NORSK FOLKEHJELP PROTOKOLL FRA STYREMØTE 4/2013 Fredag den 29. november 2013 Norsk Folkehjelp, Storgata 33, 10. etg.

Transkript

1 NORSK FOLKEHJELP PROTOKOLL FRA STYREMØTE 4/2013 Fredag den 29. november 2013 Norsk Folkehjelp, Storgata 33, 10. etg. TILSTEDE: Styreleder Finn Erik Thoresen 1. nestleder Kjersti E. R. Jenssen 2. nestleder Atle Høie Region Øst: Region Vest: Region Midt-Norge: Region Nord: Region Sør-Øst: Kollektivt tilsluttede: Anita Hansen Jorge Alex Dahl Viggo Røstvik Line Hoaas Karl Haldor Sønstebø Peggy Hessen Følsvik (LO) Terje O. Olsson (LO) Stein Guldbrandsen (Fagforbundet) Sentralt Sanitetsutvalg: Live Kummen Solidaritetsungdom: Ingrid Rostad Ansatte representant: FORFALL: Region Midt-Norge: Region Sør-Øst: Region Øst: Region Nord: Region Sør-Vest: Tord Lier Camilla Bø Lillevold-Østerås Anne Mette Johnsen Liv Braathen Tom Hetty Olsen Torulf Mikkelsen Ludvig Eskeland Ludvig Eskeland meldte forfall samme dag som styremøtet ble avholdt, vara ble derfor ikke innkalt. Styreleder Finn Erik Thoresen hadde permisjon fra 11:45-15:00. I denne perioden fungerte 2. nestleder Kjersti E. R. Jenssen som møteleder. TILSTEDE FRA ADMINISTRASJONEN: Generalsekretær Liv Tørres, enhetsleder Jon Halvorsen (sak 11), økonomisjef Geir Øye (sak 6,7 og 8), rådgiver Rune Kristian Dale-Andresen (sak 4), rådgiver Bushra Ghazanfar (referent) FORFALL: Strategisk leder Anne Cath Seland. Side 1 av 9

2 ÅPNING OG KONSTITUERING Styreleder Finn Erik Thoresen åpnet møtet og gikk gjennom sakslisten. Sakslisten ble godkjent. Sak KONSTITUERING Stein Guldbrandsen er fast representant i Norsk Folkehjelps styre. Hans to personlige vararepresentanter Maja Gregersen og Torbjørn Reigstad har bedt seg fritatt fra vervene. Ifølge vedtektene, paragraf 12.3 N skal styret foreta suppleringsvalg. FLT har innstilt forbundslederen Jonny Simmenes og NTAF har innstilt 2. nestleder Dag-Einar Sivertsen. Jonny Simmenes velges som 1. vararepresentant for Stein Guldbrandsen Dag-Einar Sivertsen velges som 2. vararepresentant for Stein Guldbrandsen Sak PROTOKOLLER Revidert protokoll fra styremøte ble fremlagt. Protokoll fra styremøte godkjennes. STRATEGIER, HANDLINGSPLANER OG RAPPORTER Sak HANDLINGSPLAN 2014 Generalsekretær Liv Tørres presenterte handlingsplanen, utarbeidet på bakgrunn av føringer vedtatt av styret i styremøte , sak Handlingsplanen for 2014 har følgende overordnede prioriteringer: Aktiviteter som kan styrke økonomien og avsetninger til styrking av formålskapitalen. All programvirksomhet skal i utgangspunktet ha administrasjonsbidrag som minimum dekker reell ressursbruk i organisasjonen. Inntektsskapende arbeid. Organisasjonsbygging og demokratiarbeid ute og hjemme Tydelighet og synlighet, herunder markering av Norsk Folkehjelps 75-årsjubileum. Tørres orienterte om at for internt bruk i organisasjonen, er det i handlingsplan en egen kolonne med indikatorer slik at resultater kan måles kontinuerlig. Tørres orienterte om en feil i dokumentet, pkt. 1, side 11, og ba styret om godkjennelse for å endre denne. Styreleder takket for godt arbeid i utarbeidelsen av handlingsplanen og mente at handlingsplanen fungerer også godt som et dokument til eksternt bruk for gi et godt bilde av hele organisasjonens arbeid. Styret vedtar handlingsplan for Administrasjonen har fullmakt til å foreta språklige og redaksjonelle endringer i henhold til debatten, og legger ut den endelige versjonen digitalt. Side 2 av 9

3 Sak OPPDATERING AV INTERNASJONAL STRATEGI Generalsekretær Liv Tørres orienterte om bakgrunnen for utarbeidelse av oppdatert Internasjonal Strategi, del 2. Dette er en oppdatering av Internasjonal strategi vedtatt i styremøte Organisasjonen har konkludert med at grunnet store endringer i Norsk Folkehjelps fokusområder, er det et behov for en oppdatering av Internasjonal strategi. Rådgiver Rune Kristian Dale-Andresen presenterte den oppdaterte internasjonale strategien. I oppdatert strategi får Norsk Folkehjelps arbeid med miner og våpen en «ny» overbygning; Humanitær nedrustning. Under denne overbygningen engasjerer Norsk Folkehjelp seg på et bredere spekter av den fulle livssyklusen til våpen og ammunisjon, gjennom tre pilarer: 1) Mine- og eksplosivrydding; 2)Sikring og destruksjon av våpen; 3) Humanitære nedrustningsinitiativer. Dale-Andresen understreket at Mine- og eksplosivrydding fortsatt vil være den viktigste pilaren og vil bestå som Norsk Folkehjelps høyeste prioritet innenfor humanitær nedrustning så lenge det er et behov. Den nye strukturen legger imidlertid til rette for å øke Norsk Folkehjelps relevans. Den gjør organisasjonen mer politisk, synlig og tydelig på våpenområdet, og kommuniserer på en bedre måte at vi har flere avenyer for innsats. Slik gir den muligheter for å søke prosjektmidler hos nye typer donorer og grunnlag for økt omsetning. Internasjonal strategi oppdateres med tekst om humanitær nedrustning. Sak NORSK FOLKEHJELP 75 ÅR Generalsekretær Liv Tørres viste til tidligere konsultasjoner med styret og medlemsorganisasjonen, samt til innsendt saksdokument vedr. planer for markeringen av Norsk Folkehjelps 75 års jubileum. Tørres gikk gjennom hovedlinjene i planen for jubileumsåret. Hun understreket at det er en målsetting at hele organisasjonen blir involvert i markeringene. Jubileet har som hovedmålsetning å bidra til å styrke identiteten og til å skape stolthet blant medlemmer, tillitsvalgte og ansatte i organisasjonen. Det er viktig at jubileet bidrar til økt synlighet av organisasjonen. Tørres referete til forslag fra Dialogkonferansen vedrørende markeringer i noen bestemte uker for hele medlemsorganisasjonen. Dette vurderes mot noen praktiske hensyn ifht. tilgjengelighet av foredragsholdere m-m. Hun understreket at styret er velkomne til å gi innspill til aktiviteter utover de neste månedene. Styret gir administrasjonen godkjenning til å iverksette tiltak for å gjennomføre 75 år markeringen. Styret ber om at det på hvert styremøte gis en oppdatering ifht fremdrift av planen. ØKONOMISAKER Sak STATUS ØKONOMI Økonomisjef Geir Øye presenterte status og prognoser for resten av året. Regnskapsoversikten viser et positivt resultat på 19,0 MNOK mot et positivt budsjettert resultat på 3,8 MNOK, dvs. et positivt avvik på 15,2 MNOK Totale driftsinntekter som treffer bunnlinjen, viser et samlet positivt avvik på 5,9 MNOK i forhold til budsjettet for 3. kvartal Øye informerte om at kompensasjonen for terminering av samarbeidsavtalen mellom 10H og Norsk Tipping som kompensasjon for «Nabolaget» er utslagsgivende for det positive resultatet. Norsk Folkehjelp har mottatt nesten 13 MNOK som ikke var budsjettert. Av forhold som har påvirket Side 3 av 9

4 driftsinntektene i vesentlig negativ grad, trakk han frem en nedgang i administrasjonsbidrag i utenlandsavdelingens administrasjonsbidrag på ca. 1,7 MNOK, samt en forventet nedgang i støtte fra private givere på 3,7 MNOK. For året som helhet, viser Prognose 2 at man forventer ca. 135,3 MNOK i driftsinntekter på bunnlinjen, 14,3 MNOK over budsjett for Øye nevnte at det er muligheter for ytterligere midler fra Norsk Tipping i forbindelse med en sluttavregning etter termineringen av samarbeidsavtalen med 10H, samt økt momskompensasjonen. Pga. stor usikkerhet knyttet til disse mulige inntektene, har administrasjonen valgt å ikke inkludere disse i prognosen. Videre har Norsk Folkehjelp fått muntlig løfte om et tilskudd fra LO til å støtte arbeidet med utgivelsen av jubileumsboken. I mangel på dokumentasjon, har man også valgt å holde denne inntekten utenfor årets prognose. Administrasjonen har fortsatt fokus for kostnader, noe som har resultert i et underforbruk totalt på 9,3 MNOK i 3. kvartal. Av dette er innsparinger på personalkostnader ca. 1,3 MNOK. Grunnet periodiseringsavvik, forventes endelig underforbruk å lande på ca. 2,6 MNOK. Totalt viser prognosen et resultat for 2013 på 19,9 MNOK som er 16,9 MNOK bedre enn det som ligger inne i budsjettet. Møteleder gratulerte administrasjon og de ansatte i Norsk Folkehjelp med det gode foreløpige resultatet. Styret tar saken om økonomisk status per og Prognose 2 til orientering. Sak BUDSJETT 2014 Økonomisjef Geir Øye presenterte saken og orienterte om et stramt budsjett for Likevel er det flere forhold som tilsier gode økonomiske utsikter for Norsk Folkehjelp, i all hovedsak grunnet ekstraordinære forhold som er årsak til det store overskuddet administrasjonen har varslet for Administrasjonen har fulgt føringene fra styrevedtak hvor styret har vedtatt målsetninger for størrelsen på Norsk Folkehjelps frie formålskapital som legger klare føringer for hvordan et evt. overskudd skal disponeres. Det er i budsjettet for 2014 lagt inn en styrking av formålskapitalen i henhold til vedtatt opptrappingsplan. Det er i budsjettet for 2014 tatt høyde for: Overskudd til avsetning til fri formålskapital med 5 millioner kroner. Avsetning til en økonomisk buffer for å dekke mulige tap i programvirksomheten på 2 millioner kroner. Investeringer til framtidig inntektsgenerende tiltak på 2,85 millioner kroner. Styret fikk utdelt et konfidensielt notat med risiko knyttet til virksomheten, utarbeidet som et tillegg til handlingsplanen. Generalsekretær Liv Tørres gikk gjennom risko og informerte styret om som tiltak for å redusere risiko. Det planlegges å ansette en ekstra Controller og ny internrevisor i Korrupsjon vil gis topp prioritet i administrasjonen. Styret godkjenner det fremlagte budsjettet for 2014 som fremlegges med et overskudd til avsetning til Annen Formålskapital på 5 millioner kroner. Styret gir Arbeidsutvalget mandat til å følge opp resultatutviklingen og eventuelle avvik gjennom Side 4 av 9

5 Styret og administrasjonen er enige om at det planlagte budsjettet ikke innebærer reduksjon i ungdomsaktiviteter. Styret ber om å få redegjørelse for hvordan ungdomsaktivitetene er inntekts- /utgiftsført. Sak ØKONOMISKE RAMMER Styremedlemmene fikk utdelt saksdokument på styremøtet. Generalsekretær Liv Tørres ga bakgrunnen for utarbeidelse av langtidsbudsjettet. Ifølge prognosene i langtidsbudsjettet, vil avsetning til egenkapital være 8,6 prosent av omsetningen i Økonomisjef Geir Øye redegjorde for saken. Arbeidet med langtidsbudsjettering er nytt i Norsk Folkehjelp og Øye understreket at dokumentet styremedlemmene fikk utdelt i møtet, er et forslag til aggregerte tall for planlagt utvikling i økonomien til Norsk Folkehjelp for resten av landsmøteperiode. Langtidsbudsjettet tar utgangspunkt i følgende: Norsk Folkehjelp vil slutte å drifte Bekkelagstunet fra og med Tilskudd er forutsatt økt med 10 % (av gjennomsnittet av 2013 og 2014 tallene) for perioden 2015 og Unntaket her er Spillkompensasjonen der man kun forventer å få de samme 16 MNOK som vi fikk i I tillegg, er det lagt inn en forventning om økte inntekter som følge av vår forventede andel av spillet «Nabolaget», med 1 MNOK i 2015 og 2 MNOK i Innsamlede midler er lagt inn med en økning på 5 % i perioden. De samme forutsetninger er lagt inn for midler fra operasjonelle aktiviteter, med unntak av Flyktningmottak der det foreløpig er lagt inn samme forutsetning om omsetningsvekst (10 %) som for de andre programvirksomhetene. Kostnader til Anskaffelse av midler, er forutsatt økt med kun 2 % estimert prisstigning i perioden. Under Kostnader til Formålet er det lagt inn 10 % omsetningsvekst for Miner, Utviklingsarbeid, Flyktningmottak og Overføringer til Lag. Øvrige formål er estimert med vekst tilsvarende forventet lønnsvekst, 4 %. For Styrende organer og Inntektsskapende midler, er det lagt inn en prognostisert økning tilsvarende forventet lønnsvekst, 4 %. For budsjettåret 2015 har man lagt inn et eget budsjett for Landsmøtet med 1,4 MNOK. Administrasjonen mener den skisserte planen gir et realistisk bilde av mulighetene for styrking av den frie formålskapitalen i Norsk Folkehjelp for budsjetteringsperioden, gitt de forutsetninger som ligger til grunn for analysen. Styret tar saken om Økonomiske Rammer til orientering. Sak LØNN GENERALSEKRETÆR Denne saken ble behandlet uten administrasjonen tilstede. Arbeidsutvalgets vurdering bygger bl.a. på arbeidskapasitet, gjennomføringsevne, synlighet, lederegenskaper og at generalsekretæren vokser med oppgavene. Generalsekretæren er flink til å engasjere seg i arbeidet Norsk Folkehjelp gjør i Norge, utenfor landets grenser og i media. Arbeidsutvalget har også sett på hvordan de fire andre store bistandsorganisasjonene lønner sine generalsekretærer, uten at det har hatt avgjørende betydning for innstillingen. AUs innstilling: GS gis et lønnstillegg på kr med virkning fra 1. januar Innstillingen ble vedtatt mot 1 stemme. Side 5 av 9

6 ORGANISASJONSSAKER Sak TEMA FOR LANDSMØTET Generalsekretær Liv Tørres presenterte saken. Ifht vedtatt landsmøtekalender skal tema for landsmøtet vedtas på styremøte Tørres gikk gjennom temaene for tidligere landsmøter. Mottoet danner rammen for landsmøtets profil. Temaet danner en ramme for landsmøtet innhold og vil være førende for innledninger og foredrag på møtet. I perioden før og under landsmøtet i 2011 var det organisasjonsendring som sto fokus. Siden landsmøtet i 2011 har det blitt gjort et omfattende arbeid med struktur, organisasjonsutvikling og rekruttering. Administrasjonen anbefaler derfor at landmøteforberedelser og selve landsmøtet i 2015 har mer fokus på «innholdet», dvs. vår berettigelse, vår innsats, det vi faktisk bidrar til og hva vi ønsker å bidra til i kommende landsmøteperiode. Administrasjonen foreslo at temaet for landsmøtet 2015 blir: Større Sterkere - tydeligere Organisasjonsbygging for framtiden Temaforslaget ble begrunnet ut ifra at temaet tar opp i seg ønsket utvikling med vekst i antall medlemmer og lag; viser til at organisasjonsbygging er både mål og metode i vårt arbeid; temaet peker framover; favner like godt nasjonalt som internasjonalt, frivillige og profesjonelle deler av Norsk Folkehjelp. Dette begrepet omfatter organisasjonens totale innsats. Det er en fin ramme for både kjernevåpenarbeidet, minearbeidet, redningstjeneste/førstehjelp, og samtidig også utviklingsarbeid og demokrati. Styret vedtar følgende tema for landsmøtet: Motto: Større, sterkere tydeligere Tema: Organisasjonsbygging for fremtiden. Sak LANDSMØTEFORBEREDELSER A. Programkomiteen Generalsekretær Liv Tørres presenterte saken. Ihht landsmøtekalender skal styret nedsette programkomite i styremøtet i november Det er ønskelig at landsmøteforberedelser og selve landsmøtet i 2015 bidrar til: Mer fokus på utadrettet arbeid, resultat og på en organisasjon som henger bedre sammen. Tørres viste til saksdokument usendt forut for styremøtet med redegjørelse for mandat, arbeidsform, frister, tidsbruk og sammensetning Solidaritetsungdommen foreslo å endre representant fra Solidaritetsungdommen fra Thea Westby til Rebecca Dyer Ånensen. Alle medlemmene har blitt forespurt og takket ja. Mandat og sammensetning vedtas med følgende endring: Representant fra sanitetsungdommen tas ut fra sammensetningen av programkomiteen. Representanten fra Solidaritetsungdom endres til Rebecca Dyer Ånensen. B. Utvalg for evaluering av organisasjonsendringer Generalsekretær Liv Tørres redegjorde for saken. Norsk Folkehjelp har vært inne i en periode med utvikling i sine planprosesser og dokumenter. Det har blitt gjennomført en rekke organisasjonsendringer på de siste landsmøtene. Det er ønskelig at man nå jobber mer konsentrert med tematikk knyttet til organisasjonen. Det er ikke registrert større behov for organisasjonsendringer og det anbefales derfor ikke Side 6 av 9

7 å opprette en egen organisasjonskomite, men heller å opprette et utvalg som evaluerer organisasjonsendringene som ble foretatt på landsmøtet i Tørres gikk gjennom forslag til mandat for utvalget, arbeidsform, frister og sammensetning av utvalget. Alle medlemmene har blitt forespurt og takket ja. Mandat og sammensetning vedtas. Sak SAMARBEIDSAVTALE LIFE NORGE Enhetsleder Jon Halvorsen presenterte saken. Norsk Folkehjelp har i lang tid organisert sin virksomhet knyttet til salg av førstehjelpskurs og materiell ved hjelp av et forpliktende samarbeid med Life Norge AS. Firmaet har hatt en samarbeidsavtale med Norsk Folkehjelp. Firmaet har vært gjennom en periode med restrukturering, som tidligere redegjort for styret. Halvorsen informerte om avtale inngått med Life Norge og Norsk Folkehjelp som beskriver eierskap, royalty og sanksjoner etter fullmakt fra styret. I henhold til vedtak i styret, hadde administrasjonen sendt ut et saksdokument med utkast til en samarbeidsavtale til behandling. Avtalen tar for seg de operative elementene i det daglige samarbeidet mellom Norsk Folkehjelp og Life Norge AS. Avtalen beskriver også de ordningene som gjelder for salg av kurs gjennom Norsk Folkehjelps lokale lag. Styreleder takket Halvorsen for godt arbeid ifht oppfølgingen av LIFE Norge. Styret godkjenner avtalen Sak STYRELEDER INFORMERER Styreleder Finn Erik Thoresen informerte at han i sin funksjon som styreleder har deltatt ved følgende aktiviteter: Den 27. september besøkte styreleder IndustiEnergi i Holmestrand. Samme kveld og dagen etter besøkte han, sammen med 2. nestleder Atle Høie, Solidaritetsungdommens årlige solidaritetskonferanse i Hadeland. Styrelederens rolle var å snakke om arbeiderhistorien og Norsk Folkehjelps rolle i arbeiderbevegelsen. Styreleder er meget positiv til Solidaritetskonferansen og ungdommens engasjement. Den 16. oktober deltok styreleder og styremedlem Jorge Dahl på åpent hus hos Norsk Folkehjelp Askøy. Her snakket styrelederen om Norsk Folkehjelps arbeid både hjemme og ute. Styrelederen informerte om at mange medlemmer var tydelig stolte av å være medlemmer av Norsk Folkehjelp. Videre rapporterte styreleder om meget godt samarbeid blant de 4 lagene i Bergen. Den 18. oktober holdt styrelederen innledning ved lederkurs i Norsk Folkehjelp Midt-Norge, arrangert i Meråker. Den 11. november holdt han foredrag om Norsk Folkehjelps arbeid for LO i Tønsberg. Senere samme dag snakket han rundt samme tema under et felles møte arrangert av Norsk Folkehjelp Sande og Norsk Folkehjelp Horten. Det var stor oppslutning i møtet. Den 26. november deltok han i LO Buskeruds konferanse i Drammen hvor han snakket om Norsk Folkehjelps arbeid og oppfordret de fagforeningene som var tilstede om å bevilge midler til syriaaksjonen. På kvelden den 26. november deltok han på arrangement i regi av enheten for Flykning og Integrering ved Kafeteateret i Oslo hvor Queendom hadde en oppsetning som del av Norsk Folkehjelps aksjon «Stand-up mot rasisme». Styret tar informasjonen til orientering. Side 7 av 9

8 Sak GENERALSEKRETÆREN INFORMERER Justisminister Anundsen har besøkt Refstad asylmottak. I samtalene med justisministeren redegjorde Norsk Folkehjelp for problemer knyttet til å holde kriminelle ute av mottaket og politiets manglende oppfølging ifht dette. Det ble et godt møte og Anundsen ba om innspill fra Norsk Folkehjelp vedr. lukkede mottak. Regjeringen vil opprettholde kvoten med 1000 syriske flyktninger, men reduser den totale kvoten for 2014 med 500. Norsk Folkehjelp har hatt en kampanje sammen med andre organisasjoner, med krav om at Norge mottar minst 5000 flykninger fra Syria. Tørres informerte om at Norsk Folkehjelp vil møte utfordringer ifht innfrielse av søknader fra Helse og Rehab grunnet deres prioriteringer mot mer helsefaglige søknader. Administrasjonen vil arbeide med å identifisere alternative finansieringskilder. Det arrangeres en internasjonal Kjernevåpenkonferanse i Mexico i februar Norsk Folkehjelp arbeider med å mobilisere internasjonal fagbevegelse i samarbeid med LO. Generalsekretæren orienterte om sin reise til Erbil og Libanon og rapporterte om en forverring av situasjonen for de syriske flyktningene. Hun fortalte om Norsk Folkehjelps humanitære innsats i områdene. Norsk Folkehjelp har startet en innsamlingsaksjon for ofrene etter flommen på Filippinene. Vi samarbeider med Palmesenteret og deres lokale partner i området. Tørres informerte om endringer i organiseringen av strategisk ledergruppe i Norsk Folkehjelp. Pga. en kompleks sikkerhetssituasjon i flere av Norsk Folkehjelps programland har organisasjonen et behov for en stilling med fokus sikkerhet og krisehåndtering. Tidligere strategisk leder Per Nergaard er ansatt i denne stillingen. Strategisk ledergruppe vil nå bestå av kun tre ledere; generalsekretæren, strategisk leder plan, styring og administrasjon, Anne Cathrine Seland, og en strategisk leder for Program. Henriette Westhrin er ansatt i denne stillingen. Øvrige endringer i personalsituasjonen inkluderer ansettelse av Håkon Ødegård som leder for kommunikasjonsenheten, og Katrine Raadim som leder for utenlands enheten. Leder for markedsenheten Marianne Hagelund har sagt opp sin stilling. Styret tar saken til orientering. Sak SAMARBEIDSAVTALE NORSK FOLKEHJELP OG FAGFORBUNDET Styremedlem Stein Guldbrandsen ga en orientering om samarbeidsavtalen mellom Norsk Folkehjelp og Fagforbundet og rapporterte fra sin prosjektreise til Palestina. Styret tar saken til orientering. Sak STYREEVALUERING 1. nestleder Kjersti E. R. Jenssen informerte styret om at en spørreundersøkelse vil utarbeides og sendes til styremedlemmene. Resultatet av undersøkelsen vil behandles i styremøte Styret tar saken til orientering. Sak ERFARINGER FRA KAMPANJEN «LEFT TO TELL THE STORY» Ingrid Rostad, leder for Solidaritetsungdommen, ga styret en orientering hvor hun oppsummerte erfaringene fra kampanjen «Left to tell the story». Side 8 av 9

9 Styret tar informasjonen til orientering. Sak REFERATER Referatene tas til orientering. Sak EVENTUELT Ingen saker ble meldt inn. Styreleder Finn Erik Thoresen takket for møtet. Oslo, Finn Erik Thoresen Styreleder Liv Tørres Generalsekretær Neste styremøte: Side 9 av 9