Referat fra ordinær generalforsamling 2000 for Hexagon

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling 2000 for Hexagon Av Oddgeir D. Generalforsamling ble avholdt i klubbens lokaler 11.september. Møtet startet kl Følgende saksliste var delt ut på forhånd. 1. Godkjenning av innkalling. 2. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps. 3. Årsberetning. 4. Godkjenning av regnskap 5. Vedtektsendinger. 6. Alminnelige saker 7. Valg. 8. Eventuelt. SAKER 1) Godkjenning av innkalling Martin påpekte at innkallingen ikke hadde vært tilgjengelig i elektronisk form. Det ble da opplyst at den stod i ett styrereferat som var lagt ut på lista. Hilde Austlid hadde med skriftlig fullmakt til å bruke Harald Torvatns stemme. Denne ble godkjent av generalforsamlingen. Innkallingen ble så godkjent. 2) Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Styret foreslo Oddgeir Drevdal som referent; Tim Torvatn som møteleder og Tor Gjerde og Ulrik Bøe som tellekorps. Alle ble enstemmig godkjent av generalforsamlingen. Det var på dette tidspunkt 18 stemmeberettigede +1 fullmakt stemme i salen. 3) Årsberetning Oddgeir Drevdal leste denne: 1) Sammensetning av styret Styret i Hexagon ble valgt på generalforsamlingen 6.september 1999 og bestod da av. Oddgeir Drevdal Sekretær Leif Magnar Kjønnøy PR-ansvarlig Ragnhild Ljosland Ansvarlig for levende rollespill Harald Torvatn Redaktør Tim Torvatn Kasserer Jørn Aspli 1.vara(møtende)

2 Tarjei Aasen 2.vara(møtende) Tarjei fikk for mye å gjøre i forbindelse med sin utdanning og trakk seg derfor i april Anne Torvatn gikk derfor inn som møtende vara fra og med styretmøtet 8.mai. 2) Oppfølging av vedtak på generalforsamling Klubbsagamateriale: Oddgeir Drevdal har kjøpt inn materiale til Harnmaster 2.nd edition: Hovedregelpermen samt "Harnmaster Magic" og "Harnmaster Religion" tilleggene er kjøpt inn,. Total kostnad 693 kroner. 3) Klubbens aktiviteter A) Medlemstallutvikling Klubben hadde 26 helårs og 42 halvårsmedlemskap i I hadde klubben 39 helårs og 14 halvårsmedlemmer. B) PR-arbeid PR-arbeidet for styreperioden har stort sett gått ut på å avholde stands på NTNU (Gløshaugen og Dragvoll) ved semesterstart. Disse har forløpt slik de pleier (om enn med et forholdsvis lite antall oppmøtte; de fleste av klubbens medlemmer som studerer på disse stedene prioriterte tydeligvis å gå på forelesning, av alle ting) og i det minste lyktes i å informere noen individer om klubbens eksistens. Lørdags-stands på Dreamlands har vist seg vanskelig å holde i gang da det er svært få som melder seg frivillig til å stå der. Ellers har man ved et par anledninger kommunisert med Mannssangforeningen. C) Antall klubbkvelder/antall tilstede Etter forrige generalforsamling har det blitt avholdt 47 klubbkvelder.typisk fremmøte hår vært ca.30 personer. D) Hexagonnytt Hexagonnytt har kommet med seks nummer. 28 Hexer og exhexer har bidratt med stoff til HexagonNytt. E) Interne Turneringer og Spilldøgn På juleavslutningen mandag 13.desember ble det avholdt turneringer i Wrasselin og Settleres of Catan. Jørn Aspli og Harald Torvatn vant Wrasselin. Tor Gjerde vant klubbmesterskapet i Settlers of Catan Hexagon avholdt ikke spilldøgn i år da styret ikke lyktes i å skaffe egnede lokaler. Det ble avholdt individuelle turneringer og lagturneringer i Formula D. Tord Reistad vant den individuelle turneringen før jul. Sigurd Thunem vant etter jul. Lag turneringen før jul ble vunnet av Tord Reistad og Rune Berge. Etter jul vant Sigurd Thunem, Martin Nesbakken og Hans Torvatn. Det ble også avholdt serie i Blood Bowl både høst og vår. Om høsten vant Harald Torvatn serien. Om våren

3 vant Trond Selseng eliteserien og Ulrik Bøe vant andredivisjon. Årets klubbsaga var "Legend of the Five Rings". Ialt 43 personer lagde seg rollepersoner 20 var aktive og 12 deltok i de to sluttscenarioene. F) Eksterne Kongresser og Turneringer Tim og Anne var på Gothcon. Der vant Tim Torvatn Titan. På Arcon i sommer vant Tor Heggernes Age of Renaissance. Ståle vant Britannia på loddtrekning. Tord Reistad vant Titan på Arcon. G) Klubbens live virksomhet Som ansvarlig for levende rollespill i spillklubben Hexagon i styreperioden har Ragnhild gjort følgende: Gitt medlemmene informasjon om levende rollespill-tilbud i Trondheimsområdet (og enkelte tilbud utenfor Trondheimsområdet) ved å annonsere i pausene og sette inn informasjon i levende rollespillpermen. Arrangert kurs om emner relatert til levende rollespill på klubben 4 klubbkvelder i november og desember Emnene var: Verdensbygging, Hatter, Lær- og skinnarbeid (avlyst p.g.a. lite oppmøte) og Rolleutvikling. Instruktørene var Tim, Hilde T., Helle og Ragnhild. En grundigere rapport fra kurset fins i Hexagonnytt sit vinternummer Hexagonmedlemmer har deltatt på disse levende rollespillene i perioden 1. juli 1999 til 1. juli 2000: Holmgang (Sleipner), Vingeslag (Arcadia), Riddere på bærtur 2 (Soria Moria), Montrose Hall (Arcadia), Stridens Eple (Arcadia) og Den enes Død II (Ravn). H) Innkjøpte spill i denne perioden Klubben har kjøpt inn brettspillene "Formula D", ekspansjonssett til "Settlers of Cataan", "Shattered States" og "Battlemist" samt tidligere nevnt materiale til rollespillet Harnmaster som brukes i kommende åres klubbsaga. I) Kurs i brettspill Hans Torvatn har avholdt et kurs i brettspill over 4 kvelder på Dreamlands med 4 deltagere. H) Auksjon Styret har auksjonert ut en gave fra Lars Roger samt endel av klubbens egne spill som var lite spilt. Dette gav en ekstraordinær inntekt på 5224 kr. 4) Støtte fra Trondheim kommune Hexconkomiteen søkte Trondheim kommune om 1500 kr i støtte til kulturarrangement for år 2000.Dette ble innvilget. Årsberetningen ble tatt til etterretning med mindre endringer som er inkorporert i teksten over.

4 4) Godkjenning av regnskap og budsjett Kasserer Tim Torvatn framla regnskap for perioden 1.juli 1999 til 1.september T-kontoer: Reelt Budsjett Inn Ut Inn Ut Kontingent Spill H-nytt * 3500 Husleie Annet Spilldøgn 500 Finans Totalt: Overskudd: Balanse: 1/7-99 1/7-00 Kasse På bankkonto På postkonto Totalt: Kommentarer: 24x helårs = xH99 = xV00 = xSpesial = xDag = 930 Totalt: (eg 43, men 10 innløst i medlemskap) Regnskapsrapport HEXAGON Balanseregnskap Kontingent: Annet, inntekter: Fra den gamle kiosken = 6012 Fra T-skjorter 250 = 250

5 Fra auksjoner = 5224 Fra kiosk etter HEXCON = Fra Hans for kursavgift 400 = 400 Kvitteringsblokk 30 Plasthylser 15 Annonse-Adressa (Hans) 1242 Gløgg+rosiner til juleavslutning Gebyr for ubetalt regning Lommelykt til skapet 75 Totalt = Totalt: Annet, utgifter: Regnskapet ble godkjent. Det var nå 20 stemmer (19 medlemmer + 1 fullmakt) i salen. Kasserer la deretter fram sitt budsjett som ble betegnet som stramt. T-kontoer: Inn Ut Kommentarer BUDSJETTFORSLAG 00-01: Kontingent (42x helårs + 30 dag) H-nytt 2400 (6 nummer a 400) Husleie (11 mnd a 1600) Spill 2000 Finans Annet 200 Totalt Underskudd 200 Budsjettet ble enstemmig godkjent. 5) Vedtektsendringer Styret påpekte at de kunne bli nødvendig med endring av punkt 4a) i klubbreglene hvis styrets forslag om å utvide styret med en nettansvarlig ble godkjent. Dette foreslo styret ble utsatt (hvis nødvendig) til etter at saken var debattert. Det var ingen andre forslag til endring av klubbreglene.

6 6) Alminnelige saker A) Fastsettelse av kontingent Styret foreslo at kontigenten skulle være uendret i forhold til i fjor. Det vil si 500 kr for helårs og 250 kr for halvårs medlemskap. Forslaget ble enstemmig godkjent. B) Opprettelse av ny styrepost som nettansvarlig Styre foreslo at det skulle opprettes en ny styrepost som nettansvarlig. Tor Gjerde var imot. Han mente at det ikke ble produsert nok materiale til å legge ut på web-sidene. Martin var også imot og støttet Tor. Ragnhild mente at web sidene var viktig for vår image og vår rekruttering og støttet derfor forslaget. Oddgeir mente at medlemmene hadde mye stoff som ikke egnet seg på trykk i Hexagon nytt men kunne passe bra på web sidene. Web sidene kunne også inneholde informasjon om og linker for grupperinger med særlige interesser (f.eks Warhammer, Live o.s.v). Styret spurte også om det var noen som ville stille som kandidat til en slik jobb. Hilde sa seg villig hvis ingen andre stilte. Etter dette kom det flere innlegg som ikke innebar noe nytt. Deretter gikk man til avstemming om man skulle ha en nett ansvarlig. Antall stemmer var nå steget til 21. Av disse stemte 19 for og 2 mot. Styrets forslag ble så godkjent. Deretter foreslo styret å endre punkt 4 a) i klubbreglene slik at tallet 6 erstattet tallet 5. De ble først tatt en prøvevotering og deretter ven vanlig votering. Styret forslag ble vedtatt med 18 mot 3 stemmer som var innenfor de nødvendige 2/3 av avgitte stemmer. Punkt 4 a) i klubbreglene lyder nå slik: 4a) Styret er HEXAGONs utøvende organ. Styret består av 6 styremedlemmer, men kan delegere sin myndighet til medlemmer eller utvalg. Tegningsrett for HEXAGON kan ikke delegeres ut av styret. Deretter ble styreinstruksen til nett ansvarlig debattert. Det ble vedtatt med 10 mot 9 stemmer å bruke ordet linker istedenfor lenker eller pekere. Deretter ble det vedtatt med 9 mot 7 stemmer av det nye styremedlemmets tittel skulle være nettansvarlig og ikke internettansvarlig. I debatten kom det også frem forslag til endringer det virket som det var allmenn enighet om. Til slutt ble den nye stillingsinstruksen vedtatt med 20 mot 1 avholdene. Stillingsinstruksen lyder nå slik: Stillingsinstruks for nettansvarlig. Nettansvarlig deltar i styrets fellesoppgaver som alle andre styremedlemmer. Nettansvarlig skal sørge for at fullstendig informasjon om hvordan hexagons internettsider kan oppdateres og flyttes er skriftlig tilgjengelig for styret til enhver tid. Herunder nødvendige passord. Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider til enhver tid er oppdatert. "Sist oppdatert" skal innen rimelig tid vise gjeldene kalenderår. Nettansvarlig skal sørge for at Hexagons internettsider gir et bilde av klubben som er riktig, tiltalende og egnet til å rekruttere nye medlemmer; og er i tråd med relevante tekniske standarder. Nettansvarlig skal sørge for at det ligger lenker til Hexagons nettsider på relevante steder. Nettansvarlig skal løpende vurdere om nåværende nettleverandør er hensiktsmessig. Deretter ble det debattert hvilke kostnadsrammer nettansvarlig skulle ha. Først ble det ivrig debattert

7 om Hexagon skulle kjøpe seg et domenenavn. Til slutt ble det besluttet med 15 mot 5 stemmer å overlate beslutningen til nettansvarlig. Deretter ble det debattert hvilket beløp nettansvarlig skulle få tilført dette året. Man endte til slutt opp på to forslag. Enten 1500 kr hvorav max. 700 kr kunne bindes som faste utgifter eller 500 kr hvorav 500 kr max. Kunne bindes som faste utgifter. Det første forslaget ble vedtatt med 17 mot 4 stemmer. Beløpet kommer i tillegg til vedtatte budsjett. Til slutt diskuterte man hvem nettansvarlig skulle rapportere sine økonomiske disposisjoner til. Med 18 mot 3 stemmer ble det vedtatt at vedkommende skulle rapportere til styret og ikke til en ekstraordinær generalforsamling. 7) Valg Generalforsamlingen gikk deretter til valg. Styret foreslo Nett ansvarlig, Ansvarlig for levende rollespill (ALR), Kasserer, Redaktør, PR_ansvarlig og Sekretær med valg i angitte rekkefølge. Alle kandidater skulle innmeldes før valg av første post. Det meldte seg kun en kandidat til hver post. Alle styremedlemmer ble derfor valgt ved akklamasjon. Som vararepresentanter stilte Svein Stokknes, Thomas Tveit, Espen Rønning og Oddgeir Drevdal. Resultatet ble: Thomas Tveit 16 stemmer. Espen Rønning 11 stemmer Svein Stokknes 8 stemmer Oddgeir Drevdal 7 stemmer Hexagons nye styre består derfor av: Ståle Halvorsen - Sekretær Bjørgulf Haukelisæter - PR-ansvarlig Ragnhild Ljosland - Ansvarlig for levende rollespill Jørn Aspli - Kasserer Tarjei Aasen - Redaktør Tord Reistad - Nettansvarlig Thomas Tveit - 1.vara(møtende) Espen Rønning - 2.vara(møtende) 8) Eventuelt Under eventuelt minnet styret om stands på Gløshaugen og Dragvoll.Da ingen hadde meldt flere saker under eventuelt ble generalforsamlingen hevet kl