Nye Lindesnes. Møteinnkalling

Transkript

1 Nye Lindesnes Møteinnkalling Utvalg: NL- Arbeidsutvalget Møtested: Kommunestyresalen, Marnardal rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 12:00 Enkel lunsj mot slutten av møtet 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Arkivsaksnr PS 1/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL RS 2/18 NYE LINDESNES - ARBEIDSUTVALGET /2155 MØTE REFERAT (UTKAST) PS 3/18 FORLENGELSE AV VILJESERKLÆRINGEN I 2007/2552 AGDERE ENERGI AS PS 4/18 GODKJENNING ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2018/405 NYE LINDESNES 2017 PS 5/18 BUDSJETT NYE LINDESNES /333 2

3 PS 1/18 Godkjenning av protokoll 3

4 Nye Lindesnes Arbeidsutvalget REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Arbeidsutvalget Sted: Lindesnes rådhus, kommunestyresalen Dato: Fredag Tidsrom: 14:15 15:05 Arbeidsutvalget: Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Even Tronstad Sagebakken Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Vidar Tjelland Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Tor Magne Risdal Utvalgsleder Utvalgsnestleder I tillegg: Kyrre Jordbakke Prosjektleder Dagfinn Lauvsland Prosjektkoordinator Inviterte: Rune Stokke Rådmann Lindesnes kommune Irene Lunde Kjell Rune Olsen Rådmann i Mandal kommune Rådmann i Marnardal kommune I enkeltsaker: AU-6/2018 Kommunalsjef Heidi Henanger Haven, kommunalsjef Jon Buestad SAKSLISTE: AU-4/2018 Referat fra møte i arbeidsutvalget AU-5/2018 Politisk saksbehandling i fellesnemnda....2 AU-6/2018 Framtidens helse- og omsorgstjenester i nye Lindesnes behov for nybygg...5 AU-7/2018 Organisering av delprosjekt for interkommunale samarbeid og eierskap...8 AU-8/2018 Eventuelt Side 1 av 10

5 Det var ikke merknader til innkalling og saksliste AU-4/2018 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET Vedlegg Referat fra møte i arbeidsutvalget Forslag til vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til vedtak: Referat fra møte i arbeidsutvalget godkjennes. Vedtak Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Referat fra møte i arbeidsutvalget godkjennes. AU-5/2018 POLITISK SAKSBEHANDLING I FELLESNEMNDA. Forslag til vedtak Saken leggs fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: 1. Beskrevet delegasjon til fellesnemnda er tilstrekkelig. 2. Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og ny kommune er av en slik art at de må behandles i et eller i alle tre kommunestyrene, har fellesnemnda innstillingsrett. I saker hvor delegasjon ikke er opplagt, bør det være vilje i kommunestyrene til å gi fellesnemnda tillit. Det vil bidra til en effektiv politisk saksbehandling. Fellesnemnda sender pkt. 2 til behandling i kommunestyrene i Lindesnes, Marnardal og Mandal. 3. Arbeidsutvalget kan i større grad benyttes til å sikre god dialog mellom politikerne og prosjektledelsen. 4. Partssammensatt utvalg har møte i forkant, og samme dag, som arbeidsutvalget. Det vil sikre god dialog mellom arbeidsgiver og arbeidsgiverrepresentantene, og formelle uttalelser vil følge saken fram til endelig behandling i fellesnemnda. Irene Lunde innledet i saken * Vedtak Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: 1. Beskrevet delegasjon til fellesnemnda er tilstrekkelig. 2. Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og ny kommune er av en slik art at de må behandles i et eller i alle tre kommunestyrene, har fellesnemnda innstillingsrett. I saker hvor delegasjon ikke er opplagt, bør det være vilje i kommunestyrene til å gi fellesnemnda tillit. Det vil bidra til en effektiv politisk saksbehandling. Fellesnemnda sender pkt. 2 til behandling i kommunestyrene i Lindesnes, Marnardal og Mandal. 3. Arbeidsutvalget kan i større grad benyttes til å sikre god dialog mellom politikerne og prosjektledelsen. 5 Side 2 av 10

6 4. Partssammensatt utvalg har møte i forkant, og samme dag, som arbeidsutvalget. Det vil sikre god dialog mellom arbeidsgiver og arbeidsgiverrepresentantene, og formelle uttalelser vil følge saken fram til endelig behandling i fellesnemnda. Bakgrunn Arbeidsutvalget i nye Lindesnes har etterspurt en sak om delegasjon til fellesnemnda, samt arbeidsutvalgets rolle. Partssammensatt utvalg vil også bli kort kommentert i saken. For å forenkle vil bystyret i Mandal bli omtalt som kommunestyre i saken. Hjemmel Inndelingslovens 26 første ledd gir et pålegg om at det skal det opprettes en fellesnemnd som skal samordne og ta seg av forberedelsen av sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda skal fungere som organ i perioden fra det er gjort vedtak om sammenslåing og fram til sammenslåingen blir iverksatt. For nye Lindesnes er det 2,5 år. I lovens forarbeider er det pekt på at det ikke har vært ønskelig å gi for mange detaljerte lovregler om nemndas sammensetning, funksjon og arbeidsoppgaver. Og slik loven er utformet er det mulig å gi nemnda relativt vide fullmakter. Men det er uttrykkelig sagt at det er de valgte kommunestyrene som må være ansvarlige for egen daglig virksomhet i kommunene så lenge kommunene består som selvstendige enheter. Praksis Inndelingslovens 26 fjerde ledd første punktum sier at det er opp til kommunene selv å bli enige om hvilke oppgaver og fullmakter fellesnemnda skal ha. Fellesnemndas oppdrag og mandat er vedlegg til intensjonsavtalen om utvikling av nye Lindesnes som ble vedtatt i felles møte mellom kommunestyrene i Lindesnes og Marnardal og Mandal. I fellesnemndas møte ble det vedtatt møtereglement, politisk organisering og delegasjon til fellesnemnda. Nemndas konkrete oppgaver og fullmakter er regulert i pkt. 4 i vedlegget til intensjonsavtalen. I arbeidet som pågår med å danne den nye kommunen, vil det være mange oppgaver som krever prinsipielle politiske vedtak for hvordan organisasjonen skal innrette seg for framtida. Fellesnemnda har fått delegert myndighet til å «etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen», jfr. nevnte pkt. 4. Det er rene politiske saker som gjelder politisk organisering og struktur. Det arbeidet er godt i gang, og sak om politisk modell kommer til behandling i fellesnemnda i mars. Deretter kommer det blant annet saker om delegasjonsreglement, politisk reglement, nærdemokratiske ordninger og kommunevåpen. Fellesnemnda vil også få saker som kommuneplan, arbeidsgiverpolitikk, eierskap og interkommunalt samarbeid, økonomisk politikk og handlingsregler, hvor det er naturlig med tettere miljø mellom politisk og administrativt miljø i prosjektarbeidet. Samlet er dette store og viktige saker, som vil danne det politiske fundamentet i den nye kommunen. I de to siste årene av nåværende struktur vil det komme opp saker hvor politiske beslutninger i hver kommune vil få betydning for den nye kommunen. For å unngå for mye byråkrati og uforutsigbarhet må det sees på mulige løsninger for å koordinere og få til mest mulig effektiv politisk behandling av slike saker. Rådmennene i de tre kommunene har en viktig oppgave med å vurdere hvilke politiske saker som vil få betydning for den nye kommunen og sende dem via prosjektleder til fellesnemnda, før behandling i egne kommunestyrer og bystyre. Det kan gjelde plansaker innen alle områder, noen reguleringsplaner, næringssaker, kommende byggeprosjekt, økonomisaker og så videre. Særlig komplisert blir det for saker som begynner i «gammel» kommune og hvor gjennomføringen av vedtaket videreføres/avsluttes i «ny» kommune. Skal det politiske systemet fungere, og sakene få en god og effektiv behandling, bør det være vilje til å gi vide fullmakter fra kommunestyrene til fellesnemnda. Saksbehandling i politiske utvalg Fellesnemnda er opprettet for å planlegge den nye kommunen. Skal nemnda lykkes med arbeidet trenger den nødvendig legitimitet og makt til å fatte og iverksette vedtak som gjelder den nye kommunen. Det er ikke noe problem for saker som er definert som fellesnemndas ansvar. Men det vil 6 Side 3 av 10

7 helt klart komme saker hvor det er tvil om saken skal til kommunestyrene eller til fellesnemnda. Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og ny kommune er av en slik art at de må behandles i et eller i alle tre kommunestyrene, bør fellesnemnda ha innstillingsrett. Med innstillingsrett menes det at prosjektleder saksbehandler saker, og fremmer forslag til innstilling til arbeidsutvalget og fellesnemnda. Fellesnemnda innstiller til kommunestyret/kommunestyrene som gjør endelig vedtak. Skal dette virke etter sin hensikt, bør kommunestyrene, så langt det er mulig, respektere fellesnemndas innstilling. Da vil kommunestyrene og bystyret i realiteten avgi makt til fellesnemnda. Det vil kreve tillit mellom kommunestyrene og fellesnemnda, og godt samarbeid mellom de politiske partiene i kommunene. Eksempel på en slik sak er hvordan rapporten fra Agenda Kaupang om helse- og omsorgstjenestene i nye Lindesnes kommune skal behandles videre. Politisk arbeidsutvalg (AU) I dokumentet som beskriver fellesnemndas politiske organisering og delegasjon er arbeidsutvalgets oppgaver definert til: Myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker innenfor de begrensninger og rammer som fellesnemnda beslutter. Et forberedende organ til sakene som skal behandles i fellesnemnda. Myndighet til å gi uttalelse. Fastsette lønn og avgjør andre lokale avtaler for prosjektleder i henhold til kap i hovedtariffavtalen. På hjemmesiden til nye Lindesnes står det «Arbeidsutvalget er et forberedende organ overfor fellesnemnda. Det betyr at de har i oppgave å finne ut hvilke saker som ønskes utredet og fremmet i fellesnemnda. Det er leder av fellesnemnda som bestemmer hvilke saker som skal videre til fellesnemnda.» Praksis i dag er at arbeidsutvalget behandler alle saker som skal til fellesnemnda som et forberedende organ, på linje med formannskap og driftsstyre. Det kan også være mulig å bruke dette utvalget til dialog med prosjektledelsen. Prosjektledelsen (prosjektleder og rådmennene) er alltid til stede i arbeidsutvalgets møter. Utvalget består av 6 politikere, og størrelsen egner seg godt for informasjon og dialog. Partssammensatt utvalg (PSU) Partssammensatt utvalg består av arbeidsutvalget og tre representanter fra arbeidstakerorganisasjonene (en fra hver kommune). Utvalgets oppgaver er beskrevet i dokumentet om «Politisk organisering og delegasjon fellesnemnd nye Lindesnes». Utvalget skal ivareta de oppgavene som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon som ikke fellesnemnda selv skal ivareta, med unntak av den myndighet som er delegert til prosjektleder. Partssammensatt utvalg er delegert myndighet til å: Treffe avgjørelser i overordnede og prinsipielle spørsmål på personalsaksområdet som angår forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og arbeidstakerne, og hvor myndighet ikke er delegert andre. Behandle klager i personalsaker der det er klagemuligheter. Drøfte og gi tilrådinger til fellesnemnda og prosjektleder på det personalpolitiske området. Ivareta spørsmål knyttet til hovedavtalen som ikke er delegert til andre. Det er viktig å benytte partssammensatt utvalg til å gi uttalelser i saker som klart er av interesse for ansatte. Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene er svært viktig i hele prosjektet, og i partssammensatt utvalg kan arbeidstakerrepresentantene formelt komme med sine synspunkter i saker som skal besluttes av fellesnemnda. Det er vesentlig at prosjektleder og leder av fellesnemnda nøye går gjennom sakene som skal behandles, og kaller inn til partssammensatt utvalg for aktuelle saker. For at dette skal bli effektivt, kan partssammensatt utvalg ha møte i forkant av arbeidsutvalget. De tre 7 Side 4 av 10

8 arbeidstakerrepresentantene fratrer når arbeidsutvalgets møte starter. Da vil eventuelle uttalelser følge saken helt fram til fellesnemndas behandling. Rådmannsutvalget orienter og svarer på spørsmål. AU-6/2018 FRAMTIDENS HELSE- OG OMSORGSTJENESTER I NYE LINDESNES BEHOV FOR NYBYGG Vedtak Saken legges fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Vedtak Det etableres plankomite knyttet til bygging av bokollektiv/samlokaliserte leiligheter for inntil 8 personer med psykisk utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser for den nye kommunen lokalisert sentralt på Vigeland. Plankomiteen utreder aktuelle alternativer og legger saken frem for fellesnemda til godkjenning. Det igangsettes forprosjekt for å planlegge nytt helsebygg for den nye kommunen lokalisert i Mandal. Forprosjektet legges frem for fellesnemnda til godkjenning. I det videre arbeidet bør det legges til grunn en framtidig dekningsgrad for heldøgns omsorgsplasser til eldre fram mot 2040 basert på det «nordiske» alternativet. Fellesnemda delegeres myndighet til å fatte beslutninger i den videre planarbeidet. Frem til innarbeides disse prosjektene i den enkelte kommunes budsjett og økonomiplan. Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: * Det etableres plankomite knyttet til bygging av bokollektiv/samlokaliserte leiligheter for inntil 8 personer med psykisk utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser for den nye kommunen lokalisert sentralt på Vigeland. Plankomiteen utreder aktuelle alternativer og legger saken frem for fellesnemda til godkjenning. Det igangsettes forprosjekt for å planlegge nytt helsebygg for den nye kommunen lokalisert i Mandal. Forprosjektet legges frem for fellesnemnda til godkjenning. I det videre arbeidet bør det legges til grunn en framtidig dekningsgrad for heldøgns omsorgsplasser til eldre fram mot 2040 basert på det «nordiske» alternativet. Fellesnemda delegeres myndighet til å fatte beslutninger i den videre planarbeidet. Frem til innarbeides disse prosjektene i den enkelte kommunes budsjett og økonomiplan. Vedlegg Rapport Agenda Kaupang : Helse- og omsorgstjenestene i «nye Lindesnes kommune» Bakgrunn for saken Fellesnemnda ble i sak FN 50/17 (møte ) orientert om at det var behov for å gjennomføre en samlet behovsanalyse for nye Lindesnes, på området helse og omsorg. Mandat for analysen var å utarbeide en rapport som viser en anbefalt modell for fremtidig organisering av helse- og omsorgstjenestene fram til 2040, med fokus på de første 10 årene. Fokuset i gjennomgangen skulle være på organisering, kostnadsnivå på tjenestetilbudet og framtidige behov, inkludert behov for nybygg. Konsulentfirmaet Agenda Kaupang ble engasjert til arbeidet, og de leverte sin rapport 5. februar Fellesnemnda ble orientert om innholdet i rapporten i møte 9. februar. 8 Side 5 av 10

9 Rapporten peker på at demografiske endringer gjør at tjenestebehovet i pleie og omsorg er forventet å øke med ca. 93 % fram til 2040, basert på en videreføring av dagens praksis. De øvrige store sektorene i kommunen, som barnehage og grunnskole, er forventet å ha en vekst på ca. 7 %. Tjenestebehovet i pleie og omsorg vil øke med ca. 14 % fram mot 2024 dersom dagens praksis videreføres. Tilsvarende tall for grunnskole og barnehage er under 5 %. Rapporten peker på behovet for nytenkning innen området helse og omsorg for å møte framtidens behov. Rapporten har blant annet følgende 4 anbefalinger knyttet til bygg for de ulike brukergruppene i nye Lindesnes kommune: 1. Planlegg en framtidig dekningsgrad for heldøgns omsorgsplasser til eldre fram mot 2040 basert på det «nordiske» alternativet Agenda Kaupang anbefaler at nye Lindesnes kommune planlegger en framtidig dekningsgrad fram mot 2040 basert på det «nordiske» alternativet i beregningene sine. Det «nordiske» alternativet legger til grunn en samlet dekning for korttids- og langtidsplasser sykehjem på 9,3 % i For boliger med døgnbemanning er det lagt til grunn en dekning på 5 % i Det samlede nivået for døgntilbudet blir da omtrent på linje med det som er vanlig i resten av Norden. Dekningen som Agenda Kaupang anbefaler på sykehjem i 2022 er på linje med de kommunene i Norge med lavest dekning i I alternativ «Norden» vil det ikke bli behov for å etablere flere langtidsplasser på sykehjem før om ti år. Denne anbefalingen om å satse på nordisk nivå på dekningsgraden for innbyggerne over 80 år framover skiller seg fra de utredningene Agenda Kaupang gjorde for Mandal og Lindesnes kommune vinteren 2016 og våren Her var anbefalingene en høyere total dekningsgrad på henholdsvis 20 % i Mandal og 18 % for Lindesnes. Agenda Kaupang begrunner sin nye anbefaling med at utviklingen stadig går i retning av å vri innsatsen ytterligere mot hjemmebaserte tjenester. De legger også til grunn at nye Lindesnes vil ha større handlingsrom, buffer og stordriftsfordeler når det gjelder dagens totale bygningsmasse. Videre pekes det på at nye Lindesnes kommune i tillegg bør jobbe aktivt for å styre innbyggernes forventninger mot at de selv har ansvaret for å skaffe sin egen tilpassede bolig. Det «nordiske» alternativet er nærmere beskrevet under punkt 5.3 og punkt 5.6 i rapporten fra Agenda Kaupang. 2. Bygg bokollektiv for personer med psykisk utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser på Vigeland. I sak FN 50/17 ble det også orientert om et spesielt tiltak som hastet å komme i gang med. I notatet som fulgte saken står dette: Tiltak som haster: I Lindesnes kommune bor en håndfull unge personer med psykisk utviklingshemming og andre utviklingsforstyrrelser hjemme hos sine foreldre, og venter tålmodig på muligheten for å bo for seg selv. Det kan være aktuelt å samarbeide med disse ungdommene og deres foresatte om bygging av samlokaliserte leiligheter, der beboer eier leiligheten og kommunen eier fellesarealer og personalbase. Dette er i så fall et komplekst prosjekt som trenger tid til å utredes, og administrasjonen ønsker å få gjort en slik utredning nå i høst. Beslutninger om eventuell bygging kan så tas på nyåret og ses i sammenheng med øvrige forslag i den nye kommunen. Representanter fra Mandal og Marnardal inviteres inn i utredningsarbeidet. Det legges opp til at Lindesnes kommune leder arbeidet og betaler eventuell konsulentbistand for akkurat dette utredningsarbeidet. Det bes om en uttalelse fra Fellesnemnda. Uttalelsen vil så følge saken til politisk behandling i Lindesnes kommune. Fellesnemnda vedtok enstemmig denne uttalelsen i saken: Beslutninger om eventuell bygging må ses i sammenheng med øvrige forslag i den nye kommunen. Representanter fra Mandal og Marnardal inviteres inn i utredningsarbeidet. 9 Side 6 av 10

10 Agenda Kaupangs analyser fra Lindesnes kommune bekrefter at kommunen allerede innen få år vil få en sterk økning i behov for ulike typer boliger til mennesker med utviklingshemming/utviklingsforstyrrelser. Dette er innbyggere som vil ha behov av tjenester i bolig, aktivitets-, arbeids- og avlastningstilbud. Tilsvarende analyser er ikke gjort i Marnardal eller Mandal, men en er kjent med at det er flere innbyggere i Mandal kommune som vil ha behov for denne type tilbud i løpet av få år. 3. Bygg et helsebygg i Mandal som samler alle korttidsplassene i den nye kommunen Mandal bystyre vedtok blant annet følgende: Mandal bystyre vedtar å sette i gang planlegging/prosjektering av nytt helsehus på Orelunden i løpet av På bakgrunn av vedtak om kommunesammenslåing og behov for å gjennomføre en ny samlet behovsanalyse for den nye kommunen, har Mandal kommune utsatt oppstart av planlegging av nytt helsebygg på Orelunden. Agenda Kaupang holder i sin nye rapport fast på anbefalingen om å bygge et nytt helsebygg i Mandal som samler en del av de helt sentrale funksjonene. Hensikten er blant annet å oppnå gevinster som redusert behov for sykehjemsplasser, effektive driftsenheter, hensiktsmessig samlokalisering av tjenester, tilrettelegge for tverrfaglig samarbeid og stordriftsfordeler på drift. Agenda Kaupang anbefaler blant annet at alle korttidsplassene for behandling og rehabilitering i den nye kommunen, en del omsorgsboliger, hovedbase for hjemmesykepleien, legekontor, legevakt, ambulansestasjon og ulike lavterskeltilbud som f.eks. friskliv og mestring, legges til dette helsebygget. Agenda Kaupang mener at helsebyggprosjektet bør starte snarest mulig og at en slik satsing vil kunne redusere behovet for å bygge langtidsplasser i årene etter Rendyrk hele Lindesnes Omsorgssenter som omsorgsboliger og samlokaliser langtidsplassene i Mandal og Marnardal. Dette er et nytt forslag. Hovedbegrunnelsen for forslaget er å legge til rette for spesialisering i større grad enn nå. Omsorgssenteret på Vigeland har i dag 65 plasser, hvorav 14 er langtids sykehjemsplasser. Vurdering Rapporten Helse- og omsorgstjenestene i «nye Lindesnes kommune» utarbeidet av Agenda Kaupang gir et godt grunnlag for videre arbeid innen området helse og omsorg. Rapporten inneholder en rekke analyser og anbefalinger. Noen av anbefalingene er kjent fra før, og noen er nye. Forslagene vil være svært verdifulle som utgangspunkt for å gjøre egne vurderinger og konklusjoner. Dette vil nødvendigvis ta en del tid. Administrasjonen har likevel valgt å foreslå at det fattes noen vedtak allerede nå, da vi mener det vil lette arbeidet framover å ha noen faste rammer å forholde seg til, uten at man binder seg for mye opp til detaljer i organisering mm på dette stadiet. Administrasjonen vurderer anbefalingen om «nordisk» nivå på dekningsgrad som et svært krevende men likevel riktig utgangspunkt for planleggingen, og det vil være gunstig å få et vedtak på dette allerede nå. Det vil kunne gi den nødvendige drivkraften til å vri tjenestene tilstrekkelig over på forebyggende og hjemmebaserte driftsmodeller. Det vil også kunne gi insentiver til private byggeprosjekter der det legges til rette for at en kan bo der hele livet. For å bidra til slike løsninger bør kommunen som planmyndighet stille krav om fellesarealer som gir mulighet for fremtidige felles tjenester. Utviklingen framover må følges nøye for å sikre at et slikt nivå på dekningsgrad ikke gir uheldige konsekvenser. Bokollektiv/samlokaliserte leiligheter på Vigeland 10 Side 7 av 10

11 Det er allerede opprettet dialog med aktuelle brukerne / pårørende, men det er ikke inngått noen formelle avtaler eller kontrakter. Nye byggeprosjekter må inkludere alle de tre kommunene. Det er viktig at kommunen fortsetter dialogen og samarbeidet med de som ønsker å bygge selv, slik at man i størst mulig grad kan sikre driftsoptimale løsninger dersom dette blir løsningen. For å få videre fremdrift i dette arbeidet er det behov for å etablere en formell plankomite med deltakelse fra blant annet aktuelle fagenheter i de 3 kommunene, og brukere / pårørende. Lindesnes kommune har lagt inn penger til prosjektet lokalisert på Vigeland i økonomiplan De store kostnadene er knyttet til bemanning, og det er lagt inn 3,5 millioner til dette i 2019, økende til 7 millioner i Videre er det lagt inn 2,5 millioner til investeringer i 2019, tiltenkt kjøp av arealer til personalbase. Det betyr at man ser for seg at tiltaket er i drift fra midten av 2019, dersom løsningen blir at pårørende bygger selv. Det er satt av planleggingsmidler til prosjektet. Helsebygg lokalisert i Mandal Dersom det vedtas å følge anbefalingen fra Agenda Kaupang med å bygge et nytt helsebygg i Mandal, må en etablere et forprosjekt som ser på driftsoptimale løsninger og høyest mulig grad av faglige synergier. Det må også foretas en avklaring med aktuelle private interessenter som kan tenke seg å være samlokalisert med de kommunale tjenestetilbudene i et moderne og fremtidsrettet helsehus. Et slikt forprosjekt må også kvalitetssikre økonomiske beregninger basert på endelig arealbehov og økonomiske forutsetninger. Det er viktig at en innhenter erfaringer som er gjort i andre lignende prosjekt. Et slikt prosjekt vil være stort og omfattende, og det må engasjeres ekstern kompetanse blant annet som prosessveileder og prosjektledelse. Forslag til modell for gjennomføring av prosjekt er ikke ferdig utarbeidet og administrasjonen vil derfor komme tilbake til fellesnemda med en egen sak om dette så snart som mulig. Innretningen som velges for dette helsebygget vil legge premisser for organiseringen av en god del av de andre tjenestene i helse- og omsorg. Det er derfor viktig at det brukes noe tid på planleggingen av prosjektet. Mandal kommune har satt av 500 millioner til investeringer i nytt helsebygg i økonomiplan Av dette er det vedtatt 20 millioner i 2018, 240 millioner i 2019 og 240 millioner i Det må påregnes ekstra utgifter til drift, spesielt i oppstartsfasen. Det er for tidlig å anslå hvor mye dette vil beløpe seg til. Kommunalsjef Heidi Henanger Haven og kommunalsjef Jon Buestad orienter og svarer på spørsmål. AU-7/2018 ORGANISERING AV DELPROSJEKT FOR INTERKOMMUNALE SAMARBEID OG EIERSKAP Forslag til vedtak Saken leggs fram for arbeidsutvalget med følgende forslag til innstilling: Ad hoc prosjekt Interkommunale samarbeid og eierskap etablerers med følgende mandat: 1. Delprosjektet skal utarbeide forslag til strategi for interkommunale samarbeid (hvilke interkommunale samarbeid som skal avvikles og hvilke som skal videreføres). 2. Delprosjektet skal utarbeide forslag til en felles, aktiv og profesjonell eierskapspolitikk med tydelig styring av kommunale selskap og foretak. Prosjektet skal vurdere ulike løsninger knyttet til fusjon av selskaper, interkommunale samarbeid og drift i egen regi. Prosjektet skal vurdere eventuelt utbytte i selskaper som har forretningsmessig formål. Arbeidet skal resultere i en eiermelding. 3. De avtalemessige og økonomiske forpliktelsene som inngår i eksisterende interkommunale samarbeid skal gjennomgås og eventuelt reforhandles. 11 Side 8 av 10

12 Fellesforslag til nye pkt.: * Prosjektleder organiserer et delprosjekt direkte under prosjektleder med AU som referansegruppe. Tillitsvalgte tiltrer etter behov. Forslag fra Alf Erik Andersen: 5. Som en del av prosjektarbeidet bør en analyse og anbefaling av regiontilhørighet inngå. Vedtak Arbeidsutvalget vedtok enstemmig: Ad hoc prosjekt Interkommunale samarbeid og eierskap etablerers med følgende mandat: 1. Delprosjektet skal utarbeide forslag til strategi for interkommunale samarbeid (hvilke interkommunale samarbeid som skal avvikles og hvilke som skal videreføres). 2. Delprosjektet skal utarbeide forslag til en felles, aktiv og profesjonell eierskapspolitikk med tydelig styring av kommunale selskap og foretak. Prosjektet skal vurdere ulike løsninger knyttet til fusjon av selskaper, interkommunale samarbeid og drift i egen regi. Prosjektet skal vurdere eventuelt utbytte i selskaper som har forretningsmessig formål. Arbeidet skal resultere i en eiermelding. 3. De avtalemessige og økonomiske forpliktelsene som inngår i eksisterende interkommunale samarbeid skal gjennomgås og eventuelt reforhandles. 4. Prosjektleder organiserer et delprosjekt direkte under prosjektleder med AU som referansegruppe. Tillitsvalgte tiltrer etter behov. 5. Som en del av prosjektarbeidet bør en analyse og anbefaling av regiontilhørighet inngå. Vedlegg Selskaps-/samarbeidsoversikt nye Lindesnes Bakgrunn Intensjonsavtalen for nye Lindesnes omfatter flere tema som krever tettere dialog mellom politisk og administrativt nivå: kommuneplanarbeidet, arbeidsgiverpolitikk og eierskap og interkommunale samarbeid. Temaene er plassert inn i den administrative prosjektorganiseringen, men krever hyppige rapporteringspunkter og involvering av politisk nivå. Nedenfor beskrives oppgaver og mandat for delprosjektet med interkommunale samarbeid og eierskap. Det legges opp til at delprosjektet selv detaljplanlegger sine arbeidsprosesser. Saken Kommunene i nye Lindesnes er i dag avhengige av interkommunale samarbeid for å løse flere lovpålagte oppgaver. Omfanget av de interkommunale samarbeidene viser at det er behov for en grundig gjennomgang for å kartlegge hva samarbeidsavtalene dekker, samt vurdere hvilke samarbeid som bør videreføres og hvilke som bør avsluttes. Dette arbeidet må sees i samarbeid med hvordan det kommunale eierskapet skal ivaretas i den nye kommunen og prinsipper knyttet til nye Lindesnes rolle som eier av kommunale virksomheter. (Det er vurdert om denne saken også skulle omhandle kommunens forhold til tros- og livssynssamfunn, men det er konkludert med at dette ikke hører hjemme i denne saken.) 12 Side 9 av 10

13 Dette er et delprosjekt som ligger som et ad-hoc prosjekt (ikke i prosjektstyre). Oppgaver i prioritert rekkefølge: - Utarbeide forslag til strategi for interkommunale samarbeid - Gjennomføre detaljerte risiko- og sårbarhetsanalyser - Utarbeide forslag til en felles, aktiv og profesjonell eierskapspolitikk - Utarbeide eierskapsmelding Fremdrift: Delprosjektets oppgaver knyttet til utarbeidelse av forslag til eierskapspolitikk og videreføring/avvikling av interkommunale samarbeid bør konsentreres til en kortere periode. Av hensyn til oppsigelsesfrister og til ledere og ansatte i foretakene/selskapene bør beslutninger knyttet til foretakene/selskapenes fremtid avklares nokså raskt. Videre må ledere og ansatte ivaretas, uansett hvilken strategi for interkommunale selskap og eierskapspolitikk som velges. Det utarbeides fremdriftsplan for prosjektet. Rådmannsutvalget orienter og svarer på spørsmål. AU-8/2018 EVENTUELT Spørsmål til prosjektet Vidar Tjelland hadde følgende innspill/spørsmål: 1. Det ønskes et format på sakspapirene som passer bedre på ipad. 2. Det er ønskelig at alle som ønsker det kan få tilsendt sakspapirer på epost. 3. Er det ikke på tide at det utarbeides en informasjonsavis. 4. Innspillet fra ungdomsrepresentantene følges dette opp. 5. Det ønskes en oversikt/redegjørelse fra rådmennene vedr. ressursbruken i kommunene og hvordan dette kan Svar gitt direkte i møtet: 1. Det planlegges overgang til sakspapirer generert i løsningen ephorte. Da blir det samme løsningen for sakspapirene i nye Lindesnes som i de 3 kommunene. 2. Det ses på mulighetene for å etablere en løsning der alle som ønsker det kan «tegne epostabonnement» via nettsidene til prosjektet. 3. Informasjonsavis er en del av kommunikasjonsstrategien. 4. Behovet er innmeldt og inngår som en del av budsjettprosessen. 5. En felles oversikt/redegjørelse vil komme som sak til neste møte i arbeidsutvalget. Tall Ships Races Janne Fardal Kristoffersen tok opp spørsmålet om det er aktuelt å ha at arrangement i tilknytning til Tall Ships Races. Konklusjon: oversendes rådmannsutvalget/prosjektleder for videre arbeid. 13 Side 10 av 10

14 Fra: Dagfinn Lauvsland[] Sendt: :38:09 Til: Kopi: Alf Erik Andersen; Dagfinn Lauvsland Tittel: NYE LINDESNES - ARBEIDSUTVALGET - MØTE REFERAT (UTKAST) Til Oppnevnte medlemmer/varamedlemmer av arbeidsutvalget og fellesnemnda Ungdomsrepresentanter og deres koordinator Ansattes representanter/vara for ansattes representanter Prosjektleder Rådmennene Utvalgte mediebedrifter Andre interesserte Etter avtale med leder av arbeidsutvalget Alf Erik Andersen: Vedlagt er utkast til referat fra dagens møte i arbeidsutvalget. Med vennlig hilsen Nye Lindesnes Dagfinn Lauvsland Prosjektkoordinator dagfinn.lauvsland@nyelindesnes.no, tel

15 SAKSFREMSTILLING SAKSBEHANDLER: Torbjørn Willumsen SAKSMAPPE: 2007/2552 ARKIV: 255 UTVALG: UTVALGSSAKSNR: MØTEDATO: NL- Arbeidsutvalget 3/ NL - Fellesnemnda FORLENGELSE AV VILJESERKLÆRINGEN I AGDER ENERGI AS Prosjektleders forslag til innstilling: Viljeserklæring om eierskap i Agder Energi AS forlenges med 4 år fra (1.juli juli 2022). Vedlegg: 1 saksframlegg til kommunen_ny viljeserklæring 2018[6] - Skrivebeskyttet 2 viljeserklaering_agder_energi_eierkommuner_ Utrykte vedlegg: Samordningsavtale og Aksjonæravtale Bakgrunn: Agder-kommunene inngikk en samordningsavtale i 2001 vedrørende regional innflytelse som majoritetsaksjonær i Agder Energi AS. Samordningsavtalen bestemmer blant annet at kommunene ikke kan selge eller på annen måte overdra eller forplikte seg til å overdra aksjer med mindre slikt salg har tilslutning fra minst 85 % av kommunene i henhold til deres eierandel i selskapet. Denne fristen(fredningstiden) er nå 1. juli 2018 og er tidligere forlenget 3 ganger. Det vises til vedlagte orientering om saken fra Arbeidsutvalget(AU) og forslag til ny avtale mellom partene. Det er en frist til 25. mai for å rapportere tilbake til AU. Vurdering: Det foreslås nå en forlengelse av fredningstiden på 4 år fram til 1. juli Denne erklæringen skal behandles av hver av kommunene Lindesnes, Marnardal og Mandal. Da vedtaket vil være gjeldende etter når ny kommune er etablert, må saken også behandles av Fellesnemnda/Arbeidsutvalget for Nye Lindesnes. Konklusjon: Prosjektlederen anbefaler en forlengelse av Fredningstiden i Viljeserklæringen punkt 1.3 med ytterligere 4 år slik det anbefales av AU. Mandal, 15. april 2018 Kyrre Jordbakke, prosjektleder 1 15

16 VILJESERKLÆRING OM EIERSKAP I AGDER ENERGI I SAMME BÅT Viljeserklæring mellom Agdereierne Arbeidsutvalgets anbefaling 16

17 OM AGDER ENERGI OG EIERSKAPET Agder Energi foredler og forvalter fornybar energi. Konsernets virksomhet omfatter produksjon, distribusjon og salg av energi, hovedsakelig basert på vannkraft. Selskapets visjon er å være et ledende norsk konsern innen fornybar energi. Alle energiselskap i Norge som produserer strøm basert på vannkraft skal minimum ha 2/3 offentlige eiere. Agder Energi eies i dag av alle kommunene på Agder og Statkraft. Kommunene eier forskjellige aksjeprosenter som til sammen utgjør 54,47% av aksjene (se vedlagt oversikt over de ulike kommunenes eierandeler bak i presentasjonen). 17

18 Fra utkastet *l ny eierskapsmelding fra Agdereierne: «Vi er langsik*ge eiere av et samfunnsvik*g selskap» Pkt. 1, side 2: Agdereierne er langsiktige eiere i Agder Energi som er et samfunnsviktig selskap Kommunene gir sin tilslutning til det langsiktige eierskapet ved jevnlig å fornye en viljeserklæring om eierskap, normalt med fire års mellomrom og midt i perioden mellom kommune- og fylkestingsvalgene. 18

19 VILJESERKLÆRINGEN, KORT BAKGRUNN Opprinnelig fredningstid etter fusjonen av AE i 2000 utløp 1. juli 2005 Våren 2005 inngikk Agderkommunene sin første viljeserklæring: Ingen kommuner vil selge sine aksjer i Agder Energi dersom det fører til at Agdereierne sitter igjen som minoritetseier Den første viljeserklæringen varte frem til juli 2008, og var i praksis en forlengelse av fredningstiden med tre år Senere er viljeserklæringen fornyet to ganger Nåværende viljeserklæring utløper 1. juli

20 BEGRUNNELSEN FOR NY VILJESERKLÆRING - Å unngå salg av aksjer som medfører at Agdereierne til sammen ikke kontrollerer mer enn 50 % av aksjene i Agder Energi. Ø Et slikt salg vil frata kommunenes rett til å bestemme utbyttenivået Ø Et slikt salg vil frata kommunenes rett til å utpeke leder og nestleder i styret Ø Et slikt salg vil redusere verdien av den gjenværende minoritetsposten. 20

21 VILJESERKLÆRINGEN, AVTALETEKST Partene bekrefter ved underskrift på denne avtale sin vilje til ikke å selge aksjer i Selskapet dersom slikt salg vil kunne føre til at Partenes samlede aksjeinnehav i Selskapet reduseres til 50 % eller mindre. (forslag til ny Viljeserklæring i full tekst følger som vedlegg) 21

22 NY VILJESERKLÆRING ARBEIDSUTVALGETS ANBEFALING AU anbefaler at kommunene inngår ny viljeserklæring med fire års tidshorisont (fra juni juni 2022) Neste ordinære rullering kan gjøres av etablerte kommunestyrer etter valget i 2020 Ved ekstraordinære situasjoner kan eierskapet tas opp til vurdering også innenfor en periode med gjeldene viljeserklæring 22

23 FORSLAG TIL VEDTAK... kommune gir ordfører fullmakt til å signere ny viljeserklæringen på eiermøte i trå med anbefalingen fra arbeidsutvalget. 23

24 Vedlegg - Aksjonæroversikt i Agder Energi - Forslag til ny Viljeserklæring (eget dokument) 24

25 Aksjonæroversikt, Agder Energi Statkraft Regional Holding AS: Arendal kommune: Kristiansand kommune: Grimstad kommune: Flekkefjord kommune: Lyngdal kommune: Kvinesdal kommune: Lillesand kommune: Marnardal kommune: Sirdal kommune: Mandal kommune: Vennesla kommune: Froland kommune: Søgne kommune: Evje og Hornnes kommune: Songdalen kommune: Lindesnes kommune: Hægebostad kommune: Farsund kommune: Birkenes kommune: Åmli kommune: Risør kommune: Valle kommune: Bygland kommune: Iveland kommune: Tvedestrand kommune: Åseral kommune: Vegårshei kommune: Bykle kommune: Gjerstad kommune: Audnedal kommune: 45,525 % 6,390 % 5,300 % 2,963 % 2,516 % 2,349 % 2,326 % 2,272 % 2,101 % 2,070 % 2,000 % 2,000 % 1,769 % 1,587 % 1,528 % 1,496 % 1,486 % 1,359 % 1,299 % 1,260 % 1,218 % 1,170 % 1,129 % 1,111 % 1,064 % 1,059 % 1,028 % 0,809 % 0,735 % 0,690 % 0,391 % 25

26 1 AVTALE mellom AGDER KOMMUNENE som angitt i bilag 1 ( Partene ) vedrørende Partenes salg av aksjer i AGDER ENERGI AS org.nr ( Selskapet ) 0. BAKGRUNN OG FORMÅL 0.1 Partene inngikk den en avtale vedrørende samordning av regional innflytelse som majoritetsaksjonær i Selskapet ( Samordningsavtalen ). Samordningsavtalen regulerer blant annet Partenes anledning til salg av aksjer i Selskapet. Samordningsavtalen bestemmer blant annet at Partene ikke kan selge eller på annen måte overdra eller forplikte seg til å overdra aksjer i Selskapet frem til den ( Fredningstiden ) med mindre slikt salg har tilslutning fra minst 85 % av Partene i henhold til deres eierandeler i Selskapet. Partene inngikk den en avtale om forlengelse av Fredningstiden ( Viljeserklæringen ) for en periode av nye 8 år (for Valle kommune og Søgne kommune, 6 år) regnet fra utløpet av Fredningstiden. Den ble viljeserklæringen forlenget for nye to år (1+1 år) frem til Samordningsavtalen knytter seg til en aksjonæravtale ( Aksjonæravtalen ) som Partene hadde inngått med Statkraft Holding AS ( Statkraft ) den Forholdet mellom Partenes Samordningsavtale og Aksjonæravtalen som Partene inngikk med Statkraft, er i Aksjonæravtalens punkt 3.2 uttrykt som følger: Statkraft bekrefter sin aksept av den samordning mellom Agder Aksjonærene som følger av Samordningsavtalen. Statkraft bekrefter også at man fra sak til sak aksepterer Agder Aksjonærenes adgang til samordning ved stemmegivning etc. utover det som følger av Samordningsavtalen. Det er imidlertid enighet om at Samordningsavtalen ikke uten Statkrafts aksept skal endres på en slik måte at det legges restriksjoner på Agder Aksjonærenes adgang til å selge aksjer i Selskapet utover det som nå følger av Samordningsavtalen og Aksjonæravtalen (f.eks. ved at kravet til tilslutning fra Agder Aksjonærene for å kunne starte forhandlinger om salg/selge aksjer økes i forhold til det som følger av Samordningsavtalen). Hvis slik avtale likevel skulle bli inngått, skal salg likevel kunne avtales og gjennomføres innenfor Samordningsavtalens og Aksjonæravtalens nåværende ramme uten at noen form for krav kan rettes mot Statkraft og/eller de selgende Agder Aksjonærer. 26

27 2 0.3 Ved utløpet av Fredningstiden i Viljeserklæringen punkt 1.3, er det på det rene at samtlige av Partene ikke ønsker å selge noen av sine aksjer i Selskapet. Bakgrunnen er at. partene har et felles ønske om at Partene skal unngå å komme i en minoritetsposisjon. Dersom Partene selger noen av aksjene i Selskapet, vil det være egne til å svekke Partenes mulighet til å opprettholde den majoritetsposisjon Partene samlet har i Selskapet. 0.4 På denne bakgrunn ønsker Partene under tilbørlig hensyntagen til de forpliktelser som allerede følger av Aksjonæravtalen og Samordningsavtalen å skape notoritet om sin vilje til ikke å selge aksjer i Selskapet. 1. VILJESERKLÆRING VEDRØRENDE SALG ETTER UTLØPET AV DEN FORLENGEDE FREDNINGSTIDEN 1.1 Partene bekrefter ved underskrift på denne avtale sin vilje til ikke å selge aksjer i Selskapet. 1.2 Partene bekrefter videre for det tilfellet at noen av Partene likevel skulle ønske å selge aksjer i Selskapet, i fellesskap å legge forholdene til rette for at denne eventualiteten enten blir løst ved (i) bruk av forkjøpsrett (Aksjonæravtalens punkt 10.4), eller (ii) et samlet salg av Partenes aksjer i Selskapet (Aksjonæravtalens punkt 10.1) 1.3 Denne viljeserklæringen har gyldighet for en periode av 4 år fra Perioden forlenges til MANGLENDE SANKSJONER VED BRUDD PÅ VILJESERKLÆRINGEN 2.1 Partene er innforstått med at brudd på viljeserklæringen uttrykt i punkt 1 ovenfor av hensyn til de forpliktelser som allerede følger av Samordningsavtalen og Aksjonæravtalen, ikke kan sanksjoneres i form av krav rettet mot Statkraft og/eller den/de aktuelle parter i salgstransaksjonen. 2.2 Dog presiseres at den avtalte forutsetning i Samordningsavtalens 6 om at salg krever tilslutning fra minst 30 % av Partene i henhold til deres eierandeler i Selskapet fortsatt gjelder. Dersom et salg blir gjennomført i strid med denne bestemmelsen vil dette fortsatt eksponere så vel Statkraft som den de selgende parter for sanksjoner (Samordningsavtalens 10). 3. VOLDGIFT 27

28 3 Tvister om gyldigheten av avtalen og enhver annen tvist foran som måtte oppstå i forbindelse med avtalen, avgjøres etter norsk lov ved voldgift i overensstemmelse med Lov om voldgift. Dersom Partene ikke blir enige om voldgiftsrettens sammensetning, oppnevnes alle av førstelagmann i Agder lagmannsrett. oo0oo Kristiansand, den 25. mai 2018 Arendal kommune Birkenes kommune Bygland kommune Bykle kommune Evje og Hornnes kommune Gjerstad kommune Grimstad kommune Iveland kommune Lillesand kommune Risør kommune Tvedestrand kommune Valle kommune Vegårshei kommune Åmli kommune 28

29 4 Kristiansand kommune Mandal kommune Vennesla kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Froland kommune Søgne kommune Lyngdal kommune Kvinesdal kommune Songdalen kommune Lindesnes kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Audnedal kommune Hægebostad kommune Åseral kommune 29

30 Nye Lindesnes SAKSFREMSTILLING SAKSBEHANDLER: Sonja Svardal SAKSMAPPE: 2018/405 ARKIV: 210 UTVALG: UTVALGSSAKSNR: MØTEDATO: NL- Arbeidsutvalget 4/ NL - Fellesnemnda GODKJENNING ÅRSMELDING OG REGNSKAP NYE LINDESNES 2017 Prosjektleders forslag til vedtak/innstilling: Årsmelding og regnskap 2017 for nye Lindesnes vedtas. Vedlegg: 1 Årsmelding og regnskap Nye Lindesnes 2017 Utrykte vedlegg: Bakgrunn: Vedlegg redegjør for saken. Kommunalsjef Sonja Svardal deltar for å orientere og svare på spørsmål. Mandal, Kyrre Jordbakke prosjektleder 1 30

31 Nye Lindesnes Årsmelding og regnskap

32 Innhold Forord Innledning Politisk arbeid Fellesnemnda/fellesnemndas arbeidsutvalg Partssammensatt utvalg Det administrative prosjektet Organisering Prosjektets ansatte Prosjektaktiviteter administrativt/faglig Vertskommuner Prosjektregnskap Vedlegg:... 8 Uavhengig revisors beretning til prosjektregnskap for fellesnemnd nye Lindesnes... 8 Regnskap nye Lindesnes Side 2 av 8 32

33 FORORD Det er et omfattende arbeid å slå sammen kommuner. Som leder av fellesnemnda for nye Lindesnes er jeg glad for at både politisk og administrativ prosjektorganisasjon i løpet av 2017 fikk etablert seg, kom godt i gang med arbeidet, og la noen viktige føringer for videre aktiviteter fram mot oppstart av ny kommune om snaue 2 år. Det er imponerende å se innsatsviljen og arbeidsmengden som legges ned i prosjektet. Oppstartsåret 2017 har utfordret oss på mange måter, men når vi nå ser tilbake, kan vi konstatere at vi har lagt et godt grunnlag for effektivt og målrettet arbeid framover. Vi vet at også 2018 og 2019 kan stille oss overfor mange krevende utfordringer og veivalg, men vi vet at resultatet av alt dette vil være en framtidsrettet og bærekraftig kommune for våre innbyggere nye Lindesnes! Takk for innsatsen i 2017! Alf Erik Andersen Leder fellesnemnda nye Lindesnes 1 INNLEDNING Kommunestyret i Marnardal, kommunestyret i Lindesnes, og bystyret i Mandal vedtok i felles møte 4. november 2015 en intensjonsavtale om utvikling av en ny kommune bestående av dagens Marnardal, Lindesnes og Mandal. Intensjonsavtalen bygde på dokumentet «Nye Lindesnes kommune Planprogram for kommunedelplan for kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal». Intensjonsavtalen var en kortfattet konkretisering av de mål og ambisjoner som planprogrammet beskrev. Stortinget vedtok etablering av den nye kommunen «Lindesnes» av dagens Marnardal, Lindesnes og Mandal. I kommunestyremøter i de tre kommunene ble intensjonsavtalens innhold, og fellesnemdas ansvar og oppgaver, stadfestet. En midlertidig fellesnemd hadde allerede i en periode før dette arbeidet under forutsetning av Stortingets sammenslåingsvedtak. Etter Stortingets vedtak, samt kommunestyrenes stadfestelse av inngått intensjonsavtale, kunne fellesnemda etableres formelt, og sammenslåingsprosjektet utvikles med sikte på en endelig sammenslåing fra og med POLITISK ARBEID 2.1 Fellesnemnda/fellesnemndas arbeidsutvalg Fellesnemndas oppdrag og mandat I vedlegg til inngått intensjonsavtale framgår fellesnemndas oppdrag og mandat: Side 3 av 8 33

34 2.1.2 Fellesnemndas sammensetning Fellesnemdas sammensetning er altså 5 politikere fra hver kommune. De faste medlemmene av fellesnemnda er følgende: Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen (H) Tor Magne Risdal (Krf) Trond Hennestad (A) Per Olav Skutle (V) Side 4 av 8 34

35 Stanley Tørressen (H) Marnardal kommune: Helge Sandåker (A) Vidar Tjelland (H) Anju Choudhary Manneråk (Frp) Janne Wigemyr (A) John Øyslebø (Sp) Mandal kommune: Alf Erik Andersen (Frp) Even Tronstad Sagebakken (A) Jon Gunnar Ask (H) Randi Fredriksen (Sp) Christoffer Westermoen (Krf) Leder av fellesnemnda er Alf Erik Andersen, nestleder er Helge Sandåker. Fellesnemnda har opprettet et arbeidsutvalg bestående av 6 politikere; 2 fra hver av kommunene. Dette er de 2 første fra hver kommune i oversikten over. Leder og nestleder er som for fellesnemda Aktivitet i fellesnemnda I 2017 har det vært følgende møtevirksomhet: Midlertidig fellesnemnd/fellesnemnd: 9 møter 68 saker behandlet Saker av særlig betydning Følgende saker behandlet av fellesnemnda nevnes særskilt: Informasjonsbehov og informasjonskanaler Ansettelse av kommunikasjonsrådgiver Delegasjon til fellesnemnd og administrativ organisering Prosjektadministrasjonen/vertskommuner for prosjektet Nye Lindesnes Ansettelse av prosjektleder/rådmann i Nye Lindesnes Styringsdokumenter Nye Lindesnes Etablering av delprosjekt 1: Politisk organisering Etablering av delprosjekt 2: Kommuneplanens samfunnsdel Etablering av delprosjekt 3: Lokal identitet og kommunale symboler I tillegg kommer studietur for politikere og administrative ledere til Vallentuna, Sverige i september. 2.2 Partssammensatt utvalg Sammensetning Det er etablert et partssammensatt utvalg sammensatt av én tillitsvalgt fra hver av kommunene, samt medlemmene av arbeidsutvalget. Leder og nestleder er som for arbeidsutvalget. Tillitsvalgte er følgende: Lindesnes kommune: Åse Bryn Marnardal kommune: Sigmund Tveiten Mandal kommune: Kristin Vinsjevik 35 Side 5 av 8

36 2.2.2 Aktivitet i partssammensatt utvalg I 2017 har det vært følgende møtevirksomhet i partssammensatt utvalg Midlertidig fellesnemnd: 3 møter 8 saker behandlet Saker av særlig betydning behandlet i partssammensatt utvalg Følgende saker behandlet av partssammensatt utvalg nevnes særskilt: Ansettelse av rådmann mulige rettskrav Ansettelse av prosjektleder/rådmann i nye Lindesnes 3 ADMINISTRATIVT PROSJEKT 3.1 Organisering Etter at det var fattet endelig vedtak om sammenslåing ble prosjektorganisasjonen formelt etablert. Organisasjonens hovedbemanning utgjøres av ansatte i de 3 kommunene. Disse inngår i ulike deler av prosjektorganisasjonen. Utover det, er det ved årets utgang tre ansatte direkte i prosjektet (se under). Skissen viser organiseringen av prosjektet høsten politisk og administrativt: Kommentarer til skissen: Det er etablert 4 administrative nettverksgrupper inndelt etter fag. Nettverksgruppene er i hovedsak bemannet med kommunalsjefene i de tre kommunene innenfor sine respektive fagområder. I hver nettverksgruppe er det utpekt en kontaktperson for hver gruppe: Nettverksgruppe helse og omsorg: kontaktperson Heidi Henanger Haven (Mandal) Nettverksgruppe oppvekst: kontaktperson Lena Vigeland Wilhelmsen (Lindesnes) Nettverksgruppe teknisk og kultur: kontaktperson Arne Wilhelmsen (Mandal) Nettverksgruppe administrasjon: kontaktperson Sonja Svardal (Marnardal) 36 Side 6 av 8

37 Under hver nettverksgruppe er det etablert arbeidsgrupper/delprosjekt innenfor de fleste aktuelle fagområder. 3.2 Prosjektets ansatte Følgende var ansatt i prosjektorganisasjonen i 2017: Midlertidig prosjektleder Hans S. Stusvik (siden 7.4) Prosjektkoordinator Dagfinn Lauvsland (siden 1.9) Kommunikasjonsrådgiver Malin Helen Jørgensen (siden 1.11) 3.3 Prosjektaktiviteter administrativt/faglig Følgende nevnes som stikkord for viktige aktiviteter høsten 2017: Etablering av administrativ prosjektorganisasjon og løpende arbeid i denne: 4 nettverksgrupper med delprosjekter/arbeidsgrupper. Omfattende intern kartlegging i regi av digitaliseringsprosjektet/ddv. Kartlegging og analyse av framtidig behov innen helse- og omsorg (Konsulentfirmaet Agenda Kaupang i samarbeid med nettverksgruppe helse og omsorg). Arbeid med omstillingsavtale for ansatte. Ansettelse av prosjektleder/rådmann i den nye kommunen. Ansettelse av kommunikasjonsrådgiver og etablering av facebookside og nettside for prosjektet. Prosjektets nettside Vertskommuner Nye Lindesnes kan ikke registreres med eget organisasjonsnummer før Dette innebærer at prosjektorganisasjonen f.eks. heller ikke kan foreta innkjøp eller ha ansatte. Det er derfor kommunene i nye Lindesnes som formelt står for ansettelser, regnskap, mv. Dette har i 2017 vært ivaretatt hovedsakelig av kommunene Mandal og Marnardal slik: Mandal: Prosjektkontor, arkivtjeneste, formell arbeidsgiver for kommunikasjonsrådgiver. Marnardal: Prosjektregnskap/økonomitjenester, formell arbeidsgiver for prosjektleder og prosjektkoordinator. 37 Side 7 av 8

38 DDV har også bistått prosjektet i vesentlig grad bl.a. ved bemanning av digitaliseringsprosjektet, etablering av prosjektets nettsider, mv. 4 PROSJEKTREGNSKAP 2017 Vedlagt er komplett regnskapsoppsett og revisjonsberetning for prosjektet. For detaljer vises det til disse dokumentene, og da særlig til notene til regnskapet. Hovedpostene i regnskapet er (hele 1.000): Regnskap 2017 Budsjett 2017 Frikjøp og prosjektledelse Politisk arbeid Eksterne kostnader Kirkelig fellesnemnd (bev.) Annet Sum Kommentarer: Frikjøp og prosjektledelse: utover lønn/sosiale kostnader for ansatte i prosjektet er det også et frikjøp av kommunalsjefer og andre som inngår i nettverksgruppene. Dette har i 2017 vært på 40 % for hver ansatt i den perioden nettverksgruppene har vært i sving. Tanken bak denne godtgjørelsen var at kommunene skulle kompenseres for det merarbeidet kommunalsjefer og andre måtte legge ned i prosjektet nye Lindesnes. Kommunene kunne da ansette/leie inn ekstra kapasitet for å kompensere for kommunalsjefenes fravær. Politisk arbeid: kostnader/antall politiske møter har vært underestimert. Eksterne kostnader: Den største utgiftsposten her er ekstern bistand til kartlegging og analyse av framtidig behov innen helse- og omsorg (Konsulentfirmaet Agenda Kaupang) Kirkelig fellesnemnd søkte i utgangspunktet om tilskudd til hele sitt planlagte prosjektarbeid fram til sammenslåing av kommunene. Søknaden hadde 2 hovedkomponenter: ca. 1,0 mill. for kjente/beregnbare utgifter ved sammenslåingen, og ca. 0,7 mill. til estimerte kostnader for samordning av IKT og tilpasning av arbeidsplasser. Fellesnemnda bevilget i første omgang kr ,- til dekning av kjente/beregnbare kostnader, og vil sluttbehandle søknaden fra Kirkelig fellesnemnd når totalbudsjett for prosjektet skal fastsettes (budsjett ). VEDLEGG: Uavhengig revisors beretning til prosjektregnskap for fellesnemnd nye Lindesnes Regnskap nye Lindesnes Side 8 av 8

39 39