Til seksjonseierne i Solsiden 3 & 5 Boligsameie

Transkript

1 Til seksjonseierne i Solsiden 3 & 5 Boligsameie Velkommen til sameiermøte Denne innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for I tillegg finner du bakerst i heftet «Orientering om sameiets drift». Denne informasjonen er ikke en del av den formelle årsberetningen, men likevel er opplysningene viktig for deg som seksjonseier. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Solsiden 3 & 5 Boligsameie det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Solsiden 3 & 5 Boligsameie Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Solsiden 3 & 5 Boligsameie avholdes torsdag 17 mars 2016 kl. 18:00 på Radisson BLU Nydalen. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag om ny 17 i husordensreglene B) Forslag om endring av 8 i husordensreglene C) Forslag om ny 9 i husordensreglene Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 1 styremedlem for 2 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Solsiden 3 & 5 Boligsameie Håvard Hegna /s/ Brit Huse /s/ Espen Punswick /s/

3 3 Solsiden 3 & 5 Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Håvard Hegna Nydalen Alle Styremedlem Brit Huse Nydalen Alle Styremedlem Espen Punswick Nydalen Alle Varamedlem Ellen Høegh-Omdal Nydalen Alle Varamedlem Audun Hjertholm Nydalen Alle Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Solsiden 3 & 5 Boligsameie Sameiet består av 110 seksjoner. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet ligger i bydel 8 Nordre Aker i Oslo kommune og har adresse : Nydalen Allé 17 og 21 Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer : Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Styrets arbeid Styret har i driftsåret 2015 bestått av styreleder Håvard Hegna og styremedlemmene Brit Huse og Espen Punswick. Varamedlemmer har vært Ellen Høegh-Omdal og Audun Hjertholm. Styrets saksbehandling foregår i stor grad pr. epost og ved SMS. Dette har gjort det mulig å begrense antall styremøter til 3 under driftsåret. Styreleder har videre deltatt i 3 styremøter i Solsiden Utomhus. Årets regnskap viser et underskudd på kr som dekkes ved overføring fra egenkapital. Sameiet har pr en arbeidskapital på kr Underskuddet i driftsåret 2015 skyldes i det vesentlige investeringer i nytt adgangskontrollsystem,

4 4 Solsiden 3 & 5 Boligsameie oppskuring og boning av alle korridorer, trappeganger mm. og en større overføring til dekning av utgifter ved fellesanlegg under Utomhussameiet. Økonomien i Sameiet Solsiden 3 og 5 er god. Styret har lenge arbeidet med sikring av bodanlegg på garasjeplan P1 og P2. Årsmøtet for 3 år siden ga tillatelse til å gjennomføre sikringstiltak i bodanleggene basert på innhentet tilbud fra NOKAS. Arbeidet ble imidlertid stoppet fordi Solsiden 6, som hadde dør og en gjennomgang som overlappet et område som Solsiden 3 og 5 ønsket å sikre, på det tidspunkt ikke hadde planer om å gjennomføre noe tilsvarende sikring på sin side. Dette endret seg i løpet av høsten I samarbeid med Solsiden 6 ble det våren 2015 hentet inn og vurdert tilbud fra tre sikkerhetsselskaper. De to sameiene var enig om å velge tilbudet fra NOKAS. Tilbudet var denne gang knyttet til en annen teknologi enn den som ble tilbudt i Systemet er basert på nøkkelbrikker med PIN-kode og automatisk loggføring av all bruk. Det kom endelig på plass høsten For å administrere nøkkelbrikker, dører og brukere har Styret anskaffet en bærbar PC. Som meldt i Styrets årsmelding for 2014, mottok Sameiet høsten 2014 faktura fra NOKAS på utstyret som ble tilbudt i 2014, men aldri levert. Styret avviste denne faktura ved å vise til felles befaring hvor beslutning om stopp av prosjektet ble tatt. Styret ba om et møte med NOKAS, men anmodningen ble aldri besvart. I desember 2014 fikk styret melding om at NOKAS hadde sendt saken til inkasso. Styret avviste inkassokravet med henvisning til korrespondanse med NOKAS, samt tilbud om møte. Senere kom det varsel om at sak ville bli reist. Sameiet ba da om assistanse fra OBOS Advokatene. Gjennom prosessen omkring inkassokravet og muligheten for ny leveranse, ble det inngått et forlik som innebar at kravet ble trukket tilbake, at NOKAS dekket sine inkassoutgifter og at Sameiet dekket sine advokatkostnader. Styret innhentet i 2014 assistanse fra OBOS Prosjekt og OBOS Advokater ved konflikt mot utbygger i forbindelse med en tilbakevendende lekkasje gjennom taket i en leilighet i Bygg 3. Utbygger (Backe, GMB) mente dette var utbedret innenfor nybyggets foreldelsesfrister, mens Styret hevdet at utbedringen var utilstrekkelig og at det derfor fortsatt var utbyggers ansvar å finne og fjerne feilen og utbedre den nye skaden. GMB var høsten 2014 på terrassen der lekkasjen antas å komme fra og gjorde noen tiltak samt foretok undersøkelser. Det ble ikke funnet ytterligere feil. Utbygger avviste ansvar for ny maling av taket. Det var høsten 2015 på det rene at taket var tørt, og at det har vært det gjennom sist vinter og en fuktig vår Taket hadde skader etter siste lekkasje, men også skjolder etter oppmaling ved tidligere lekkasje, så hele taket burde males. Styreleder ga klarsignal til OBOS Prosjekt om å bestille full oppmaling og oppfattet at arbeidet skulle viderefaktureres utbygger. OBOS-advokaten kunne ikke se at det var nok grunnlag for å forfølge dette videre mot Backe nå. Men skulle nye lekkasjer mot formodning oppstå, står begge parter fritt til å ta opp sine synspunkter på mangels-, reklamasjons- og foreldelses-spørsmålet. Det hadde våren 2015 hopet seg opp behov for utbedring av en del boder som hadde vært utsatt for innbrudd eller hærverk opp gjennom årene. En opptelling viste at det var ca. 10 boder som måtte repareres, men mange av reparasjonene var små. Team Bygg, som hadde hovedansvar for bodene da sameiet ble bygget, leverte prisoverslag og gjorde nødvendig reparasjon. Erstatning for kostnadene ble tatt opp med vårt forsikringsselskap som mente det her var snakk om flere uavhengige innbrudd som hver for seg ikke betød ødeleggelser som oversteg vår egenandel.

5 5 Solsiden 3 & 5 Boligsameie I desember 2015 ble det gjennomført en oppskuring og boning av alle fellesrom/korridorer i Bygg 3 og 5. Det ble også foretatt støvsuging og vask av gulvene i alle bodområdene. Postkasseanlegget i Bygg 5 ble utsatt for innbruddsforsøk i desember og låsen på de fleste postbud-lokkene måtte skiftes. Det er ikke meldt om post som er blitt borte. En forsterking av postkasse-anleggene i begge bygninger vil bli overveiet. En boligeier i Bygg 5 kontaktet Styret i september 2015 om vansker med nattesøvn pga. midlertidig omlegging av bussrute 37 (nattbussen) til trasé i Nydalen allé rundt BIkvartalet mens ombygging foregår på Torgbygget. Ruter hadde gitt inntrykk av at de vurderte å gjøre omleggingen permanent. Styreleder nevnte dette på styremøte i Utomhussameiet og fikk full støtte fra alle Solsiden-sameiene til å ta dette opp med Ruter på vegne av beboerne i sameienes 400 leiligheter. Etter en lengre korrespondanse med Ruter om støyproblemet meldte Ruter i januar 2016 at nattbussen fra 3. april skulle kjøre en annen rute etter kl. 24. I forbindelse med innføring av nytt system for adgangskontroll iverksatte Styret sommeren 2015 innhenting av kontaktopplysninger for alle eiere og beboere i sameiet. Sameiets vedtekter 3 er helt klar på at denne type opplysninger skal leveres Styret straks ved skifte av eier eller leietaker. Årets innsamling var bare delvis vellykket, selv etter gjentatt purring utover høsten. Fremdeles er det leiligheter som ikke er ajour og nøkkelbrikker som ikke med nødvendig sikkerhet har latt seg utlevere til enkelte seksjoner. Styret fremmer nå et forslag til endring av Husordensreglene vedrørende opplysningsplikten mm ved salg og utleie. Styret ønsker å fortsette arbeidet med våre nettsider på herborvi.no. Nettsiden kan nås på sin gamle kryptiske adresse, men nå også på mer forståelige solsiden3og5.herborvi.no. Det mangler ennå svært mye, men det lille som står på nettsiden nå, er korrekt. Styret overveier å trekke inn ekstern hjelp for å få nettsidene i en anstendig stand slik at de både kan gi beboerne den informasjon de etterspør og være tilrettelagt slik at Styret enkelt kan holde informasjonen ajour. I mellomtiden er det satt opp nye oppslagstavler i inngangspartiet i Bygg 3 og Bygg 5. Disse brukes for meldinger med tidsbegrenset aktualitet. Vi minner ellers om at Styret har utarbeidet et Infodokument med veiledning for beboere i Solsiden 3 og 5. Tanken er å få det ut på sameiets nettside når anledningen byr seg. Eiere eller leietakere som er interessert i skrivet, kan få det tilsendt ved å kontakte Styret. Gjennom Utomhussameiet løses mange av Solsidens fellesoppgaver, i 2015 er det bl.a. gjort en rekke forbedringer ved nytt utstyr og vedlikehold - utlufter for varmeanlegget, medfører bl.a. at utlufting av radiatorer nå er unødvendig - renseanlegg for vann til varmeanlegget, det var mye skit som hopet seg opp i rørene og bidro til dårlig gjennomstrømning til leilighetene - ny PDVE-ventil for søppelanlegget, ventilen som sørger for at avfallet fordeles riktig til container for restavfall eller papir, var defekt etter 10 års virke - det er inngått ny gartneravtale med Braathen landskapspleie og gjennomført en gjennomgang, utskifting og oppgradering av uteområdenes beplantning.

6 6 Solsiden 3 & 5 Boligsameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr ,-. Resultat Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet som et underskudd på kr ,- og foreslås dekket ved overføring fra egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapitalen er tilgjengelige midler og fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr var kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med noe lavere energi kostnader. Forsikring Forsikringspremien for 2016 er ikke mottatt enda. En eventuell premieendring vil reflektere indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Solsiden 3 & 5 Boligsameie. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a

7 7 Solsiden 3 & 5 Boligsameie Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på 5 % økning av felleskostnadene fra For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, Styret i Solsiden 3 & 5 Boligsameie Håvard Hegna /s/ Brit Huse /s/ Espen Punswick /s/

8

9

10 10 Solsiden 3 & 5 Boligsameie RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kostnader sameie Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Fra opptjent egenkapital

11 11 Solsiden 3 & 5 Boligsameie BALANSE EIENDELER Note ANLEGGSMIDLER Andel egenkapital i fellesanlegg SUM ANLEGGSMIDLER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Sparekonto OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar Oslo, , STYRET I SOLSIDEN 3 & 5 BOLIGSAMEIE Håvard Hegna /s/ Brit Huse /s/ Espen Punswick /s/

12 Solsiden 3 & 5 Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Oppvarming Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Utlegg rep. av radiator Korrigeringer på reskontro 1 SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER

13 13 Solsiden 3 & 5 Boligsameie Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS, juridisk bistand OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold heisanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 ENERGI/FYRING Fjernvarme SUM ENERGI / FYRING NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Abonnement hjemmeside og HMS Kontor- og datarekvisita Trykksaker Andre kontorkostnader -96 Telefon, annet Porto Reisekostnader -186 Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER

14 14 Solsiden 3 & 5 Boligsameie NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 662 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 376 Andel renter Solsiden Utomhussameie 364 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 13 GARANTIANSVAR/ANDEL ANLEGGSMIDLER/LANGSIKTIG GJELD I FELLESANLEGG Selskapet eier 18,9% av Solsiden Utomhussameie. Selskapet har solidaransvar for den samlede gjelden i Solsiden Utomhussameie og garantiansvaret refererer seg til den samlede gjelden i Solsiden Utomhussameie og utgjør kr Selskapets andel i Solsiden Utomhussameie vises som anleggsmidler under posten "andel egenkapital i fellesanlegg". "andel egenkapital i fellesanlegg" i balansen. Selskapets andel av driftkostnadene og årsresultatet i Solasiden Utomhussameie er inntatt i resultatregnskapet under posten "kostnader sameie". Til orientering vedlegges sameiets regnskap.

15 15 Solsiden 3 & 5 Boligsameie Forslag fra Styret i Solsiden 3 og 5 Boligsameie 5 A: Forslag til ny 17 i husordensreglene om overdragelse og utleie av leilighet: I følge sameiets vedtekter 3 skal det i forbindelse med eierskifte eller utleie straks gis melding til styret med opplysning om ny eiers eller leietakers navn. Det skal også opplyses om ny eiers/leietakers kontaktopplysninger så som adresse, telefonnr. og epostadresse. Beboer plikter å bestille postkasseskilt og sørge for merking av ringetablå etter regler fastsatt i husordensreglene 8 og 9. Utleiere er ansvarlige for at samtlige leietakere informeres om og retter seg etter gjeldende vedtekter og husordensregler ved at disse følger leiekontrakten. Dette skal bekreftes ved underskrift på skjema fastsatt av Styret. Eventuelle språkproblemer er eiers ansvar. Styrets begrunnelse: Hensikten med innføring av 17 er 1) å fremheve eiers informasjonsplikt ved eierskifte og utleie 2) å gjøre det enklere for Styret å få oversikt over beboere og eiere i Sameiet 3) å styrke Styrets mulighet til å sikre et godt førsteinntrykk når besøkende kommer til sameiet, samt gjør det enklere for Postbudet å finne fram til riktig adressat. Sameiet har et svært stor andel leiligheter som ikke bebos av eier eller nærmeste familie. Mange leiligheter leies ut på korte kontrakter. OBOS leverer eierlister, men tilsvarende liste over beboere og leietakere har store hull. Arbeidet med å få en oversikt over sameiets beboere medfører mye ekstraarbeid for Styret på bekostning av viktigere styreoppgaver. Dette har vært spesielt belastende i 2015 pga. behovet knyttet til innføring av ny adgangskontroll for bodområdene. Fremdeles er det leiligheter som ikke er ajour og nøkkelbrikker som ikke med nødvendig sikkerhet har latt seg utlevere. Sameiets vedtekter 3 er helt klare på at denne type opplysninger skal leveres Styret straks ved skifte av eier eller leietaker. Opplysning om leietakere er helt nødvendig bl.a. av hensyn til de behov for varsling og redning som oppstår ved eventuell brann. Manglende oppfølging av dette er et brudd på vedtektene. Styrets forslag til vedtak: Forslaget til ny 17 vedtas

16 16 Solsiden 3 & 5 Boligsameie 5 B: Forslag til endret 8 om postkasseskilting: 8 Beboer er pliktig å følge sameiets standard for postkasseskilt. Denne er kunngjort på oppslagstavlen i miljørommet i Nydalen allé 17 og 21. For de som ikke anskaffer postkasseskilt i henhold til sameiets standard, har styret mulighet til å gjøre dette på vegne av beboer og kreve betaling for denne jobben. 5 C: Forslag til ny 9 om ringetablå: 9.1 Beboer i Nydalen allé 17 må kontakte sameiets styremedlem i bygget for å endre oppføringen på ringetablået ved ytterdøren. 9.2 Beboer i Nydalen allé 21 er pliktig å følge sameiets standard for skilting av ringetablå. Denne er kunngjort på oppslagstavlen i miljørommet i Nydalen allé 21. For de som ikke anskaffer navneskilt i henhold til sameiets standard, har styret mulighet til å gjøre dette på vegne av beboer og kreve betaling for denne jobben. Styrets begrunnelse: Endringene knyttet til 8 og 9 må sees i sammenheng med ny 17. Hensikten er 1) å stramme opp reglene for skilting og sikre et godt førsteinntrykk 2) å få detaljene knyttet til prosedyre ved bestilling av navneskilt ut av husordensreglene slik at detaljene kan endres uten å måtte endre husordensreglene 3) å skille mellom reglene for postkasseskilt og reglene for skilt til ringetablå slik at de ulike ringetablå-løsninger som er valgt i Nydalen allé 17 og Nydalen allé 21 behandles korrekt. Til orientering, nåværende 8 lyder slik: 8 Beboere er pliktig å følge sameiets standard for postkasseskilt. Bestilling må gjøres for beboers regning ved henvendelse til Stansefabrikken AS, tlf eller direkte til deres underleverandør Gunnar Vollan i Fåberg. Sistnevnte på gu-voll@online.no. For de som ikke anskaffer postkasseskilt i henhold til sameiets standard har styret mulighet til å gjøre dette på vegne av beboer og kreve betaling for denne jobben. Styrets forslag til vedtak: Forslaget til ny 8 og ny 9 vedtas

17 17 Solsiden 3 & 5 Boligsameie Orientering om sameiets drift Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Radonmåling, ny strålevernforskrift Fra ble det krav om radonmåling i alle boliger som skal leies ut. Dette er utleiers ansvar. Statens Strålevern anbefaler, uavhengig av om boligen skal leies ut eller ikke, at alle som har oppholdsrom i en underetasje eller i en av de tre nederste etasjene over bakkeplan, måler radonkonsentrasjonen. For mer informasjon: Radonoppfølging omfattes av HMS-arbeidet i alle boligselskaper fra Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

18 18 Solsiden 3 & 5 Boligsameie Utomhussameie og felles avtaler mellom sameiene I henhold til sameiets vedtekter 16 er sameiet med i Utomhussameiet. Alle avtaler om kjøp av varer og tjenester søkes lagt til Solsiden Utomhus. Dette for å oppnå generelt bedre vilkår, samt lette forvaltningen av avtaler og ytelser i Solsiden. Utomhussameiet har egne avtaler i forbindelse med areal mellom alle bygninger i Solsiden. Styreleder Håvard Hegna har vært representant i styret for Utomhussameie i Vaktmestertjeneste Solsiden 3 og 5 har avtale med RSV Eiendomsdrift for levering av vaktmester tjenester. Denne avtalen er en del av fellesavtalene for Solsiden Utomhus. Heisservice og heisalarmoverføring Fullserviceavtale med Schindler. Dette innebærer at de retter alle feil i normal arbeidstid. Styret kan tilkalle for reparasjon utenfor ordinær arbeidstid, men det påløper da ekstra kostnader for sameiet. Avtale med Schindler om heisalarmoverføring, men eventuelle utrykninger utføres av vaktselskapet G4S. Sameiet er pålagt å ha en tilsynsperson for hver heis. Dette er: Nydalen alle 17, bygg 3, heis nr Brit Huse. Nydalen alle 21, bygg 5, heis nr Håvard Hegna. Bomiljøvakt Firmaet NOKAS er det vaktselskapet som sikrer bomiljøet. De går to vakter hver torsdag, fredag og lørdag kveld. Beboere som opplever problemer de ikke klarer å løse eller av spesielle grunner ikke ønsker å håndtere selv, kan til enhver tid kontakte NOKAS. En vekter rykker da ut. Det påløper da ekstra kostnader for sameiet, og styret får en rapport om hvem som ringte inn henvendelsen og hvem det ble rykket ut til. Solsiden Utomhus har tegnet felles avtale for hele Solsiden. Alarmtelefon til NOKAS er Ventilasjon Solsiden Utomhus har inngått felles serviceavtale med Bjerke Ventilasjon, for kontroller av ventilasjonsanleggene. Renhold Solsiden Utomhus har tegnet felles avtale med Royal Renhold for renhold og matteleie. Det utføres renhold hver uke i bygg 3 og annenhver uke i bygg 5. I vinterhalvåret økes frekvensen på vask og mattebytte. Kabel-TV Sameiet er gjennom Solsiden Utomhus tilsluttet felles avtale hos selskapet GET. Hver enkelt beboer er selv ansvarlig for å hente og utføre service på digital dekoder, som er inkludert i fellesavtalen. Energileveranse Sameiet får levert kraft til fellesanlegg fra Nydalen Energisentral. Nydalen Gårdeierforening I henhold til sameiets vedtekter 17 er sameiet med i Nydalen Gårdeierforening, representert ved styreleder Utomhus. Årsrapporten vil være tilgjengelig via styret og OEF

19 19 Solsiden 3 & 5 Boligsameie så snart denne er utarbeidet. Bredbånd og telefoni. Den enkelte seksjonseier står fritt til å inngå egne avtaler på bredbånd og telefoni. Miljørommet Utomhussameiet ivaretar avtalen om avfallsanlegget i miljørommene. Dugnad og containere Utomhussameie setter ut containere for avfall 2-3 ganger i året.

20

21

22 22 Solsiden 3 & 5 Boligsameie SOLSIDEN UTOMHUSSAMEIE RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kostnader sameie Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Fra opptjent egenkapital

23 23 Solsiden 3 & 5 Boligsameie SOLSIDEN UTOMHUSSAMEIE BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto OBOS-banken Skattetrekk OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, , STYRET I SOLSIDEN UTOMHUSSAMEIE Tor Martin Aursland Dag Fjeldberg Håvard Hegna Nils Roll-Hansen Kjell Magne Solli Trond Syversen

24 Solsiden 3 & 5 Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Viderefakturering Kabel TV SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.

25 25 Solsiden 3 & 5 Boligsameie NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -941 Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg Drift/vedlikehold søppelforbrenning anlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Trykksaker -236 Telefon, annet Porto -573 Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER

26 26 Solsiden 3 & 5 Boligsameie NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 315 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i NOTE: 13 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift -564 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER