«Tidlig intervensjon og tverrfaglig samarbeid i møte med barn, unge og familier»

Transkript

1 Rapport fra forprosjekt høsten 2017: Handlingsveileder for ansatte i Bamble kommune: «Tidlig intervensjon og tverrfaglig samarbeid i møte med barn, unge og familier» Utarbeidet av: Enhet for skole og barnehage og Enhet for kultur og oppvekst Medvirkende: Fylkesmannen i Telemark, KoRus Sør Borgestadklinikken, Helsedirektoratet Per

2 ELVANE MØTAST Elvane møtest, frå kvar sitt fjell. Grip kvarandre i hendene. Blandar sin song og sitt blod. Held fram einige, sterkare, snåvar ikkje so lett i steinane: Turrskodd skal ingen vassa oss no! Olav H. Hauge 2

3 Forord: Vi er over 450 ansatte som jobber med barn, unge og familier i Bamble kommune. Sammen utgjør vi et stort lag og et godt lag. Vi er daglig opptatt av forbedring, men i vår iver etter kvalitet i egne tjenester kan av og til vi miste helheten og brukerperspektivet av syne. Vi har som de fleste andre norske kommuner behov for å kartlegge og tydeliggjøre våre felles prosedyrer og samhandling. Som følge av prosjektet «Talenter for framtida» startet styret i Bamble et forprosjekt for å vurdere hvordan Helsedirektoratets og Fylkesmannens innføring av BTI (Bedre Tverrfaglig Innsats) kan styrke eksisterende arbeid i Bamble kommune. Sentralt i arbeidet er utvikling av en lokal handlingsveileder for ansatte som jobber med barn, unge og familier. Forprosjektets forslag og konklusjoner er samlet i denne rapporten med vedlegg. Styret vedtok den at rapporten legges til grunn for videre utvikling av tverrfaglig samarbeid i Bamble, og at «handlingsveilederen» videreføres i et hovedprosjekt med Tverrfaglig team som prosjektgruppe. Dette arbeidet vil blant annet henge tett sammen med utvikling av samarbeidsmodellen, gjennomføring av samhandlingskonferansen og opplæringsprogrammet «kompetansehevingsgaven» som startet denne høsten. Vi ser fram til gode prosesser mot bedre samhandling i årene som kommer Rolf Dehli Kommunalsjef for kultur og oppvekst Trond Gausnes Kommunalsjef for skole og barnehage 3

4 Innholdsfortegnelse Bakgrunn... 5 Mål... 6 Kjernekomponenter... 6 Handlingsveilederen BTI i Bamble... 8 Hvilke «saker» vil en handlingsveileder være relevant for?... 8 Kompetansekartlegging i Bamble... 9 Bambles utgangspunkt Forslag til grunnmodell for Bamble Begrepsavklaring Modellens oppbygging: Symbolforklaring Modellens ulike nivå Handlingsnivåene - Nivå 1 2 og Modellbeskrivelsen Verktøy - kvalitetssikring av prosedyrer Verktøy vi har i dag Nye verktøy Samling av hjelpetjenester og kontaktinfo Implementeringsplan Kompetanse Implementering Forslag til implementeringsplan Mål for implementering Vedlegg:

5 Bakgrunn «Norske kommuner svikter i arbeidet med å fange opp, utrede og følge opp enkeltbarn. Kommunene har store utfordringer og mangler i det tverrfaglige samarbeidet rettet mot barn, unge og deres familier» Dette er konklusjonen etter at Helsetilsynet i 2008 undersøkte kommunenes samarbeid om tjenester til utsatte barn. Av 114 undersøkte kommuner ble det funnet brudd på regelverkets krav i 90. (Rapport fra helsetilsynet nr.5/2009 «Utsatte barn og unge behov for bedre samarbeid»). Tilsynet definerte tre områder som særlig må styrkes i kommunene: tidlig innsats samordning av tjenester foreldreinvolvering Danmark er et foregangsland i arbeid med disse utfordringene. Som tiltak startet derfor Helsedirektoratet (H.dir.) et arbeid med å tilpasse den danske «BTI modellen» til norske forhold. BTI er forkortelse for Bedre Tverrfaglig Innsats. BTI er et arbeid for å sikre at det er sammenheng mellom alle de tjenestene som har barn og unge som målgruppe. Et sentralt element er å gjennomgå og systematisere hvordan organisasjonen som helhet jobber på tvers av virksomhet og fagområde. Ved å systematisere sentrale interne og tverrfaglige prosesser, og å klargjøre ansvarsforhold og hendelsesforløp, blir tjenestetilbudet mer helhetlig og eventuelle forbedringsområder avdekkes lettere. Derfor involverer BTI alle relevante tjenester. BTI-arbeidet er ikke en bestemt oppgave, men et verktøy for tverrfaglig organisasjonsutvikling som må tilpasses lokalt for å gi resultater. Målene for BTI nasjonalt er: å bidra til en systematisk metode for å gå fra bekymring til handling å bidra til struktur (på fire nivåer), rutinebeskrivelser (handlingsveileder) og konkrete verktøy som kan tilpasses lokalt å oppnå bedre samordnet innsats fra alle involverte instanser (Btipermen H.dir.) BTI som metode ble introdusert for kommunene i Telemark gjennom prosjektet Talenter for framtida i regi av Fylkesmannen i Telemark, høsten Fylkesmannen utfordret deltakerkommunene til å utvikle egne modeller for samhandling tilpasset lokale forhold. Denne rapporten er resultatet av et forprosjekt gitt i oppdrag fra styret for Talenter for framtida i Bamble. Forprosjektets mål har vært å vurdere hvordan elementer fra BTI kan tilpasses forholdene i Bamble kommune. En arbeidsgruppe bestående av Anja Sævik Hallaråker ledende helsesøster, Tove Lene Lekmann nestleder barnevernstjenesten, Bente Ragnhild Tangen rektor Herre skole, Gunn Walle - styrer Sundby barnehage og Anette Skaugen Guldager - prosjektleder, har høsten 2016 og våren 2017 gjennomført arbeidet. KoRus Sør (Kompetansesenter Rus region Sør) har bistått prosessen. 5

6 Mål Styret har satt følgende mål for forprosjektet: Forprosjektet skal levere: Handlingsveileder videreført fra arbeidet i Talenter for framtida (flytskjema og beskrivelse) Systemer for kvalitetssikring, som referatmaler, stafettlogg etc. Tverrfaglig kompetanseplan, organisering og gjennomføring Implementeringsplan (tidsplan for info, møter, trening i hele organisasjonen) Effektmål for organisasjonen: Større handlingsevne knyttet til tidlig intervensjon i hele organisasjonen Bedre samordnet innsats fra alle involverte instanser Bedre samarbeidsrutiner i forhold til bruker og foresatte Effektmål for brukeren: Flere barn og familier skal oppleve å få rask og riktig hjelp tilpasset deres situasjon Flere barn og familier skal oppleve å være involvert og medvirke i egne prosesser Flere barn skal gjennomføre skoleløpet og komme inn i arbeids- og samfunnslivet Dette dokumentet med vedlegg er arbeidsgruppas forslag til hvordan en handlingsveileder bør utvikles på en hensiktsmessig måte i Bamble kommune, og hvordan prosjektet bør følges opp videre i organisasjonen. Kjernekomponenter Organisasjonen og alle dens ansatte møter daglig en rekke barn og unge det er knyttet ulik grad og type bekymring, uro eller undring overfor. Hva gjør vi med det? Hvorfor kommer vi ofte for sent i gang med tiltak? Klarer vi å forene innsatsen vår på tvers av organisatoriske skiller? BTI er ikke et mål i seg selv, men et virkemiddel for å hjelpe kommunene til å sikre barn og unge en god oppvekst i kommunen. BTI må forstås som et forslag til modell, som skal bidra til å styrke kommunens arbeid overfor barn og unge. (Btipermen H.dir.) Danmark har erfart at ved å jobbe med følgende kjernekomponenter blir organisasjonen bedre i møte med disse utfordringene: 6

7 Å utvikle en grunnmodell for prosessen fra bekymring til handling. En grunnmodell er et flytskjema som illustrerer kommunens kjerneprosesser på veien fra bekymring til handling i møte med barn og unge. Modellen skal gjenspeile hvordan kommunens tjenester fungerer i dag, og det har vist seg at det å utforme denne i seg selv er sterkt bevisstgjørende for ledernivået. Beskrivelsen man ender på skal hele organisasjonen kunne kjenne seg igjen i. Dersom det viser seg vanskelig å tegne et felles bilde av det samlede tjenesteforløpet er det i seg selv et signal på at det er ulike oppfatninger i organisasjonen om hvordan tjenestene er ment å fungere. Når modellen er ferdig blir den et felles utgangspunkt for samarbeid og videre utvikling av tjenester. Å beskrive handlingene i grunnmodellen. En mer detaljert beskrivelse av kjerneprosessene knyttet til ansvar, rekkefølger og tiltak. Teksten holdes enkel og poengtert. Poenget er også her å klare å beskrive våre ulike oppgaver, rutiner og prosedyrer på en måte som alle kjenner seg igjen i. Går ikke dette, viser det behov for bedre samhandling og samstemming mellom tjenester. Å samle relevante verktøy. Kommunens skjema, maler og linker som er ment å brukes på ulike nivå i arbeidet. Det finnes mange av dem. Organisasjonen bør se de viktigste i sammenheng, og knytte dem til dagens saksforløp. Å lage en kompetanseplan. Arbeidet med BTI avdekker mest sannsynlig områder der ansatte eller ledere føler behov for mer kompetanse. Dette bør resultere i en plan for gjennomføring av kurs i f.eks. observasjon, å tolke tegn og signaler, å samtale med barn og foreldre etc. BTI-arbeid er ikke å innføre nye oppgaver i en organisasjon. BTI er å samle, visualisere og beskrive hvordan kommunens tjenesteapparat fungerer i dag. Å gjøre denne jobben er i seg selv verdifull, klargjørende og kompetansegivende for organisasjonen. Kun hvis man i arbeidet oppdager behov for forbedringer vil det være aktuelt å innføre nye rutiner eller oppgaver. Kommuner som jobber med BTI kan i tillegg velge å ha: (Btipermen H.dir.) En tjenestekatalog - en oversikt over tjenester og hjelpeinstanser som er relevante på ulike nivå En «Stafettlogg» - et felles system for loggføring av prosesser i en sak som sikrer dokumentasjon, erfaringsoverføring og brukerinnsyn Disse tiltakene har vi ikke prioritert foreløpig. De kan etableres senere dersom kommunen ønsker det. En tjenestekatalog kan ganske enkelt etableres med egne ressurser i kommunen. Stafettloggen er et litt større prosjekt, som krever kompetanse utenfra og trolig innkjøp av ny programvare. Derfor har ikke arbeidsgruppa anbefalt kommunen å starte med dette ennå. 7

8 Handlingsveilederen BTI i Bamble Bamble kommune har i flere år prioritert arbeid med utsatte barn og unge. Behovet for tverrfaglig samarbeid, tidlig innsats og foreldreinvolvering er ikke noe nytt. Likevel er det grunn til å tro at Bamble, som øvrige kommuner i Norge, vil oppleve forbedring ved å arbeide med de fire kjernekomponentene i BTI. Dersom utgangspunktet er bra vil arbeidet være enkelt. Arbeidsgruppa anbefaler derfor at Bamble utarbeider en lokal handlingsveileder. Handlingsveilederen må se det arbeidet vi allerede gjør i dag i sammenheng med de fire kjernekomponentene. Bamble kommunes handlingsveileder: En grunnmodell En beskrivelse (gjerne tilpasset ulike virksomheter) En samling av relevante verktøy En kompetanseplan Hvilke «saker» vil en handlingsveileder være relevant for? Et stadig tilbakevendende tema i forprosjektet har vært spørsmålet over. Å avklare dette er derfor viktig før videre lesning. Handlingsveilederen er et verktøy i alle saker som starter med at en ansatt opplever en undring eller en uro i møte med barn, unge eller familier. En undring eller uro favner om et bredt spekter. På den ene siden finnes eksempler som åpenbare akutte skader, sykdom, handicap, sosialt samspill eller synlig berusede eller voldelige foresatte. Man er utvilsomt bekymret når et barn skader seg i barnehagen eller har foresatte som truer med vold. Her er vi som regel godt kjent med rutiner og prosedyrer for handling. Tegnene er klare, tvilen er liten. På den andre siden finnes de mer vage fornemmelsene av uro i en situasjon. Barnet som ved adferd, atferdsendring, utsagn eller fysiske symptomer gjør deg undrende. Er alt som det skal være? Ved tidlig intervensjon er signalene ofte svake og usikre. Erfaring viser at det nettopp er i disse sakene vi som ansatte utsetter å handle og heller «venter og ser». Samtidig er det avgjørende å komme tidlig inn med tiltak for å kunne snu en negativ utvikling i et menneskes liv. Veilederen skal bidra til at vi som organisasjon har kompetanse til å handle raskt og riktig på tidlig nivå i en negativ utvikling uansett type sak. 8

9 Kompetansekartlegging i Bamble Opplever kommunens ansatte at de har tilstrekkelig kompetanse til å se og følge opp utsatte barn og familier per i dag? I 2015 ble det gjennomført en omfattende spørreundersøkelse i Grenlandskommunene for å forsøke å kartlegge nettopp dette. KoRus Sør stod for gjennomføringen og målgruppen var alle ansatte som jobber med barn og unge i kommunen. Undersøkelsen målte de ansattes opplevelse av egen: Kunnskap om risiko- og beskyttelsesfaktorer hos barn og unge Kompetanse å identifisere barn og unge som bekymrer å spørre og snakke med barn/unge og foreldre erfaring med barn som bekymrer Handlingskompetanse hvordan gå fra bekymring til handling involvering av barn/unge og foreldre Samhandling/samarbeid kjennskap til andre tjenesters roller og ansvar kjennskap til regelverk for samhandling vurdering av samarbeidet samarbeidsbarrierer Videreutvikling av tjenesten 9

10 Blant funnene i undersøkelsen kan de neste resultatene være særlig interessante i forhold til Hvor godt eller dårlig synes du at du behersker det å identifisere tegn eller symptomer hos barn/unge som... har sosiale vansker 57% 33% har læringsvansker 52% 28% lever i risikoutsatte familiesituasjoner 51% 14% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ganske dårlig Verken eller Ganske godt Meget godt Hvor godt eller dårlig synes du at du behersker det å spørre og snakke med BARN/UNGE om mindre alvorlige forhold som du er bekymret for? (f.eks. problemer på skolen, med venner etc.) 45% 45% problematiske og alvorlige tema som omsorgssvikt, rusmiddelmisbruk og vold i familien. 46% 14% problematiske og alvorlige tema med minoritetsspråklige barn/unge (omsorgssvikt, rusmiddelmisbruk, vold i familien etc.) 31% 10% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Meget dårlig Ganske dårlig Verken eller Ganske godt Meget godt 10

11 Hvor godt eller dårlig synes du at du behersker det å samtale med FORELDRE/FORESATTE om... mindre alvorlige forhold som du er bekymret for? (f.eks. problemer på skolen, med venner etc.) 49% 38% problematiske og alvorlige tema som omsorgssvikt, rusmiddelmisbruk og vold i familien. 36% 8% problematiske og alvorlige tema med minoritetsspråklige foreldre/foresatte (omsorgssvikt, rusmiddelmisbruk, vold i familien etc.) 22% 6% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Meget dårlig Ganske dårlig Verken eller Ganske god Meget god Kjenner du til om den tjenesten du arbeider i har nedskrevne rutiner for hvordan gå fra bekymring til handling når vi er bekymret for et barn/en ungdom? Barnehage 67% 19% 12% Barneskole 71% 18% 11% SFO 65% 30% 5% Ungdomsskole 83% 12% 5% Hjelpetjenester 72% 7% 9% 12% Voksentjenester 76% 14% 10% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ja, vi har nedskrevne rutiner og jeg kjenner til innholdet Ja, vi har nedskrevne rutiner, men jeg kjenner lite til innholdet Jeg vet ikke om vi har nedskrevne rutiner Nei, vi har ikke nedskrevne rutiner 11

12 Hvilke grad opplever du at følgende barrierer hinder deg fra å handle hensiktsmessig overfor barn/unge som du er bekymret for?: Har for liten tid til å følge opp de jeg er bekymret for 13% 42% Manglende tilbud om videre oppfølging/tiltak 8% 41% Vanskelig å vite hvordan jeg skal handle 3% 42% Redd for å ødelegge relasjonen til barnet eller foreldrene 5% 37% Redd for å stå alene i situasjonen 7% 23% Manglende rutiner 1% 22% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%100% I stor grad I noen grad I liten grad I ingen grad Bambles utgangspunkt Av allerede etablerte tiltak og samarbeidsstrukturer i Bamble kommune foreslår vi følgende som grunnleggende i Bambles handlingsveileder: Samarbeidsmodellen - retningslinjer for tverrfaglige samarbeidsfora i skole og barnehage. Sentralt er kompetanseteam på skolene og Nivå 2 som overordnet arena. Livskvalitet og mestring - et verdigrunnlag som skal ligge til grunn for all tjenesteutøvelse i Bamble kommune. Sentralt i dokumentet er at brukeren selv har rett og myndighet til å sette mål for eget liv. Handlingsplan mot vold i nære relasjoner - plan for å forebygge vold i nære relasjoner og avdekke og hjelpe personer som er rammet av vold eller er utøvere av vold. Planen har mange sammenfallende mål som BTI. Sentrale tema i planens pkt 5.2. (s10): Økt kunnskap på området Tiltak for oppfølging av mennesker som rammes av vold Ha etablert et samarbeid og bedre samordning av ressurser på dette området Barnehage som forebyggende arena et prosjekt i «Talenter for framtida» for i større grad å utnytte barnehagens potensial som arena for tidlig innsats. Prosjektet medførte blant annet bedre kontakt mellom barnehagene og hjelpetjenester som barnevern og NAV og utarbeidelse 12

13 av dokumentet «veileder for ansatte og ressursteam når det oppstår bekymring rundt barn i barnehagen.» God skolestart også kalt Ressursuke har vært gjennomført i Bamble siden 2009/2010. Modellen brukes på høsten i 1.trinn og alle barneskoler i Bamble er med. Faggruppene som deltar er rektor / administrasjon, kontaktlærer(e), evt assistent(er), SFO-personale og miljøarbeider, Helsesøstertjenesten, PPT og ergo- og fysioterapitjenesten. Når flere fagfolk er til stede i klasserommet betyr det flere voksne øyne og flere fagperspektiver. Dette gir mulighet for å identifisere utfordringer elevene har, og når det er hensiktsmessig igangsette tiltak tidlig i stedet for å «vente og se». Tiltaket gjennomføres for å legge til rette for en best mulig skolehverdag for alle elever tidligst mulig i skoleløpet, ikke minst for de elevene som har behov for ekstra tilrettelegging. å styrke det tverrfaglige samarbeidet innad på skolen og med aktuelle aktører utenfor skolen. Det blir lavere terskel for å henvise / kontakte hverandre på kryss og tvers i kommunen etter denne uka. Samarbeid med Senter mot incest og seksuelle overgrep i Telemark (smiso) som del av arbeidet med kommunens «Handlingsplan mot vold i nære relasjoner og seksuelle overgrep» er det formalisert et samarbeid med smiso. Samarbeidet skal sikre ansatte kunnskap, kompetanse og kapasitet for å avdekke og følge opp saker. Samarbeidet består av Kursing av alle ansatte. Gjennomført i 16/17, gjentas om 2-3 år Undervisningsopplegg for alle 6. og 9. klasser. Gjentas hvert år Støtte/rådgivning i enkeltsaker Kompetansehevingsgaven systematisk kompetanseheving for alle ansatte som jobber med barn og unge. Kurset starter høsten 2017 og vil pågå i flere år. Målet er å utvikle kommunens ansatte og tjenester til å være best mulige beskyttelsesfaktorer for barn og unge. Kurset skal også bidra til at ansatte får kunnskap, kompetanse og kapasitet til å avdekke og følge opp saker. Rutinene i virksomhetene Kommunens virkemidler er summen av de tjenester som utføres i møte mellom mennesker hver dag. Tjenestene vi leverer består av en mengde rutiner. Å kunne beskrive rutinene, være klar over hvilke som er avgjørende på hvilket nivå og ha lik grunnforståelse av dem på tvers i organisasjonen er derfor viktig. For læring og utvikling er dette noe organisasjonen må involveres i og jobbe med over tid. Som en start har vi hentet ut en del eksisterende rutiner som kan knyttes til handlingsveilederen. Oversikt over disse finnes i vedlegg 2. 13

14 Forslag til grunnmodell for Bamble Når handlingsveilederen er omforent på ledernivå bør den digitaliseres og gjøres tilgjengelig for både ansatte og foresatte på nett. Nettløsningen bør utformes som en klikkbar modell, som leder brukeren gjennom stadiene i en sak fra bekymring oppstår og videre i prosessen. Videre avsnitt viser vårt forslag til hvordan modellen kan utformes. Begrepsavklaring Begreper som blir brukt videre teksten er: Basistjenester: De tjenestene som møter alle familier og barn daglig altså helsestasjon (fra svangerskap til 1 år), barnehage og skole / SFO. Hjelpetjenester: Et fellesbegrep på de tjenestene som skal støtte og hjelpe barnets og familiens utvikling innenfor basistjenestene. Helsestasjonen er en basistjeneste i svangerskap og første leveår, og en hjelpetjeneste fra barnehagen og ut videregående skole. Modellen består av fire ulike nivå: Nivå 0: hvor bekymring oppstår og saken undersøkes Nivå 1: hvor man jobber med en sak internt i basistjenestene Nivå 2: hvor to ulike instanser har inne tiltak parallelt Nivå 3: hvor tre eller flere instanser har tiltak parallelt Nivåene beskrives mer utførlig på side

15 Modellens oppbygging: Slik ser forslaget til Bambles grunnmodell ut per i dag. Modellen skal leses nedenfra og opp. Fig.1 Internt arbeid Nivå 1 Toparts samarbeid Nivå 2 Saken undersøkes Nivå 0 Bekymring / undring oppstår Nivå 0 Flerparts samarbeid Nivå 3 Vurder alltid om saken er av en slik art at barnevernet skal kontaktes Bak hver boks ligger en beskrivelse av sentrale prosesser på hvert nivå. Modellen med alle underprosesser vil som helhet se ut som vist i figur 2 s.13: Den visuelle utformingen er inspirert av tilsvarende modeller fra andre norske kommuner, men mest på bakgrunn av egen praksis i Bamble. Modellen skal i første omgang speile den praksis vi har i dag, ikke hvordan vi skulle ønske at det var. Først når vi innfører tiltak for å utvikle eller forbedre en tjeneste gjøres det tilsvarende endringer i modellen. Bamble kommune utformer alle delene i handlingsveilederen i tråd med hvordan vi ønsker at vår organisasjon skal fungere. 15

16 Symbolforklaring Rød trekant: Blå sky: Symbolet skal gi assosiasjoner til en varseltrekant. Trekanten betegner situasjoner som krever akutte tiltak med fare for liv og helse. Primært gjelder dette saker som krever kontakt med instanser som politi, sykehus, barnevernsvakt, krisesenter etc. Prosedyrene for akutte tiltak må være «drillet inn» i organisasjonen, og iverksettes på et hvilket som helst nivå i et saksforløp. Handlingsveilederen må aldri stå i veien for akutt handling Den blå skyen symboliserer at uroen er borte og saken «forsvinner». På nivå 0 vil den blå skyen ofte symbolisere at bekymringen viser seg grunnløs, forsvinner eller går opp i røyk. Ved tidlig innsats skal en del av sakene vi undersøker vise seg å ha naturlige forklaringer og ikke kreve noen videre oppfølging. Poenget er at vi ikke skal anta dette på forhånd, men snakke med barn og foreldre om svake signaler slik at vi avdekker om det ligger noe mer alvorlig bak. Senere i saksforløpet symboliserer den blå skyen at saken er «borte» ved at den er «løst». Noen tiltak trengs i en periode og kan avvikles når forholdene rundt barn og familie tilsier det. Eleven kan da fortsette sin utvikling innenfor ordinære basistjenester uten spesielle tiltak. I andre hendelsesforløp er det sannsynlig at eleven vil trenge bistand fra støttetjenester gjennom hele skoleløpet. 16

17 Fig 2: Saken er «løst» og trenger ikke videre spesiell oppfølging Det jobbes videre på nivå 1, 2 eller 3 Saken krever akutte tiltak 5. Velg videre forløp 4. Evaluere 3. Iverksette tiltak 2. Planlegge og avtale tiltak 1. Definere problemstilling Internt arbeid Nivå 1 5. Velg videre forløp 4. Evaluere 2. Planlegge og avtale tiltak 1. Opprette kontakt med annen tjeneste Toparts samarbeid Nivå 2 Oppsummer og velg videre handling 5. Velg videre forløp 4. Evaluere 3. Iverksette tiltak 3. Iverksette tiltak 2. Planlegge og avtale tiltak 1. Planlegge/ opprette samarbeidsfora Fler parts samarbeid Nivå 3 Vurder alltid om saken er av en slik art at barnevernet skal kontaktes Bekymring viser seg å være grunnløs Snakk med barnet og de foresatte Saken undersøkes Nivå 0 Drøft internt Saken krever akutte tiltak Konkretiser Helsestasjon Barnehage SFO Skole Voksentjenester / annet Definer ditt arbeidssted før du går videre (for digital løsning) Saken skal undersøkes nærmere Saken er akutt og krever umiddelbar handling Bekymring / undring oppstår Nivå 0 17

18 Modellens ulike nivå Nivå 0 - bekymring/ undring oppstår: Alle feltene som er orange tilhører nivå 0. Den første, nederste handlingsboksen betegner fasen der den ansatte utvikler en bekymring/undring eller spesiell oppmerksomhet for et barn eller en familie. Denne fasen er svært sentral. Ut fra de barnegruppene de ansatte møter hver dag, er det å fange opp tegn og signaler på et tidlig nivå sentralt for å snu en negativ utvikling. Mange voksne og barn skjuler sin situasjon og setter mye inn på å gå under radaren. De ansatte som tilbringer mest tid sammen med barna må ha god kompetanse på tegn og signaler og være trygge på hva de skal gjøre med en bekymring når den oppstår. Nivå 0 saken undersøkes: Når en bekymring/undring er oppstått har den som får den kun to valg. Enten er saken åpenbar og krever akutte tiltak, eller så skal saken undersøkes nærmere. Akuttprosedyrene gjelder som beskrevet tidligere kontakt med sykehus, politi, barnevernsvakt, krisesenter etc. Dersom bekymringen ikke er akutt skal den som eier bekymringen ta den på alvor og enten alene eller i samarbeid med nærmeste leder ta den gjennom prosedyrene i undersøkelsesfasen. Undersøkelsesfasen er det store orange feltet med en sirkel i midten. Feltet består av fire handlinger som skal utføres eller vurderes før videre handling. Handlingene er enkle, men derfor også lett å hoppe over i en travel hverdag. De fire punktene er: 1. Å konkretisere for seg selv HVA det er som er observert som gir bekymringen. Å være klar på dette er en viktig forutsetning for prosessen videre. 2. Å snakke med barnet og de foresatte om bekymringen. Utfra sakens karakter må det drøftes hvordan og hvem som skal gjennomføre denne samtalen. Er det mistanke om seksuelle overgrep skal foreldre ikke kontaktes. 3. Å drøfte din bekymring internt med en kollega eller nærmeste leder. Om dette gjøres før eller etter samtalen med barn og foreldre vurderes fra sak til sak. 4. Utfra hva du nå vet skal det være mulig å ta en oppsummering og velge hva som er videre gang i prosessen. Viser det seg å være en grunnløs bekymring henlegges det hele. Bekymringen forsvinner i en blå sky. Viser det seg å være behov for akutte tiltak iverksettes disse. Er det behov for andre oppfølgingstiltak settes disse i gang i ett av de tre neste handlingsnivåene. Merk: Hvordan man handler i undersøkelsesfasen varierer utfra hvor du er ansatt. Derfor vil det på sikt være praktisk med handlingsveileder tilpasset hver enkelt virksomhet. I den digitale versjonen av modellen kan det være hensiktsmessig å legge inn filtre per arbeidssted. 18

19 Handlingsnivåene - Nivå 1 2 og 3 Tiltakene er skilt i tre nivåer. Nivå 1 er primært basistjenestenes nivå, altså helsestasjon, barnehagen, skolen og SFO. Her ligger arbeid og tiltak som gjøres i basistjenestene. Det er både naturlig og ønskelig at de fleste saker først arbeides med her. Hjelpetjenester kan gjerne rådspørres, men ansvaret for gjennomføringen ligger i basistjenesten. Slike tiltak settes det i gang mange av hver uke året rundt, f.eks. tiltak for å regulere adferd, for skolemiljø, for å trene særlig på enkelte ferdigheter, for å huske skolemat eller lekser eller lignende. Tiltakene bør gjøres i samråd med hjemmet og i størst mulig grad bestå av gjensidige avtaler, omforente mål og evaluering av om målet er nådd. Nivå 2 regulerer det ordinære samarbeidet hvor det er en hjelpetjeneste inne med selvstendige tiltak knyttet til barnet eller familien. Vær obs på bruken av Nivå 2 i denne sammenhengen og risikoen for at den forveksles med Nivå 2 som den etablerte samhandlingsarenaen i kommunen. Dette kan bli en utfordring som kanskje vil medføre at en av dem må bytte navn. Nivå 3 regulerer det komplekse samarbeidet der det er flere involverte tjenester som må koordineres. Ut fra elevens utvikling kan en sak kunne flyttes på tvers av nivåer etter behov, som resultat av evaluering av hvordan allerede igangsatte tiltak viser seg å ha effekt. Sentralt i forståelsen av nivåene er begrepet «venstreforskyving». Med venstreforskyving menes at man ved tidlig innsats kan løse flest mulig saker på lavest mulig nivå. Ved å jobbe slik sikrer vi optimal utnyttelse av tjenesteapparatet som helhet. Det er et ønske at modellen bidrar til å definere prinsipper for når og hvordan man tar en sak fra basistjenestene og opp i de tverrfaglige arenaene. Nivåene består av fem trinn som er felles for alle. Trinnene er 1 oppstarts trinn, 2 planleggingstrinn, 3 tiltakstrinn, 4 evalueringstrinn, 5 beslutningstrinn. Detaljer i de ulike trinnene varierer noe fra nivå til nivå. 19

20 Modellbeskrivelsen Grunnmodellen med utfyllende beskrivelser av prosessene på hvert nivå (modellbeskrivelsen) utgjør til sammen det vi kaller «handlingsveilederen». Det er ulike forventninger til hva ulike faggrupper skal gjøre i et samarbeid. Alle skal ikke kunne alt, men vite når de skal involvere neste ledd. Grunnmodellen er et verktøy til å etablere forståelse av den samlede tiltakskjeden og de ulike aktørenes rolle i helheten. Å trekke grensene mellom enkelttjenestenes ansvar og det tverrfaglige ansvaret blir en vesentlig del av arbeidet med BTI. Dette vil også bestå i å vurdere balansegangen mellom arbeidet innenfor de tradisjonelle sektorene og arbeidet som foregår på tvers av sektorene. (Btipermen H.dir) Kommunens voksentjenester har også en rolle i handlingsveilederen. Med voksentjenester tenker vi f.eks. på Helse og omsorgstjenestene og deler av NAV. Målgruppen for disse tjenestene er voksne i utfordrende livssituasjoner f.eks. pga sykdom, rus eller annet. Ofte glemmer vi å spørre om de voksne brukerne har ansvar for barn og hvordan barna som pårørende blir ivaretatt. Voksentjenestene må ha rutiner for å fange opp om det er barn som trenger ekstra oppfølging f.eks. når mor eller far er alvorlig syk. Se vedlegg 1: modell med beskrivelse 20

21 Verktøy - kvalitetssikring av prosedyrer De verktøyene vi velger å knytte til handlingsveilederen skal være kjente for de ansatte og bidra til å kvalitetssikre de enkelte oppgavene. Kommunen har i dag en rekke slike verktøy, og bestemmer selv hvilke vi vil knytte til handlingsveilederen. Gruppa foreslår å starte med de mest åpenbare, og deretter utvide gradvis. Det er et mål i seg selv å involvere virksomhetene i å framskaffe disse dokumentene og være med på å gjøre modellen til det verktøyet vi trenger. Verktøy vi har i dag Bakgrunn/ generelt: Samarbeidsmodellen Livskvalitet og mestring Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Akutt prosedyrer Sykehus. Legevakt, nødnummer? Barn som blir hentet av uønsket person Barnehage Barnevern Skjema - Meldeskjema offentlig ansatte Skjema - Meldeskjema private Rutine skole - Opplysningsplikt til barnevernet Nivå 0 Bekymring oppstår og undersøkes Skjema - Registrerings og observasjonsskjema - barnehage Veileder for ansatte og ressursteam når det oppstår bekymring - barnehage Nivå 1 Skjema Samtykkeerklæring felles Skjema Varslingsskjema 9.a - skole Nivå 2 Skjema - Tilmelding til PPT Skjema - Henvisningsskjema til fysio/ ergoterapi for barn Skjema søknad om helse og omsorgstjenester Nivå 3 Skjema Melding om behov for oppnevnelse av koordinator / IP - HO Skjema - Henvisning til tverrfaglig team (nivå 2) - KO Skjem søknad om støttetjenester for barn og unge med nedsatt funksjonsevne - KO Se vedlegg 2: Dagens verktøy i Bamble kommune 21

22 Nye verktøy Arbeidsgruppa har gjennomgått diverse skjema og maler fra andre kommuner som har jobbet med BTI. Vi ber ledergruppa vurdere om det kan være hensiktsmessig om Bamble kommune lager sine egne versjoner av følgende skjema/maler: Signaler på mulig mistrivsel eksempel fra Røros kommune Bekymringsskala vedr. foreldre eksempel fra Haugesund kommune Samtalemal voksne eksempel fra Porsgrunn kommune Samtalemal barn og unge eksempel fra Porsgrunn kommune Referat og evalueringsmal eksempel fra Porsgrunn kommune Se vedlegg 3: Verktøy som vurderes tatt i bruk Samling av hjelpetjenester og kontaktinfo Det er mange funksjoner å holde styr på for både ansatte og foreldre. Kunnskap om hverandre er et første skritt på veien for et videre samarbeid. Det er foreløpig ikke tatt stilling til om Bamble skal ha en oversikt over hjelpetjenester med funksjon og kontaktinfo. Dersom man ønsker det foreslår vi å starte med disse og i fellesskap utvide listen (inndelingen under er inspirert av Kragerø kommunes «oversikt over støttetjenester for barne- og ungdomsfamilier i Kragerø): 22

23 Fag og læringsutbytte PPT Havhesten Frisk Bris ungdom LOS Kompetanseteam/spespedteam Utvikling og helse: Helsestasjonen Skolehelsetjenesten Helsestasjon for ungdom Fysio/ergoterapitjenesten Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) Omsorgssituasjonen og familien: Barneverntjenesten i Bamble Familieavdelingen Bamble Krisesenteret i Telemark Senter mot incest og seksuelle overgrep, Telemark Alternativ til vold, Telemark Grenland familiekontor Mistanke om rus Rusteamet i Bamble SLT koordinator (Samordning av Lokale Tiltak mot rus og kriminalitet) Kompetansesenter for Rus region Sør (KoRus sør) Økonomi: NAV Kontingentkasse Utstyrssentral på biblioteket Minoritetstema Paletten Viva Tolketjenesten i Grenland Ved behov for omfattende helsehjelp og avlastning Tjenestekontoret for Barn og unge Fritid med bistand 23

24 Implementeringsplan «De ansatte må ha ferdigheter til å oppdage barn som bekymrer, til å samtale med barn/unge og foresatte, og være i stand til å ta i bruk tiltak og andre hjelpetjenester der dette er nødvendig. Kompetanse For å forbedre praksis må to typer kunnskap tilføres organisasjonen: a. Kunnskap om handlingsveilederen, dvs modellen, oppgaver og ansvar, rutiner og tilknyttede verktøy. b. kunnskap om praktiske handlinger - som f.eks. observasjon, samtale, taushetsplikt etc. Disse to typene opplæring bør sees i sammenheng. Konkrete opplæringstiltak som er planlagt i 2017 og 2018 er 1. kurset Barn i Rusfamilier (BiR) - fire kursdager som gir en del av den grunnleggende, faglige kompetansen som kreves. 2. Kompetansehevingsgaven sentralt blant annet som en innføring og forståelse av handlingsveilederens oppbygging og funksjon. Veiledning av ledernivået vil være avgjørende for at endring skal skje i organisasjonen. At ledere og ansatte sammen jobber seg gjennom dagens praksis i Bamble kommune, bit for bit, vil være nyttig for å avdekke forventninger og ansvar og eventuelle uklarheter, misforståelser eller mangler ved dagens tjenester. Vi må ha et tjenesteapparat som kan framstilles som en helhet og som kan beskrives og forståes på tvers av tjenesteområder. Implementering Å jobbe med handlingsveilederens innhold er i seg selv en viktig prosess på veien mot bedre samhandling. Å samles om en felles forståelse og beskrivelse av tjenesteapparatet er klargjørende og kompetansehevende. Videre arbeid bør derfor legges opp som en systematisk gjennomgang av modellen, ett nivå av gangen fra 0 til 3. Det må være tverrfaglig medvirkning og involvering i dette arbeidet. Arbeidet som må gjøres i hvert ledd vil være Beskrivelse av dagens praksis på tvers av tjenesteområder En samling av sentrale verktøy vi bruker En vurdering av om ansatte har tilstrekkelig kompetanse Dette arbeidet trenger ikke være ferdig før en første versjon av modellen digitaliseres og publiseres på nett. Grunnmodellen kan legges ut som et utgangspunkt og justeres ettersom prosessen framskrider. Denne framdriften er gjort av flere kommuner som jobber med BTI. 24

25 Forslag til implementeringsplan 1. Styringsgruppa for Talenter for framtida tar stilling til prosjektgruppas forslag og om det er svart på oppdraget på en tilfredsstillende måte. 2. Vedlagte handlingsveileder drøftes i Nivå 2, virksomhetsledermøte skole og bhg. og ledergruppa i Kultur og oppvekst. Det korrigeres for innspill. Hvordan ønsker gruppene at implementering organiseres? 3. Digitalisering av et førsteutkast startes (høsten 2017). 4. Etter tilbakemeldinger fra virksomhetsledernivået settes implementering i gang. Nivå 2 følger opp implementeringsarbeidet. Modellen justeres ettersom hvert nivå er avsluttet. Kompetanseplan oppdateres ettersom behov avdekkes i prosessen. 5. Det nedsettes en liten arbeidsgruppe på fire fem personer for implementeringsfasen. Gruppen blir en undergruppe av Nivå 2. Styret i Talenter for framtida i Bamble setter ned gruppa og oppnevner en leder som blir ansvarlig for implementeringen. 6. Implementering vil også si å gjøre modellen kjent for brukere, barn og foreldre. Her kan etablerte fora som elevråd, ungdomsråd, bamble kommunale foreldreutvalg og FAU er være naturlige arenaer. Disse brukes som drøftingspartnere i hele prosessen. 25

26 Mål for implementering Implementeringen legges opp etter hvilke resultater/endringer vi ønsker å se når implementeringen er gjennomført Mål uavhengig av nivåer: Ledere skal ha rutiner og etablert praksis knyttet til meldeplikt og informasjonsplikt til barnevernet ha en fast kontaktperson hos barnevernet (for basistjenester) vite hvordan sende bekymringsmelding til barnevernet ha etablerte akutt, risiko og sårbarhetsrutiner og en praksis i tråd med disse Ansatte skal kjenne regelverket om meldeplikt og informasjonsplikt til barnevernet vite sitt selvstendige ansvar som offentlig ansatt vite hvem som er sin kontaktperson hos barnevernet vite hvordan en bekymringsmelding skal skrives vite prosedyrer for foreldreinvolvering ved meldesituasjoner, inkludert særskilte hensyn knyttet til minoritetsspråklige familier Brukere/foresatte skal være informert om hva barnevernstjenesten er og hva de kan tilby vite hvordan de kan henvende seg til barnevernstjenesten for å få hjelp kjenne rutinene i basistjenesten for samarbeid med barnevernstjenesten Mål for Nivå 0 bekymring oppstår: Ledere skal: ha gjennomgått og satt inn relevante verktøy på nivå 0 ha oversikt over hvordan vi handler og samhandler på nivå 0. Forståelsen skal være likt forstått i hele styrergruppa ha prosedyrer for presis informasjon om «tidlig innsats» til foreldre og ansatte ha informasjonsrutiner til nytilsatte, vikarer, ansatte i små stillinger ha etablert et system for refleksjon, erfaringsdeling og trening blant ansatte om arbeid med «tidlig innsats». ha rutiner for å etterspørre behov for kompetanse hos ansatte knyttet til nivå 0 vite hvor/hvordan de skal melde inn behov for endring/utvikling av eksisterende handlingsmønster Ansatte skal: kjenne til handlingsveilederen og vite hvor den finnes på nett erfare økt fokus på «tidlig innsats», tegn, signaler på sin arbeidsplass erfare økt opplæring i risiko og beskyttelsesfaktorer 26

27 vite hvilke forventninger som ligger til dem når de opplever en bekymring vite hvilke muligheter og begrensninger som ligger i taushetsplikt og informasjonsplikt, og hvor de kan henvende seg hvis de er i tvil vite hvilke rutiner vi har for generell informasjon til foreldre om tidlig intervensjon vite hvordan evt. loggføring skal gjøres kjenne verktøyene på nivå 0 ha en arena for refleksjon, erfaringsdeling og trening på tidlig intervensjon på sin arbeidsplass bruke denne arenaen aktivt Foresatte/ brukere skal: oppleve å få presis informasjon om «tidlig innsats», samarbeid med barnevern og støttetjenester til familier som standard rutine på ulike nivå. F.eks.: ved svangerskap, ved fødsel, ved innmelding i barnehage og ved skolestart Mål for Nivå 1 - internt arbeid på helsestasjon, barnehage, skole og sfo. Ledere skal: ha gjennomgått prosedyrer og satt inn relevante verktøy på nivå 1 ha en etablert praksis i tråd med gjeldende rutiner ha en felles forståelse av hvordan handling og samhandling skal gjøres på nivå 1 ha en fellet forståelse av forventninger til foreldresamarbeid på nivå 1 ha rutiner for å etterspørre behov for kompetanse hos ansatte knyttet til nivå 1 Ansatte skal: kunne jobbe etter prosedyrene i Nivå 1 utfra forventningene til deres stilling ha fått trening i samtaler med barn og foreldre kjenne verktøyene som skal brukes på Nivå 1 vite hvem som er deres kontaktperson i støttetjenester som barnevern, NAV, helsestasjon, fysio- og ergo og PPT vite hva som er forventet av foreldresamarbeid på nivå 1 vite når og hvordan det er hensiktsmessig å søke veiledning fra hjelpetjenester på nivå 1 Foresatte/ brukere skal: 27

28 være kjent med tiltak og mål som er satt for barnet knyttet til tiltak på nivå 1 oppleve at målet settes i samråd mellom foreldre, barn og basistjeneste oppleve at de blir møtt med på en god og respektfull måte i arbeidet Mål for Nivå 2 Toparts samarbeid Ledere skal: ha gjennomgått prosedyrer og satt inn relevante verktøy på nivå2 ha en omforent forståelse av hvordan handling og samhandling skal gjøres på nivå 2 ha en omforent forståelse av praksis når basistjenesten vil innføre tiltak på tvers av råd fra støttetjenestene ha en felles forståelse av forventninger til foreldresamarbeid på nivå 2 ha rutiner for å etterspørre behov for kompetanse hos ansatte knyttet til nivå 2 Ansatte skal: kunne jobbe etter prosedyrene i nivå 2 utfra forventningene til deres stilling vite hvordan og når de skal innhente samtykke vite hvordan de skriver bekymringsmeldinger til barnevernet kjenne verktøyene som skal brukes på nivå 2 vite hva som er forventet av koordinering i saker der to parter har parallelle tiltak vite hva som er forventet av foreldresamarbeid på nivå 2 Foresatte/ brukere skal: være kjent med de mål som er satt for barnet knyttet til tiltak på nivå 2 oppleve at de ulike målene er samstemte med hverandre og i tråd med familiens ønsker oppleve at fortrolig informasjon ikke deles uten samtykke oppleve at de blir møtt på en god og respektfull måte i arbeidet Mål for nivå 3 Flerparts samarbeid Ledere skal: ha gjennomgått prosedyrer og satt inn relevante verktøy på nivå 3 ha en felles forståelse av hvordan handling og samhandling skal gjøres på nivå 3 ha en felles forståelse av forventninger til foreldresamarbeid på nivå 3 ha rutiner for å etterspørre behov for kompetanse hos ansatte knyttet til nivå 3 Ansatte skal: kunne jobbe etter prosedyrene i nivå 3 utfra forventningene til deres stilling vite hvem som er ansvarlig for å koordinere arbeidet når flere parter er inne vite hvordan møter skal innkalles, refereres og arkiveres vite hva som er forventet av koordinering i saker der flere parter har parallelle tiltak 28

29 vite hva som er forventet av foreldresamarbeid på nivå 3 Foresatte/ brukere skal: være kjent med de mål som er satt for barnet knyttet til tiltak på nivå 3 oppleve at de ulike målene er samstemte med hverandre og i tråd med familiens ønsker oppleve at fortrolig informasjon ikke deles uten samtykke oppleve at de har en koordinator som påser at avtalte tiltak iverksettes og evalueres oppleve at de blir møtt med på en god og respektfull måte i arbeidet Vedlegg: Vedlegg 1 - Modellbeskrivelse Vedlegg 2 - Oversikt over dagens verktøy per nivå Vedlegg 3 - Eksempler på verktøy vi mangler 29