Tilleggsinnkalling for Kommunestyret. Informasjon om Kommunereformen - felles utredning for kommunene i Knutepunkt Sørlandet. v/ John Ånon Jonassen

Transkript

1 Birkenes kommune Tilleggsinnkalling for Kommunestyret Møtedato: Torsdag Merk ny møtedag! Møtested: Kommunehuset, møterom Heimdal Møtetid: 17:00-20:00 NB. Tidspunkt Informasjon om Kommunereformen - felles utredning for kommunene i Knutepunkt Sørlandet. v/ John Ånon Jonassen Saksliste Interpellasjon Sp: Oppmåling - ventetid behandling av målebrev Saksnr Tittel 037/15 Godkjenning av møteprotokoll /15 Meldinger 1 Lovpålagte oppgaver innen barnehage og skole 2 Notat om tiltak i forbindelse med avdekket brudd på opplæringsloven 039/15 Delegasjonssaker 040/15 Klage på vedtatt reguleringsplan for Valtjønn Øst 041/15 Rullering godtgjørelse politiske verv mandat og - oppnevning arbeidsgruppe 042/15 Samarbeidsavtale interkommunalt barnevern mellom Songdalen/ Søgne, Lillesand/ Birkenes og Kristiansand kommune. 043/15 Vedtak av planprogram 044/15 Driftsrapport 1. tertial 2015 i Birkenes kommune

2 046/15 Informasjon om tilstandsrapport for Birkenes skolene i /15 Oppgradering Birkeland barneskole 045/15 Bosetting av flyktinger. Saken er unntatt offentlighet Eventuelt Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Arild Windsland Ordfører Gro Anita Trøan Rådmann

3 Fra: Alfred Kylland Sendt: 10. juni :13 Til: Kari K. Birkeland Emne: Til Ordføreren i Birkenes. Til Ordføreren i Birkenes. Innterpelasjon fra Birkenes Senterparti, Til kommunestyremøte Spørsmålene gjelder Oppmåling. 1: Hvorfor er ventetiden på å få målebrev mange år for mange, men veldig rask for andre? 2: Hva er årsaken til at det tar så lang tid? ( mange år.) 3: Hva vil Kommunen gjøre for at de som har ventet mange år, skal få sitt målebrev, uten å vente i mange år til? 4: Siden dette ikkje er lovlig praksis, bør dette opp snarest i Kontrollutvalget, men vil Kommunen også varsle Fylkesmannen om de faktiske forhold? Mvh Birkenes Senterparti v/ Alfred Skaar Kylland

4 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 037/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Aud Hellen Bergland K /1322 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

5 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 038/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Aud Hellen Bergland K /1322 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 1 Lovpålagte oppgaver innen barnehage og skole 2 Notat om tiltak i forbindelse med avdekket brudd på opplæringsloven

6 Melding til kommunestyret: Tilpasning til lovpålagte oppgaver innen barnehage og skole Situasjon Det er ikke mulig å levere tjenester i tråd med lover og forskrifter gitt av statlige myndigheter innenfor de rammene som er satt av kommunestyret i form av budsjett og struktur. Vedtatte strategier og mål for barnehage og skole er ikke mulig å nå, uten tilstrekkelig oppfølging av lovpålagte oppgaver og videreutvikling av praksis i tett samarbeid med alle barnehagene og skolene. Det er derfor nødvendig med tiltak, for å sikre prinsippene om lovlighet, forsvarlighet og betryggende kontroll. For å ivareta både lovpålagte oppgaver og nødvendig videreutvikling, er det behov for økt kapasitet og kompetanse innen systematisk og helhetlig oppfølging av barnehage og skole. Birkenes kommune har siden februar 2014 vært uten en skolefaglig rådgiver. Erfaring viser at det ikke er mulig å ivareta nødvendige oppgaver uten en slik funksjon. Det er ikke økonomi til å ha 2 stillinger på 100 %, en for hvert område; barnehage og skole i tillegg til spesialpedagogisk koordinator for barnehagene. Fakta om stillingshjemler: Kapasitet 2014 Kapasitet 2015 før tiltak Kapasitet 2015 etter tiltak 100 % skolefaglig rådgiver 20 % skolefaglig rådgiver - med ekstern finansiering 65 % Midlertidig engasjement 60 % barnehagerådgiver 60 % barnehagerådgiver - 80 % spesialpedagogisk koordinator 80 % spesialpedagogisk koordinator 100 % spesialpedagogisk koordinator % fagutvikler utdanning 240 % 160 % 200 % Tiltak Det etableres en felles stilling for barnehage og skole i 100 %. Stillingen kalles «fagutvikler utdanning» og dekker funksjoner som ofte kalles barnehage- og skolefaglig rådgiver. Denne rapporterer til tjenestesjefen for barnehage og skole. Stillingen skal dekke lovpålagte oppgaver og systematisk oppfølging av kvalitet. I tillegg går dagens barnehagerådgiver over i ledig stilling som spesialpedagogisk koordinator felles for alle barnehagene. Denne stillingen utvides fra 80 % til 100 % og rapporterer til tjenestesjefen for barnehage og skole, for å sikre god ressursutnyttelse og effekt av spesialpedagogiske tiltak i barnehagene. Økonomiske konsekvenser Tiltakene iverksettes snarest og om mulig fra Faste hjemler økes med 60 % som følge av tiltakene på grunn av manglende mulighet for innsparing andre steder slik situasjonen er pr i dag. Sammenlignet med budsjett 2015 tilsier 60 % stilling en økning på kr årlig. Gro Anita Trøan Rådmann

7 Birkenes kommune SKOLE OG BARNEHAGE Mottakere: Kommunestyret Dok. ref. Dato: 15/859-5, jp Saksbehandler: MOKN Notat med oppfølging: Notat om tiltak i forbindelse med avdekket brudd på opplæringsloven I forbindelse med omlegging til 5 dagers skoleuke for de yngste elevene, ble det avdekket at elevene i noen undervisningstimer har hatt for korte økter. Omfanget av dette varierer mellom skolene. Det har så langt vi kan dokumentere, vært samme dagsrytme i forhold til lengde på undervisningsøktene i 10 årsperioden vi har undersøkt. Opplæringsloven fastslår omfanget av undervisning, og dette er obligatorisk. Når det har framkommet at elevene har fått for lite undervisning totalt sett, må Birkenes kommune som skoleeier løse dette ved å gi elevene den undervisning de har fått for lite. Fylkesmannen anbefaler å øke timetallet på årsbasis og at dette er obligatorisk. Videre sier Fylkesmannen at timene bør fordeles på hovedfagene norsk, matte og engelsk. For de elevene som nå er gått ut av grunnskolen, er det gitt råd fra Fylkesmannen om at de gis et frivillig tilbud om opplæring innenfor grunnskolens pensum. Dette tilbudet gis ved Birkenes Læringssenter. Omfanget fastsettes etter behov. I møtet med Fylkesmannen ble også praksisen ved å bruke noe av en undervisningstime til spising og høytlesning, tatt opp. Fylkesmannen uttalte at kommunen må vurdere hvordan de ser på dette bakover i tid, og at høytlesningen må vurderes opp mot kompetansemålene i læreplanen. Den vurderingen har skolene gjort fortløpende. Det å gi elevene en god opplevelse rundt lesing er en sentral del av skolens oppgave i å bygge grunnkompetanse. Skolene har ved en helhetlig vurdering sett på denne tiden som en del av undervisningen. Etter en ny vurdering for hva vi gjør fremover, har det blitt landet på en felles praksis for alle skolene, der spising ligger utenfor undervisningstiden. I arbeidet med å kartlegge historikken, er det funnet at elevene ved flere av skolene har blitt undervist mer enn dagsrytmen skulle tilsi. Det er også stor sannsynlighet for at elevene har fått mer undervisning enn det vi kan finne dokumentasjon på. Dette er bygget på muntlig informasjon om hvordan undervisning har vært organisert. Overnattingsturer, Polentur, tilstelninger og lignende er eksempler på dette. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

8 Birkenes kommune Personal Oppsummering per skole med forslag til tiltak Skole Avvik i timer a 60 minutter Engesland 0 Ingen Herefoss 78 1 time pr uke Birkeland time pr uke Valstrand 57 1 time pr uke Tiltak Hvem Varighet Mengde klasse klasse klasse. Barneskolene 0, 25 time klasse Oppsummering på tiltak klasse: Herefoss- Valstrand: 135 timer i avvik tiltak 190 = positivt avvik på 55 Birkeland Valstrand: 322 timer i avvik tiltak 228 = negativt avvik på 94 2 år 38 timer x 2 år dvs; 76 3 år 38 timer i 3 år dvs; år 38 timer i 3 år dvs; 114 Varig 0, 25 timer i 4 år dvs; 38 timer Tiltak som skal igangsettes må være rettet mot de elevene som nå går på skolen. De som har gått lengst, er de som har mistet mest, og også de det er kortest tid til å sette inn tiltak i forhold til. Det er også den samme gruppen som har lengst skoledag fra før, og man må gjøre en helhetlig vurdering av skoleuken for denne gruppen. Man må også vurdere hvordan man setter inn tiltak, når de enkelte klassene på Birkeland og Herefoss har mistet så forskjellig antall timer, før de skal gå på den samme ungdomsskolen. Totalt har dette gjort at man har valgt et forslag om å øke timeantallet med en time per uke for klasse over tre år. Det er allerede fra skolestart i august lagt inn 0,25 timer i uka mer enn obligatorisk på klasse Det vil i tillegg være nødvendig å vurdere ekstra tiltak utover det økte timetallet på Valstrand ungdomsskole. Hvordan dette skal løses praktisk og hvilke kostnader det vil medføre, vil man måtte komme tilbake til på et senere tidspunkt. Veien videre: Beregninger, historikk og forslag til tiltak skal sendes til fylkesmannen for vurdering, før det er mulig å konkludere med at de foreslåtte tiltakene svarer godt nok på avvikene som har oppstått og mulige konsekvenser av dette. Når det er gitt aksept for beregning og forslag til tiltak, må det lages en plan for praktisk gjennomføring av tiltak pr. skole. Dette innebærer også de ekstra tiltakene som bør gis til de som går på Valstrand ungdomsskole fra høsten av, utover den ene timen pr. uke. Videre må det utarbeides et tilbud ved Birkenes læringssenter i grunnskolepensum for de om er sluttet i skolen. Økonomiske konsekvenser av tiltakene må beregnes underveis. Det må lages en plan for evaluering og rapportering, slik at det sikres best mulig utbytte av de tiltakene som igangsettes. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 5

9 Birkenes kommune Personal Herefoss skole: Her har avviket vært 10 minutter pr dag. 10 minutter pr dag x 4 dager x 38 uker x 4 år = minutter 10 minutter pr dag x 5 dager x 38 uker x 3 år = minutter Totalt = minutter Hver undervisningstimer skal være 45 minutter. Undervisningstimer 11780: 45= 261, 78 timer 1. og 2. klasse har brukt ti minutter av en time til å spise. Denne tiden har vært brukt til høytlesning for elevene. Ved Herefoss skole har det vært og er, uteskole en dag i uka. 1. og 2.klasse har fremdeles uteskole en ettermiddag i uka. Tidligere hadde også klasse det fram til 201/2011, og trinn fram til 2008/2009. Dette innebærer at de hadde 15 minutter lengre undervisning disse ettermiddagene. Det innebærer i snitt for de nåværende elevene i 7. klasse at de har hatt 38 timer ekstra. På Herefoss skole går klasse 30 timer på skolen hver uke. Det betyr at elevene går 76 timer mer enn de skal pr. år. Elevene avspaserer 6 onsdager i året, og det tilsvarer 36 timer. 76 timer mer på år 36 timer (6 dager)= 40 timer mer enn obligatorisk pr år 40 timer x 3 år = 120 timer Avdekket avvik ved for korte undervisningsøkter totalt klasse =262 timer -Uteskole = 38 timer -5-7 klasse går flere timer en det som er obligatorisk =120 timer Totalt avvik timer a 45 min =104 timer Totalt avvik a 60 minutter: 78 timer Engesland skole: 1. og 7. klasse har brukt ti minutter av en time til å spise. Denne tiden har vært brukt til høytlesning eller tilsvarende for elevene klasse har tatt fem minutter av timen til spising. 5 minutter pr. dag x 5 dager x 38 uker x 3 år ( klasse) = 2850 minutter 2850 minutter: 45 minutter = 63.3 timer På Engesland skole går klasse 30 timer på skolen hver uke. Det betyr at elevene går 76 timer mer enn de skal pr. år. Elevene avspaserer 8 onsdager i året, og det tilsvarer 48 timer. 76 timer mer på år 48 timer (8 dager) = 28 timer mer enn obligatorisk pr år I tillegg har klasse inneværende år undervist en time for lite fra skolestart og fram til påske. Dette kommer av innføring av en ekstra time og skyssproblematikk rundt dette. Elevene har fra uke 16 og fram til uke 25 fått denne timen, og det har da vært undervist i 60 minutter i stedet for 45. Dette innebærer at de har fått 15 minutter ekstra i 9 uker. I tillegg har elevene hatt undervisning utover skolens ytre rammer ved flere anledninger i forbindelse med fag som er knyttet til den manglende timen. Avvik 29 timer - (15 minutter x 9 uker) 3 timer = 26 timer Fram til og med skoleåret 2001/ 2012 har elevene på klasse hatt uteskole. Det betyr at det har hatt sammenhengende undervisning en dag i uken etter storefri. Dette innebærer at elevene har hatt 20 minutter ekstra undervisning. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 5

10 Birkenes kommune Personal Når man regner det elevene har gått ekstra i forbindelse med uteskole, samt to ekstra timer på trinn, kommer Engesland skole ut med positivt sluttresultat, etter at avvikene er tatt med. Valstrand skole: Det har over tid vært et avvik på lengen på noen undervisningstimer, fordelt på 10 minutter 4 dager i uken og 5 minutter en dag i uken. Det gir følgende avvik 10 minutter x 4 dager x 38 uker x 3 år = minutter 5 minutter x 1 dag x 38 uker x 3 år = 570 minutter totalt = minutter minutter: 45 minutter = 114 timer Totalt på Valstrand ungdomsskole har elevene fått 38 timer mer undervisning i løpet av 3 år. Avvik grunnet for korte økter: Timer ut over pålagt Totalt avvik timer a 45 min: =114 timer = 38 timer = 76 timer Totalt avvik timer a 60 minutter: 57timer Birkeland barneskole Det har over tid vært avvik i dagsrytmen på Birkeland barneskole, fordelt på 20 minutter for lite undervisning hver dag. 3. klasse har hvert år har dobbel time med kroppsøving, og får dermed 10 minutter mer undervisning hver uke. 10 minutter x 38 uker x 3 klasser x 7 år= minutter: 45 minutter = 177, 3 undervisningstimer Avvik 1. 3.klasse: 20 minutter pr dag x 4 dager x 38 uker x 3 år = minutter 4. 7.klasse: 20 minutter pr dag x 5dager x 38 uker x 4 år = minutter Totalt = minutter minutter: 45 minutter =540,4 undervisningstimer -ekstra undervisning i kroppsøving i løpet at 7 år = 177,3 undervisningstimer -timer mer undervisning i løpet av 7 år = 10, 0 undervisningstimer Avvik totalt = 353,1 undervisningstimer Totalt avvik timer a 60 minutter: 264,8timer Marianne Moen Knutsen Saksbehandler Vedlegg: vedlegg til notat om tiltak Vedlegg til notat om tiltak red Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 5

11 Birkenes kommune Personal Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 5

12 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 039/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Aud Hellen Bergland K /1322 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Delegasjonssaken tas til etterretning. 0T Saksnummer Tittel 002/15 Innvilget serveringsbevilling Birkekroa AS

13 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 040/15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K2 - L12, GNR - 87/33, GNR - 87/34, GNR - 87/35, GNR - 87/37, GNR - 87/41, GNR - 87/59, GNR - 87/73, GNR - 87/86, GNR - 87/87, GNR - 87/136, GNR - 87/140 13/3369 Klage på vedtatt reguleringsplan for Valtjønn Øst Administrasjonens forslag til vedtak: Kommunestyret opphever vedtaket i kommunestyresak 013/ og ber administrasjonen om å sende forslag til ny høring. 0T Klage på saksbehandling av detaljregulering av Valtjønn Øst Uttalelse til reguleringsplanen Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Beboerne i Hauane 6, 8, 10, 12, 14 og 20 som er naboer til deler av planområdet Valtjønn Øst har i et brev datert 9. april 2015 klaget på saksbehandlingen av detaljreguleringen. Naboene mener at de overhodet ikke er blitt involvert i prosessen ved behandlingen av detaljreguleringen. Planforslaget ble lagt ut til offentlig ettersyn i november 2014 med en frist til å komme med merknader innen 10. desember I løpet av høringsperioden kom det inn kommentarer og merknader fra Statens vegvesen, fylkesmannen i Aust-Agder og fylkeskommunen i Aust-Agder.

14 Naboene har samtidig med klagen også forfattet en uttalelse til selve planforslaget. Bakgrunn Bakgrunnen for klagen er at Birkenes kommunestyre på møtet 24. mars 2015 vedtok forslag til reguleringsplan for Valtjønn Øst. Plan- og bygningslovens 1-9 og forvaltningslovens kapittel 4 legger føringer for klagemuligheter i forbindelse med vedtak av reguleringsplaner. Klagerne har innen fristen fremmet klagen til Birkenes kommune som er klageinstansen i slike saker. Reguleringsplan for Valtjønn Øst kommer som en følge av vedtak om legge til rette for bedre og sikrere trafikale løsninger på området, jf. formannskapsmøte , sak 009/12. Vurdering Administrasjonen presiserer at klagen fra administrasjonens side er vurdert opp mot saksbehandlingen som er gjort i saken. Klagerne har samtidig lagt ved en lengre klage som peker på deres vurdering av uheldige virkninger for området som planforslaget vil ha. Administrasjonen har derfor også vurdert om det er nye opplysninger som ikke tidligere er kommet frem i saken. Saksbehandlingsfeil: Administrasjonen har etter vårt skjønn utført sakbehandlingen slik det er gjort i tilsvarende saker tidligere. Samtidig er det slik at hver sak skal vurderes i forhold til om det er gitt mulighet til tilstrekkelig medvirkning i den enkelte sak. I denne saken har ikke naboene for eksempel blitt innkalt til egne orienteringsmøter. Omfanget av utbyggingen av boligene i området er av en slik art at det kunne vært fornuftig å komme i mer direkte dialog med omkringliggende naboer. På den annen side er området det klages på endret fra industriareal til boligareal og i så måte mer i tråd med de formålene som ligger rundt. Fortsatt industri i området: Administrasjonen er klar over utfordringene ved å legge til rette for fortsatt industri i området. Administrasjonen vurderer likevel at den vedtatte planen i større grad ivaretar interessene til skolen og boligene omkring enn de planene som forelå før endringen. Blant annet er reguleringen gjort tydeligere ved at industriområdet nordøst for Valtjønnvegen er tatt bort og gjort om til boligareal. Bebyggelse og anlegg: Naboene er kritiske til den tillate størrelsen på boligene i området nordøst for Valtjønnvegen. Administrasjonen vedgår at områdets kapasitet på 18 leiligheter vil få bygget til å skille seg ut i forhold til de omkringliggende boligene. Samtidig preges området generelt rundt Valtjønn i stor grad av større bygninger for eksempel på skoleområdet og på eksisterende industriområde. Utbyggingen er i tråd med nasjonale føringer om mer effktiv arealutnyttelse, samt at området ligger i relativt kort avstand til sentrum, skoler, barnehage og andre sentrale tjenester i kommunen. Økt biltrafikk: En utbygging i området vil gi en trafikkøkning i antallet biler som kjører inn til boligene. På den annen side gir reguleringsformålet slik det er i dag mulighet til industri i området med tungtrafikk. Administrasjonen forutsetter at byggesøknaden følger opp trafikksikkerheten når inn og utkjøring skal planlegges. Planen legger også til rette for en mer oversiktelig og sikker trafikal løsning for gående og syklende gjennom reguleringsområdet. Befaring: Administrasjonen har ikke på eget initiativ invitert planutvalget på befaring i området.

15 Dette har heller ikke blitt etterspurt av andre i løpet av planprosessen. Reguleringsplan for Valtjønn Øst har sitt utspring i vedtak om legge til rette for bedre og sikrere trafikkale løsninger på området, jf. formannskapsmøte , sak 009/12. Planarbeidet har ivaretatt dette nettopp gjennom å stenge noen avkjøringer som i dag brukes av industrien og endre kjøremønsteret til Gamle Valstrand og industriområdet. Samtidig er et område som i dag benyttes til industri («Blåbygget») tatt ut av planen og endret til boligformål. Anbefaling Administrasjonen kan ikke se at det er kommet inn nye momenter til selve planen som gjør at klagen bør tas til følge. Samtidig erkjenner administrasjonen at mer kunne vært gjort for å gjøre naboene kjent med omfanget av planen. Naboene er blitt varslet med eget brev i oppstarten, samt at kommunen har benyttet de vanlige kommunikasjonsplattformene i høringen. Spørsmålet er om kravene i plan- og bygningsloven som omhandler behandling av reguleringsplaner er oppfylt, og hvordan denne skal forståes sammenlignet med som omhandler vedtak av planer. Birkenes kommunes tidligere håndtering av reguleringsplaner ser ut til å skille seg ut fra for eksempel nabokommunen Lillesand. Det er også tilfellet i svært mange andre kommuner. Administrasjonen er av den oppfatning at en reguleringsplan ville vært mer robust om begge paragrafene ble tolket like «strengt». Det vil gi klarere føringer for involvering, mindre klager på vedtak av reguleringsplaner og klarere sakbehandling. Dette vil igjen kunne føre til mindre sannsynlighet for at statlige myndigheter vil finne grunn til å oppheve et kommunalt vedtak. Samtidig vil dette føre til en endring, om enn liten, i forhold til tidligere praksis. Dette innebærer at administrasjonen i Birkenes kommune vil iverksette rutinene fra dags dato. Administrasjonen vurderer det som nødvendig, både for rettsikkerheten og for å sikre en effektiv saksbehandling at kommunestyret vurderer å oppheve vedtaket. Administrasjonen vil anbefale at kommunestyret gir naboer og andre interessenter en ny mulighet til å komme med kommentarer til planforslaget. Det anbefales at kommunestyret opphever vedtaket i kommunestyresak 013/ og sender forslag til ny høring snarest. Da kan eventuelt nye momenter som ikke er kommet frem tidligere bli synliggjort, samtidig som kommunen endrer sine rutiner for slike saker.

16 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 033/15 Tjenesteutvalget PS /15 Planutvalget PS /15 Formannskapet PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /1300 Rullering godtgjørelse politiske verv mandat og - oppnevning arbeidsgruppe Administrasjonens forslag til vedtak: Skriv inn forslag her Tjenesteutvalget - 033/15 Tjen - behandling: Forslag fra leder Gunnar Høygilt H: Arbeidsgruppe: Ordfører, varaordfører, leder tjenesteutvalget, leder valgkomiteen og to fra administrasjonen. Revisjon av dagens relgement med forslag om nødvendige endringer. Enstemmig, 6 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak. Tjen - vedtak: Arbeidsgruppe: Ordfører, varaordfører, leder tjenesteutvalget, leder valgkomiteen og to fra administrasjonen. Revisjon av dagens relgement, med forslag om nødvendige endringer.

17 Planutvalget - 031/15 PL - behandling: Nils Olav Eikenes H fremmet Tjenesteutvalgets forslag til vedtak: Arbeidsgruppe: Ordfører, varaordfører, leder tjenesteutvalget, leder valgkomiteen og to fra administrasjonen. Revisjon av dagens reglement, med forslag om nødvendige endringer. Enstemmig, 9 stemmer for Eikenes' forslag til vedtak. PL - vedtak: Arbeidsgruppe: Ordfører, varaordfører, leder tjenesteutvalget, leder valgkomiteen og to fra administrasjonen. Revisjon av dagens relgement, med forslag om nødvendige endringer. Formannskapet - 031/15 FM - behandling: Formannskapet sluttet seg til planutvalgets vedtak, enstemmig 9 stemmer. FM - vedtak: Arbeidsgruppe: Ordfører, varaordfører, leder tjenesteutvalget, leder valgkomiteen og to fra administrasjonen. Revisjon av dagens reglement, med forslag om nødvendige endringer.

18 Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 046/ ny politisk organisering og justering i godtgjørelsesreglementet politiske verv. Ifølge vedtaket kunne reglementet revideres etter behov, men senest våren Administrasjonen ser behov for å revidere reglementet før ny periode valgperiode starter og foreslår at det oppnevnes en arbeidsgruppe med representanter fra ulike utvalg, eksempelvis ordfører, varaordfører, leder for tjenesteutvalget og leder for valgkomiteen, som gis følgende mandat: gjennomgang av dagens reglement med forslag om nødvendige endringer i forhold til politikernes arbeidsvilkår. Administrasjonen stiller med 2 representanter.

19 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 032/15 Tjenesteutvalget PS /15 Formannskapet PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Røinesdal K1-024, K1-475, K2 - F40 14/1966 Samarbeidsavtale interkommunalt barnevern mellom Songdalen Søgne, Lillesand Birkenes og Kristiansand kommune Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere sin myndighet innenfor barneverntjenesten til administrasjonssjefen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere administrative forhold som er nødvendige for gjennomføring av avtalen (herunder men ikke begrenset til å organisere tjenesten, innplassering av ansatte iverksette nødvendig arbeid med arkiv, IKT) til rådmannen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes godkjenner foreslåtte samarbeidsavtale om interkommunalt barnevern mellom Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune. 0T Forslag til samarbeidsavtale om interkommunalt barnevern mellom Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune Tjenesteutvalget - 032/15 Tjen - behandling: Enstemmig, 6 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak.

20 Tjen - vedtak: 1. Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere sin myndighet innenfor barneverntjenesten til administrasjonssjefen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere administrative forhold som er nødvendige for gjennomføring av avtalen (herunder men ikke begrenset til å organisere tjenesten, innplassering av ansatte iverksette nødvendig arbeid med arkiv, IKT) til rådmannen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes godkjenner foreslåtte samarbeidsavtale om interkommunalt barnevern mellom Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune. Formannskapet - 030/15 FM - behandling: Rådmann Gro Anita Trøan besvarte spørsmål. Enstemmig, 9 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak. Anders Christiansen Ap pressiserte at vedtaket ikke legger føringer for kommunereformarbeidet. FM - vedtak: 1. Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere sin myndighet innenfor barneverntjenesten til administrasjonssjefen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere administrative forhold som er nødvendige for gjennomføring av avtalen (herunder men ikke begrenset til å organisere tjenesten, innplassering av ansatte iverksette nødvendig arbeid med arkiv, IKT) til rådmannen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes godkjenner foreslåtte samarbeidsavtale om interkommunalt barnevern mellom Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune.

21 Saksopplysninger/ Bakgrunn/ Vurdering Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet (KnpS) engasjerte i 2013 Telemarksforskning for å utrede konsekvenser endringene i barnevernloven for de kommunale barneverntjenestene i Knutepunkt kommunene. Bakgrunnen var Stortingsproposisjon 106L som varslet økte krav til kommunenes robusthet innen barnevern, økte krav til samarbeid, kompetanse, involvering og kvalitet. Telemarksforsknings hovedkonklusjon var at den daværende organisering ikke i tilstrekkelig grad ville sikre en forsvarlig barneverntjeneste. De anbefalte derfor ikke å videreføre dagens barneverntjenester i nåværende form. I rapporten beskrives dette som en lite fremtidsrettet løsning som ikke tar de økte kravene som stilles til det kommunale barnevernet på alvor. En annen måte å formulere dette på er at dagens barneverntjenester ikke vil være i stand til å gi tjenester på riktig nivå og til riktig tid for de mest sårbare barna i kommunene i framtiden. Det er hensynet til barna som ligger til grunn for de endringene som Telemarksforskning foreslo. Endringene i barneverntjenestene må også sees i lys av at kommunene får overført større deler av de barnevernoppgavene som i dag utføres av det statlige barnevernet Bufetat. På bakgrunn av rapporten fra Telemarksforskning besluttet rådmannsutvalget i KnpS å utrede alternative samarbeidsformer mellom barneverntjenestene gjennom et eget prosjekt i KnpS. Barnevernlederne ble oppnevnt som prosjektgruppe mens oppvekstnettverket var styringsgruppe. Prosjektgruppen avleverte sin sluttrapport til styringsgruppen høsten 2014 med en anbefaling om at det ble opprettet en interkommunal barneverntjeneste mellom kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes med Kristiansand som vertskommune. Rådmannsutvalget i KnpS fattet 6. november 2014 følgende vedtak: 1. Rådmannsutvalget tar styringsgruppens anbefalinger om felles barnevern i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen til etterretning. 2. Det utarbeides et felles saksfremlegg som grunnlag for politisk beslutninger i kommune Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. Nødvendige

22 vedtak må foreligge i løpet av februar Det settes i gang et arbeid med å utarbeide et prosjektdirektiv for hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering av hovedprosjektet iverksettes i feb på bakgrunn av vedtak i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. 5. Felles oppstartstidspunkt planlegges til forutsatt en betryggende omstilling Saken ble politisk behandlet i de fem berørte kommune-/ bystyrene i februar Kommunestyrene i Søgne, Songdalen og Birkenes, samt bystyrene i Lillesand og Kristiansand, sluttet seg til anbefalingene fra rådmennene. Samtlige fem kommuner vedtok at det skulle iverksettes arbeid med sikte på å etablere en felles interkommunal barneverntjeneste etter vertskommunemodellen, jf. kommunelovens 28-1 b, med oppstart , forutsatt en betryggende omstilling. Vedtakene legger følgende formål og prinsipper til grunn for den interkommunale barneverntjenesten: Den interkommunale barneverntjenestens formål er å skape en god barneverntjeneste som gir samme kvalitet til alle innbyggere i deltakerkommunene. Den interkommunale barneverntjenestens arbeid bygger på en forståelse av at godt barnevernsarbeid utføres nær barna, deres familier og andre kommunale tjenester. Sentrale deler av tjenestens arbeid skal derfor fortsatt lokaliseres ved eksisterende kontorer i Lillesand og Søgne Songdalen. Samarbeid og tilstedeværelse i Søgne og Birkenes bygger videre på de ordningene som gjelder innenfor eksisterende vertskommunesamarbeid mellom Lillesand / Birkenes og Songdalen / Søgne Samarbeidet skal ha fokus på forebyggende arbeid og tidlig innsats i nær kontakt med andre instanser. Et større og mer robust fagmiljø skal bidra til å styrke den totale kompetansen, sikre habilitet og rettssikkerhet, være en åpen, tilgjengelig og stabil tjeneste for brukere. Hensynet til barns beste Det avgjørende spørsmålet, både i vurderingen fra Telemarksforskning og arbeidet som har vært gjort av barnevernlederne og oppvekstlederne i etterkant, har vært: Vil en felles interkommunal barneverntjeneste i Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen i framtiden være i stand til å yte bedre tjenester til utsatte barn og familier enn dagens løsning? Barnevernledernes vurdering er at et felles interkommunalt barnevern vil legge grunnlaget for bedre framtidige barneverntjenester til barn og unge i disse kommunene. Dette framheves også av ansatte i en spørreundersøkelse gjennomført av Telemarksforskning. Antall barn og familier som har behov for barneverntjenester øker i alle kommunene. I perioden

23 økte andelen barn med barneverntiltak med 30 % i Birkenes, 26 % i Søgne, 13 % i Lillesand, 13 % i Kristiansand og 7 % i Songdalen. Mens fire av hundre barn på landsbasis mottok barneverntjenester i 2009, mottok fem av hundre barn tjenester fra barnevernet i Knutepunkt kommunene vil i perioden 2015 til 2020 få en vekst i aldersgruppen 0 17 år på 13 % mot 9 % på landsbasis. Det antyder at det i årene fremover også vil bli økt behov for barneverntjenester i disse kommunene. Samtidig er kravene til den kommunale barneverntjenesten under stor endring. Dette kommer bl.a. til uttrykk gjennom endringer i barnevernloven, oppgaveoverføring fra statlig barnevern (Bufetat) til kommunalt barnevern og styrking av kommunalt barnevern gjennom øremerkede midler til stillinger og kompetanseheving. Dagens kvalitet på barneverntjeneste vil ikke være tilstrekkelig for å imøtekomme kravene som følger av disse endringene. Administrativt vertskommune modell Den interkommunale barneverntjenesten organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid innen barnevernsektoren, med hjemmel i kommunelovens 28-1a og organisert etter kommunelovens 28-1b. Administrativt vertskommunesamarbeid innebærer at en kommune (samarbeidskommune) kan avtale med en annen kommune (vertskommune) at vertskommunen skal utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kristiansand kommune er vertskommune. Kommunene Søgne, Songdalen, Lillesand og Birkenes er samarbeidskommuner. Ansatte i barneverntjenestene Som vertskommune vil Kristiansand overta arbeidsgiveransvaret for de ansatte som overføres. Dette innebærer at Kristiansand får ansvaret for å ivareta og følge opp de ansattes rettigheter og plikter etter lov og avtaleverk. Overføring av de ansatte vil skje etter regler om virksomhetsoverdragelse, jf. Arbeidsmiljølovens kap. 16. Det er et gjeldende prinsipp at betingelser inngått i arbeidsavtaler i avgivende kommune ikke skal være dårligere i ny kommune. Samarbeidskommunenes ansvar og innflytelse De folkevalgte i de enkelte kommunene vil fremdeles ha ansvaret for at deres innbyggere får de ytelsene og tjenestene som de har krav på etter barnevernloven. De folkevalgte i medlemskommunene vil dermed måtte ha samme innflytelse og styring med kommunenes

24 barneverntjeneste som innenfor nåværende organisering. På denne bakgrunn er det bl.a. krav til at vertskommuneavtalen skal inneholde rutiner for informasjonsflyt fra vertskommunen til samarbeidskommunene. Dette skjer bl.a. ved at det skal etableres et samarbeidsutvalg bestående av rådmennene i deltakerkommunene. Samarbeidsutvalget konstituerer seg med en leder fra en av deltakerkommunene. Samarbeidsutvalget skal koordinere arbeidet rundt budsjett og handlingsplanararbeid mellom deltakerkommunene. Utvalget skal ha løpende oppfølging av drift og resultater i barnevernsamarbeidet. Det forutsettes at samarbeidsutvalget involveres fortløpende i administrative forhold av prinsipiell betydning som. Betryggende omstilling Kommune-/bystyrene la til grunn en forutsetning om at omstillingsprosessene skulle være betryggende samtidig som oppstarten for den interkommunale barneverntjenesten skulle være fra Det medfører betydelige utfordringer og krav til alle ledd i samarbeidskommunene å sikre betryggende prosesser innenfor svært korte tidsrammer. Det ble etablert en egen prosjektorganisasjon i mars 2015 med representasjon fra alle kommunene. Styringsgruppen består av samarbeidskommunenes medlemmer i oppvekstnettverket. Prosjektgruppen består av barnevernlederne for Songdalen/Søgne, Lillesand/Birkenes og Kristiansand. Virksomhetsleder for Barne- og familietjenester i Kristiansand kommune leder prosjektgruppen. Tillitsvalgte og verneombud er representert i både prosjektgruppe og styringsgruppe. Margrethe Østerhus fra Lillesand kommune er engasjert som prosjektkoordinator. Hun utgjør prosjektsekretariatet sammen med konsulent fra Agenda Kaupang. I tillegg er det opprettet ulike arbeidsgrupper for å ivareta sentrale oppgaver frem mot oppstart Arbeidsgruppe IKT forbereder og klargjør IT systemene slik at disse er operative fra oppstarten. Arbeidsgruppen ledes av KR IKT, og involverer ressurspersoner fra samarbeidskommunen og programvareleverandør. Arbeidsgruppe arkiv gjør de nødvendige forberedelsene med å opprette et fulldigitalisert felles barnevernarkiv. Arbeidsgruppen består av arkivansvarlige fra alle deltakerkommunene samt Venke Nyhus, helse- og sosialsektoren i Kristiansand kommune.

25 Arbeidsgruppe overføring av ansatte forbereder og gjennomfører overføring av ansatte fra Songdalen og Lillesand kommuner til Kristiansand kommune etter reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgruppene består av personallederne i Lillesand, Songdalen og Kristiansand. Arbeidsgruppe økonomi utarbeider forslag til budsjett, regnskap, rapporteringsrutiner med mer. Arbeidsgruppen er sammensatt av økonomisjefene i Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes. Budsjett for felles barneverntjenesten må innarbeides i medlemskommunenes budsjetter og handlingsprogram for Arbeidsgruppe ledelse og organisering utarbeider forslag til organisering og ledelsesstruktur i felles barneverntjeneste. Arbeidsgruppens forslag skal behandles i prosjektgruppen og styringsgruppen. Styringsgruppen vil gi sin anbefaling om organisering og ledelse til rådmannen i vertskommunen. Arbeidsgruppen er bredt sammensatt med representanter fra barneverntjenestene i alle kommunene, samt tillitsvalgte. Arbeidsgruppe felles rutiner arbeider med å utarbeide felles rutiner for saksbehandling, rapportering, internkontroll m.v. Det er utarbeidet milepæl- og tidsplaner for prosjektgruppen og alle arbeidsgruppene Risiko og sårbarhetsanalyser Beredskapsleder i Kristiansand kommune, Sigurd Paulsen, utarbeider risiko- og sårbarhetsanalyser for prosjekt- og arbeidsgruppene for å sikre at risikomomentene identifiseres og håndteres fortløpende. Samarbeidsavtale Kommunelovens 28-1 e bestemmer at det skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale ved inngåelsen av et vertskommunesamarbeid. Avtalen skal vedtas av kommunestyrene selv, og skal omfatte: angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen, hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet, annet som etter lov krever avtale. Vedlagt fremmes forslag til samarbeidsavtale. Forslaget til samarbeidsavtale er en videreutvikling av

26 de samarbeidsavtaler som gjelder for samarbeidet mellom Søgne/Songdalen og Lillesand/Birkenes barneverntjenester. Forslaget er juridisk kvalitetssikret av kommuneadvokaten i Kristiansand kommune. Delegasjon av myndighet Delegasjon av myndighet (jf. Samarbeidsavtalens pkt. 4) skjer ved at kommunestyrene i hhv Søgne, Songdalen, Birkenes og bystyret i Lillesand selv gir instruks til egen administrasjonssjef om delegasjon av sin myndighet innenfor barneverntjenesten til administrasjonssjefen i Kristiansand fra Delegasjon av administrative forhold som er nødvendige for gjennomføring av avtalen (herunder men ikke begrenset til å organisere tjenesten, innplassering av ansatte iverksette nødvendig arbeid med arkiv, IKT) må gjøres til rådmannen i vertskommunen allerede fra for å sikre en betryggende omstillingsprosess. Oppstart og hensynet til betryggende omstillingsprosesser nødvendiggjør at samarbeidsavtalen og de nødvendige delegasjonsvedtakene vedtas av kommune-/bystyrene før sommerferien Anbefaling Forslag til vedtak 1. Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere sin myndighet innenfor barneverntjenesten til administrasjonssjefen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes instruerer administrasjonssjefen (rådmannen) til å delegere administrative forhold som er nødvendige for gjennomføring av avtalen (herunder men ikke begrenset til å organisere tjenesten, innplassering av ansatte iverksette nødvendig arbeid med arkiv, IKT) til rådmannen i Kristiansand fra Kommunestyret i Birkenes godkjenner foreslåtte samarbeidsavtale om interkommunalt barnevern mellom Søgne kommune, Songdalen kommune, Lillesand kommune, Birkenes kommune og Kristiansand kommune.

27 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 043/15 Kommunestyret PS /15 Planutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-140, K3 - &13 13/1996 Vedtak av planprogram Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune vedtar planprogrammet med føringene som er gitt for videre utarbeidelse av kommuneplanens arealdel. 0T Planprogram kommuneplanens arealdel etter høring Innspillsskjema _Tegningshefte_0_Sentrumsnære Uttalelse Uttalelse til oppstart av planarbeid og høring av planprogram - kommuneplanens arealdel Uttalelse til Melding om oppstart av planarbeid og høring av planprogram - kommuneplanens arealdel Planutvalget - 032/15 PL - behandling: Tilleggsforslag fra ordfører: Himmelsyna er et viktig regionalt friluftsområde. Ved forrige rullering av arealdelen i kommuneplanen var det påbegynt et felles planarbeid med deltakelse fra Evje og Hornes, Froland og Birkenes. Det planarbeidet ble av ulike årsaker dessverre avsluttet. Planutvalget ber administrasjonen i forbindelse med arbeidet med arealdelen se på muligheten for å gjenoppta det planarbeidet. Enstemmig, 9 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak med ordførers tilleggsforslag. PL - vedtak: Birkenes kommune vedtar planprogrammet med føringene som er gitt for videre utarbeidelse av

28 kommuneplanens arealdel. Himmelsyna er et viktig regionalt friluftsområde. Ved forrige rullering av arealdelen i kommuneplanen var det påbegynt et felles planarbeid med deltakelse fra Evje og Hornes, Froland og Birkenes. Det planarbeidet ble av ulike årsaker dessverre avsluttet. Planutvalget ber administrasjonen i forbindelse med arbeidet med arealdelen se på muligheten for å gjenoppta det planarbeidet. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Birkenes kommunestyre vedtok i møtet 24. mars 2015 oppstart av arbeid med kommuneplanens arealdel og å legge ut planprogram til offentlig ettersyn. Formålet med planprogrammet er å gjøre rede for planarbeidet, planprosessen og opplegg for medvirkning. Det har i løpet av innspillsprosessen kommet innspill fra Aust-Agder fylkeskommune, Fylkesmannen i Aust-Agder og Statens vegvesen. Bakgrunn Formålet med utarbeidelsen av en ny arealplan for Birkenes kommune er å lage et godt verktøy for arealplanleggingen i kommunen. Samtidig skal planen bidra til å nå målene i kommuneplanens samfunnsdel. Arealdelen har med andre ord en sammenheng med samfunnsdelen. Utbyggingsvalg som gjøres i forbindelse med arealdelen vil for eksempel kunne ha direkte påvirkning på det tredje hovedsatsingsområdet i kommuneplanen som er stedsutvikling (Engesland, Herefoss og Birkeland). Birkenes kommune har allerede endret seg på flere områder i forhold til planen fra Flere av boligområdene som var eller ble påbegynt rundt den perioden har i dag blitt etablerte boligområder. Siden forrige revisjon har det også kommet nye nasjonale og regionale føringer for arealbruken og prioriteringer i planleggingen. Det er flere usikkerhetsmomenter knyttet til den neste 12- årsperioden. Vekst i befolkningen, svak økonomi i flere år fremover og signaler om endret

29 kommunestruktur vil påvirke Birkenes. Arealplanen skal være et godt styringsverktøy for utarbeidelse av område- og detaljreguleringer, samt byggesaksbehandling. For å sikre dette er det avgjørende at kommunen har en oppdatert plan å styre etter. Vurdering Birkenes kommunes administrasjon har fått høringssvar til oppstarten av kommuneplanen fra regionale og statlige myndigheter. Uttalelsene pærer preg av å være positive til planprogrammet. Fylkeskommunen er svært positive til at kommunen ønsker å satse på de tre bygdene Engesland, Herefoss og Birkeland og forventer at dette følges opp i arealdelen. Fylkeskommunen viser til kartleggingene som er gjort i forholdt til friluftsliv og annet arbeidet som er gjort på dette området og forventer at dette ivaretas i planarbeidet. Fylkesmannen vurderer det opplegget som skisseres i planprogrammet rundt konsekvensutredninger i komuneplanarbeidet som et godt grunnlag for det videre planarbeidet. I uttalelsen støttes også de prioriteringene kommunen vil gjøre i forhold til boligbygging. Birkenes kommune har pekt på at det bør satses på utbygging nær de tre sentraene, i tråd med kommuneplanens samfunnsdel. Fylkesmannen peker videre på viktige tema som byggegrense mot vann og vassdrag, friluftsliv, landbruk og beredskap. I det siste ligger det at kommunen benytter seg av hensysnsoner i fareområder og kvalitetssikrer i forhold til den kunnskapen som allerede foreligger. Statens vegvesen har i sin uttalelse vektlagt å kommentere mulighetsstudien for mulige nye boligområder i kommunen. Statens vegvesen ber kommunen om å vurdere kollektivmuligheter og sykkelmuligheter til eventuelt nye boligområder. I de uttalelsene som er kommet er det lagt merke til at kommunen i planprogrammet ønsker å begrense innspillsmulighetene til nye fritidsboligområder og næringsområder. Administrasjonen oppfatter det slik at regionale og statlige myndigheter ikke har foretatt en konkret vurdering av hva dette vil si for den videre prosessen. Dette er for øvrig som ventet da det er kommunen som er planmyndighet og som selv må vurdere hva som er nødvendig for kommende planperiode. I høringsperioden inviterte fylkeskommunen andre offentlige myndigheter, institusjoner og organisasjoner til planforummøte for å få mer informasjon om planprogrammet og oppstarten av kommuneplanarbeidet. I forbindelse med dette ble planprogrammet gått grundig igjennom. Dette har ført til at det er rettet opp i noen små uklarheter knyttet til metode for involvering og hvordan forslag til kommuneplanens arealdel skal håndteres. Dette har imidlertid ingen konsekvenser for arbeidet videre. Anbefaling Birkenes kommune har mottatt høringssvar fra regionale og statlige myndigheter. Det foreligger imidlertid ingen merknader som gjør at kommunen bør endre planprogrammet i nevneverdig grad.

30 Administrasjonen foreslår at kommunestyret godkjenner foreliggende forslag til planprogram og igangsetter arbeidet med å involvere inbyggerne i utformingen av en ny arealdel for kommuneplanen.

31 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 034/15 Tjenesteutvalget PS /15 Formannskapet PS /15 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 15/720 Driftsrapport 1. tertial 2015 i Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Ressurssenterets budsjettramme økes med kr 0,4 mill til barnevern. Budsjettert avsetning til disposisjonsfond omdisponeres til formålet. 2. Budsjettrammen til Barnehage og skole under barnehage felles økes med kr til formålet «redusert foreldrebetaling». Budsjettert avsetning til disposisjonsfond omdisponeres til formålet. 3. Avsetning til disposisjonsfond endres fra kr 1,9 mill til 1,4 mill. 4. Alle avdelinger tilstreber å kun bruke de budsjettmidler som er nødvendig for å sikre lovlig og forsvarlig drift. 5. Investeringsprosjekt med endrede/økte behov foreslås dekkes slik: Prosjekt: Prosjektnavn: Påløpt Budsjett Forslag til Budsjett kostnad: 2015 endring 9467 Utstyr og vedlikeholdsarbeider kantine og kommunehuset Inntil Inntil Myrane trafikkareal, kjøp av tomt, fradeling og opparbeidelse 9652 Tilrettelegging av teknisk infrastruktur, Stoppdalsmyra Inntil Bil til hjemmesykepleien Oppgradering vei Riving Gamle Valstrand og flytting brakker VO, helhetlig plassering 9516 Diverse oppgradering og småprosjekt bygg inntil Inntil Trafikksikkerhetstiltak SUM Tertialrapport for 1. tertial 2015 tas for øvrig til etterretning.

32 0T Birkenes_kommune_-_Tertialrapport_2015_T1 Tertialrapport Birkenes- gjeld - 1 tertial 2015 Risikovurdering Returkraft finansiell situasjon 2015 Tjenesteutvalget - 034/15 Tjen - behandling: Økonomisjef Tom Olstad informerte og besvarte spørsmål. Enstemmig, 6 stemmer for administrasjonens forslag til vedtak. Tjen - vedtak: 1. Ressurssenterets budsjettramme økes med kr 0,4 mill til barnevern. Budsjettert avsetning til disposisjonsfond omdisponeres til formålet. 2. Budsjettrammen til Barnehage og skole under barnehage felles økes med kr til formålet «redusert foreldrebetaling». Budsjettert avsetning til disposisjonsfond omdisponeres til formålet. 3. Avsetning til disposisjonsfond endres fra kr 1,9 mill til 1,4 mill. 4. Alle avdelinger tilstreber å kun bruke de budsjettmidler som er nødvendig for å sikre lovlig og forsvarlig drift. 5. Investeringsprosjekt med endrede/økte behov foreslås dekkes slik: Prosjekt: Prosjektnavn: Påløpt Budsjett Forslag til Budsjett kostnad: 2015 endring 9467 Utstyr og vedlikeholdsarbeider kantine og kommunehuset Inntil Inntil Myrane trafikkareal, kjøp av tomt, fradeling og opparbeidelse 9652 Tilrettelegging av teknisk infrastruktur, Stoppdalsmyra Inntil Bil til hjemmesykepleien Oppgradering vei Riving Gamle Valstrand og flytting brakker VO, helhetlig plassering 9516 Diverse oppgradering og småprosjekt bygg inntil Inntil Trafikksikkerhetstiltak SUM Tertialrapport for 1. tertial 2015 tas for øvrig til etterretning.