Protokoll WEB fra styremøte Hanne Østerbø, Rune Eriksen, Vibeke Baltzersen, Kjersti Baahus og Isabella Facconi

Transkript

1 Skåreråsen III Borettslag Postboks 323, 2001 Lillestrøm Fakturaer: 17 Skåreråsen III c/o Fakturamottak, BORI, Postboks Vika, 8608 Mo i Rana Org. nr: Protokoll WEB fra styremøte Sted Skårer Terrasse 11, klokken 17:30 Sendt Styremedlemmer Hanne Østerbø, Rune Eriksen, Vibeke Baltzersen, Kjersti Baahus og Isabella Facconi Sendt Varamedlemmer Forfall: Heidi Fjøsne For flere detaljer se sakslisten Vedlegg: Resultatregnskap 2018 m budsjett 2019, arbeidsfordeling mai 2018, SAK Beskrivelse: (styremøte sak 1 til 36 foreløpig Ansvar 1. Instruks for styrearbeid utsendt i nov legges til grunn for styrets videre arbeid. Er det ønsket endringer så får vi finne tid til å gå den igjennom og se om noe skal tilpasses. I mai ble det satt opp et arbeidsfordelingsskjema det.. Styreleder skriver saksliste jfr instruksen Styreleder vil for styremøte frem til generalforsamlingen sende en skisse til protokoll til sekretær 1-2 dager før styremøte Ingen merknader, instruksen legges i bunn av vårt arbeide. Hege fra Bori var på møtet. Sak styrets samarbeid og hvordan vi skal jobbe frem til generalforsamlingen 2. Forslag til dagsorden - utsendt pr e-post Er det ønske om tillegg til dagsordenen Ny sak: Styret og samhandling med beboere Godkjent med flg tillegg Isabella og Vibeke lager et utkast til en beboerundersøkelse for å høre hva beboere er opptatt av. Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 1 av 10

2 3. Protokoll fra siste møte Protokollen ble undertegnet på møtet -- det gikk bra, men det kan lett bli feil, det kan gå for fort, vi må få tid til å lese og komme med evt endringer Vi er i en periode hvor den totale godkjenningstid bør kunne settes ned til 3 dager Det er saker som MÅ igangsettes. Møter kan planlegges- men det meste skjer mellom styremøtene og der må det gå an å svare på en e-post slik at vi kan få noe gjort alle slike saker skal inn i førstkommende protokoll. Dersom 2 tilkjennegir positivt svar er det flertall og saken igangsettes Protokollen undertegnes på møtet, men alle må få lese og komme med evt merknader innen 2 dager (styremøte mandag merknader senest onsdag) Hvis ingen tilbakemelding anses protokollen for godkjent 1» Saker kan sendes ut pr e-post for fort behandling, alle slike saker skal inn i førstkommende protokoll. Dersom 2 tilkjennegir positivt svar er det flertall og saken igangsettes 4. Informasjon fra styreleder Manglende tømming av konteiner Ekstra strøing med grus ved konteinere Oppheng av vaskeskjema i vaskerier Forsikring opp til % og egenandel opp til kr , har bedt vårt gamle selskap om og gi oss et tilbud Vedtak Informasjonen tatt til etterretning 5. Utdeling av Roaf-bagger mandag Kort styremøte sak: avfallsbrønn 6. Vedtak Vi bestiller 2 glassbrønn asap Økonomi Resultatregnskap tatt ut Saldo er kr Regnskapet er tatt til etterretning 7. Budsjett 2019 Budsjettet er justert for kommunale avgifter, forsikring/egenandel opp. Kr 11.mill for kommende prosjekt er fjernet når vi vet hva vi gjør kan tall settes inn, da kommer lånet som en «inntekt» 1 protokollen er et arbeidsdokument- underlag for å sette i gang med oppgaver og gir tidsfrister for hvem som skal gjøre hva og når og rapportere til styreleder Tid til å skrive protokoll og godkjenne er noe styremedlemmer må planlegge med Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 2 av 10

3 Til årsberetningen Underskudd ca kr tas fra driftsoverskudd 2018 Orientering tatt til etterretning med flg spørsmål 8. Innkjøp bestillinger er det noe i denne periode Elbil Infratek sjekker hvilke muligheter vi har fra trafo i Skårerlia, kostnad til fordeling 60/40 Vi må bestille en ekstra brønn til papir -asap, se sak Rør i rør prosjektet. Eller total renovering?? Viser til notat fra OBOS utdrag: Alle Det er en grunn til at mange borettslag tar alt på en gang og blir ferdig med alle rør. Informasjon må ut til beboerne og det må et infomøte til hvor OBOS kan legge frem 2 forslag rør i rør og total renovering. Her er det både plusser og minuser og Bori kan fortelle om økonomien hva det vil bli/kan bli. Forsikringspremie for 2016: 245 for 2017: 254 for 2018: 398 for 2019: Det er andelseierne som skal avgjøre hva vi skal ha. Obos må komme med 2 forslag og vi må gjøre klar til beboermøte Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 3 av 10

4 OBOS Det er vanskelig å gi noe gode budsjettall på de ulike løsningene, da den ene løsningen ikke vil være fullverdig, mens den andre er det. Derfor blir det vanskelig å sammenligne tall uten å se hva innholdet er. Men etter hva vi er kjent med vil utskifting av vannledninger og innvendig reparasjon av avløp utgjøre prismessig ca 1/2-2/3 av beløpet for full utskifting inkludert bygningsmessig oppgradering av våtrom og toalett. Årsaken til usikkerhet rundt beløpet er hvor mye ekstraarbeid som kan påløpe ved innvendige reparasjoner / utskifting av vannledninger. ½= ca og 2/3 = For nytt regnes ca Planen videre: Fra dato stoppe all refusjon til oppussing av bad og toalett og be alle vente til avgjørelse er tatt beboermøte i mai ekstra ordinær generalforsamling medio juni måneder etter beboermøte og etter ord. generalforsamling. Styremedlemmene aksepterer at det blir mye jobb på alle og det blir mye jobb som må tas når oppgavene dukker opp Styreleders tanke er da at det først avholde generalforsamling, velges nytt styre og det må i tillegg velges/oppnevnes en prosjektkomite, med kompetente folk valgt blant andelseierne, (eller vi må ut å kjøpe også denne tjenesten og det blir både kostbart og feil) da blir det igjen tid til info på beboermøte (Obos tilstede) Vi informerer omgående beboerne om planen Stopp for oppussing av bad Det godkjennes ingen refusjoner av bad før avgjørelsen er tatt våren sommeren 2019 at det nye styre vil invitere til beboermøte i mai og ekstraordinær generalforsamling medio juni Obos skal presentere forslagene Vi ber OBOS om hjelp til informasjonsskriv satser på å legge begge forslag fram på beboermøte i mai/juni Obos skal presentere forslagene på ekstraordinær generalforsamling begynnelsen av juni Avgjør senere om det det skal bli beboermøte og deretter ekstraordinær gf --- på samme dag 10. Avfallsbrønn 1 Info: Møte med ROAF Tilstede leder og nestleder - ingen avklaring SÅ3 skal få ny behandling og svar før jul. Svaret kom og var negativt Vi har budsjettert med innkjøp av 11 brønner kr Våre beboere har ventet lenge nok og de bør ha glassbrønner på egen side av veien slik at når de går ut med 2-3 poser søppel kan de legge det på en stasjon, restavfall, papir og glass. Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 4 av 10

5 Vedtak og bestilte 2 glassbrønn som vi betaler selv. Leder- nestleder følger opp og gir informasjon ut (facebook, web og infobrev) når det er informasjon. Vi bestiller en ekstrabrønn til papir som skal plasseres ved fjellet. Lys ved stasjonene Styreleder sendte ut forespørsel kl 1005 og bad om fort svar - om hvilken farge vi skulle (når en sak er sendt ut for e-post behandling er det viktig å få den med i protokollen) 11. Avfallsbrønn 2 Fellesmøte 2. januar -- Tilstede fra SK3 Leder, fra SÅ2 leder og nestleder Sak glassbrønner på SK3 s nye Avfallstasjoner i Skårer Terrasse Skåreråsen 2 ble veldig fornøyd med at vi har bestilt brønn og mener at også våre beboere har fortjent å kunne sortere på egen plass Bruksoverlating Ingen saker er registrert i perioden Brannkontroll Norsk brannvern.. Når og og oppsamling Infobrevet fra NB må henges opp minst 10 dager før kontrollen legges på web og fb (web innlegg sendes til Hanne) Nøkkelutlevering. 14. HMS hva er gjort?? Kan ikke se å ha fått noen oppdateringer fra Bori / NBBL kan være at vi ikke har abonnement Hvis SK3 ikke har abonnement på HMS permen må det bestilles asap 15. Termografering av sikringsskap. Forslag: vi tar en sjekk samtidig med SK2 i 2019 Det er altså vedtatt en gang men HMS se saken over «hva er gjort» Vedtak Styrelede r Vi forhører oss om prisen på termografering før vi evt bestiller Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 5 av 10

6 Generalforsamling ordinær Dato sted på Bøndernes hus --- Arbeids- kjøreplan -- med arbeidsfordeling utarbeides Generalforsamling 2 Årsberetning Vers 1 sendt ut Årsberetning Med unntak av sak 5, økonomi 2018 og sak 6. budsjett 2019 (mars 2019) Godkjent Skriftlige tilbakemeldinger med angivelse av side, avsnitt og evt tillegg som må med sendes til styreleder senest blir da tatt med i ny versjon av ÅB til neste styremøtet som er Videre behandling: Endelig vedtak på februarmøtet. ØK-saker i mars Styrelede r Alle 18. Generalforsamling 3 Årsberetnings sak 5 Se sak 20 om honorar (senere sak) Styrets forslag til behandling Sak 5.1 om elbil og parkering Godkjent med følgende tilføyelse retting Sak 5.2 om grilling på balkong (altan, veranda, balkong, terrasse) vi har altså balkong Forslag til Godkjent med følgende tilføyelse retting Har styret andre forslag til behandling? Arbeidet med prosjekt Rør se sak 9 i sakslisten 19. Generalforsamling - 4 Det krever tid å være i styret- det kommer til å kreve mye tid i På valg er Rune Vibeke Kjersti Christian,,,,,,,, Det må velges nytt styremedlem for Christian for 1 år for å gjøre perioden ferdig Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 6 av 10

7 20. Og alle varamedlemmer Rune har sagt nei til gjenvalg Hanne - Styreleder er valgt til 2020 se sak 21 «møte med valgkomiteen Styrehonorar Det har gått rykter hvem som har send dem ut og deltatt tja? Men fakta er: Styrehonorar: Generalforsamlingen vedtar styrehonoraret etter forslag fremmet av styret/valgkomite Forslaget er tatt inn i årsberetning via budsjett og forslag Honoraret utbetales for den tid som har gått. Altså de kr som ble vedtatt i april 2018 ble utbetalt til de som satt fra generalforsamlingen til 2018 Har oppfordret alle til å skrive logg? At det ble satt ut mange rykter hos oss om oss - er bare trist. På styremøtet etter generalforsamlingen ble fordelingen vedtatt enstemmig det var en sak med Arvind men fordelingen var det enighet om! (se portal) Vi setter opp retningslinjer for hvordan dette skal gjøres slik at den samme mal ligger i bunn hvert år Det er rimelig at fordelingen skjer på grunnlag av ansvar og arbeidsinnsats alle går igjennom arbeidslister og sender forslag om ny fordeling for til leder asap og senest Hva mener du selv - du skal ha og hvorfor?? satt opp på grunnlag av oppmøte - arbeid/ansvar gjennomføring - - gjør vi et skikkelig vedtak - og det blir enkelt å fordele for fremtiden Alle forslag til styreleder senest husk når noe beløp flyttes må det tas fra ett sted og legges til et annet sted. Leder og nestleder syr sammen innkomne forslag og sender ut før neste møte (som er 04.02) med saksdokumenter 30- ell Vi tar utgangspunkt / Ved evt annet beløp er det vanlig matematikk som brukes utbetaling finner sted etter GF Ovennevnt tatt til etterretning. Alle sender forslag til styreleder senest På møte fatter vi endelig vedtak- som da iverksettes umiddelbart etter generalforsamlingen april 2019 Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 7 av 10

8 21. Møte med valgkomiteen Medin Alijoski ST 29 Anita Larsen ST 37 De bør få lov å supplere seg med medlemmer som ikke bor i rundkjøringen altså ST og og ST 2-4 og / eller skåreråsen 2-4 Foreslår at styret sier: Styret oppfordrer valgkomiteen til å finne 2-3 medlemmer så vi får hele borettslaget involvert og oppfordre andelseiere til å ta kontakt med Medin eller Anita adresse fås ved Styreleder (dette kan sendes ut i Infobrev) VK supplere seg med medlemmer som ikke bor i rundkjøringen altså ST og og ST 2-4 og / eller skåreråsen 2-4 Ovennevnt tatt til etterretning Til Info: Styreleder har bedt valgkomiteen om et fort møte. Og hadde møte med Medin og har avtalt nytt møte den Styremøter våren 2019 Møtenummer Måned Uke Dato Styremøte Styremøte Styremøte BLIR FOR SENT MÅ HA SIST I MARS Generalforsamling Styremøte/konstitueren de Info skriv til beboere -infobrev etter hvert ord. Styremøte eller beboermøte. (andelseierne har krav på info, og på sikt gjør dette styrearbeidet enklere) Styreleder sender ut infobrev. går gjennom sakslisten, men foreløpig pkt Rørprosjektet stopp for oppussing og refusjon Avfallstasjoner Annet?... budsjett, tette sluk, fordeling av ekstra parkeringsplasser Info Brannkontroll termografering elbilsaken Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 8 av 10 Styreleder

9 Infobrev- på inngangsdører, web og fb er det noen som melder seg frivillig til å henge på dørene? det blir en 2-3 dagers varsel. Henger på dørene To do Skaff stort lokale til generalforsamling OK Sett opp arbeids og kjøreplan for generalforsamlingen Skaff enda større lokale til beboermøte mai/juni avtal med Obos Gjennomføring termografering? Man kan ikke utelate alt hva som har med HMS styrets har ansvar for tekn.rom i kjellere Se sak 14 og 15 Brannkontroll vi må være tilstede med nøkler hvem Vi må henge opp skriv på inngangsdørene ca 10 dager før kontroll hvem? Styreleder Styreleder styreleder 28. Planlegg for beboermøte- dvs bestille lokale og avtale med Obos styret må ta mange avgjørelser før beboermøte eks hva skal med i «pakken» og hva skal andelseier betale selv -- styreleder Har satt opp en rekke oppgaver det er oppgaver som må fordeles Alle må ta ansvar har gitt noen forslag Infohefte til beboere med samling av alle vedtekter og retningslinjer brukerveiledninger det er en oppgave for de som har sittet lengst i styret samle innhold og gi forslag til lay-out, legges frem for styremøte i mars og vi tar sikte på å utgi etter generalforsamlingen Økonomistyring planlegging Langtidsbudsjett og korttid årlig likviditetsbudsjett bør utarbeides Noen som vet noe om hva vi har hatt? Utarbeidelse av parkeringsbestemmelser de finnes litt over alt, ikke minst i tidligere årsberetninger, men må settes sammen og revideres gjelder også tildeling av ekstraplasser -2 forskjellige saker -- - legges frem for styremøte i mars Hvem? Styreleder/ nestleder 32. Utarbeidelse av adm rutiner _ f.eks for 1. behandling og godkjenning av faktura mv Oversikt over forsikringer rammeavtaler og andre kontrakter 2. Arkivering i styreportal 3. Vårdugnad 4. For brøyting bortkjøring av snø - avtaler med SÅ2 5. Felleskostnader- avtaler med SÅ2 6. Søknad om ekstra parkeringsplass 7. Strøm hvor har vi målere- sikringsskap (også garasjer) 8. Hva må man ikke kaste på konteiner / på henger 9. Gaver Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 9 av 10 Hvem tar hva?

10 Alle forsikringer 11. Prinsippvedtak (samle- se egen sak) 12. HMS- kontor- kaffemaskin mv 13. Velkomstbrev til nye andelseiere annet??? kom med forslag Skrives over samme mal! Påbegynnes asap og bør være ferdig i juni - legges frem for styret etter hvert som de blir ferdige HMS og tiltak etter HMS runde styret må få en full rapport for gjennomgått runde - og vi må bestemme hva vi skal gjøre videre Viktig med en fort rapport så vi vet hva vi kan si på generalforsamlingen men tiltak til 1.ord møte etter GF Samling av mange vedtak (Prinsippvedtak) som er fattet pga saker fra andelseierne viktig at alle får samme behandling uansett når saken kommer opp - dette bør kunne tas ut av protokollene og av de som har sittet lenge i styret bare tenk på forsikringssaker og «store klager» tenker mugg/fukt/lukt og andre saker hvor det har vært diskusjon om hvem som har ansvar -- asap -- legges frem for styremøte i mars Lag en «ofte stilt spørsmål» OSS som kan legges på web hvem hvem alle må bidra Hvem Alle må bidra 36. Fordeling av styrehonorar --- satt opp på grunnlag av oppmøte - arbeid /ansvar gjennomføring et skikkelig vedtak og det er enkelt å fordele for fremtidene det er en naturlig sak for leder og nestleder men FØRST MÅ ALLE SENDE INN HVA DE MENER TIL NESTE STYREMØTE Leder/ nestleder Alle bidrar Sakene flyttes fra neste styremøte over i en oppgaveliste som skal følge saksliste og protokoll fremover noen saker vil bli grønne=utført. Nye saker vil komme til Mye av det som er nevnt herover fra sak 31 er noe som kan kjøpes ved Bori så spørsmålet er om vi kan/vil selv eller vi vil kjøpe. Neste styremøte Årsberetning honorarfordeling skal da ferdigbehandles, slik at det bare er økonomi og evt innkomne forslag - fra andelseierne - som står igjen til generalforsamlingen Styreleder Nestleder Sekretær Styremedlem Styremedlem Protokoll -WEB-fra styremøte ut nå.docx 10 av 10