Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: Tirsdag 8. september 2015 TID: Kl. 10:00 STED: Levanger rådhus møterom 2040 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. Saksliste Sak nr. Sakstittel 016/15 Referatsaker 017/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 018/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen 019/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens verdigrunnlag og etisk reglement - implementeringen i organisasjonskulturen og videreutviklingsarbeidet 020/15 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens ulovlighetsoppfølging 021/15 Kontrollutvalgets budsjett for /15 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 023/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 024/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet 025/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 026/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Eventuelt Sak nr. 20/15 ettersendes. Steinkjer, Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 016/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapsmøte Vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS Orientering om planlagt opplæring av kontrollutvalg Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3

4

5

6

7

8 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 017/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 017/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 38/14 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

9 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 018/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNEREFORMEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 018/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 38/14 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2015 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunereformen. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

10 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 019/15 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS VERDIGRUNNLAG OG ETISK REGLEMENT - IMPLEMENTERINGEN I ORGANISASJONSKULTUREN OG VIDEREUTVIKLINGSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 019/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Etiske retningslinjer for Levanger kommune, Verdal kommune og Innherred samkommune Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 3/15 2. KS etikkutvalgets sak 16/14 «Etiske retningslinjer» 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget ba ved behandlingen av sak 3/15 «Orientering fra rådmannen vedrørende forhold omkring medieomtalen "Dagsverket"» den rådmannen foreta en gjennomgang av kommunens etiske reglement. Etikkutvalget i KS behandlet sak 16/14 «Etiske retningslinjer» i møte den Etikkutvalget traff slikt vedtak i saken: «Kommunesektorens etikkutvalg minner om krav i kommunelovens formålsparagraf om høy etisk standard, og mener alle kommuner skal ha etiske retningslinjer eller etiske regelverk. Retningslinjene bør gjelde både for ansatte og folkevalgte. Kommunene har ansvar for å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, relevante, kjente og har en praktisk betydning. Nyansatte i kommunen skal bli gjort kjent med kommunens etiske retningslinjer, og som en del av arbeidskontrakten signere på at retningslinjene lest, forstått og forpliktende. Etikkutvalget i KS har for øvrig tidligere anbefalt at etiske retningslinjer skal gjelde både for ansatte og for folkevalgte.

11 Arbeidet med verdigrunnlag og etisk reglement kan deles i 3 faser: 1. Gjennomgang av kommunens verdigrunnlag og reglementet 2. Implementering i organisasjonen og organisasjonskulturen 3. Evaluering, både mht. etisk verdigrunnlag og reglement men også mht. implementeringsprosessen. I kommunens årsberetning for 2014 kan en under kapittelet som omhandler etikk bl.a. lese: «Kommunen som arbeidsgiver har det overordnete ansvaret for de etiske retningslinjene og for at disse blir fulgt. Lederne har et særlig ansvar for oppfølging. For det første fordi lederne gjennom ord, handlinger og lederstil har stor innflytelse på kulturen og normene for atferd i organisasjonen. For det andre fordi lederne selv kan bli satt i situasjoner hvor valg og beslutninger krever etisk refleksjon og klokskap. For det tredje fordi det er ledernes ansvar å sørge for at hele organisasjonen er seg bevisst de etiske kravene som stilles i virksomheten, og at det umiddelbart blir tatt opp i organisasjonen dersom det skjer brudd på lover og regler eller det utvikler seg en uheldig sedvane og kultur. Den enkelte ansatte plikter å gjøre seg kjent med de bestemmelser og instrukser som til en-hver tid gjelder for egen stilling, og har et personlig ansvar for å følge retningslinjene på beste måte. Arbeidet med å utvikle ledelse og ledelsesfundament har fortsatt gjennom hele Et av de gjennomførte tiltakene er etablering av en arena for ledere på de tre nivåer vi har definert. Hensikten er å bruke tid på felles forståelse og utvikling. Etikk og verdibasert ledelse er fortsatt kjernen i det kontinuerlige arbeidet med ledelse, helhet og samhandling. Ytterligere ble en serie med ledertema (lederprogrammet) som understøtter dette videreført gjennom 2014.» En har bedt om en orientering fra rådmannen vedrørende implementeringen av kommunens verdigrunnlag og det etiske reglement i organisasjonskulturen, herunder arbeidet med å videreutvikle dette. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering For å sikre eierskap til verdigrunnlaget, samt økt etisk refleksjonsevne på alle nivåer, er det viktig at alle deltar i de ulike prosessene - også i det politiske miljø. På denne måten vil kommunens verdigrunnlag og det etiske reglement være et godt verktøy for å sikre gode og etisk forsvarlige beslutninger - i tråd med de verdier samfunnet og kommunen står for. Det er i denne sammenheng også verdt å merke seg at dersom en lykkes med dette arbeidet, vil kommunens verdigrunnlag og etisk refleksjonsevne også kunne bidra til å gi veiledning ved utøvelsen av det kommunale skjønn. 2

12 Det etiske reglement bør i tråd med uttalelsen fra KS sitt etikkutvalg også omfatte de folkevalgte, jf. etikkutvalget sak 16/14. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

13 ETISKE RETNINGSLINJER FOR LEVANGER KOMMUNE, VERDAL KOMMUNE OG INNHERRED SAMKOMMUNE Behandlet i forum for tillitsvalgte. Vedtatt av administrasjonsutvalget i Verdal kommune Vedtatt av administrasjonsutvalget i Levanger kommune

14 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune Forord Etisk kvalitet på tjenesteyting og myndighetsutøvelse er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til kommunen. Målet med disse generelle etiske retningslinjene er at alle kommuneansatte skal være seg dette bevisst. De etiske retningslinjene skal være av overordnet karakter, og er ikke detaljerte regler. De er ment å være generelle rettesnorer som igjen krever refleksjon av den enkelte ansatte. Bestemmelsene som er nedfelt er ikke alltid presise, men angir rettslige standarder. Retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet. Vi har mange rettsregler (lovfestede og ulovfestede) som har innvirkning på de etiske verdier og normer i kommuneforvaltningen. De til enhver tid gjeldende etiske normene påvirker utformingen av lover og annet regelverk. Slik sett utfyller retningslinjene de eksisterende rettsreglene. Noen av de gjeldende rettsreglene er nærmere omtalt under punktet Forholdet til lov- og regelverk. Retningslinjenes status og lokalt ansvar Retningslinjene skal gjelde generelt for hele kommunen, noe som innebærer at alle enheter er omfattet av disse retningslinjene. Opptreden eller handlinger som bryter med de generelle etiske retningslinjene medfører ikke egne sanksjoner, men brudd på f.eks. habilitetsbestemmelsene vil kunne føre til at et vedtak blir ugyldig. En handling eller unnlatelse i tjenesten vil kunne bli bedømt som en tjenesteforsømmelse, og kan føre til tjenestelige reaksjoner. Handlinger eller unnlatelser i tjenesten kan også være så grove at de fører til påtale og straffereaksjoner. Klare brudd på lovbestemmelser vil normalt også være brudd på allmennetiske og forvaltningsetiske retningslinjer. Selv om en tjenestelig handling eller unnlatelse ikke medfører et direkte brudd på lover eller formelle regler, kan de bli tillagt vekt i en personalsak dersom de innebærer et brudd på etiske retningslinjer. Under forutsetning av at etiske retningslinjer er gjort kjent i virksomheten, og for den enkelte, vil brudd på disse retningslinjene være et moment som kan tillegges vekt, f.eks. i en samlet vurdering av vedkommende kommuneansattes skikkethet eller ved en intern søknad på ny stilling, hvor det er saklig å stille krav om etterlevelse av virksomhetens etiske retningslinjer. Arbeidsgivere, ledere og ansatte Kommunen som arbeidsgiver har det overordnete ansvaret for de etiske retningslinjene og for at disse blir fulgt. Enhetsledere har et særlig ansvar for oppfølging. For det første fordi lederne gjennom ord, handlinger og lederstil har stor innflytelse på kulturen og normene for atferd i organisasjonen. For det andre fordi lederne selv kan bli satt i situasjoner hvor valg og beslutninger krever etisk refleksjon og klokskap. For det tredje fordi det er ledernes ansvar å sørge for at hele organisasjonen er seg bevisst de etiske kravene som stilles i virksomheten, og at det umiddelbart blir tatt opp i organisasjonen dersom det skjer brudd på lover og regler eller det utvikler seg en uheldig sedvane og kultur. Den enkelte ansatte plikter å gjøre seg kjent med de bestemmelser og instrukser som til en- 2 av 11

15 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune hver tid gjelder for vedkommendes stilling, og har et personlig ansvar for å følge retningslinjene på beste måte. Oppbyggingen av dokumentet I dette dokumentet er retningslinjene satt inn i grå rammer, mens den øvrige teksten er kommentarer til de enkelte bestemmelsene. Innledningsvis under hvert hovedpunkt er det gitt merknader til det sentrale innholdet i hovedpunktet. I retningslinjene bruker vi generelt begrepet innbygger, også i de tilfellene det ville være naturlig å benytte begreper som borger, publikum, kunde eller bruker. 3 av 11

16 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune Etiske retningslinjer for kommunen 1. Generelle bestemmelser Ansatte i kommuneforvaltningen skal ledes av både allmennetiske og forvaltningsetiske verdier og normer. Enhver ansatt har et selvstendig ansvar for å bidra til at virksomhetens tillit og anseelse blir ivaretatt. Kommuneansatte skal ikke la egne interesser påvirke saksbehandlingen eller arbeidet for øvrig, og heller ikke la hensynet til egen eller virksomhetens bekvemmelighet eller prestisje påvirke handlinger eller avgjørelser. 1.1 Hensynet til innbyggerne Både som myndighetsutøver, tjenesteyter og forvalter av betydelige samfunnsressurser, plikter kommuneforvaltningen - og dermed den enkelte ansatte - å ta hensyn til innbyggernes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ. 1.2 Hensynet til kommunens omdømme Den enkelte ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre utad på en etisk forsvarlig måte, og slik at det ikke skader kommunens omdømme. 2. Lojalitet Lojalitetsplikten er et alminnelig kontraktsrettslig prinsipp, og det følger av arbeidsforholdet at det er en gjensidig lojalitetsplikt mellom arbeidstaker og virksomheten. Arbeidstakers lojalitetsplikt går ut på at arbeidstaker må opptre i samsvar med virksomhetens interesser. Blant annet skal arbeidstaker ikke uberettiget omtale arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte. Arbeidsgiver skal på sin side sikre at arbeidstakers interesser blir ivaretatt så langt det er mulig, og ledere har et særlig ansvar for å bidra til beskyttelse av arbeidstakere som avdekker og rapporterer kritikkverdige forhold. 2.1 Lydighetsplikt Kommuneansatte plikter å følge de rettslige regler og etiske retningslinjer som gjelder for virksomheten, samt å etterkomme pålegg fra overordnete. Lydighetsplikten medfører ikke noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. 2.2 Rapporteringsplikt Kommuneansatte plikter å melde fra til arbeidsgiver om forhold hun eller han blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. 4 av 11

17 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune 2.3 Effektivitetsplikt Kommuneansatte plikter å bruke og ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte. For å nå de oppsatte målene på en god og effektiv måte, kreves det en avveining mellom: - Effektivitet og ressursbruk - Grundighet - Kvalitet - God forvaltningsskikk. 3. Åpenhet Kommuneforvaltningen må utvise åpenhet så vel utad mot innbyggerne som innad i egen virksomhet og mellom de forskjellige forvaltningsgrener. Dette er en nødvendig forutsetning for allmennhetens tillit til kommunen, og motvirker klanderverdig atferd og ukultur. Offentlighet og en åpen diskusjon er en forutsetning for et velfungerende demokrati. Det er en sammenheng mellom kravet til åpenhet, lojalitet og plikten til å rapportere om uheldige forhold i virksomheten. 3.1 Offentlighet Det skal være åpenhet og innsyn i forvaltningen, slik at allmennheten kan gjøre seg kjent med kommunens virksomhet, og således kunne få innsikt i hvordan kommunen skjøtter sine oppgaver. 3.2 Aktiv opplysningsplikt Kommunen har en aktiv opplysningsplikt. Kommuneansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger, enten det er til andre myndigheter, selskaper, organisasjoner eller innbyggere. I noen sammenhenger vil dette innebære at man uoppfordret skal gi nødvendige opplysninger av betydning for behandling av saken. 3.3 Ansattes ytringsfrihet Kommuneansatte, så vel som alle andre, har en grunnleggende rett til å ytre seg kritisk og positivt om kommunens virksomhet Ansattes ytringsfrihet: - Ansatte har full rett til å kunne kontakte og uttale seg til media også i omstridte spørsmål innad i kommunen, hele tiden innenfor grenser satt av lovbestemt taushetsplikt jf Grl 100 og EMK. - Kommunen vil ikke etterforske eller anmelde ansattes kontakt med media gitt de samme grenser. - Den enkelte ansatte skal gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer og ikke ytringer eller uttalelser pva kommunen. Kommunal stillingstittel, brev, faks eller e-post skal derfor ikke brukes. 5 av 11

18 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune - Hver ansatt skal lojalt gjennomføre kommunale vedtak, men må også når vedtak er fattet, kunne påpeke særlige kritikkverdige forhold eller utilsiktede virkninger. 3.4 Varsling om kritikkverdige forhold jf aml 2-4 Kommuneansatte må kunne varsle om kritikkverdige forhold i forvaltningen. Før varsling skjer, bør forholdet være forsøkt tatt opp internt Rutiner for intern varsling i kommunen: Varslingen bør være motivert ut fra et ønske om å forbedre situasjonen på arbeidsplassen, opplyse innbyggerne om forholdene ved virksomheten, eller fremme brukernes, virksomhetens eller samfunnets interesser. Fremgangsmåten ved varsling må være forsvarlig. Det vil normalt være forsvarlig å varsle i tråd med kommunens interne rutiner. 1. Kritikkverdige forhold skal varsles: Følgende handlinger er kritikkverdige: Kriminelle, altså ulovlige Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Diskriminering Brudd på taushetsplikt Mislighold av lovbestemt forbud eller påbud Brudd på kommunens etiske retningslinjer Brudd på tydelige rutiner/politiske retningslinjer som er nedfelt i skriftlige dokumenter som er gjort kjent for ansatte og ledelsen. Brudd med alminnelige etiske standarder i samfunnet Oversikten er ikke uttømmende. 2. Hvem skal det varsles til: Det ligger innenfor en arbeidstakers ytringsfrihet å ta opp kritikkverdige forhold med overordnede eller andre i virksomheten. Ansvarlig person vil være en representant for ledelsen som har påvirknings- eller beslutningsmyndighet i forhold til de spørsmålene som varslingen gjelder. Dette betyr at arbeidstaker kan velge å gå forbi nærmeste leder i linjen, noe som kan være hensiktsmessig for eksempel der de forhold det varsles om nettopp gjelder nærmeste leder. Å si fra til verneombud, tillitsvalgte, Organisasjonsenheten eller Kontrollutvalget vil alltid være en forsvarlig framgangsmåte. Intern varsling vil bare helt unntaksvis kunne falle utenfor varslingsretten etter aml 2-4. Dette gjelder hvis de kritikkverdige forholdene tas opp på en helt utilbørlig måte som unødvendig skader samarbeidsklima, arbeidsmiljøet eller enkeltpersoner i virksomheten, for eksempel ved gjentatte grunnløse påstander rettet mot kolleger. Se skjematisk fremstilling nedenfor. 6 av 11

19 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune 3. Hvordan skal det varsles? Personlig fremmøte E-post Telefon Anonymt Papirskjema Bruk gjerne kommunens varslingsskjema. Skjemaet finner du her. 4. Behandling av det varslete forhold: Den som mottar varslet om kritikkverdig forhold skal uten ugrunnet opphold bringe saken inn til rådmannen v/ Organisasjonsenheten til behandling, hvis forholdet ikke finner en lokal løsning. Bruk skjema Intern oppfølging av varslet forhold. Skjemaet finner du her. 7 av 11

20 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune INTERN VARSLING VARSLINGSKANALER I KOMMUNEN: Kritikkverdig forhold Varsleren ønsker å varsle til kommunen Varsler nærmeste overordnet eller har en grunn til Leder Overordnet leder å gå utenom Verneombud Tillitsvalgt Org. Kontollutv. 4. Tillit til kommuneforvaltningen For å ivareta og styrke befolkningens tillit til kommuneforvaltningen, er det særlig viktig at de avgjørelsene som tas, ikke blir påvirket av hensyn som er saken uvedkommende. Våre viktigste regler for å sikre tilliten til den offentlige forvaltning er habilitetsreglene i forvaltningsloven 6. I tillegg har vi regler om bierverv, karantenebestemmelser ved overgang til annen virksomhet og forbud mot gaver i tjenesten. Samlet sett dekker disse reglene ulike sider ved det å sikre at kommuneansatte ikke lar seg påvirke av usaklige hensyn, og at kommunens interesser og tilliten til kommuneforvaltningen blir ivaretatt. 4.1 Habilitet Kommuneansatte skal ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke tilliten til deres upartiskhet jf forvaltningslovens 6 første og annet ledd Fvl 6 hitsettes: 6. (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller 8 av 11

21 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. 4.2 Ekstraerverv og bierverv En kommuneansatt kan ikke inneha ekstraerverv og bierverv, styreverv eller annet lønnet oppdrag som er uforenelige med den kommunale arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen. Det må være åpenhet om kommuneansattes ekstraerverv og bierverv m.v. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen. Det oppfordres til at bierverv for kommunalt ansatte registreres i den kommunale databasen. 4.3 Overgang til annen virksomhet Ved overgang til stillinger utenfor kommuneforvaltningen er det viktig å sikre at innbyggernes tillit til forvaltningen ikke blir svekket, eller at kommunens interesser i et forhandlings- eller samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. Arbeidsgiver må derfor vurdere om det for enkelte stillinger må innføres en karanteneklausul ved inngåelse av arbeidskontrakten. 4.4 Kontakt med tidligere kolleger Alle ansatte skal være varsomme med hvordan man behandler sensitive opplysninger. Dette gjelder bl.a. overfor tidligere kolleger, og spesielt dersom de representerer en partsinteresse i forhold hvor kommunen er beslutningsmyndighet, eller er ansatt i virksomhet som er i et samhandlings- eller forhandlingsforhold til kommunen. 9 av 11

22 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune 4.5 Mottak av gaver og andre fordeler Kommuneansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot eller legge til rette for å motta gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke deres tjenestehandlinger. Hvis en ansatt er usikker på ovennevnte, tas dette opp med nærmeste overordnet. Kommuneansatte må ikke bruke sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel. Dette gjelder også i tilfelle hvor disse fordelene ikke vil påvirke deres tjenestehandlinger. 4.6 Tilbud om gaver og andre fordeler Kommuneansatte skal ikke, som en del av sin tjenesteutøvelse, gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller som er ment å påvirke mottakerens tjenestehandlinger. Slike handlinger er straffesanksjonert, jf. strl. 276 a-c. 5. Faglig uavhengighet og objektivitet Faglig uavhengighet må ses i sammenheng med lojalitet og nøytralitet. Kravet til faglig uavhengighet gjelder hele kommuneforvaltningen, både i forberedelse og avgjørelse av saker, i rådgivning og ved presentasjon av informasjon. 5.1 Faglig uavhengighet Prinsippet om faglig uavhengighet betyr at kommuneansatte skal legge sine faglige kunnskaper og sitt faglige skjønn til grunn gjennom hele tjenesteutøvelsen. Forholdet til lov- og regelverk Forvaltningsloven inneholder en rekke saksbehandlingsregler som har etiske aspekter. Vi har bestemmelser om grundighet i saksbehandlingen, bl.a. at en sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Den enkelte medarbeider skal behandle sakene så raskt og effektivt som mulig. I avveiningen mellom grundighet og hurtighet bør den enkelte virksomhet ha etablert en praksis for hva som er godt nok i forhold til de forskjellige sakstyper. Vi har bestemmelser om varsling av den/de saken gjelder. Denne parten skal gis adgang til å uttale seg om saken før vedtak treffes. Parten er også gitt rett til å klage på forvaltningsvedtak. Forvaltningsloven har habilitetsregler som har som formål å sikre tilliten til forvaltningen. Dersom det er omstendigheter som kan være egnet til å svekke beslutningstakerens upartiskhet, må vedkommende tre til side. 10 av 11

23 Etiske retningslinjer for Levanger kommune ( ), Verdal kommune ( ) og Innherred samkommune I tillegg har forvaltningsloven regler om partsoffentlighet, veiledningsplikt og taushetsplikt, og offentlighetsloven har regler om åpenhet og meroffentlighet. Disse reglene legger plikter og rettigheter til forvaltningsorganet og parten, og omsetter dermed viktige etiske prinsipper og holdninger til praktiske handlingsregler. Ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper setter normer for hvordan skjønn skal utøves. Kommuneansatte skal vurdere alle relevante hensyn, behandle like tilfeller likt, ikke ta utenforliggende eller vilkårlige hensyn og ikke fatte urimelige beslutninger. I tillegg har vi generelle ulovfestede prinsipper om god forvaltningsskikk. Straffeloven har bestemmelser om korrupsjon og påvirkningshandel i straffeloven 276 a, b og c. Grov korrupsjon har en strafferamme på inntil 10 år. Ved avgjørelsen av om et forhold er å anse som grov korrupsjon, skal det blant annet legges vekt på om handlingen er utført av en offentlig tjenestemann eller overfor en offentlig tjenestemann. Ellers har kap. 11 i straffeloven regler om Forbrydelser i den offentlige Tjeneste. Det vises i denne sammenheng også til menneskerettsloven som gir en rekke internasjonale konvensjoner status som norsk lov, til beskyttelse av menneskerettighetene og de grunnleggende friheter. Arbeidsmiljøloven inneholder bestemmelser som ivaretar liv og helse til den enkelte ansatte og sikrer ivaretakelsen av arbeidsmiljøet. Blant annet har arbeidstakerne en plikt til å underrette arbeidsgiver, verneombud og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere om feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse. Arbeidsgiver og alle ansatte i kommunen har et felles ansvar for å vise respekt for andre, forebygge helseskader, utvikle et godt arbeidsmiljø, ivareta god kvalitet og sikkerhet i arbeidsutførelsen og sørge for at miljøhensyn blir ivaretatt i den daglige drift. Kommunen er avhengig av en god sikkerhetskultur. Alle ansatte i kommunen plikter å overholde gjeldende sikkerhetsbestemmelser, herunder lokale bestemmelser om IT-sikkerhet og taushetsbelagte opplysninger. 6. Revisjon Revisjon skjer administrativt. 11 av 11

24 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 021/15 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 021/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 3. Kontrollutvalget stiller en forholdsmessig del av ressursbehovet mht. forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune til disposisjon for kontrollutvalget i Innherred samkommune, slik at det i første omgang kan gjennomføres overordnet analyse og utarbeides plan for forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune. Dette punkt forutsetter at Verdal kontrollutvalg treffer tilsvarende vedtak mht. ressursavståelse til Innherred samkommunes kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Kontrollutvalget i Innherred samkommune, sak 14/15 2. Budsjettvedtak i representantskapene for 2016 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS 3. Samkommunestyrets sak 17/13 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner.

25 Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. KomSek Trøndelag IKS (KomSek) er utvalgets operative ledd og har bl.a. ansvaret for saksutredning og oppfølging av utvalgets saker. KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er revisjonsoppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse og prospekt for selskapet som deltakerkommunene sluttet seg til.) Kjøp av sekretariatstjenester og revisjon er budsjettert iht. vedtak i de 2 selskapenes representantskap i De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2016 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden : Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Total ramme kontrollutvalget Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon

26 Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave, og det er ikke gjort unntak for samkommunene. I samkommunestyrets vedtak i sak 17/13 blir det forutsatt at forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter i regi av kontrollutvalget i Innherred samkommune ikke skal øke de samlede kostnader til kontroll og tilsyn i de 2 kommunene. Samkommunens overføring til KomRev Trøndelag IKS er i utgangspunktet kun ment å dekke kostnadene knyttet til regnskapsrevisjon. Ved behandlingen av budsjettforslaget for 2016 forutsatte derfor kontrollutvalget i Innherred samkommune at kostnadene vedrørende overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon kan dekkes ved en forholdsvis resursavståelse fra kontrollutvalgene i Verdal og Levanger, jf. kontrollutvalget i Innherred samkommune sak 14/15. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har over tid hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme. En vil tilrå at kontrollutvalget overfører en forholdsvis andel av nødvendige ressurser knyttet til forvaltningsrevisjon i Innherred samkommune, slik at kontrollutvalget i Innherred samkommune kan ivareta sine lovpålagte oppgaver. Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3

27 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 022/15 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 022/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Revisors uavhengighetserklæring Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Vurdering Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

28

29

30

31 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 023/15 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 023/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisors vurdering av sin egen uavhengighet til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Vandelsattest skal fremlegges i forbindelse med at revisor påtar seg oppdraget, og ellers ved behov. Vurdering Kontrollutvalget kan ta oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

32 Kontrollutvalget Levanger kommune v/komsek Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Deres ref.: Vår ref.: Uro Saksnr.: 15/1277 Arkiv: O Dato: 28/8-15 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Levanger kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

33 Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Levanger kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Levanger kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

34 Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Levanger kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Levanger kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Levanger kommune Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos, 28/8-15 Unni Romstad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS Postboks STEINKJER Telefon: Org.nr: MVA e-post: post@krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Grong, Levanger, Namsos og Sør-Helgeland

35 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 024/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalgets årsplaner Saksopplysninger En evaluering av kontrollutvalgets virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering Ved slutten av kontrollutvalgets funksjonsperiode synes det naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

36 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 025/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode , og nye kontrollutvalg vil være valgt i løpet av høsten. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

37 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 026/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 026/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode , og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. I løpet av høsten skal de nye kontrollutvalgene starte arbeidet med den overordnede analysen og for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På bakgrunn av dette ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget.

38 Vurdering Bestemmelsen i forskriftens 13 om overordnet analyse ifm. selskapskontroll er ny. Erfaringen generelt er at kommunenes oppfølging av eierskap i selskaper er varierende. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om det sittende kontrollutvalget har innspill til den overordnede analysen som skal gjøre ifm forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2