RESH Registreringsveiledning automatisk tilgangsstyring

Transkript

1 Dato: 18. august 2017 Side:1 / 23 Side 1 av 23

2 Dato: 18. august 2017 Side:2 / 23 Versjonskontroll: Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.xx Alle Etablering av dokumentet Anne Gromsrud, Sølvi Andresen, Ståle Ekelund Alle Revisjon alle kapitler Richard Husevåg Alle Revisjon alle kapitler Hilde Myhren Alle Revisjon alle kapitler Hilde Myhren og Richard Husevåg Alle Revisjon alle kapitler Anne Gromsrud, Ståle Ekelund, Hilde Myhren og Richard Husevåg Alle Gjennomgang og revidering Hilde Myhren og Richard Husevåg Side 2 av 23

3 Dato: 18. august 2017 Side:3 / 23 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Nasjonale føringer Presiseringer og fortolkninger av NPR-meldingen Organisasjonskodeverket (kilde: Organisasjonskodeverket. Kodeveiledning) Formål med Organisasjonskodeverket (OK) (kilde: Organisasjonskodeverket. Kodeveiledning) Opplysninger som skal registreres i RESH (kilde: Organisasjonskodeverket. Kodeveiledning) Regional standardisering Kostnadssteder og ansvarssteder Teknisk løsning for automatisert Hierarkiets og avdelingsbegrepets betydning i IdM-løsningen Samspillet mellom de ulike tekniske løsningene og registrene Enheter som rapporterer (kliniske) og enheter som ikke rapporterer (ikke-kliniske) til NPR Faglig ansvar og organisering ulikt personalansvar og administrativ organisering Registrering i RESH Viktige prinsipper som må følges j RESH Nødvendige avvik som følge av dagens situasjon Krav om å registrere andre egenskaper i RESH Eksempler på ulike organisasjonsoppsett i RESH og EPJ Eksempel Eksempel Oppsummering Begrepsforklaringer Side 3 av 23

4 Dato: 18. august 2017 Side:4 / Innledning (RKL) har i oppdrag å standardisere, modernisere og konsolidere kliniske løsninger i Helse Sør Øst. I første fase skal standardiserte løsninger innføres på alle helseforetak i regionen. Dette innebærer blant annet at felles standarder etableres. Disse vil måtte legge til grunn lovkrav, krav til rapportering og andre nasjonale føringer som helseforetakene er pålagt å følge. Utover å sørge for at disse føringer følges, vil det utvikles regionale standarder som de ulike løsningene bygger på. Innføring av regionale standarder vil være nødvendig for å innfri de målsetninger man har satt seg og for å oppnå de gevinster man har lagt til grunn for gjennomføringen av RKL. Regional standard for automatisk er et eksempel på dette. 2. Bakgrunn RKL ble gitt i oppdrag å innføre automatisk som et tiltak i forhold til Riksrevisjonens påpekte avvik i rapporten «Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen og statlige selskaper for 2013» ( En teknisk løsning for automatisk har blitt utviklet og implementert ved Oslo universitetssykehus. I det videre standardiseringsarbeidet er løsningen nå videreført for Sykehuset i Vestfold, Sykehuset Telemark, Sunnaas og Vestre Viken. Erfaringer fra dette arbeidet har vist at det er behov for ytterligere spesifisering av standarder man legger til grunn for å oppnå det ønskede resultat i forhold til automatisert. Standardisering av «organisasjonsstrukturen» og dens registrering i RESH er avgjørende i forhold til å kunne automatisere tilgangen og gi de korrekte tilganger. Med «organisasjonsstrukturen» menes det at både de enkelte organisasjonsenheter og deres hierarkiske struktur må registreres korrekt. For at innføring av regionale standarder skal lykkes er det nødvendig å utarbeide en RESH registreringsveileder. Denne vil gi klare føringer for hvordan helseforetakene skal registrere sine organisatoriske enheter. Føringene baseres på vedtatte nasjonale standarder Nasjonale føringer Spesialisthelsetjenesteloven 3-9 uttrykker krav om at alle organisasjonsenheter skal ha en leder. Fra Helsedirektoratet foreligger følgende føringer ( 0RESH%20IS-0515.pdf): Alle virksomheter som bidrar i den statlig finansierte spesialisthelsetjenesten i Norge har ansvar for å vedlikeholde informasjon om sine enheter i den nasjonale RESH databasen via web brukergrensesnittet som tilbys over helsenettet på siden At denne informasjonen om de organisatoriske enheter i helseforetaket er korrekt registrert er avgjørende for den løsning som er utarbeidet for automatisk. Det er to forhold som gjør organisasjonsdata spesielt egnet til bruk i denne sammenheng. En organisasjonsenhets RESH-id er entydig og unik nasjonalt. I tillegg er organisasjonsenhetens plassering i hierarkiet avgjørende for å kunne gi korrekte tilganger som kan avledes av den organisasjonsenhet de er ansatt ved. Side 4 av 23

5 Dato: 18. august 2017 Side:5 / 23 Fra Helsedirektoratet foreligger i tillegg følgende føringer ( Norsk pasientregister (NPR) krever at organisatoriske enheter følger standard som beskrevet i den NPR-meldingen som er gjeldene ( Det er de regionale helseforetakene som har ansvar for å registrere sine enheter i RESH ( Helseforetakene skal ved innrapportering av virksomhetsdata til NPR vise at aktivitet er utført i organisatoriske enheter på flere nivåer og etter hvilken rolle de spiller i pasientforløpet. Det skal skilles mellom enheter der pasientene oppholder seg og blir behandlet, fagansvarlige enheter og tjenesteutførende enheter. Videre skal rapporteringsenheter (helseinstitusjon) identifiseres. Rapporteringen skal skje i henhold til NPR-melding med krav om at både RESH-id og IK44/89 kode foreligger som angitt i tabellen under. Organisatorisk enhet Helseinstitusjon Beskrivelse Helseinstitusjon identifiserer rapporteringsenheter. Helseinstitusjon skal rapporteres med organisasjonsnummer tilsvarende foretak eller bedrift med unntak av avtalespesialister som skal rapportere RESH-id i stedenfor organisasjonsnummer. Behandlingssted Bruk: Virksomhetsdata skal rapporteres pr helseinstitusjon (Institusjon). Det vil si den enheten innrapporteringen gjelder for (jf. institusjonid). Det kan rapporteres virksomhetsdata for flere helseinstitusjoner i en og samme innrapportering av NPR-meldingen (fil). Avtalespesialister skal rapportere en NPR-melding per hjemmel. Unntak for spesialist med senior/junior-avtale: Junior skal rapportere på egen RESH-id. Behandlingssted skal være entydig med hensyn på geografi og næring (delt inn i somatikk, psykisk helsevern for voksne, barne- og ungdomspsykiatri, tverrfaglig spesialisert behandling av rusmiddelbruk og rehabilitering). Behandlingssted skal rapporteres med organisasjonsnummer tilsvarende bedrift (bedriftsnummer) slik det fremkommer i Enhetsregisteret i Brønnøysund. Bruk: Alle episoder og vurderte henvisninger skal rapporteres med identifikasjon av behandlingssted. Side 5 av 23

6 Dato: 18. august 2017 Side:6 / 23 Organisatorisk enhet Avdeling Fagenhet Tjenesteenhet Beskrivelse Avdeling beskriver den enhet som har det administrative linjeansvaret for pasientbehandlingen. Avdeling skal rapporteres med RESH-id og avdelingskode (IK44/89). Denne avdelingskoden er et kriterium i seleksjonen for ISF-ordningen. Bruk: Alle episoder og vurderte henvisninger skal rapporteres med identifikasjon av avdeling. Fagenhet har det faglige ansvaret for pasientbehandlingen. Fagenhet skal rapporteres med RESH-id og avdelingskode (IK44/89). Bruk: Alle episoder og vurderte henvisninger skal rapporteres med identifikasjon av fagenhet. Tjenesteenhet beskriver den enhet der helsehjelp blir gitt til pasienten (for eksempel en sengepost) eller den enhet som bidrar med tjenester til helsehjelpen (for eksempel en radiologisk enhet). Tjenesteenhet skal rapporteres med RESH-id. Bruk: Alle tjenester og postopphold skal rapporteres med identifikasjon av tjenesteenhet Presiseringer og fortolkninger av NPR-meldingen Følgende begrepsforståelse legges til grunn: - Skille mellom enheter der pasientene oppholder seg og blir behandlet, fagansvarlige enheter og tjenesteutførende enheter Post og poliklinikk («lokalisering» i DIPS) er enheter der pasienten befinner seg, mens røntgensteder og laboratorier er tjenesteutførende enheter. Fagansvarlig enhet har det faglige ansvaret og er en spesifisering av et fagansvar som ligger på eller under avdelingsnivå (avhengig av hva avdelingen har valgt å delegere eller ikke). Fra definisjonen av «Enhet» i NPR-meldingen: En enhet kan være et Behandlingssted, en Fagenhet, en Avdeling eller en Tjenesteenhet - eller en kombinasjon av flere muligheter, For små organisasjoner, for eksempel en avtalespesialist, vil samme Enhet kunne dekke alle begreper. og En organisatorisk enhet kan for eksempel være en sengepost eller en klinisk avdeling, en serviceavdeling eller en ikke-medisinsk avdeling. Side 6 av 23

7 Dato: 18. august 2017 Side:7 / 23 - Avdeling: Enheter som har det administrative linjeansvaret for pasientbehandlingen Dette er den enheten som har det overordnede formelle ansvaret for enheten/eller enhetene som yter pasientbehandling. Dette vil være på nivået under klinikk i hierarkiet. Side 7 av 23

8 Dato: 18. august 2017 Side:8 / 23 Begrepene avdeling og fagenhet fra NPR-meldingen må være sammenfallende med registreringen av organisatorisk betegnelse i RESH Organisasjonskodeverket (kilde: Organisasjonskodeverket. Kodeveiledning) Organisasjonskodeverket (OK) er utviklet for å gi en beskrivelse av virksomheten ved enheter og behandlingssteder i spesialisthelsetjenesten. OK består av en informasjonsmodell og en samling kodeverk som er knyttet til spesifikke attributter i modellen. De ulike kodeverkene i OK beskriver ulike aspekter av enhetenes virksomhet. Modellen og kodeverkene er implementert i RESH, som er et register over enheter og behandlingssteder i spesialisthelsetjenesten Formål med Organisasjonskodeverket (OK) (kilde: Organisasjonskodeverket. Kodeveiledning) Et av formålene med Organisasjonskodeverket er å øke kvaliteten på helsestatistikken. Ved å registrere sentrale egenskaper/aspekter av virksomheten til enhetene (Helsehjelpsområde, Omsorgsnivå, Akuttfunksjon, etc.), blir det lettere å få informasjon om hva man sammenligner i utarbeidelse av statistikk (aktivitetsstatistikk, kostnadsstatistikk) i spesialisthelsetjenesten. Bedre statistikk og kunnskap om hva man sammenligner vil også gi grunnlag for bedre styringsinformasjon lokalt, regionalt og nasjonalt Opplysninger som skal registreres i RESH (kilde: Organisasjonskodeverket. Kodeveiledning) I RESH får hver enkelt enhet og behandlingssted en RESH-id som er unik i spesialisthelsetjenesten, og som skal brukes ved all rapportering til myndighetene. Denne identifikatoren kan benyttes til å knytte forbindelse mellom de enheter som finnes i andre lokale registre og IT-systemer, og dermed muliggjøre sammenstilling av data. Det som registreres i RESH er informasjon om organisatorisk hierarki, samt detaljerte opplysninger om den type virksomhet som hver enkelt enhet bedriver. Foruten generelle opplysninger som navn, ansvarlig person, adresser etc. (se kapittel 3.2), er hovedvekten lagt på å karakterisere enhetenes kliniske virksomhet (se kapittel / 3.5.3). Enheter i RESH skal knyttes til behandlingssteder slik de brukes i nasjonal statistikk og helseforvaltningen generelt og som også er i tråd med rapporteringen til Norsk pasientregister. Behandlingssted er i denne sammenheng det samme som relevante bedrifter i Statistisk sentralbyrås (SSB) Bedrifts- og foretaksregister (BoF). BoFs inndeling i bedrifter er basert på en kombinasjon av enhetenes geografiske lokasjon og næringsområde. Næringsområde kodes iht. standarden SN Side 8 av 23

9 Dato: 18. august 2017 Side:9 / Regional standardisering Dagens foretaksvise DIPS-installasjoner er svært forskjellige. Det gjelder blant annet hvordan DIPS er konfigurert og satt opp, hvilke kodeverk som brukes, hvordan journalstrukturen og dokumenttypene er, hvilke moduler som brukes og hvordan ulik funksjonalitet brukes i det daglige. De fleste av disse ulikhetene har ingen basis i grunnleggende forutsetninger for virksomheten, og det vil derfor være gevinster ved å standardisere flere av disse områdene og fjerne uønsket variasjon. Gevinstene vil være knyttet til samhandling og deling av informasjon mellom foretakene, men også til forenkling av drift og forvaltning og potensielt til kvalitetsforbedring av prosesser. I tillegg vil regional standardisering være en forutsetning for regional gjennom IAM-prosjektet Kostnadssteder og ansvarssteder De fleste ansatte utøver kun én funksjon ved en enhet, men det er en betydelig andel som utøver én funksjon ved flere ulike enheter. PAGA og RESH må være sammenfallende når det gjelder enheter som ansatte har sitt arbeidsforhold ved. Ansatte vil likevel være knyttet primært til et kostnadssted (også kjent som ansvarssted), som er inndelingen man bruker for å vite hvilke kostnader som hører sammen (og hvordan fullmakter delegeres, derav begrepet ansvarssted) i enhetene. En enhet som det er knyttet ansatte til må derfor ha minst et kostnadssted (ansvarssted) som de ansattes lønninger kostnadsføres på. Side 9 av 23

10 Dato: 18. august 2017 Side:10 / 23 En enhet i RESH har knyttet til seg et eller flere kostnadssteder. Den ansatte er registrert ansatt ved et kostnadssted per arbeidsforhold. Dersom den ansatte har flere stillinger kan den være tilknyttet flere kostnadssteder med samme eller ulik rolle/funksjon (stillingsbeskrivelse). Fra PAGA er det kostnadssted den ansatte er registrert ved som avgis til IdM-løsningen i tillegg til stillingsbetegnelse (rolle/funksjon). Fordi fagsystemer forholder seg til RESH-enheter, og kostnadsstedet har en kobling til RESH-id, er det RESH-id som benyttes videre i IdM-logikken. Det er avgjørende at den organisasjonsenheten som den ansatte er ansatt ved har korrekt plassering i RESH-hierarkiet, da det benyttes for å gi korrekt organisasjonstilgang i blant annet PAS/EPJ. Stillingsbetegnelse oversettes til rolle/funksjon slik at den ansatte får tilgang i forhold til hvilken funksjon vedkommende utøver Teknisk løsning for automatisert Prosjekt Identitets- og (forkortet IAM-prosjektet, Identity and Access Management) har utviklet en teknisk løsning for automatisert. I denne løsningen hentes data fra personalportalsystemet PAGA og fra RESH (se illustrasjon under). Dette skal sikre både at ansatte får tilgang automatisk basert på registreringen av formell informasjon i lønns- og personalsystemet ved tiltredelse, men også at vedkommende automatisk mister sin tilgang ved fratredelse. RESH er definert som kilden til informasjon om enheter for alle fagsystemer, og fagsystemene som brukere skal få automatisk tilgang til, må derfor ha et forhold til RESH. Som en konsekvens av denne avhengigheten til RESH er det viktig at registreringer i RESH er korrekte både i forhold til enhet og hierarki Hierarkiets og avdelingsbegrepets betydning i IdM-løsningen RESH inneholder informasjon om hva slags type organisasjonsenhet en enhet er (attributtet som er navngitt «organisatorisk betegnelse»). Dersom en enhet ikke er av typen «avdeling» vil IdM jobbe seg oppover i RESH-hierarkiet for å finne en overliggende avdeling. Avdeling er valgt som foreldrenivå for alle underliggende enheter i IdM-sammenheng, uavhengig av om det eventuelt ligger andre enheter hierarkisk imellom enheten og avdelingen. Bakgrunnen for valg av nivået avdeling er en antagelse av at personell typisk vil ha oppgaver i flere enheter innenfor avdelingen, men ikke like mye i enheter under andre avdelinger. I tillegg er det avdelingsnivået som benyttes i rapportering til NPR, og det er derfor også et sentralt nivå i PAS/EPJ. Det er også avdelingen som identifiserer hvilket sykehus arbeidsforholdet er knyttet til Samspillet mellom de ulike tekniske løsningene og registrene Dette dokumentet skal beskrive hvordan de ulike attributtene i RESH må benyttes, i forhold til helseforetakene sin organisasjonsstruktur for å kunne implementere automatisert. Side 10 av 23

11 Dato: 18. august 2017 Side:11 / 23 Logikken er som følger En ansatt registreres i HR-systemet (PAGA) knyttet til et kostnadssted med en stillingsbetegnelse I OFAD (Organisasjons- og fullmaktsadministrasjon, tidligere kjent som ORFU, og som inneholder organisasjons-, fullmakts-, ansvars- og ledelsesstruktur) skal man ha en samlet oversikt over sammenhengene mellom organisasjonsenhetene i RESH og kostnadssteder ved foretaket. I tillegg skal OFAD inneholde koblingen mellom organisasjonsenhetene i RESH og fagsystemenes representasjon av organisasjonsenhetene der disse måtte avvike fra hverandre. For helseforetak som ikke har OFAD holdes koblingene mellom kostnadssteder fra PAGA og RESH-id vedlike i et Excel-ark, som så importeres til IdM-løsningen. OFAD vil også inneholde koblingen av RESH-id mot fagsystemspesifikke identifikatorer dersom fagsystemet ikke forholder seg til RESH-id. Enhetens overliggende avdeling fastsettes i henhold til beskrivelsen over (kapittel 2.2.1) IdM gjør ikke oppslag i PAS/EPJ, men gir PAS/EPJ informasjon om brukeren og forventer at bestemte typer av data gjenfinnes i PAS/EPJ. For eksempel må avdelingen, som IdM-løsningen har funnet frem til at enheten hører til i RESH, kunne gjenfinnes i PAS/EPJ for at brukeren skal kunne knyttes til denne avdelingen også i PAS/EPJ. Fagsystemer har ofte ikke et forhold til kostnadssteder, men organisasjonsenheter. Organisasjonsenhetene må være entydige, unike og kilden må være RESH. Side 11 av 23

12 Dato: 18. august 2017 Side:12 / 23 Turnussystemet (GAT) er også integrert med løsningen for automatisk, slik at tilgangene også avhenger av planlagt turnus Enheter som rapporterer (kliniske) og enheter som ikke rapporterer (ikke-kliniske) til NPR Det finnes ulike typer avdelinger i DIPS (PAS/EPJ) enheter som skal rapportere og enheter som ikke skal rapportere til NPR. Den ansatte sitt tjenstlige behov for tilgang vil være knyttet til de enheter som skal rapportere (det er der det foregår pasientaktivitet). Det betyr at ansatte kan være ansatt ved enheter som ikke er rapporteringspliktige, men likevel må få tilgang til rapporteringspliktige enheter. Denne organiseringen fører til at inntekter for aktivitet som rapporteres ikke nødvendigvis står i et en-til-en forhold med enhetene der kostnadene føres. Da benyttes det typisk fordelingsnøkler til å fremskaffe styringsdata der man kan se inntekter opp mot kostnader Faglig ansvar og organisering ulikt personalansvar og administrativ organisering Flere av sykehusene har ulik organisering av personalansvar og ledelse i forhold til hvordan personalet i praksis forholder seg til hverandre når det gjelder fagansvar og ledelse av deres faglige utøvelse i det daglige. I noen sykehus er ikke fagansvaret formalisert ut over at det er beskrevet i prosedyrekodeverk eller i et annet ustrukturert dokumentasjonsverktøy. Hvilke ansatte som i praksis er organisert under hvilke fagansvarlige er derfor ikke dokumentert på en strukturert måte annet enn at det eventuelt kan hentes ut av PAS/EPJ. Det er altså ingen sentrale register som løsningen for kan forholde seg til når det gjelder faglig organisering av ansatte. I andre sykehus er fagansvar og faglig organisering av ansatte mer sammenfallende med personalansvar og administrativ organisering, så da får man oversikt over begge deler ut fra samme register (HR-system, økonomisystem og RESH). Også ved disse sykehusene har man gjerne en noe avvikende organisering av fagressursene utenfor vanlig arbeidstid, men ikke mer enn at det fortsatt er mulig å definere riktige tilgangsregler i IT-systemene for flertallet av de ansatte. 3. Registrering i RESH Prosjektene Regional EPJ Standardisering og Identitets- og erfarer at helseforetakene ikke har lik registreringspraksis i RESH, i tillegg til at helseforetakene har valgt å organisere seg på ulike måter. Dette skaper utfordringer for arbeidet med å implementere automatisk. Attributtet «organisatorisk betegnelse» er brukt ulikt (også innenfor samme helseforetak) Størrelsen på helseforetaket kan være en av forklaringene på hvorfor det er valgt ulike måter å organisere seg på. Ved oppslag i RESH er helseforetakene i ulik grad oppdatert når det gjelder struktur (relasjon mellom enheter) og hvilke enheter som er registrert. For å nå målene om 80% automatisk ved hjelp av IdM, må man sørge for at alle følger nasjonale føringer og praktiserer registreringer i RESH etter de samme retningslinjene. Dette gjelder Side 12 av 23

13 Dato: 18. august 2017 Side:13 / 23 både bruk av attributtet «organisatorisk betegnelse» men også hvordan hierarkiet settes opp. Ut i fra logikken presentert under kapittel 2.2, vil ansatte som i PAGA ligger knyttet til et kostnadssted som i RESH hører til en enhet på nivået over avdeling for eksempel ikke kunne få tilgang via automatikk. RESH er hierarkisk oppbygd og inneholder koblingen mellom enhetene i en virksomhet (et helseforetak) som er en del av spesialisthelsetjenesten. Det er ikke mulig å etablere enheter i RESH som ikke er koblet til en overliggende enhet, derfor kan vi si at det er en streng kobling mellom enheter i RESH. Den strenge koblingen mellom enheter i RESH kan gi utfordringer når det gjelder automatisk tildeling av tilgang. Dette gjelder spesielt der hvor enheter benyttes av flere andre enheter, eksempelvis der det samme personalet arbeider på en poliklinikk eller en sengepost som benyttes av flere enheter. I avsnitt 3.2 er det eksempler på ulike måter å legge organisasjonen inn i RESH. Disse eksemplene tar utgangspunkt i hvordan vi ser at helseforetakene har satt opp RESH og hvordan de rapporterer til NPR. Helseforetakene må i gjennomføringen av ryddearbeidet gjøre egne valg slik at det innen hvert helseforetak blir en entydig praksis, innenfor de rammene som gjelder for de attributtene som IdM benytter (se kapittel Feil! Fant ikke referansekilden.) Viktige prinsipper som må følges j RESH RESH-id: Alle enheter i de kliniske IT-systemene må være knyttet til en unik RESH-id, og være representert med riktig organisasjonsbetegnelse i RESH. Enhetene må være plassert riktig hierarkisk i RESH. RESH-enheter som i dag rapporterer til NPR skal videreføre RESH-id, men tilknyttede attributter og hierarki kan endres dersom disse ikke er riktige. Dette er identisk med nasjonale krav til registrering i RESH. Attributtet «rekvirentkode»: Helse Sør-Østs regionale standard for rekvirentkoder innebærer at rekvirentkodene skal være tre tegn lange for alle enheter som er på avdelingsnivå eller nærmere organisasjonsnivået, altså nivå 1 til og med 3. For alle enheter som er lenger unna organisasjonsnivået, altså nivå 4 eller høyere tall, skal rekvirentkoden være fem tegn lang, der de første tre tegnene er identisk med den tilhørende avdelingens rekvirentkode. Rekvirentkoden skal bygges opp mnemonisk, altså slik at den er lett å huske for sluttbrukere som vil forholde seg til denne koden. Rekvirentkoder skal kunne brukes til å navigere raskt til riktig organisasjonsenhet i ITsystemer, samt til menneskelig påføring på papir/skjema der man trenger å angi organisasjonsenhet for internt bruk i eget sykehus. De brukes også der det av praktiske årsaker ikke er hensiktsmessig å forholde seg til enhetens fulle navn eller RESH-id, eksempelvis i kolonner og felter med begrenset fysisk plass på papirutskrifter eller skjermbilder. Attributtet «organisatorisk betegnelse»: Hvilken organisatorisk betegnelse som knyttes til de ulike enhetene i RESH, og hierarkiet i RESH er viktig for IdM. Organisatorisk betegnelse som skal benyttes i RESH når det gjelder helseforetakene i Helse Sør- Øst. Her listet opp etter hierarkisk rekkefølge, der de betegnelsene som skal brukes på mest overordnet nivå står først/øverst og de som er på mest detaljert nivå står sist/nederst: Side 13 av 23

14 Dato: 18. august 2017 Side:14 / 23 Nivå 1: Helseforetak Nivå 2: Klinikk/Divisjon/Område Nivå 3: Avdeling enhet som er reell og har en formell avdelingsleder Nivå 4: Seksjon enhet som har en formell seksjonsleder, og som også kan ha fagansvar Nivå 4/5: Post Registreres på nivå 4 dersom sengeposten er organisert direkte under avdelingen. Dersom flere sengeposter er organisert under en seksjon, registreres sengeposten under denne. Nivå 4/5: Poliklinikk Registreres på nivå 4 dersom poliklinikken er organisert direkte under avdelingen.dersom flere poliklinikker er organisert under en seksjon registreres poliklinikken under denne. En poliklinikk kan være et fysisk sted som betjener flere fag. Side 14 av 23

15 Dato: 18. august 2017 Side:15 / 23 Pr desember 2016 er det mulig å velge blant følgende organisatoriske betegnelser i RESH: Side 15 av 23

16 Dato: 18. august 2017 Side:16 / Nødvendige avvik som følge av dagens situasjon Nivå 3,5: Avdeling enhet som er satt opp som avdeling i PAS/EPJ uten at den eksisterer i HRsystemet eller økonomisystemet. Det finnes derfor ingen formell avdelingsleder som har ansvar for denne enheten. Dette er avdelinger som det rapporteres aktivitet på til NPR. Denne typen avdelinger er det ønskelig å unngå å etablere, blant annet fordi det etter Spesialisthelsetjenesteloven 3-9 er krav om at alle organisasjonsenheter skal ha en leder. Etablerer man likevel slike avdelinger må man sørge for at man får god kontroll på hvilke kostnader som hører til hvilke inntekter. Ettersom inntektene rapporteres på disse avdelingene og kostnader føres på andre avdelinger, må man ha oversikt over koblingen og fordelingen som må gjøres for å få riktig oversikt over hvilke inntekter som er knyttet til hvilke kostnader). Oversikten over koblingene må synliggjøres i de samme oversiktene der koblinger mellom organisasjonsenheter og kostnadssteder vedlikeholdes. Nivå 4,5: Seksjon enhet som er satt opp som seksjon i PAS/EPJ uten at den eksisterer i HR-systemet eller økonomisystemet. Disse avvikene etableres gjerne som følge av spesielle behov knyttet til begrensninger i fagsystemer eller måten fagsystemer er bygget opp og fungerer. Når personell, som er registrert ansatt i henhold til ledelses- og fullmakts-strukturen i HR-systemet, ikke har sammenfallende tilhørighet til enheter de faglig sett jobber i, og trenger tilgang til i PAS/EPJ, vil ikke automatisk kunne fungere dersom dette videreføres. Derfor er det nødvendig å gjøre endringer enten i organiseringen av helseforetakets ansatte eller etablere enheter som representerer faglig aktivitet i RESH på samme måte som det er gjort i PAS/EPJ. Dersom man velger å etablere enheter i RESH for faglig aktivitet fremfor å omorganisere må man i tillegg etablere og vedlikeholde en oversikt over hvilke av disse fagenhetene som skal være koblet til hvilken av enhetene der personellet er ansatt Krav om å registrere andre egenskaper i RESH RESH skal i tillegg til det som er nødvendig for automatisk også inneholde kobling av enheter mot helseforetakets behandlingssteder og de fagtjenester enhetene utfører. Denne koblingen gjøres for eksempel også i DIPS og dersom NPR kontrollerer koblingen mellom enheter i RESH mot koblingen som er oppgitt i NPR-rapporteringen fra helseforetakene bør disse helst stemme over ens Eksempler på ulike organisasjonsoppsett i RESH og EPJ Nedenfor vises eksempler på ulike organisasjonsmodeller innen noen av helseforetakene som har vært med i Regional EPJ Standardisering, standardiseringsløp 1. Det er viktig å se på hvilke organisatoriske betegnelser som brukes i de forskjellige eksemplene, og hvor i hierarkiet de er plassert. Side 16 av 23

17 Dato: 18. august 2017 Side:17 / 23 Begrepene avdeling, seksjon og fagenhet er ikke entydige i dag, noe som kompliserer kommunikasjonen rundt organisasjon og organisasjonsenheter. Allerede i 2012, når man startet arbeidet med regional standard for organisasjonsoppsett, ble det tydelig at deltakerne i arbeidsgruppen la ulike betydninger i begrepene avdeling og seksjon avhengig av hvordan dette ble brukt i eget foretak. Arbeidsgruppen måtte gå over til å snakke om nivå fremfor å bruke betegnelsene avdeling og seksjon Eksempel 1 Dette eksempelet viser en struktur hvor personalet er ansatt på lavt nivå i hierarkiet, noe som er typisk for store helseforetak (eksempelvis Oslo universitetssykehus HF). Med lavt nivå menes seksjon (nivå 4) eller lavere. Dette forenkler automatisk da fagansvar og pasientbehandlingen i stor grad sammenfaller med hvordan personalet er organisert. Side 17 av 23

18 Dato: 18. august 2017 Side:18 / 23 Konsekvens: Fra og med Nivå 3 vil man kunne ha en automatikk for tilganger. Personer som er ansatt på nivå 2 og over vil ikke bli inkludert i automatikken, men må håndteres manuelt Eksempel 2 I dette eksempelet har helseforetaket en større grad av matriseorganisering. Personalansvar og ledelses-/fullmakts-struktur gjenspeiler rene administrative funksjoner, mens aktivitet for pasientbehandlingen er lagt til fiktive enhet. De fiktive enhetene er primært knyttet til hvilke diagnoser/helsemessige problemer pasienten blir behandlet for. Eksempelet under illustrerer at tilgang kan gis både innenfor og utenfor avdelingen personellet er ansatt ved, slik at i forhold til tilgang trenger det ikke være problematisk at man jobber i en matriseorganisering. Figuren gjenspeiler reell organisering ved Sykehuset Telemark slik den også er i HR- og økonomisystemet. Pilene viser at ansatte ved enheter underlagt en avdeling trenger tilgang til enheter underlagt andre avdelinger. Dette er en illustrasjon og viser ikke faktisk tilgang ved Sykehuset Telemark HF. Side 18 av 23

19 Dato: 18. august 2017 Side:19 / 23 Tabellen under viser hvordan fiktive enheter på nivå 3,5 er opprettet for å ivareta funksjonalitet i PAS/EPJ og registrering og rapportering av aktivitet med høyere faginndeling enn de reelle avdelingene representerer. Nivå Avd. Endo/Mamm. Ort og Gas Avd. ØNH, Uro, Plast Avd. kirurgiske pol og kontor HR 3,5 Rapporterer til NPR End/Mamm Ort Gas ØNH Uro Plast Pasientaktivitet 4 rapporterin gsnivå internt Fag for pasient, Seksjon kir. kan være flere per Kontortjene avdeling(nivå 3.5) HSØ/NPR Seksjon End/Mamm Seksjon ortopseksjon Gas Seksjon ØNHSeksjon Uro Seksjon Plast ste HR kontor 5 Seksjon ort. Sengepost Seksjon for Gas. Sengpost STHF Kir. Klinikk Seksjon kir sengepost Seksjon kir.pol Porsgrun Seksjon kir. Pol Skien Fysisk plassering av pasient. HR sykepleietjeneste ofte Side 19 av 23

20 Dato: 18. august 2017 Side:20 / 23 Konsekvens: Med en personalorganisering der de ansatte ikke er organisert sammenfallende med fagtilhørighet, må personellavdelingene likevel opprettes i DIPS i tillegg til de fiktive enhetene for fagtilhørighet. Dette vil da være avdelinger av typen «ikke klinisk» i DIPS, og de eksisterer kun i DIPS for å være tilknyttet ansatte. Det gir noen utfordringer knyttet til brukerfunksjonalitet og brukeropplevelse. Slik DIPS er lagd i dag vil DIPS ikke kunne foreslå en klinisk avdeling som standard/foreslått avdeling for brukeren i de skjermbildene der avdeling er påkrevd. Brukeren må dermed angi avdelingen pasienten hører til i disse skjermbildene. For å få rapportering av aktivitet fordelt på ønsket faglig inndeling fremfor ledelses- og fullmaktsstruktur, har enkelte av sykehusene valgt å implementere enheter i PAS/EPJ som ikke finnes i HReller økonomisystemene, men som aktiviteten rapporteres på. Det er da på de fiktive enhetene aktiviteten registreres og dermed rapporteres fra. For å kunne beholde slike fiktive enheter må de også opprettes i RESH og få RESH-id. De vil likevel ikke benyttes av for eksempel HR-systemet eller økonomisystemet. Derfor vil det aldri være kostnadssteder knyttet til disse enhetene og de har heller ingen ansatte. Men i RESH må de knyttes inn i hierarkiet av enheter som RESH består av. RESH støtter bare et hierarki for enheter, men det er støtte for å angi hvilke fagområder enhetene betjener som attributter på enhetene i RESH, og gjennom dette kan man derfor også uttrykke hvordan faglig aktivitet fordeler seg i de administrative enhetene. Tilgang basert på enheten man er ansatt ved vil derfor føre til at tilgangsprofiler må kobles mot den eller de fiktive enhetene personellet skal arbeidet i. Dersom personell organisert i samme HR-enhet trenger tilgang til ulik fiktive enheter, kan det skapes et inntrykk av at enkelte får tilgang til mer enn de strengt tatt trenger. Det er ikke mulig å gjøre forskjell på eventuelle undergrupper av ansatte i samme HR-enhet. Side 20 av 23

21 Dato: 18. august 2017 Side:21 / Oppsummering Organisasjonsoppsettet i PAS/EPJ skal understøtte offentlige rapporteringskrav og må derfor gjenspeile enheter der pasientbehandlingen foregår, noe som betyr at helseforetakets fulle organisasjonsstruktur ikke nødvendigvis gjenspeiles. I kravene til offentlig rapportering må det legges til grunn at Spesialisthelsetjenesteloven 3-9, krav om at alle organisasjonsenheter skal ha en leder, følges. RESH skal inneholde virksomhetens reelle organisasjonsstruktur og ble opprinnelig etablert med formål om nettopp å oppnå entydig identifisering av enhetene man forventes å rapportere aktivitet fra. RESH er for de aller fleste helseforetakene i Helse Sør-Øst i dag avvikende fra hvordan de rapporterer til NPR, selv om RESH opprinnelig ble opprettet nettopp for å få til mer entydig rapportering. 5. Begrepsforklaringer Begrep NPR IK-44/89 Organisasjonskodeverket (OK) RESH Behandlingssteder ISF DRG Forklaring Norsk pasientregister, all pasientbehandling utført i regi av den offentlige spesialisthelsetjenesten (inkludert avtalespesialister) rapporteres til dette registeret. I tillegg rapporteres alle pasienter som venter på slik behandling til NPR. Institusjonskodeverk - Avdelingskodeverk for helseinstitusjoner der avdelingsidentifikasjon gjøres i henhold til gjeldende kodeverk for driftsenheter i sykehus. Dette er erstattet av organisasjonskodeverket, OK. Organisasjonskodeverket (OK) er utviklet for å gi en beskrivelse av virksomheten ved enheter og behandlingssteder i spesialisthelsetjenesten. OK består av en informasjonsmodell og en samling kodeverk som er knyttet til spesifikke attributter i modellen. De ulike kodeverkene i OK beskriver ulike aspekter av enhetenes virksomhet. Register over enheter i spesialisthelsetjenesten, er et register over enheter og behandlingssteder i spesialisthelsetjenesten. Modellen og kodeverkene fra organisasjonskodeverket er implementert i RESH. Hvilke fysiske adresser helseforetakene utøver behandling ved. Det er et generelt krav fra Statistisk sentralbyrå (SSB) til alle norske virksomheter at aktivitet skal rapporteres slik at det for hver fysiske adresse fremkommer hvilken aktivitet som er utført der. Innsatsstyrt finansiering, finansieringsordning for delfinansiering av sykehusdrift basert på DRG Diagnoserelaterte grupper, klassifikasjon av pasientopphold Side 21 av 23

22 Dato: 18. august 2017 Side:22 / 23 HPR IAM IdM ORFU OFAD Organisasjonsenhet/organisatorisk enhet Enhet RESH-enhet Kostnadssted Kostnadsstedsstruktur Ansvarssted ved somatiske sykehus på grunnlag av diagnosekoder, prosedyrekoder, alder, kjønn, avdeling og utskrivningsstatus. Helsepersonellregisteret, inneholder alle autorisasjoner som er tildelt autorisert helsepersonell i Norge Identity and Access Management, system/verktøy/rammeverk for forvaltning av identitets og Identity Management, system/verktøy/rammeverk for forvaltning av identiteter Organisasjons- og fullmakts-system, IT-verktøy som er utviklet ved Oslo universitetssykehus for å kunne forvalte alle endringer i organisasjonsstruktur og fullmaktene som er tildelt de ansvarlige lederne for enhetene. Organisasjons- og fullmakts-administrasjon, nytt navn på ORFU-løsningen som ble introdusert under regionaliseringen og videreutviklingen av løsningen. Organisasjonsenheter defineres for å kunne gruppere aktiviteter og ressurser i virksomheter etter en ønsket inndeling som ansees mest hensiktsmessig for driften av virksomheten, herunder sikre god økonomisk kontroll, delegering av ansvar for oppgaver og økonomiske fullmakter. Hele virksomheten er også en organisatorisk enhet, men som igjen kan bestå av en eller flere under. Etter Spesialisthelsetjenesteloven 3-9 er det krav om at alle organisasjonsenheter skal ha en leder. I denne sammenhengen er dette begrepet ensbetydende med en organisasjonsenhet, selv om begrepet egentlig er helt generisk. Dette begrepet benyttes om organisasjonsenheter som er registrert og kan gjenfinnes i RESH Kostnadssteder defineres for å kunne gruppere økonomiske inntekter og utgifter som det er ønskelig å gruppere sammen for å få kontroll på og å kunne sammenligne aktiviteters kostnader og inntekter. Kostnadssteder er alltid knyttet til en minst en organisatorisk enhet, men en organisatorisk enhet kan ha flere kostnadssteder knyttet til seg dersom det er ønskelig med en mer detaljert økonomisk kontroll og rapportering av enhetens aktiviteter. Kostnadsstedene vil kunne knyttes sammen hierarkisk ut fra at summen av enkelte detaljerte kostnadssteder inngår i mer overordnede kostnadssteder og vi får dermed en hierarkisk kobling mellom kostnadsstedene som danner en struktur, altså en kostnadsstedsstruktur. Ansvarssteder defineres for å få en inndeling ut fra av hvilket delansvar den enkelte leder har fått, har hatt eller skal få. Side 22 av 23

23 Dato: 18. august 2017 Side:23 / 23 Ansvarsstruktur Fullmakter Fullmakts-struktur Ledelse Ledelsesstruktur Ansvaret medfører vanligvis også fullmakter til å disponere økonomiske midler, som det igjen er ønskelig å ha kontroll på gjennom rapportering av inntekter og kostnader, som altså gjøres etter inndelingen for kostnadssteder. Ansvarsstedene vil kunne knyttes sammen hierarkisk ut fra at et overordnet ansvar vil være videre delegert til et eller flere mer detaljerte ansvar og vi får en hierarkisk kobling mellom ansvarsstedene som danner en struktur, altså en ansvarsstedsstruktur. Fullmakter handler primært om rettigheter til å disponere økonomiske midler, herunder ressurser (ansatte, bygg, utstyr osv.). Rettighetene delegeres i utgangspunktet fra virksomhetenes styre til virksomhetens administrerende direktør, men er vanligvis avgrenset til beløpsgrenser og de formål styret mener administrerende direktør trenger å ha dette for daglig drift av virksomheten. Utover dette kreves det en styrebehandling. Videre kan administrerende direktør delegere fullmakter i henhold til sin fullmakt videre til sine underordnede ledere eller ansatte etter de samme prinsippene om fullmakter etter behov for å ivareta sine ansvarsområder knyttet til daglig drift. Fullmaktene som delegeres kan knyttes sammen i en hierarkisk struktur, altså en fullmakts-struktur. Virksomheter er ofte inndelt i grupperinger av ansatte for å gi mest mulig hensiktsmessig drift av virksomheten. Administrerende direktør leder den totale samlingen av grupper virksomheten består av. Hver gruppe har sin leder og samlingen av alle ledere utgjør virksomhetens samlede ledelse. De ulike lederne er knyttet opp mot administrerende direktør gjennom en struktur, ledelsesstrukturen. Side 23 av 23