Regler for arkivbeskrivelse i Asta Mappe

Transkript

1 Regler for arkibeskrielse i Asta Mappe Dette kapitlet er en gjennomgang a alle aktuelle felter for å beskrie en mappe i Asta. Våre anbefalinger er basert på en gjennomgang og synkronising a tidligere arbeider sammen med nye urderinger. Vi har i stor grad tatt utgangspunkt i tidligere brukereiledninger for Asta, Veiledning for registrering a Samkatalog-data samt anbefalingene som er utarbeidet gjennom FEST-prosjektet. Disse tekstene ligger på SARA. I standardiseringsarbeidet har i også tatt hensyn til gjeldende standarder for arkibeskrielse, som ISAD(G), ISDF og ISAAR(CPF). 1. Metode Det er tatt utgangspunkt redigeringsbildet Asta 5 - Mappe. Feltene i de forskjellige redigeringsbildene blir kommentert fortløpende. Fra hoedbildet går i til de underliggende fanene, eller hoedgruppene. Kun de felter som er releante for mappe-niået il bli kommentert. For hert felt il det følge med forklaringer på egenskaper for feltet. StandArk-gruppen anbefaler at feltene i Asta kan/skal/bør fylles ut. Dette il bli illustrert i figurer og tabeller i år fremstilling: (o) Obligatoriske felt. Det som skal registreres (markeres med rød ring i figurer) (b) Anbefalt utfylte felt. Det som bør registreres (markeres med sort stiplet ring i figurer) () Valgfrie felt (markeres med hel sort ring i figurer) 2. Mapper hoedbilde Mappe er der man samler arkidokumenter som hører sammen. Felt Genereres automatisk Faner 2.1. Registrering a mapper, generelt Mapper kan med fordel registreres direkte under serie, når mappen er den esentlige logiske enhet. Registrering a mapper kan gjøres på to måter. Man kan registrere: 1

2 mapper direkte under en serie mapper under et arkistykke His mappene registreres rett under serier, må de knyttes til lagringsenheter. Mapper som ligger under et stykke er allerede knyttet til en lagringsenhet. Arkistykket utgjør da en lagringsenhet samtidig som den er a typen arkienheten stykke. Mapper registreres anligis enkeltis. His samtlige mapper i en boks er a en ensartet type er det ikke nødendig å registrere mappene på mappeniå. Da holder det med å registrere informasjonen på stykkeniå med en fellesbetegnelse. Registrering a mapper direkte under serier er hensiktsmessig både i mindre arkier og større sak- eller dossierarkier der det kan ære aktuelt å legge flere serier i ett arkistykke. Da knytter man mappene direkte til en lagringsenhet, som f.eks. kan ære en arkiboks Felt: Id (Mappenr.) Å etablere en unik identifikator for mappen o En mappe har et unikt løpenummer. Id-nummeret fylles ut automatisk basert på akkumulator Felt: Nan (Mappe) Å nangi mappen o Nan på mappen skal registreres. Man får ikke opprettet (lagret) mappen uten at nan er utfylt. I feltet skal det brukes tekst. Ett mappenan skal i hoedsak skries med tekst. Et mappenan med kun tegn, for eksempel bindestrek/tankestrek, er ikke tillatt. Antall mapper skal ikke angis i nanefeltet. His man skal registrere allerede eksisterende mapper (for eksempel i et saksarki) kan man i mange tilfeller bruke de nan arkiskaper har gitt mappen. I noen tilfeller kan det ære bedre å skape nye nan i utgangspunkt i det arkiskaperen har skreet. Dette for å gi en mer 2

3 enhetlig og gjennomført nanesetting i et arkistykke, serie, m. (se også pkt. 3.14). Mappenanet skal følge standard for skriemåte som under aktørnan. Det skal ikke brukes punktum sist i registreringsfeltet. Eksempel/kommentarer Bindestrek/tankestrek (--) istedenfor nan i tekstformat er ikke tillatt. Spesialtegn, forkortelser, gjentagelsestegn m.m. skal ikke erstatte nan i tekstformat Felt: Periode (fra - til) Å redegjøre for mappens start- og sluttår o Angi datering a yngste og eldste dokument i mappen Felt: Presisjon Å oppgi i hilken grad a presisjon som angis i periodefeltet b Valg bør foretas Felt: Innhold Eksempel/kommentarer Å beskrie mappen på en slik måte at brukere kan urdere mappens innhold i releans til ønsket bruk b Omtalen bør innholde opplysninger om mappen som ikke er å finne på andre niå eller i andre felter i Asta. Feltet kan brukes til å gi krysshenisninger til andre mapper, gi informasjon om mappen innholder noe spesielt som fotografier, kart, tegninger, m, der de ikke blir registrert på dokumentniå. His det er flere mapper i en og samme sak ( mappe I, mappe II, os) kan 3

4 innholdsfeltet brukes til å spesifisere ha som skiller mappene fra herandre Merknad Å gi opplysninger om mappen beregnet på arkiskapere/depotansarlige Eksempel/kommentarer Felt til intern bruk for generelle merknader om mappen. Merknaden ises i isningsruta, men kommer ikke med på Arkiportalen. Her finnes muligheter å gi utdypet informasjon knyttet til et. bruk a mappen (f.eks. horfor det er satt tilgangskode), henisning til et saksnummer der innholdet i mappen er behandlet, m Felt: Arkikode Eksempel/kommentarer Å beskrie mappen på en slik måte at brukere kan finne mappen ut fra et eksisterende system b Dette feltet er særs iktig på mappeniå og bør fylles ut i de tilfeller der er blitt brukt arkinøkkel eller register i arkidanningen som knyttes til den enkelte mappen. Arkikoder brukt i saksarkier er oftest knyttet til en arkinøkkel. I slike tilfeller fylles arkikoden ut i arkikodefeltet. Rommer en mappe flere arkikoder skries de inn i fra-til feltet. Det er ikke kun arkikoder etter en tradisjonell arkinøkkel som kan fylles ut i arkikodefeltet. His det i arkidanningen er brukt andre koder for å identifisere mappene, f.eks. objektkoder, kan disse kodene skries inn her. 3. Faner 3.1. Fane: Arkienheter 4

5 Genereres automatisk. Å ise hilke relasjoner det er mellom ulike arkienheter : - Noen relasjoner opprettes automatisk når en oppretter nye enheter. Her il man se hordan seriene relaterer seg til andre arkienheter i direkte linje nedoer og oppoer i arkihierarkiet. - Disse relasjoner dannes ed at man har opprettet en enhet på et sted i hierarkiet. Her kan man også opprette nye relasjoner mellom arkienheter. - Det er mulig å lage relasjoner mellom arkienheter på mange niåer, og mellom ulike arkier. Eksempel/kommentarer: - Det anbefales sterkt å gjøre dette, fordi man får en god oersikt oer hordan enheter kan forholde seg til andre enheter innenfor samme arki og hordan enheter kan forholde seg til enheter i andre arki. Man kan lage relasjonen er register til mellom registre og arkimateriale som registrene omhandler. Man kan lage relasjonen fortsetter som når en mappe fortsetter i en annen arki. Når man lager en relasjon, er det iktig å lese denne fra topp til bunn etter at all info er på plass, men før denne lagres. Dette for å sikre at relasjonen er korrekt beskreet. Det er erdien Fra/Til som angir retning på relasjonen. For ørig ises det til eget dokumentet: Regler for beskrielse i Asta - 5

6 Relasjoner 3.2. Fane: Aktører Relasjon Å tydeliggjøre hilke type relasjon det er mellom arkienhet og aktør : Relasjoner mellom arkienhet og aktør er mest hensiktsmessig å bruke på arkiniå og eentuelt serieniå Periode Vise når relasjonen eksisterte b : Det bør angis hilken periode edkommende relasjon er gyldig for Fane: Bestandsenheter 6

7 Tilhører depotdelen. 3.4 Fane: Tilekster Tilhører aksesjonsdelen. 3.5 Fane: Restriksjoner Å ise til regler for klausulering o Anbefales å bruke. Man kan legge inn restriksjoner på alle niå. Restriksjonene ares nedoer til alle underliggende niå. For at man skal kunne publisere et arki på arkiportalen må arkiet ære restriksjonsurdert. Retningslinjer for bruk a ulike restriksjoner il bli utarbeidet i et eget prosjekt. Under denne fanen kan man også elge sperring på grunn a fysisk tilstand, noe som er aktuelt på stykke-, mappe- og dokumentniå Fane: Katalogisering Brukes på arki- og arkidelniå Fane: El.lagring Tilhører magasinstyring for elektroniske arki Fane: Logg 7

8 Å ha kontroll med hendelser knyttet til registrering i Asta Hendelsene kan ære rettet både mot sele arkibeskrielsen (metadataene) og/eller mot objektene (mappen eller dokumentene i edkommende mappe). Der dette ikke er åpenbart, bør man klargjøre ha hendelsen retter seg mot i merknadsfeltet. Noen hendelser blir automatisk generert (restriksjonsurdering, flytting). Andre hendelser kan registreres manuelt. Man elger da hendelser fra liste i Asta. Tekstfeltet kan inneholde ytterligere informasjon om hendelsen enn det som fremkommer i de ulike opplistede alternatiene. Eksempler/kommentarer Mappen er utlånt, transkribert, m Fane: Teknikk På mappeniå er det i hoedsak aktuelt å registrere opplysninger i feltene lagringsmedium, fysisk tilstand, beskrielse og planlagt konserering, især om materialet ikke er papirbasert. 8

9 3.9.1 Lagringsmedium Å identifisere og beskrie det medium mappen er opprettet på : Eksempel: Viktig å benytte his mappen utgjørs a et lagringsmedium som er noe annet enn papir. Elektronisk kan elges fra en liste his serien tilsarer et it-system Fysisk tilstand Å beskrie mappens fysiske tilstand Kan brukes på mappeniå his mappen bør urderes før bruk eller ikke bør brukes grunnet fysisk tilstand Beskrielse Å gi en utdypende beskrielse a mappens fysiske tilstand Kan brukes på mappeniå når mappens fysiske tilstand trenger en utdypende beskrielse. 9

10 3.9.4 Planlagt konserering Gi en beskrielse a planlagt konserering Kan brukes på mappeniå når det foreligger en plan for konserering som gjelder den enkelte mappen Fane: Filer Legg til fil Å gi informasjon om arkimaterialet i mappen utoer det som det er plass til i Asta-feltene Her kan man legge til omtaler, innholdslister, register som er knyttet til innholdet i mappen. Aktuelle filtyper er: jpg, bmp, tif, png, pdf, gif. Når man legger til filer med tekst, så brukes pdf format. Ved bilder brukes jpg. Dette har med bl.a. lesbarheten på Arkiportalen å gjøre. Det er også mulig å knytte til lenker til nettsteder. Lenken bør da gis et beskriende nan og en beskrielse. Det er iktig at tittel og beskrielse er dekkende, da denne informasjonen blir med til arkiportalen ed 10

11 publisering. Kommentar Filene/lenkene kan brukes til komplement til serieomtalen, oersikt oer arkinøkler m Endre detaljinformasjon Å legge til utfyllende informasjon om filene utoer filnanet : Her kan man legge til en mer utfyllende beskrielse a filene/lenkene, både en mer utfyllende tittel og et større felt for beskrielse. Denne informasjonen kommer frem når man markerer en fil/lenke i listen, og er nyttig når man skal elge ut riktig fil/lenke i listen. Det er også denne informasjonen som kommer frem i Arkiportalen. Periode som filen/lenken omhandler kan også legges inn Fane: Emne/moti Fanen er tradisjonelt knyttet til registrering a foto Fane: Sted Feltene under denne fanen bør fylles ut på mappeniå i tilfeller hor mappen er knyttet til steder som aiker fra stedsbeskrielsen på oerordnet niå, eller presiserer denne. 11

12 Under denne fanen registreres hilke geografiske områder mappen befatter seg med. Dersom mappen omhandler hendelser eller forhold fra hele landet, fyller man kun ut feltet Land. Dersom den omhandler en eller flere kommuner/fylker, bruker man i tillegg feltet Kommune, os. Informasjonen i disse feltene er sært iktige ed strukturerte søk i Arkiportalen Land Å beskrie hilket land mappen i hoedsak befatter seg med Man elger det land som dominerer i arkimaterialet Fylke Å beskrie hilket fylke arkiet i hoedsak befatter seg med Man elger det fylke som dominerer i mappen. Dersom materialet omfatter flere fylker, bør feltet stå åpent. I så fall kan man registrere flere fylkesnumre i kommunefeltet (nummer som ender på 00 ). Kommunefeltet bør uansett fylles ut i tillegg til fylkesfeltet Kommune Å beskrie hilken kommune innholdet i mappen i hoedsak befatter seg 12

13 med Man elger de kommunene som er representert i innholdet i mappen (som omfattes a aktørens irkeområde). Man bør både ta med dagens kommuner og historiske kommuner dersom disse omfatter det aktuelle geografiske området Område Å beskrie et geografisk område innholdet i mappen i hoedsak befatter seg med, som ikke kan henføres til punktene oenfor Eksempel/kommentarer Her registrerer man anligis områder som ikke er kommune eller fylke. Vestre Aker, Hadeland, Gudbrandsdalen, Østlandet Adresse Å angi en adresse som mappen i hoedsak befatter seg med Kan ære aktuelt på mappeniå Gårds-/Bruksnummer Å angi en eiendom som innholdet i mappen i hoedsak befatter seg med Eksempel/kommentarer Gårds- og bruksnan skries lik dagens offentlige matrikkel. Brukes f.eks for mapper knyttet til eiendom og bygninger, gårdsarkier, m Kartkoordinater 13

14 Å knytte arkimaterialet i mappen til et eksakt geografisk punkt Ikke aktuelt på mappeniå Utm-sone Å angi hilken UTM-sone som innholdet i mappen i hoedsak befatter seg med Ikke aktuelt på mappeniå Merknad Å gi nødendig og utfyllende informasjon knyttet til punktene Emneord Brukes ikke, det finnes ingen emneordsliste i Asta Fane: Alternatie nan 14

15 Å sikre at historiske og alternatie nan blir tilgjengelige og søkbare i Asta/Arkiportalen b : Eksempel: Bør brukes his mappen blir kalt noe annet enn det formelle nanet, eller når mappen har hatt et annet nan tidligere. Det finnes ingen regler for ha alternatie nan er. Synonymer og stikkord for arianter a serienanet kan også føres her. Flere nan kan benyttes (med kommaseparering) Akter i straffesaker i tilegg til Dommer. Dødsmeldinger i tilegg til Dødsfallsbilag. Journal i tilegg til Dagbok 3.15 Fane: Annet Tilgangskode Å begrense tilgang til informasjon i Asta/Arkiportalen : Her kan man legge inn koder og knytte disse mot brukere, kun de som har tilgang til kodene il få innholdet. Informasjon med påsatt kode blir ikke publisert i arkiportalen Lagringsenheter 15

16 Å forenkle en registrering a mindre arki gjennom å knytte flere serier til en lagringsenhet Brukes fortrinnsis på arki- og serieniå Omfang og underliggende enheter Brukes fortrinnsis på oerordnede niåer Kassasjon Kassasjonskode Å gi opplysning om foretatte og planlagte kassasjoner Brukes primært a arkiskapere før aleering Bearingstid Å oppgi de antall år som mappen skal beares Brukes primært a arkiskapere før aleering Kassasjonsår Angi det år mappen skal kasseres/er kassert Brukes primært a arkiskapere før aleering. 16

17 Språk Angi det språk som er benyttet i arkimaterialet Brukes primært his materialet i mappen (i hoedsak) er skreet på et annet språk enn norsk. Referanseliste: Asta 5 Brukerhåndbok (mars 2013) ASTA Brukereiledning ersjon 3.3 FEST-prosjektet - Felles arkibeskrielse for statsarkiene (Riksarkiets saksnr. 2007/10966) Fonnes, Iar (2010): Arkihåndboken ISAAR (CPF) - International Standard Archial Authority Record. For Corporate Bodies, Persons and FamiliesISAAR(CPF) (2003) [lest: ] ISAD(G): General International Standard Archial Description (1999) ISDF: Internation Standard for Describing Funktions (2007) Nysæther, Egil (1992): Norske arkikatalogar : oersikt oer katalogar, register, mikrofilm, kjeldeutgåer m.m.i offentlege norske arki Veiledning for registrering a Samkatalogdata (1998) [Inngår som edlegg i Samkatalogen for priatarkier initasjon ] 17