Vorma Økonomi og Regnskap SA Autorisert regnskapsførerselskap

Transkript

1 Vorma Økonomi og Regnskap SA Autorisert regnskapsførerselskap 20 år av Knut Ljøgodt

2 Vorma 20 år, Innhold Forløpere 4 Nes Regnskapslag 4 Vorma driftsøkonomilag 4 Vorma Økonomi og Regnskap 4 Forarbeider 4 Navnevalg 5 Vorma Økonomi og Regnskap blir stiftet 5 Organisasjonskart Medlemskap - kunder 6 Vormas virksomhetsområde 6 Medarbeidere fra 1993 til Autorisasjon medarbeidere og kontor 8 Lokaler Årnes 9 Utvikling faglig og teknologisk 10 Data inventar mv. 10 Duett 11 Nytt regnskapsopplegg for primærnæringen 12 Eye-share 12 Duett Dialog Min Side 12 Duett Bilagsbilde 13 Duett Dataflyt 13 Duett Autotrans 13 Øvrige dataprogrammer 13 Internett 13 Kvalitetssikring og dokumentasjon 14 Presentasjon av regnskap 14 Arkivsystem 14 Kurs 15 Organisasjonskurs for styret 15 Hjemmeside for Vorma 16 Eidsvollkontoret 16 Kjøp etablering 16 Flytting til Eidsvoll Kornsilo & Mølle 17 Felleskjøpet som ny huseier 19 Diverse administrative forhold 19 Næringsoppgave og selvangivelse 19 Vorma blir BA merverdiavgift og Enhetsregisteret 20 Logo 20 Revisjonsplikt 20 Internkontroll og risikostyring 20 Hvitvaskingsloven 20 Samvirkeloven 21 Kontormøter 21 Praktikanter 21 Strategiplaner 21 2

3 Planperioden Planperioden Planperioden Elektronisk innlevering til det offentlige 22 Avgiver en forløper for Altinn 22 Altinn 23 Den store flyttesjauen 23 Sosiale tiltak 24 Sommer-/høstsamlinger 24 Julebord 25 Samarbeidspartnere 25 Norges Bondelag 25 Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening 26 Tilknytning til arbeidsgiverforening og fagforening 26 Lokalt samarbeid 27 Diverse prosjekter vedr landbruksrådgiving 27 Framtidsrettet rådgiving for landbruket i Akershus 27 Kompetansesenter for landbruket Agro Utvikling 28 Landbrukshelga i Hurdal unge bønder 29 Utvikling i regnskapsføreryrket 29 Vorma etter 20 nye år 30 Avslutning 30 Vedlegg Ansatte gjennom 20 år 31 Styresammensetning 33 Diverse opplysninger fra regnskap og årsmelding Bildebruk: Forsiden: Side 13: Side 13: Side 16, 17, 20 og 24: Side 18: Side 19: Øvrige bilder: Vormas hjemmeside (Bilagsflyt) Daldatas hjemmeside (Øvrige programmer) Vormas hjemmeside Eidsvoll/Ullensaker Blad Geir Ljøgodt Knut Ljøgodt 3

4 Vorma Økonomi og Regnskap SA 20 år, Forløperne Nes regnskapslag, stiftet 11. mars 1970 Nes Landbrukslag innkalte til et første forberedende møtet på Solberg hotell 11. desember Tolv interessenter møtte og det ble oppnådd enighet om å starte et regnskapslag. Et interimsstyre på 5 medlemmer ble valgt. Disse fikk i oppdrag å skaffe regnskapsfører og lokaler. 11. mars 1970 ble det holt et nytt møte på Solberg hotell. Her ble Nes Regnskapslag stiftet og vedtekter vedtatt. Per Folmo ble valgt til formann, og Mari Søberg ble ansatt som regnskapsfører. Nes Regnskaps etablerte seg med lokaler i Grøndahlgården på Årnes. Vorma Driftsøkonomilag, stiftet 19. mars 1986 I 1984 ble det i Nes tatt et initiativ for å kartlegge interessen for driftsøkonomisk rådgiving i landbruket. I februar 1985 ble det holt orienteringsmøte for interesserte. Her ble det også nedsatt et interimsstyre på 3 personer. 19. mars 1986 ble Vorma Driftsøkonomilag formelt stiftet på et møte i Nes rådhus. Formålet var å drive økonomisk rådgiving ovenfor bønder i Eidsvoll og Nes. Første styreleder var Ole Kr. Thesen. Jens Kr. Nyerrød ble ansatt som rådgiver fra 1. mai Vorma Økonomi og Regnskap Forarbeider Spesielt i Vorma Driftsøkonomilag oppsto det etter hvert en erkjennelse av at det var behov for en bredere plattform å arbeide ut fra dersom kontoret skulle ha en framtid. Det skulle også vise seg at mange i Nes Regnskapslag hadde de samme tankene om sitt lag. På Vorma Driftsøkonomilags styremøte 29. september 1992 ble det fremmet forslag om å arbeide for et samarbeid med Nes Regnskapslag. Kopi av Vorma Driftsøkonomilags protokoll fra

5 På nytt styremøte 11. desember ble det vedtatt å inngå forhandlinger med Nes Regnskapslag med tanke på en sammenslåing av de to lagene. Bakgrunnen var et notat, datert utarbeidet av Knut Ljøgodt som var ansatt i driftsøkonomilaget fra våren Notatet skisserte framdriftsplan og organisering av en eventuell sammenslåing. Etter vedtaket i driftsøkonomilagets styre ble notatet sendt til styret i Nes Regnskapslag. Allerede 15. desember vedtok Nes Regnskapslags styre å arbeide for en sammenslåing med Vorma Driftsøkonomilag etter de samme retningslinjer som lå til grunn for driftsøkonomilagets styrevedtak. 6. januar 1993 ble det avholdt et felles styremøte mellom Nes Regnskapslag og Vorma Driftsøkonomilag i Sparebankgården på Årnes. Her ble det vedtatt å nedsette et interimsstyre med oppgave å planlegge og gjennomføre sammenslåingen mellom de to lagene etter retningslinjene i notatet fra Interimsstyret besto av: Ludvig Rønold og Alf Bøhn fra Nes Regnskapslag og Ole Kr. Thesen, Helge Ihlang og Anders Søvde fra Vorma Driftsøkonomilag. Ludvig Rønold ble valgt til leder. Knut Ljøgodt fra driftsøkonomilaget var interimsstyrets sekretær. 7. januar 1993 ble det, etter vedtak i det felles styremøte, sent en orientering om saken til de to lags medlemmer. Det kom ingen protester eller negative kommentarer. 20. april avholdt Nes Regnskapslag sitt ordinære årsmøte. Her ble det enstemmig vedtatt å: Oppløse laget og gå inn i en full sammenslåing med Vorma Driftsøkonomilag forutsatt samme vedtak på dette lagets årsmøte. Lagets vedtekter gjorde det nødvendig med et ekstraordinært årsmøte 1. juni. Her ble vedtaket også enstemmig, og Nes Regnskapslag var oppløst etter 23 års virke. Vorma Driftsøkonomilag avholdt sitt årsmøte 26. mai. Vedtaket om å legge ned driftsøkonomilaget og en sammenslutning med Nes Regnskapslag var enstemmig. Her krevde ikke vedtektene et nytt årsmøte. Navnevalg Det ble tidlig i prosessen foreslått at navnet på sammenslutningen skulle være Landbrukets Servicekontor for Regnskap og Økonomi, i daglig bruk: Landbrukets Servicekontor. Under driftsøkonomilagets årsmøte kom det to nye forslag til navn: Vorma Landbruksservice og Vorma Økonomi og Regnskap. På møtet i interimsstyret 2. juni ble det vedtatt å foreslå Vorma Økonomi og Regnskap som navn på den nye organisasjonen. Vorma Økonomi og Regnskap AL blir stiftet Interimsstyret arbeidet med vedtekter, organisering og bemanning gjennom vinteren og våren, og 14. juni var det innkalt til konstituerende møte på Runni Gård på Årnes. Her var det møtt fram 14 interesserte, og av disse 13 registrert som stemmeberettigede. Med Ole Kr. Thesen som møteleder ble vedtektene enstemmig vedtatt og navnet på det nye laget ble Vorma Økonomi og Regnskap AL. Til det første styret ble valgt Alf Bøhn som leder, og styremedlemmene Ole Kr Thesen, Anders Søvde, Ludvig Rønold og Helge Ihlang. 21. juni holdt styre sitt første møte med ansettelser og vedtak av organisasjonsplan for kontoret. 1. juli 1993 startet Vorma Økonomi og Regnskap sitt arbeid i 2. etasje i Sparebankgården på Årnes, i de tidligere lokalene til Vorma Driftsøkonomilag og Nes Regnskapslag. 5

6 Organisasjonskart med medarbeidere 1993 Daglig leder Knut Ljøgodt Avd. rådgiving Jens Kr. Nyerrød Knut Ljøgodt Avd. dataregnskap Anne Stenbro Knut Ljøgodt Avd. manuelle regnskap Mari Søberg Randi Aulie Mathisen Berit Wennevold Medlemskap - kunder Alle regnskapskunder var i følge vedtektene medlemmer i Vorma og ble avkrevd et andelsinnskudd på kr 100. En periode ble det også operert med medlemskap og kontingent for rådgivingskundene. Denne ordningen ble etter hver avviklet, og rådgivingskundene ble sett på som ordinære kunder. Regnskapskundene ble ikke avkrevd kontingent ut over andelsinnskuddet. Vormas virksomhetsområder Bilagsregistrering og produksjon av årsoppgjør, ligningspapirer og andre rapporter har vært og er Vormas kjerneområde. Samtidig har rådgivingen også en viktig og betydelig plass i Vormas virksomhet. Fra starten i 1993 dreide seg stort sett om å utarbeide skatteregnskap og produsere ligningspapirer for kundene. Men dette endret seg fort. Etter hvert som kundemassen økte ble flere tjenester etterspurt og tilbydd. Tjenester som offentlig regnskap, lønnsadministrasjon, fakturering og betalingsformidling kom til etter hver. Rådgiving og veiledning i forbindelse med den enkelte kundes regnskap og økonomi ble tidlig, og er fortsatt en viktig del av Vormas tilbud. På rådgivingssiden har eiendomsoverdragelser i landbruket vært en betydelig tjeneste. Det er ikke få landbrukseiendommer på Romerike som er overdratt til neste generasjon med bistand fra Vorma. Da først og fremst ved rådgiver Jens Kr. Nyerrød, men også andre i Vorma har drevet med eiendomsoverdragelser. Andre tjenester på rådgivingssiden har vært selskapsstiftelse og forskjellige registreringer i den forbindelse, bruksutbygging, budsjettering, booppgjør, gjeldssanering og taksering av landbrukseiendommer. Medarbeidere fra 1993 til 2013 Anne Stenbro, Mari Søberg, Berit Wennevold, Randi Auli Mathisen, Jens Kr. Nyerrød og Knut Ljøgodt var med fra starten i De fire førstnevnte kom fra Nes Regnskapslag, og de to siste fra Vorma Driftsøkonomilag Vinteren 1994 ble det behov for mer arbeidskraft, og Geir Ljøgodt ble hyret inn som ekstrahjelp i perioden 1. februar til 30. april. Det var imidlertid klart at det var behov for flere regnskapsførere på permanent basis, og Geir ble ansatt i Vorma fra 1. august I september 1995 ble økt bemanning behandlet i styret. Det gikk imidlertid helt til høsten 1996 før det ble avertert etter ny medarbeider. Det kom inn i alt 12 søknader, og i styremøtet 3. desember ble det vedtatt å tilby Anne Berit Haga stillingen som regnskapsfører. Anne Berit takke ja og begynte i Vorma 1. februar Berit Wennevold sluttet etter oppnådd alder 30. juni 1997 og ble hedret med en gave for tro tjeneste på Vormas sommerarrangement på Byrud Gård 13. august. 6

7 Høsten 1998 ble det på nytt søkt etter medarbeidere. Det kom inn 10 søknader. Vidar Doknes ble ansatt og begynte i Vorma 4. januar Etter overtakelsen av Eidsvoll Regnskapslag ble det behov for flere regnskapsførere, og Haagen Skjennum, Tor Arne Karterud og Kjell Langseth ble ansatt høsten De to sistnevnte kom fra Eidsvoll Regnskapslag. Overtidsbruken i årsoppgjørsperioden var stor og det ble igjen søkt etter 2 medarbeidere sommeren 1999 med tanke på tiltredelse på høsten. Det kom inn i alt 23 søknader. Hilde Udnes ble ansatt i 100 % stilling og Trond Qvale og Harald Western i 50 % stillinger. Anne Berit Haga og Anne Stenbro deltok på kurs på Kielferga i september Mari Søberg sluttet etter oppnådd pensjonsalder sommeren Randi Aulie Mathisen sluttet også sommeren Begge ble hedret for sin innsats med taler og gaver på Vormas sommerarrangement på Kjærnsmo Gård 13. august. På forsommeren 2000 ble det atter en gang søkt etter medarbeidere. Det var 10 søkere til 2 utlyste stillinger. Stillingene ble tilbudt Maj-Britt O. Finskud og Ronny Opaker, og begge takket ja og tiltrådde høsten til 2002 var en periode med noe utskiftninger i arbeidsstokken. Hilde Udnes sluttet våren 2000, Trond Quale og Ronny Opaker sommeren 2001 og Harald Western våren Både for å erstatt de som hadde sluttet og for å dekke opp økende oppdragsmengde ble Annette Fløitmoen og Kari Brotnow Ruud ble ansatt sommeren Etter en ny søkerrunde med 14 søkere sommeren 2002 ble Rolv Stjern ansatt og begynte i stillingen Brith Wetterwald begynte i Vorma i 2003 uten noen forutgående søkerrunde. Heller ikke da Aina Hellum begynte i 2005 var det noen søkerrunde. Høste 2007 var det behov for å styrke arbeidsstokken. Etter en søkerrunde med 15 søkere ble Line Delbekk ansatt og begynte i løpet av høsten. Hilde Anderson ble ansatt i april 2008 og begynte i stillingen etter ferien samme år. 7

8 Høsten 2008 orienterte daglig leder Knut Ljøgodt styret om at han ønsket å gå av som daglig leder og over i annen stilling i Vorma. Styret gikk bredt ut i annonseringen etter ny daglig leder. Det ble også oppfordret til interne søknader. Prosessen endte med at Rolv Stjern ble ansatt og tiltrådte som daglig leder 2. januar Vinteren 2009 ble det utlyst to fulle stillinger som regnskapsmedarbeidere. Det kom inn i alt 40 søknader, og i løpet av året ble Audny Kjuus, Vibeke Krog og Anita Alnes ansatt. Anita Alnes sluttet vinteren september 2011 begynte Elisabeth Rønning i resepsjonen, og 1. juni 2012 begynte Gry-Heidi Ruud- Wethal i en kombinert stilling som regnskapsmedarbeider og rådgiver. Både Brith Wetterwald og Haagen Skjennum sluttet til sommerferien 2012 og gikk over i pensjonistene rekker. Ansatte i Vorma rekke fra venstre: Maj-Britt O. Finskud, Anne Berit Haga, Rolv Stjern og Anne Stenbro. 2. rekke fra venstre: Aina Hellum, Annette Fløitmoen, Audny Kjuus, Geir Ljøgodt, Vidar Doknes, Elisabeth Rønning, Vibeke Krogh, Jens Kristian Nyerrød og Gry-Heidi Ruud-Wethal. Hilde Anderson og Tor Arne Karterud var ikke til stede. Autorisasjon medarbeidere og kontoret Lov om autorisasjon av Regnskapsførere (regnskapsførerloven) kom i Loven skulle være et virkemiddel for å heve kvaliteten på regnskapsførerarbeidet ved at det ble stilt krav om utdanning og praksis for å bli autorisert, og om løpende oppdatering av kunnskap for å beholde autorisasjonen. Da loven kom innholt den flere overgangsordninger som senere er fjernet. De første autoriserte i Vorma var Jens Kr. Nyerrød og Anne Stenbro. Nyerrød ble autorisert i kraft av sin utdannelse som sivilagronom i økonomi og Stenbro som SRR-godkjent regnskapsfører (Stiftelsen 8

9 Registrerte Regnskapsførere). Stenbro besto prøven til SRR-godkjenning i Begge ble autoriserte regnskapsførere i Et krav i loven var at daglig leder skulle være autorisert, men en overgangsordning gav regnskapskontorene en frist til med å oppfylle kravet. Etter å ha gjennomført nødvendig etterutdanning ble daglig leder Knut Ljøgodt autorisert i januar 1998, og Vorma autorisert som regnskapsførerselskap fra 14. april 1998, med rett og plikt til å benytte betegnelsen Autorisert regnskapsførerselskap i tilknytning til navnet. I Regnskapsførerloven heter det at bare autoriserte regnskapsførere kan ta på seg regnskapsføreroppdrag for andre, og at ikke autoriserte regnskapsførere måtte stå under kontroll av autoriserte. Denne bestemmelsen ble innskjerpet i år 2000 da Kredittilsynet (nåværende Finanstilsynet) overtok tilsynet med autoriserte regnskapsførere og regnskapskontorene. Dette førte til at autoriserte medarbeidere måtte bruke mye av sin tid til kontroll av arbeidet til ikke autoriserte medarbeidere. På det tidspunkt var det kun 3 autoriserte av i alt 12 medarbeidere i Vorma. Både under utlysning av stillinger i år 2000 og senere ble det annonsert etter autoriserte regnskapsførere, men arbeidsmarkedet har hele tiden virket helt blåst for slike kvalifikasjoner. Etter hvert ble det innført en ordning slik at medarbeiderne kunne studere til autorisasjon med økonomisk støtte fra Vorma. Det gav gode resultater, og Vorma fikk etter hvert flere autoriserte regnskapsførere: Annette Fløitmoen, autorisert i 2003 Rolv Stjern, autorisert i 2004 Vidar Doknes, autorisert i 2007 Mai-Britt O. Finskud, autorisert i 2008 Anne Berit Haga, autorisert i 2009 Aina Hellum, autorisert i 2009 Lokaler Årnes Vorma Driftsøkonomilag og Nes Regnskapslag hadde tilstøtende kontorer i 2. etasje i Sparebankgården på Årnes, og det var derfor naturlig for Vorma Økonomi og Regnskap å starte sin virksomhet her. Huseier var Linstow AS, som var eiendomsselskapet til Sparebanken Nor. Husleien var høy og det ble derfor på høsten 93 avertert etter nye lokaler. Samtidig ble lokalene i Sparebankgården sagt opp. Det kom flere henvendelser, men det var bare Fys-Ark gården og ENN-senteret det var aktuelt å oppta forhandlinger med. Det hele resulterte etter hvert i et tilbud fra Linstow som ble akseptert. I desember 1993 flyttet Vorma ut av de tidligere lokalene til Vorma Driftsøkonomilag og overtok lokalene etter Årnes Vannverk. Sammen med de tidligere kontorene til Nes Regnskapslag ble brutto leieflate nå 168 kvadratmeter, og kontoret var samlet på ett sted i 2. etasje i Sparebankgården på Årnes. Allerede i juni 1994 ble det, for å skaffe kontorplass til flere ansatte, inngått avtale med Linstow om å leie tilbake de tidligere lokalen til driftsøkonomilaget. Høsten 1996 ble det inngått avtale med gårdeier om å leie ytterligere 60 kvm i 2. etasje. Lokalene ble innredet til 2 kontorer og spise-og møterom. Lokalene i Sparebankgården på Årnes inneholdt en stor gang som var dårlig utnytte. Noe ombygging og innredning til resepsjon ga et godt resultat med en arbeidsplass i tillegg til de øvrige. Samtidig fikk kundene et fast sted å henvende seg ved besøk. Alt i alt en vellykket løsning som ble tatt i bruk vinteren

10 På Årnes disponerte nå Vorma 10 arbeidsplasser inklusiv resepsjonen, spise-/møterom på ca. 30 m2 samt arkiver og datarom. Med det skulle vise seg at dette også etter hvert ble for trangt. Kari Brotnow Ruud i den nye resepsjonen tatt i bruk vinteren juni 2007 var Vorma, etter noen dager med hektisk flyttesjau, installert i 3. etasje i Sparebankgården i de tidligere lokalene til Nes likningskontor. Her disponerte Vorma 16 arbeidsplasser i egne kontorer, møterom og spiserom samt rikelig arkivplass og maskinrom. I alt 460 m2. Mer om prosessen rundt flyttingen i et senere kapittel. Utvikling faglig og teknologisk Data - inventar mv. Høsten 1993 ble den første investeringen i datautstyr foretatt, tre stasjonære datamaskiner og to 14 skjermer til en samlet pris av kr Leverandør var Vinterdata v/bjarte Søbstad. I tillegg ble det kjøpt inn hussentral, telefaks og noe kontorinventar. I 1994 ble det kjøpt inn komplett innredning til 2 kontorer, en bærbar datamaskin, 4 laserskrivere (en til hver medarbeider), frankeringsmaskin, makuleringsmaskin, brannsikkert skap til sikkerhetskopier (på disketter!), kopimaskin og et arkivskap. Samtidig ble det installert et enkelt nettverk med server slik at alle data kunne lagres på ett sted. Høsten 1996 ble det inngått avtale med ny samarbeidspartner på datasiden, Runar Brandal fra Årnes. Samtidig ble både server og nettverk oppgradert. Ny ISDN-telefonsentral med direkte innvalgsnumre til alle ansatte ble installert Dette var en stor forbedring, og lettelse i det daglige arbeidet, både for ansatte og kunder. 10

11 Etter som staben vokste var det stadig behov for mer kontorinventar og datautstyr. Det ble etter hvert også behov for å fornye utstyret. Blant annet førte kjøpet av Eidsvoll Regnskapslag til nye investeringer. Flytting fra 2. til 3. etasje i Sparebankgården førte til betydelige investeringer i inventar og utstyr. Mer om det i et senere. Duett (og LBR) Vorma tok i brukt første versjon av regnskapsprogrammet Duett da det ble lansert høsten 1993, og kunne benyttes til årsoppgjøret for Programmet, som var DOS basert, var utviklet og eid av Norges Bondelag og Daldata i fellesskap. Fram til Duett kom på markedet ble programmet LBR benyttet. LBR var det første pc-baserte regnskapsprogrammet beregnet for landbruksregnskap, og kom i Også her var Norges Bondelag med på utviklersiden. I 2003 skiftet Duett plattform fra DOS til Windows. Innføring av Windows-teknologien ga en del nye aspekter. Blant annet kunne det nå bli mulig å arbeide ute hos kunden eller hjemmefra og samtidig ha tilgang til regnskapsprogrammet og kundenes regnskapsdata på Vormas server via internett. Kundene kunne også få tilgang til sine regnskapsdata, og de kunne gjøre deler av regnskapsjobben, for eksempel bilagsføring eller fakturering på Vormas program, også dette over internett. Innføringen av Duett Windows ført til grundige diskusjoner både i styret og blant de ansatte om hvordan Vorma skulle organisere seg i framtiden med tanke på databehandling og datalagring. Alternativene som ble drøftet var: Fortsette som før med en server på Årnes-kontoret og en på Eidsvoll-kontoret Felles server for begge kontorene plassert på Årnes Samarbeid med andre regnskapskontorer om felles server Leie servertjenester utenfor kontoret Det første alternativet med to servere ble fort forlatt. Det ble før samtaler med et nabokontor om en felles serverløsning, men den ble skrinlagt da den andre parten trakk seg fra videre samtaler. Prosessen ente med at det ble installert en server på Årnes som betjente både Eidsvoll- og Årneskontoret, med en samlet investering i program- og maskinvare på over 300 tusen. Det var en fleksibel og god løsning som samlet Vormas regnskapsdata på ett sted, samtidig som det kunne jobbes utenfor kontorets fire vegger og ha full tilgang til regnskapsprogram og regnskapsdata på Vormas server. Det ga også kundene helt andre muligheter enn tidligere til innsyn i egne regnskapsdata, og muligheter for å gjøre deler av arbeidet selv. Løsningen betegnes VPN som står for Virtual Private Network, og heter nesten det samme på norsk: Virtuelt Privat Nettverk. Overgangen fra DOS til Windows førte til en meget hektisk periode for alle ansatte. Alle regnskap skulle gjennom en konverteringsprosess for å få med data fra DOS- og over til Windows-versjonen. Konverteringen gikk ikke alltid like smertefritt, og samtidig måtte alle sette seg inn i et nytt regnskapsprogram. Vi sleit virkelig med Duett den første høsten og vinteren. En periode på høsten var det korte daglige kontormøter kl 0800 for å ta opp problemstillinger fra dagen før, og eventuelle løsninger på disse. Men alt gikk seg til, og Duett har etter hvert utviklet seg til å bli et godt og komplett regnskapsprogram med et stort antall brukere, ja faktisk så skal det være landets mest brukte. 11

12 Nytt regnskapsopplegg for primærnæringene Til og med regnskapsåret 2002 hadde landbruket hatt sitt eget regnskapsopplegg med egne næringsoppgaver og egen kontoplan. Ny bokføringslov gjeldende fra 2003 påla landbruksnæringene å følge samme regnskapsopplegg som det øvrige næringslivet, med alminnelig næringsoppgave og standard kontoplan. Det betød en betydelig omlegging av landbruksregnskapene med blant annet ny kontoplan og pålegg om reskontroføring av transaksjoner fra og til motpart. I praksis skjedde omleggingen i forbindelse med innføringen av Duett Windows som var tilpasset det nye regnskapsopplegget. Omleggingen førte til at det ble mindre forskjeller mellom regnskapene til primærnæringene og det øvre næringsliv. Eye-share Eye-share er et system for skanning og digitalisering av inngående fakturaer med import i Duett. Her blir fakturaene automatisk tolket, men før bokføring må de attesteres og godkjennes manuelt. Hvis den automatiske tolkingen var feil, og det var den ofte, måtte posteringen korrigeres manuelt. Systemet ble lansert i 2005 og tatt i bruk i Vorma for enkeltkunder i Systemet brukes fortsatt, men på sikt er det meningen at det skal avløses av Duett Bilagsbilder som ble lansert i Duett Dialog Min Side Innført vinteren 2012 sammen med ny hjemmeside. Duett Dialog Min Side er en modul i Duett hvor kunden kan kommunisere med Vormas Duett gjennom kundens Min Side på Vormas hjemmeside. Kunden får tildelt brukernavn og passord for innlogging. Her kan kunden utføre deler av regnskapsarbeidet selv, eller ta ut rapporter med nøkkeltall, grafer og kommentarer til regnskapet eller lese meldinger som regnskapsføreren har lagt inn. Duett Dialog Min Side er et supplement til en VPN-oppkobling, men har foreløpig mindre funksjonalitet enn denne. Vorma på tur

13 Duett Bilagsbilder Bilagsbilder er et system hvor papirbilagene skannes og lagres elektronisk. Det blir derfor ikke lenger nødvendig å lagre papirbilagene. Bilagene må foreløpig registreres manuelt, men med en stor dataskjerm, for eksempel 22 eller større, kan en ha bilde av bilaget på skjermen sammen med registreringsbildet i Duett. Noen medarbeidere tok i bruk systemet høsten 2012, og flere fulgte etter i Duett Dataflyt Elektronisk bokføring av avregninger i landbruket Daldata utviklet et system for automatisk bokføring av avregninger fra diverse varemottakere som Tine, Nortura med flere. Bokføringsdata hentes inn og bokføres i kundens regnskap med bare noen tastetrykk. Salget ble postert på riktig konto, med riktig mengde og riktig dato samtidig som merverdiavgift ble korrekt postert. En kan velge å bokføre for eksempel en gang hver måned eller bare en gang i året. Vorma ble med på ordningen fra Systemet er arbeidsbesparende og erfaringene så langt er positive. Duett Autotrans Duett Autotrans er en modul i Duett for utveksling av elektroniske transaksjoner. Modulen er foreløpig ikke helt ferdig utviklet. For Vormas del er det tenkt brukt i faktureringen mot egne kunder. Fakturaen produseres i Vormas regnskap og bokføres automatisk i kundens regnskap. Øvrige dataprogrammer Av øvrige dataprogrammer som Vorma benytter kan nevnes: Hult & Lillevik, til lønninger og lønnsadministrasjon Finale, årsoppgjør for aksjeselskap og øvrige årsregnskapspliktige Poweroffice, kontorstøtteprogram for dokumenthåndtering, dokumentasjon, kvalitetssikring og timeregistrering Sticos, oppslagsverk for regnskap, lønn og personal I tillegg benyttes selvsagt tekstbehandling og regneark i stor utstrekning. Internett Internett er i dag et helt avgjørende hjelpemiddel i regnskapsførerens arbeid. For Vormas har det fra en sped begynnelse i 1998 utviklet seg til et altomfattende verktøy. Uten internettilgang stopper alt arbeid opp. I 1998 var internett en kanal til informasjon samt at medarbeiderne fikk en ny kommunikasjonskanal gjennom e-post. I dag, i 2013, utfører Vorma alt sitt arbeid over internett. Det blir ikke skrevet en bokstav eller et tall, eller lest en eneste setning på skjermen som ikke går over internett. Dette har sammenheng med at alle Vormas programmer og data befinner seg på servere hos Daldata på Tynset, og at all kommunikasjon med serverne foregår over internett. 13

14 Kvalitetssikring og dokumentasjon Begge deler er viktig i et regnskapskontors arbeid. I 1996 ble det satt i system ved at det ble utarbeidet sjekklister og rutiner for årsoppgjøret samt avstemmingsrapporter. Det ble også laget rutiner for bilagsføringen. Kontorstøtteprogrammet Poweroffice ble tatt i bruk vinteren 2001 og ble etter hvert, sammen med NARFs kvalitetssikringshåndbok et viktig verktøy for kvalitetssikring og dokumentasjon. Poweroffice ble også brukt, og brukes, til registrering av timer for medarbeiderne og tidsbruk på den enkelte kunde. Disse registreringene er utgangspunktet for lønn til medarbeiderne, og fakturering ovenfor kundene Presentasjon av regnskap I Vorma har det hele tiden vært et mål å gi kundene en best mulig innsikt og oversikt i sett eget regnskap. Det begynte med et innbundet hefte i 1993 med regnskapsrapporter pr samt alle ligningsskjemaene inklusiv selvangivelse. Det var en grundig presentasjon, men det ble mye tall og forholde seg til. Behovet for et enklere opplegg med sentrale nøkkeltall var tilstede. Saken ble drøftet på flere kontormøter i 1997, og det ble etter hvert arbeidet fram et opplegg som viste årets nøkkeltall både i tabellform og som grafer. I tillegg til årets tall var de to foregående år også tatt med for sammenligningens skyld. Hovedtallene i tabellen og grafene var driftsoverskudd, eiendeler, gjeld og egenkapital. Opplegget ble godt mottatt hos kundene, og brukes med noen modifikasjoner den dag i dag Utvikling i gjeld og egenkapital Egenkapital Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Graf som viser egenkapital og gjeld Arkivsystem Et oversiktlig og lett tilgjengelig arkivsystem er viktig på et hvert regnskapskontor. Fra starten i 1993 var det et papirbasert arkiv som var organisert kundevis. Etter hvert ble det også utviklet et dataarkiv hvor dokumentene ble lagret elektronisk. I første omgang var det et saksbasert arkiv, men en så snart at dette ble uoversiktlig. Oppbyggingen av et elektronisk arkiv ble drøftet på kontormøter i 1997, og en ble enig om at også dataarkivet skulle organiseres kundevis. Det ble utarbeidet instruks om navnsetting av dokumenter i forhold til årstall og saksområder. For eksempel det første brevet som ble skrevet til en kunde i 1998 skulle lagres som 8kbr1. 14

15 Selv om mye er utvidet og endret er prinsippene for elektronisk lagring de samme. Etter innføringen av kontorstøttesystemet Poweroffice ble dokumenthåndteringen mye enklere og mer oversiktlig. Det ble ganske enkelt lettere å finne fram i dataarkivet. Papirarkivet, nå et elektrisk drevet rullearkiv, er fortsatt viktig for Vorma, men utviklingen går i retning av å lagre alt elektronisk. På sikt ser en vel for seg at papirarkivet blir om ikke helt avviklet, så i alle fall sterkt redusert. Maj-Britt Finskud ved kontorplassen sin i Eidsvoll Kurs Regnskapsførerens kompetanse og kunnskap er nærmest å betrakte som en ferskvare. Det kommer stadig nye regler, lover og forskrifter som regnskapsføreren må forholde seg til. En effektiv måte å tilegne seg ny viten på er gjennom kursdeltakelse. Regnskapsførerloven stiller også krav om årlig oppdatering for å beholde autorisasjonen. Alt dette gjør at kursvirksomheten i Vorma blir stor og omfattende. Hovedsakelig som deltakere på eksterne kurs, men det er opp gjennom årene også holdt en god del interne kurs. Først og fremst har det vært de årlige skattekursene over to dager i regi av Norges Bondelag, og med Akershus Bondelag som teknisk arrangør. Her har alle medarbeiderne deltatt. Det har nærmest blitt sett på som både en rett og en plikt til å delta. Dette har vært nyttige og sentrale kurs for å holde seg oppdatert og skaffe seg ny kunnskap om først og fremst skatte- avgifts- og regnskapsregler. I tillegg har Bondelaget hatt kurs i andre områder som berører regnskapsførerens hverdag. Det kan for eksempel være avtalerett, grunneier-juss, eiendomsoverdragelser med mer. Andre sentrale kursarrangører hvor Vorma har deltatt er NARF og Økonomiforbundet. Skatteetaten har også arrangert årlige kurs/skattedager hvor Vorma har deltatt. Opp gjennom årene har det vært varierte kursopplegg fra en-dagers kurs i lokalmiljøet til to eller flere dagers kurs på hotell. Ansatte i Vorma har også deltatt på flere såkalte kurs-crus, et tre dagers kurs på Kielferga. Interne kurs har stort sett vært avholdt ved større omlegginger av faglig eller teknisk art. 15

16 Organisasjonskurs for styret Styret pluss daglig leder har to ganger, høste 2003 og vinteren 2007, deltatt på kurs i styrearbeid i regi av Landbrukets Arbeidsgiverforening. Kursene ble avholdt over to dager på Wadahl Høgfjellshotell på Gålå. Hjemmeside for Vorma Gjennom lengre tids forarbeid kom Vormas første utgave av hjemmesiden på lufta høsten Hjemmesiden ble, og blir brukt til å spre nyheter og annen informasjon til kunder og ansatte, samt at det er en inngangsportal til andre viktige og mye brukte internettsider. Hjemmesiden besto nesten uforandret, bare med små endringer fram til høsten 2012 da Vorma kom med en helt ny og mer omfattende hjemmeside. Grunnlaget for hjemmesiden har hele tiden vært Daldatas publiseringsverktøy Columbiweb. Fra 2005 var hjemmesiden en envegs kommunikasjon fra Vorma til brukere/lesere. Etter at den nye versjonen ble publisert i 2012 har bruksmulighetene blitt mye større ved at hjemmesiden kan integreres med regnskapsprogrammet gjennom Duett Min Side. (Dette er beskrevet i et tidligere kapittel) Hjemmeside anno 2012 Eidsvollkontoret Kjøp - etablering I desember 1997 kom det Vorma for øret at eieren av Eidsvoll Regnskapslag, Kjell Langseth, ønsket å avvikle driften og at det ble arbeidet med å etablere et nytt regnskapslag i Eidsvoll. Fra Vormas side ble tanken om et samarbeid eller sammenslutning luftet. En del kunder i Eidsvoll Regnskapslag tente på ideen og i første omgang ble det avholdt et møte på Årnes 24. mars 1998 med representanter fra 16

17 Vorma og et nydannet interimsstyre i Eidsvoll Regnskapslag. Det kom lite ut av møtet, og i ettertid mottok Vorma beskjed om at de ønsket å etablere et regnskapskontor i Eidsvoll og drive videre for seg selv. I begynnelsen av september kom det en henvendelse fra Eidsvoll. De hadde ikke lykkes i forsøket med å ansette daglig leder og ønsket en nærmere utredning om et samarbeid med Vorma. Et nytt møte ble avholdt på Årnes 11. september med Jon Harald Løken, Amund Sandholt og Helge Aas fra Eidsvoll Regnskapslag og Alf Bøhn, Ole Jørgen Bjørnstad og Knut Ljøgodt fra Vorma. Her ble det oppnådd enighet om at Vorma skulle gjøre et framstøt ovenfor eieren av Eidsvoll Regnskapslag, Kjell Langseth, i den hensikt å lufte mulighetene for overtakelse/kjøp. 15. september ble det holdt et møte med Kjell Langseth for å avklare muligheter og betingelser for å overta kontoret i Eidsvoll. Møtet var meget positivt, og 16. september godkjente styret i Vorma avtalen om overtakelse av Eidsvoll Regnskapslag. Avtalen innebar at Vorma Økonomi og Regnskap BA overtok Eidsvoll Regnskapslag med kundeportefølje og kontorlokaler med inventar og utstyr. 29. september 1998 undertegnet Kjell Langseth avtalen. Nå hadde Vorma kontorer på to steder, Sparebankgården på Årnes med hovedkontoret og avdelingskontor i Sundgata 17 i Eidsvoll. Så å si samtlige av Eidsvoll Regnskapslags ca. 80 kunder ble med over til Vorma. Tor Arne Karterud som var ansatt i Eidsvoll Regnskapslag ble nå ansatt i Vorma fra høsten Det samme ble regnskapslagets tidligere eier Kjell Langseth. Han arbeidet i Vorma til sommeren Det vil si til årsoppgjøret 1998 var brakt i havn. Lokalene i Sundgata 17 var nedslitt og hadde stort behov for både oppgradering og ombygging. Noe gårdeieren var lite villig til å være med på. Sommeren 1999 ble det sett på flere alternativer. På høsten 99 ble det inngått avtale om å leie 90 kvm i Prior Norges anlegg på Styri i Eidsvoll. Avtalen omfattet tre kontorer og spiserom. Flytting til Eidsvoll Kornsilo & Mølle Vinteren 2000 kom det en henvendelse fra Eidsvoll Kornsilo & Mølle AL ved styreleder Torstein Sandholt. De hadde ledige lokaler i den gamle meierigården og kunne tenke seg Vorma som leietakere. Styret stilte seg positivt til henvendelsen med bakgrunn i at kontrakten med Prior på Styri var kortsiktig, bare for ett år om gangen. Samtidig så styret verdien av å ha et lokale mer i sentrum, og Eidsvoll Kornsilo & Mølle og Vorma hadde mange felles kunder, så samlokalisering kunne være fornuftig. I juni 2000 ble det startet forhandlinger mellom daglig leder i Vorma og daglig leder i Eidsvoll Kornsilo & Mølle, Terje Kjelsrud, som resulterte i et til bud på leie av 4 kontorer, arkiv, til sammen 63 m2, og fellesrom med kjøkken og spiserom. Eidsvoll Kornsilo & Mølle sto for oppussing og innredning av lokalene. Avtalen ble godkjent i styremøte 29. november Da var allerede lokalene tatt i bruk. Innvielsen fant sted 14. november. Eidsvoll meieri som huset Vorma fra 14. november

18 18

19 Forrige side: Oppslag i Eidsvoll/Ullensaker Blad 21. oktober 1998 Både på kontormøte 18. august og styremøte og 24.august 2004 ble det diskutert om Eidsvollkontoret skulle opprettholdes eller om all virksomhet skulle legges til Årnes. Bakgrunnen for at spørsmålet kom opp var etableringen av en felles server på Årnes høsten (Overgang til Duett Windows) Det viste seg at linjekapasiteten ved Eidsvoll-kontoret var begrenset, og situasjonen for de som arbeidet der var til tider frustrerende og vanskelig. Det ble også drøftet andre momenter som talte både for og imot en samling av virksomheten på Årnes. Det ble i første omgang vedtatt å ikke gjøre noen endringer, og etter hvert løste problemene seg ved at linjekapasiteten ble betydelig forbedret. Felleskjøpet som ny huseier Felleskjøpet overtok Eidsvoll Kornsilo & Mølle 1. januar 2007 og ble fra samme tid Vormas huseier for Eidsvollkontoret. I 2009 var det kontakt mellom Vorma og Felleskjøpet med tanke på både å utvide Vormas kontorer og å pusse opp noe av lokalene samt inngangspartiet og trappeoppgangen. Langt om lenge, og etter gjentatte purringer fra Vorma, kom huseier med et opplegg som veltet alle kostnadene ved vedlikehold og oppgradering over på Vorma. Dette var uakseptabelt for Vorma og hele prosjektet rant ut i sanden. På høsten 2010 måtte imidlertid huseier foreta noe nødvendig vedlikehold da deler av taket på det ene kontoret var i ferd med å falle ned. Eidsvoll-kontoret ble stengt i en 3-ukers periode mens arbeidene ble utført på huseiers bekostning. Vidar Doknes på kontorplassen sin i Eidsvoll Diverse administrative forhold Næringsoppgave og selvangivelse Det høres ut som en kuriositet i dag, men faktum er at Vorma leverte selvangivelse og næringsoppgave første gang for ligningsåret Begrunnelsen for ikke å gjøre dette fra starten var at regnskapslag som først og fremst førte regnskap for egne medlemmer, ikke ble sett på som næringsdrivende ved at virksomheten skulle drives til kostpris og at eventuelt overskudd skulle tilfalle medlemmene. Argumentet om at Vorma ikke var næringsdrivende begynte etter hver å bli litt tynt. Omsetningen hadde passer 2 millioner med god margin, og vi betjente ikke bare medlemmer, men mange rådgivingskunder kom nå utefra, dvs. de hadde ikke regnskapet sitt hoe Vorma. 19

20 Vorma blir BA - merverdiavgift og Enhetsregisteret Vorma var heller ikke registrert i Enhetsregisteret eller i Merverdiavgiftsmanntallet fra starten av. Etter styrevedtak ble Vorma registrert i Merverdiavgiftsmanntallet med virkning fra 1. januar 1995, og i Enhetsregisteret 12. mars Nødvendige vedtektsendringer for å få registrert Vorma i Foretaksregisteret ble gjort på årsmøtet 13. juni Blant annet så var ikke AL en godkjent selskapsbetegnelse slik at navnet ble endret til Vorma Økonomi og Regnskap BA. (Selskap med Begrenset Ansvar) Logo Det var i noe tid arbeidet med en logo for Vorma. På styremøte 22. november 1999 ble logoen, utarbeidet av grafisk designer Kristin MacKee, godkjent. Logoen er registrert som godkjent varemerke gjennom Patentstyret. Bølgene ved siden av stor V i Vorma skal illudere elva som Vorma har navnet sitt etter. Logoen er fremdeles i bruk med noen justeringer. Revisjonsplikt Det ble opp gjennom årene flere ganger vurdert om Vorma var revisjonspliktig eller ikke. Fra starten i 1993 og til og med regnskapsåret 2002 ble regnskapet revidert av medlemsvalgte revisorer. I 2001 hadde omsetningen passert 5 millioner og antall ansatte var 13, så det var liten tvil om at Vorma var revisjonspliktig etter Lov om revisjon. På styremøte 29. januar 2003 ble det vedtatt å engasjere statsautorisert revisorfirma Horwath Revisjon DA til å revidere regnskapet for 2002, og på årsmøtet i 2003 ble Horwath Revisjon valgt til revisor for Vorma. Internkontroll og risikostyring I 1997 ble det for første gang laget en handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet etter Internkontrollforskriften som er hjemlet i en rekke lover, blant annet Arbeidsmiljøloven. I 2008 kom det en ny forskrift om risikostyring og internkontroll som ble gjort gjeldende fra Hensikten var å: bedre foretakets risikostyring og internkontroll gjennom å utdype styrets og ledelsens ansvar ut over det som følger av selskapsrettslige regler og regler i særlovgivningen. For Vormas del medførte dette at det årlig foretas risikovurderinger for alle virksomhetsområder i foretaket. Det skal foretas en systematisk vurdering om foretakets risikostyring og internkontroll er tilstrekkelig for å håndtere identifisert risiko på en forsvarlig måte. Styret i Vorma behandler årlig daglig leders vurdering av risikosituasjonen. Hvitvaskingsloven Loven trådte i kraft 1, januar 2004, og utvidet kretsen av rapporteringspliktige til også gjelde eksterne regnskapsførere. Pliktene i loven kan i hovedsak deles i: Plikt til å foreta identitetskontroll (kjenn dine kunder) Undersøkelsesplikt ved mistenkelige transaksjoner Rapporteringsplikt dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanke. For å oppfylle lovens krav måtte det gjennomføres et opplæringsprogram for ansatte og etablere forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, samt at det skulle utpekes en person i 20

21 ledelsen som hvitvaskingsansvarlig. Nestleder ved kontoret, Rolv Stjern, tok oppgaven og var ansvarlig for utarbeiding av rutiner og opplæring av ansatte. Det ble årlig rapportert fra hvitvaskingsansvarlig til styret, og alle nye medarbeidere blir gjort kjent med loven og plikter i forhold til denne. Samvirkeloven Samvirkeloven av 2007 ble gjort gjeldende fra 1. januar 2008, og med frist til 1. januar 2013 med å tilpasse seg. Vorma som et BA, selskap med begrenset ansvar, ble omfattet av den nye loven. På styremøtet 2. desember 2009 ble det derfor beslutte at arbeidet med å tilpasse seg den nye loven måtte startes opp umiddelbart. Først og fremst var det snakk om å endre vedtektene, og at et vedtektsforslag tilpasset samvirkeloven måtte foreligge til behandling på årsmøtet i Årsmøtet godkjente de nye vedtektene, og Vorma endret selskapsform fra BA til SA. Kontormøter Ordningen med kontormøter startet opp i Møtene ble brukt til utveksling av informasjon, drøfting av nye investeringer eller tiltak og et forum hvor medarbeiderne kunne komme med forslag til endringer og forbedringer. Fra starten var det to til tre møter i året. Noen år flere når det var store endringer på gang. Fra 2009 ble det noen flere møter i året, opp til seks eller syv. Praktikanter Vorma var i tre år praksisvert for elever fra Vinterlandbruksskolen i Oslo. Det var elever som gikk på Forvalter 2 linjen med fordypning i regnskap og økonomi. Praktikantene var: 1996/1997: Bjarne Lerdal, Årnes 1997/1998: Martin Skovseth, Årnes 1998/1999: Sverre Haga, Nannestad Strategiplaner Planperiode En strategiplan hadde vært på styrets agenda i flere år. Det første utkastet ble drøftet i styret og vedtatt i november På styremøte 29. januar 2003 ble det nedsatt et arbeidsutvalg med mandat til å utarbeide en strategiplan for Vorma. Utvalget besto av: Fra styre: Helge Aas og Per Frivik. Fra ansatt: Anne Berit Haga og Haagen Skjennum. Fra medlemmene: Anton Sundby Daglig leder Knut Ljøgodt Helge Aas var utvalgets leder og Anne Berit Haga sekretær. De ansatte ble invitert med til bred deltakelse i planarbeidet. Etter flere møter og grundige drøftelser avga utvalget sin innstilling til styret 7. januar Styret vedtok innstillingen som Vormas strategiplan for årene Strategiplanen var et grundig dokument som ganske detaljer beskrev Vormas nåsituasjon og mål for perioden I forarbeidet til planen ble Vormas nåsituasjon grundig beskrevet samtidig som Vormas sterke og svake sider ble identifisert. Planen startet med visjon og forretningsidé, gikk videre med målsettinger på forskjellige områder og tiltak for å nå de forskjellige mål. Planen var gjenstand for årlig revisjon i planperioden. 21

22 Planperioden Høsten 2007 ble det nedsatt et nytt utvalg med mandat å utarbeide en strategiplan for perioden Utvalget besto av: Fra de ansatte: Anne Stenbro og Jens Kr. Nyerrød Fra styre: Anne Snellingen Bye Fra kundene: Ole Bøhn I tillegg deltok daglig leder Knut Ljøgodt Anne Snellingen Bye var utvalgets leder og Jens Kr. Nyerrød sekretær. Utvalget hadde 3 møter. I tillegg har de ansatte arbeidet med strategiplanen i 2 grupper og kommet med skriftlige innspill, noe som langt på veg ble tatt hensyn til. Planen ble vedtatt på styremøtet 10. januar 08 som Vormas strategiplan for årene 2008 til Denne planen fikk en litt annen layout enn den forrige, men det ble brukt samme systematikken i arbeidet. Områder som tidligere ble karakterisert som svake kunne løftes opp til sterke sider. Og nye sterke og svake sider ble identifisert. Som tidligere ble visjoner, målsettinger og tiltak for måloppnåelse beskrevet Også denne planen var gjenstand for årlig revisjon i planperioden. Planperioden Høsten 2011 vedtok styret å sette i gang arbeidet med en ny strategiplan. Styret ville ha en helt ny plan og ikke en kopi av den eksisterende. Samtidig var det ønskelig med bistand fra ekstern ekspertise. Pristilbud fra eksterne aktører lå, etter styrets oppfatning, alt for høyt i forhold til Vormas behov. Det ble derfor ikke fattet noe vedtak om videre framdrift i Som en forberedelse til strategiplanen ble det vinteren 2012 sendt ut en spørreundersøkelse til medlemmene/kundene. Spørsmålene gikk stort sett ut på medlemmenes tilfredshet eller ikke med Vormas tjenester, tilbud osv. Svarene var i stor grad slik ledelsen hadde forventet eller håpet på. Medlemmene eller kundene var i stort sett tilfreds med Vorma, og med det arbeidet Vorma utfører. Strategiplan Vorma Økonomi og Regnskap SA Vedtatt av styret xx.xx Visjon: Vorma bidrar til økt lønnsomhet for sine kunder. Hovedmål: Vorma skal være medlemmenes viktigste samarbeidspartner innenfor regnskapstjenester og økonomisk rådgiving. Innledningen til strategiplanen for Motto: Fornøyde kunder og fornøyde ansatte. Strategiplan var tema på de fleste styremøtene i 2012, og etter et grundig arbeid i styret og fra de ansatte, ble strategiplan for perioden vedtatt på styremøte 1. mars Denne planen la ikke så mye vekt i å beskrive nåsituasjonen, men la sterkere vekt på målene og tiltakene for måloppnåelse. Elektronisk innlevering til det offentlige Avgiver en forløperne for Altinn For ligningsåret 2001 ble det adgang til å levere ligningspapirene og årsregnskap elektronisk til 22

23 henholdsvis Skatteetaten og Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Systemet besto av et eget program, Avgiver, som måtte installeres på datamaskinen, og dokumentene ble sendt som e-post til mottakeren. Vorma sendte en del selvangivelser og regnskap over Avgiver for 2001 og Det var en litt komplisert og arbeidskrevende prosess så besparelsen i forhold til å sende på papir var ikke stor. I 2003 kom en ny internettportal, Altinn, som tok over etter Avgiver. Altinn Altinn er en internettportal for innsending av data til offentlig etater, og det offentliges elektroniske kommunikasjonskanal til næringslivet og privatpersoner. Altinn ble åpnet i desember Over Altinn sender Vorma på kundens vegne selvangivelser og diverse års- og terminoppgaver til Skatteetaten Brønnøysundregistrene mottar registreringer og endringsmeldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret og offentlig regnskap fra selskap som AS, ANS og SA til Regnskapsregisteret. Som alt nytt var ikke Altinn problemfritt i 2004 da de første selvangivelsene skulle sendes direkte fra regnskapsprogrammene og til Skatteetaten. Men også dette har gått seg til og Altinn er et effektivt og arbeidsbesparende verktøy i regnskapsførernes arbeid. Nå er det helt unntaksvis at det sendes inn oppgaver til det offentlige på papir. Det aller meste går over Altinn Navnet Altinn sto i utgangspunktet for alternativ innrapportering, mens man i dag kanskje i større grad assosierer det med alt inn. Den store flyttesjauen Sommeren 2007 ble en fornyelse av serveren drøftet, først blant de ansatte, og senere i styret. Den eksisterende var nå 4 år og både kapasitet og ytelse begynte å bli en begrensning. Tanken om å leie serverkapasitet i stedet for egen server kom også opp igjen. Lokalene i 2. etasje i sparebankgården var utnyttet fullt ut. Alle arbeidsplasser var i bruk og arkivet var også, forsiktig sagt, fullt. Det var ledige lokaler i 3. etasje etter Nes likningskontor, og gårdeier var interessert i å leie ut. Styret ga daglig leder fullmakt til å forhandle fram en avtale med huseier, og samtidig komme med et forslag på en framtidig dataløsning. På styremøtet 19. april 07 ble leiekontrakt mellom Vorma og Årnes Eiendom vedrørende 3. etasje i Sparebankgården godkjent. De nye lokalen var på i alt 462 m2, med 16 arbeidsplasser, spiserom og møterom, samt meget god plass til arkiv, maskinrom med skrivere, kopimaskin mv. På samme styremøte ble en ASP-løsning diskutert og vedtatt. ASP står for Application Service Provider, som på norsk kan oversettes til Tjenesteleverandør av dataprogrammer og datatjenester. Hovedinnholdet i avtalen var at Daldata sto for lagring, drift og vedlikehold av alle Vormas data og dataprogrammer. En slik løsning var i forkant drøftet blant de ansatte og hadde bred tilslutning. 16. mai 07 ble avtalen undertegnet med Daldata. Regnskapsdataene for kundene samt alle andre data lagret på Vormas server ble flyttet til Daldatas og Vormas ansatte jobbet fra nå av på linje over internett mot Daldatas servere på Tynset. Kunder som hadde en VPN-tilknytning til Vormas server, dvs. de hadde innsyn i sitt regnskap eller gjorde deler av regnskapsarbeidet selv på Vormas program ble samtidig knyttet opp mot Daldata. For dem ble det ingen endring bortsatt fra at nå jobbet de over internett mot Daldatas server i stedet for mot Vormas. Daldata fikk også ansvar for oppdatering av programmer og lagring og vedlikehold av alle Vormas data. Omleggingen skjedde samtidig med flytting fra 2. til 3. etasje i Sparebankgården. 23

24 Vi fikk: En sikrere lagring av data, ingen data i eget hus Gode rutiner for sikkerhetskopiering og betryggende lagring av sikkerhetskopier Sparte investeringskostnader i egen server Frigjort tid til produksjon som tidligere gikk til oppdateringer og vedlikehold av dataprogrammer Det lyser i Vormas vinduer i 3. etasje i Sparebankgården på Årnes I forbindelse med flyttingen ble også telefonsystemet endret. Vorma hadde hussentral med fasttelefoner både i Eidsvoll og på Årnes. På Årnes hadde ikke sentralen nok inngående linjer til at alle ansatte kunne ha direktenummer. Hussentralene og fasttelefonene ble vraket til fordel for et system med mobiltelefoner som ble tilknyttet et pc-basert virtuelt sentralbord. Fordelene var åpenbare: Felles sentralbord med felles nummer for Eidsvoll og Årnes Medarbeiderne har ett telefonnummer og nåes hvor hen de arbeider enten på Årnes, i Eidsvoll eller ute hos kundene Kostnadsfritt å ringe internt i Vorma. I flyttingsprosessen ble også arkivene lagt om. Tidligere ble det benyttet arkivskap, noe som var relativt plasskrevende. Nå ble det installert et elektrisk drevet rullearkiv med i alt 185 hyllemetere. Noe som gav rikelig med plass for lang tid framover. På Eidsvoll-kontoret ble arkivskapene beholdt. Sosiale tiltak Sommer -/høstsamlinger Den første samlingen for medarbeidere og styremedlemmer med ektefeller ble en tur på Vorma sommeren Turen gikk med Elvekongen fra Årnes til slusene ved Svanefossen. Senere ble det fulgt opp med en samling hvert år enten på sommeren eller høsten. Utgangspunktet var at det ved siden av god mat og drikke også skal være en opplevelse, enten et kulturelt innslag eller en eller annen form for fysisk aktivitet Båttur på Glomma/Vorma med Elvekongen 1995 Båttur på Øyeren 1996 Hos Bente og Jens Kristian Nyerrød på Jellum gård 1997 Smaragdgruvene og Byrud Gård, Minnesund 1998 Hos Ellen og Alf Bøhn på Greni Østre 1999 Kjernsmo Gård 2000 Nes Villmarkforum ved Henivangen 2001 Fottur fra Åsleia i Eidsvoll til utkikstårnet på Mistberget 24