Referansegruppemøte Samlinger

Transkript

1 Referat Oppdatert: Referansegruppemøte Samlinger Tid: Torsdag 16. november 2000 Sted: Radisson SAS Royal Garden Hotell, Trondheim Møteleder: Anette Breder Koch Til stede: Sigrun Ask (UBB), Anette Breder Koch (UBO), Liv Lundeby (AHO), Torild Tveit (HiB), Ingrid Vaalund (NBO), Linda Østbye (UBiT), Arnvid Hellebust (BIBSYS), Anne Munkebyaune (BIBSYS), Roy Gundersen (BIBSYS) (delvis), Ingeborg Asplin (UBiT) (referent), Marit Bolmøyen (UBiT) (referent) Referenter: Ingeborg Asplin (UBiT), Marit Bolmøyen (UBiT) Dato for referat: Saker 15:00 Godkjenning av dagsorden Dagsorden godkjent. Rekkefølgen på sakene noe justert. Tilføyelse om at følgende saker blir behandlet under pkt. 30:00 Eventuelt: Oppnevning av nye medlemmer til BIBSYS Referansegruppe samlinger fra 2001 Nye lenkefelt Skriv fra Edmund Olsen om oppdatering av håndbøker 16:00 Godkjenning av referat fra forrige møte Brev fra Frank B. Haugen med kommentarer til referatet tas til etterretning. Referansegruppen må se på rutiner for hvordan man skal behandle denne type henvendelser. Til sak 6:00 Gjenfinning av russiske navn. Det ble etterlyst en oppfølging av denne saken. 17:00 Orienteringssaker a) Samlingssjef Roy Gundersen orienterte om forslag til Instruks for samlingssjefen samt Foreløpig arbeidsog ansvarsfordeling mellom samlingssjefen og Referansegruppen for samlinger. Representantene fra BIBSYS trakk seg tilbake mens Referansegruppen drøftet forslagene, og sluttet seg til møtet igjen da gruppen presenterte sine kommentarer. BIBSYS reviderer instruksen i henhold til de kommentarer som kom fram.

2 Det ble presisert at samarbeidet mellom samlingssjefen og Referansegruppen må formaliseres. Det var enighet om at saker til Referansegruppen kan sendes inn fortløpende. Samlingssjefen diskuterer med Refereransegruppens leder og gruppen hvem som skal ha den endelige avgjørelsen i forskjellig type saker. Det er ønske om årsmelding fra samlingssjefen. Referansegruppen ønsker å vurdere hvordan instruksen har fungert før neste høstmøte. 18:00 Oppfølging av saker fra tidligere møter a)sak 13:99 Periodika som kommer i årlige kumulerte utgaver Vedtak høstmøte 1999: "Referansegruppen anbefaler å følge CONSERs retningslinjer dersom det ikke skaper vanskeligheter i Periodika-modulen." Saken er fremmet på nytt av Elsa Ytterland (UBiT), som etterlyser et endelig vedtak. Fra diskusjonen: Det er fattet vedtak, men er det presist nok? Anmodning om at det utarbeides entydige eksempler med henvisning til CONSERs retningslinjer. Ingrid Vaalund får i oppdrag å utarbeide forslag til eksempler, lage liste over anbefalte kvalifikatorer samt gi en definisjon på hva vi skal legge i ordet kumulering. Eksemplene sendes Referansegruppe Samlinger, deretter til BIBSYS v/ingrid Mogset, som videresender dem til Referansegruppe Akkvisisjon for uttalelse før de innarbeides i Kap. 3 i Hjelpemidler (Standardtitler for periodika), Eksempelsamlingen og i BIBSYS-vedtak og -avvik. 19:00 Katalogisering av musikk anbefalt praksis Retningslinjer må godkjennes av Referansegruppen for samlinger. Kommentarer til "Katalogisering av musikk: Anbefalt praksis" fra Frida Røsand, avdelingsbibliotekar ved UBiT, Musikkonservatoriet, ble fremmet av Linda Østbye og gjennomgått og diskutert av Referansegruppen. Nina Berves skriv "Kommentarer fra musikk-kurs" (se vedlegg til 19:00) ble også diskutert av Referansegruppen. Kommentarene fra Frida Røsand og Nina Berve oversendes Arbeidsgruppen for musikk. Vedtak som angår sporposter må komme tydelig fram i kapittel 6. Referansegruppen ønsket flg. endringer i "Katalogisering av musikk: Anbefalt praksis" fra Arbeidsgruppen for musikk: 1.1G2 Dokumenter uten fellestittel. Lydopptak som inneholder inntil 3 verk og som mangler fellestittel, katalogiseres etter 1.1G. I slike tilfelle lages det ikke sporposter på de enkelte

3 verk, men biinnførsler til det andre og eventuelt det tredje verket legges inn i samme post. Lydopptak som inneholder mer enn 3 verk og som mangler fellestittel, følger avvik til 1.1G2. I slike tilfelle lages det sporposter på alle verk, også det første, av hensyn til beskrivelse og gjenfinning 6.5B1 Dokumentets omfang Det innføres en forklarende parentes (Avvik) Eks.: 1 plate (CD) Referansegruppen ber Arbeidsgruppen for musikk komme med et forslag til en liste over mer brukervennlige betegnelser som settes i parentes som forklarende tilføyelse. 6.5B2 Dokumentets omfang Spilletid oppgis både på vertsposten (samlet spilletid) og på sporposten (for hvert enkelt spor). Spilletid gjøres om til timer og minutter ved mer enn 59 minutter. Vedtak forøvrig: Det er ønskelig, men ikke obligatorisk å registrere sporposter. Samlingssjefen undersøker om "Emneord for musikkdokument i EDBkataloger" (Statens bibliotektilsyn, 1993) kan brukes som grunnlag til å bygge opp et autoritetsregister for instrumenter og besetning i samarbeid mellom samlingssjefen og Arbeidsgruppen for musikk. Avvik og vedtak i musikk tas inn i "BIBSYS-vedtak og avvik " og i Nina Berves håndbok "Katalogisering av musikk". Det legges inn lenker mellom disse. 20:00 Fortekstformatet i BIBSYS WebSøk og innførsler på personnavn Saken er fremmet av Frank B. Haugen (NB Rana) Saksopplysning:Fortekstformatet i BIBSYS WebSøk er sterkt misvisende. Dette gjelder først og fremst for visningen av poster. Alle som har fått innførsel i 100 eller 700 blir angitt å være forfattere uavhengig av den reelle funksjonen de har. Forslag til løsning: BIBSYS bør innføre delfelt $e (Betegnelse for funksjon) fra NORMARC for feltene 100 og 700. Det som registreres i dette delfeltet bør så generere forteksten i BIBSYS WebSøk. Diskusjon: Dette kolliderer med bruk av $e i musikkmodulen Feltet er tidligere avviklet Trenger en kontrollert liste over lovlige betegnelser

4 Vedtak 1: Referansegruppen går inn for videre utredning om bruken av $e som et obligatorisk felt. Det må lages en liste over lovlige betegnelser. Vedtak 2: Innføring av $e vil ikke løse alle problemer med misvisende fortekster i WebSøk. Det vil bli mange poster som blir liggende uten $e i 1xx og 7xx. Referansegruppe samlinger anbefaler derfor at det i WebSøk lages ny fortekst til 7xx, f. eks. "Andre medarbeidere". Anbefalingen oversendes Referansegruppe søk. 21:00 Øke innholdsinformasjon om katalogiserte bøker i BIBSYS Sak fra Harald Bøhn (UBiT). Forslag til vedtak: Det settes i gang aktivt arbeid for å finne en løsning som sikrer at utfyllende innholdsinformasjon om utgitte bøker kan finne sin plass i BIBSYS-postene. Med utfyllende informasjon tenkes det på: Innholdsfortegnelser (dette er det viktigste) Eventuelt tilleggsinformasjon av typen forlagsinformasjon, "vaskesedler", bokomtaler. Diskusjon: Referansegruppen ser betydningen av dette. Ekstra informasjon må ikke ligge på den bibliografiske posten, men som lenke. Det anbefales at saken utredes nærmere. Lenker må begrenses til innholdsfortegnelser og forlagsinformasjon. BIBSYS kontakter Harald Bøhn i forbindelse med utredningen. 22:00 Katalogisering av film i form av video/dvd/laserplater Sak fra Høgskolen i Lillehammer, Biblioteket. Saksopplysning: Saken går ut på å velge mellom det å katalogisere trykkangivelse fra verkets originalutgivelse eller fra den fysiske manifestasjon i den beskrivende katalogiseringen. Det fravikes ikke fra katalogiseringsreglene, 7.4F2. Nyutgivelser av en film er ulike fysiske manifestasjoner og skal katalogiseres som selvstendige poster og med hver sin bibliografiske beskrivelse. Årstallet for originalproduksjonen settes i note. For kilde for katalogiseringen vises til 7.0B1 og 7.0B2. 23:00 Feltet 260 $b for hovedoppgaver Sak fra fra Berit Timm Marcussen (UBO):

5 Forslag til vedtak: For hovedoppgaver settes universitetets navn i 260 $b uansett om det forekommer på tittelbladet eller ikke. Diskusjon: Hovedoppgaver er manuskripter, forfatteren er ansvarlig for utgivelsen Hvis/når hovedoppgaven blir mangfoldiggjort og utgitt, anvendes kap. 2 i katalogiseringsreglene Forslaget avvises. Hovedoppgaver katalogiseres som manuskripter. 260 $b Forfatterens navn 500 Hovedoppgave i (fagets navn) Institusjon, år 710 Institusjon $b Underavdeling $e (en forutsetning er at vi får innført $e. Skal utredes. Se også sak 20:00) 24:00 Koder for form, innhold og genre a) Form og genre og 008-koder i BIBSYS Saken er fremmet av Sigrun Ask (UBB) Saksfremstillingen setter bl.a. spørsmålstegn ved hvorvidt det er nødvendig med dublering av 691 der vi allerede har koder i 008. Forslag til vedtak: Koder i 008 kan dubleres med frie emneord i 691 inntil søkemulighetene på Web blir bedre. For hovedoppgaver gjelder eget vedtak.forslag til vedtak forelegges Referansegruppe søk. Referansegruppen er positiv til å skjelne mellom form og emne i frie emneord. Hvordan skillet skal foretas må utredes. Referansegruppen er også positiv til å innføre flere 008-koder, som for eksempel koder for skjønnlitterære genre (eks. roman, novelle, dikt, skuespill, tegneserie, antologi). Dette er større saker som må utredes nærmere. b) Nye obligatoriske koder i 008 Saksforberedelse: Sigrun Ask (UBB) På vårmøtet 2000 ble det vedtatt at Referansegruppen skulle fremme sak på høstmøtet om å innføre obligatorisk kode for statistikk i 008 $b. Kode for biografi skulle utredes. 008 $b u for statistikk er obligatorisk i BIBSYS Referansegruppen presiserer at dokumentet må inneholde hovedsakelig statistisk materiale for å få denne koden. 008 $b i for biografi er obligatorisk i BIBSYS Referansegruppen presiserer at et dokument må inneholde hovedsakelig biografisk materiale for å få denne koden. Koden brukes for biografisk materiale om virkelige,

6 navngitte personer, inkl. samlebiografier, selvbiografier (autobiografier) og memoarlitteratur samt brevsamlinger, nekrologer, lovtaler, dagbøker etc. med biografisk vinkling. Spørsmålet om koden også skal gjelde for romaner om virkelige personer skal tas opp igjen til våren. Her kan det være mange gråsoner, og er man i tvil, droppes koden. c) Samordning av koder for form og innhold Saksforberedelse: Ella Leth-Olsen, Anne Munkebyaune, Ingrid Mogset, BIBSYS. Saksopplysning: Det foreslås å samordne og rydde i koder og betegnelser for fysisk form og innhold. Slik situasjonen nå er, registreres disse flere steder i BIBSYS. Referansegruppene (Akkvisisjon og Samlinger) ble bedt om å uttale seg om følgende punkter: 008 $a gjøres obligatorisk i alle bibliografiske skjermer med standardverdi 008 $a t (trykt form) Behov for inndeling av periodika i tidsskrifter, årlige utgivelser, monografiserier, aviser Behov for fininndeling av fysisk form datamedia i CD-rom, disketter, DVD Kombidokumenter kodes spesielt, med mulighet for repetering av de andre fysiske formene som dokumentet består av Billedmateriale/grafisk materiale flyttes til innholdskode, og får i tillegg enten kode i eller q i fysisk form Småtrykk fjernes som fysisk form Egen kode for særtrykk kan vente Samtlige punkter ble bifalt av Referansegruppen. Koden 008 $b ta ønskes nærmere definert. Generelt vedtak for 24:00: Alle koder i 008 må i katalogskjermen kunne nås via hjelpeskjerm. 25:00 Registrering av prosjektnummer Sak fra Torild Tveit (HiB) Saksopplysning: Det ønskes en nærmere presisering av hvilke typer numre som skal registreres i 571. Bør det lages en liste med konkrete eksempler, eller er det nok å si at alt som ikke er standardnumre, legges i 571? Vedtak (presisering): Vi legger alt som ikke er standardnumre i 571 med fortekst etter behov. Nummeret blir da søkbart. Eksempel på ikke-standardnumre: Numre på EU- og FN-publikasjoner, prosjektnumre. 26:00 I-analytt-funksjonen i BIBSYS Saken er fremmet av Frank B. Haugen (NB Rana)

7 Saksopplysning: BIBSYS Referansegruppe for samlinger bes se på problematikken rundt registrering av I- analytter i BIBSYS. Så langt som det er mulig bør registreringen være i henhold til katalogiseringsreglene. I det minste bør de opplysninger som skal med komme med i visningen. I-analytt-funksjonen fungerer bra for tidsskrifter og monografier, men må utredes nærmere når det gjelder flerbindsverk og temahefter. I-analytt-funksjonen for flerbindsverk og temahefter må utredes mer. Bruk av MARC-felt 773 vil bli vurdert. 27:00 Statusrapport fra monoperi-gruppa Monoperigruppa ber BIBSYS i samarbeid med Referansegruppen for samlinger vurdere om monoperiarbeidet skal fortsette og eventuelt hvilken form det skal ha. Dette arbeidet må fortsette, men arbeidets omfang bør dokumenteres. Referansegruppe samlinger prøver å finne noen som kan sitte i en ny monoperigruppe. Det bør være 3 personer. Monoperigruppa rapporterer til samlingssjefen. 28:00 Autvakt og ressurser til brukerstøtte i BIBSYS BIBSYS mener de bruker altfor mye tid på brukerstøtte og retting i autoritetsfila. Referansegruppen diskuterte de fremlagte forslag til løsninger. Det bør fortsatt være strenge adgangsrettigheter til autoritetsfila Katvakt overtar autvakt som en prøveordning inntil vårmøtet 2001 Den som sender inn saker, må gjøre grundige forundersøkelser og gjerne komme med forslag til retting Hvis noen på institusjonen kan rette selv, gjøres selve rettingen på stedet Hvis institusjonen ikke har adgang til å rette selv, foretar katvakt også selve autoritetsrettingene Anne Munkebyaune informerte om kompensasjonsordningen for katvakt. Roy Gundersen har bedt om et overslag fra Referansegruppen om hvor mye tid som brukes i katvakt. Informasjonen ønskes fordi BIBSYS vurderer en ny kompensasjonsordning. 29:00 Nye endringsforslag. Nye endringsforslag for Samlinger prioriteres slik: Høy prioritet. Forslagene er ikke prioritert i forhold til hverandre o o E E Ryggmerking Utvidelse av programmet E E KNYTTID ved minidataregistrering

8 Middels prioritet. Forslagene er ikke prioritert i forhold til hverandre o E E Opphøyde og nedsenkede bokstaver o E E Hylleliste o E E Systematiske tilvekstlister Disse ble ikke rangert: o E E Nye felt i BIBSYS-MARC Kommentar: Må følge sak 24:00 A o F Adgang til å slette poster Kommentar: BIBSYS sjekker om dette er noen stor sak o E E Omklass Kommentar: Forslaget må nærmere spesifiseres. Samlingssjefen undersøker. 30:00 Eventuelt Det mangler 2 vararepresentanter til Referansegruppe samlinger Anette Breder Koch og Anne Munkebyaune prøver å komme med forslag til egnete representanter Direktør Roy Gundersen har fullmakt fra BIBSYS styre til å oppnevne disse Nye lenkefelter. Referansegruppen ber Ingrid Vaalund lage et kort notat om bruken Samlingssjefen refererte informasjon fra Edmund Olsen om oppdatering av håndbøker