Dato/tid/sted: 17. april kl. 12:00 16:00/Askim rådhus, møterom Solbergfoss

Transkript

1 Indre Østfold kommune 2020 Referat møte nr. 11 Møte i delprosjekt AP4 Interkommunale eierskap og samarbeid Dato/tid/sted: 17. april kl. 12:00 16:00/Askim rådhus, møterom Solbergfoss Til stede Olav Breivik (fra kl. 13:00), Knut Herland, Åsmund Kobbevik, Øivind Olafsrud, Håvard Osflaten, Hege S. Sanderson, Lisbeth Skjeldrum (fra kl. 13:00), Rita Sletner, Per Sturla Wærnes Forfall Terje Granli, Anne Jorunn Nilsen, Knut Are Skjønberg Saker Saksnr. Overskrift/innhold Ansvar/innledning/ merknad Godkjenning av møteinnkalling Godkjennes Godkjenning av referat fra Godkjennes Åsmund orienterte om tilbakemelding fra prosjektleder når det gjaldt AP4s bekymring rundt fremdriften i andre delprosjekter, jf. sak i forrige møte Orientering fra erfaringsseminar på Gardermoen april Kjente seg igjen i KS-advokatenes redegjørelse om kommunereform og eierskap Ble positivt utfordret av rådmannen i Asker (Sammenslåing Asker, Røyken og Hurum): o Eierskap og interkommunalt samarbeid er ett av tre hovedfokusområder i arbeidet med sammenslåing o De har innhentet eksterne utredninger av selskaper og samarbeid o Eierstrategi ble lagt til grunn for veivalg: Politiske o prinsipper og faglige tilrådinger Håndtering av ansatte i selskaper og samarbeid på lik linje med kommunalt ansatte ved virksomhetsoverdragelse Inviterte rådmannen i Asker, sammen med en politisk representant, til ett av våre neste møter. Festet seg ved foredrag av rådmannen i Klæbu (sammenslåing Trondheim Klæbu): o Utmelding av selskaper med ulike utfordringer: Renovasjonsselskap og håndtering av selvkost-

2 18-67 (18-62) området. Et kontrollutvalgssekretariat med lengre utmeldingsfrist enn antatt. o Ansatt-situasjonen i Klæbu. Ansatte har sagt opp og begynte å jobbe i Trondheim. Har måttet opprette div. vertskommunesamarbeid med Trondheim i overgangsperioden. Påminnelse om behov for å kartlegge ansatte i kommunene, særlig de berørte. Hva betraktes som ledernivået, som f.eks. rådmannens ledergruppe? Ulik oppfatning og praksis mellom kommunene i IØ. Inntrykk av at Prosjekt I Ø kommune har en gjennomsnittlig fremdrift, sammenliknet med andre regioner. Tilbakemeldinger fra våre deltakere om at det ikke var mye nytt, faglig sett. Det er et positivt signal om at vi har kompetanse på det vi jobber med. Sammenslåingen av nye Asker kommune er interessant, men ikke alltid sammenliknbar. Som eksempel nevnes gjensidig, enstemmig ønske om etablering av ny kommune, og gjennomgående enstemmighet i saker som behandles i fellesnemnda. Informasjonen tas til orientering Det gis tilslutning til å få besøk av rådmann og politisk representant fra sammenslåingen Asker, Røyken og Hurum Orientering om saker sendt til representantskapene Det ble gitt en orientering om ferdigstillelse av sakene som ble behandlet i forrige møte. De er nå sendt til representantskapsmøtene, for behandling 27. april. Sakene er: Utredning av krisesenterfunksjon Forpliktelser ved uttreden Orientering om planleggingsprosess Sak om utredning av krisesenterfunksjonen ble gjennomgått med representantskapets leder og styrets nestleder i går. Det er foreslått å ha to tillitsvalgte en fra selskapet og en fra kommunene (prosjektet) i arbeidsgruppen Informasjonen tas til etterretning Saksfremleggene publiseres fortløpende på Orientering om nye budsjettinnspill Det ble orientert om tre nye budsjettinnspill som er oversendt prosjektleder: ,- til prosjektledelse for utredning av tjenester til ressurskrevende brukere ,- for frikjøp av leder av arbeidsgruppen for Krisesentertilbud i Indre Østfold (Rita Sletner).

3 40 000,- til gjennomføring av samlinger som gjelder prosess rundt eierstrategi og innsikt i ulike selskaps- og samarbeidsformer Informasjonen tas til orientering Orientering fra inviterte selskaper/samarbeid Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Styreleder Tore Johansen og fung. daglig leder Ida Haaby: Det ble gitt en redegjørelse for oppstarten av selskapet og frem til i dag: Selskapet ble skilt ut fra kommunerevisjon i 2005, og var til å begynne med en lite forstått og prioritert oppgave. I det senere fått selskapet fått nødvendige ressurser og bygget opp kompetanse. Ark om kontrollutvalgssekretarietets rolle ble delt ut i møtet. Proposisjon til ny kommunelov legger oppgaven med utarbeidelse av plan om forvaltningsrevisjon til sekretariatet. Dette utføres av kommunerevisjon i dag. En utredning fra Deloitte (2014) anbefalte IKS som organisasjonsform for kontrollutvalgssekretariat. en fra utredningen til Norsk kommunerådgivning i 2015 var å opprettholde dagens kontrollutvalgssekretariat som IKS. I 2015 gav representantskapet styret i oppdrag å se på muligheten for sammenslåing med andre sekretariater: Kontrollutvalgssekretariatet i ytre Østfold har nå meldt interessere for dette, noe som vil følges opp i Perspektiver for fremtidens kontrollutvalgssekretariat: Mange små miljøer ser behovet for å bli større Ny kommunelov (proposisjonen) tydeliggjør sekretariatets rolle Uavhengighet er sentralt med tanke på organisering Stedsuavhengighet: Har fullelektronisk saksbehandlingssystem (Ytre og Indre Østfold har samme system). Avhengig av stabilt nett og tilgang til skriver. Ny lov gir adgang til fjernmøter Ny eiersituasjon: Nå frigjøres tid til overordnet analyse og planarbeid. Den nye kommunen vil på grunn av størrelsen ha flere møter og prosjekter. Styret vil presentere forslag til fremtidige endringer. Samtalen i møtet tok blant annet opp i seg grensesnittet mot kommunerevisjon, samt eierstyringen ifbm. kommunesammenslåing. Det vil være viktig at kontrollutvalgene for de fem kommunene samordner sine forventninger til og vurderinger av evt. endringer i tjenesten. AP4 utfordret kontrollutvalgs-sekretariatet på å være offensive i forhandlingene med tilstøtende kontrollutvalgssekretariat, med en intensjon om å få arbeidsplasser til vår region.

4 18-70 (18-53) Informasjonen ble tatt til orientering Arbeidsmetodikk Det ble sett nærmere på en fremgangsmåte som skal sikre kvalitet i vurderings- og beslutningsprosessen, samt oppfølging av andre delprosjekter. Per Sturla la frem en todelt fremgangsmåte 1. Systematisering av selskaper og samarbeid ut ifra en risikovurdering og en tidslinje for det som skal leveres. Skal avtaler sies opp eller transporteres? 2. Fremstilling av fasene i en forsyningsprosess. Dette ble tegnet opp i møtet. I sin presentasjon satte Per Sturla et skille mellom anskaffelsesprosess (outsourcing vil være anskaffelse) og forsyningsprosess (hvordan vi som kommune organiserer oss for å få dekket våre behov). I møtet orienterte Olav om at prosjektleder har i dag (styringsgruppen) satt 15. september som dato for delprosjektenes utredninger og anbefalinger om selskaper og samarbeid. Den beskrevne forsyningsprosessen sendes umiddelbart over til delprosjektene sammen med den frist som er satt av prosjektleder Innen 22. mai skal det settes opp en tidslinje for leveringen, som systematiserer selskapene ut ifra risiko og aktiviteter. Tidslinjen meddeles øvrige delprosjekter når denne er klar Hege, Per Sturla og Åsmund utarbeider en tidslinje for leveringen Arbeidsskisse AP4 Arbeidsskissen ble gjennomgått på overskriftsnivå. Det ble blant annet drøftet hvorvidt det nå burde kjøres en prosess med sentrale politikere for å nedfelle begrunnelser og motiver for eierskap, som en føring for delprosjektenes vurderinger og anbefalinger. De forskjellige deltakerne i delprosjekt AP4 har ansvar ihht. konklusjon. AP4s hovedansvar knyttet til selskaper og samarbeid ble gjennomgått. Oppgaver ble fordelt: Kontroll- og tilsynsfunksjoner Prioriteres ikke. Utkast til nye selskapsavtaler vil gjennomgås. Renovasjon. Avklart. Utkast til ny selskapsavtale vil gjennomgås. Brann og redning Det forutsettes at representantskapet igangsetter en prosess på grunnlag av ROS. AP4 vil følge med på prosessen: Hege, Knut, Knut Are og Åsmund følger opp, slik at delprosjektet fortløpende kan holdes orientert og vurdere eventuelle problemstillinger underveis. Mindre samarbeid, stiftelser og liknende skal legges frem til gjennomgang 5. juni:

5 o Edwin Ruuds stiftelse Knut o Stiftelsen Anker Studentboliger og Hotel, Stiftelsen Fossum Utvikling, Yrkesskolenes hybelhus i Oslo Lisbeth o Klinisk Veterinærvakt Åsmund Rakkestad Flyplass AS sak om avhending av aksjer forberedes på et senere tidspunkt Forsyningsprosessen legges til grunn for delprosjektenes arbeid. Den politiske vurderingen gjøres i behandlingen av hver enkelt sak. Det legges derfor ikke opp til en egen prosess i forkant for å nedfelle begrunnelser for eierskap. En bearbeidet arbeidsskisse vil utgjøre delprosjektets konseptsbeskrivelse Der AP4 har hovedansvar for selskaper og samarbeid gjennomføres oppgavene i henhold til den fordeling og de frister som satt i møtet Neste møte Neste møte er 8. mai, fra kl Første halvdel er sammen med delprosjekt A4. Temaer er Helsehuset (11-13) Ressurskrevende brukere (13-14) Svar på bestilling til stab (ansattes rettigheter ved endring og oppløsning av selskaper) (14-16) Det er ennå ikke avklart om Nybøle kan benyttes som sted for samlingen Eventuelt: Delprosjekt A5 inviteres til gjennomgangen og drøftingen av ressurskrevende brukere Dagen må forberedes: Program, møtested og befaring av Nybøle 1. Kontinuitet i styrer frem til 2020 Det ble rettet et spørsmål til Olav om det i denne fasen er gjort vurderinger rundt gjenvalg til styrer i IKSene. Olav svarte at intensjonen er å videreføre styrene så sant styremedlemmene ønsker dette. 2. Sak om bedriftshelsetjenesten På vegne av rådmannsgruppen i de fem kommunene ble Åsmund bedt om å lage en sak om forslag til utvidelse av Smaalenene Bedriftshelsetjeneste, til å omfatte alle de fem kommunene frem til (jf. sak 18-32). Saken må være ferdig i første halvdel av mai.