Innkalling til møte i Formannskapet kl. 13:00 på Formannskapssalen, Skaun rådhus.

Transkript

1 Innkalling til møte i Formannskapet kl. 13:00 på Formannskapssalen, Skaun rådhus. ORIENTERINGER/STATUS: Børsa skole Barnehage i Buvika/Møllebakken Arealplanarbeidet Områdeplaner for Buvika, Børsa og Venn TIL BEHANDLING: 15/13: MELDINGER - FORMANNSKAPET /13: SØKNAD OM KOMMUNAL STØTTE TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE PÅ GRESSBANE BUVIK STADION OG SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI 17/13: TV-AKSJON /13: UTVIKLINGSSTRATEGI /13: ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL Ettersendes Varamedlemmer møter etter nærmere varsel. Forfall meldes til Servicekontoret, tlf , eller e-post: postmottak@skaun.kommune.no. Børsa, ordfører

2 Sak 15/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 15/13 Arkivkode: 033 Arkivsaksnr: 13/1330 Saksbehandler: Ann Karin Viggen Saksnummer Utvalg Møtedato 15/13 Formannskapet SAKEN GJELDER: MELDINGER - FORMANNSKAPET SAKSDOKUMENTER: 1. Rapport refererte dokumenter.

3 Sak PS 16/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 16/13 Arkivkode: 223 D11 Arkivsaksnr: 13/1094 Saksbehandler: Steinar Haugen Saksnummer Utvalg Møtedato 16/13 Formannskapet SAKEN GJELDER: SØKNAD OM KOMMUNAL STØTTE TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE PÅ GRESSBANE BUVIK STADION OG SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI RÅDMANNENS INNSTILLING: I forbindelse med budsjett- og økonomiplanarbeidet for vil det bli utarbeidet et forslag til tiltak som inneholder kommunal støtte til Buvik ILs oppgradering av gressbanen ved Buvik stadion til kunstgresstandard med kr ,-. Dette beløpet tilsvarer 15 % av brutto anleggskostnad, og vil ved kommunalt vedtak i budsjett- og økonomiplan først bli overført etter at spillemidler er innvilget. Tiltaket må ses i sammenheng med øvrig budsjett- og økonomiplanarbeid for 2014, og prioriteres ved denne behandlingen. SAKSDOKUMENTER: 1. Søknad om kommunal støtte til renovering/ nytt kunstgressdekke på Buvik stadion ( ) (søknaden er utsendt med følgende vedlegg: behovsoppgave, kostnadsoverslag, forklaring til kostnadsoverslag og finansieringsplan.) 2. Uttalelse fra Skaun idrettsråd om behov for renovering av Buvik stadion (uttalelse fra styremøte i Skaun idrettsråd ) ( ). SAKSFRAMLEGG: Buvik IL ønsker å skifte dekke på sin gressbane til kunstgress for å kunne øke brukstid i anlegget. I den forbindelse søker Buvik IL om kommunal støtte på kr ,-, tilsvarende 33,3 % av brutto anleggskostnad på kr ,-. Buvik IL har parallelt med søknad om kommunal støtte fremmet søknad om kommunal lånegaranti og søknad om forhåndsgodkjenning av søknad om spillemidler. Buvik IL vil få svar på søknad om forhåndsgodkjenning i løpet av juni. Buvik IL er kommunens største frivillige organisasjon og fotballgruppa i idrettlaget er største underavdeling. Laget har en aktiv yngres avdeling og et seniorlag som senest i 2012-sesongen spilte i 2.-divisjon. Side 3 av 9

4 Sak PS 16/13 Buvik IL presiserer i sin søknad at de ikke vil starte bygging av kunstgressbanen før de er innvilget spillemidler. Således vil laget kunne redusere byggelån og renteutgifter. Buvik IL tenker således langsiktig i sin anleggsplanlegging. Skaun kommune er i prosess med utarbeidelse av ny kulturplan. Idrett og fysisk aktivitet vil være en del av framtidig kulturplan. Nytt kunstgress på Buvik stadion vil bli meldt inn som anlegg i denne planen, og inngå i vanlig behandlingsprosedyre. SAMMENLIGNBARE SØKNADER Gjennom de siste 8 10 år har alle søknader om kommunal støtte til spillemiddelanlegg blitt innvilget støtte. Det er i samme periode bygget mange og gode anlegg i kommunen, og flere anlegg er også blitt betydelig oppgradert. Det er i samme periode bygd flere spillemiddelanlegg der det ikke er søkt om kommunal støtte. Skaun kommune har siden byggingen av Moan idrettspark og kunstgressbanen i Buvika lagt seg på en kommunal støtte til spillemiddelanlegg på % av brutto anleggskostnad. Buvik IL trekker i sin søknad inn at andre kommuner støtter bygging av idrettsanlegg i større grad enn Skaun kommune gjør. Til sammenligning vil søkere om kommunalt bidrag til spillemiddelanlegg i Trondheim kommune bli innvilget en støtte på inntil 10 % av brutto anleggskostnad. Skaun idrettsråd støtter i sin uttalelse (vedlegg 2) Buvik ILs søknad om kommunale midler til legging av kunstgress på Buvik stadion. VURDERING: Buvik IL argumenterer med at de ikke vil kunne bygge kunstgressbanen uten et kommunalt bidrag større enn 15 % av brutto anleggskostnad. I deres søknad er det budsjettert med et kommunalt anleggsbidrag på hele 33,3 %. Et anleggsbidrag i denne størrelsesorden, vil kunne medføre store framtidige utgifter hvis kommunen innfører en økt prosentsats for kommunalt bidrag. Det er samtidig sånn at kommunen ønsker sterke og engasjerte idrettsanlegg med en anleggspark som legger til rette for mest mulig idrettsglede og flest mulig aktive medlemmer. I et slikt perspektiv vil både økt aktivisering av befolkningen og viktigheten av at gode og store idrettslag i vekstkommunen brukes som argumenter for økt støtte. Argumentasjonen fra Buvik IL endrer ikke rådmanns innstilling om å øke det kommunale bidraget ut over 15 %. Dels begrunnes det med at et tilskudd på 15 % er betydelig, også sett i forhold til sammenlignbare kommuner. Videre vil en økning kunne styre behandlingen av framtidige søknader. Det er i denne saken ikke diskutert behovet for en økning av banekapasiteten(økt brukstid) ved Buvik stadion. Side 4 av 9

5 Sak PS 17/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 17/13 Arkivkode: X03 Arkivsaksnr: 13/1254 Saksbehandler: Siri Grøttjord Saksnummer Utvalg Møtedato 17/13 Formannskapet SAKEN GJELDER: TV-AKSJON 2013 RÅDMANNENS INNSTILLING: I forbindelse med TV-aksjonen 2013 velges følgende kommunekomité: Varaordføreren blir formannskapets representant i kommunekomiteen. I tillegg styrkes komiteen til 5 personer. Skaun frivilligsentral koordinerer selve aksjonen, gjennom blant annet å samarbeide med Fredly folkehøgskole om verving av bøssebærere derfra. I tillegg går oppfordringen ut til pensjonistforeningene og lokale interesseorganisasjoner i Skaun. Kommunestyrets medlemmer oppfordres til å stille som sjåfører. Ved behov for ekstra sjåfører sørger frivilligsentralen for dette. Vi foreslår å sende ut bøssebærerne både fra Børsa og Buvika i år. SAKSDOKUMENTER: 1. Anmodning om opprettelse av kommunekomité 2. Informasjonsbrev fra Nasjonalforeningen for folkehelsen 3. Heftet Ingen tid å miste (deles ut i møtet) SAKSFRAMLEGG: Årets aksjon er tildelt Nasjonalforeningen for folkehelsen og pengene fra aksjonen er øremerket demenssaken. Fakta om Nasjonalforeningen for folkehelsen: 1. Er en frivillig, humanitær organisasjon med helselag og demensforeninger over hele landet. 2. Målet er å bekjempe hjerte- og karsykdommer og demens. 3. Arbeider med forskning, informasjon, forebyggende tiltak og helsepolitisk arbeid. 4. Er en interesseorganisasjon for personer med demens og deres pårørende. 5. Innsatsen finansieres med innsamlede midler og gaver. Side 5 av 9

6 Sak PS 17/13 Ingen tid å miste: Pengene fra aksjonen skal brukes til å gjøre livet bedre for mennesker med demens og deres nærmeste. En del av pengene fra aksjonen skal gå til demensforskningen. Over mennesker har demens og man forventer en dobling de neste tiårene. Vi kjenner alle noen som er eller vil bli rammet. Nasjonalforeningen for folkehelse har prioritert tre områder som pengene skal gå til: 1. Aktivitet som gir bedre livskvalitet og deltakelse 2. Informasjon som skaper åpenhet og forståelse 3. Forskning som bidrar til å løse gåten H.M. Kong Harald er årets høye beskytter av tv-aksjonen. Oppnevnelse av komité: I Skaun kommune har det i de senere år vært varaordfører som har ledet kommunekomiteen. Skaun frivilligsentral har fungert som koordinator, i tillegg til ansvar for verving av bøssebærere. Kommunestyrets medlemmer har vært utfordret som sjåfører. Dette foreslås videreført også for I tillegg så foreslår vi en styrking av kommunekomiteen til å utgjøre 5 personer. Dette på bakgrunn av erfaringer de siste årene, med til dels kaotiske tilstander akkurat i utsendelsen av bøssebærerne. Varaordfører og lederen for frivilligsentralen sørger i fellesskap for å skaffe de 3 ekstra personene til komiteen. I tillegg tror vi tiden er moden for å opprette to stasjoner for utsendelse, en i Børsa og en i Buvika. Følgende lag og organisasjoner har hatt ansvaret for bøssebæring de siste årene: 2007: Idrettsrådet og idrettslagene i Skaun 2008: Fredly folkehøgskole 2009: Kor og korps 2010: Foreldreutvalgene ved skolene 2011: Lokale fagbevegelse, kommunestyret, bygdekvinnelagene og lokale ungdomsorganisasjoner 2012: Idrettsrådet og idrettslagene i Skaun ØKONOMISK VURDERING: Saken har ingen økonomisk konsekvens. Side 6 av 9

7 Sak PS 18/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 18/13 Arkivkode: Arkivsaksnr: 13/1339 Saksbehandler: Trude Wikdahl Saksnummer Utvalg Møtedato 18/13 Formannskapet SAKEN GJELDER: UTVIKLINGSSTRATEGI RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken tas til orientering SAKSDOKUMENTER: 1. Helhetlig styring i Skaun kommune. Utviklingsstrategi SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn: Skaun kommune har i forlengelsen av arbeidet med rullering av kommuneplanen i 2013, vedtatt å etablere en utviklingsstrategi for kommuneorganisasjonen for årene Utviklingsstrategien skal kunne fungere som et bindeledd mellom kommuneplanen og aktiviteten ute i enhetene. Hensikten med strategien er å synliggjøre hvilken retning kommunen som organisasjon skal utvikle seg de kommende årene. Utviklingsstrategien tar utgangspunkt i Skaun kommunes kommuneplan med overordnet visjon, langsiktige mål og utvalgte suksessfaktorer på organisasjons- og tjenestenivå. Det er deretter valgt en overordnet utviklingsstrategi, med tilhørende delstrategier. Bakgrunnen for valgte utviklingsstrategi er erkjennelsen av at politisk ledelse har behov for et system for å kunne fastsette mål og definere rammer, i tillegg til at organisasjonen skal ha en helhetlig oversikt og tilstrekkelig kunnskap om egne tjenester. Helhetlig styring i Skaun er et helhetlig system for å sikre at kommunens ressurser blir forvaltet på en effektiv og kunnskapsbasert måte og innebærer å konkretisere kommunens langsiktige mål, fastsette kortsiktige mål på enhetsnivå, måle resultater og analysere disse som grunnlag for å sammenligne dem med de fastsatte målene. Informasjonen fra resultatene vil brukes i den videre styringen og utviklingen av kommunen. Gjennom et helhetlig styringssystem vil kommunen etablere en tydeligere sammenheng i hele planstrukturen fra kommuneplan og ned til sektor og virksomhetsplaner. Det er valgt fire delstrategier for å understøtte helhetlig styring som utviklingsstrategi, og disse er kommunikasjon, LP, Etikk og Lean. Side 7 av 9

8 Sak PS 19/13 SKAUN KOMMUNE Utvalgssaksnr: 19/13 Arkivkode: 153 &14 Arkivsaksnr: 13/1130 Saksbehandler: Knut Nygård Saksnummer Utvalg Møtedato 19/13 Formannskapet / Kommunestyret SAKEN GJELDER: ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2013 RÅDMANNENS INNSTILLING: Økonomirapporten for 1. tertial 2013, framlagt som saksdok 1, tas til orientering Driftsbudsjettet: Hovedtallene i budsjettskjema 1 A vedtas iht. pkt 3.2 i økonomirapporten. Sum fordeling drift kr fordeles til budsjettområdene som netto driftsrammer slik: Sentraladministrasjonen Skoler inkl. SFO Barnehager Barn, familie og sosial Kultur, fritid og frivillighet Institusjonsbaserte tjenester Hjemmebaserte tjenester Plan eks. gebyr Plan gebyrbelagte tjenester Eiendomsdrift Sum Investeringsbudsjettet: Hovedtallene i budsjettskjema 2 A og 2 B vedtas iht. pkt 4.2 i økonomirapporten. Investeringene i anleggsmidler vedtas med kr med den fordeling som fragår av budsjettskjema 2B. SAKSDOKUMENTER: 1. Økonomirapport fra rådmannen for 1. tertial, vedlagt rapport fra enhetslederne. Side 8 av 9

9 Sak PS 19/13 SAKSFRAMLEGG: Rådmannen legger med dette fram økonomirapporten for 1. tertial Det er en økonomisk rapportering for første tertial (perioden januar april), iht. kommunens økonomi- /styringssystem. Grunnlaget for økonomirapporten er regnskapet pr , på område- og ansvarsnivå, sammenholdt med periodisert budsjett. På grunnlag av regnskap og periodisert utarbeides en prognose for året, som enhetslederne går igjennom og evt. korrigerer. På grunnlag av prognosen utarbeider enhetslederne en skriftlig rapport, hvor avvik prognosen har mot budsjettet kommenteres.. Rapportene følger vedlagt i pkt.6 i økonomirapporten. Nytt økonomisystem ble tatt i bruk fra I den forbindelse ble også kontoplanen omarbeid. Det har bydd på utfordringer å få tilpasset budsjettene på budsjettområdene i forhold til den nye kontoplanen, og det er nødvendig å gjøre noen endringer av praktisk art. Dette blir å komme tilbake til seinere. 1. Budsjettmessig oppfølging av tidligere vedtak: Revisjonstiltak Beløp Disponering av overskudd regnskap Hvorav: Avsetning disp.fond enhetene Anleggsbidrag Ramsjøen Avsetning disposisjonsfond Inndekking enhetene i Nye endringstiltak i økonomirapport 1/13: Revisjonstiltak Beløp Merknad Økt utbytte Trønderenergi-avsetning til Avsetning driftsfond driftsfondet Revisjonstjenester/sekretariatstjenester Dekning: Økt skatteinntekt Støttet il næringsforeninga i Skaun Dekning: Økt utbytte Trønderenergi Eldres dag-økt bevilgning Dekning: Økt utbytte Trønderenergi Tilleggsbevilgning til klassedelinger Dekning: Økt skatteinntekt Fordeling spes.ped tiltak i barnehagene Omfordeling av bevilgning. Utvidelse barnehageplasser, Oterhaugen og Børsa barnehager Dekning: Økt skatteinntekt , tilskott barnehager kr Kristin på Husaby Dekning: Økt utbytte Trønderenergi Skaun motorsenter-prosjekteringsstøtte Dekning: Økt utbytte Trønderenergi Skaun samfunnshus-kompensasjon Dekning: Økt utbytte Trønderenergi Områdeplaner-korrigert bevilgning Dekning: Økt utbytte Trønderenergi Side 9 av 9

10 SAKSPAPIRER Utvalg: Formannskapet Møtedato: Tidspunkt: Sted: Formannskapssalen ORIENTERINGER/STATUS: Børsa skole Barnehage i Buvika/Møllebakken Arealplanarbeidet Områdeplaner for Buvika, Børsa og Venn Sakliste 15/13: MELDINGER - FORMANNSKAPET /13: SØKNAD OM KOMMUNAL STØTTE TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE PÅ GRESSBANE BUVIK STADION OG SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI 17/13: TV-AKSJON /13: UTVIKLINGSSTRATEGI /13: ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2013

11 Arkivsaksnr.:13/1330 SAKEN GJELDER: MELDINGER - FORMANNSKAPET SAKSDOKUMENTER: 1. Rapport refererte dokumenter.

12 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 1. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** DELEGERT VEDTAK - AVSLAG SØKNAD OM STARTLÅN ********** 2. 12/ STAB/SE/AKV 033 & /13 TrønderEnergi AS ÅRSRESULTAT OG UTBYTTE TRØNDERENERGI / PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET - STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 4. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET - DELEGERT VEDTAK - SØKNAD OM STARTLÅN ********** 5. 12/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET -STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 6. 12/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET - STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 7. 13/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK ********** 8. 12/ PLAN/TK/GKV /13 ******** ********** INNVILGET STARTLÅN - DELEGERT VEDTAK **********

13 Arkivsaksnr.:13/1094 SAKEN GJELDER: SØKNAD OM KOMMUNAL STØTTE TIL RENOVERING/NYTT KUNSTGRESSDEKKE PÅ GRESSBANE BUVIK STADION RÅDMANNENS INNSTILLING: I forbindelse med budsjett- og økonomiplanarbeidet for vil det bli utarbeidet et forslag til tiltak som inneholder kommunal støtte til Buvik ILs oppgradering av gressbanen ved Buvik stadion til kunstgresstandard med kr ,-. Dette beløpet tilsvarer 15 % av brutto anleggskostnad, og vil ved kommunalt vedtak i budsjett- og økonomiplan først bli overført etter at spillemidler er innvilget. Tiltaket må ses i sammenheng med øvrig budsjett- og økonomiplanarbeid for 2014, og prioriteres ved denne behandlingen. SAKSDOKUMENTER: 1. Søknad om kommunal støtte til renovering/ nytt kunstgressdekke på Buvik stadion ( ) (søknaden er utsendt med følgende vedlegg: behovsoppgave, kostnadsoverslag, forklaring til kostnadsoverslag og finansieringsplan.) 2. Uttalelse fra Skaun idrettsråd om behov for renovering av Buvik stadion (uttalelse fra styremøte i Skaun idrettsråd ) ( ). SAKSFRAMLEGG: Buvik IL ønsker å skifte dekke på sin gressbane til kunstgress for å kunne øke brukstid i anlegget. I den forbindelse søker Buvik IL om kommunal støtte på kr ,-, tilsvarende 33,3 % av brutto anleggskostnad på kr ,-. Buvik IL har parallelt med søknad om kommunal støtte fremmet søknad om kommunal lånegaranti og søknad om forhåndsgodkjenning av søknad om spillemidler. Buvik IL vil få svar på søknad om forhåndsgodkjenning i løpet av juni. Buvik IL er kommunens største frivillige organisasjon og fotballgruppa i idrettlaget er største underavdeling. Laget har en aktiv yngres avdeling og et seniorlag som senest i 2012-sesongen spilte i 2.-divisjon. Buvik IL presiserer i sin søknad at de ikke vil starte bygging av kunstgressbanen før de er innvilget spillemidler. Således vil laget kunne redusere byggelån og renteutgifter. Buvik IL tenker således langsiktig i sin anleggsplanlegging. Skaun kommune er i prosess med utarbeidelse av ny kulturplan. Idrett og fysisk aktivitet vil være en del av framtidig kulturplan. Nytt kunstgress på Buvik stadion vil bli meldt inn som anlegg i denne planen, og inngå i vanlig behandlingsprosedyre. SAMMENLIGNBARE SØKNADER Gjennom de siste 8 10 år har alle søknader om kommunal støtte til spillemiddelanlegg blitt

14 innvilget støtte. Det er i samme periode bygget mange og gode anlegg i kommunen, og flere anlegg er også blitt betydelig oppgradert. Det er i samme periode bygd flere spillemiddelanlegg der det ikke er søkt om kommunal støtte. Skaun kommune har siden byggingen av Moan idrettspark og kunstgressbanen i Buvika lagt seg på en kommunal støtte til spillemiddelanlegg på % av brutto anleggskostnad. Buvik IL trekker i sin søknad inn at andre kommuner støtter bygging av idrettsanlegg i større grad enn Skaun kommune gjør. Til sammenligning vil søkere om kommunalt bidrag til spillemiddelanlegg i Trondheim kommune bli innvilget en støtte på inntil 10 % av brutto anleggskostnad. Skaun idrettsråd støtter i sin uttalelse (vedlegg 2) Buvik ILs søknad om kommunale midler til legging av kunstgress på Buvik stadion. VURDERING: Buvik IL argumenterer med at de ikke vil kunne bygge kunstgressbanen uten et kommunalt bidrag større enn 15 % av brutto anleggskostnad. I deres søknad er det budsjettert med et kommunalt anleggsbidrag på hele 33,3 %. Et anleggsbidrag i denne størrelsesorden, vil kunne medføre store framtidige utgifter hvis kommunen innfører en økt prosentsats for kommunalt bidrag. Det er samtidig sånn at kommunen ønsker sterke og engasjerte idrettsanlegg med en anleggspark som legger til rette for mest mulig idrettsglede og flest mulig aktive medlemmer. I et slikt perspektiv vil både økt aktivisering av befolkningen og viktigheten av at gode og store idrettslag i vekstkommunen brukes som argumenter for økt støtte. Argumentasjonen fra Buvik IL endrer ikke rådmanns innstilling om å øke det kommunale bidraget ut over 15 %. Dels begrunnes det med at et tilskudd på 15 % er betydelig, også sett i forhold til sammenlignbare kommuner. Videre vil en økning kunne styre behandlingen av framtidige søknader. Det er i denne saken ikke diskutert behovet for en økning av banekapasiteten(økt brukstid) ved Buvik stadion.

15 Buvik Il Pb. 70, 7350 Buvika Skaun kommune Postmottak Søknad kommunal støtte til renovering/nytt kunsgressdekke på gressbane Buvik Stadion og Søknad om kommunal lånegaranti for samme prosjekt. Bakgrunn for søknad: Buvik Il besluttet på siste årsmøte å sende spillemiddelsøknad for skifte avdekke fra naturgress til kunstgress på gressbanen på Buvik Stadion. Det vises til vedlagt behovsoppgave vedrørende begrunnelse for vedtaket på årsmøte og begrunnelsen for prosjektet. Planlagt progresjon for prosjektet: Buvik Il har som formål å levere godkjent spillemiddelsøknad for prosjektet høsten 2013(1. sept). Spillemiddelsøknaden forutsetter finansieringsplan som er dokumentert. Dette forutsetter at spørsmål om kommunalt bidrag og lånegaranti er avklart. Sør-Trøndelag fylke har pr. i dag et etterslep på utbetaling til spillemiddelprosjekt. Dette vil si at utbetaling av midler til et godkjent prosjekt vil ta ca 2-3 år. Buvik Il ønsker ikke å forsere byggingen av prosjektet og vil starte byggingen når offentlige midler er klare til utbetaling. Anleggstiden/byggeperioden er normalt ca 8 uker. Forventet realisering/bygging vil med dette være sommeren 2015 eller Søknadsum kommunal støtte. Skaun kommune har ved søknader fra idrettslagene i de senere år lagt seg på en norm på 15% av totalkostnad i støtte.

16 Kommunal støtte til bygging ordinære spillemiddelprosjekt varier fra kommune til kommune, landsdel til landsdel. Mange steder bygger kommunen og idrettslagene drifter anleggene. Opprinnelig forutsetning for fordeling av utgifter med et idrettslag som byggherre var 1/3 av kostnadene dekket av spillemidler, 1/3 kommunal støtte og resterende stod idrettslaget for. Idrettslaget bidro da som regel med sin andel i dugnadsarbeide. Prosjektet det her er snakk om, egner seg ikke til dugnadsarbeid. Arbeidet må gjøres av erfaren entreprenør med maskinpark tilpasset arbeidet som skal utføres. Videre er størsdelen av utgiftene varer som på kjøpes. Dette vil si at Buvik Il har liten mulighet til å påvirke/arbeide inn utgifter i totalprisen på prosjektet. I de siste årene har Buvik Il gjennomført to spillemiddelprosjekt, bygging av to garasjer på hver 60 m2. Idrettslaget søkte ikke om kommunal støtte på noen av disse prosjektene. Begrunnelsen for dette var at garasjene i sin helhet kunne settes opp på dugnad. Ved disse prosjektene bidro idrettslaget med 67% av totalkostnaden og spillemidlene resten. Buvik IL har også egenfinansiert løypemaskin til 1,3 millioner, som driftes fra lagets budsjett. Buvik er avhengig av et vesentlig kommunalt bidrag for å realisere bygging av nytt kunstgressdekke på Buvik stadion. Prosjektets art tilsier at det kostnaden i liten grad kan påvirkes med dugnadsarbeide. Gjennomføring av prosjektet vil også medføre at baneområdet på eksisterende gressbane vil kunne brukes som uteområde for Buvik barneskole. Med overstående argumentasjon søkes det med dette om kommunalt bidrag for 33,33%(alternativt høyest mulig beløp) av totalkostnaden for prosjektet. Buvik Il ber om at kommunalt bidrag blir innarbeidet i kommende års budsjett og utbetalt så snart byggeperiode for prosjektet er gjennomført, tidligst sommeren Pristilbud fra Brende A/S, konkluderer med en totalkostnad på kr ,- I finansieringsplan for prosjektet er det beregnet 33.3 % i kommunal støtte, noe som utgjør kr ,- Søknad kommunal lånegaranti for prosjektet. Behovet for størrelse på kommunal lånegaranti, vil være avhengig av summen på kommunal støtte, og må beregnes ut fra dette. Videre vil Buvik uansett ha behov for forskuddtering av mva. og vil være avhengig av et byggelån for en kortere periode. Buvik Il vedtok i siste årsmøte at det søkes om kommunal garanti for et lån oppad begrenset til to millioner.

17 Buvik Il ber på dette grunnlag om at Skaun kommune gir en kommunal lånegaranti på kr. 2millioner vedrørende prosjektet. Buvika Roar Sæther Leder Buvik IL. Vedlegg: Alle dokumenter vedrørende kommunal forhåndsgodkjenning av prosjektet.

18 BEHOVSOPPGAVE. Renovering av gressbane Buvik Stadion. Buvik IL er organisert som et allidrettslag. Laget har de siste 30 årene hatt en stor fotballavdeling, som gradvis har vært i utvikling angående økt aktivitet. Avdelingen organiserer lag med spillere fra 7 år til og med senior. Antall barn, ungdom og voksne, som spiller fotball på lagets baner på Buvik stadion, har gradvis økt og laget har i dag 18 lag i alderen 8 år til og med senior. Årsaken til økningen er flere. En betydelig økning i befolkning i Buvika er en viktig årsak. Skaun Kommune har de siste 10 år hatt en generell befolkningsvekst på 19%, der Buvika har hatt den største veksten internt i kommunen. Videre har fotballavdelingen over tid tilbudt et godt tilbud til barn og unge, samt at Buvik Il de senere år har hatt gode sportslige resultater på seniornivå. Dette sammen har ført til stor fotballinteresse i Buvika. I 2012 spilte herrer senior i 2.divisjon. I år har Buvik il lag i 3. divisjon herrer og lag 4.divisjon herrer. Buvik Il drifter og disponerer to 11 er baner og en 5 er bane på Buvik stadion. I 2006 ble grusbane renovert ved legging av kunstgress, sammen med at en 5 er bane med kunstgress ble bygd. Den andre 11 er banen har naturgressdekke. Erfaringene med drift av banene siden 2006, viser at brukstiden på de to 11 er banene er totalt forskjellig Naturgressbanen tåler ikke mye bruk på grunn av slitasje på dekke, videre kan den ikke tas i bruk før ca i midten av mai. De senere år har utviklingen vært at sesongstart for fotball er tidlig i april. (Dette kan en like eller mislike, men slik er realiteten). De siste årene har økt aktivitet/økt antall brukere, ført til problemer med kapasiteten på vårt baneanlegg. Dette har begynt å føre til at vi ikke får avviklet ønsket aktivitet og at tilbudet til brukerne blir dårligere. Vi forventer fortsatt økt befolkningsvekst i Buvika og med dette økt behov for kapasitet på vårt fotballanlegg. For å opprettholde fotballtilbudet i Buvika på dagens nivå, ser Buvik Il det som helt nødvendig å øke kapasiteten på fotballanlegget. Dette er besluttet gjennomført ved legge kunstgress på dagens naturgressbane, samt at det blir oppført lysanlegg på denne banen.

19 Lysanlegg er en forutsetning for at prosjektet utløser spillemidler, samt at dette selvfølgelig gjør det mulig å bruke banen etter mørkets frembrudd. Vi anslår at vi ved å gjøre dette, øker brukstiden på eksisterende naturgressbane med ca 75%. Buvik Skole har i alle år hatt området hvor dagens kunstgressbane og 5 er felt ligger, som en del av sitt skoleområde, videre brukt dette arealet til aktiviteter i friminutt og kroppsøvingstimer. Gressbane er ikke tilgjengelig for skoleelevene pr. i dag pga av slitasje på dekket(dette gjelder også uorganisert bruk utenom skoletid). Kunstgress på dagens gressbane vil medføre mulighet til å innlemme dette arealet til skolebruk. Framtidig utbygging av skolen og forventet økning av elevantall medfører behov for utvidelse av uteområdet til bruk for elevene på skolen. Buvik il har over tid hatt saken til behandling og vedtok enstemmig på siste årsmøte renovering av gressbane ved legging av kunstgress. Intensjonen til Buvik Il er å levere spillemiddelsøknad for prosjektet i Realisering/byggeperiode planlegges foretatt så fort prosjektet er tildelt spillemidler. Med dagens etterslep på utbetaling spillemidler, forventes dette tidligst å skje i Byggeperiode forventes å være 8 uker, og kan forhåpentligvis ses i sammenheng med utbygging av vei 11(ny vei mot Skaunhallen og Buvik skole), slik at prosjektet ikke kommer i konflikt med ordinær drift av hall og skole. Buvika Roar Sæther Leder Buvik Il.

20

21 Vedlegg 4, Forklaring til kostnadsoverslag. Kostnadsoverslag er innhentet fra Brende as, etter befaring av eksisterende gressbane. Brende er ledende entrepenør innen bygging av kunstgressbaner i Midt-Norge og har ekspertise og anleggsmaskiner tilpasset formålet. Som det ses av pristilbudet, er det tatt høyde for borttransport av toppdekke og undersjikt med grusmasser(40 cm til sammen), videre tilførsel av et sjikt med pukk på 30 cm. Dette er i verste fall tall. Arbeidets art, vanskelig gjør dugnadsarbeide, men tall med rød skrift (borttransport dekke) vil bli vurdert gjort som dugnad. Buvika, Roar Sæther Leder Buvik IL.

22 Vedlegg 5: Foreløpig plan for finansiering og drift av anlegget. Kostnad i henhold til pristilbud fra Brende: ,- Mva ,- Kostnad inkl.mva ,- Finansiering. Spillemidler 33.3% av totalkostnad: ,- Kommunalt bidrag 33,3% av totalkost: ,- Sum ,- Buvik Il(egenkapital/lån/dugnad) ,- Sum ,- Opplysninger. Det bemerkes at finaniseringsplanen er foreløpig. I forhold til refusjon mva. henvises det her til statlig ordning angående søknad om refusjon av mva. på ordinære spillemiddelanlegg. For 2012 var dekningsgraden ved refusjon 89,4 %. På dette grunnlag er beregnet 90% dekning av mva i finansieringsplanen. Angående kommunalt bidrag er dette avhengig av kommunalt vedtak i saken. Søker er kjent med at de senere år er normen gitt av Skaun kommune har vært 15%. Søker(Buvik Il) vil argumentere for 33,3% i søknad til Skaun kommune ang. dette. Buvika, Roar Sæther Leder Buvik Il.

23 Skaun Idrettsråd Skaun Kommune Dato RENOVERING AV BUVIK STADION Styret i idrettsrådet har vurdert henvendelsen fra Buvik IL angående renovering av Buvik stadion. Roar Sæther orienterte om saken som et enstemmig Buvik IL stod bak. Styret ble enige om følgende uttalelse som sendes Skaun Kommune. I dag er kapasiteten på kommunens fotballbaner sprengt. Spesielt gjelder dette perioden hvor gressbanene ikke er i bruk, noe som betyr at hele oppkjøringen til sesongen og langt inn i kampsesongen lider under mangel på tilgjengelig treningsanlegg. For øvrig starter kampsesongen tidligere og tidligere, noe som i seg selv krever flere tilgjengelige trenings og kamparealer også vinters tid. Stor tilflytning til Skaun krever også økt kapasitet på anlegg, både vinter og sommer. Skaun IR mener at kommunen har behov for flere kunstgressbaner og ser at dette kan skape enda mer aktivitet blant kommunens innbyggere. Utbedringen vil medføre økt spilletid på eksiterende anlegg. Dette er nødvendig for å opprettholde eksiterende fotballtilbud og holde tritt med befolkningsveksten. Med hilsen Skaun Idrettsråd v/leder Trond Bakken

24 Arkivsaksnr.:13/1254 SAKEN GJELDER: TV-AKSJON 2013 OPPNEVNING AV KOMMUNEKOMITE RÅDMANNENS INNSTILLING: I forbindelse med TV-aksjonen 2013 velges følgende kommunekomité: Varaordføreren blir formannskapets representant i kommunekomiteen. I tillegg styrkes komiteen til 5 personer. Skaun frivilligsentral koordinerer selve aksjonen, gjennom blant annet å samarbeide med Fredly folkehøgskole om verving av bøssebærere derfra. I tillegg går oppfordringen ut til pensjonistforeningene og lokale interesseorganisasjoner i Skaun. Kommunestyrets medlemmer oppfordres til å stille som sjåfører. Ved behov for ekstra sjåfører sørger frivilligsentralen for dette. Vi foreslår å sende ut bøssebærerne både fra Børsa og Buvika i år. SAKSDOKUMENTER: 1. Anmodning om opprettelse av kommunekomité 2. Informasjonsbrev fra Nasjonalforeningen for folkehelsen 3. Heftet Ingen tid å miste (deles ut i møtet) SAKSFRAMLEGG: Årets aksjon er tildelt Nasjonalforeningen for folkehelsen og pengene fra aksjonen er øremerket demenssaken. Fakta om Nasjonalforeningen for folkehelsen: Er en frivillig, humanitær organisasjon med helselag og demensforeninger over hele landet. Målet er å bekjempe hjerte- og karsykdommer og demens. Arbeider med forskning, informasjon, forebyggende tiltak og helsepolitisk arbeid. Er en interesseorganisasjon for personer med demens og deres pårørende. Innsatsen finansieres med innsamlede midler og gaver. Ingen tid å miste: Pengene fra aksjonen skal brukes til å gjøre livet bedre for mennesker med demens og deres nærmeste. En del av pengene fra aksjonen skal gå til demensforskningen. Over mennesker har demens og man forventer en dobling de neste tiårene. Vi kjenner alle noen som er eller vil bli rammet. Nasjonalforeningen for folkehelse har prioritert tre områder som pengene skal gå til: Aktivitet som gir bedre livskvalitet og deltakelse Informasjon som skaper åpenhet og forståelse Forskning som bidrar til å løse gåten

25 H.M. Kong Harald er årets høye beskytter av tv-aksjonen. Oppnevnelse av komité: I Skaun kommune har det i de senere år vært varaordfører som har ledet kommunekomiteen. Skaun frivilligsentral har fungert som koordinator, i tillegg til ansvar for verving av bøssebærere. Kommunestyrets medlemmer har vært utfordret som sjåfører. Dette foreslås videreført også for I tillegg så foreslår vi en styrking av kommunekomiteen til å utgjøre 5 personer. Dette på bakgrunn av erfaringer de siste årene, med til dels kaotiske tilstander akkurat i utsendelsen av bøssebærerne. Varaordfører og lederen for frivilligsentralen sørger i fellesskap for å skaffe de 3 ekstra personene til komiteen. I tillegg tror vi tiden er moden for å opprette to stasjoner for utsendelse, en i Børsa og en i Buvika. Følgende lag og organisasjoner har hatt ansvaret for bøssebæring de siste årene: 2007: Idrettsrådet og idrettslagene i Skaun 2008: Fredly folkehøgskole 2009: Kor og korps 2010: Foreldreutvalgene ved skolene 2011: Lokale fagbevegelse, kommunestyret, bygdekvinnelagene og lokale ungdomsorganisasjoner 2012: Idrettsrådet og idrettslagene i Skaun ØKONOMISK VURDERING: Saken har ingen økonomisk konsekvens.

26 Ordfører Jon P. Husby Skaun Kommune Trondheim TV-aksjonen NRK Nasjonalforeningen for folkehelsen Anmodning om å opprette kommunekomité for TV-aksjonen Tusen takk for innsatsen Skaun kommune gjorde for TV-aksjonen i fjor! Årets TV-aksjon går til Nasjonalforeningen for folkehelsen og demenssaken, og arrangeres søndag 20. oktober. Kommunekomiteen er avgjørende for å mobilisere organisasjoner, skoler, næringsliv, foreninger og idrettslag og bøssebærere. Vi håper du vil medvirke til at årets TV-aksjon blir en knallsuksess ved å påta deg vervet som leder for kommunekomitéen i Skaun Kommune. Som leder for kommunekomiteen er du en spydspiss i organiseringen av verdens største dugnad og innsamlingsaksjon. Komitéen bør også bestå av ressurspersoner fra kommune, skole, foreninger og næringsliv som kan bidra til å engasjere frivillige til årets aksjon. Vedlagt finner du en brosjyre med forslag til oppgaver og roller som komitéen kan ta på seg for å mobilisere så mange lokale støttespillere som mulig. Pengene fra NRKs TV-aksjon 2013 går til Nasjonalforeningen for folkehelsens arbeid med demens. Over mennesker har i dag en demenssykdom, og det er ventet en fordobling de neste tiårene. Rundt mennesker er nærmeste pårørende og hele Norges befolkning er mer eller mindre berørt. Pengene fra aksjonen skal gå til forskning for å løse demensgåten og dermed gi grunnlag for utvikling av medisiner og vaksine. Tilbudet til demenssyke og deres pårørende skal styrkes, så de kan få flere gode dager. TV-aksjonen og pengene fra bøssebæringen skal også være med på å gi informasjon om sykdommen, slik at tabuene mister sin kraft og mytene knuses. Nasjonalforeningen for folkehelsen har som TV-aksjonen sterke lokale tradisjoner gjennom sine over 500 helselag og demensforeninger medlemmer rundt om i Norges land ivrer etter å komme i gang med TV-aksjonsarbeidet. Når kommunekomitéen er utnevnt, ber vi om at sammensetningen av denne fylles ut på vedlagte registreringsskjema og returneres til fylkesaksjonsleder innen 7. juni. Det vil opprettes en fylkesaksjonskomité i Sør-Trøndelag som ledes av fylkesordføreren eller fylkesmannen. Fylkesaksjonskomiteen vil fungere som en regional støttespiller i gjennomføringen av innsamlingen. Vi gleder oss til et nytt og spennende TV-aksjonsår, og ser frem til et godt samarbeid med Skaun kommune. Med vennlig hilsen, Wenche Slemmelid-Olsen Fylkesaksjonsleder Nord og Sør-Trøndelag trondelag@tvaksjonen.no Telefon:

27

28 Arkivsaksnr.:13/1339 SAKEN GJELDER: UTVIKLINGSSTRATEGI RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken tas til orientering SAKSDOKUMENTER: 1. Helhetlig styring i Skaun kommune. Utviklingsstrategi SAKSFRAMLEGG: Bakgrunn: Skaun kommune har i forlengelsen av arbeidet med rullering av kommuneplanen i 2013, vedtatt å etablere en utviklingsstrategi for kommuneorganisasjonen for årene Utviklingsstrategien skal kunne fungere som et bindeledd mellom kommuneplanen og aktiviteten ute i enhetene. Hensikten med strategien er å synliggjøre hvilken retning kommunen som organisasjon skal utvikle seg de kommende årene. Utviklingsstrategien tar utgangspunkt i Skaun kommunes kommuneplan med overordnet visjon, langsiktige mål og utvalgte suksessfaktorer på organisasjons- og tjenestenivå. Det er deretter valgt en overordnet utviklingsstrategi, med tilhørende delstrategier. Bakgrunnen for valgte utviklingsstrategi er erkjennelsen av at politisk ledelse har behov for et system for å kunne fastsette mål og definere rammer, i tillegg til at organisasjonen skal ha en helhetlig oversikt og tilstrekkelig kunnskap om egne tjenester. Helhetlig styring i Skaun er et helhetlig system for å sikre at kommunens ressurser blir forvaltet på en effektiv og kunnskapsbasert måte og innebærer å konkretisere kommunens langsiktige mål, fastsette kortsiktige mål på enhetsnivå, måle resultater og analysere disse som grunnlag for å sammenligne dem med de fastsatte målene. Informasjonen fra resultatene vil brukes i den videre styringen og utviklingen av kommunen. Gjennom et helhetlig styringssystem vil kommunen etablere en tydeligere sammenheng i hele planstrukturen fra kommuneplan og ned til sektor og virksomhetsplaner. Det er valgt fire delstrategier for å understøtte helhetlig styring som utviklingsstrategi, og disse er kommunikasjon, LP, Etikk og Lean.

29 Helhetlig styring i Skaun Resultatledelse, dialog og kvalitetsforbedring Utviklingsstrategi for kommuneorganisasjonen

30 Innhold 1. INNLEDNING VISJON OG MÅL FOR ORGANISASJONSUTVIKLING VISJON LANGSIKTIGE MÅL SUKSESSFAKTORER OVERORDNET UTVIKLINGSSTRATEGI DELSTRATEGIER HELHETLIG STYRING I SKAUN RESULTATLEDELSE Lederplattform Lederavtale Kongstanke DIALOG Bruker- og medarbeiderundersøkelser Dialogkonferanser Strategikonferanser KVALITETSFORBEDRING Styringsverktøyet Bedre Styring Strategikart Styringskort DELSTRATEGIER KOMMUNIKASJON LEAN ETIKK LP I SKOLENE LITTERATUR VEDLEGG: DEFINISJON AV BEGREPER... 19

31 1. Innledning Skaun kommune har i forlengelsen av arbeidet med rullering av kommuneplanen i 2013, vedtatt å etablere en utviklingsstrategi for kommuneorganisasjonen for årene Utviklingsstrategien skal kunne fungere som et bindeledd mellom kommuneplanen og aktiviteten ute i enhetene. Hensikten med strategien er å synliggjøre hvilken retning kommunen som organisasjon skal utvikle seg de kommende årene. Utviklingsstrategien tar utgangspunkt i Skaun kommunes kommuneplan med overordnet visjon, langsiktige mål og utvalgte suksessfaktorer på organisasjons- og tjenestenivå. Det er deretter valgt en overordnet utviklingsstrategi, med tilhørende delstrategier. Bakgrunnen for valgte utviklingsstrategi er erkjennelsen av at politisk ledelse har behov for et system for å kunne fastsette mål og definere rammer, i tillegg til at organisasjonen skal ha en helhetlig oversikt og tilstrekkelig kunnskap om egne tjenester. Helhetlig styring i Skaun er et helhetlig system for å sikre at kommunens ressurser blir forvaltet på en effektiv og kunnskapsbasert måte. Helhetlig styring innebærer å konkretisere kommunens langsiktige mål, fastsette kortsiktige mål på enhetsnivå, måle resultater og analysere disse som grunnlag for å sammenligne dem med de fastsatte målene. Informasjonen fra resultatene vil brukes i den videre styringen og utviklingen av kommunen. Gjennom et helhetlig styringssystem vil kommunen etablere en tydeligere sammenheng i hele planstrukturen fra kommuneplan og ned til sektor og virksomhetsplaner. Innen helhetlig styring har lokalpolitikerne som innbyggernes representanter ansvar for å prioritere, sette mål og utvikle strategier for tjenesteområder. De innehar det overordnede ansvaret for kommunens tjenesteproduksjon. Kommunens enheter gir på grunnlag av disse rammene tjenester til kommunens innbyggere, og etterspør systematisk tilbakemelding i fht tjenenestene. Denne tilbakemeldingen gis tilbake som informasjon til politisk ledelse og brukes som grunnlag for styring og kvalitetsforbedring i organisasjonen.

32 2. Visjon og mål for organisasjonsutvikling 2.1 Visjon Skaun kommune aktiv og attraktiv 2.2 Langsiktige mål Skaun kommune skal skape og utvikle tjenester i samspill med innbyggernes behov ut fra tilgjengelige ressurser. Skaun kommune skal videreutvikle en fleksibel og endringsdyktig organisasjon gjennom motiverte, engasjerte og kreative medarbeidere. 2.3 Suksessfaktorer Kvaliteten på de kommunale tjenestene skal ytterligere forbedres gjennom bred dialog med brukerne og god utnyttelse av Skaun kommunes helhetlige styringssystem Kommunen skal ha en lederkultur som inspirerer til å skape et lærende miljø som sikrer medarbeiderne faglig og personlig utvikling Gjennom medvirkning, dialog, utstrakt delegering og ansvarliggjøring skal kommunen skape et arbeidsmiljø og en organisasjonskultur som motiverer og engasjerer medarbeiderne 2.4 Overordnet utviklingsstrategi Helhetlig styring i Skaun er et system for resultatledelse, dialog og kontinuerlig kvalitetsforbedring gjennom åpne og forutsigbare prosesser. Sentralt i styringssystemet står en effektiv forvaltning av fellesskapets midler, med bakgrunn i politisk vedtatte mål og rammer.. Helhetlig styring omfatter tre grunnleggende forhold: 1. Resultatledelse: Helhetlig oversikt og felles visjon og mål for organisasjonen som grunnlag for fokus på kjerneoppgaver og styring på flere dimensjoner enn økonomi 2. Dialog: Ny styringsdialog mellom politisk ledelse og administrasjon, mellom ledelse og medarbeidere, og mellom innbyggere og kommune. 3. Kvalitetsforbedring: Økt læringsfokus ved systematisk refleksjon over egen praksis 2.5 Delstrategier Følgende fire delstrategier er valgt for å understøtte helhetlig styring som overordnet utviklingsstrategi: Kommunikasjon Etikk Lean LP

33 Visjon Skaun kommune - aktiv og attraktiv Tjenester: Langsiktige mål Organisasjon: Skaun kommune skal skape og utvikle tjenester i samspill med innbyggernes behov ut fra tilgjengelige ressurser Skaun kommune skal videreutvikle en fleksibel og endringsdyktig organisasjon gjennom motiverte, engasjerte og kreative medarbeidere Suksessfaktorer Kvaliteten på de kommunale tjenestene skal ytterligere forbedres gjennom bred dialog med brukerne og god utnyttelse av Skaun kommunes helhetlige styringssystem Kommunen skal ha en lederkultur som inspirerer til å skape et lærende miljø som sikrer medarbeiderne faglig og personlig utvikling Gjennom medvirkning, dialog, utstrakt delegering og ansvarliggjøring skal kommunen skape et arbeidsmiljø og en organisasjonskultur som motiverer og engasjerer medarbeiderne Utviklingsstrategi Helhetlig styring i Skaun - resultatledelse, dialog og kvalitetsforbedring Delstrategier 1. Kommunikasjon 2. Lean 3. LP 4. Etikk

34 3. Helhetlig styring i Skaun Skaun kommunes visjon, langsiktige mål og suksessfaktorer utgjør selve plattformen for et helhetlig styringssystem. Samlet representerer dette et helhetlig, strategisk fundament, som skal være utgangspunktet for alle tjenesteenhetenes mer operative planlegging og rapportering. Det helhetlige styringssystemet legger opp til at en retter sitt fokus mot flere fokusområder samtidig. I Skaun har vi valgt å rette fokus mot de fire områdene tjenestekvalitet, organisasjon, økonomi og samfunn. Målet med systemet er at vi skal balansere vår oppmerksomhet mellom gårsdagens resultater (budsjett og regnskap), dagens resultater (bruker, medarbeider- og innbyggertilfredshet) og fremtidige resultater (læring og fornyelse). Helhetlig styring i Skaun defineres som å sette mål for hva kommunen skal oppnå, måle resultater og analysere disse som grunnlag for å sammenligne dem med de fastsatte målene, og bruke denne informasjonen i den videre styringen og utviklingen av kommunen. Det helhetlige styringssystemet bygger på at mål for kommunens virksomhet settes ut fra ulike perspektiv, og at måling av kommunens prestasjoner og resultater tar høyde for dette. Tradisjonelt har økonomiske mål og resultater vært dominerende ved styring av kommunen, mens innen helhetlig styring tas tilgjengelig styringsinformasjon i bruk på en systematisk måte. I styringssystemet legges det vekt på en helhetlig systematisk bruk av undersøkelser og dialog der resultat, mål og tiltak er sentralt. Årshjulet i Skaun viser hvordan det helhetlige styringssystemet er organisert i kommunen:

35 3.1 Resultatledelse Resultatledelse er en ledelsesform som innebærer å styre på bakgrunn av resultatinformasjon. Metodikkens styrke er synliggjøring og tydelighet ved at den gir lederne systematisk kunnskap om kommunens ståsted og status på de viktigste områdene kommunen må lykkes innenfor (Kommunal- og regionaldepartementet 2004). Flat struktur og færre ledernivåer har gitt toppledelsen en mer krevende oppgave i å følge opp det operative ledernivået. Som motvekt mot at kontrollspennet i flatere organisasjoner øker, økes også behovet for autonomi og delegering av myndighet til enhetslederne. Når direkteledelse, også i den mer moderne varianten i form av teamledelse, kommer på kollisjonskurs med en flatere organisasjonsstruktur, øker behovet for nye eller justerte ledelsessystem. Resultatledelse representerer et mulig svar på utfordringen med økende kontrollspenn og enhetsledernes behov for autonomi. Litt forenklet ligger tanken bak resultatledelse i at ledere skal levere et resultat, men hvordan lederen velger å gjøre det innenfor gitte rammer (budsjett, prosedyreregler m.m.), er i stor grad opp til lederen og medarbeiderne. Dette gir fasthet på mål og frihet til handling. Den økte eksponeringen av prestasjoner som følger med resultatledelse stiller tilsvarende skjerpede krav til ledernes tydelighet i utøvelsen av lederrollen. Dette medfører et behov for et felles fundament for lederskapet som skal utøves i kommunen. Modellen under viser ulike perspektiver på ledelse.

36 3.1.1 Lederplattform Skaun kommune utviklet høsten 2011 en lederplattform som beskriver en felles standard for god ledelse i Skaun. Lederverdiene tydelig, raus og engasjert er kjernen i plattformen, og disse skal underbygge en lederkultur som fokuserer på faglig og personlig utvikling blant kommunens medarbeidere for å øke kvaliteten på de kommunale tjenestene. Visjonen for ledelse i Skaun er Sammen med evne, vilje og mot Lederavtale Formålet med lederavtalen er en gjensidig klargjøring av mål og forventninger mellom rådmann og enhetsleder. I lederavtalen presiseres det at styring og ledelse i Skaun kommune skal bygge på de føringene som er gitt i styrende dokumenter, styringsverktøyet Bedre Styring og virksomhetsplaner for den enkelte enhet. Lederavtalen skal supplere eller konkretisere de føringene som er gitt. I lederavtalen synliggjøres resultater for de siste 3 år på gjennomgående og egenvalgte indikatorer innenfor den enkelte leders område. Ut fra de føringene som er gitt i rådmannens lederavtale og i andre styrende dokument inngår rådmannen lederavtale med alle i sin ledergruppe. Disse kan igjen inngå lederavtale med sine underordnede etter nærmere avtale. Lederavtalen revideres årlig, og den skal være et grunnlag for dialog omkring mål og resultatoppnåelse.

37 3.1.3 Kongstanke Lederplattformen og lederavtalen følges opp av den enkelte leders kongstanke, som innebærer hva den enkelte leder legger i utøvelse sin ledelse. Kongstanken målbærer hva som er viktig for den enkelte leder og bør i tråd med lederavtalene justeres årlig. Gjennom kongstanken skal alle ledere i Skaun reflektere rundt egen visjon og mål for eget lederskap. Dette er sentralt for å øke bevisstheten om hvorfor vi har valgt ledergjerningen og hva vi vil oppnå som ledere.

38 3.2 Dialog Helhetlig styring er en arbeidsform som legger grunnlaget for en systematisk dialog mellom ulike aktører og organisatoriske nivå om hvilke resultater som skal oppnås, hvordan disse skal nås, hva som har skjedd og hvordan organisasjonen skal utvikles videre. Det helhetlige styringssystemet innebærer at gode resultater oppnås gjennom kommunikasjon og aktivt samarbeid mellom mennesker. Det prinsipielle synspunktet er at både kunnskap om kommunens prestasjoner, så vel som analyse og dialog rundt årsakene til prestasjonen, er helt nødvendige forutsetninger for både kontroll og for organisasjonsutvikling. Et vellykket helhetlig styringssystem forutsetter at det etableres formelle arenaer der resultatene drøftes og fører til handling. Det forutsetter også at styringsinformasjonen bringes videre til politikerne. Det siste er særlig viktig i forhold til budsjettprosessen. I Skaun er dialogkonferansene i etterkant av brukerundersøkelsene, samt strategikonferansene mellom ledere og kommunestyret viktige arenaer for videreformidling av resultater. Modellen viser hvordan dialogen kan gå mellom de ulike aktørene i det helhetlige styringssystemet:

39 3.2.1 Bruker- og medarbeiderundersøkelser For å sikre den subjektivt opplevde kvaliteten, gjennomføres årlige bruker- og medarbeiderundersøkelser. Skaun kommune benytter bedrekommune.no for å måle tjenestekvalitet, bruker- og medarbeidertilfredshet. Undersøkelsene har standardiserte spørsmål og kan besvares direkte på nettet eller via papirskjemaer. Gjennomføring av årlige undersøkelser gir mulighet for å sammenligne seg selv med seg selv over tid, sammenligne seg selv med andre kommuner og gi styringsinformasjon alle nivåer i kommunen, samt til allmennheten. Tilbakemeldingene fra undersøkelsene benyttes som grunnlag for forbedringsarbeid på den enkelte enhet og i kommunen som helhet Dialogkonferanser Dialogkonferanser mellom politikere, administrasjon og brukere avholdes i etterkant av at brukerundersøkelsene er avsluttet. Dialogkonferansene gjennomføres sektorvis, og før konferansene gjennomgår medarbeidere og ledelse på den enkelte enhet sine resultater og forbereder presentasjon av resultater og innspill til dialogkonferansene. På dialogkonferansene presenteres resultatene og det legges opp til en aktiv diskusjon blant deltakerne om forbedringstiltak. Under og etter konferansen fyller enhetsleder ut en oppsummering, som fremlegges på strategikonferanse Strategikonferanser Strategikonferanser avholdes mellom kommunestyret, enhetsledere og tillitsvalgte to ganger årlig, i juni og i oktober. I forkant av strategikonferanse 1 formidles resultat og tilbakemeldinger fra dialogkonferansene, økonomiske rammer og analyser, samt utvalgte KOSTRA-indikatorer. Strategikonferanse1 inneholder en gjennomgang av grunnlagsdokumentet, en presentasjon av de ulike sektorers utfordringsbilde og et gruppearbeid mellom administrasjon, politikere og tillitsvalgte. Mellom strategikonferanse 1 og 2 arbeides det med utredninger som følge av foreslåtte tiltak gjennom gruppearbeid. Hensikten med disse konferansene er å legge et grunnlag for politiske prioriteringer, ved at mål og kurs justeres på bakgrunn av resultater og dialog med brukerne.

40 3.3 Kvalitetsforbedring Skaun kommune arbeider kontinuerlig med omstilling og fornying, og mye av dette arbeidet kan grense til innovasjon. Kommunal og regionaldepartementet definerer i sin innovasjonsstrategi for kommunesektoren, innovasjon som prosessen med å utvikle nye ideer og realisere dem slik at de gir merverdi for samfunnet (2013). Denne merverdien kan for eksempel ligge i bedre løsninger i tjenestene eller bedre kommunikasjon med innbyggerne, ved at kvaliteten forbedres. Det vanlige fornyings- og omstillingsarbeidet skiller seg imidlertid fra innovasjon ved at innovasjon gjerne medfører vesentlige (radikale) endringer i arbeidsmetodene eller i tjenesteutøvelsen, mens omstilling ofte er mer stegvise endringer av eksisterende rutiner. Skaun kommune vil ha fokus på å legge til rette for innovasjon, samtidig som vi vil arbeide systematisk med kvalitetsforbedring med stegvise endringer. For å kunne fokusere på kvalitetsforbedring er vi avhengige av endringsvilje i ledelsen, slik at nye og forbedrede løsninger kan innføres. Aktive ledere er en forutsetning for å skape en forbedringskultur, og i arbeidet med resultatoppfølging er det helhetliges styringssystemet et viktig verktøy. Fokuset for og innholdet i det helhetlige styringssystemet vil utvikles over tid, etter hvert som ny kunnskap erverves og kommunes politiske og samfunnsmessige omgivelser endres.

41 3.3.1 Styringsverktøyet Bedre Styring KF Bedre Styring er Skaun kommunes valgte verktøy for helhetlig styring. Bedre Styring sammenstiller anbefalte indikatorer fra datakilder som SSB, Skoleporten og Bedre kommune (brukerundersøkelser), med kommunens egne indikatorer fra økonomi og personalsystemer. Kommunen har dermed en felles plattform for intern styringsinformasjon. Dette gjør det enklere å foreta sammenligninger og fører til forbedret innsikt som gir grunnlag på forbedringsarbeid. Programmet inneholder strategi- og styringskart, og gir muligheter til å ta ut ønskede rapporter. Enhetslederne rapporterer månedlig til rådmann på valgte indikatorer i Bedre Styring Strategikart Et strategisk kart er en visuell presentasjon av kommunens strategi. Ved bruk av de fire dimensjonene samfunn, kvalitet organisasjon og økonomi og langsiktige mål satt i en årsaks-/virkningssammenheng illustrerer kartet hvordan de immaterielle eiendelene omdannes til verdiskapende prosesser. De skal på denne måten vise hvordan langsiktig avkastning for aksjonærer (i dette tilfellet kommunens innbyggere) skapes (Kaplan & Norton 2004). Skaun kommunes strategikart: