Smidig prosjektmetodikk hva skal til for å lykkes Temadag smidige prosjekter Oslo Jon Tysdahl

Transkript

1 Smidig prosjektmetodikk hva skal til for å lykkes Temadag smidige prosjekter Oslo Jon Tysdahl

2 Jon Tysdahl Hovedfag informatikk Mellomfag i arbeids og organisasjonspsykologi Lang erfaring som prosjektleder for store utviklingsprosjekter Bred strategi- og rådgivningserfaring Manager i konsulentselskapet Avenir AS Ansvarlig for smidig metode i Avenir AS Avenir AS > slide 2

3 Smidig prosjektmetodikk hva skal til for å lykkes 1. Hvorfor smidig 2. Hva er smidig metode 3. Smidige varianter 4. Smidig prosjektledelse 5. Noen sentrale utfordringer - hva skal til for å lykkes 6. Gode prinsipper 7. En generisk modell Avenir AS > slide 3

4 1. Hvorfor smidig? Vi ønsker å kjøre dette utviklings-prosjektet! Hva skal det inneholde og hva vil det koste, og når blir det ferdig? Vi har begrensede ressurser til prosjektet. Hva er våre viktigste mål og hvordan bør vi fokusere vår innsats for å nå disse best mulig? Avenir AS > slide 4

5 Utviklingsprosjekter - ofte preget av høy usikkerhet Løsningens innhold ikke fastlagt Hva er viktig og hva er detalj? Knapp tid til rådighet (Time to market) Lang vei til ferdig løsning Omfang Kvalitet Tid Skiftende rammebetingelser Konkurrenters trekk Kostnad Store krav til kvalitet Hva er godt nok? Usikker eller begrenset finansiering Totalt kostnadsbilde ikke kjent Avenir AS > slide 5

6 Ikke så smidig. Spesifisering Dette burde vi tenkt på i spesifieringen Utvikling/test Hvordan vil dette fungere i leveranse Leveranse Avenir AS > slide 6

7 Smidiggjøring av prosjektet? Må vi gjøre hvert trinn helt ferdig med en gang? Spesifisering Utvikling/test Må vi gjøre hvert trinn bare en gang? Leveranse/ Innføring Avenir AS > slide 7

8 1. Hva er smidig metode Smidig (Eng.: Agile -> the quality of being agile; readiness for motion; nimbleness, activity, dexterity in motion) endringsdyktig, fleksibel, tilpasningsdyktig Agile proponents claim that the focal aspects of light and agile methods are simplicity and speed. (Abrahamsson et al., 2003, p. 1) In development work, accordingly, development groups concentrate only on the functions needed immediately, delivering them fast, collecting feedback and reacting rapidly to business and technology changes Avenir AS > slide 8

9 Smidig utvikling i sin basale form Systemet vokser inkrementelt Bygg noen krav Tilbakemeldinger Bygg noen krav Tilbakemeldinger Bygg noen krav Tilbakemeldinger Bygg noen krav Avenir AS > slide uker 1-6 uker 1-6 uker 1-6 uker

10 Det opprinnelige Smidige Manifest : Individer og interaksjoner fremfor prosesser og verktøy Fungerende software fremfor omfattende dokumentasjon Samarbeid med kunden fremfor forhandling av kontrakt Imøtekomme endringer fremfor å følge en plan Avenir AS > slide 10

11 SMIDIG - litt av gangen Spesifisering Utvikling/ test Leveranse/ Innføring Spesifisering Utvikling/ test Leveranse/ Innføring Spesifisering Utvikling/ test Leveranse/ Innføring GEVINSTER: De viktigste gevinstene, så tidlig som mulig Tidligere erfaringer med hele kjeden Endringer håndteres løpende Kun nyttige funksjoner utvikles Avenir AS > slide 11

12 2. Smidige varianter I praksis et mylder av ulike metoder som dekker ulike deler av systemutviklingsprosessen: SCRUM, Crystal LEAN EVO XP, Extreme programming, Adaptive software development Agile modeling, Feature-driven development, Internet-speed development, Pragmatic programming M.fl. Avenir AS > slide 12

13 SCRUM 24 t Scrum Møte Sprint Backlog 1-4 uke Product backlog Kjørbar kode Avenir AS > slide 13

14 Crystal Clear Crystal kjennetegnes ved: Forenklet kommunikasjon ved samlokalisering Hyppige leveranser av kjørbar kode til brukerne Forbedringer basert på refleksjon underveis Crystal metodikken fokuserer på effektivitet og praktisk brukbarhet. Krever enkel tilgang til ekspertbrukere Teknisk fokus er på automatisert test, konfigurasjonsstyring og hyppig integrasjon Crystal Clear er beskrevet av Alistair Cockburn. Avenir AS > slide 14

15 Lean Software Devleopment Basert på lean filosofien i japansk bilproduksjon, men tilpasset for utvikling Fokuserer på følgende prinsipper: 1. Eliminate waste 2. Amplify learning 3. Decide as late as possible 4. Deliver as fast as possible 5. Empower the team 6. Build in integrity 7. See the whole Avenir AS > slide 15

16 EVO PLANLEGG Identifisere interessenter og avdekke deres verdier og mål Kvantifisere de viktigste målene for prosjektet Bestem ønsket målnivå og Evaluer et sett med alternativer og velg ut den beste for implementering først. akseptabelt minimum for disse målene LEVER Planlegg med bruk av iterasjoner på max 4 uker og max 10% av budsjettet Teamene skal være tverrfaglige og ha tett tilgang til interessentene Produser en testet og demonstrert del-løsning i hver iterasjon REVIDER Verdisyklusen Skal prosjektet fortsettes? Raffiner mål og planer Tilpass arbeidsprosesser STUDER Kontroller målbar verdi av leveranse Verifiser teamets ytelse og leveranseevne Evaluering Avenir AS > slide 16

17 XP Extreme Programming Basert på følgende generelle praksiser: 1. Sitt sammen 2. Komplette team 3. Informative omgivelser 4. Produktiv, - ikke utbrent ( Energized work ) 5. Uke-syklus 6. Kvartals-syklus 7. Slakk Og følgende mer programmeringsrettede praksiser Par-programmering Historier ( System Metaphor ) 10-minutters bygging Kontinuerlig Integrasjon Test-først programmering Inkrementell design Avenir AS > slide 17

18 4. Smidig prosjektledelse Innebærer å løpende vurdere og styre prosjektet i forhold til de konkurrerende kravene til: Omfang Kvalitet Kostnad Tid Risiko Avenir AS > slide 18..i styrte sykluser/iterasjoner

19 Smidig prosjektledelse Prosjektledelse er anvendelse av kunnskap, ferdigheter, verktøy og teknikker innen et bredt spekter av aktiviteter for å møte interessentenes behov og forventninger til prosjektet og sikre at prosjektet når sine mål innenfor de gitte rammebetingelser Smidig gjennomføring stiller nye krav til prosjektleder! Avenir AS > slide 19

20 Fossefall vs. smidig samarbeid Tradisjonelt ansvar og risikodeling Smidig ansvar og risikodeling Avenir AS > slide 20

21 Typisk smidig gjennomføring Arbeidet gjøres i repeterende sykluser av varighet 1-4 uker. Etter hver syklus en del-leveranse Etter hver syklus ny vurdering av hva som nå skal gjøres ut fra målene, hva bidrar mest på kort sikt? Daglig oppfølging av status i korte møter for hele teamet Hver syklus inneholder Planlegging av arbeidet Gjennomføring av arbeidet Grovplanlegge neste syklus Evaluering Til enhver tid: komme lengst mulig i måloppnåelse Avenir AS > slide 21

22 Hva er anderledes i et prosjektledelsesperspektiv Prosjektprosessen omgjort fra unik til repetetetiv, ved at prosjektet brytes ned i deler der utvikling av hver del blir en repeterende aktivitet Sterk fokus på deler av løsningen av gangen. Kun delvise spesifikasjoner underveis. Mindre fokus på detaljerte funksjonelle krav - "better roughly right than exactly wrong Meget sterk styring av tid og innhold i hver syklus Mindre fokus på langsiktige planer og totale estimater Meget sterk fokus på å håndtere læring og endringer underveis. Det er aldri for sent! Kraftig delegering og stor beslutningsmyndighet tillagt den enkelte prosjektdeltager Større fokus på team, mindre på ansvarsdeling og den enkelte person Avenir AS > slide 22

23 Prosjektleder må passe på at: Teamet sitter samlokalisert Mest mulig heltidsressurser i prosjektet Flest mulig personer som kan fylle mer enn en rolle Planen skal tilgjengeliggjøres og vedlikeholdes synlig for hele teamet Scrum møtet gjennomføres som et kort og målrettet møte. Fordeling av oppgaver og oppfølging av status skjer i daglig scrum møte Syklusens lengde fravikes aldri De aktuelle utførende ressurser skal involveres i planlegging og estimering av neste syklus Evaluering skal gjennomføres i hver syklus. Evaluering sammenliknes med evaluering fra forrige syklus Avenir AS > slide 23

24 5. Noen sentrale utfordringer Hvordan få tilstrekkelig forretningsmessig fokus inn som driver av smidige prosjekter? Hvordan sikre at løsningen faktisk blir tatt i bruk og gir gevinstene den skal? Hvordan velge/tilpasse/innføre smidig metode som støtter dette best mulig? Avenir AS > slide 24

25 Forretningsfokus i SCRUM? Hvordan sikre at løsningen lages slik at de forretningsmessige målene oppnås best og raskest 24 t Scrum Møte Sprint Backlog 1-4 uke Product backlog Kjørbar kode Avenir AS > slide 25

26 Scope for scrum Krav Kode Produsere kjørbar kode ut fra foreliggende krav, basert på trinnvis utvikling i en prosess der læring og forbedring er viktige forhold. Avenir AS > slide 26

27 Fokus på forretningsverdi Utviklingsprosjektet skal styres ut fra de forretningsmessige målene Det vil si å frembringe (del)løsninger som er unikt nyttig for kunden Så raskt som mulig Med tilstrekkelig kvalitet Det må inkluderes metodestøtte for dette, her gir EVO god støtte, mens de øvrige gir for svak støtte Avenir AS > slide 27

28 Hvordan finne gevinstene? Workshop med ledelsen for å få frem hovedmål/gevinster og en viss konkretisering av disse Interessentanalyse for å avdekke posisjonene rundt målene Nedbryting av hovedmål til delmål og konkretisering og operasjonalisering Hva er det viktigste kravene og målene ( opp til 10 stk) Avenir AS > slide 28

29 Kravanalyse Koble kravene opp mot målene Ferdigstille konkrete krav på de relevante områder Gjennomgå evt. foreliggende kravliste og sortere som: Ekte krav Designforslag Begrensning Avklare håndtering av uekte krav Avenir AS > slide 29

30 Vanlige problemer med krav Hvem har bestemt at dette er et krav? ofte udokumentert eller uklart Kravet er uklart eller tvetydig formulert Eksakt hva skal gjøres, når, og av hvem og på vilken måte Koblingen til avtalen er ikke klar, hva betyr kravet i forhold til avtalen hva er godt nok resultat? Hva er ønskelig, hva er minimum? Avenir AS > slide 30

31 Fra løse og dårlige krav til klare mål: Forretningsmessig mål: Tredoble besøket på våre web-sider. Delmål/krav: Tre relevante nyheter hver dag Gjennomsnittlig responstid på alle sider på under 1 sek Avenir AS > slide 31

32 Vi må utvide scopet for å ta med FRA MÅL TIL KRAV Mål Krav Kode Avenir AS > slide 32

33 Sikre gevinstene? Hvordan sikre at løsningen tas i bruk og gevinstene faktisk fremkommer som forutsatt 24 t Scrum Møte Sprint Backlog 1-4 uke Product backlog Kjørbar kode Avenir AS > slide 33

34 Smidige gevinster SCRUM og de fleste smidige metodene fokuserer på brukerens nytte og involvering av bruker. Dette forutsetter at sluttbruker har fullgod kunnskap om alle sider ved mulige gevinster av systemet Det er ikke slik at et krav nødvendigvis gir en gevinst. Oppnåelse av gevinstene må kobles med kravene og målene, inn som testkriterier og må verifiseres i drift. Først da kan vi være sikre på at gevinstene innarbeides i løsningen og oppnås Først da kan vi være sikre på at læringssløyfen i syklusene er komplett Avenir AS > slide 34

35 Vi må utvide scopet nok en gang! Mål Krav Kode Gevinst Avenir AS > slide 35

36 Krav til smidig metodikk: Sikre at de riktige målene danner grunnlag for arbeidet Konkretisering og kvantifisering av målene, Håndtering av krav som ikke støtter målene Sikre tidlige leveranser av de viktigste målene/gevinstene All utvikling styres og prioriteres ut fra bidrag til måloppnåelse Sikre at de mål/gevinster som er satt for prosjektet faktisk oppnås Testing i forhold til måloppnåelse Leveranseprosessen styres ut fra måloppnåelse Det verifiseres at gevinstene er levert i drift i organisasjonen Håndtere endringer på en proaktiv måte God støtte for læring underveis og justeringer som følge av det God støtte for håndtering av endrede rammebetingelser Avenir AS > slide 36

37 Dette betyr i praksis en kombinasjon av elementer fra flere smidige metoder Mål-og krav håndtering fra EVO, med litt inspirasjon fra LEAN SCRUM-møte og basis syklushåndtering og utviklingsdelen fra SCRUM, med noen elementer fra Crystal, LEAN og XP Fokus på leveranse av gevinstene i drift hentet fra EVO, med elementer fra XP og LEAN Mål og krav Leveranse Utvikling Avenir AS > slide 37

38 Smidige erfaringer Vi har høstet mye positiv erfaring med smidig prosjektgjennomføring, basert på en slik kombinasjon av metoder Kortere tid til leveranser og gevinster Lavere risiko Mindre slitasje på teamet Bedre støtte for læring underveis Bedre håndtering av skiftende rammebetingelser Avenir AS > slide 38

39 6. Prinsipper for smidig prosjektgjennomføring Forretningsmålene styrer arbeidet Smidighet fra mål til gevinst Små skritt Små skritt krever mindre overhead. Hvis vi tar små skritt er det enklere å ta et skritt tilbake og lavere risiko. Jevn strøm av leveranser og resultater fremfor Big Bang. Enkelhet Utfordre den vanlige måten å tenke på: Spør (uavhengig av kravene): Hva er den enkleste måten å få til dette på? Forbedring Ingenting er perfekt, men å forbedre(jobbe mot det perfekte), basert på erfaringene som høstes underveis er nyttig. Avenir AS > slide 39

40 Prinsipper for smidig prosjektgjennomføring Muligheter Angrip problemet som en mulighet til å løse oppgaven på en annen måte Mangfold Det er sunt at teamene består av et mangfold av kompetanse, erfaring og perspektiver. Vi har forskjellige styrker og svakheter, og dette er bra for teamet hvis det utnyttes riktig. (Tenk fotball-lag). Kommunikasjon og tilbakemelding - løpende Nødvendig at alle skal vite hva de skal gjøre og for å avdekke problemer Fordi vi ellers ikke kan vite om vi er på rett vei Refleksjon og evaluering - løpende Gode team gjør ikke bare jobben sin, men de tenker over hvordan de gjør den og hvorfor. Overlappende kvalitetsmekanismer Sikre at feil og mangler blir avdekket (i tide) ved å ha et sett av flere mekanismer, fordi ingen enkelt-mekanisme kan avdekke alt. Den viktgiste kvalitetssmekanismen er faktisk bruk og faktisk erfaring. Avenir AS > slide 40

41 Fokus på korte leveransesykluser Lange sykluser gjør reaksjonstiden ved endringer lang Lange sykluser gir lang vei før det forefinnes noe resultat i det hele tatt Lange sykluser gir ikke god støtte for læring underveis Korte sykluser håndterer endringer løpende Korte sykluser gir kort vei til et brukbart resultat Korte sykluser gir god støtte for læring, og teamet blir dyktig på å levere Avenir AS > slide 41

42 7. En generisk modell - Et smidig rammeverk basert på tre sykluser Mål 3 Gevinst Lev. Utv Avenir AS > slide 42

43 Mål og krav-syklus (Mye EVO) Mål og krav Mål Krav Designforslag Prioritering 1 Mål 3 Gevinst Lev. Utv 2 Avenir AS > slide 43

44 Utviklings-syklus (Mye SRUM) 3 1 Mål Gevinst Lev. Utv 2 Utvikling Koding og test Brukerprøving Tilbakemelding Verifisering Avenir AS > slide 44

45 Leveranse-syklus (Mye OU) 3 1 Mål Gevinst Lev. Utv 2 Leveranse Driftsforb. Opplæring Driftsetting Gevinstmåling Avenir AS > slide 45

46 SMIDIG METODIKK fra mål til gevinst 1 Mål og krav 3 Leveranse Gevinst 2 Utvikling Utvikling Koding og test Brukerprøving Tilbakemelding Verifisering Mål og krav Forankring Mål Krav Designforslag Prioritering EVO SCRUM Leveranse Driftsforberedelse Opplæring og OU Driftsetting Gevinstmåling Gevinst Avenir AS > slide 46

47 Oppsummering 1. Hvorfor smidig 2. Hva er smidig metode 3. Smidige varianter 4. Smidig prosjektledelse 5. Noen sentrale utfordringer - hva skal til for å lykkes 6. Gode prinsipper 7. En generisk modell 1. Fordi verden er usikker 2. Hyppige leveranser, forbedring og læring 3. Det finnes mange 4. Annerledes, men ikke enklere 5. Forretningsfokus tvers gjennom prinsipper som gir effekt 7. Tre sykluser satt sammen Avenir AS > slide 47

48 Hovedleveranser fra syklusene Kontrakt Vedl. Gevinst Mål Gevinster Krav Løsn. skiss Planer Leveranse Utvikling Løsn. skiss. Avenir AS > slide 48 Del-løsning