NORSK FOLKEHJELP PROTOKOLL FRA STYREMØTE 1/2015 Nova kurs og konferansesenter, Cicignons plass, 7011 Trondheim Fredag (27/2) kl

Transkript

1 NORSK FOLKEHJELP PROTOKOLL FRA STYREMØTE 1/2015 Nova kurs og konferansesenter, Cicignons plass, 7011 Trondheim Fredag (27/2) kl TILSTEDE: Styreleder Finn Erik Thoresen 1. nestleder Kjersti E.R Jenssen 2. nestleder Atle Høie Region Vest: Jorge Alex Dahl Region Øst: Elin Skovly Region Midt-Norge: Anne Mette Johnsen Region Sør-Øst: Liv Braathen Region Sør-Vest: Ludvig Eskeland Kollektivt tilsluttede: Peggy Hessen Følsvik, LO Terje O. Olsson, LO Stein Gulbrandsen, Fagforbundet Sentralt Sanitetsutvalg: Live Kummen Solidaritetsungdom: Ingrid Rostad Ansatte representant: FORFALL: Region Nord: Tord Lier Camilla Lillevold-Øverås Torulf Mikkelsen Line Hoaas Fanny Larsen TILSTEDE FRA ADMINISTRASJONEN: Generalsekretær Liv Tørres, økonomisjef Tom Madsen (sak 7), internrevisor Liss Vallestrand (sak 8 og 9), personlig rådgiver Arshad M. Ali (referent). Sak ÅPNING OG KONSTITUERING Styreleder Finn Erik Thoresen åpnet møtet. Sakslisten ble gjennomgått. 1. og 2. nestleder ble valgt til å signere protokollen for dette styremøtet. Det ble i tillegg foreslått ny sak 3 med åpen diskusjon om vedtektenes bestemmelser om betaling av kontingent i forbindelse med tillitsverv og fullmakter til landsmøtet. Vedtak: Sakslisten ble godkjent med tilføyde sak. Sakslisten nummeres deretter. Sak PROTOKOLLER Følgende protokoller ble fremlagt: Protokoll fra styremøte Protokoll fra kontrollkomitemøte Side 1 av 9

2 Det må i styrereferat 4/14 fremgå at Kjersti Jenssen ankom styremøtet etter kl 10.30, og ikke deltok i behandlingen av sak Årets Folkehjelper. Vedtak: Protokoll fra styremøte 4/2014 godkjennes med presiseringen at Kjersti Jenssen ankom styremøtet etter kl 10.30, og ikke deltok i behandlingen av sak Årets Folkehjelper. Protokoll fra kontrollkomitemøte tas til orientering STRATEGIER, HANDLINGSPLANER OG RAPPORTER Sak VEDTEKTSBESTEMMELSER OM FRIST FOR BETALING AV KONTINGENT I FORKANT AV LANDSMØTET Finn Erik Thoresen innledet for åpen diskusjon. Selv om vedtektsbestemmelsene og retningslinjene er klare, er det flere medlemmer og tillitsvalgte som ikke er valgbare for nye tillitsverv og ikke kan delta på landsmøtet på grunn av manglende betaling innen fristen (31/1, men utsatt til 2/2 pga at 31/1 var en lørdag). Styret er satt til å tolke og håndheve vedtektene. Dersom vedtekter oppfattes som uklare, kan det foreslås endringer av disse til landsmøtet. Enkelte lag har i sine årsmøter håndhevet vedtektene strengt og det vil kunne oppfattes som urettferdig overfor dem at man er pragmatisk overfor andre lag med tidsfristen. Man kan på landsmøtet også risikere at fullmaktskomiteen forkaster en pragmatisk tolkning gjort av styret. Jorge Alex Dahl, Anne Mette Johnsen, Live Kummen, Kjersti Jenssen, Ingrid Rostad, Atle Høie, Elin Skovly, Stein Gulbrandsen, Camilla Lillevold-Øverås, Finn Erik Thoresen, Liv Braathen, Ludvig Eskeland Vedtak: Styret ber administrasjonen om å sørge for at lagene får beskjed om hvilke medlemmer som har betalt innen gitt frist. Styret tolker vedtektene i henhold til presiseringen i retningslinjene. Sak Rapport Handlingsplan Liv Tørres redegjorde for saken. Hun beklaget for at administrasjonen ikke har sitert prinsipprogrammet korrekt. Formatet på rapporten har blitt bedre med årene, men fortsatt er den litt for detaljert. Det arbeides med å gjøre rapporter for fremtidige handlingsplaner mindre detaljert. Styret uttrykket tilfredshet med rapporten, som er et flott oppslagsverk. Enhet for humanitær nedrustning har en nummerert og oversiktlig fremstilling som de andre enhetene ev kan kopiere. Gode aktiviteter utenfor Oslo bør også fremkomme tydeligere i rapporten. Rapporten må for øvrig gjøres lettere tilgjengelig for lagene og lokalt tillitsvalgte. Live Kummen: Enkelte ting sanitet har jobbet med som ikke er tatt med i rapport handlingsplan. Fint om Live kan få tilsendt dokumentet og innføre tingene som trengs. Finn Erik Thoresen, Peggy Hessen Følsvik, Live Kummen, Atle Høie, Jorge Alex Dahl Vedtak: Styret ber administrasjonen innarbeide innspillene fra styret. Styret tar rapporten til orientering med redaksjonelle endringer. Side 2 av 9

3 Sak REKRUTTERING STATUS OG AMBISJONER Liv Tørres redegjorde for saken. Det har vært en nedgang i antall medlemmer fra 2013 (12707) til 2014 (12065). Nedgangangen ses i relasjon til at det var god rekruttering i 2011, og at organisasjonen muligens har nådd et trøtthetspunkt når det gjelder rekruttering. Framover må det ses på nye måter å ivareta nye medlemmer på, og ikke minst gjøre det enklere å melde seg inn i organisasjonen. En mulighet er å utarbeide en ringemal som kan brukes av lokallagene. Man kan også gjøre opplyse bedre om mulighetene for å melde seg inn med sms-betaling og autogiro. Det bør settes ned et aksjonsutvalg med fokus på rekruttering av medlemmer og Folkehjelpere etter landsmøtet. Atle Høie, Elin Skovly, Ingrid Rostad, Liv Tørres, Live Kummen, Jorge Alex Dahl, Terje O. Olsson, Peggy Hessen Følsvik, Kjersti Jenssen, Ludvig Eskeland, Anne Mette Johnsen, Liv Tørres Vedtak: Forslag til vedtak 1. Styret registrerer at det er en tilbakegang i medlemstallet i Dette er bekymringsfullt. Styret ber administrasjonen og lokale lag/regioner ta tak i dette for å slik at vi før en solid tilvekst i Styret ber administrasjonen sette i gang et tiltak for å oppfordre lagene om å rekruttere nye medlemmer samt redusere frafallet av medlemmer frem mot landsmøtet. Styret ønsker også fokus på rekruttering på landsmøtet slik som i Arbeidet med etablering av flere lokale lag må videreføres for å sikre kontinuerlig vekst i organisasjonen. Sak ETABLERING AV EN ADMINISTRATIV BASE I ALGERIE I FORBINDELSE MED MINERYDDING I VEST SAHARA Liv Tørres redegjorde for saken. Administrasjonen ønsker tillatelse fra styret for å etablere et administrativt kontor i Algerie som støtte til mineryddingsprosjektet i Vest Sahara. Vedtak: Styret godkjenner at Norsk Folkehjelp etablerer et administrativt kontor i Algerie som vil støtte mineryddingsprosjektet i Vest Sahara. ØKONOMISAKER Sak STATUS ØKONOMI Økonomisjef Tom Madsen orienterte om arbeidet med regnskap Det arbeides for tiden med bokføringen og det vil fortsatt gå tid før man får endelig oversikt. På forrige styremøtet ble det opplyst om at det lå an til 10 millioner kroner i årsresultat. I tillegg har det kommet 4 millioner ekstra i momskompensasjon. Sammen med en ny pensjonsberegning som gir 2 millioner ekstra, og utsalg av fond på 2 millioner, ligger det totale beløpet an til å bli på 18 millioner. Omsetningen kommer til å havne på ca 870 millioner. Det endelige årsregnskapet fremlegges på styremøte Kjersti Jenssen, Terje O. Olsson, Liv Tørres, Peggy Hessen Følsvik, Liv Braathen, Tord Lier Vedtak: Styret berømmer administrasjonen for godt resultat og tar saken til orientering. Side 3 av 9

4 Sak INTERNREVISJON I NORSK FOLKEHJELP Liss Vallestrand redegjorde for saken. Internrevisjonsfunksjonen er underlagt generalsekretærens stab, med generalsekretæren som nærmeste leder. For å ivareta kravet om uavhengighet bør det være formelle møtepunkter med styret der administrasjonen ikke er tilstede på deler av møtet. Hun gjennomgikk den overordnede risikovurderingen i Norsk Folkehjelp og revisjonsplanen for Live Kummen, Terje O. Olsson, Liv Tørres, Elin Skovly, Liv Braathen Vedtak: Styret anerkjenner definisjonen av internrevisjon og beskrivelsen av hvordan internrevisjonen vil innrettes i Norsk Folkehjelp. Styret vedtar den nye instruksen for internrevisjon i Norsk Folkehjelp med gyldighet fra Styret vedtar også følgende revisjonsplan. Styret ber internrevisor holde AU informert om eventuelle justeringer i planen: Nr Revisjonsområde 1. kvarta l 2. kvarta l 3. kvarta l 4. kvartal 1 Vurdering av overordnet styring og kontroll x x 2 Revisjon av enhet for flyktning og integrering x x 3 Revisjon av HR, hovedkontor x x 4 Revisjon av enhet utland x x Sak RISIKO UTENLANDSPROGRAM Liv Tørres redegjorde for saken. Ved årsskiftet 2014/2015 hadde Norsk Folkehjelp aktiviteter i rundt 40 land. Mange av disse landene har store sikkerhetsutfordringer, korrupsjonsrisiko, politiske utfordringer, valutasvingninger samt utfordringer knyttet til nasjonale og uforutsigbare reguleringer. I tillegg bidrar spredningen i seg selv til stor kompleksitet samt behov for styringssystemer og kunnskap på hovedkontoret. Det er igangsatt flere tiltak som kan redusere risiko både når det gjelder sikkerhet, drift av utekontorene, styrings, rapporterings og kontrollsystemer, partnerskapssamarbeidet og inntektsstyring og donorforvaltning. Terje O. Olsson, Jorge Alex Dahl Side 4 av 9

5 ORGANISASJONSSAKER Sak DISPENSASJON FRA VEDTEKTER REGION ØST Finn Erik Thoresen redegjorde for saken. Styret har forståelse for at det ønskes utvidelse av styret i region Øst. Elin Skovly Vedtak: Styret beslutter at region Sør får dispensasjon fra vedtekter frem til regionens årsmøte i Sak POLITISKE SAKER PÅ LANDSMØTET Finn Erik Thoresen redegjorde for saken og åpnet for diskusjon. I løpet av diskusjonen var det forslag til politiske saker som styret kan fronte på landsmøtet. Disse forslagene var knyttet til frivillighet (lønnskompensasjon) og inkluderingsarbeid spesielt sett i lys av lokalvalgkampen. Terje O. Olsson, Live Kummen, Jorge Alex Dahl, Ingrid Rostad, Camilla Lillevold-Øverås, Atle Høie, Elin Skovly, Liv Tørres, Peggy Hessen Følsvik, Kjersti Jenssen, Finn Erik Thoresen Vedtak: Styret ber om at AU sammen med administrasjonen ser mer på en eller flere landsmøteuttalelser om dagsaktuelle politisk relevante saker som foreligger styret. Disse sendes som et høringsnotat til styret før behandling av saken i styremøte , som forelegges styret. Sak DIALOGKONFERANSE I LANDSMØTEÅR Finn Erik Thoresen redegjorde for saken. Live Kummen Vedtak: Det avholdes ikke dialogkonferanse i Styret foreslår videre at det legges inn i vedtaksforslaget til landsmøtet om at dialogkonferansen ikke avholdes i landsmøteår. Sak OPPNEVNING AV STYRE FOR FURUMO LØREN Finn Erik Thoresen redegjorde for saken. Vedtak: Til styret i Furumo/Løren oppnevnes Kjersti Jenssen som leder, Hanne Lin Prestegård (markedssjef) og Torkjell Lein (regnskapssjef). Sak ÅRETS FOLKEHJELPER OPPNEVNING AV JURY Finn Erik Thoresen redegjorde for saken. Vedtak: Styret velger følgende representanter til jury for «Årets Folkehjelper» Side 5 av 9

6 1. nestleder Kjersti Jenssen 2. nestleder Atle Høie Styremedlem Live Kummen ORIENTERINGSSAKER Sak STYRELEDER INFORMERER (Muntlig) Styreleder Finn Erik Thoresen informerte om følgende nytt siden sist styremøte: Deltok på 75 års jubileum til Ringsaker Folkehøyskole. Arrangert i Folkets Hus i Oslo. Deltok i Steinkjers 75 års jubileum. Var med Norsk Folkehjelp Malm på underskriftskampanje mot atomvåpen Holdt appell for Solidaritetsungdom Bislett og Blindern som arrangerte 75 års feiring. Holdt tale i Norsk Folkehjelp Haugalands 75 års jubileum. Dro til årsmøte i Norsk Folkehjelp i Stavanger og overrakte gaver. Det var et fint møte som ble ledet av Ludvig Eskeland. Har fått en invitasjon av og takket ja til Norsk Folkehjelp Lørenskogs jubileum i mai. Deltok på Trondheimskonferansen. Fikk to oppgaver: Den ene var å holde appell på selve Trondheimskonferanse på avslutningsdagen om Gaza. Fredag: situasjonen i Palestina. Holdt appell for LO skolen internasjonalt. LO distriktskontor for Oslo og Akershus flerkulturelt møtested for kvinner. Deltok her og snakket om veien fra fattigdoms Norge til dagens velferdssamfunn med hovedvekt på Norsk Folkehjelp. Sagt ja til 1. mai oppdrag, skal være likestilt hovedtaler med Mette Nord i Porsgrunn og Skien. Ene tar seg av innland og utland. LO Grenland Ibsenhuset appell om Gaza. Kulturkveld med inntekter til arbeidet vårt i Gaza. Sak GENERALSEKRETÆREN INFORMERER (Muntlig) Generalsekretær Liv Tørres informerte som følger: Humanitær Nedrustning: Vi opplever en utenriksminister med lavere ambisjoner enn hos tidligere regjeringer når det gjelder humanitær nedrustning og Norges rolle ifm fredsbygging. Kan håpe at utenriksministeren får mer øynene opp for minerydding. Vil nok videreføre rammeavtalene, men viser ellers begrenset interesse for området, spesielt innenfor arbeidet mot atomvåpen. Inkluderingsarbeidet: Mister vergesenteret. Går nå gjennom hva man skal gjøre i Inkluderings og Flyktningenheten, behov for klarere prioriteringer og vil nå jobbe med å identifisere hvilke to-tre områder vi bør løfte. Er i prosess med å rekruttere stabssjef. 75 års jubileet. Totalt ble ,76 kr innsamlet og ,76 kroner til saniteten. Kommer også inn andre inntekter ift rammeavtaler med fagforbund og andre organisasjoner. Side 6 av 9

7 Ikke alle som har gitt gave som har mottatt en takk. Dette følges opp og administrasjonen skal sende takkebrev til dem. Administrasjonen skal også sende listen til lederen av Sentralt Sanitetsutvalg. Live Kummen Sak ORIENTERING OM SØR-SUDAN Liv Tørres redegjorde for saken. Det er en bekymringsfull utvikling på flere områder i Sør-Sudan. Programarbeidet står også overfor utfordringer og må på en rekke områder styrkes kvalitativt parallelt med at vi reduserer administrasjon og kostnader. Det har opp gjennom årene også vært manglende rapportering fra kontoret i Sør-Sudan til hovedkontoret, noe som nå bidrar til behov for økt fokus på rapportering og styringssystemer. På hovedkontoret utarbeides en handlingsplan med ansvarsfordeling og oppfølgingsbehov fra hovedkontoret. Juba-bygget er ferdigstilt og åpnet. Vi har fått UNICEF som leietaker og inkludert leie fra våre egne lokale programmer, så er betingelsene for ordinær avskriving av bygget på plass. Atle Høie Vedtak: Styret tar saken til etteretning. Sak ORIENTERING OM MIDTØSTEN Liv Tørres orienterte om saken. Det er mange land med store utfordrende situasjonsbilder. Det er desperate forhold i Gaza. Det er ikke nok press på Israel for å utbetale skattepenger til PA og slippe nødvendige varer inn til Gaza. Libanon er ustabilt og under stort press. Ved siden av Kurdistan Irak en av de få demokratiske lommene i regionen og som bør få mer internasjonal støtte. Norsk Folkehjelp har fått en ny landdirektør på plass. Det har vært omfattende utfordringer i Irak etter sommeren. Norsk Folkehjelp har lenge arbeidet i de kurdiske områdene, med utviklingsprogram og nødhjelpsprogram. Det har vært store endringer i Irak over til nødhjelpsfokus etter at ISIL erklærte kalifat sommeren Nå rundt 2 millioner internt fordrevne i Irak. Situasjonen i Syria viser ikke tegn til bedring. Samlet rundt 11 millioner drevet på flukt. Mange flykter til nabolandene. Norsk Folkehjelp har fokusert på å styrke lokalrådene, men midler til dette vil utløpe i april/mai. Begrunnelsen for kutt deretter fra UD er knyttet både til at det er ekstremt krevende å levere resultater på det nivå UD ønsker midt i en krigssituasjon samt at UD muligens kan være i ferd med å endre sin Syria-strategi overfor Den syriske nasjonalkoalisjonen (SNC). I Egypt er det stadig undertrykkelse av organisasjonsfriheten. Norsk Folkehjelp har et nært samarbeid med flere organisasjoner der, men ingen tilstedeværelse/kontor. Side 7 av 9

8 Sak ORIENTERING OM NORSK FOLKEHJELPS VÅPENPOLICY Liv Tørres orienterte om saken. I den internasjonale strategien som ble vedtatt oppdatert i 2014 så vises det til et supplerende dokument om Norsk Folkehjelps våpenpolicy. Med den redigerte versjonen i 2014, arbeides det i praksis med mer enn miner. Dette dokumentet tar opp våpentemaene, antitankminer, antipersonellminer, klasevåpen, farlige og usikrede våpenlagre. Terje O. Olsson Sak REFERATER Referater fra Sentralt sanitetsutvalg (SSU møter 1,2,3,4,5,6). Live Kummen Vedtak: Styret tar referatet til orientering. Sak EVENTUELT Navn på solidaritetsungdomslag Jorge orienterte om saken. Det har vært navnestrider i mange byer, hvor solidaritetslag ikke kan kalle seg etter navn på byen. Det siste eksempelet er fra Oslo med forslag om Tigerstaden som navn på nytt lag (ennå ikke godkjent). Hva er grunnen til disse konfliktene? I diskusjonene ble det hevdet at det er uoversiktelig med mange lag, spesielt i Oslo. Det er bekymring for at mange lag med lignende navn vil skade renomeet til Norsk Folkehjelp, og at det er ønskelig med et veiledningsdokument i forhold til dette, at lagene skal innkalles til samarbeidsmøter og dialog om hvordan ulike lag bør arbeide for å utfylle hverandre på en god måte. I kommunikasjon med regionsstyret, skal regionsstyreepost benyttes og ikke privat epostadresse. Andre understreket at navnevalg også følger av at nye medlemmer/lag ikke ønsker å la seg begrense av geografisk avgrensende navn. Solidaritetsungdommen har savnet et eget lag for de under universitetsnivå og viser til at ungdommen ønsker tillit til å kunne drive lag selv. I region øst er det planlagt et møte for å snakke om en strategi for Oslo sammen med lagene, og det er nyttig om administrasjonen og primærkontaktene er med på slike møter. Elin Skovly, Liv Tørres, Live Kummen, Ingrid Rostad, Ludvig Eskeland, Camilla Lillevold-Øverås Primærkontakter Elin Skovly orienterte om saken. Primærkontakter har mange fordeler, men det har også skapt uoversiktelighet i forhold til hvem som har denne funksjonen. Regionene må få fullstendig oversikt over primærkontaktene og må holdes informert om hva som skjer i forhold til lagene. Medlemsbetaling og lederverv Side 8 av 9

9 Anne Mette Johnsen orienterte om saken. Tillitsvalgte som er valgt for to år, men som i år ikke har betalt for kontigenten. Hvordan er deres status i forhold til deltakelse? Styret tolker det dithen at tillitsvalgte som er valgt under beskrivelsene under ikke kan velges til nye verv i inneværende år, eksempelvis som delegat til landsmøtet, men beholder vervet vedkommende allerede innehar. Kjersti Jenssen Påminnelse om kontigentbetaling per sms Anne Mette Johnsen orienterte om saken. Sanitetsungdom har også mottatt sms fra Solidaritetsungdom om påminnelse om betaling av medlemskontigent. Hva er grunnen til dette? Det kan være en idé at alle medlemmer i Norsk Folkehjelp får påminnelse om kontingentbetaling per sms. Ingrid Rostad, Live Kummen, Elin Skovly Annet Styret ønsker en presentasjon med oppdatering på status mottaksdrift på styremøte Styreprotokoll sendes til alle lokallag etter at styret har godkjent protokollen. Torsdag 26. februar holdt to lag i region midt-norge presentasjon for styret: Norsk Folkehjelp Sanitet Trondheim ved Viggo Røstvik, Norsk Folkehjelp Nardo ved Melvin Johansen. Lørdag 28. februar holdt to lag i region midt-norge og region midt-norge presentasjon for styret: region midt-norge ved Trygve Selvåg, Solidaritetsungdom ved Nina Gulzari og Norsk Folkehjelp Trondheim ved Karen Selvåg. Oslo, Kjersti E.R. Jenssen Atle Høie 1. Nestleder 2. Nestleder Side 9 av 9