Nye Lindesnes SAKSFREMSTILLING. ARKIV: 210 UTVALG: UTVALGSSAKSNR: MØTEDATO: NL- Arbeidsutvalget NL - Fellesnemnda

Transkript

1 Nye Lindesnes SAKSFREMSTILLING SAKSBEHANDLER: Sonja Svardal SAKSMAPPE: 2018/1670 ARKIV: 210 UTVALG: UTVALGSSAKSNR: MØTEDATO: NL- Arbeidsutvalget NL - Fellesnemnda ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2018 NYE LINDESNES Prosjektleders forslag til vedtak/innstilling: * Vedlegg: 1 Årsregnskap og årsmelding 2018 Nye Lindesnes Utrykte vedlegg: Bakgrunn: Det er vedtatt i fellesnemda at økonomisk status i prosjektet skal behandles hver tertial. Vedlagt følger årsmelding som viser økonomisk status per , og revisjonsberetning for prosjektet. Vurdering: Regnskapet for Nye Lindesnes er avsluttet med et mindreforbruk i forhold til budsjett på kr. Årsaken til mindreforbruket er utsatt fremdrift på sammenslåing av it systemer, mindre utgifter til konsulentbistand enn budsjett og at det er holdt igjen på en del av reservene som var avsatt. Dette er også gjort for å frigjøre midler til nødvendige endringer og oppgraderinger av bygningsmasse i 2019, iht fellesnemdas føringer i budsjettbehandlingen våren Mindreforbruket står på bundet fond i balansen til Marnardal kommune. Det er som nevnt en del av utgiftene avsatt i 2018, som vil påløpe i 2019, og prosjektleder ber om fullmakt til å innarbeide disse midlene i budsjett for Endret budsjett kan fremlegges for fellesnemda ved første tertialrapportering i 2019, som er pr

2 Det vises for øvrig til vedlagte årsmelding for mer informasjon om regnskapet. Føringer i intensjonsavtalen: Økonomiske konsekvenser: Konklusjon: Fellesnemda vedtar årsregnskap og årsmelding 2018 for Nye Lindesnes. Prosjektleder får fullmakt til å innarbeide nødvendig andel av de ubrukte midlene i budsjett for Mandal, dato Kyrre Jordbakke prosjektleder 2

3 Nye Lindesnes Årsmelding og regnskap : 00 : 00 : 00

4 Innhold Forord Innledning Politisk arbeid Politisk styring av prosjektet nye Lindesnes Fellesnemnda/fellesnemndas arbeidsutvalg Partssammensatt utvalg administrativt arbeid Prosjektet nye Lindesnes Oversikt organisering Oversikt administrative delprosjekter Oversikt ansatte / vertskommuner mv. (2018) Prosjektaktiviteter Lederteam ny kommune Regnskap Nye Lindesnes Overordnet regnskapsoversikt Regnskap, budsjett og finansiering hele prosjektperioden Kommentarer til de enkelte delprosjektene:... 11

5 FORORD Vi er mer enn halvveis i sammenslåingsprosjektet nye Lindesnes. Ved årsskiftet var det halvannet år siden by-/kommunestyrene i slutten av juni 2017 stadfestet intensjonsavtalen, og tok formelt fatt på arbeidet. Nå gjenstår ett år av prosjektperioden. Selv om vi I løpet av 2018 har vi begynt å se konturene av den nye kommunen, så er det fortsatt mye arbeid som gjenstår. Men når det er sagt: Et stort arbeid er gjort, Men mye er planlagt, og en god del er kommet på plass. Denne årsmeldingen skal gi en kortfattet statusrapport ved inngangen til prosjektets siste år. Den er på ingen måte utfyllende, men er tenkt å gi leseren en litt grovkornet oversikt over status, framdrift, viktige milepæler som er nådd, samt prosjektets økonomi. I likhet med det aller meste av kommunal styring og utvikling i Norge, så kjennetegnes også sammenslåingsprosjektet nye Lindesnes ved samspillet mellom polisk og administrativt nivå. Vi mener derfor det er naturlig at også årsmeldingen omfatter begge nivåer og framstilles i ett dokument. Sammenslåingsprosjektet nye Lindesnes er omfattende og involverer hundrevis av ansatte. De aller fleste av disse ivaretar sine ordinære oppgaver i én av de de 3 kommunene, samtidig som de er med i en eller flere arbeidsgrupper eller delprosjekter i sammenslåingen. Dette stiller store krav til fleksibilitet, ekstra innsats, samarbeids- og omstillingsevne. Og ikke minst: En positiv holdning og en klar forståelse av at Vi bygger den nye kommunen sammen! Hjertelig takk for innsatsen i 2018! Alf Erik Andersen (sign.) Leder fellesnemnda nye Lindesnes Kyrre Jordbakke (sign.) Prosjektleder nye Lindesnes

6 1 INNLEDNING 2018 var det første hele året av sammenslåingsprosjektet. Alt før det var på mange måter en slags forberedelser. I 2018 begynte det for alvor! Når vi nå ser tilbake på 2018 slås vi av hvor stort og omfattende sammenslåingsprosjektet er! Kun et fåtall tiltak og milepæler får plass i årsmeldingen. For detaljert informasjon om prosjektet henviser vi derfor til prosjektets nettsider: nyelindesnes.no. Her finnes det meste av informasjon fra prosjektet; Både fra politisk- og administrativt nivå. 2 POLITISK ARBEID POLITISK STYRING 2.1 Fellesnemnda/fellesnemndas arbeidsutvalg Fellesnemndas oppdrag og mandat I vedlegg til inngått intensjonsavtale beskrives fellesnemndas oppdrag og mandat. På mange måter fungerer fellesnemnda overfor sammenslåingsprosjektet som det et kommunestyre gjør overfor en kommuneadministrasjon. Fellesnemda har også etablert en del delprosjekter av politisk karakter og bemannet disse Fellesnemndas sammensetning Fellesnemdas sammensetning er 5 politikere fra hver kommune. De faste medlemmene av fellesnemnda er følgende: Lindesnes kommune: Marnardal kommune: Mandal kommune: Janne Fardal Kristoffersen (H) Tor Magne Risdal (Krf) Trond Hennestad (A) Per Olav Skutle (V) Stanley Tørressen (H) Helge Sandåker (A) Vidar Tjelland (H) Anju Choudhary Manneråk (Frp) Janne Wigemyr (A) John Øyslebø (Sp) Alf Erik Andersen (Frp) Even Tronstad Sagebakken (A) Jon Gunnar Ask (H) Randi Fredriksen (Sp) Christoffer Westermoen (Krf) Leder av fellesnemnda er Alf Erik Andersen, nestleder er Helge Sandåker. Barn- og unge deltar i fellesnemnda med 2 representanter. Deltakelsen går på omgang mellom kommunene. Fellesnemnda har opprettet et arbeidsutvalg bestående av 6 politikere; 2 fra hver av kommunene. Dette er de 2 første fra hver kommune i oversikten over. Leder og nestleder er som for fellesnemda Aktivitet i fellesnemnda I 2018 har det vært følgende møtevirksomhet: 9 møter 52 saker behandlet Saker av særlig betydning Følgende saker behandlet av fellesnemnda nevnes særskilt:

7 Kommunikasjonsstrategi Politisk organisering Kommuneplanens samfunnsdel Lokal identitet og kommunale symboler (inkl. kommunevåpen) Fremtidens helse- og omsorgstjenester Interkommunale selskaper og eierskap Regiontilknytning Forberedelse valg 2019 Skyggebudsjett nye Lindesnes Overføring av møtene i fellesnemnda I februarmøtet vedtok fellesnemnda å gå til anskaffelse av utstyr for overføring av møtene via internett. Nå kan alle fellesnemndas møter ses direktesendt på nettsidene til nye Lindesnes. Der ligger det også tidligere møter tilgjengelige. Den enkelte sak er markert slik at det er mulig å velge ut kun den saken en er interessert i. Den tekniske løsningen som er benyttet gir mulighet til å velge mellom 2 kameraer, samt evt. presentasjoner benyttet. 2.2 Partssammensatt utvalg Sammensetning Det er etablert et partssammensatt utvalg sammensatt av én tillitsvalgt fra hver av kommunene, samt medlemmene av arbeidsutvalget. Leder og nestleder er som for arbeidsutvalget. Tillitsvalgte er følgende: Lindesnes kommune: Åse Bryn Marnardal kommune: Sigmund Tveiten

8 Mandal kommune: Kristin Vinsjevik Aktivitet i partssammensatt utvalg I 2018 har det vært følgende møtevirksomhet i partssammensatt utvalg Midlertidig fellesnemnd: 4 møter 10 saker behandlet Saker av særlig betydning behandlet i partssammensatt utvalg Følgende saker behandlet av partssammensatt utvalg nevnes særskilt: Orientering: Omstillingsavtale Orientering: Administrativ organisering Drøftinger. Midlertidige og faste stillinger Plan for lærlingeordningene Skyggebudsjett Heltid Skolebytte

9 3 ADMINISTRATIVT ARBEID PROSJEKTET NYE LINDESNES 3.1 Oversikt organisering Skissen nedenfor viser organiseringen av prosjektet 2. halvdel av politisk og administrativt. Fortløpende tilpasses organisasjonen til jobben som skal gjøres, så det henvises til prosjektets nettsider for oppdatert dagens utgave av skissen. Kommentarer til skissen (pr ): Det er en fast politisk styringsstruktur bestående av fellesnemnda/fellesnemndas arbeidsutvalg, samt partssammensatt utvalg. I tillegg etableres det politisk styrte delprosjekter og ad hoc grupper. Prosjektleder har en liten, fast administrasjon bestående av kommunikasjonsrådgiver og prosjektkoordinator. Kommunenes ordinære administrasjon bidrar med nødvendige administrative tjenester. Drift av prosjektet skjer i nært samarbeid med rådmannsutvalget. Det er etablert 4 prosjektstyrer inndelt etter fag. Prosjektstyrene er i hovedsak bemannet med kommunalsjefene i de tre kommunene innenfor sine respektive fagområder. Under hvert prosjektstyre er det etablert arbeidsgrupper/delprosjekt innenfor de fleste aktuelle fagområder. (Se mer detaljert informasjon vedr. disse under 3.2 nedenfor). En del prosjekter er sektorovergripende eller det er ulogisk å plassere dem inn under noe bestemt prosjektstyre. 3.2 Oversikt administrative delprosjekter Oversikten nedenfor viser prosjektets delprosjekter. Delprosjekter på tvers: Næringsutvikling Digitalisering

10 Interkomm. samarbeid og eierskap Administrativ organisering Valg 2019 Delprosjekter under prosjektstyre velferd: Forvaltning og utvikling Hjemmetjenester og korttidsopphold Sykehjem/ langtidsopphold Legetjenestene NAV Organisering og bygg Psyk. utviklingshemninger/-forstyrrelser Rus og psykisk helse Flyktning og integrering Delprosjekter under prosjektstyre oppvekst: Tidlig innsats barn og unge Kvalitet og ped. utvikling Sentrale retningslinjer Delprosjekter under prosjektstyre samfunnsutvikling: Kultur Geodata Teknisk drift Teknisk forvaltning Delprosjekter under prosjektstyre administrasjon: Personal/HR Servicetjenester Økonomi Noen av de 24 delprosjektene har etablert én eller flere arbeidsgrupper. I snitt er det i underkant av 4 arbeidsgrupper pr delprosjekt. 3.3 Oversikt ansatte / vertskommuner mv. i Fast bemanning i prosjektorganisasjonen Prosjektleder Kyrre Jordbakke (siden ) Kommunikasjonsrådgiver Malin Helen Jørgensen Prosjektkoordinator Dagfinn Lauvsland Dedikerte ressurser fra kommunene: Rådgiver Vilhelm Lunde Holme (Prosjekt) Rådgiver Janne M. Heddeland (Prosjekt) Rådgiver Trine Merete Vasby (Politisk sekretær) Faglige ressurser/kontaktpersoner for merkantile støttefunksjoner fra kommunene: Økonomi: Sonja Svardal (Økonomisjef Marnardal) Godtgjørelser - politisk: Ida Holte (Konsulent Mandal)

11 Anskaffelser: Jonas Leyre Amstrup (innkjøpssjef - Mandal) Arkiv: Jorunn Tryland (Arkivleder - Mandal) IKT: DDV: Nettsider: Trine Bydahl Gulbrandsen (Konsulent/webredaktør) Prosjektbistand: Møyfrid Kårstad (avdelingsleder strategi og innovasjon) Vertskommuner Nye Lindesnes kan ikke registreres med eget organisasjonsnummer før Dette innebærer at prosjektorganisasjonen f.eks. heller ikke foreta innkjøp eller ha ansatte. Det er derfor kommunene i nye Lindesnes som formelt står for ansettelser, regnskap, mv. Dette har i 2018 vært ivaretatt hovedsakelig av kommunene Mandal og Marnardal slik: Mandal: Prosjektkontor, arkivtjeneste, formell arbeidsgiver for prosjektleder og kommunikasjonsrådgiver. Marnardal: Prosjektregnskap/økonomitjenester, formell arbeidsgiver for prosjektkoordinator. DDV har også bistått prosjektet i vesentlig grad bl.a. ved deltakelse i digitaliseringsprosjektet, drift av prosjektets nettsider, mv. 3.4 Prosjektaktiviteter 2018 Følgende nevnes som stikkord for viktige aktiviteter og milepæler i 2018: Løpende arbeid i 4 prosjektstyrer, 24 delprosjekter og snaut 100 arbeidsgrupper. Omstillingsavtale for ansatte i dagens kommuner (signert 5.4) Utstyr for møteoverføring fra bystyresalen i Mandal på plass (første overføring 6.4). Grundig økonomianalyse gjennomført (Framsikt AS, Bjørn Brox, våren) Omfattende informasjonsrunde til kommunene (møter internt i kommunene, samt folkemøter (april/mai). Prosjektlederopplæring (bl.a. alle delprosjektledere) (våren) Studietur: Smarte og digitale servicetjenester (København, april). Tegnekonkurranse kommunevåpen (900 forslag; 10 vinnere (15.6)) Tilknytning til Region Kristiansand Delprosjekt administrativ organisering (ny kommune) Informasjonsrunde i kommunestyrene (september) Ledelse ny kommune avklart (1.11) (se 3.5 nedenfor). Lærlingeplan (vedtatt 2.11) Delprosjekt kommuneplan (2018) Felles ROS-analyse sammen med nye Lyngdal. 3.5 Lederteam ny kommune Fellesnemnda fikk presentert lederteamet for den nye kommunene. Formelt sett tiltrer de sine nye stillinger først , men i praksis vil blir det en mer glidende overgang. Lederteamet overtar også etter hvert mer og mer av ledelsen av sammenslåingsprosjektet (2019). Lederteamet for den nye kommunen er: Rådmann Kyrre Jordbakke (nåv. stilling: Prosjektleder nye Lindesnes) Ass. rådmann Rune Stokke (nåv. stilling: Rådmann Lindesnes) Kommunalsjefer: Oppvekst: Rune Bruskeland (nåv. stilling: Kommunalsjef oppvekst i Marnardal)

12 Velferd: Heidi Henanger Haven (nåv. stilling: Kommunalsjef helse og omsorg i Mandal) Samfunnsutvikling: Arne Wilhelmsen (nåv. stilling: (Kommunalsjef byutvikling i Mandal) Stabsledere: Leder virksomhetsstyring og økonomi: Sonja Svardal (nåv. stilling: Økonomisjef/Kommunalsjef administrasjon, drift og forvaltning i Marnardal) Organisasjons- og personalsjef: Lena Vigeland Wilhelmsen (nåv. stilling: Kommunalsjef for oppvekst og kultur i Lindesnes). Rådgivere i stab: Irene Lunde (nåv. stilling: Rådmann Mandal) Kjell Rune Olsen (nåv. stilling: Rådmann Marnardal) 4 REGNSKAP NYE LINDESNES Overordnet regnskapsoversikt 2018 Regnskap Budsjett Avvik R/B Digitalisering Adm Helse og omsorg Oppvekst Teknisk og kultur Næringsutvikling Kommuneplan Prosjektledelse Politisk arbeid * Sum alle Det er brukt totalt 12,9 mill. kr i 2018 til sammenslåingsprosjektet, budsjettert beløp var 21,99 mill. kr. Regnskapsmessig mindreforbruk i forhold til budsjett utgjør da 9,03 mill. kr. Årsak til mindreforbruket er stort sett forskyvning i fremdrift på delprosjektene. Mye av utgiftene vil påløpe i løpet av 2019, noen ut i To delprosjekter har merforbruk i forhold til budsjett: Helse og omsorg, pga. innleid konsulent som delprosjektleder og studietur. Næringsutvikling, konsulentbistand. 4.2 Regnskap, budsjett og finansiering hele prosjektperioden Prosjektet har totalt sett brukt 20,38 mill. kr i 2017 og 2018, total ramme inkl. reformstøtte som utbetales i 2020 utgjør kr 55,9 mill. kr. Det gjenstår dermed totalt 35,5 mill. kr å disponere av midlene fra staten (budsjett 2019 og ubrukte midler 2018).

13 Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Sum budsjett Digitalisering Adm Helse og omsorg Oppvekst Teknisk og kultur Næringsutvikling Kommuneplan Prosjektledelse Politisk arbeid * Sum alle Finansiering: Engangsstøtte utbetalt Reformstøtte i Sum inntekter Brukt i regnskap Brukt i regnskap Budsjett Ubrukte midler Sum utgifter Kommentarer til de enkelte delprosjektene: Digitalisering Utgiftene i 2018 gjelder i hovedsak etablering av felles kvalitetssystem, og kartlegging av diverse fagsystem, prosjektledelse i DDV og en studietur. Det er en del utgifter som var satt av i budsjett til sammenslåing av fagsystemer, der jobben utføres og utgiftene kommer i Administrasjon Utgiftene gjelder etablering av lokaler til prosjektledelsen i Mandal rådhus, konsulentkjøp innenfor finans (gjeldsforvaltning) og studietur Helse og omsorg Utgiftene gjelder innleid ekstern prosjektleder innenfor delprosjekt hjemmetjenester og korttidsopphold, frikjøp legetjenesten, samt studietur Oppvekst Medgåtte utgifter gjelder ekstern bistand i delprosjekt tidlig innsats Teknisk og kultur Utgiftene gjelder i hovedsak ekstern bistand med utarbeidelse av nye forskrifter innenfor teknisk, bla vann og avløp, byggesak, oppmåling og plansaker, samt ekstern bistand i forbindelse med forslag til

14 organisering av teknisk drift. Begge er innenfor budsjett. Det var også budsjettert med en del utgifter til etablering av felles plattform for driftsovervåking, arbeidet er ikke påbegynt per Næringsutvikling Samtlige utgifter gjelder ekstern konsulentbistand Kommuneplan Utgiftene her gjelder prosjektleder innleid i 20 %, ekstern konsulentbistand, folkemøter, gjestebud og politikergodtgjørelse til styringsgruppe Prosjektledelse Utgiftene her er lønn til prosjektledelsen, frikjøp av tillitsvalgte og verneombud, konsulentbistand i forbindelse med administrativ organisering, delprosjekt økonomi og til organisering av kultur mm. Lønn til prosjektleder og kommunikasjonsrådgiver, samt frikjøp av tillitsvalgte og verneombud er ført på konto kjøp fra andre kommuner. Det er også påløpt utgifter til servering, annonser, forbruksmateriell mm. Det er brukt en del mindre enn budsjett på nesten samtlige poster. Sum lønn Sum annonser, forbruksmateriell, kurs og reisekostnader Sum konsulentbistand og juridisk bistand, utstyr Kjøp fra andre kommuner, kommunerevisjonen Merverdiavgift og reserver Merverdiavgiftskompensasjon, refusjon sykepenger, andre refusjoner Prosjektledelse Politisk arbeid Utgiftene gjelder kommune tv, møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste og servering politiske møter. Tilskudd til kirkelig fellesnemd er også bokført her med kr , og alt er innenfor budsjett. Det vises forøvrig til eget vedlegg med spesifisert regnskap per delprosjekt. Vedlegg: Vedlegg 1: Uavhengig revisors beretning til prosjektregnskap for fellesnemnd nye Lindesnes2018 Vedlegg 2: spesifisert regnskap per delprosjekt

15 VEDLEGG 1

16

17 VEDLEGG 2: SPESIFISERT REGNSKAP PER DELPROSJEKT Servering møter Opplæring, kurs Reiseutgifter, transport mm Lisenser på dataprogram IKT-utstyr Konsulenttjenester Kjøp fra kommuner Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Refusjon fra andre (private) Digitalisering Reiseutgifter, transport mm Vedlikehold bygninger Konsulenttjenester Kjøp fra kommuner Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Adm Servering møter Reiseutgifter, transport mm Leie av lokaler og grunn Konsulenttjenester Kjøp fra kommuner - - Kjøp fra andre (private) Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Helse og omsorg Reiseutgifter, transport mm Konsulenttjenester Oppvekst Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenes Reiseutgifter, transport mm Konsulenttjenester Kjøp fra kommuner Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Teknisk og kultur Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer og tjenes Konsulenttjenester Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Næringsutvikling

18 Fastlønn Pensjon KLP Skattepl. forsikringsordn Arbeidsgiveravgift Servering møter Annonse, reklame, informasjon Konsulenttjenester Merverdiavgift som gir rett til momskompensasjon Overføringer til andre (private) Kompensasjon moms påløpt i driftsregnskapet Kommuneplan Sum godtgjørelse politikere Servering møter Sum reisekostnader/kurs mm IKT utstyr/tv opptak Andre utgifter, konsulentbistand mm- reserver Formidling av tilskot/kirkelig fellesråd Politisk arbeid Sum lønn Sum annonser, forbruksmateriell, kurs og reisekostnader Sum konsulentbistand og juridisk bistand, utstyr Kjøp fra andre kommuner, kommunerevisjonen Merverdiavgift og reserver Merverdiavgiftskompensasjon, refusjon sykepenger, andre refusjoner Prosjektledelse Kjøp fra andre kommuner består i hovedsak av lønn til tillitsvalgte i Mandal og Lindesnes, samt lønn til prosjektleder og kommunikasjonsrådgiver. Prosjektleder og kommunikasjonsrådgiver er ansatt i Mandal kommune, men jobber 100 % for prosjekt Nye Lindesnes.