Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 45/11 PS 46/11 PS 47/11 PS 48/11 PS 49/11 PS 50/11 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Spørsmål Ny behandling - Lønnsstrategi Hvaler kommune Søknad om støtte til advokatutgifter for Hvaler Ungdomslag Fastsetting av balansen i havnekassen i Hvaler kommune Tilbud om kjøp av grunn under eksisterende kiosk og bensinstasjon på kommunal eiendom PS 51/11 Orienteringssak om skatteinngangen 2011 PS 52/11 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Enkel servering fra 16:30 Møteinnkalling side 1 av 25

2 PS 45/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 25

3 PS 46/11 Spørsmål Møteinnkalling side 3 av 25

4 Hvaler kommune Saksnr 2011/248 - Forhandlingsutvalget - lønn og arbeidsvilkår Nav - Doknr 10 Arkivkode 515 Saksbehandler Liv Schi Eriksen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Administrasjonsutvalget /11 Formannskapet /11 Ny behandling - Lønnsstrategi Hvaler kommune Sammendrag Lønnsstrategi for Hvaler kommune ble utsatt i møte Dette for at den skulle sendes til høring hos arbeidstakerorganisasjonene. Strategien ble sendt til høring med svarfrist Det foreligger et felles høringsinnspill fra Fagforbundet Hvaler og Hvaler. Innspill til lønnsstrategien fra Fagforbundet Hvaler og Hvaler av kan fås ved henvendelse til formannskapssekretær Torunn Akselsen Engum. Saksopplysninger Erfaringer Hovedtariffavtalen er gjennom flere tariffperioder utviklet til rammepreget tariffavtale. Lønnsutviklingen er i vesentlig grad desentralisert. Dette har medført behov for lokal lønnspolitikk. Fra 2005 har Hvaler kommune hatt skriftlig lønnspolitikk/strategi. I all hovedsak er tariffavtalens bestemmelser lagt til grunn. Rådmannen merker seg at lønnstrategien har gitt en forsiktig tilnæring til individuell lønnsfastsettelse. Det er ønske at dette videreutvikles. Formålet med lokal lønnstrategi Lønnssystemet i Hovedtariffavtalen forutsetter en lokal lønnsstrategi. Det må være en sammenheng mellom kommunens mål og lønnsstrategien. Lønnsstrategien ivaretar tariffavtalens, de ansatte og kommunens behov. Lønnsstrategien skal blant annet bidra til å: - motivere til kompetanseutvikling - beholde,utvikle rekruttere - sikre kvalitativt gode tjenester Lønnstrategien må ses i sammenheng med kommunens øvrige virkemidler for å oppnå mål og godt arbeidsmiljø, herunder gode prestasjoner i forhold til gitte fokusområder, reflektert i politiske prioriteringer. s innspill til lønnsstrategien med rådmannens kommentarer følger som vedlegg. Rådmannen har imøtekommet flere av organisasjonenes innspill helt, eller delvis. Vedlegg Lønnsstrategi Oversikt høringsinnspill Lønnsstrategi fra Fagforbundet Hvaler og Hvaler med rådmannens kommentarer Innkomne merknader Innspill til Lønnsstrategi fra Fagforbundet Hvaler og Hvaler. Møteinnkalling side 4 av 25

5 Hjemmelsgrunnlag Hovedtariffavtalen Kap Vurdering Det er viktig at lønnsstrategien gjøres kjent for alle ansatte. Dette er først og fremst ledernes ansvar. Felles gjennomgang i personalmøter og tema i leder - og medarbeidersamtale. Arbeidstakerorganisasjonene har også et informasjonsansvar, i tillegg til at den enkelte ansatte selv bør søke informasjon. Konklusjoner Rådmannen vil drøfte lønnsstrategien i drøftingsmøtet med arbeidstakerorganisasjonene 17. august. Lokale forhandlinger for akademikerstillinger er berammet 5. september. Lokale forhandlinger for virksomhetsledere er berammet 29. september. Nevnte forhandlinger er de vesentlige lokale i år. Rådmannens forslag til vedtak Lønnsstrategien i Hvaler kommune følger det sentrale tariffoppgjøret. Lønnsstrategien gjøres derfor gjeldende for 2011, og fra 2012 i 2 år av gangen. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 25

6 Lokal lønnsstrategi 2011og 2012 Hvaler kommune Versjon ajourført mai 2011 Møteinnkalling side 6 av 25

7 Lokal lønnsstrategi i sammenheng med Hvaler kommunes mange oppdrag Delegeringsreglementene Lover, Forskrifter og føringer HA og HTA Kommuneplanen Økonomiplan Strat. kompetanseplan Lokal lønnsstrategi Håndtering av Hvaler kommunes oppgaver, utfordringer og muligheter IA og HMS Personalpolitikk og etikk Lederavtaler, Arbeidsavtaler Kvalitetsbeskrivelse for styring og ledelse Møteinnkalling side 7 av 25

8 1.0 Hvaler kommunes strategier for forhandlinger etter Hovedtariffavtalen kap. 3, 4 og 5 for 2011 og Hvem omfattes av kapitlene i Hvaler kommune? Kapittel 3 Virksomhetslederne Seksjonssjefene Næringssjef Personalsjef Økonomisjef Stabssjef Prosjektleder Rådmannen (3.4.1 A) Kapittel 5 Avdelingsledere Ingeniører og rådgivere Leger Jordmor Sjefsarkitekt Kapittel 4 Avdelingsledere, Arbeidsledere og Teamledere Stillinger uten særskilt krav om utdanning Fagarbeiderstillinger/tilsvarende fagarbeiderstillinger Stillinger med krav om høyskoleutdanning Stillinger med krav om høyskoleutdanning med ytterligere spesialistutdanning Lærer, Adjunkt og Lektor Adjunkt m/tilleggsutdanning Lektor m/tilleggsutdanning 1.2 Prossesstrategier for forhandlingene a. Forhandlingene om lønn og andre materielle betingelser knyttes sammen i prosess og dokumentasjon med medarbeidersamtalen og inngåelsen av arbeids- og lederavtalen. b. Arbeidsgiver vil initiere egne tilbud der hvor dette anses ønskelig. Dette gjelder også rutinemessig justering, som følge av at ansatte har forhåndsavtalt kompetanseheving, som er fullført og bestått (m/henv til Strategisk kompetanseplan). c. Når kommunen skal rekruttere og beholde medarbeidere hvor markedsprisen/konkurransen for kompetansen er høy, kan kommunen gi den nytilsatte høyere lønn enn hva tilsvarende stillinger i organisasjonen lønnes. I tillegg til dette vil det bli lagt vekt på enhetenes størrelse, kompleksitet og krav til formell utdanning. d. Andre krav om særskilte forhandlinger etter HTA 4.A.2, 3.4.2, d, 5.3 (utover rekruttere og beholde) kan fremmes 2 ganger i året. Frist for innlevering av krav er 1.februar og 1.september. e. Organiserte og uorganiserte behandles i prinsippet likt av arbeidsgiver. f. Årlig inngåelse av lederavtalene vil utgjøre et hierarki. Dette starter med arbeidsgiverutvalgets avtale med rådmannen. g. Årlige lønnsforhandlinger skal i denne strategiperioden ( ) starte med forhandlinger for kapittel 5 og 4, og avsluttes med kapittel 3. Møteinnkalling side 8 av 25

9 Illustrasjon av prosess: 2.0 Kriterier for forhandlinger i 2011 og Hjemmel i Hovedtariffavtalen (HTA) Forhandlingskriterier for medlemmer av RÅLE er basert på HTA, kapittel Forhandlingskriterier for virksomhetsledere er basert på HTA, kapittel Forhandlingskriterier for avdelingsledere og øvrige ansatte nevnt i pkt 1.1 (kap. 5) er basert på HTA kapittel 5.2, 5.3 og 5.4. Forhandlingskriterier for avdelingsledere og øvrige ansatte nevnt i pkt 1.1 (kap.4) er basert på HTA kapittel 4. For øvrig er følgende gjeldende for alle kapitler: Stillingens kompleksitet og ansvar Den enkelte ansattes kompetanse Behov for å rekruttere og beholde arbeidstakere Sikringsbestemmelse for ledere med unntak av ev arbeidstakere som er personlig plassert med høyrere lønn, eller arbeidstakere med spisskompetanse Kriterier for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere: Disse kriteriene forutsettes oppnådd (minimumsforventninger til alle ledere): Oppnådd mål i budsjett, økonomiplan, kommuneplan, personalpolitiske retningslinjer og etiske retningslinjer. Eventuelle avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres tidlig. Resultater i forhold til egen lederavtale Utøvelse av egen styring av ledelse ihht Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse Aktiv innen HMS og IA arbeidet Ledelse i tråd med delegeringsreglementet Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk Være lojal mot kommunes/enhetens årshjul Møteinnkalling side 9 av 25

10 For å bli vurdert for ekstra lønnsløft må lederen vise til særskilte gode prestasjoner forhold til en eller flere av de følgende fokusområder, hentet fra økonomiplanen : Konkurranseeksponering m/henv til prosjektplan Konkurranseeksponering, vedtatt i kommunestyret 26. mai Kvalitetssystem/Internkontroll m/henv til prosjektplan Internkontroll/Kvalitetssystem, vedtatt i kommunestyret 26. mai 2011 Fullføring av igangsatte prosjekter og endringsprosesser m/henv til eksempelvis digitalt arkiv/servicetorg/sentralbord, Østerhaug, vurderingsprosjektet, eiendomsforvaltning, samhandling barn/unge, osv. Nærværsarbeid Resultater og særlig innsats i forhold til å ha friske og motiverte arbeidstakere, herunder også forebyggende arbeid Tverrfaglig samarbeid Økt grad av tverrfag/sektor samarbeid, eksempelvis på tvers av virksomheter, avdelinger, seksjoner, offentlig/privat, frivillige organisasjoner, osv. 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5: Disse kriteriene forutsettes oppnådd (minimumsforventninger til alle ansatte): Bidra til oppnåelse av mål i budsjett, økonomiplan, kommuneplan, personalpolitiske retningslinjer og etiske retningslinjer. Eventuelle avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres tidlig til nærmeste leder. Resultater i forhold til egen medarbeidersamtale Utøvelse av egen styring av ledelse ihht Kvalitetsbeskrivelse for Styring og Ledelse (for ledere) Aktiv innen HMS Utføre arbeidet i tråd med delegert ansvar og myndighet Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk Være lojal mot kommunes/enhetens årshjul For å bli vurdert for ekstra lønnsløft må den ansatte vise til særskilte gode prestasjoner forhold til en eller flere av de følgende fokusområder, hentet fra økonomiplanen : Konkurranseeksponering m/henv til prosjektplan Konkurranseeksponering, vedtatt i kommunestyret 26. mai Bidrag fra ansatte under dette punktet kan eksempelvis være innsats ifm å finne sammenlikningsenheter, metoder for beregninger, motivasjon i egen organisasjon, osv Kvalitetssystem/Internkontroll m/henv til prosjektplan Internkontroll/Kvalitetssystem, vedtatt i kommunestyret 26. mai Nærværsarbeid Særlige bidrag i forhold til å ha friske og motiverte kollegaer, herunder også forebyggende arbeid Tverrfaglig samarbeid Økt grad av tverrfag/sektor samarbeid, eksempelvis på tvers av virksomheter, avdelinger, seksjoner, offentlig/privat, frivillige organisasjoner, osv. Møteinnkalling side 10 av 25

11 Oversikt over innspill i høringsrunde: Fra Innspill Kommentar Til Lokal lønnsstrategi 2011 og 2012 Varighet Den lokale lønnsstrategien i Hvaler bør følge det sentrale tariffoppgjøret. Lønnsstrategien vedtas derfor i år kun for et år og fra 2012 i 2 år av Endres i tråd med innspill. gangen. Lokal lønnsstrategi i sammenheng med Hvaler kommunes mange oppgaver Her bør vel også budsjett inn som eget punkt? Tillegg til strategiens kapittel 1.2.a Gjennomføring av medarbeidersamtale og ledersamtale ses på som en nødvendig forutsetning for at personvurderingskriterier skal kunne benyttes. Begerepet Økonomiplan er nyttet og ansees som dekkende. Arbeidsgiver er enig i at det er en forutsetning at det ligger medarbeider - eller ledersamtaler til grunn for individuell vurdering. Teksten endres ikke. Tillegg til strategiens kapittel 1.2.c Dette skal drøftes med tillitsvalgte (Hovedavtalen 3-2) Tillegg til strategiens kapittel 1.2.e Dette gjelder bl.a. innlevering av krav innen samme tidsfrister og ved vurdering av den enkelte ansatte. Arbeidsgiver forhandler kun med organisasjonenes tillitsvalgte, uorganiserte vil derfor kun motta ett tilbud. Tillegg til strategiens kapittel 2.1 Etter siste kulepunkt: Alle sikringsbestemmelser skal være drøftet og avtalt før lønnsforhandlingene tar til. Så langt vi er kjent med er medbestemmelsen medbestemmelsen er ivaretatt. Fra 2005 har kommunen framlagt oversikt for lønnsfastsettelse av uorganiserte arbeidstakere når første tilbud har blitt framlagt i lokale forhandlinger. Dette er i samsvar med Arbeidsretts dom av 27. november 1995 mellom LO/NKF og KS/Møre og Romsdal fylkeskommune. Hvaler kommune vil fortsette praksisen og ev foreta justeringer, dersom det oppstår utilsiktede skjevheter under den enkelte forhandlingshemmel. Det er enighet mellom KS og Fagforbundet om slik praktisering. Sikringsbestemmelsen skal ivarta at ledere skal lønnes høyere enn dem de er satt til å lede, med unntak av for uordnede som har særskilt avlønning pga spesielle forhold. Ved å snu forhandlingsrekkefølgen, kapittel 3 til slutt, blir det enklere å se det helhetlige, horisontale lønnsbildet. Sikringsbestemmelsen skal ikke drøftes eller avtales. Møteinnkalling side 11 av 25

12 Fra Innspill Kommentar Endring av strategiens kapittel Korrektur endres til 2.2 Tas til etterretning. 2.2 Kriterierer for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere Strykes Disse kriterier forutsettes oppnådd (minimumsforventinger til alle ledere) 2.2 Kriterierer for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere Strykes Kulepunkt Kriterierer for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere Innledende setning Alle kritierier er avhengige av at egnede måleverktøy er drøftet, avtalt og kjent for den ansatte, tillitsvalgte og arbeidsgiver 2.2 Kriterierer for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere Kulepunkt 2 blir til 1 Resultater i forhold til egen lederavtale og avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres til nærmeste leder så tidlig som mulig. 2.2 Kriterierer for forhandlinger for RÅLE og virksomhetsledere Kulepunkt 4 endres til: kunne vise til hva som aktivt er gjort innen IA- og HMS-arbeidet. 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Strykes Disse kriterier forutsettes oppnådd(minimumsforventinger til alle ansatte) Tas ikke til følge. Tas ikke til følge. Lønnsstrategien må være kjent for alle ansatte. Dette er et først og fremst ledelsens ansvar. De tillitsvalgte har også informasjonsvar. Den enkelte ansatte har ansvar for selv å søke informasjon. Det er i arbeidsgivers interesse at den enkelte leder kjenner forventet måloppnåelse. Lederen har ansvaret for å formidle dette.ledersamtalen er den beste kommunikasjonsarenaen. Avvik skal tas opp med nærmeste leder så tidlig som mulig. Teksten endres ikke. Tas ikke til følge. Tas ikke til følge. Møteinnkalling side 12 av 25

13 Fra Innspill Kommentarer 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Strykes: Kulepunkt 1 Tas ikke til følge. 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Innledende setning: Alle kritierier er avhengige av at egnede måleverktøy er drøftet, avtalt og kjent for den ansatte, tillitsvalgte og arbeidsgiver 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Kulepunkt 2 blir til 1: Resultater i forhold til egen medarbeidersamtale og delegert ansvar og myndighet. Avvikende forhold som oppstår skal dokumenteres og rapporteres til nærmeste leder så tidlig som mulig 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Kulepunkt 4 endres til: Kunne vise til hva som aktivt er gjort innen IA- og HMS-arbeidet. 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Strykes: Kulepunkt 5 Lønnsstraegien må være kjent for alle ansatte. Dette er et først og fremst ledelsens ansvar. De tillitsvalgte har også informasjonsvar. Den enkelte ansatte har ansvar for selv å søke informasjon. Det er i arbeidsgivers interesse at den enkelte ansatte kjenner forventet måloppnåelse. Lederen har ansvaret for å fomidle dette. Medarbeidersamtalen er den beste kommunikasjonareaen. Avvik skal tas opp med nærmeste leder så tidlig som mulig. Teksten endres ikke. Tas ikke til følge. Tas ikke til følge. Møteinnkalling side 13 av 25

14 Fra Innspill Kommentarer 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Kulepunkt 6 endres til: Initiativ til forbedringsarbeid og smartere ressursbruk Nytt kulepunkt: Fleksibilitet og vilje til å ta andre arbeidsoppgaver og tjenestested ved for eksempel omorganisering, overtallighet bør belønnes 2.3 Kriterier for forhandlinger for ansatte i kap. 4 og kap. 5 Tillegg til kulepunkt 6: Nødvendig forbedringsarbeid, rapportering og smart ressursbruk, fleksibilitet til å ta andre arbeidsoppgaver. Nytt kulepunkt: Hvaler kommunes praksis for lønnsløft ved videreutdanning må her konkretiseres (8000,- ved 30 studiepoeng, 20000,- ved 60 studiepoeng). Organisasjonene mener disse tilleggene bør sikres gjennom avansements-stillinger. Tas inn under : 2.1. Hjemmel i Hovedtariffavtalen (HTA) Nytt kulepunkt 5 Det vises for øvrig til Strategisk kompetanseplan for Hvaler kommune. Møteinnkalling side 14 av 25

15 Hvaler kommune Saksnr 2011/ Økonomisk støtte - Hvaler ungdomslag - Doknr 2 Arkivkode 223 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /11 Søknad om støtte til advokatutgifter for Hvaler Ungdomslag Saksopplysninger Høsten 2010 ble Hvaler Ungdomslag stevnet for Forliksrådet. Saken kom ikke til enighet før den endte i Tingretten, og dette påførte Hvaler Ungdomslag en advokatutgift på kr ,-. Pr. dato har Hvaler Ungdomslag, ifølge leder Eva Bothne, kr ,- til å dekke forskjellige utgifter til ungdomslagets hus (forsikringer, strøm, vedlikehold m.m.). De søker derfor formannskapet om støtte til de ekstraordinære advokatutgiftene. Vurdering Pr. dato har formannskapets tilleggsbevilgningskonto en restsaldo på kr ,- for Hvis formannskapet også i år ønsker å innvilge støtte til TV-aksjonen (tidligere år kr ,-) tilsier dette kr ,- i udisponerte midler ut Rådmannen finner det prinsipielt betenkelig at formannskapet skal innvilge tilskudd til lag og foreninger, uansett årsak. Slike tilskudd ytes av Kulturkontoret, der alle lag og foreninger i Hvaler er invitert til å søke tilskudd. Den ordinære søknadsfristen er vanligvis i slutten av mai, og annonseres både i media og på nettet. Ifølge saksbehandler Thomas Holmen Olsen ved Kulturkontoret så har de ikke mottatt noen søknad om støtte fra Hvaler Ungdomslag. Ungdomslaget oppfordres å søke om støtte via ordinær kilde på lik linje med andre lag og foreninger. Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen anbefaler formannskapet å gjøre følgende vedtak: Søknad om støtte til advokatutgifter til Hvaler Ungdomslag avslås. Hvaler Ungdomslag oppfordres til å søke støtte via Kulturkontoret på lik linje med andre lag og foreninger. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 15 av 25

16 Hvaler kommune Saksnr 2010/ Havnekassa - Fastsetting av balansen - Doknr 8 Arkivkode P00 Saksbehandler Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /11 Kommunestyret Fastsetting av balansen i havnekassen i Hvaler kommune Sammendrag Det legges herved fram en sak for kommunestyret om fastsetting av havnekassens balanse. Dette innebærer i praksis en gruppering av kommunens eiendommer (med tilhørende verdi/låneportefølje) og gjennom vedtak, tydelig fordele mellom havnekassen og kommunens eiendomsforvaltning. Beslutningen inneholder også et valg om hvor gammel lånegjeld som skal følge disse eiendommene inn i balansen for havnekassa. Det innstilles på å legge inn alle naturlige havnerelaterte eiendommer i balansen. Videre anbefaler rådmannen å inkludere all historisk gjeld (restlån) på disse objektene. Dette innebærer å tilordne en omfattende økning av låneportefølje til virksomhet Havn som i fremtiden vil utgjøre havnekassen. Hvaler kommune har under utredningen engasjert BDO for bistand. På bakgrunn av BDOs rapport foreslås det å fastsette havnekassens balanse til NOK (pr ). Videre foreslås det fastsetting av en årlig økonomisk ramme fra kommunekassen til Virksomhet Havn til dekning av det driftsunderskudd som følgelig oppstår ved å legge en betydelig større andel av kommunens låneportefølje over til havnekassen. Rådmannen anbefaler videre å fremlegge en egen sak for kommunestyret med vedtak om nødvendige korrektive tiltak, for å bringe havnekassen i selvkostbasert balanse herunder mulig salg av havneeiendommer for å redusere kapitalutgifter. Saksopplysninger Virksomhet havn ble opprettet den 1. juli 2006 og fra samme tidspunkt ble hele kommunens sjøområde havnedistrikt. Før denne dato hadde det vært begrenset havnedistrikt i Skjærhalden, Vikerhavn og Utgårdskilen. Konsekvensen av lovendingen, var at havne- og farvannsloven fikk virkning for hele kommunens sjøområde. Kommunestyret behandlet den sak KS 08/10: Organisasjonsform for virksomhet Havn. Saken drøftet ulike organisasjonsformer (AS, IKS, etat, osv) med tilhørende fordeler/ulemper innen temaene økonomi, kompetanse, selskapsstyring, med mer. Inneværende sak om havnekassen er en direkte følge av vedtak i sak KS 08/10, som konkluderte med å opprettholde virksomhet Havn etter etatsmodellen: Med hjemmel i kommunelovens 6 opprettholdes Virksomhet havn som en etat i kommunen. Videre at det startes forhandlinger med administrasjonen i Fredrikstad og Sarpsborg kommune for å etablere Hvaler kommune som vertskap for de tre kommunenes behandling av søknader i henhold til havne- og farvannslovens kapittel 4 Tillatelser og krav tiltak mv. Ved valg av etatsmodell er det et behov for å etablere ryddighet og formelle grenseganger mellom havnekassen og kommunens øvrige økonomi. Andre delen av vedtaket om samarbeidsmodell er fra kommunens side fullført og de øvrige kommunene er positive til slikt vertskap. Materialiseringen av dette samarbeidet er først mulig når departementets forskrift til havne- og farvannsloven er vedtatt, siden det er her hjemmelen for gebyr/avgifter ligger. Møteinnkalling side 16 av 25

17 Som oppfølgning til vedtaket om organisasjonsform fikk formannskapet en sak til behandling den FS 5/11, Priser og forretningsvilkår i Hvaler Havn Denne saken gav innblikk for havnestyret (formannskapet) i de nye bestemmelsene i havne- og farvannsloven, som får innvirkning på avgifts- og betalingsmulighetene for havn. Hvaler kommune har gjennom tidene utført nybygging og vedlikehold på flere offentlige brygger både innenfor og utenfor de gamle havnedistriktene. Kostnadene ved dette har inntil 2006 vært dekket av kommunekassen og ikke av brukerne. Kommunekassen har havnelån helt tilbake fra 1996, som fortsatt har lånerestanse. Investeringene har ofte en avskrivning/nedbetalingstid på om lag 40 år. I 2008 ble det første havneregnskapet levert. I forbindelse med opprettelse av havneregnskapet i 2008 ble det avholdt møter med revisor om hvilken gjeld som skulle innberegnes. Revisor har i referat fra skrevet blant annet følgende: Det var spørsmål om særregnskap for 2008 også bør eller kan inneholde regnskap helt fra opprettelsen av havnedistriktet i 2006, eller om dette kun skal inneholde Spørsmålet gjelder også kostnader til renter og avdrag til lån tatt opp allerede i Forskrift om havneavgifter sier i 3 blant annet at havneavgiften gjelder budsjettåret. Dette underbygger det tradisjonelle, at havneregnskapet i 2008 skal gjelde kalenderåret 2008 hensyntatt periodisering/anordning. Men samtidig så er havneloven klar på at overskudd fra havnevirksomheten skal brukes i havnevirksomheten, og plasseres i en egen havnekasse. Med tanke på at kommunen trolig har hatt underskudd i havnevirksomheten i perioden før 2008, og at dette ikke kan bli dekket av en eventuell negativ havnekasse, men må dekkes over kommuneregnskapet, så vil ikke havnevirksomheten tjene på å føre havneregnskap fra før regnskapsåret Men dersom havneregnskapet for 2008 skulle indikere at det trolig har vært overskudd ved havnevirksomheten før 2008, bør det likevel utarbeides havneregnskap for tidligere år for å beregne avsetning til havnekassen. I forbindelse med sak at 25/08 Kommunale tomter og eiendommer ble behandlet i kommunestyret, ble det samtidig foretatt en ansvarsfordeling av kommunale eiendommer mellom de aktuelle kommunale virksomheter. Virksomhet havn ble tillagt ansvaret for forvaltning av alle kommunale eiendommer i havner og områder som kunne utvikles til havneformål. Denne konklusjon er i all hovedsak videreført i rådmannens forslag til vedtak i denne saken, med unntak av noen nødvendige presiseringer, som eksempelvis eiendomsforvaltning på nye Kroksand. Selv om det er blitt avlagt havneregnskap fra 2008 er det ikke fastsatt balanse for havnevirksomheten. I forbindelse med behandling av Utgårdskilen regionale fiskerihavn, og hvilke økonomiske konsekvenser en slik utbygging kunne få for kommunens økonomi, ble det opprinnelig inngått avtale med BDO om bistand til: Fastsettelse av tilhørende eiendeler m/portefølje av gjeld og finansielle kostnader Beskrivelse av metode (for framtidige vurderinger av eierskap) Bærekraft i havnekassa, spesielt mtp investeringer i Utgårdskilen Kommunestyret vedtok i sak 04/11 og ikke gå inn for den foreslåtte utbyggingen av Utgårdskilen og på den bakgrunn tok BDO ut disse scenarioene fra den endelige versjonen av sin rapport. Utgårdskilen-vedtaket fikk også effekt på anvendelse av avskrivningstid på reguleringsplaninvesteringen. Denne kostnaden på om lag 1,5 mill var innbakt i prosjektets avskrivning på 40 år, men uten fysiske byggeprosjekt må reguleringsplanen avskrives på inntil 3 år. Dette gir en økning i årlig finanskostnad på kr/år i kommende 3 år. Den 8. februar 2011 var den endelige rapporten fra BDO ferdig. Rapporten vedlegges, det tas en forkortet gjennomgang i saksfremlegget. Rapporten inneholder 5 kapitler: 1. Formål og avgrensinger 2. Eiendeler i havnevesenets regi 3. Lån og tilhørende finansielle kostnader 4. Vurdering av kapitalbehov i havnevirksomheten 5. Merverdiavgift Møteinnkalling side 17 av 25

18 I kapittel 1 om formål og avgrensing vises det til at det for denne rapporten ikke skal foretas takst eller verdivurdering av eiendommene/anleggene. I samsvar med regnskapsbestemmelsene vil balansen for Hvaler havn bygge på kontinuitet fra kommunens regnskap. Videre blir eiendeler, gjeld og tilhørende forpliktelser synliggjort, samt at det ses på bærekraften i økonomien med tanke på et likviditetsbehov framover. Det er ikke satt opp en fullstendig balanse med alle arbeidskapitalkostnader, men at likviditetsbehovet blir en tallstørrelse som et mellomværende med Hvaler kommune, kommunekassen. I kapittel 2 om eiendeler i havnevesenets regi er det laget et anleggsregister i excel som er et system for registrering av anskaffelser i framtiden. Det er bygd opp med registrering av investeringer i anleggsgrupper (I følge normerte avskrivningstider), låneoversikt, oversikt over avskrivningstider, avskrivninger i 2009, samt et oversiktsark med sum for anskaffelseskost, avskrivninger, bokført verdi og låneoversikt med låneforpliktelser og gjenstående beløp. I dette systemet er det tatt alle de investeringer som Hvaler kommune har hatt med havner og kommunale brygger som fortsatt har løpende lån. Dette er lån opptatt av kommunekassen fra 1996 og fram til dags dato. Eiendommene og anleggene er ført opp med historisk kost, justert for avskrivninger. Investeringen står oppført på det året de er gjennomført, og avskrivningstiden er vurdert i henhold til klassifiseringen i regnskapsforskriften. Det er ikke oppført verdier som ligger i tomter, unntatt tomt for havneutvikling i Skjærhalden Nord (Stolen). Andre tomter som har vært i kommunens eie har ingen kostpris og er følgelig ikke tillagt verdi. Kapittel 3 om lån og finansielle kostnader gir oversikt over samtlige lån tilhørende havneformål. Lånene er lagt opp med tilbakebetalingstid som tilsvarer avskrivningstiden for eiendommene. For lån tatt opp for investering i aksjer og tomter er det brukt en løpetid på 50 år. Kapittel 4 om vurdering av kapitalbehov i havnevirksomheten, er det satt opp et budsjett fram til 2050 for å se på kapitalbehovet og lønnsomheten av driften i havnekassen. Budsjettet bygger på følgene forutsetninger: Inntektsnivå på NOK 1,9 mill i 2010 med økning på NOK 0,15 mill i 2011 Nivå for driftskostnader ekskl avskrivninger bygger på NOK 1,7 mill i 2010 med en nedgang til ca NOK 1,45 mill i 2011 Mottatt oversikt over eiendeler og gjeld Lånerente på 5 % Inflasjon på 2% Årlig reinvestering fra 2011 på NOK Havnekassen har tilgang på likviditet fra kommunen i form av rentefri kassekreditt som tilbakebetales etter evne. Driftsresultatet fremgår av kommuneregnskapet hvor det avlegges eget havneregnskap. BDO foreslår ut fra de opplysninger som er gitt at hovedoversikt over balansen for år 2010 settes slik: Eiendeler Driftsmidler før Driftsmidler reinvestering 0 Bank for bundne midler Aksjer (Skjærhalden gjestehavn) Likvide midler Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Bundne investeringsfond Kapitalkonto Sum EK og Fond Møteinnkalling side 18 av 25

19 Gjeld før Sum Gjeld Sum Gjeld og Egenkapital Basert på de opplysninger som er gitt BDO, fremkommer det at havneformålet frem til 2006 har vært subsidiert av kommunekassen (finansielle kostnader). I følge havne- og farvannsloven er det motsatte forhold som ikke er tillatt, nemlig at havneformålet subsidierer annen kommunal tjenesteyting. Fremover vil det derfor fortsatt være behov for likviditetsoverføring til havneformålet, eller at negativ likviditet for havneformålet framstilles som en mellomregning med kommunekassen (kassekreditt). I praksis betyr dette at utlegg kommunekassen måtte ha for finanskostnader til havnekassa, kan tilbakebetales når havnekassa oppnår overskudd (internt lån). Andre overføringer fra havnekasse til kommunekasse er ikke tillatt. Kapittel 5 fastslår at utleie til næringsaktører skal være med mva, men ikke til utleie til fritidsbåter. Dette er hensyntatt i regnskapet for Vedlegg Tilgjengelig som elektronisk vedlegg: BDO Metodebeskrivelse av Dette lastes ned fra kommunens hjemmeside eller bestilles tilsendt fra formannskapssekretæren. For nedlasting velges politikk og demokrati, deretter aktuelle utvalg, og vedlegg til aktuelle møteinnkalling. Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 6 (myndighet til å fastsette) Havne- og farvannsloven 44 (hvilke havner som innregnes), 47 (om havnekapitalen) og 48 (forvaltningen) Vurdering Investeringer i havneformål i Hvaler kommune (fra året 1996 til lovendringen i 2006) ble ikke ført i eget havneregnskap, men var en del av kommuneregnskapet. Selvkostprinsippet ble således ikke lagt til grunn for vurdering om investeringene skulle gjennomføres. Disse historiske investeringene utgjør i dag en restlånsportefølje på over 19 mill. Avhengig av renten, gir dette en årlig finanskostnad på mellom til kr. Ved opprettelse av Virksomhet havn ble det krav om eget havneregnskap, levert fra og med regnskapsåret I dette regnskapet er investeringer og låneopptak fra 2006 og fremover, lagt til grunn. Fra dette tidspunkt ble også selvkostprinsippet lagt til grunn for nye opptak. Låneporteføljen tilhørende havneregnskapet har derfor inntil nå inneholdt lån opptatt etter Valget av året 2006 som historieløst oppstartsår ble satt etter anbefaling fra revisjonen, og har inntil nå vært kommunens praksis (revisjonens uttalelse gjengitt under saksopplysninger). Rådmannen vurderer det dit hen at det er mest riktig å inkludere historiske låneopptak (fra før 2006) i fastsettelsen av havnekassen. Det er imidlertid ikke krav i havne- og farvannsloven at det skal fastsettes balanse for havnekassen. Allikevel er balansefastsettelse anbefalt for å få fullstendig oversikt over følgende faktorer: - Havnekassens reelle kostnader og inntekter. Det å inkludere alle (også historiske) investeringer i havneformål gir et riktig bilde av kommunens satsning på havneutvikling og kostnader knyttet til dette. Det gir dessuten et bedre grunnlag for å se hvilke eiendommer og installasjoner som kommunen bør prioritere å investere i, og hvilke som kommunen bør vurdere å selge. - Sikre at eventuelle overskudd i havnekassen ikke brukes av kommunekassen. Kommunekassen kan ikke tilføres midler fra en havnekasse, da dette er i strid med havne- og farvannslovens 47. God regnskapsskikk setter også krav til at kommunen skal ha god oversikt Møteinnkalling side 19 av 25

20 over, og rutiner for at dette ikke skjer. Eneste unntak (innen etatsmodellen) er dersom kommunekassen har dekket underskudd hos havnekassen etter at balansen er fastsatt. Da kan det på et senere tidspunkt tilbakebetales. - Identifisere i hvilken grad kommunekassen subsidierer havneformål. Kommunekassens eventuelle subsidiering av fiskeri- og havneformål er en lovlig overføring. Dog bør valget om subsidiering skal forekomme og i hvilken grad være gjenstand for åpenhet og bevisste prioriteringer/beslutninger. Slik det anbefales havnekassen fastsatt, vil kommunekassen måtte dekke mellom 0,5 og 0,8 mil av havnekassens finansielle kostnader i en del år fremover (se også likvidetsoversikt i BDO rapport). Dette er altså finansielle kostnader som kommunekassen har hatt til nå, men som naturlig sorterer inn under havnekassen. På denne bakgrunn foreslås det at balansen for havnekassen fra og med settes til: Sum eiendeler Sum egenkapital og fond Sum gjeld Sum Gjeld og Egenkapital De finansielle kostnadene vil medføre et årlig underskudd, som må dekkes ved at Virksomhet havn får en økonomisk ramme ved de årlige budsjettvedtakene. Disse overføringene kan hentes inn igjen fra havnekassen, når den går med overskudd. Overføringene fra kommunekassen (opptil kr/år, avhengig av renter) kan derfor anses som et midlertidig internt lån. Siden det med dagens drift tidligst vil kunne oppnås balanse i havnekassen rundt år 2041, er det helt nødvendig å finne raske korrektive tiltak. Riktignok reduseres kommunekassens kapitalkostnader med tilsvarende sum som havnekassens økning innebærer, men det er etter rådmannens vurdering ikke tilrådelig eller økonomisk forsvarlig for kommunen og bevisst subsidiere/internlåne til fiskeri- og havneformål med opptil kr/år. I tillegg til dette er det ikke hensiktsmessig å lamme drifts- og investeringstakten i Virksomhet Havn, som følge av påføring av store finanskostnader. Alle nye investeringer vil selvkostberegnes isolert, og kan gjennomføres dersom det er bærende innenfor objektet. Nye avgiftssatser som blir vedtatt årlig kan ikke bære historisk låneportefølje. Muligheten for å foreta en rask forbedring av likviditeten vil trolig finnes innen følgende korrektive tiltak: - Redusere utgifter. Reduksjon av lånesum og finanskostnader ved salg av enkelte eiendommer som kommunen ikke har en nødvendig samfunnsmessig interesse av å eie selv. Eiendomssalg kan redusere låneporteføljen betraktelig, og balanse kan oppnås innen få år. - Øke inntekter. Gjennomgå muligheter for å øke inntektene til havnekassa gjennom sine festeinntekter, leieinntekter/avgifter. Dette ble sist gjennomgått ifm sak FS 5/11 Priser og forretningsvilkår for Hvaler havn En ny gjennomgang antas å gi en beskjeden bedring, siden det er begrenset hvor høyt kommunen kan prise sine leieobjekter/avgifter. Allikevel er det riktig å se grundigere også på inntekstsiden, når korrektiver skal vurderes. Rådmannen vil fremlegge en sak med anbefalte korrektive tiltak i november Konklusjoner Rådmannen foreslår at havnekassen fastsettets i samsvar med forslaget i BDOs rapport av 8. februar Det er viktig at kommunens politiske og administrative ledelse er bevisst på havnevirksomhetens faktiske finanskostnader, samt at den bærer belastningen for alle historiske låneopptak og investeringer som er gjort også utover det som revisjonen har anbefalt som et minimum. Dette er etter rådmannens konklusjon, et betryggende grep for hindre at midler fra de to separate kassene sammenblandes. Rådmannen finner det dessuten tilrådelig at en eventuell subsidiering av Møteinnkalling side 20 av 25