Dato/tid/sted: 05. juni kl. 12:00 16:00/Askim rådhus, bystyresalen/møterom Solbergfoss

Transkript

1 Indre Østfold kommune 2020 Møtereferat nr Møte i delprosjekt AP4 Interkommunale eierskap og samarbeid Dato/tid/sted: 05. juni kl. 12:00 16:00/Askim rådhus, bystyresalen/møterom Solbergfoss Tilstede Olav Breivik, Terje Granli, Knut Herland, Åsmund Kobbevik, Anne Jorunn Nilsen, Øivind Olafsrud, Håvard Osflaten, Hege S. Sanderson, Lisbeth Skjeldrum, Knut Are Skjønberg, Rita Sletner, Per Sturla Wærnes Saker Saksnr. Overskrift/innhold Ansvar/innledning/ merknad Godkjenning av møteinnkalling Godkjenning av referat fra Godkjenning av oppsummering fra fellesmøte (18-85) Møter i AP4 Åpen samtale om varighet og hyppighet på møtene Møtenes hyppighet opprettholdes inntil videre. Lengden på møtene reduseres fra 4 til 3 timer (kl ) (18-61) Informasjonsmøte for tillitsvalgte Anne-Jorunn gikk gjennom punktene i møteinnkallingen: Del 1 - alle Overordnet status prosjekt Indre Østfold kommune 2020 Spørsmål til oppfølging Mønster etter nye Asker kommune Frister og milepæler høsten 2018 Arbeid med interkommunale samarbeid og eierskap Fordeling på delprosjekt Dialog mellom delprosjektene og selskapene Igangsatte utredninger Del II bare de tillitsvalgte Spørsmål fra tillitsvalgte og representanter for de ansatte Oppsatt møteplan støttes

2 18-91 (18-71) Gjennomgang av div. samarbeid Prosess og anbefalinger knyttet til div selskap, samarbeidsordninger og stiftelser (navn på innleder i parentes) IØ Brann og redning IKS Ros-analyse klar før sommeren. Beredskapsanalyse klar i aug/sept. Selskapet har blitt oppfordret til å gjennomføre eiermøte så snart beredskapsanalysen er klar. Melding fra selskapet om at flytting av personell mellom kommunene ifbm. forbr. til sammenslåing, har endret oppkallsstyrken i vest. Beredskapen er justert etter dette. Må ha beskjed om evt. nye endringer. A3 har fått informasjon om dette. Beredskapsstrukturen legger binding på institusjoner og bygninger. Forsikringsselskapene har krav til avstand til objekter: Det må ikke være dyrere å drive i utkantene. AP4 sin utredning av selskapet avventer beredskapsanalysen Det gis melding til brannselskapet om at beredskapsanalysen også må ta opp i seg forsikringsselskapenes krav til avstand til objekter Edwin Ruuds stiftelse (Knut) Historikk Edwin Ruud ( ) Testamentarisk gave til kommunene Eidsberg og Askim hospital (legehjelp og annen pleie) Landets første geriatriske hospital, 1964 Stiftelsesstyret 3 repr. fra Eidsberg og 3 fra Askim, som velges av kommunestyrene for valgperioden Inngått driftsavtale (2015) med Eidsberg kommune om sekretærtjenester, forvaltning, drift og vedlikehold samt regnskapstjenester Oversikt over bygninger (kart) og leietakere: Eidsberg kommune, Askim kommune, Sykehuset Østfold HF, Ansatte (hybler og boliger), Avlastningshjemmet for I.Ø. Budsjett (ca. 1,5 mill.) og beholdning Fond etter Inga Brændemoen. Grinistiftelsen Stiftelsen transporteres til ny kommune A4 vil peke på betydningen av å velge kompetente styremedlemmer Stiftelsen Fossum Utvikling (Lisbeth) Det ble lagt frem dokumentasjon om at stiftelsen ble oppløst i 2010 Informasjonen tas til etterretning Åsmund tar kontakt med politisk sekretariat for å få oversikt over stiftelser

3 Stiftelsen Anker Studentboliger og Hotel (Lisbeth) Yrkesskolenes hybelhus i Oslo er et tidligere navn på Stiftelsen Anker Studentboliger og Hotel Næringsdrivende stiftelse som blant annet har til formål å eie og forestå driften av boliganlegg for lærlinger og elever ved yrkesutdannende skoler og studenter ved høyskoler og universiteter. Kommuner i IØ har kjøpt leierett i stiftelsen. Dette gir leierett til studenter. Det må innhentes oversikt over antall leieretter som kommunene har Ordningen opprettholdes og gjøres kjent Klinisk Veterinærvakt (Åsmund) Ordning som fullfinansieres av staten og forvaltes av Landbruksforvaltningen Sørger for veterinærvakt på kveld, natt og helg Kommunene administrerer ordningen Kommunene er delt inn i distrikter. Dyretall avgjør utbetalingen til distriktene Kommunen, som administrer ordningen for sitt distrikt, mottar pengene fra staten og gjør direkte avtaler med den enkelte veterinær Distriktene vi har i dag, er satt etter en inndeling fra 2008 I Indre Østfold er det to distrikter Øst: Marker, Eidsberg og Trøgstad (Leder Kristin Marhaug) Nord: Rakkestad, Askim, Skiptvet, Spydeberg og Hobøl (Leder Per August Torp) Begge distriktene administreres av landbrukskontoret i Spydeberg ( 28 Hobøl, Spydeberg, Askim) v/anne-marit Næss Forslag til Klinisk veterinærvakt er en administrativ ordning Endringer i kommunegrenser får ingen konsekvenser for besetning eller avstander Evt. fremtidige endringer gjøres av praktiske og/eller administrative hensyn Landbrukskontoret sørger for at deltakere i ordningen og mottakere av tjenester gis nødvendig informasjon om opprettelsen av ny kommune Som foreslått Andre konklusjoner Det er behov for å skaffe oversikt over stiftelser, der kommunene har oppgaver eller forpliktelser Foreløpig rapportering fra delprosjektene Åsmund etterspør tilbakemeldinger fra

4 Åsmund gjennomgikk delprosjektenes besvarelser og anbefalinger. A3 og AP5 har gitt tilbakemelding på alle selskaper/samarbeid Melding fra A1 er mangelfull Tilbakemelding fra A4, A5 og NAV mangler (Delprosjekt NAV er nyetablert) Anbefalinger fra delprosjektene tas til orientering Manglende leveringer etterspørres Kontakten mot delprosjektene skal være koordinert og forutsigbar. Oppfølging av delprosjektene ivaretas av rådgiver Det utarbeides en prosedyre for å sikre korrekt fremgangsmåte ved avvikling av selskaper Det er behov for å undersøke om Eiendomsselskapet Askim AS (EAS) kan overføre boligene til IØK uten at det utløses dokumentavgift delprosjekter som ikke har sendt inn svar Åsmund, med støtte fra HR, juss og økonomi, utarbeider prosedyre for avvikling av selskaper Hege ser nærmere på spørsmål om dokumentavgift (EAS). Terje oversender underlagsdokumentasjon Milepælsplan, høst 2018 ( 27, 28 og IKS) Åsmund presenterte en milepælsplan som viste prosess og aktiviteter frem mot vedtak om evt. avvikling eller uttreden av selskaper/samarbeid. Dialog med andre eiere innledes fra uke 34 Milepælsplanen godkjennes Verktøy for oppfølging av delprosjekter Per Sturla orienterte om hvordan administrasjonen vil utarbeide en oversikt som til enhver tid viser forløp, oppgaver, problemstillinger og risiko i arbeidet med det enkelte selskap eller samarbeid. Per Sturla m.fl. utarbeider og oppdaterer oversiktsverktøyet AP4 tar orienteringen til etterretning, og støtter etableringen av et oversiktsverktøy Prosjektinformasjon Generell informasjon fra prosjektledelsen og fra aktiviteter i prosjektet Rita redegjorde for arbeidet med krisesentertilbud i IØ. Det er innkalt til møter med krisesentre i tilstøtende regioner. Informasjonen tas til orientering Neste møte Til neste møte (19. juni) foreslås det å kalle inn Voksenopplæringen fra Deltagruppen. Åsmund tar kontakt med Voksenopplæringen Forslaget tas til etterretning

5