversikt over alle sakene utvalget har hatt til behandling, der det er avmerket saker som ikke er avsluttet eller bør følges opp av det neste kontrollutvalget. Oversikten vil bli gjennomgått i møtet 30. august, for å forsikre om at alle saker er fulgt opp. Dokumentet kan oversendes kontrollutvalget som velges etter høstens valg, slik at neste utvalg blir gjort kjent med hva som har vært behandlet og hvilke saker det nye utvalget bør følge opp. 21

22 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 028/11 Hanne Kongsvik /247-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Ingen innstilling 22