Modul 4- Kommunikasjon

Transkript

1 Modul 4- Kommunikasjon Modulen retter fokus mot kommunikasjon som fenomen. Hovedhensikten med modulen er å se på ledelse som en form for veiledning. Modulens hovedsak er en gruppeøvelse. Generelt Nødvendig utstyr Flipover eller whiteboard Penner til flipover eller whiteboard Case til den Sokratiske samtalen Beskrivelse til den Sokratiske samtalen Oversikt over gruppeinndeling for kurset Varighet Totalt 1 ½ time Innledning 15 min. Kommunikasjon og medbestemmelse 15 min. Å lede er å veilede. 60 min. Kunnskapsmål Det er en målsetting å gi en kort innføring i et teoretisk perspektiv på kommunikasjon. Sentralt står tanken om at kunnskap om kommunikasjon og kunnskap om mennesket er nært sammenkoblet. Holdningsmål Det er en målsetting å presentere veileder-funksjonen i en lederoppgave og å skape inntresse for dette perspektivet. Videre gis det mulighet til praktisk trening i en slik rolle. Sammenheng eller overlapping Denne modulen legger et viktig grunnlag for arbeidet med modul 7 Den vanskelige samtalen Litteraturtips Organisasjon og ledelse Kristen Ulstein 1998 Intern kommunikasjon Bente Erlien 1997 Kunsten å omgås hverandre Guttorm Fløistad 1991 Hva styrer min adferd Nils Magnar Grendstad 1990 Organisasjonsfilosofi Ole Fogh Kirkeby 2001 Stigs bok om kreativitet Stig Hjerkinn Haug 2002 Ona fyr Ingebrigt Steen Jensen

2 Arbeidsformer Forelesning I tema 1 og 2 er det forelesning som er arbeidsformen. Øvelse Tema tre inneholder en øvelse som heter den Sokratiske samtale. Den skal gjennomføres ved hjelp av noen case. Man bruker gruppene som er etablert tidligere i kurset. Øvelsen er en samtale der en er den som blir veiledet og en er veileder mens gruppas to andre deltagere er observatører. For hvert case skal observatørene gi tilbakemelding til veilederen om hvordan man opplevde situasjonen. Rollene skal rullere. Individuelt arbeid I tema 1 skal deltagerne snu seg til sin sidekvinne og beskrive ulike situasjoner man selv har vært i der man oppdager at kommunikasjonen er påvirket av omgivelser og hva man snakker om. Tema Følgende tema dekkes av denne modulen: 1) Innledning, teoretisk grunnlag presenteres 2) Kommunikasjon og medbestemmelse 3) Å lede er å veilede 2

3 Manus 1. Innledning Lysbilde 1 Kommunikasjon Kommunikasjon er en menneskelig aktivitet Å kunne noe om kommunikasjon er å kunne noe om mennesker 1 Her er målet å gi en kort innføring i det teoretiske grunnlaget kommunikasjonsdelen av kurset er forankret i. Et viktig utgangspunkt for videre arbeid med kommunikasjon som tema er å understreke at det å kunne noe om kommunikasjon er å kunne noe om mennesker. 3

4 Lysbilde 2 Teoretisk grunnlag Omgivelser Organisasjonskultur Mennesker Budskap Organisasjonskultur Omgivelser 2 Medmenneskelig kommunikasjon kan ikke forstås separat fra organisasjonskulturen disse står i. Ei heller uten forståelse for de omgivelser deres interaksjon foregår innenfor. Det foregår et kontinuerlig samspill mellom mennesker, deres budskap, deres organisasjonskultur og deres omgivelser i en kommunikasjonssituasjon. Det kan her være lurt å illustrere dette med noen eksempler på hvordan kommunikasjonen endrer seg når omgivelser, kultur, hva det snakkes om Be kursdeltagerne snu seg mot sidepersonen sin og utveksle noen tanker og erfaringer fra dette. eller hvem som snakker sammen endrer seg. For eksempel snakker statsråder annerledes i kongelig statsråd enn på julebord eller man velger andre ord for å beskrive en problemstilling hvis man skal presentere den for rektor enn for et styremedlem. (Finn gjerne bedre eksempler selv) 4

5 Lysbilde 3 Hva er kommunikasjon? Sender Koding Kanal Avkoding Mottaker Tilbakemelding (rollene byttes) 3 Når noen skal si noe til en annen går dette budskapet gjennom noen ledd av koding eller tolkning. Sender har noe å si, finner ut hvordan hun skal si det (koding), sier det gjennom en valgt kanal, mottaker hører at noe blir sagt, hun tolker dette inn i sine referanserammer (avkoding) før man kan si at hun mottar budskapet. Deretter byttes rollene på den måten at mottaker nå blir sender av respons som er blitt et nytt budskap og senderen blir mottaker av dette budskapet. Det kan være god hjelp for en leder å minne seg på at alt som sies skaper en eller annen form for reaksjon hos mottakeren. Som regel er dette uproblematisk, men det kan likevel ofte bli slik at reaksjonene man skaper i hverandre står i veien for det egentlige budskapet. Det er en viktig lederoppgave å være var for disse mekanismene i for eksempel et styre (eller en annen gruppe) og sørge for å legge til rette for at det snakkes om i slike tilfeller. Be deltagerne snu seg til den ved siden av seg, og beskrive ulike situasjoner de selv har vært i der de oppdaget at kommunikasjonen er påvirket av omgivelser og hva man snakker om. 5

6 2. Kommunikasjon og medbestemmelse Lysbilde 4 Kommunikasjon er samarbeid Selvfølelse God Fleksibel Samhandling Dårlig Utrygg Rigid Trygg Relasjon 4 Her er målet å gi en kort innføring i hvordan man kan sikre medbestemmelse i egen organisasjon ved å sikre godt kommunikasjonsklima. Et viktig utgangspunkt for å oppnå et godt kommunikasjonsklima er å se kommunikasjon som samarbeid. I en gruppe (som f.eks et styre) kan det være lurt å tilstrebe fleksibel samhandling mellom gruppedeltakerne. Som en hjelp for å skape et slikt fleksibelt samarbeidsklima kan det være nyttig å se sammenhengen mellom selvfølelse, relasjon og samhandling. Jo bedre gruppemedlemmenes selvfølelse, vel og merke i den aktuelle gruppa, er, jo mer fleksibel blir trolig samhandlingen. På samme måte kan man si at jo tryggere relasjonen mellom gruppemedlemmene er jo mer fleksibel blir samhandlingen. Dette er noe av grunnen til at det er en viktig lederoppgave å aktivt jobbe med gruppa man er leder for. 6

7 Lysbilde 5 Kreativitet og medbestemmelse The person who says it cannot be done should not interrupt the person doing it Kinesisk ordspråk 5 Medbestemmelse er en rettighet, men kanskje enda viktigere en mulighet. Det er en lederoppgave å sikre åpne kanaler og godt klima for meningsytring. Et styremedlem som ikke tør å si hva hun mener er ikke mye verdt i moderne organisasjoner. Medbestemmelse henger sammen med kreativitet. En ganske sikker måte å fremme medbestemmelsen på er å dyrke kreativiteten. La folks ideer leve og gro og gi folk utfordringer etter eget ønske. Å dyrke kreativiteten er å skape eierforhold til egen organisasjon. Videre følger en smørbrødliste, henta fra boka Ona fyr, på gode ting å huske i prosesser der man ønsker å skape eierforhold hos de involverte og delaktighet underveis. 7

8 Lysbilde 6 Eierskap og delaktighet Fortell hva som skal gjøres før dere begynner Inviter folk til å bidra Skap trygghet Lag grupper Vær søkende, spørrende og undrende Forklar enkelt underveis Tenk konsekvenser hele tida Pick the lowest fruit Lek, prøv og feil underveis Ja, og 6 Det er forskjell på å si nei, men og å si ja, og Det siste er åpent, raust, oppbyggende og forsterkende. Det er trolig en slik holdning og handling som skaper utvikling og endring. 8

9 3. Å lede er å veilede Lysbilde 7 Å veilede Sokratisk samtale: - Å definere - Å være sakelig - Å søke alternativer - Å undersøke vanskelige tanker - Å oppsummere 7 Her er målet å gi deltakerne en erfaring i det å se på ledelse som veiledning av andre. Et perspektiv på ledelse er å se på det som veiledning av andre. Et slikt perspektiv innebærer at en leder trolig ikke bør ha mange konkrete ansvarsområder og arbeidsoppgaver i en organisasjon, men snarere inneha det overordnede ansvaret for at organisasjonen er i utvikling i tråd med de målsettinger, strategier og verdigrunnlag som er gjeldende. Dersom man aksepterer denne tanken må man videre se på det å lede som å veilede. Å veilede noen andre er en treningssak og ofte kan det være lurt med en liten oppskriftsbok i starten. En slik oppskrift kan være den Sokratiske samtalen. 9

10 Den sokratiske samtalen Følgende er forklaring på de ulike punktene i en slik samtale: Å definere: Det betyr å finne ut hva som er den andres problem. Spørre hva vedkommende mener med de ulike tingene hun sier. Be din medarbeider fortelle. Å være sakelig: Det betyr å, sammen med den andre, lete etter hva det er som gjør at man føler/opplever det man gjør på måten man gjør det. Det betyr også å kartlegge rammene for den sammenhengen problemet står i. Med andre ord finne ut om det er noen utenforliggende faktorer man kan endre eller om dette bare må aksepteres. Å søke alternativer: det betyr å, sammen med den andre, lete fram andre måter å være på, se på ting på og lignende. Videre betyr det å beskrive ulike tiltak som kan gjøre noe med det beskrevne problemet. Å undersøke vanskelige tanker: Prøv, sammen med den andre, å lete etter hvilke andre ting enn konkrete, håndfaste og utenforliggende ting som skaper denne følelsen av et problem for den andre. Ofte er det usikkerhet, manglende selvtillit, manglende ferdigheter eller andre beslektede ting som ligger i bunnen av denne type beskrevne problemer. Å oppsummere: det betyr å gjenta med dine ord som veileder hva dere har snakket om og hvilke alternativer dere har blitt enige om at den andre skal prøve ut. Skjekk ut underveis at den andre kjenner seg igjen i din oppsummering. Det kan være lurt å avtale en ny prat om saken før dere skilles. Disse punktene blir noe konkretisert i et beskrivende ark for gruppearbeidet som du finner på neste side. 10

11 Gruppearbeid Den Sokratiske samtale Dette skal deles ut til gruppearbeidet i sokratisk samtale. Ark 1 av 3 Kursdeltakerne skal gå i sine faste grupper å trene på veiledningssituasjon ut i fra noen beskrevne case. Gruppene består av fire personer. Fokuset skal være på veilederen i denne oppgaven. Oppgaven går ut på at en er den som blir veiledet (den som blir veiledet) og en er veileder, mens to er observatører. Dette alterneres sånn at alle får vært alle tingene. Etter at samtalen er gjennomført gir den som ble veiledet respons på hvordan det var å være i samtalesituasjon med veilederen. Deretter gir de to observatørene på hvordan samtalen forløp og hvordan de synes veilederen løste oppgaven. På neste side finner du: - En veiledende beskrivelse av en Sokratisksamtale - Case til gruppearbeidet 11

12 Sokratisk samtale - en veiledning Å definere: Hva mener du med? Fortell om en dag du hadde det sånn? Kan du konkret forteller hvordan det var? Dette skal deles ut til gruppearbeidet i sokratisk samtale. Ark 2 av 3 Å være sakelig: Hva får deg til å tenke/føle/handle sånn? Hva er det som gjør at du tenker at det må være sånn? Hvem har bestemt at det skal være sånn? Å søke alternativer: Må det være på denne måten? Hvilke alternativer finnes? Skal vi sammen se om det finnes noen alternativer? For eks.. Å undersøke vanskelige tanker: dersom det er slik at arbeidet i foreningen må være sånn for deg. Hva innebærer det for deg i dag? I morgen? Om et halvt år? Hva innebærer det for deg i forhold til andre i foreningen? I forhold til meg som er din leder? Å oppsummere: ut i fra det du har fortalt nå og ut fra det vi har snakket om hva tenker du nå om din situasjon? 12

13 4 case til øvelse i sokratiske samtaler Dette skal deles ut til gruppearbeidet i sokratisk samtale. Ark 3 av 3 1. Marit sitter i styret i foreningen din. Hun er pliktoppfyllende, nøyaktig og flink. Hennes problem er at hun føler at tiden aldri strekker til. Hun blir sliten og har mye dårlig samvittighet. Hvordan kan du som veiledende leder hjelpe henne? 2. Petter har kjærlighetssorg. Han har nettopp vært sammen med en jente i foreningen som nå har gjort det slutt. Han vil gjerne fortsette i foreningen, men merker samtidig at relasjonen til denne jenta tærer på humør, engasjement og iver i forhold til foreningen. Hvordan kan du som veiledende leder hjelpe ham? 3. Heidi er økonomiansvarlig i foreningen din. Hun får det ikke noe særlig bra til. Hun klarer ikke å holde tilfredsstillende orden og jobber i for sterk grad etter skippertaksmetoden. Heidi er klar over dette selv og vil gjerne endre seg. Dere har begge tro på at det er mulig. Hvordan kan du som veiledende leder hjelpe henne? 4. Jonas tar stadig vekk på seg for mange oppgaver. Han er flink og har stor arbeidskapasitet, men det meste blir halvgjort og ikke tilfredsstillende for tida fordi han har for mye. Han sier ja, og det kan jeg gjerne gjøre og lignende, hver gang det kommer opp nye oppgaver og utfordringer. Han er klar over det selv, men er så ivrig. Hvordan kan du som veiledende leder hjelpe ham? 13