Grunnleggende regnskap og økonomiforståelse. En innføring i regnskapets forunderlige verden

Transkript

1 Grunnleggende regnskap og økonomiforståelse En innføring i regnskapets forunderlige verden

2 Innhold - Kurset tar sikte på å gi en liten innføring i regnskap og økonomi - Kurset er beregnet for deg som er leser og bruker av regnskapet, enten i form av aktivt eierskap og ansatt i bedriften eller som aksjonær og/eller representant i styret

3 Hvorfor trenger vi et regnskap? - Muntlig framstilling over historikk og formål - Et ønske om kontroll med volum og betaling - Kontroll med gevinster og tap - Hva er levert og hva har vi mottatt i godtgjørelse - Hvem har vi solgt varene til? - Hvem har vi penger til gode av? - Hvem skylder oss penger? - Har vi mottatt alle betalinger fra kundene? - Har vi betalt alle leverandører? - Hva er våre faste og variable kostnader? - Er inntjeningen god nok til å bære kostnadene? - Oppnår vi ønsket resultat? - Regnskapsplikt med rapportering til det offentlige er lovpålagt

4 Hva er et regnskap? Inntekter 1. kvt. 2. kvt. 3. kvt. 4. kv.

5 Hva er et regnskap? Kostnader Lønninger Varekjøp Salgs og adm.kostnader Finanskostnader Overskudd

6 Hva skjer med overskuddet? 1. Selskapet må betale en andel av dette i skatt 2. Eierne ønsker kanskje deler av dette utbetalt i utbytte 3. Det resterende øker selskapets egenkapital

7 Regnskapets konstruksjon (Balansen) Anleggsmidler Maskiner og utstyr Kjøpte lokaler Langsiktige plasseringer (Aksjer) Omløpsmidler Kontanter Bankinnskudd Kundefordringer Egenkapital Langsiktig gjeld Lån i bank Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Kreditorer Skattetrekk arb.giv.avgift Kortsiktige forpliktelser

8 Norsk standard kontoplan NS 4102 Oppbygging av kontonummer: - Første siffer 6: Angir kontoklasse - To første siffer 67: Angir kontogruppe - To siste siffer: Angir kontoen - FOR EKSEMPEL 6710: Kontorrekvisita - Det blir stort sette benyttet firesifret kontoplan i de regnskaper som presenteres - Det er faste rammer for hvor en konto hører hjemme i kontoplanen

9 Omsetning og bruttofortjeneste Omsetningen vises i klasse 3 og man må skille ut vareomsetningen fra andre inntekter som også vises i klasse 3 før bruttofortjenesten kan beregnes. Varesalg varekostnad = Bruttofortjeneste.

10 Soliditet - Virksomhetens evne til å dekke tap, eller virksomhetens kredittverdighet. Belyser forholdet mellom egenkapital og den total investerte kapital. Soliditet er en svært viktig størrelse for långivere, bank osv - En bedrift med høy egenkapitalprosent, har god soliditet - Soliditetsgraden = egenkapital/totalkapital

11 Break-even - Nullpunktet for bedriftens omsetning. Der hvor kostnadene er like store som selskapets samlede inntekter - Viktig beregning for alle bedrifter - Altså, hvor store må våre inntekter være for å dekke bedriftens samlede kostnader

12 Driftsresultat - En bedrifts driftsresultat er lik bedriftens driftsinntekter (omsetning) minus vareforbruk, lønn, husleie og andre ordinære driftskostnader - Driftsresultatet er resultatet av driftsaktiviteter og viser hvor mange penger selskapet har tjent eller tapt på sine ordinære driftsaktiviteter

13 Lån Annuitetslån - Et lån der summen av renter og avdrag er den samme ved hver betalingstermin. Etter hvert som gjelden reduseres blir renteandelen stadig lavere, og avdragene tilsvarende større. Totalbeløpet som betales pr. betalingstermin forblir uendret Serielån - Et lån der avdragene er like store hele tiden. Renten kommer i tillegg til avdragene. Summen du betaler hver måned endrer seg litt hver måned i form av at gjelden blir mindre - Månedlig betaling vil stige dersom renten stiger

14 Periodisering av inntekter og kostnader Desember Januar Å periodisere inntekter og kostnader vil si å plassere disse på den perioden (måneden/terminen/året) de hører hjemme. Man må derfor ofte fordele kostnader og inntekter ved «å dele opp» bilaget som er levert til bokføring og plassere kostnad/inntekt på rett periode.

15 CUT OFF Fig.1 20xx yy Alle kostnader som tilhører 20xx skal kostnadsføres: Også de du mangler bilag på og må beregne (avsette)

16 CUT OFF Fig.2 20xx yy De kostnader som er levert til føring med bilagsdato i 20xx, men som gjelder kostnader for en framtidig periode (i 20yy) skal aktiveres.

17 Når oppstår en kostnad/inntekt? - Regnskapene skal føres etter fakturaprinsippet og ikke etter kontantprinsippet - Fakturaen skal føres på den perioden den tilhører selv om selve betalingstidspunktet er i en senere periode - Når fakturaen føres på rett periode føres denne inn i en reskontro: Kunder som kundefordringer i balansen med motpost inntekter Leverandører som kreditorgjeld i balansen med motpost kostnader

18 Innbetalinger og utbetalinger Når fakturaen er ført på reskontroen får inn- og utbetalinger ingen resultateffekt men nuller kun fordringer og gjeld i reskontro; - Disse posteringer skjer kun via balansen

19 Liste over kundefordringer og leverandørgjeld Alle kunder samles i en sekkekonto i balansen som heter: (Klasse 1 som omløpsmidler) - Kundekontoene nr. er gjerne fra Alle leverandører samles i en sekkekonto i balansen som heter (Klasse 2 som kortsiktig gjeld) - Kreditorkontoene nr. er gjerne fra

20 Liste over kundefordringer og leverandørgjeld Hvorfor er det viktig å få presentert en spesifikasjon av kunder og leverandører ved en regnskapsvurdering? - Manglende fakturaer i et regnskap kan man ikke lese ut fra balanse og resultat regnskapet - Kundefordring vises for liten, samtidig som inntekten i resultatregnskapet mangler - Kreditorgjeld vises for liten, samtidig som kostnaden i resultatregnskapet mangler - Vær kritisk til presentasjonen av disse listene: Mangler det fakturaer, så er også regnskapet tilsvarende feil

21 Grensen for aktivering eller utgiftsføring Ved anskaffelse av en eiendel må man avgjøre om denne skal kostnadsføres eller aktiveres i regnskapet - Ifølge Regnskapsloven 5-1 er anleggsmidler eiendeler som er bestemt til varig eie eller bruk. Slike eiendeler skal som hovedregel aktiveres (balanseføres) i sin helhet på anskaffelsestidspunktet - Ubetydelige anskaffelser kan kostnadsføres direkte - I regnskapsmessig sammenheng er det ingen eksakt grense for aktivering, mens det i skattemessig sammenheng vil være klare kriterier å forholde seg til - ref. Skatteloven ledd bokstav a - Vi skiller normalt mellom regnskapsmessige og skattemessige avskrivninger

22 Avskrivninger - Disse foretas på grunnlag av et driftsmiddelkartotek hvor hvert enkelt driftsmiddel er katalogisert; - En varebil eksempelvis avskrives gjerne med 20% av kostpris hvert år, altså over 5 år. Dette kalles lineære avskrivinger, som betyr at det blir avskrevet samme beløp hvert år - Vi skiller mellom lineære avskrivninger (bedriftsøkonomiske avskrivninger) i selskapets offisielle regnskap(årsregnskap), som skal sendes inn til Regnskapsregisteret,og de skattemessige avskrivninger som vises i ligningspapirene - Skattemessig avskrives driftsmidler etter avskrivningsatser gitt i Skatteloven ledd. Varebilen i vårt eksempel skal avskrives med inntil 20 % av restverdi hvert år

23 Avskrivninger - Avskrivninger er en ren teknisk nedskrivning av aktivert verdi og skal ikke utbetales. Selve avskrivningen medfører at driftsmiddelets anskaffelseskost reduseres etter en avskrivningsplan ut fra driftsmiddelets levetid - Den likviditetsmessige effekt består i at man har kjøpt driftsmiddelet og gjerne betaler renter og avdrag på et lån i denne forbindelse - Vi sier gjerne at avskrivningene tilfører resultatet likviditet. Avskrivningene er jo trukket fra i resultatet som vises men pengene skal ikke utbetales - Som for deg og meg er ikke avdrag fradragsberettiget og selskapets resultatet må derfor være godt nok til å dekke avdrag og skatt

24 Enkeltpersonforetaket - Eierlønnen - Det er vanlig misforståelse at eierne tror man skatter av det man har hevet/tatt ut som privatuttak - Det er viktig å forstå at eiers uttak IKKE påvirker resultatet mens det i høyeste grad påvirker likviditeten - Eiers inntekt i et EPF = selskapets skattemessige overskudd - Er eiers samlede uttak inkl. skatter større enn selskapets overskudd forringes egenkapitalen - Er eiers samlede uttak mindre enn selskapets overskudd styrkes egenkapitalen

25 Likviditet - Likviditet viser bedriftens evne til å betale sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Virksomhetens likviditet er interessant for blant annet långivere, leverandører og ansatte - Vi bruker noe tid til å snakke om likviditet fordi det er helt sentralt for bedriften å ha tilfredsstillende likviditet - Dersom du skal kjøpe «en langsiktig» investering i form av en maskin som skal virke(brukes) over flere år i bedriften bør man kanskje vurdere å foreta en langsiktig finansiering av dette kjøpet - Man må vurdere likviditeten for å vurdere behovet for låneopptak

26 Likviditetsforbedring - Varelager (omløpshastighet) Hyllevarmere - Kundefordringer: Fokus på purring og redusert kredittid - Forhandle bedre avtaler med leverandører med lengre kredittid - Hvordan er balansen finansiert: Belastning på KK kontra langsiktig finansiering - Driftsmidler: Kan noe selges. (Red Target Area) - Interne rutiner: Logistikk; Innkjøpsrutiner, vareflyt - Attestasjonsrutiner: Hva forsinker de forskjellige prosesser? Tiden fra vareutsendelse til fakturering

27 Likviditet - kundefordringer - Det er viktig å forstå at kundefordringer må finansieres på samme måte som med varelageret, i verste fall med eget trekk på KK til dyr rente - At dette indirekte kan fungere til egne betalingsproblemer og dårlig likviditet - En effektiv purre og renteberegning er kanskje vårt viktigste og enkleste bidrag i denne sammenheng - Sile ut/stoppe eller unngå kreditt til dårlige betalere - Varesyklus og utfaktureringstempo

28 Tidslinjen

29 Beholdningsdokumentasjonen - Det er spesielle krav til dokumentasjon av beholdninger - Dette kan være beholdning av handelsvarer/råvarer - Halvfabrikata - Ferdigvarer - Hva er ukurante varer - Utførte ikke fakturerte arbeider.

30 Beholdningsdokumentasjonen Skattemessig vurdering - Skattemessig skal varer vurderes til anskaffelseskost. Virkelig verdi har ingen betydning. Nedskrivning for ukurans vil dermed ikke gi noen skatteeffekt; skattefradraget for ukurans vil man først få den dagen varen er solgt eller kastet - Mal for vareopptellingslister kan du finnet under dokumentmaler i altinn, eller andre aktuelle oppslagsverk

31 Dokumentasjon av dagsoppgjør - For butikken er det strenge krav til å dokumentere sin dagsomsetning ved hjelp av et kassaapparat - Full oversikt over dagens salgs, hvilke produkter som er solgt og månedens omsetning vises via dette systemet

32 Kritiske vurderingsposter - Varebeholdning riktig telt og vurdert med ukurans? - Spesiell oppmerksom på håndverk/anlegg/bygg: Varer under tilvirkning, utførte ikke fakturerte arbeider? - Er alle fakturaer fra underleverandører og øvrige kreditorer mottatt og bokført på rett periode? - Fordringsmassen: Er det tatt høyde for tap på usikre fordringer? - Er all omsetning fakturert til rett periode?

33 Kritiske vurderingsposter - Er alle opptjente inntekter tatt med i regnskapet (for eksempel opptjent bonus)? - Er alle kostnader tatt med i regnskapet; Skyldige bonuser, skyldig husleie etc.? - Er selskapets kontantforvaltning forsvarlig? Kassasystemer med Z rapporter, svinnkontroll, tilgodelapper-gavekort etc. - Andre interne rutiner som fakturaflyt, remittering, håndtering av reiseregninger osv.

34 Kritiske vurderingsposter - formalkrav - Foreligger det låneavtale med nedbetalingsplan på aksjonærlån? - Er det stillet sikkerhet for lånet? - Har selskapet tilstrekkelig egenkapital til at lånet er lovlig? Alle lovpålagte oppgaver på plass: - Innberettet fri bil? - Har selskapet yrkesskadeforsikring lovpålagt pensjonsordning etc.? - Arbeidsavtaler med alle ansatte? - Aktiverte kostnader løpende utgiftsført i perioden? - Skyldige kostnader som tilhører regnskapet avsatt? - Behersker regnskapsleverandøren regnskapsleveransen?

35 Styrets oppgaver og plikter - Generelt: Hvordan er styret sammensatt? Fungerer dette kun som et kaffe og wienerbrød styre hvor gode bekjente/familie eller venner er med - Fungerer styret slik at man er der i stor grad for å hylle eiers på forhånd vedtatte planer? - Sier du ja til et styreverv må du også sette deg godt inn i aksjelovens bestemmelser og være ditt ansvar bevisst i henhold til denne - Er du uenig i avgjørelser sørg for å få det protokollert! - Bidra til en ryddig styreplan hvor dere ivaretar tilsyn og kontroll med regnskap og økonomi gjennom året

36 Avslutningsvis - Trenger du mer innsikt og læring for å forstå ditt regnskap? - Ta kontakt med en av våre mange konsulenter - Accountor har fagpersoner på mange forskjellige nivåer - Vi kan bistå både med rådgivning innen skatt, lønn, regnskap og økonomi