1.0. INNLEDNING MÅL OG RAMMER , , OMFANG OG AVGRENSNING ORGANISERING.

Transkript

1 Prosjektplan 1.0. INNLEDNING MÅL OG RAMMER Bakgrunn... 3 Regionrådet i Nord Gudbrandsdal har gjennom flere vedtak i 2008 og 2009 besluttet å være med på å prøve ut et helsesamarbeid i regionen. Det har siden mars 2009 vært arbeidet med utforming av en prosjektbeskrivelse. Prosjektbeskrivelsen var senest redigert og ferdig i mars 2010, med noen justering datert , og den skal være retningsgivende for denne prosjektplanen. Det er søkt Helsedirektoratet og Fylkesmannen i Oppland om midler til prosjektet. Videre er det søkt om midler gjennom Regionalt forskningsfond Mål for prosjektet - del Mål for prosjektet del Denne delen av prosjektet er primært ikke avhengig av ekstern finansiering, men blir finansiert og driftet gjennom vanlige driftsbudsjetter eller annen finansiering. Hovedmålsettingen med likevel å ta dette med i prosjektet som en del av satsingsområdene er å fokusere på og være med å videreutvikle disse områdene som en del av den fremtidige DMSNG-organisasjonen Rammer OMFANG OG AVGRENSNING ORGANISERING... 5 Hovedorganisering av prosjektet... 5 _Toc Forklaring til fig. 2 kommer i kapittel Prosjektledelse -styringsgruppe Øvrige roller Prosjektgruppe BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER Beslutningspunkter kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal kvartal Oppfølging Milepæler... 8 Her fylles ut milepæler etter hvert som det kommer nye momenter til RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Kritiske risikofaktorer GJENNOMFØRING Hovedaktiviteter ØKONOMI Prosjekt del

2 7.2 Prosjekt del Denne delen av prosjektet må behandles særskilt i den enkelte kommune og i SI KONTRAKTER OG AVTALER

3 1.0. INNLEDNING Sel kommune har drevet utviklingsarbeid innen telemedisin og desentraliserte somatiske spesialisthelsetjenester siden I 2010 står et nytt flott bygg ferdig som er planlagt skal inneholde tilbud om helsetjenester utover kommunale tjenester for kommunen. Det har derfor blitt viktig å planlegge og organisere dette tilbudet utover Sel kommune sine driftsrammer, derfor har Sel kommune, Regionrådet og Sykehuset Innlandet HF blitt enige om å prosjektorganisere oppstarten av DMSNG. NB: Navneendring til Nord Gudbrandsdal Lokalmedisinske senter (NGLMS) fra okt Det vil likevel i fortsettelsen være benevnelser som DMSNG, pga dokumentet var skrevet før navneendring. 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Regionrådet i Nord Gudbrandsdal har gjennom flere vedtak i 2008 og 2009 besluttet å være med på å prøve ut et helsesamarbeid i regionen. Det har siden mars 2009 vært arbeidet med utforming av en prosjektbeskrivelse. Prosjektbeskrivelsen var senest redigert og ferdig i mars 2010, med noen justering datert , og den skal være retningsgivende for denne prosjektplanen. Det er søkt Helsedirektoratet og Fylkesmannen i Oppland om midler til prosjektet. Videre er det søkt om midler gjennom Regionalt forskningsfond. Hovedmålsettingen med arbeidet er å trygge bosettingen gjennom å gi et kvalitativt godt helsetjenestetilbud til befolkningen i Nord Gudbrandsdal, og ikke minst legge til rette for å kunne bygge opp en robust helsetjeneste som kan møte fremtidens utfordringer. 1.2 Mål for prosjektet - del 1 Det er fire hovedsatsingsområder i del 1. Denne delen av prosjektet er avhengig av ekstern finansiering. Målsettingen er å skape en organisasjon og ledelse som er dynamisk og fleksibel med fokus på høy tjenestekvalitet, smarte og effektive pasientforløp, kompetanse, forskning, folkehelse, tverrfaglig samarbeid og samhandling. A-1. Organisering, system og avtaler Utvikle organisasjonen vedrørende systemoppbygging, samarbeidsløsninger, samhandling, kompetanseutvikling/forskning og interne forhold. Utvikle en god kvalitetskultur og være opptatt av forbedringsarbeid i alle tiltak. Herunder dataverktøy for telemedisin, journalsystem Norsk helsenett teknisk utstyr. A-2. 5 intermediære senger Utvikle metoder og modeller for intermediære sengeplasser. Særlig fokus bør rettes mot: Pasienter med funksjonssvikt, smertebehandling, lindrende behandling, forverring av kols, infeksjoner, ernæringssvikt, medikamentjusteringer, kunne hjelpe personer med psykiske lidelser og/eller rusproblemer for å forebygge sykehusinnleggelser Observasjon for å avklare behovet for innleggelse i sykehus Etterbehandling og rehabilitering etter sykehusopphold før utskrivning til eget hjem A-3. Samfunnsmedisin og forebyggende helsearbeid sett i et regionalt og kommunalt perspektiv Styrke samfunnsmedisin og folkehelsearbeidet sett i et kommunalt og interkommunalt perspektiv. Utvikling av et system for samarbeid innen forebyggende og kurative tjenester, å gjøre seg i best mulig stand til å ha fokus på det spesielle for den enkelte kommune versus å kunne ha et overordnet regionalt perspektiv. A-4. Kompetanseutvikling, følgeevaluering og forskning Prosjektet DMSNG skal være pådriver for å stimulere til forskning, knytte til seg forskningsmiljøer og aktuelle samarbeidspartnere for forskning. Jf. blant annet Undervisningshjemmetjenester. 3

4 1.3 Mål for prosjektet del 2 Denne delen av prosjektet er primært ikke avhengig av ekstern finansiering, men blir finansiert og driftet gjennom vanlige driftsbudsjetter eller annen finansiering. Hovedmålsettingen med likevel å ta dette med i prosjektet som en del av satsingsområdene er å fokusere på og være med å videreutvikle disse områdene som en del av den fremtidige DMSNG-organisasjonen. B-1. Ambulerende spesialisthelsetjenester Være pådriver for å utvikle tilbudet vedrørende polikliniske spesialisthelsetjenester, herunder røntgen og dialyse - også utvikling av øvrige telemedisinske tjenester i DMSèt. B-2. Felles legevaktvarsling og felles legevakt Målet er å utvikle en modell for legevaktvarsling og legevakt som er robust nok til å tåle fremtidens utfordringer innen kompetanse og rekruttering. B-3. Interkommunalt samarbeid, samarbeid med spesialisthelsetjenesten og med prosjektet Undervisningshjemmetjenester i Vågå, Skjåk og Lom Være pådriver for å sette interkommunalt samarbeid i system, få oversikt over hva det er nyttig for kommunene å samarbeide om innen helse, pleie og omsorg også samarbeidet med spesialisthelsetjenesten. Initiere til regional helse- og omsorgsplan. Være delaktig i videreutvikling av jordmorvaktordningen. B-4. Nybygg DMS, utstyr/teknisk utstyr, telemedisin, dataverktøy, journalsystem og samarbeid lokalt, regionalt og nasjonalt innen data og telemedisin Målet er at DMSNG skal ha teknisk og elektronisk utstyr/verktøy som gjør senteret operativt innen områder for behandling og undervisning som er samfunnsnyttig riktig både mot kommunene, sykehuset og undervisningsinstitusjoner. 1.4 Rammer Del 1 av prosjektet har egen finansieringsplan budsjett 2011 budsjett Prosjektleder 1/1 stilling fra Regionrådet Samfunnsmedisin 1/1 stilling Kr Kr Kr Kr Forebyggende helsearbeid 5 sengeplasser Kr Kr kr. 2916,-/døgn i 4 måneder 2011 kr. 3073,-/døgn i 12 måneder Følgeevaluering Kr Kr

5 Kompetanseutvikling Kr Kr SUM Kr Kr OMFANG OG AVGRENSNING I prosjektet skal det: legges frem forslag til vedtak av overordnet prosjektplan som skal følges opp sikres involvering og forankring legges frem politisk sak når Styringsgruppa vedtar det alltid vedtas av Styringsgruppa hvis det skjer endringer i prosjektplan 3. ORGANISERING Hovedorganisering av prosjektet Fig. 1 Prosjekteiere er Sykehuset Innlandet, Sel kommune og Regionrådet v/ kommunene i NG Feil! Objekter kan ikke lages ved å redigere feltkoder. Styring av prosjektet: Rådmannen i Sel har delegert den praktiske ledelsen av prosjektet til Regionkontoret NG. Prosjektleder er ansatt v/regionkontoret Leder av styringsgruppen og styringsgruppen har delegert myndighet fra rådmannen i Sel til å styre prosjektet. Sel kommune er vertskommune: Alle helsetjenester som inngår i prosjektet skal være hjemlet i samarbeidsavtaler som er grundig gjennomgått og forankret med de berørte parter, der Sel kommune er vertskommune. Dette vil gjelde: o Intermediære sengeplasser o Jordmorvaktordningen(inngått avtale) o Alle fremtidige helsetjenester skal avtalefestes i en vertskommunemodell Fig. 2 Praktisk organisering av prosjektet Forklaring til fig. 2 kommer i kapittel 6.1 Feil! Objekter kan ikke lages ved å redigere feltkoder. 3.1 Prosjektledelse -styringsgruppe Prosjektansvarlig og leder av styringsgruppen: Regionsjef Ole Aasaaren Rådmann Lars Innset Rådmann Jan Rune Fagermoen Rådmann Sjur Mykletun Divisjonsdirektør Randi Mølmen 5

6 Sekretær: Prosjektleder Vigdis Rotlid Vestad Observatør: Fylkeslege Tharald Hetland 3.2 Øvrige roller Prosjektdeltakere Funksjon Sel kommune Vertskommune for prosjekt DMSNG Regionrådet i NG Regionkontoret NG har ledelsesfunksjon for prosjekt DMSNG Kommunene Skjåk, Samarbeidskommuner med prosjekt Lom, Vågå, Dovre, DMSNG, initierer helsesamarbeid i Lesja evt. flere norddalen Sykehuset Innlandet HF Leder og utfører helsetjenester i DMSNG 3.3 Prosjektgruppe Prosjektgruppas medlemmer: Prosjektleder: Vigdis Rotlid Vestad ansatt v/ Regionkontoret NG Prosjektmedarbeider SI: Eystein Brandt ansatt v/ SI, divisjon Lillehammer Prosjektmedarbeider Sel kommune: Inge Johansen ansatt i Sel kommune Sel kommune sine ansatte som er involvert i DMSNG-paraplyen er en viktig ressurs i prosjektet. Prosjektleder/prosjektgruppa har ansvar for praktisk involvering i grupper, samarbeid, allmøter, fortløpende informasjon etc. for disse ansatte. Evt. øvrige prosjektmedarbeidere får definerte arbeidsoppgaver alt etter fagkompetanse som ønskes forsterket inn i prosjektet. All aktivitet ledes av og rapporteres til prosjektleder. 3.4 Brukerutvalg Styringsgruppa oppnevner brukerutvalg. (Referansegruppe i organisasjonskartet) 4.0 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Beslutningspunkter (1) er de datoer styringsgruppa skal ha fattet spesifikke vedtak. Beslutningspunkter (2) er datoer for møter mellom Sel kommune, Regionkontoret og prosjektleder Beslutningsmyndighet (3) godkjenner milepæler kvartal Hvem Dato Oppdraget som beslutter (2) Prosjektplan ferdigstilt og underskrevet Forutsetninger At Sel kommune og Regionkontoret godkjenner prosjektplanen (1) Prosjekt del 1 Forutsetninger Enighet om prosjektplan (1) Prosjekt del 2 Forutsetninger Enighet om prosjektplan (3) Innfasing av prosjekt del 1 og del 2 Forutsetninger Prosjektdeltakere godkjenner avgrensinger og prioriteringer 6

7 (2) Juni 2010 Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret Forutsetninger Avklarte avgrensinger for rapportering kvartal (1) 31. august Gjennomgang, evaluering, korrigering Forutsetninger I henhold til milepælplan (2) sept Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret kvartal (1) 28. sept. Gjennomgang, evaluering, korrigering Forutsetninger I henhold til milepælplan (2) okt Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret kvartal (1) 23.nov. Midtveisevaluering Forutsetninger I henhold til milepælplan (2) Nov/des Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret (3) Okt/nov/des Status prosjekt første halvdel Forutsetninger Prosjektdeltakere godkjenner avgrensinger og prioriteringer for siste året av prosjektet kvartal (1) feb Gjennomgang, evaluering, korrigering Forutsetninger I henhold til milepælplan (2) feb Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret kvartal (1) mai Gjennomgang, evaluering, korrigering Forutsetninger I henhold til milepælplan (2) mai Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret kvartal (1) sept Gjennomgang, evaluering, korrigering Forutsetninger I henhold til milepælplan - styringsgruppe (2) sept Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret kvartal (1) nov Gjennomgang, evaluering, korrigering 7

8 Forutsetninger I henhold til milepælplan (2) nov Statusmøte med Sel kommune og Regionkontoret (2) nov Status ved prosjektets slutt overgang til driftsfase Forutsetninger Sel kommune og Regionkontoret godkjenner overgang (3) des Status ved prosjektets slutt Forutsetninger Prosjektdeltakere godkjenner avgrensinger og prioriteringer for overgang til driftsfase 4.2 Oppfølging Styringsgruppa og Prosjektgruppa legger opp egen møteplan. Delplaner og milepæler følges opp. Evaluering og korrigering ved behov. Sluttrapporter og tilrådninger skal være ferdig innen Milepæler Tiltak Frist 1 Godkjenning av prosjektplan 4.juni Konstituering av styringsgruppe 4.juni Konstituering av prosjektgruppe April Organisere og sette i gang del 1 av prosjektet fortløpende 5 Organisere og sette i gang del 2 av prosjektet fortløpende 6 Delplaner for del 1 4 hovedområder Sept Delplaner for del 2 4 hovedområder Sept Tilsette avdelingsleder/samfunnsmedisiner Sept Tilsette avdelings/legevaktvarslingspersonale Til og med des Tilsette/leie ressurs for kompetanse Etter behov 11 Initiere ny legevaktvarsling Jan Initiere ny legevaktfunksjon Jan Initiere intermediære senger Mai Initiere regional helse- og omsorgsplan - forprosjekt Sept Midtveisevaluering av del 1 og del 2 Etter plan 16 Sluttevaluering Etter plan 17 Sluttrapport med tilrådninger fra prosjektgruppe Etter plan 18 Sluttrapport med tilrådninger fra styringsgruppe Etter plan Her fylles ut milepæler etter hvert som det kommer nye momenter til 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 8

9 5.1 Kritiske risikofaktorer Skala 1-5. Sannsynlighet (S)*Konsekvens (K)=Risikofaktor (RF) nr Risikofaktor S K RF Tiltak 1 Sentrale føringer - økonomi Være aktiv og påvirke sentrale myndigheter 2 Samhandling, organisering og ledelse Kompetanseutvikling, kvalitetsutvikling, rekruttering 4 Kvalitet på helsetjenester Kompetanseutvikling, kvalitetsutvikling, 5 Faglige og administrative ressurser Nettverk, arbeidsgrupper, informasjonsstrategi 6. GJENNOMFØRING Prosjektleder har hovedansvar for at aktivitetene gjennomføres. All aktivitet rapporteres til prosjektleder etter oppsette planer og avtaler. Evt. delplaner fremlegges til styringsgruppa for godkjenning. 6.1 Hovedaktiviteter DEL 1 Tema Ansvar Arbeidsgrupper Rapportering A1 - Organisering, system og avtaler Vigdis Egen gruppe Følger milepælsplan i prosjektet A2-5 intermediære sengeplasser Anita Egen gruppe* A3 - Samfunnsmedisin og forebyggende helsearbeid sett i et regionalt og kommunalt perspektiv. Hege Egen gruppe Idretts- og folkehelsekoordinator A4 - Kompetanseutvikling, følgeevaluering og forskning Vigdis Ulike samarbeidsløsninger DEL 2 Tema Ansvar Arbeidsgrupper Rapportering B1 - Spesialisthelsetjenester Eystein Prosjektgruppa B2 - Utstyr, dataverktøy, journalsystem Inge Egen gruppe* B4 - Interkommunalt samarbeid. Samarbeid med prosjektet Undervisningshjemmetjenester Regional helse- og omsorgsplan Vigdis 6 K helse prosjektleder UHT SI B3 - Felles legevaktvarsling og felles legevakt Vigdis Legevaktsgruppe 9

10 Arbeidsgruppene (nr. 1 til 4) som har arbeidet med utviklingen av DMSNG fra juni 2009 skal avslutte sitt arbeid i gruppene i samråd med prosjektleder. Grunnen til endring av gruppestruktur er at DMSNG nå går over i en mer operativ fase og må ha arbeidsgrupper mere spisset mot de ulike temadelene i prosjektet. Arbeidsgruppene skal selvsagt ferdigbehandle de oppdrag som er gitt, dette gjelder særlig for A.gr. 2, 3 og 4. Det vil bli vurdert å dra med seg medlemmer fra disse gruppene etter behov/i samråd med medlemmene inn i nye grupper i prosjektet. Gruppene kan ha ulike funksjoner; faste grupper som fungerer hele prosjektperioden, eller ad hoc grupper på spesielle fag/temaområder. Prosjektgruppa gis myndighet til å velge ut de nye gruppene, evt. sammen med person som er gitt ansvar for temadel. * Det kan bli aktuelt å se flere temadeler under ett når det gjelder oppnevning av grupper 7. ØKONOMI Budsjett og økonomi i prosjektet styres gjennom Regionkontoret i Nord Gudbrandsdal. Fullstendig budsjett og regnskap rapporteres styringsgruppa fortløpende. Det vil justeres noe etter hvert som midler fra søknader mottas. 7.1 Prosjekt del 1 Aktørene som har bevilget hittil til drift for 2010: Helsedirektoratet Kr ,- Helsedirektoratet Kr ,- Fylkesmannen i Oppland Kr ,- Kommunene i Nord Gudbrandsdalen Kr ,- Regionrådet Kr ,- Sel kommune Kr ,- føres ikke i regnskap v/regionkontoret SUM: Kr ,- altså over budsjett Aktørene som har bevilget hittil til utstyr for 2010: DA-styret Kr ,- Regionrådet Kr ,- DNB-NOR bank Kr ,- Sel og Vågå LHL Kr ,- Entrepenører DMS Kr ,- SUM Kr ,- SUM Samlet drift og utstyr pr Kr ,- Både midler til drift og utstyr styres gjennom Regionkontoret i eget prosjektregnskap, og overføres til Sel kommune etter avtale. 7.2 Prosjekt del 2 Denne delen av prosjektet må behandles særskilt i den enkelte kommune og i SI. 8. KONTRAKTER OG AVTALER. Det er underskrevet leieavtale med Sykehuset Innlandet mellom Sel kommune og SI for leie av lokaler i DMSèt til spesialisthelsetjenester. Det må opprettes fortløpende samarbeidsavtaler i prosjektperioden når kommunene i NG ytes helsetjenester av DMSNG. Samarbeidsavtalene må inngås mellom Sel kommune, som prosjektet kjøper tjenester av, og kommunene Lesja, Dovre, Vågå, Lom og Skjåk. Evt. andre samarbeidsavtaler inngås også ved behov for leie/kjøpe tjenester. 10

11 Sjur Mykletun Rådmann Ole Aasaaren Regionsjef/Prosjektansvarlig Vedlegg: 1. Prosjektbeskrivelse 2. Leieavtale mellom SI og Sel kommune 3. Mandat til styringsgruppen 4. Styringsdokument 11